05.11.2018|Yuliia Pnivchuk

Benutzer FAQ

Version: 2.10.3

1Ich habe mich registriert, kann mich aber nicht anmelden, was nun?

Nach der erfolgreichen Registrierung bei SMASHDOCs wird eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink versendet. Erst nach einem Klick auf diesen Link ist Dein Account aktiviert und Du kannst Dich einloggen.

Gelegentlich kann es auch vorkommen, dass ein Mailprogramm diese Email als Spam ansieht und in den Spamordner verschiebt.

Sollte die Mail nicht angekommen sein oder wurde sie versehentlich gelöscht, kann man sich einen neuen Aktivierungslink zusenden lassen, indem Du auf der LogIn-Seite auf "Haben Sie Ihr Passwort vergessen?" klickst und Deine Email eingibst.

2Wie kann ich die Sprache ändern?

Um die Profilsprache zu wechseln, klicke auf Deinen Avatar und wähle "Einstellungen" und noch einmal "Einstellungen". Anschließend kannst Du die von Dir gewünschte Sprache wählen.

3Wie kann ich mein Profilbild herunterladen/ändern?

Klicke auf Deinen Avatar und wähle "Einstellungen". Dann klicke auf das Bild mit Deinen Initialen. Jetzt kannst Du Dein neues Bild einfach per Drag & Drop in das dafür vorgesehene Fenster ziehen, oder eine Datei von Deinem Computer auswählen, welche als Profilbild genutzt werden soll.

4Wie kann ich mein Passwort ändern?

Um Dein Passwort zu ändern, klicke auf Deinen Avatar, wähle "Einstellungen" und nochmal "Einstellungen". Anschließend klicke auf "Sicherheit", woraufhin Du ein neues Passwort eingeben kannst.

5Ich habe mein Passwort vergessen, was nun?

Um ein neues Passwort zu bekommen, gehe zur Log-in Seite, klicke auf "Haben Sie Ihre Passwort vergessen" und gib Deine E-mail Adresse ein. Danach bekommst Du auf diese E-mail Adresse eine Nachricht mit Instruktionen zum einstellen eines neuen Passwortes.

6Kann ich meine Email Adresse wechseln?

Nein. Das Ändern Deiner E-Mail-Adresse ist nicht möglich.

7Wo finde ich einen Überblick über meine Dokumente?

Du erhältst jederzeit den Überblick über all Deine Dokumente. Klicke dazu entweder direkt nach dem Login links auf den Tab "Meine Dokumente" oder, falls Du gerade in der Bearbeitung eines Dokuments bist, oben links auf das SMASHDOCs Logo.

8Wie erstelle ich ein neues SMASHDOCs Dokument?

Um ein neues SMASHDOCs Dokument zu erstellen, klicke in der Dokumentenübersicht rechts unten auf den grünen Plus-Button und wähle "Neues SMASHDOC schreiben" aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster indem Du die Metadaten Deines Dokuments erfassen kannst, wie Dateiname, Titel und Untertitel des Dokuments, Beschreibung, Tags und eine Fußzeile. Mit Klick auf den Button "Dokument erstellen" wird das neue SMASHDOCs Dokument gespeichert und Du kannst mit der Bearbeitung des Dokuments beginnen .

Ein neues SMASHDOCs Dokument wird zunächst immer als Entwurfs-Dokument gespeichert, welches nur Du einsehen und bearbeiten kannst. In diesem Modus werden keine Änderungen protokolliert. Möchtest Du anderen Nutzern ebenfalls Zugriff darauf geben, musst Du es zur Bearbeitung freigeben. Wie das funktioniert erklären wir Dir in FAQ (Wie lade ich andere Nutzer zu einem Dokument ein?) .

9Was ist der Unterschied zwischen dem Dateinamen und dem Dokumententitel?

Der Dokumententitel ist das, was als Überschrift in Deinem Export erscheint. Du musst also nicht extra eine Überschrift in Dein Dokument einfügen. Im Dateinamen kannst Du das Dokument genauer bezeichnen. Hier ein Beispiel: schreibst Du ein Handbuch, wäre der Dokumententitel "Handbuch Version 2.0". Exportierst Du Dein Dokument, wird genau dieser Titel als Überschrift gesetzt. Im Dateinamen kannst Du weitere Informationen hinterlegen, beispielsweise "Handbuch für Kopiergerät XY, Version 2.0, Deutsch". Dieser erscheint nicht in Deinem Export.

In Deiner Dokumentenliste wird der Dateiname des Dokuments angezeigt. Unsere Suchfunktion berücksichtigt natürlich sowohl Dateiname als auch Dokumententitel bei der Stichwortsuche.

10 Wie kann ich ein Dokument umbenennen?

Öffne das Dokument, klicke auf "Dokumentenoptionen" und wähle "Metadaten bearbeiten"aus. Danach offnet sich ein Dialogfenster, in dem Du die Metadaten des Dokuments ändern kannst.

Alternativ funktioniert das auch über die Dokumentenliste. Hierzu klicke mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Dokument und wähle "Bearbeiten" aus. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, wo Du die Matadata ändern kannst.

Klicke auf "Dokument speichern" um die Änderungen zu speichern.

Das Gleiche kannst Du machen um Titel, Untertitel, Beschreibungen, Tags und auch die Fußzeile zu bearbeiten.

11Warum kann ich den Namen eines Dokuments nicht ändern?

Du hast nicht die richtige Nutzerrolle oder die dafür nötigen Zusatzrechte.

Nur Benutzer mit der Rolle "Entscheider" und der zusätzlichen Berechtigung "Admin" können den Namen eines Dokuments ändern.

Dies gilt für den Namen des Dokuments, den Titel, den Untertitel, die Beschreibung, die Tags und die Fußzeile.

Für weitere information über die Nutzerollen, lies FAQ (Welche verschiedenen Nutzerrollen gibt es?).

12Wie komme ich zu der Dokumentenliste aus einem geöffneten Dokument heraus?

Klicke auf das SMASHDOCs-Logo in der oberen linken Ecke und Du kehrst zu deiner Dokumentenliste zurück.

13Wie kann ich ein Dokument kopieren?

Um ein Dokument zu kopieren, klicke mit der rechten Maustaste auf das Dokument in der Dokumentenliste, oder klicke mit der linken Maustaste auf den Kontextmenü-Button und wähle "Kopieren".

Danach öffnet sich eine Dialogbox, in der die Referenzdaten des neuen Dokuments eingegeben werden können. Nach einem Klick auf „Dokument speichern“, wird das Dokument in der aktuell angezeigten Dokumentenliste erscheinen.

14Kann ich auch offline Dokumente bearbeiten?

Nein. SMASHDOCs ist eine reine Web-Anwendung, d.h. Du brauchst immer eine Internetverbindung, um damit arbeiten zu können.

15Kann ich Dokumente auch auf meinem Smartphone oder Tablet erstellen und bearbeiten?

Grundsätzlich ja, jedoch ist SMASHDOCs (noch) nicht für die Nutzung auf Tablets und Smartphones optimiert. Wir empfehlen Dir derzeit nur die Nutzung über den Web-Browser auf Deinem Desktop-Computer oder Laptop.

16Kann man die Schriftart in SMASHDOCs ändern?

Welche Schriftart Du in Deinem SMASHDOCs Dokument verwenden möchtest, kannst Du im Formatierungsmenü wählen. Ob diese Einstellungen in das Exportformat übernommen werden, hängt von Deinem hinterlegten Template ab. Bei SMASHDOCs Premium wird Dein Dokument direkt in das von Dir eingestellte Format exportiert, und Du musst Dir um die richtige Schriftart und die Formatierung keine Sorgen machen. Bei einem Standard Export kannst Du die Schriftart dann im Word Dokument anpassen.

17Wie kann ich einen neuen Textabschnitt einfügen?

Klicke auf einen Textabschnitt und drücke ENTER, um darunter einen neuen Text zu erstellen.

18Kann ich auch Inhalte aus anderen SMASHDOCs-Dokumenten und externen Quellen einfügen?

Ja, das ist möglich.

Kopiere einfach die Textpassagen, die Du in Dein SMASHDOCs-Dokument einfügen möchtest, mit Ctrl / CMD + C und füge sie mit Ctrl / CMD + V an die gewünschte Stelle ein.

SMASHDOCs erstellt dafür einen neuen Abschnitt.

Wenn Du die Textpassagen in einen vorhandenen Abschnitt einfügen möchtest, verwende die Tastenkombination Strg / CMD + Shift + V.

19Wie kann ich einen Abschnitt löschen?

Klicke auf den Abschnitt, den Du löschen möchtest. Danach erscheint ein kleines Mülleimersymbol am oberen rechten Rand des Abschnitts, klicke darauf.

Befindet sich ein Dokument im Entwurfsmodus, wird der Abschnitt vollständig gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

In Dokumenten, die zur Überprüfung freigegeben werden, wird der Abschnitt dann als roter durchgestrichener Text angepasst und zum Löschen vorgeschlagen.

20Wie kann ich Überschrift erstellen?

Um aus bestehenden Textabschnitten eine Überschrift zu machen, klicke mit der linken Maustaste auf den Textabschnitt, den Du als Überschrift haben möchtest. Dann klicke in der Formatierungsliste oben auf "Überschrift" und wähle die Überschriftenebene.

Image 1:Erstellen der Überschrift ohne Gliederungsnummern hervorgehoben

21Wie kann ich eine Überschrift mit Gliederungsnummern erstellen?

Wenn Du eine Überschrift nummerieren möchtest, klicke mit der linken Maustaste auf den Textabschnitt, den Du als Überschrift haben möchtest. Dann klicke oben in der Formatierungsliste auf "Überschrift-Gliederungsnummeriert" und wähle die Überschriftenebene.

SMASHDOCs bietet Dir immer die logisch richtige Nummerierung. Auch wenn Du die Überschriften mit Nummerierungen verschiebst, wird die verbleibende Nummerierung automatisch angepasst.

Image 2:Erstellen der Überschrift mit Gliederungsnummern hervorhogeben

22Wie kann ich die Textabschnitte verschieben?

Die Textabschnitte können sowohl im Entwurfs- als auch im Überprüfungsmodus verschoben werden.

