Handbuch für die mobile App (iOS / Android)

September 28, 2021

1Allgemeines

DieArbeit an Dokumentenin SMASHDOCs-Systemen ist für Benutzer auch in der mobilen App sowohl mit Android- als auch mit iOS-Betriebssystemen verfügbar. In diesem Handbuch finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Dokumente direkt von Ihrem Smartphone bearbeiten können und wo Sie alle dafür notwendigen Funktionen in SMASHDOCs mobiler App finden.

2Anmeldung am System

Um die Arbeit mit SMASHDOCs mobiler App zu beginnen, müssen Sie diese zunächst auf Ihrem Smartphone installieren. Diejenige, deren Betriebssystem Android ist, können die App aus Play Market herunterladen; diejenigen, die mit iOS arbeiten, können dasselbe in App Store machen. Nach erfolgreicher Installation müssen Sie sich im System anmelden oder registrieren, wenn Sie noch kein Konto haben. Der erste Schritt besteht darin, die URL Ihres SMASHDOCs-Arbeitsbereichs einzufügen.

URL des Arbeitsbereichs SMASHDOCs hervorgehoben

Klicken Sie dann auf "Öffnen", geben Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort ein und Sie werden an Ihrem System angemeldet. Bevor Sie zu "Öffnen" gehen, können Sie die Sprache auswählen, mit der Sie fortfahren möchten. Tippen Sie auf 'Sprache' und die Liste der unterstützten Sprachen wird angezeigt.

Die Liste der unterstützten Sprachen

Falls Sie noch kein Konto haben, wählen Sie im ersten Schritt die Option "Registrieren" (siehe Image 1) und geben Sie alle erforderlichen Informationen ein (Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail, Passwort).

Benutzerkonto anlegen

Danach können Sie sich einloggen.

3Anordnen von Dokumenten

Sobald Sie sich am System anmelden, erscheint sich die Liste mit allen Ihren Dokumenten.

Die Liste der Dokumente hervorgehoben

Die Dokumente in der Liste sehen so aus:

im Überprüfungsmodus sind sie mit einer blauen vertikalen Linie auf der linken Seite angezeigt;

im Entwurfsmodus - mit einer grauen Linie;

ungeöffnet - mit einem blauen Punkt in der Nähe des Datums;

mit ungesehenen Änderungen/Konversationen - mit einem roten Glockensymbol in der Nähe des Datums.

Die Ansicht verschiedener Dokumente in der Liste

Oben auf der Seite gibt es neben allen Dokumenten auch solche Kategorien wie "Ungesehene" und "Ungeöffnete" Dokumente. Wählen Sie eine dieser Kategorien aus, um einen klaren Überblick über die Anzahl der ungesehenen oder ungeöffneten Dokumenten zu erhalten. Außerdem finden Sie oben ein Feld, in dem Sie nach einem Dokument anhand seines Titels, Dateinamens, Untertitels und Tags suchen können (siehe Image 5).

Auf der rechten Seite jedes Dokuments in der Liste befinden sich drei Punkte (siehe Image 5). Durch ein Antippen können Sie ein Dokument in einen anderen Ordner verschieben, als geöffnet markieren (wenn ein Dokument noch ungeöffnet ist), alles als gelesen markieren (wenn ein Dokument einige ungesehene Änderungen oder/und ungesehene Konversationen enthält), duplizieren und löschen.

Die Liste der Optionen für ein Dokument

Die gleichen Optionen, die nach Antippen von drei Punkten auf der rechten Seite eines Dokuments erscheinen, finden Sie auch durch langes Antippen eines Dokuments.

Am unteren Seitenrand befindet sich die Symbolleiste, in der Sie Ihre Ordner, Benachrichtigungen über Neuigkeiten in Ihren Dokumenten und Einstellungen Ihres Kontos finden.

Menü ganz unten markiert

Wenn Sie Ordner auswählen und antippen, erhalten Sie die Liste der vorhandenen Ordner, den Papierkorb, in dem gelöschte Dokumente abgelegt werden, und eine Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Ordners.

Die Liste der Ordner und die Taste für Erstellung neuen Ordner hervorgehoben

Durch langes Tippen auf einen Ordner werden zwei weitere Optionen angezeigt - Bearbeiten und Löschen dieses Ordners.

Ordner bearbeiten/löschen

Wenn Sie auf das Glockensymbol tippen, erscheint die Liste der Dokumente mit Änderungen/Konversationen, die von anderen Benutzern vorgenommen, aber von Ihnen noch nicht gesehen wurden. Durch Tippen auf drei Punkte finden Sie die Informationen zu Ihrem Profil, den Arbeitsbereichen, dem Hilfezentrum und die Möglichkeit zum Abmelden.

Einstellungen im Benutzer-Profil

Sie können Ihre Dokumente in beliebig vielen Arbeitsbereichen in SMASHDOCs mobiler App bearbeiten. Wählen Sie dazu "Meine Arbeitsbereiche" (siehe Image 10) und Sie haben die Möglichkeit, das andere System zur Liste Ihrer Arbeitsbereiche hinzuzufügen, um schnell dorthin sie wechseln und weiter mit Dokumenten arbeiten zu können.

Arbeitsbereich hinzufügen

Tippen Sie auf "Arbeitsbereich hinzufügen", dann geben Sie die URL des gewünschten Systems ein, danach - Ihre E-Mail und Ihr Passwort und Sie erhalten die Liste der Dokumente in diesem Arbeitsbereich.

