Modul "SmartDocuments"

September 28, 2021

1Allgemeines

Mit dem in SMASHDOCs integrierten SmartDocuments Interview können Sie vorlagenbasierte Dokumente schnell und einfach an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Durch die Beantwortung einer Reihe von Fragen in Form eines Interviews füllen Sie gleichzeitig die Informationen im gewünschten Dokument aus, z. B. einen Vertrag, ohne die Lücken finden zu müssen, in denen eine solche Information selbst benötigt wird.

Das Erstellen des SmartDocuments-Interviews ist äußerst einfach und praktisch.

2SmartDocument-Interview erstellen

2.1Gehen Sie zum Menü "Dokument erstellen" und klicken Sie auf "SmartDocuments Interview erstellen"

Button "SmartDocuments-Interview erstellen" hervorgehoben

2.2Wählen Sie eine Dokumentvorlage aus

Die Liste der verfügbaren Dokumentvorlagen ist benutzerdefiniert und daher für jeden Kunden individuell anpassbar. Wählen wir beispielsweise zu Erklärungszwecken eine Bestellung von SMASHDOCs Private Cloud aus.

Liste der Dokumentvorlagen hervorgehoben

Sobald das SmartDocuments-Interview geöffnet ist, starten Sie die erforderlichen Daten einzugeben.

Mit der verfügbaren Vorschauoption des Dokuments mit dem Live-Ausfüllen der Informationen aus Ihrem Interview können Sie überprüfen, ob das Dokument ganz Ihren Wünschen entspricht.

Button "Vorschau anzeigen" hervorgehoben

Die Dokumentvorschau kann jederzeit ausgeblendet werden, indem Sie auf die Schaltfläche "Vorschau verbergen" klicken.

Button "Vorschau verbergen" hervorgehoben

Sobald Sie die Daten auf einer Seite eingegeben haben, werden Sie durch Klicken auf "Weiter" zur nächsten Seite des Interviews weitergeleitet. Folglich können Sie jederzeit auf "Zurück" klicken, wenn Sie in Ihren vorherigen Antworten etwas korrigieren möchten.

Seite "Vertragsdetails" hervorgehoben

Außerdem haben viele der Fragen spezielle Zeichen, nämlich das Hash-Zeichen zeigt, dass es einen Hinweis auf die Frage gibt. Beispielsweise gibt es in der Frage zum Wert über die erste Vertragslaufzeit einen Hinweis darauf, wie hoch die minimale und die maximale Anzahl des eingegebenen Werts sein sollte.

Hinweis auf die Interviewfrage hervorgehoben

Das Sternzeichen neben der Frage zeigt dagegen an, dass die Antwort auf die jeweilige Frage erforderlich ist und Sie das Interview nicht beenden können, ohne es anzugeben.

Sternzeichen über die obligatorische Dateneingabe hervorgehoben

Zur Bequemlichkeit, werden alle Eingabedaten oder ausgewählten Klauseln, wie im Kapitel über Marketingzusammenarbeit, in der Vorschau des Dokuments hervorgehoben.

Ausgewählte Marketingklauselnin der Dokumentvorschau hervorgehoben

Ihre kurze Antwort auf die Interviewfrage wird automatisch in eine vollständige Vertragsklausel umgewandelt und in der Dokumentvorschau angezeigt, falls diese angezeigt wurde. Wenn Sie sich für einen der Hosting-Partner entscheiden, erhalten Sie die erforderlichen Informationen zu Subunternehmern, ohne dass Sie zusätzliche Daten kennen oder eingeben müssen.

Ausgewählte Interviewantwort hervorgehoben

Sie müssen jedoch mit der Datenverarbeitung vorsichtig sein, in diesem Fall mit den Kontaktinformationen von Personen, die befugt sind, dem Vertragspartner Anweisungen zu erteilen. Diese Daten müssen von Ihnen manuell ausgefüllt werden.

Datenverarbeitungsseite eines Interviews hervorgehoben

Nachdem Sie alle erforderlichen Fragen beantwortet haben, wird eine Interviewzusammenfassung angezeigt, in der Sie erneut die Richtigkeit der eingegebenen Informationen überprüfen können. Ab diesem Zeitpunkt können Sie entweder zurückkehren, um einige Daten zu korrigieren, das Interview insgesamt abzubrechen oder mit dem Finalisieren fortzufahren, indem Sie auf die Schaltfläche "Fertig " klicken.

Zusammenfassung des Interviews hervorgehoben

3Das Endergebnis des SmartDocuments-Interviews

Sobald Sie am Ende des Interviews auf die Schaltfläche "Fertig" geklickt haben, wird ein neues SMASHDOC erstellt. Hier können Sie auch die Metadaten des neu erstellten Dokuments bearbeiten.

Metadaten des erstellten Interviews hervorgehoben

SmartDocuments-Erstellung hervorgehoben

Sobald das SmartDocuments-Interview erstellt wurde, kann Ihr Dokument mit den Informationen aus dem Fragebogen weiter bearbeitet oder zur Überprüfung an die andere Partei weitergegeben werden.

Generiertes Interview in Form des SMASHDOC-Dokuments hervorgehoben