Um das zu machen, klicke mit der linken Maustaste auf den Abschnitt, den Du verschieben möchtest, bewege die Maus an den linken Rand des Bereichs, wo sogenannter "Handler" erscheint. Klicke mit der linken Maustaste auf diesen Handler und ziehe den Abschnitt an die gewünschte Position.

23Wie kann ich eine Liste erstellen?

Markiere die Abschnitte, die nummeriert werden sollen. Bitte beachte, dass die Abschnitte, die Du auswählen möchtest, direkt untereinander liegen müssen.

Klicke in der Formatierungsleiste auf "Liste" und die Abschnitte werden formatiert.

Image 3:Erstellen von einer nicht nummerierten Liste hervorgehoben

24Wie kann ich nummerierte Listen erstellen?

Markiere die Abschnitte, die nummeriert werden sollen. Bitte beachte, dass die Abschnitte, die Du auswählen möchtest, direkt untereinander liegen müssen.

Klicke in der Formatierungsleiste auf "Liste-nummeriert" und die Abschnitte werden formatiert.

Image 4:Erstellen einer nummerierten Liste hervorhogeben

25Wie kann man den Text formatieren?

Um einen Text zu formatieren, klicke mit der linken Maustaste auf den Textabschnitt oder einzelne Wörter.

Wähle oben in der Formatierungsleiste eine oder mehrere Formatierungsfunktionen aus. Der gesamte Abschnitt oder die markierten Wörter werden dann entsprechend formatiert.

Die folgenden Formatierungsoptionen sind für den Text verfügbar:

  • Fett
  • Kursiv
  • Unterstrichen
  • Durchgestrichen
  • Transkript
  • Kapitälchen
  • Hochgestellt
  • Teifgestellt
  • Hervorheben
  • Ausrichtung (links, rechts, zentriert, ausgerichtet)
Image 5:Formatierungsoptionen für einen Text hervorhogeben

26Kann man den Text in SMASHDOCs farbig markieren?

In der Standardversion von SMASHDOCs ist es nicht möglich den Text farbig markieren.

Der Benutzer kann nur die Hintergrundfarbe auswählen.

Bitte beachte jedoch: die Einstellungen zur Hintergrundfarbe, wird nach dem Export nicht übernommen. Deswegen empfehlen wir Dir farbige Änderungen am Text, erst nach dem Export in das gewünschte Format zu umzuwandeln.

27Warum werden Seiten und Wörter nicht gezählt?

Da es in SMASHDOCs darum geht, Dokumente zu erstellen und abzustimmen, sind die Anzahl der Seiten und Wörter überflüssig. Beim Export in ein beliebiges Format (z.B. Word) werden die Seiten und Wörter dann (etwa von MS Word) automatisch berechnet.

28Kann ich in SMASHDOCs auch mit Tastaturkommandos arbeiten?

In jedem SMASHDOCs Dokument kannst Du natürlich auch mit Tastaturkommandos arbeiten. Hier hast Du eine Übersicht, welche Tastenkombinationen es gibt:

  • Abschnitte (grundsätzlich)
  • Ausschneiden: CMD/STRG + X
  • Kopieren: CMD/STRG + C
  • Einfügen: CMD/STRG + V
  • Änderungen in einem Review-Abschnitt speichern: CMD/STRG + S
  • Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigeben: CMD/STRG + SHIFT + S
  • Weblink speichern: TAB + Enter
  • Fußnote speichern: TAB + Enter
  • Kommentare
  • Kommentar erstellen: TAB + Enter
  • Antwort zu Kommentar senden: TAB + Enter
  • Tabellen
  • Zeilenumbruch in Tabellen: CMD/CTRL + Enter

29Wie kann ich mehrere Textabschnitte gleichzeitig auswählen?

Klicke mit der rechten Maustaste auf den Textabschnitt, drücke und halte Shift für Windows- oder Shift+CMD für MAC-Benutzer. Dann klicke auf den anderen Texabschnitt oben oder runder.

Alle Abschnitte, die zwischen den beiden ausgewählten Textabschnitten liegen, werden markiert.

Es ist leider nicht möglich mehrere Abschnitte aus verschiedenen Teilen des Dokuments auswählen.

Durch die Auswahl mehrerer Abschnitte hast Du die Möglichkeit, gleichzeitig weitere Aktionen auszuführen:

  • Die Abschnitte verschieben (innerhalb des Dokuments)
  • Die Abschnitte zur Überarbeitung freigeben (in Entwurfsabschnitten)
  • Änderungen akzeptieren oder ablehnen
  • Listen (nummerierte) erstellen
  • Formatieren
  • Kopieren
  • Löschen

30Wie kann ich ein Dokument importieren?

Klicke rechts unten in der Dokumentenansicht auf den grünen Plus-Button und wähle "MS Word Dokument importieren" aus. In einem Dialogfenster kannst Du jetzt ein Dokument entweder per Drag & Drop einfügen oder Deinen PC danach durchsuchen. Im zweiten Schritt kannst Du entscheiden, wie die Formatierungen in SMASHDOCs übernommen werden sollen. Bearbeite im dritten und letzten Schritt jetzt noch die Metadaten Deines Dokuments und klicke auf "Dokument erstellen". Dein MS Word Dokument wird importiert und als Entwurfsdokument in der Dokumentenliste angezeigt.

Bitte beachte, dass SMASHDOCs nur den Import von .docx-Dateien unterstützt. Dateien im .doc-Format können nicht hochgeladen werden.

31Welche Typen von Dateien kann ich importieren?

Derzeit kannst Du Dokumente in .docx-Format und in .sdox-Format in SMASHDOCs importieren.

32Warum kann ich Dokumente nur als .docx importieren?

Das hat einen technischen Hintergrund. Docx ist das Standardformat ab der MS Word Version von 2007 und damit einfach aktueller. Außerdem ist es viel platzsparender und schneller als das doc-Format, da es das Layout in XML- und CSS-Dateien speichert. Deshalb kannst Du auch in SMASHDOCs nur die aktuelle .docx-Version importieren.

33Warum funktioniert der Import des Word-Dokuments nicht?

Dafür könnte es zwei Gründe geben:

  • Es ist kein Dokument im ".docx" Format.
  • In Deinem Dokument befinden sich Inhalte oder Formate, die einen Import (noch) verhindern. Es ist leider so, dass in MS Word eigentlich alles möglich ist, was in wenigen Fällen dazu führen kann, dass ein Import nicht funktioniert.

In diesem Fall erstelle einfach ein Support-Ticket über https://support.smashdocs.net/de und sende uns das Word-Dokument, das nicht importiert werden kann. Gerne analysieren wir das Dokument auf Fehler und beseitigen sie, wenn möglich, damit Du Dein Dokument in Zukunft importieren kannst.

Jeder uns gemeldete Fehler hilft uns, den Import weiter zu verbessern!

34Ich habe in einem meiner Word Dokumente Änderungen im Korrekturmodus eingefügt, möchte das Dokument nun aber in SMASHDOCs importieren und weiter bearbeiten. Werden die Änderungen sowie deren Verlauf auch übernommen?

Der Import von Änderungsverläufen von Word Dokumenten ist momentan noch nicht möglich - wir arbeiten aber daran! Importiert wird also ausschließlich der Text Deines Dokuments, das Einfügen von Änderungen und deren Aufzeichnung geht mit SMASHDOCs aber sowieso viel einfacher ;-)

35Wie kann ich ein Dokument löschen?

Du kannst Dokumente ganz einfach in den Papierkorb verschieben, indem Du in der Dokumentenliste auf das Symbol rechts vom Dokumentennamen klickst und im Kontextmenü "In den Papierkorb schieben" auswählst. Liegt das Dokument im Papierkorb, kannst Du es genauso leicht wiederherstellen. Öffne den Ordner "Papierkorb" und klicke im Kontextmenü einfach auf "wiederherstellen". Bitte beachte, dass wiederhergestellte Dokumente im Ordner "Meine Dokumente" landen und Du sie von dort, wenn gewünscht, erneut verschieben kannst.

36Wie kann ich einen neuen Ordner erstellen?

Um neuen Ordner zu erstellen, gehe zur "Meine Dokumente". Klicke mit der rechten Maustaste auf "Meine Documente" und wahle "Neuen Ordner anlegen". In neuen Fenster gebe des Name vom Ordner ein und drucke auf "Ordner erstellen".

Der Ordner wird erstellt und erscheint links unter dem Hauptordner "Meine Dokumente".

Die Ordner in aufeinanderfolgenden Hierarchiestufen können entsprechend über dem jeweilige Kontextmenü eines Unterordners platziert werden.

37Wie kann ich den Ordner umbenennen?

Klicke auf den Ordner, den Du umbenennen möchtest, wähle dann "Bearbeiten" aus. Danach öffnet sich eine Dialogbox, in welche der neue Name des Ordners eingegeben werden kann. Der Name wird aktualisiert, nachdem Du auf "Ordner speichern" klickst.

38Wie kann ich die Dokumente und die Ordner verschieben?

Es gibt zwei Varianten, wie man Dokumente und Ordner verschieben kann. Zum einen per Drag & Drop: wähle den Ordner oder das Dokument, das verschoben werden soll, und klicke mit der rechten Maustaste darauf, um es an die neue Position zu ziehen. Für Ordner: sollten sich bereits Ordner auf dieser Ebene befinden, wird der neue Ordner automatisch in alphabetischer Reihenfolge in die Struktur eingefügt.

Du kannst Dokumente auch über das Kontextmenü verschieben. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wähle im Kontextmenü den Befehl "Verschieben" aus.

Im Anschluss siehst Du eine Dialogbox mit allen Ordnern. Klicke auf den Ordner, um ihn hierher zu verschieben. Die Dialogbox schließt sich und das Dokument wird verschoben.

39Wie kann ich einen Ordner mit Dokumenten löschen?

Wird ein Ordner mit Dokumenten gelöscht, so werden diese automatisch in den Ordner "Meine Dokumente" verschoben. Sollen die Dokumente mit gelöscht werden, müssen sie einzeln gelöscht werden. Wie dies funktioniert findest Du in FAQ 35.

40 Warum können zur Bearbeitung freigegebene Dokumente nicht mehr gelöscht werden?

Dokumente, die einmal zur Bearbeitung freigegeben wurden, können von einer Vielzahl von Personen bearbeitet werden. Auch als Administrator und Ersteller des Dokuments kannst Du dieses nicht endgültig löschen. Jeder Benutzer kann das Dokument zwar in den Papierkorb verschieben, allerdings nur in seinen eigenen. Er erhält dann keine Benachrichtungen über neue Änderungen oder Kommentare im Dokument mehr. Alle anderen Nutzer sehen das Dokument weiterhin in ihrer Dokumentenliste und können es wie gewohnt bearbeiten und untereinander abstimmen. So verhindern wir, dass Dokumente und ihre Historie unberechtigt gelöscht werden.

41 Wie kann ich die Tooltips ein- bzw. ausschalten?

Tool-Tipps sind Nutzungshinweise, die erscheinen, wenn Du mit dem Mauszeiger über ein Icon fährst. Sie zeigen Dir also an, welche Funktion sich hinter diesem Button verbirgt.

Ein- bzw. ausschalten kannst Du sie, indem Du in der Dokumentenliste auf Dein Profilbild klickst und "Einstellungen" auswählst. Unter "Einstellungen" findest Du nun "Tooltips anzeigen". Setzt Du ein Häkchen, sind sie eingeschaltet, ohne das Häkchen nicht.

42Wie werden Änderungen in Textabschnitten gespeichert?

Hast Du Dein Dokument noch nicht zur Bearbeitung freigegeben, werden Änderungen automatisch gespeichert. Nach der Freigabe an andere Nutzer werden Deine Änderungen in Review-Abschnitten automatisch gespeichert, sobald Du außerhalb des Abschnittes klickst. Du kannst die Änderungen auch manuell über die Tastenkombination CMD/STRG + S speichern oder Du klickst auf den grünen Button, der am rechten oberen Rand erscheint, sobald Du neue Änderungen einarbeitest.

43Was bedeutet "Review starten"?

"Review starten" bedeutet Dein Dokument anderen Nutzern zur Bearbeitung freizugeben. Im Prozess des Review starten, lädst Du beliebig viele Nutzer zum Dokument ein und vergibst verschiedene Nutzerrollen (siehe FAQ (Welche verschiedenen Nutzerrollen gibt es?) ). Anschließend kannst Du Dein Dokument gemeinsam mit den eingeladenen Nutzern bearbeiten.

44Wie lade ich andere Nutzer zu einem Dokument ein?

Hast Du Dein Dokument noch nicht mit anderen Nutzern geteilt, dann klicke in der Kopfzeile des Dokuments auf den blauen Button "Zur Überarbeitung freigeben". Es öffnet sich ein Dialogfenster und Du kannst nun die Namen bzw. Email-Adressen der Nutzer eingeben, mit denen Du das Dokument gemeinsam bearbeiten möchtest. Klicke abschließend auf "Zur Überarbeitung freigeben" und die Nutzer werden zu Deinem Dokument eingeladen.

Hast Du Dein Dokument bereits anderen Nutzern zur Bearbeitung freigegeben, möchtest aber weitere hinzufügen, dann klicke auf "Dokumentenoptionen" und wähle "Benutzer einladen". Auch hier öffnet sich ein Dialogfenster und Du kannst weitere Nutzer zu Deinem Dokument einladen, indem Du die Namen bzw. Email-Adressen der Personen eingibst.

Du hast auch die Möglichkeit, eine Nachricht zu verfassen, die zusammen mit der Standardnachricht über die Einladung zur Zusammenarbeit für alle erwähnten Benutzer gesendet werden kann.

45Welche verschiedenen Nutzerrollen gibt es?

Bei SMASHDOCs gibt es insgesamt vier verschiedene Nutzerrollen:

  • Leser: darf nur lesen
  • Kommentator: darf auch Konversationen erstellen bzw. auf diese antworten
  • Bearbeiter: darf zusätzlich Texte, Bilder und Tabellen hinzufügen, Änderungsvorschläge im Dokument machen, aber weder darüber entscheiden noch Bilder oder Tabellen löschen
  • Entscheider: darf zusätzlich über Änderungsvorschläge entscheiden sowie Bilder oder Tabellen löschen

Anders als bei den Zusatzrechten (siehe FAQ (Was sind Zusatzrechte?) ), kann pro Nutzer nur eine Nutzerrolle vergeben werden. Die Vergabe und Änderung der Nutzerrollen in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument, obliegt außerdem nur denjenigen Nutzern, die das Zusatzrecht "Ist Admin" besitzen!

46Was sind Zusatzrechte?

Bei SMASHDOCs gibt es drei Zusatzrechte, die neben der jeweiligen Nutzerrolle vergeben werden können:

  • Ist Admin (kann über die Rollen und Zusatzrechte anderer Nutzer entscheiden)
  • Einladen (kann weitere Nutzer zum Dokument einladen)
  • Abschnitthistorie (kann den vollständigen Verlauf der Versionen in einem Dokument einsehen)

Anders als bei der Nutzerrolle, kann bei den Zusatzrechten pro Nutzer entschieden werden, wie viele er erhält. So können einem Nutzer auch alle drei Zusatzrechte zugewiesen werden.

47 Wie viele Nutzer kann ich zu einem Dokument einladen?

Die Anzahl der Nutzer, die Du zu einem Dokument einladen kannst, hängt individuell von der gewählten Deploymentoption ab. Bei Fragen wende Dich an Deinen Systemadmin.

48 Ich habe einen Nutzer zu einem Dokument eingeladen, möchte das jedoch rückgängig machen. Geht das?

Möchtest Du, dass ein Nutzer nicht mehr an einem Dokument mitarbeiten kann, hast Du die Möglichkeit, ihn am Dokument zu deaktivieren.

Zur Deaktivierung öffne einfach die Benutzerliste und entferne beim entsprechenden Nutzer das Häkchen bei "Aktiv".

Bitte beachte, dass die Deaktivierung bzw. Reaktivierung von Nutzern nur von Dokumenten-Administratoren durchgeführt werden kann.

Deaktivierte Nutzer werden sofort, automatisch per Email, über die Deaktivierung benachrichtigt und sehen das Dokument dann nicht mehr in ihrer Dokumentenliste. Sofern ein Nutzer gerade das Dokument geöffnet hat, während er deaktiviert wird, kann er nicht mehr am Dokument weiterarbeiten und wird entsprechend am Bildschirm über seine Deaktivierung informiert. Ein deaktivierter Nutzer findet das Dokument auch nicht mehr über die Suche und kann es auch nicht mehr über den Dokumentenlink öffnen.

Deaktivierte Nutzer werden auch von der Liste „Aktiv“ gelöscht und werden ab dann nur noch unter der Liste „Inaktiv“ angezeigt.

Möchtest Du einen deaktivierten Nutzer wieder reaktivieren, setze bei "Aktiv" einfach wieder ein Häkchen. Der reaktivierte Nutzer erscheint danach wieder in der Liste „Aktiv“, wird automatisch per Email über die Reaktivierung benachrichtigt, sieht das Dokument wieder in seiner Dokumentenliste und kann es wieder öffnen.

49Kann ich die Nutzerrollen auch nachträglich noch ändern?

Ja. In "Dokumentoptionen" findest Du unter "Optionen" die Möglichkeit "Benutzer verwalten", welche Dir eine Übersicht aller Nutzer bietet, die an diesem Dokument mitarbeiten. Hier kannst Du die Rollen der Nutzer ändern.

Aber Achtung: Du kannst nur die Rolle an andere Nutzer vergeben, die auch Du selbst hast. Das bedeutet, wenn Du beispielsweise die Rolle "Bearbeiter" hast, kannst Du anderen Nutzern nicht die Rolle "Entscheider" zuweisen, da diese Rolle mehr Rechte besitzt als Du in diesem Fall selber hast. Außerdem ist es nur möglich, die Nutzerrollen zu bearbeiten und zu ändern, wenn Du die "Admin"-Berechtigung hast, andernfalls kannst Du nicht auf die Rollen und Zusatzrechte zugreifen.

50Ich bin zu einem Dokument eingeladen worden - wo sehe ich welche Nutzerrolle ich habe?

Wenn Du wissen möchtest, welche Nutzerrolle Du in einem Dokument besitzt, kannst Du das einfach in "Dokumentoptionen" sehen.

Image 6:Anzeige der Nutzerrolle im Dokument hervorhogeben

51Kann ich meine Nutzerrolle im Dokument ändern?

Ja, obwohl es nur dann möglich ist, wenn Du die Rechte des Administrators in dem entsprechenden Dokument hast. Um das zu machen, klicke links in der Tableiste auf den Tab "Dokumentenoptionen anzeigen" und dann auf "Benutzer verwalten". Die Dialogbox wird geöffnet und Du kannst Deine Nutzerrolle ändern.

52Wo kann ich alle Nutzer, die an einem Dokument arbeiten, einsehen?

Einen Überblick über alle Nutzer, die an einem Dokument gemeinsam arbeiten, erhälst Du in der "Benutzerliste", die Du in der Kopfzeile eines jeden Dokuments unter "Dokumentenoptionen anzeigen" abrufen kannst. Dort sind alle Nutzer inkl. deren Rollen, Zusatzrechte und Aktivitätsstatus aufgelistet.

53Ich bin zu einem Dokument eingeladen worden - wo finde ich das neue Dokument?

Ein neues Dokument findest Du immer unter "Meine Dokumente". Anschließend kannst Du es nach Belieben in einen anderen Ordner verschieben.

Ist das neue Dokument noch ungeöffnet, erscheint außerdem in der linken Spalte eine Benachrichtigung. So kannst Du das neue Dokument noch leichter finden.

Image 7:Tab "Ungeöffnet" in der Tableiste links hervorhogeben

Wirst Du zu einem neuen Dokument eingeladen, erhältst Du zusätzlich immer eine Email. Du kannst einfach auf den in der Email eingefügten Link klicken und wirst direkt zum Dokument weitergeleitet.

54Wie erfahre ich, ob mich jemand zu einem Dokument eingeladen hat?

Wirst Du von einem Nutzer zu einem Dokument eingeladen, erhältst Du von SMASHDOCs eine Benachrichtigung an Deine Email-Adresse. Darin wird Dir angezeigt von wem Du eingeladen wurdest, welches Dokument für Dich freigegeben wurde und außerdem einen Link, mit dem Du das Dokument unmittelbar öffnen kannst.

Das neue Dokument findest Du aber auch in der Dokumentenübersicht "Meine Dokumente", siehe dazu FAQ (Ich bin zu einem Dokument eingeladen worden - wo finde ich das neue Dokument?) .

55Wie kann ich die Änderungen im Überprüfungsmodus einfügen?

Falls Du etwas im Überprüfungsmodus korrigieren willst, klicke mit der linken Maustaste auf den Abschnitt, in welchen Du Vorschläge für Änderungen einfügen möchtest. Nachdem Du das getan hast , gibt es mehrere Möglichkeiten zum Sichern:

  • Klicke auf den grünen Knopf am oberen rechten Rand des Abschnitts
  • Aktiviere die Tastenkombination Ctrl / CMD + S
  • Klicke einfach außerhalb des Abschnitts

Beachte: die Vorschläge für Änderungen können nur eingefügt werden, wenn Du die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hast und der Abschnitt bereits zur Überprüfung freigegeben wurde. Im Fall eines Entwurfsabschnitts, den nicht Du nicht erstellt hast, ist eine Bearbeitung erst dann möglich, wenn dieser zur Bearbeitung freigegeben wurde.

56Warum können andere Benutzer meine neu eingestellten Abschnitte in einem zur Überarbeitung freigegebenen Dokument nicht bearbeiten?

Neu eingefügte Abschnitte in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument, werden zuerst als Entwurfsabschnitte gespeichert, die Du ausschließlich als Ersteller bearbeiten kannst. Andere Benutzer können den Inhalt dieser Abschnitte nicht bearbeiten.

Die einzige Ausnahme: wenn Du "Admin" und / oder "Entscheider" bist, kannst Du auch Deine eigenen Entwurfsabschnitte und die Entwurfsabschnitte anderer Benutzer freigeben.

57Wie kann ich einen Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigeben?

Um einen Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freizugeben, klicke auf den Entwurf, den Du zur Überarbeitung freigeben möchtest. Ein blauer Pfeil erscheint am oberen rechten Rand. Durch einen Klick auf den Pfeil, wird der Abschnitt zur Überarbeitung für die anderen Benutzer freigegeben.

58Wie kann ich prüfen, ob es weitere Abschnitte gibt, die ich neu erstellt habe und die ich noch freigeben muss?

Falls du im zu veröffentlichenden Dokument noch Entwurfsabschnitte hast, wird die Registerkarte "Meine Entwurfsabschnitte" auf der linken Seite der Registerkartenleiste im geöffneten Dokument angezeigt. Dadurch erhältst Du einen Überblick über alle Deine eigenen Entwurfsabschnitte im Dokument.

Die grau hinterlegte Zahl zeigt wieviele Entwurfsabschnitte Du im Dokument hast, die Du noch nicht freigegeben wurden.

Image 8:Tab "Alle meine Entwurfsabschnitte des Dokuments anzeigen" in der Tableiste links hervorgehoben

Wenn Du auf einen Abschnitt in der Liste klickst, wirst Du direkt an die entsprechende Position im Dokument geleitet.

Außerdem kannst Du den Entwurfabschnitt sofort zur Überarbeitung freigeben, indem Du auf das kleine Häkchen klickst.

Image 9:Tab "Abschnitt zur Überarbeitung freigeben"hervorhogeben

Mit einem Klick auf den Knopf "Alle freigeben", kannst Du alle Entwurfsabschnitte gleichzeitig freigeben.

Image 10:Tab "Alle freigeben" hervorhogeben

59Wie kann ich Änderungsvorschläge einarbeiten?

Um Änderungsvorschläge einzuarbeiten, klicke in den gewünschten Abschnitt und beginne direkt die Änderungen einzutippen. Bist Du fertig, klicke auf den grünen Button am oberen rechten Rand, nutze die Tastenkombination Ctrl/CMD + S oder klicke einfach außerhalb des Abschnittes ins Leere, um die Änderungen zu speichern.

Bitte beachte: Änderungsvorschläge kannst Du nur in Review-Abschnitten einfügen und auch nur, wenn Du die Nutzerrolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hast!

60Wer kann über Änderungsvorschläge im Dokument entscheiden?

Änderungen im Dokument können nur von Nutzern mit der Rolle "Entscheider" angenommen oder abgelehnt werden. Nutzer mit der Rolle "Bearbeiter" können Änderungen nur einarbeiten, aber nicht darüber entscheiden. "Kommentatoren" können ausschließlich Kommentare zu Abschnitten verfassen, und "Leser" können das Dokument nur lesen, aber weder bearbeiten noch Kommentare dazu verfassen.

61Wie markiere ich Änderungen als gesehen?

Neue Änderungen in einem Dokument kannst Du als gesehen markieren, indem Du auf das "blaue Auge" klickst, welches rechts neben jedem Abschnitt, der neue Änderungen enthält erscheint.

Hast Du ein Dokument mit vielen neuen Änderungen, ist es einfacher, links in der Tableiste die Liste aller Änderungen im Dokument aufzurufen, um so einen besseren Überblick zu erhalten. Die rot hinterlegte Zahl zeigt Dir dabei an, wie viele neue, ungesehene Änderungen es im Dokument gibt.

Diese Liste gibt Dir Auskunft, sowohl über alle ungesehenen, als auch über alle offenen (Entscheidung noch ausstehend) Änderungen im Dokument. Mit Klick auf eine Änderung zeigt Dir SMASHDOCs sofort die entsprechende Stelle im Dokument, wodurch Du sie Dir direkt ansehen kannst. Auch hier kannst Du eine ungesehene Änderung mit Klick auf das "blaue Auge" als gesehen markieren. Du kannst alle Änderungen markieren, um SMASHDOCs zu informieren, dass Du alle Änderungen gesehen hast. Später kannst Du die Änderungen annehmen oder ablehnen.

Es gibt auch noch die Möglichkeit, alle neuen Änderungen im Dokument gleichzeitig als gelesen zu markieren. Klicke dafür in der Kopfzeile auf den blauen Button "Alle als gelesen markieren", wodurch alle ungesehenen Änderungen als gelesen markiert werden.

Image 11:Möglichkeiten für die Markierung der Änderungen als gelesen hervorhogeben

62Wie kann ich Änderungen annehmen?

Bitte beachte, dass Du Änderungen nur dann annehmen kannst, wenn Du die Rolle "Entscheider" besitzt!

Befindet sich im Dokument eine offene Änderung, die Du annehmen möchtest, dann klicke zunächst in den entsprechenden Abschnitt mit der offenen Änderung und anschließend auf den grünen Button am rechten oberen Rand.

Eine offene Änderung wird Dir entweder als grüner (etwas wurde neu hinzugefügt) oder als rot durchgestrichener Text (etwas wurde gelöscht) im Dokument angezeigt. Nimmst Du einen hinzugefügten Text an, wird der Abschnitt aktualisiert und der Text wird wieder schwarz. Akzeptierst Du die Löschung eines Textes bzw. einzelner Wörter, verschwinden diese aus dem Abschnitt.

63Wie kann ich Änderungen ablehnen?

Bitte beachte, dass Du Änderungen nur dann ablehnen kannst, wenn Du die Rolle "Entscheider" besitzt!

Befindet sich im Dokument eine offene Änderung, die Dir nicht gefällt und Du sie daher ablehnen möchtest, dann klicke zunächst in den entsprechenden Abschnitt mit der offenen Änderung und anschließend auf den roten Button am rechten oberen Rand.

Eine offene Änderung wird Dir entweder als grüner (etwas wurde neu hinzugefügt) oder als rot durchgestrichener Text (etwas wurde gelöscht) im Dokument angezeigt. Lehnst Du hinzugefügte Abschnitte bzw. Wörter ab, verschwinden diese. Lehnst Du die Löschung eines Abschnittes bzw. von Wörtern ab, dann bleiben diese im Dokument und der Text wird wieder schwarz.

64Warum kann ich den Inhalt eines zur Überprüfung freigegebenen Dokuments nicht ändern?

In diesem Fall hast Du nicht die erforderliche Benutzerrolle. Du kannst den Inhalt von Dokumenten, die zur Überarbeitung freigegeben sind nur dann bearbeiten, wenn Du die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" haben.

65Ich habe einen Abschnitt komplett gelöscht - kann ich das rückgängig machen?

Das Wiederherstellen von gelöschten Entwurfsabschnitten in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument ist noch nicht möglich.

Links in der Tableiste hast Du im Archiv allerdings eine Übersicht aller gelöschten Review-Abschnitte. Falls Du also mal etwas unabsichtlich gelöscht haben solltest, kannst Du hier nachsehen und den Abschnitt neu eingeben.

Image 12:Archiv aller gelöschten Review-Abschnitte hervorhogeben

66Was ist eine Abschnittshistorie?

Die Abschnittshistorie ist eine Übersicht, welcher Nutzer wann welche Änderungen eingefügt, gelöscht, angenommen oder abgelehnt hat. Die Auflistung erfolgt dabei in chronologischer Reihenfolge.

Sie wird Dir entweder über das Abschnittsmenü unter "Verlauf anzeigen" angezeigt oder durch klicken auf die Zahl rechts neben jedem Abschnitt.

67Wo kann ich die Abschnittshistorie einsehen?

Die Abschnittshistorie kannst Du zu jedem beliebigen Abschnitt, egal ob Text, Bild oder Tabelle abrufen, indem Du entweder im Abschnittsmenü "Verlauf anzeigen" auswählst, oder rechts neben dem Abschnitt auf die kleine Zahl klickst, welche Dir im Übrigen die Anzahl aller Änderungen im Abschnitt anzeigt.

68Mir gefällt eine ältere Version eines Abschnittes doch besser als die Aktuelle - kann ich die ältere Formulierung wieder herstellen?

Ja, indem Du über die Abschnittshistorie zu einer vorherigen Version zurückgehst.

Öffne dafür die Abschnittshistorie und wähle die Abschnittsversion aus, die Du wiederherstellen möchtest. Klicke anschließend auf den grauen Button am rechten Rand. So wird der Abschnitt gemäß der ausgewählten Version aktualisiert.

Image 13:Tab "Version wiederherstellen" in der Abschnittshistorie hervorhogeben

69Wie erfahre ich, ob es neue Änderungen in einem Dokument gibt?

Sobald es neue Änderungen in einem Deiner Dokumente gibt, erhältst Du von SMASHDOCs eine Benachrichtigung an Deine Emailadresse. Informiert wirst Du ausschließlich über das betroffene Dokumente, die Änderungen musst Du Dir im Dokument ansehen.

Links in der Dokumentenliste werden Dir ebenfalls alle Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen angezeigt - siehe dazu die Abbildung unten. Die rote Zahl zeigt Dir dabei die Anzahl der Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen an.

Image 14:Anzeige der Dokumente mit neuen Änderungen in der Tableiste

Im Dokument selbst werden Änderungen am Inhalt in verschiedenen Farben angezeigt. Unter FAQ (Was bedeuten die verschiedenen Farben und Unterlegungen in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument?) erklären wir Dir, was diese jeweils bedeuten. Eine Übersicht aller Änderungen findest Du auch im Dokument links in der Tableiste. Wie Du diese Liste verwaltest erklären wir Dir unter FAQ (Wie markiere ich Änderungen als gesehen?)

70Wie erfahre ich, ob es neue Gesprächsbeiträge in einem Dokument gibt?

Sobald es neue Gesprächsbeiträge in einem Deiner Dokumente gibt, erhältst Du von SMASHDOCs eine Benachrichtigung an Deine Emailadresse. Informiert wirst Du ausschließlich über das betroffene Dokument, die Beiträge musst Du Dir im Dokument ansehen.

In der Dokumentenliste werden Dir links in der Tableiste ebenfalls alle Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen (also auch Gesprächsbeiträge) angezeigt. Die rote Zahl zeigt Dir dabei die Anzahl der Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen an.

Image 15:Anzeige der ungeöffneten Dokumenten in der Tableiste hervorhogeben

Im Dokument selbst werden Dir die neuen ungesehenen Gesprächsbeiträge rechts neben dem jeweiligen Abschnitt angezeigt, zu dem ein Kommentar gestellt wurde. Außerdem hast Du erneut die Möglichkeit, links in der Tableiste alle Gesprächsbeiträge im Überblick anzusehen.

Image 16:Anzeige aller Gesprächsbeiträge im Dokument

71Was bedeuten die verschiedenen Farben und Unterlegungen in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument?

72Wie kann ich neue Abschnitte in einem Entwurfsdokument einfügen?

Um neue Abschnitte in ein Dokument einzufügen, kannst Du die ENTER-Taste drücken und ein neuer Abschnitt erscheint.

Möchtest Du ein Bild einfügen, kannst Du es auch direkt an die gewünschte Stelle im Dokument ziehen und der Bildabschnitt wird automatisch eingefügt. Alternativ kannst Du auch in der Formatierungsleiste auf "Bild einfügen" klicken und ein Bildabschnitt wird eingefügt.

Image 18:Tab "Abbildung einfügen" in der Format-Symbolleiste hervorgehoben

Dasselbe gilt für Tabellen. Auch hier kannst Du alternativ über die Formatierungsleiste einen Tabellenabschnitt einfügen, indem Du auf den entsprechenden Button klickst.

Image 19:Tab "Tabelle einfügen" in der Format-Symbolleiste hervorgehoben

73Wie kann ich neue Abschnitte in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument einfügen?

Das Einfügen von neuen Abschnitten in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument, funktioniert genau wie in einem Entwurfsdokument - siehe dazu FAQ (Wie kann ich neue Abschnitte in einem Entwurfsdokument einfügen?) . Allerdings gibt es einen entscheidenen Unterschied:

In einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument werden neue Abschnitte, egal ob Text, Bild oder Tabelle, zunächst immer als Entwurfsabschnitt erstellt.

Damit kannst Du neue Inhalt in Ruhe einarbeiten und erst wenn Du damit fertig bist, den Abschnitt für alle anderen Nutzer im Dokument zur Überarbeitung freigeben. Klicke dafür am oberen rechten Rand des Entwurfsabschnitts auf den blauen Button "Zur Korrektur freigeben". Erst nach Freigabe kann der Abschnitt wie gewohnt von anderen Nutzern bearbeitet werden, im Entwurfsmodus kannst ausschließlich Du den Abschnitt inhaltlich bearbeiten.

Image 20:Tab "Zur Korrektur freigeben" am rechten oberen Rand des Abschnittes hervorgehoben

Deine eigenen Entwurfsabschnitte im Dokument erkennst Du an der hellblauen Hinterlegung. Außerdem erscheint am linken Rand des Abschnitts Dein Profilbild, damit Du auf den ersten Blick erkennen kannst, welche Abschnitte Dir gehören. Am rechten Rand erscheint noch ein "Schloss-Symbol", sodass Du Dir den Abschnitt sofort als geschlossen merken kannst. Nach Freigabe verschwinden diese wieder und der Abschnitt wird zu einem Reviewabschnitt.

Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern erkennst Du an der weiß-grau gestreiften Hinterlegung und dem Schloss-Symbol auf der rechten Seite des Abschnittes. Das Profilbild auf der linken Seite zeigt Dir auch hier, wer den Entwurfsabschnitt erstellt hat.

Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern sind für Dich gesperrt und können ausschließlich von dem Nutzer inhaltlich bearbeitet werden, der diese auch erstellt hat. Allerdings hast Du die Möglichkeit, Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern zur Überarbeitung freizugeben bzw. diese zu löschen, aber nur, wenn Du Admin des Dokuments bist und/oder die Rolle "Entscheider" hast. Das Verschieben von Entwurfs-Abschnitten ist jedoch jederzeit möglich, auch die von anderen Nutzern und auch dann, wenn Du nicht Admin bist und/oder nicht "Entscheider" bist.

Image 21:Entwurfsabschnitte von Benutzern mit verschiedenen Nutzerrollen hervorgehoben

74Wie kann ich Bilder einfügen?

Bilder lassen sich ganz leicht auf zwei verschiedene Arten einfügen. Entweder fügst Du mit einem Klick auf den "Bild einfügen"-Button in der Formatierungsleiste einen neuen Bildabschnitt in Dein Dokument ein, oder Du ziehst das Bild direkt per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Dokument. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du nun eine Bildunterschrift und eine Nummerierung vergeben kannst. Nach dem Speichervorgang wird das Bild eingefügt. Mit den beiden blauen Pfeilen in der rechten unteren Bildecke kannst Du abschließend noch die Größe anpassen.

75Wie kann ich Bilder ersetzen?

Nach einem Klick auf das Bild öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Tab „Bild austauschen“. Nach dem Klick auf diesen Tab wird ein Dialogfenster geöffnet. Außerdem kannst Du alternativ zweimal auf das Bild klicken, damit das Dialogfenster auftaucht. Du kannst das neue Bild von Deinem PC auswählen oder einfach per Drag and Drop ziehen. Das Bild wird aktualisiert, indem Du auf "Speichern" klickst.

Image 22:Tab "Bild austauschen" an dem rechten oberen Rand des Bildes hervorgehoben

76Wie kann ich frühere Versionen des Bildes anschauen?

Um die vorherige Version eines Bildes anzuschauen, kannst Du den Tab "Abschnittshistorie" öffnen. Klicke dazu auf die kleine Zahl rechts neben dem Abschnitt. Eine Spalte auf der rechten Seite öffnet sich und Du kannst Dir alle vorherigen Versionen des aktuellen Bildes ansehen. Außerdem wird angezeigt, welcher Benutzer welche Version wann hinzugefügt hat.

Image 23:Tab "Abschnittshistorie der Abbildungen" hervorgehoben

77Wie kann ich Kommentare für Bilder erstellen?

Um ein Kommentar für das Bild zu erstellen, kannst Du auf das Bild klicken. Nach einem Klick öffnet sich das Kontextmenü des Bildes, wo Dir zwei Möglichkeiten der Erstellung eines Kommentars angeboten wurden. Du kannst entweder sofort den blauen Tab „Kommentar“ oder „Kommentar“ aus dem Kontextmenü selbst wählen. Eine Spalte zum Schreiben von Kommentaren wird auf der rechten Seite geöffnet. Gib Deine Nachricht ein und bestimme, wer den Kommentar sehen darf. Ein Klick auf "Erstellen" vervollständigt die Aktion und der Kommentar wurde erstellt.

Image 24:Tab "Kommentar" an dem oberen Rand des Bildes nach dem Klick hervorgehoben
Image 25:Tab "Kommentar" im Kontextmenü eines Bildes hervorgehoben

78Warum kann ich kein Bild hochladen oder ein vorhandenes Bild ersetzen?

In diesem Fall hast Du nicht die erforderliche Nutzerrolle. Du kannst den Inhalt von Dokumenten nur im Revisionsmodus bearbeiten, wenn Du die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hast.

79Wie kann ich Tabellen einfügen?

Für das Einfügen von Tabellen klicke einfach auf den Abschnitt, unter dem die Tabelle eingefügt werden soll und wähle aus der Formatierungsleiste "Tabelle einfügen". Es öffnet sich ein Dialogfenster und Du kannst Zeilen und Spalten nach Deinen Wünschen befüllen, verbinden, formatieren, die Gesamtgröße einstellen sowie einen Titel vergeben, der anschließend als Unterschrift angezeigt wird.

Außerdem hast Du auch die Möglichkeit fertige Tabellen aus Excel zu importieren. Das geht allerdings nur über das Dialogfenster und nicht direkt in dem Text.

80Wie kann ich Tabellen bearbeiten?

Durch einen Doppelklick auf die Tabelle, öffnet sich die Dialogbox zum Bearbeiten der Tabelle. Gib Deine Änderungen ein und klicke auf "Speichern", um die Aktion abzuschließen. Durch einen Rechtsklick auf die Tabelle, findest Du weitere Formatierungsoptionen:

  • Zellen kombinieren
  • Einfügen oder Entfernen zusätzlicher Zeilen und Spalten
Image 26:Weitere Funktionsmöglichkeiten für die Formatierung einer Tabelle hervorgehoben

81Wie kann ich vorherige Versionen einer Tabelle anschauen?

Um die vorherige Version anzuschauen, musst Du die Abschnittshistorie öffnen. Klicke auf die kleine Zahl neben dem Abschnitt. Eine Dialogbox wird geöffnet und Du kannst Dir die vorherige Version der aktuellen Tabelle anschauen. Dir wird auch angezeigt, wer was und wann geändert hat.

82Wie kann ich Tabellen formatieren?

Tabellen in SMASHDOCs sind in verschiedenen Formatierungsoptionen verfügbar. Diese werden am oberen Rand der Dialogbox zum Bearbeiten von Tabellen angezeigt. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Kopfzeile
  • Kopfspalte
  • Rückgängig / Aktion wiederholen
  • Der Zellinhalt fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen
  • Der Zellinhalt links, mittig, rechts oder als Blocksatz
  • Die vertikale Ausrichtung des Zelleninhalts oben, mittig oder unten
  • Rahmen
  • Rahmenfarben (gilt für alle Rahmen in der Tabelle)
  • Textgröße
  • Hintergrundfarbe
  • Hintergrundintensität
  • Breite

Starte den Bearbeitungsmodus durch Doppelklick auf die Tabelle. Markiere eine oder mehrere Zellen und wähle die gewünschten Option in der Formatierungsleiste. Der Inhalt wird entsprechend formatiert.

Image 27:Formatierungsoptionen am oberen Rand der Dialogbox zum Bearbeiten der Tabelle hervorgehoben

83Wie kann ich neue Zeilen/Spalten hinzufügen/entfernen?

Öffne den Bearbeitungsmodus durch Doppelklick auf die Tabelle, mache dann einen Rechtsklick. Wähle "Zeilen oberhalb/ unterhalb einfügen" aus dem Kontextmenü für neue Zeilen. Wähle "Spalte links / rechts einfügen" aus dem Kontextmenü für neue Spalten. Wenn Du vorhast, Zeilen oder Spalten zu löschen, wähle im Kontextmenü "Zeile / Spalte entfernen". Die Aktion endet mit einem Klick auf "Speichern" und die Tabelle wird entsprechend aktualisiert.

84Wie kann ich Zellen kombinieren?

Öffne den Bearbeitungsmodus durch Doppelklick auf die Tabelle. Markiere die Zellen, die Du kombinieren möchtest, durch einen Rechtsklick. Wähle "Zellen zusammenführen" aus dem Kontextmenü. Die Aktion wird mit einem Klick auf "Speichern" abgeschlossen und die Tabelle wird entsprechend aktualisiert.

85Kann ich Dateien im Excel-Format in SMASHDOCs importieren?

Ja, aber nur in eine Tabelle. Kopiere den Inhalt aus Deiner Excel-Datei mit Ctrl / CMD + C und füge ihn mit Cntrl / CMD + V in die SMASHDOCs Tabelle ein. Die Aktion wird abgeschlossen, wenn Du auf "Speichern" klickst.

86Kann ich Dateien aus der Excel-Tabelle in SMASHDOCs importieren?

Ja, aber nur in eine Tabelle. Kopiere den Inhalt aus Deiner Excel-Tabelle mit Ctrl / CMD + C und füge ihn mit Ctrl / CMD + V in die Tabelle SMASHDOCs ein. Die Aktion wird abgeschlossen, wenn Du auf "Speichern" klickst.

87Warum kann ich eine Tabelle in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument nicht einfügen oder ändern?

In diesem Fall hast Du nicht die erforderliche Nutzerrolle. Du kannst Tabellen nur in Dokumente einfügen und bearbeiten, die zur Überarbeitung freigegeben sind, wenn Du die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hast.

88Wie kann ich Fußnoten einfügen?

Zum Einfügen einer Fußnote klicke einfach an die Stelle im Dokument, an der Du die Fußnote einfügen möchtest, anschließend in der Formatierungsleiste auf den Button "Fußnote hinzufügen". Die Dialogbox wird geöffnet, wo Du die Inhaltsangaben der Fußnote schreiben kannst. Alle Fußnoten werden automatisch fortlaufend nummeriert.

Um eine Fußnote schnell zu finden, kannst Du links in der Tableiste den Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" und weiter "Fußnoten" wählen. Alle Fußnoten werden in einer Liste eingetragen, aber Du kannst nach einer Fußnote auch suchen. Nach dem Klick auf eine Fußnote wird Dir der entsprechende Abschnitt hervorgehoben.

89Wie kann ich Fußnoten bearbeiten?

Du kannst entweder in dem Inhaltsverzeichnis eine Fußnote wählen oder in dem Text auf eine Fußnote klicken. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Du den Tab "Fußnote bearbeiten" wählen kannst. Speichere Deine Änderungen und die Fußnote wird aktualisiert.

Image 28:Tab "Fußnote bearbeiten" hervorgehoben

90Warum kann ich keine Fußnote einfügen oder eine vorhandene Fußnote in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument bearbeiten?

In diesem Fall hast Du nicht die erforderliche Nutzerrolle. Du kannst Fußnoten nur in Dokumenten einfügen und bearbeiten, die zur Überarbeitung freigegeben sind und wenn Du die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hast.

91Wie kann ich Fußnoten löschen?

Du kannst entweder in dem Inhaltsverzeichnis eine Fußnote wählen oder in dem Text auf eine Fußnote klicken. Wodurch die Dialogbox geöffnet wird, worin Du den Tab "Fußnote löschen" wählen kannst.

Image 29:Tab "Fußnote löschen" hervorgehoben

92Wie kann ich Weblinks einfügen?

Zum Einfügen eines Weblinks klicke an die Stelle im Dokument, an der Du den Weblink einfügen möchtest. Anschließend in der Formatierungsleiste auf den Button "Weblink". Es öffnet sich eine Dialogbox und Du kannst nun die URL sowie die Anzeige des Links im Dokument eingeben. Alternativ kannst Du auch einfach ein oder mehrere Wörter markieren und dann den Weblink einfügen. Die Anzeige des Links im Text entspricht dann Deiner Markierung. Nach dem Klick auf "Speichern" wird der Text entsprechend aktualisiert. Die Liste aller Weblinks kannst Du links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis" sehen.

Bitte beachte, dass Weblinks nur im Text und nicht in Überschriften eingefügt werden können.

93Wie kann ich Weblinks bearbeiten?

Du kannst entweder in dem Inhaltsverzeichnis einen Weblink wählen oder in dem Text auf einen Weblink klicken. Um den Weblink zu bearbeiten, klicke auf diesen. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Du den Tab "Bearbeiten" wählen kannst.

Image 30:Tab "Weblink bearbeiten" hervorgehoben

94 Wie kann ich Weblinks löschen?

Du kannst entweder in dem Inhaltsverzeichnis einen Weblink wählen oder in dem Text auf einen Weblink klicken. Um den Weblink zu löschen, klicke auf diesen. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Du den Tab "Löschen" wählen kannst.

Image 31:Tab "Weblink löschen" hervorgehoben

95Wie kann ich Kommentare erstellen?

Bitte beachte, dass man mindestens die Rolle des Kommentators benötigt, um Kommentare zu erstellen.

Klicke auf den Abschnitt oder markiere individuelle Wörter, zu denen Du ein Kommentar erstellen möchtest. In beiden Fällen, musst Du in dem Kontextmenü, an dem rechten oberen Rand der etsprechender Textstelle, den Tab "Kommentar" auswählen. Die Dialogbox wird rechts von dem Abschnitt geöffnet. Gib Deinen Kommentar ein bzw. Betreff oder Hauptkommentar und entscheide wer diesen sehen darf. Dein Kommentar kann für alle, nur für Ausgewählte oder auch nur für Dich sichtbar sein.

Außerdem kannst Du auch einstellen, ob Dein Kommentar sofort als erledigt eingestellt werden soll und kein Dialog mehr erforderlich ist ( z.B. weil schon eine Entscheidung getroffen wurde)oder ob der Kommentar den unerledigten (offenen) Status haben soll.

96Wer kann Kommentare sehen?

Bitte beachte, dass nur die schon zum Dokument eingeladenen Nutzer Kommentare sehen können.

Wer Kommentare sehen darf, hängt von Deinen Einstellungen ab. Die Standardeinstellung erlaubt allen Benutzern Deine neu erstellten Kommentare zu sehen. Trotzdem kannst Du auch bestimmen, wem erlaubt wird Deine Kommentare zu sehen: nur Dir, allen Benutzern im Dokument oder nur ausgewählten Benutzern.

Du kannst auch später andere Benutzer einladen oder Benutzer von den Gesprächen löschen.

97Wie erkennen andere Benutzer, dass ich einen Kommentar erstellt habe?

Andere Benutzer werden über Deinen neuen Kommentar auf verschiedene Weisen informiert:

  • sie erhalten eine Email mit der Information, dass es Neuigkeiten (neuer Kommentar) im Dokument gibt
  • das Dokument erscheint in ihrer Dokumentenliste unter "Meine Neuigkeiten" mit dem neuen Kommentar
  • eine neue Nachricht zu Deinem Kommentar erscheint unter dem Tab "Alle offenen Änderungen des Dokuments anzeigen" links in der Tableiste des offenen Dokuments
  • ein kleines rotes Dialogzeichen über dem neuen Kommentar erscheint rechts von dem Abschnitt
Image 32:Ein kleines rotes Dialogsymbol über den neuen Kommentar im Dokument hervorgehoben

98Wie sehe ich Kommentare von anderen Benutzern?

  • Du erhälst eine Email mit der Information, dass es Neuigkeiten (neuer Kommentar) im Dokument gibt
  • das Dokument erscheint in Deiner Dokumentenliste unter "Meine Neuigkeiten" mit dem neuen Kommentar
  • die neue Nachricht zu dem Kommentar erscheint unter dem Tab "Alle offenen Änderungen des Dokuments anzeigen" links in der Tableiste Deines Dokuments
  • ein kleines rotes Dialogzeichen über dem neuen Kommentar erscheint rechts von dem Abschnitt

99Kann ich eine Email an alle/ausgewählte Benutzer aus SMASHDOCs heraus schreiben?

Ja, wenn du auf den Tab "Ankündigung verfassen" links in der Tableiste des offenen Dokuments klickst. Die Dialogbox wird geöffnet, wo du deine Nachricht verfassen kannst. Wähle dann, wer diese erhalten soll. Für "Ausgewählte" setze einen Haken in dem Feld neben den jeweiligen Benutzern. Wenn Du die Nachricht an alle Benutzer absenden möchtest, dann wähle "Alle" in der Dialogbox.

Image 33:Modaler Dialog "Ankündigung" hervorgehoben

100 Was ist eine Ankündigung?

Eine Ankündigung ist eine Nachricht, die Du via Email an alle oder ausgewählte Benutzer aus SMASHDOCs senden kannst.

Die gesendete Email enthält den Namen des Dokuments und einen direkten Link, um dieses zu öffnen, sodass die Benutzer sofort wissen über welches Dokument du schreibst.

101 Wie verfasse ich eine Ankündigung?

Klicke auf das Briefumschlagsymbol bzw. den Tab "Ankündigung verfassen" links in der Tableiste des geöffneten Dokuments. Die Dialogbox wird geöffnet und Du kannst Deine Nachricht verfassen. Für "Ausgewählte" setze einen Haken in dem Feld, neben dem jeweiligen Benutzern. Wenn Du die Nachricht an alle Benutzer absenden möchtest, dann wähle "Alle" in der Dialogbox.

102 Was ist ein Querverweis?

Ein Querverweis ist ein Link von einem Abschnitt des Textes zum Anderen. Alternativ zu einem Abschnitt, kann es auch eine nummerierte Überschrift, ein Bild oder eine Tabelle sein.

103 Wie kann ich einen Querverweis einfügen?

Klicke auf die Stelle im Text, wo Du einen Querverweis hinzufügen möchtest, anschließend in der Formatierungsleiste auf den Button "Querverweis". In der geöffneten Dialogbox kannst Du unter Abbildungen, Tabellen, Unterschriften, nummerierten Überschriften wählen. Außerdem werden alle mögliche Querverweise im Tab "Alle" aufgelistet.

Nachdem Du einen Querverweise eingefügt hast, erscheint ein kleines Symbol rechts von dem Abschnitt, wo der Querverweis hinzugefügt wurde. Klicke auf das Symbol und alle Querverweise für diesen Abschnitt werden detailliert in der geöffneten Dialogbox aufgelistet. Es werden nicht nur Querverweise des entsprechenden Abschnitts aufgelistet, sondern auch Abschnitte auf die verweist wurde.

Image 34:Dialogfenster "Querverweis hinzufügen" hervorgehoben

104 Wie kann ich einen Querverweis ändern?

Klicke im Text auf den Querverweis, den du ändern möchtest. Die Dialogbox wird geöffnet, wo du auf den Tab "Bearbeiten" klicken kannst. Nachdem du mit den Änderungen fertig bist, speicher diese und der Text wird entsprechend aktualisiert.

Bitte beachte, dass Du nur dann Querverweise bearbeiten kannst, wenn Du die Rolle des Bearbeiters oder Entscheiders hast.

105 Wie kann ich einen Querverweis löschen?

Klicke im Text auf den Querverweis, den du löschen möchtest. Die Dialogbox wird geöffnet, wo du den Tab "Löschen" wählen kannst. Dadurch wird der Querverweis aus dem entsprechenden Abschnitt gelöscht.

Bitte beachte, dass Du nur dann Querverweise löschen kannst, wenn Du die Rolle des Bearbeiters oder Entscheiders hast.

106 Wie kann ich alle Abschnitte finden auf die in einem Abschnitt verweist wurde?

Rechts neben jedem Abschnitt, in dem auf etwas verweist wurde, erscheint ein kleines Symbol. Wenn Du auf dieses Symbol klickst, wird eine Dialogbox mit detaillieren Querverweisen geöffnet.

Image 35:Querverweis-Symbole im Dokument hervorgehoben

107 Wie finde ich den Abschnitt, auf den verweist wurde?

Klicke im Text auf den beliebigen Querverweis. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Du auf den Tab "Gehe zu" klicken kannst. Nach diesem Klick wird Dir der Abschnitt angezeigt, auf den verweist wurde.

108 Wie erfahre ich, dass ein Querverweis eingefügt wurde?

In diesem Fall, erscheint ein kleines Symbol rechts neben dem Abschnitt mit dem Querverweis. Klicke auf das Symbol und alle Querverweise werden in der Dialogbox detailliert aufgelistet angezeigt.

109 Werden Querverweise automatisch neu nummeriert, wenn ich die Nummerierung in meinem Dokument ändere?

Ja. Querverweise werden nicht nur fortlaufend nummeriert, sondern auch zu den Dokumentänderungen in der Nummerierung adaptiert.

110 Wie kann ich sehen, ob ein Querverweis nicht mehr gültig ist?

Sobald es einen kapputen Querverweis im Dokument gibt, erscheint in der Tableiste links der Tab mit dem Ausrufezeichen. Ein Hinweis "kapputer Querverweis" wird auch in dem Abschnitt selbt gezeigt.

Wenn Du auf das Ausrufezeichen klickst, zeigt Dir SMASHDOCs die Liste mit allen kapputen Querverweisen.

Klicke auf einen kapputen Querverweis, damit der entsprechende Abschnitt in dem Dokument hervorgehoben wird. Du kannst einen kapputen Querverweis entweder bearbeiten, zurücksetzen oder ihn löschen.

Image 36:Kaputter Querverweis im Dokument hervorgehoben

111 Wie kann ich Lesezeichen für Abschnitte erstellen?

Klicke auf den Abschnitt, in dem du ein Lesezeichen erstellen möchtest. Wähle "Lesezeichen" aus dem Kontextmenü. Links von dem Abschnitt erscheint ein kleines rotes Sternchen, mithilfe dessen Du ein Lesezeichen sofort erkennst.

Ein kleines Sternchensymbol erscheint auch links in der Tableiste. Der graue Zähler mit der Nummer zeigt Dir an, wie viele Lesezeichen Du im Dokument hast.

Klicke auf dieses Symbol, damit Dir eine Auflistung aller Lesezeichen dieses Dokuments angezeigt wird. Wenn du auf ein Lesezeichen aus dieser Liste klickst, wirst du direkt zu dem entsprechenden Abschnitt weitergeleitet.

Image 37:Einfügen des Lesezeichens im Kontextmenü hervorgehobenen

112 Was ist ein Lesezeichen?

Ein Lesezeichen ist eine Art der Abschnittsmarkierung, sodass Du einen bestimmten Abschnitt schnell wiederfinden kannst.

113 Wofür brauche ich Lesezeichen für einzelne Abschnitte?

Du kannst einen Abschnitt mit einem Lesezeichen markieren, um ihn schneller wiederzufinden.

114 Was ist ein Abschnittslink?

Ein Abschnittslink ist ein individueller Link einem Abschnitt. Jeder Abschnitt im SMASHDOCs Dokument hat solch einen Befehl durch diesen Link.

115 Wozu brauche ich einen Abschnittslink?

Jeder Abschnitt im SMASHDOCs Dokument hat einen Befehl durch den individuellen Link. Du kannst ihn schicken, sodass der Empfänger beim Aufrufen des Links direkt auf dem entsprechenden Abschnitt landet und dafür nicht lange suchen soll.

116 Wie kann ich ein Inhaltsverzeichnis erstellen?

Ein Inhaltsverzeichnis wird von SMASHDOCs automatisch erstellt.

Eine Liste wird für alle Abbildungen, Tabellen, Indexe (auch nummerierte Indexe), Fußnoten und Weblinks erstellt und wird entsprechend adaptiert, falls es Änderungen gibt.

117 Wo finde ich das Inhaltsverzeichnis?

Ein Inhaltsverzeichnis findest Du links in der Tableiste. Außerdem findest Du hier auch die Listen mit den Abbildungen, Tabellen, Fußnoten und Weblinks.

118 Wie kann ich ein Inhaltsverzeichnis exportieren?

Ein Inhaltsverzeichnis wird immer automatisch in ein HTML Format exportiert.

Im Word Export kannst Du noch wählen, welche Listen damit exportiert werden sollen.

119 Wie kann ich mehr/weniger Ebenen im Inhaltsverzeichnis einstellen?

Klicke links in der Tableiste auf den Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen". In dem rechten Rand der Liste, erscheint nun ein kleines Dropdown-Menü zum Bearbeiten der Ebenen. Hier kannst Du auswählen bis zu welcher Ebene das Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll.

120 Wie kann ich die Darstellung von verschiedenen Listen beeinflussen?

Da SMASHDOCs Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellt, wird die entsprechende Liste jedes Mal adaptiert wenn Du Folgendes einfügst

  • einen neuen Index (ungeachtet dessen ob er nummeriert ist)
  • eine neue Abbildung
  • eine neue Tabelle
  • eine neue Fußnote oder
  • einen neuen Weblink

121 Liste der Abbildungen

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Abbildungen sobald Du eine Abbildung einfügst.

Genau wie das Inhaltsverzeichnis, kannst Du auch Abbildungen links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn du auf eine Abbildung aus der Liste klickst, wirst Du direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Abbildungen sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

122 Liste der Tabellen

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Tabellen sobald Du eine Tabelle einfügst.

Glenau wie auch das Inhaltsverzeichnis, kannst Du Tabellen links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn du auf eine Tabelle aus der Liste klickst, wirst Du direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Tabellen sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

123 Liste der Fußnoten

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Fußnoten, sobald Du eine Fußnote einfügst.

Genau wie das Inhaltsverzeichnis, kannst Du auch Fußnoten links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn du auf eine Fußnote aus der Liste klickst, wirst Du direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Fußnoten sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

124 Liste der Links

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Links sobald Du einen Link einfügst.

Genau wie das Inhaltsverzeichnis, kannst Du auch Links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn du auf einen Link aus der Liste klickst, wirst Du direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Links sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

125 Warum kann ich einen Weblink nicht einfügen oder einen vorhandenen Weblink in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument bearbeiten?

In diesem Fall hast Du nicht die erforderliche Nutzrolle. Du kannst Weblinks nur in Dokumenten platzieren und bearbeiten, die zur Überarbeitung freigegeben sind und wenn Du die Rolle "Editor" oder "Entscheider" hast.

126 Wie kann ich einen Querverweis einfügen?

Du kannst einen Querverweis auf eine (nummerierte) Überschrift, eine Abbildung oder eine Tabelle im selben Dokument erstellen. Klicke dazu in den Bereich, in den Du den Querverweis einfügen möchtest und dann in der Formatierungsleiste auf den Button Link -> "Querverweis". Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du den verlinkten Abschnitt auswählen kannst. Du kannst auch wählen, ob nur die Nummerierung des verknüpften Abschnitts (z. B. Tabelle 2) oder auch sein Inhalt (z. B. Tabelle 2 (Kundenzufriedenheit)) angezeigt werden soll.

Nach dem Einfügen des Querverweises erscheint rechts neben dem Abschnitt, in den der Querverweis eingefügt wurde, ein kleines Symbol, das Dir mit einem Klick einen Überblick über alle im Dokument verfügbaren Querverweise gibt.

Es werden nicht nur alle Querverweise vom aktuellen Abschnitt zu anderen Abschnitten angezeigt, sondern auch alle Querverweise von anderen Abschnitten zum ausgewählten Abschnitt.

Wenn irgendwo etwas eingefügt oder gelöscht wird, das die Nummerierungslogik des Dokuments ändert, prüft SMASHDOCs sofort die Richtigkeit der Nummerierung aller Querverweise im Dokument und passt diese gegebenenfalls an.

Sobald ein "kaputter" Querverweis erstellt wird, wird sofort ein roter Tab mit einem Ausrufezeichen in der Tableiste auf der linken Seite des Dokuments angezeigt. Klicke darauf, um eine Liste aller Abschnitte, die gebrochene Querverweise enthalten, anzusehen. Wähle einen Eintrag aus der Liste und SMASHDOCs navigiert Dich direkt zu dem Abschnitt mit dem gebrochenen Querverweis. Jetzt kannst Du den zurücksetzen (bearbeiten) oder löschen (beide lösen das Problem).

Wenn im Dokument keine gebrochenen Querverweise mehr vorhanden sind, wird das rote Ausrufezeichen in der Tabellenleiste sofort ausgeblendet.

127 Warum kann ich keinen Hyperlink einfügen oder einen vorhandenen Hyperlink in einem Dokument bearbeiten, das zur Überprüfung freigegeben ist?

In diesem Fall hast Du nicht die erforderliche Benutzerrolle. Du kannst die Hyperlinks nur dann in zur Überarbeitung freigegeben Dokumente einfügen und bearbeiten, wenn Du die Rolle "Editor" oder "Genehmiger" hast.

128 Kann ich ein Inhaltsverzeichnis in SMASHDOCs erstellen?

Wir haben gute Neuigkeiten für Dich: Inhaltsverzeichnisse werden automatisch von SMASHDOCs erstellt!

Für alle Bilder, Tabellen, Überschriften (einschließlich nummerierter Überschriften), Fußnoten und Weblinks wird bei Änderungen ein entsprechendes Verzeichnis erstellt und entsprechend aktualisiert. Du kannst Dir die Inhaltsverzeichnisse in der Tableiste links ansehen.

Image 38:Tab "Verzeichnisse anzeigen" in der Tableiste hervorgehoben

129 Wie kann ich (nummerierte) Aufzählungen in ein Dokument einfügen?

Bei Aufzählungen kannst Du wählen, ob Du sie nummerieren möchtest oder nicht. Für beide Fälle markiere die Abschnitte, die eine Aufzählung enthalten sollen und klicke in der Formatierungsleiste entweder auf "Nicht nummerierte Liste" oder auf "Nummerierte Liste" und die Abschnitte werden entsprechend formatiert.

130 Wie kann ich einen Teil eines Wortes hoch- oder tiefstellen?

Aus technischen Gründen kannst Du Wörter nur im Ganzen hoch- oder tiefstellen. Markiere dafür das Wort, welches Du hoch- bzw. tiefstellen möchtest und klicke dann in der Formatierungsleiste auf den entsprechenden Button, siehe folgende Abbildung.

Image 39:Tabs für "Hochgestellt/Tiefgestellt" in der Format-Symbolleiste hervorgehoben

Aber Achtung, Tipp vom Profi: Trenne doch einfach den Wortteil, den Du hoch- oder tiefstellen möchtest, mit einem Leerzeichen vom Rest des Wortes. Wenn Du jetzt den abgetrennten Teil hoch oder tief stellst, verschwindet das Leerzeichen und Dein so formatierter Wortteil wird wieder an den nicht formatierten Teil gerückt.

131 Wie kann ich einen Seitenumbruch einfügen?

Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Textabschnitt, in den Du einen Seitenumbruch einfügen möchtest. Wähle " Seitenumbruch oberhalb hinzufügen" aus dem Kontextmenü.

132 Wie kann ich einem Abschnitt einen Kommentar hinzufügen?

Du kannst einen Kommentar über das Kontextmenü des Abschnitts hinzufügen. Klicke zuerst auf den entsprechenden Abschnitt. Mit einem Rechtsklick erscheint das Kontextmenü mit dem Tab "Kommentar". Ein Fenster öffnet sich auf der rechten Seite des Dokuments, wo Du den Kommentar schreiben kannst und auch bestimmen, für welche Nutzer dieser sichtbar sein soll.

133 Ich möchte nur bestimmten Benutzern einen Kommentar senden - ist das möglich?

Ja, indem Du nur die Benutzer auswählen, die den Kommentar sehen sollen.

Du kannst später auch weitere Benutzer hinzufügen, indem Du auf das Pluszeichen unten in dem geöffneten Gespräch klickst und die Namen der Benutzer, die Du hinzufügen möchtest, in das sich öffnende Dialogfeld eingibst (siehe folgende Abbildung).

Zusätzlich zu einzelnen Benutzern kannst Du das gesamte Gespräch für alle Benutzer sichtbar machen. Dafür wähle einfach "Sichtbar für alle" im Dialogfenster.

Image 40:Erstellen des Kommentars für ausgewählte Nutzer hervorgehoben

134 Warum können in neu angelegten Abschnitten keine Kommentare erstellt werden?

Die neu erstellten Abschnitte sind immer Entwurfsabschnitte, die nur vom Autor bearbeitet werden können. Die Kommentare können hier auch nicht geschrieben werden.

135 Wie kann ich ein Dokument exportieren / drucken?

In der Tableiste links befindet sich unter " Dokumentenoptionen anzeigen " die Funktion " Exportieren ". Du kannst zwischen einen Export in eine Word-Datei, oder in eine HTML-Datei wählen. Beide Formate kannst Du im Anschluss ausdrucken oder auch in ein PDF umwandeln.

Im HTML Export wird zwischen dem Entwurf und der Überarbeitung unterschieden, weil es mehrere Exportoptionen für die Überarbeitung gibt.

136 Wie kann ich ein Dokument in eine Word-Datei exportieren?

Links in der Tableiste befindet sich unter "Dokumentenoptionen anzeigen" die Funktion "Exportieren". Die Dialogbox wird geöffnet, wo Du "Export in eine Word-Datei" wählst.

Dadurch hast du drei Optionen eine Vorlage zu wählen:

  • Standard (Standard-Word template)
  • Vertrag/ Contract (Vertrag/Contract - Word template)
  • Sprache (Deutsch oder Englisch)

Beim Klicken auf den "Export-Button", wird das SMASHDOCs Dokument in ein Word-Dokument exportiert.

137 Welche HTML Reports gibt es?

Es stehen Dir vier Optionen des HTML Reports zur Verfügung :

  • Final (Keine Redline, keine Konversationen)

Das ist ein Äquivalent zur "reinen" Dokumentansicht, die zur Überarbeitung freigegeben wurde. Da keine Änderungen im Entwurfsmodus aufgenommen und keine Konversationen erstellt werden können, ist das der einzig verfügbare Modus für alle Dokumente.

  • Neuigkeiten (Änderungsansicht, neue Änderungen und Konversationsbeiträge sind hervorgehoben)

In diesem Report wird das Dokument mit Redlines und Konversationen angezeigt. Früher ungesehene Änderungen und ungelesene Konversationen werden mit der gelben Farbe hervorgehoben. Du kannst auch wählen, ob alle Konversationen, oder nur die, für "alle sichtbar", angezeigt werden sollen.

  • Alles-in-1 (Änderungsansicht, komplette Historie pro Abschnitt)

In Ergänzung zur Redline und Konversationen, wird auch der Prozess für jeden Abschnitt bzw. alle Änderungen in dem entsprechenden Abschnitt angezeigt.

Alle gesehene Konversationen werden hier ebenfalls angezeigt.

  • Änderungsvorschläge und offene Konversationen (Alle Konversationen mit dem Status "offen" inklusive aller Antworten)

In diesem Fall ist der Report nicht auf das Dokument selbst fokussiert, sondern auf die noch nicht erledigten (geschlossenen) Konversationen. Es kann wieder zwischen den "sichtbar für alle" und "geheimen" Kommentaren unterschieden werden. Das erlaubt dem User schneller auf die Konversationen zu reagieren.

Dadurch wird der Kontext des Dokuments erkennbar, obwohl die Anzeige des entsprechenden Abschnitts minimiert wurde.

Außerdem kannst Du hier Deinen HTML-Report:

  • Im Browser anzeigen
  • Als Zip herunterladen

138 Kann ich mich während der Dokumentenbearbeitung in Echtzeit mit anderen Nutzern austauschen, indem ich mit ihnen bspw. chatte?

In SMASHDOCs hast Du die Möglichkeit mit anderen Nutzern in Echtzeit über die dokumenteninterne Kommentar-Funktion zu kommunizieren. In FAQ (Wie kann ich Kommentare erstellen?) und (Wer kann Kommentare sehen?) ,zeigen wir Dir, wie Du Kommentare in Dein Dokument einfügen und sie außerdem an bestimmte Nutzer richten kannst. So ist es auch möglich, ganz private Gespräche zu führen.

139 Wie können Templates für den Export personalisiert werden?

Personalisierte Templates sind Teil unseres Premium Angebots. Wenn Du mehr erfahren möchtest, klicke hier oder schreibe uns gleich eine Email an info@smashdocs.net. Wir melden uns so schnell wie möglich zu Deiner Anfrage.

140 Wie kann ich meinen Account wieder löschen?

Um Deinen SMASHDOCs Account nach erfolgreicher Registrierung wieder zu löschen, klicke auf Deinen Avatar in der rechten oberen Ecke der Dokumentenliste, fahre mit den Einstellungen fort, wähle die Registerkarte "Sicherheit" und klicke links unten auf "Nutzerkonto löschen".

Image 41:Tab "Nutzerkonto löschen" im Einstellungsmenü hervorgehoben