Einloggen zum hinzugefügten Arbeitsbereich

Nachdem Sie mehrere Systeme hinzugefügt haben, sehen Sie diese in der Gruppe "Meine Arbeitsbereiche" und jederzeit sie wechseln. Außerdem sehen Sie in jedem Ihrer Systeme die Anzahl der Dokumente mit ungesehenen Änderungen/Konversationen, die mit einem roten Abzeichen am Logo angezeigt werden (siehe Image 11).

4Bearbeiten von Dokumenten

Während der Arbeit mit einem Dokument ist es für einen Benutzer notwendig, alle Optionen, die bei der Bearbeitung eines Dokuments helfen, zu finden und anzuwenden. Man soll auch in der Lage zu sein, verschiedene Änderungen, die von anderen Benutzern im Dokument vorgenommen wurden, zu verfolgen. Jetzt werden wir herausfinden, welche Funktionen in der mobilen Version von SMASHDOCs verfügbar sind und wo sie zu finden sind.

Sie können mit SMASHDOCs mobiler App solche Aktionen im Dokument durchführen, wie das Hinzufügen von Inhalten (Textabschnitt oder Bild), das Bearbeiten von Inhalten, das Hinzufügen eines Kommentars, eines Lesezeichens oder einer Abschnittsmarkierung und das Kopieren eines Abschnittslinks. Dazu tippen Sie auf ein blaues Plus (siehe Image 13) und Sie erhalten das Menü mit der Liste der genannten Optionen.

Die Liste der erreichbaren Optionen innerhalb des Dokuments

Wählen Sie eine, die Sie benötigen, aus und fahren Sie fort, indem Sie die erforderlichen Punkte hinzufügen und in Ihrem Dokument befolgen.

4.1Inhalt hinzufügen

Wenn Sie eine Option "Inhalt hinzufügen" wählen, öffnet sich ein modales Fenster. Darin können Sie entscheiden, welchen Abschnitt hinzufügen (Text oder Bild) und wo Sie ihn platzieren möchten - oben oder unten im gewählten Abschnitt.

Neuen Abschnitt hinzufügen

Wenn Sie einen neuen Absatz hinzufügen möchten, wählen Sie diese Option aus und erhalten dann das Feld, in das Sie Text einfügen können. Unterhalb dieses Feldes finden Sie auch Optionen, mit denen Sie die Formatierung des Textes ändern können.

Text einsetzen

Speichern Sie Ihren Text und ein neuer Abschnitt wird an der früheren gewählten Stelle (unten oder oben dem bestehenden Abschnitt) in Ihrem Dokument hinzugefügt.

Eingefügter Textabschnitt hervorgehoben

Wenn Sie ein neues Bild hinzufügen möchten, tippen Sie auf die entsprechende Option und wählen, ob Sie es von der Kamera oder aus der Galerie hochladen. Danach können Sie Bildunterschrift und Nummerierung einstellen und speichern. Wenn Sie Ihr Bild im Überprüfungsmodus in das Dokument einfügen, können Sie auch entscheiden, ob Sie es als Entwurfs- oder Überprüfungsabschnitt hinzufügen möchten, und dann die gewünschte Variante ankreuzen.

4.2Inhalt bearbeiten

Um Inhalte zu bearbeiten, sollten Sie einen gewünschten Abschnitt auswählen, auf ein blaues Plus tippen und die Option wählen. Sie können vorhandenen Text im Abschnitt korrigieren, neuen Inhalt hinzufügen oder einige Punkte löschen. Speichern Sie die Änderungen und Sie sehen dann einen aktualisierten Abschnitt in Ihrem Dokument.

Die Ansicht vom Abschnitt mit gelöschtem Inhalt

Wenn Sie oder andere Benutzer den Überprüfungsabschnitt mindestens einmal bearbeitet haben, können Sie den Verlauf der Änderungen verfolgen. Wenn Sie diesen Abschnitt erneut auswählen und auf ein blaues Plus tippen, erscheint sich die Option "Verlauf anzeigen". Wählen Sie diese aus und Sie erhalten einen Überblick über den gesamten Verlauf des Abschnitts, seit er zur Überprüfung gegeben wurde.

Abschnittsgeschichte hervorgehoben

4.3Neue Konversation hinzufügen

Um einen neuen Kommentar zum Abschnitt hinzuzufügen, wählen Sie nach Antippen des blauen Plus die entsprechende Funktion aus dem Menü und fügen Sie dann Thema und Nachricht ein. Danach wählen Sie, wer Ihren Kommentar lesen darf und räumen Ihre Priorität ein. Hier können Sie den Kommentar auch als gelöst markieren.

Neuen Kommentar zum Abschnitt erstellen

Für iOS-Benutzer gibt es noch eine andere Möglichkeit, Konversationen zu erstellen - markieren Sie einen Text in dem Textabschnitt und wählen Sie die Option "Kommentar" aus den zusätzlich erscheinenden Optionen. Der hinzugefügte Kommentar bezieht sich dann nicht auf den gesamten Textabschnitt, sondern nur auf das ausgewählte Teil des Textes. Es wird in den Metadaten der Konversation gelb hervorgehoben.

Das Symbol des hinzugefügten Kommentars wird auf der rechten Seite des entsprechenden Abschnitts angezeigt.

Das Symbol vom hinzugefügten Kommentar zu einem Abschnitt markiert

Wenn Sie auf dieses Symbol tippen, können Sie den verlassenen Kommentar sehen und auch einen neuen Kommentar erstellen, indem Sie eine spezielle Schaltfläche dafür drücken.

Die Taste für Kommentar-Einfügung markiert

Nachdem Sie diese Taste gedrückt haben, führen Sie alle oben genannten Schritte zum Erstellen eines Kommentars aus. Außerdem können Sie bei Bedarf Ihre Konversation ändern. Wählen Sie dazu den entsprechenden Kommentar aus, tippen Sie ihn an und Sie sehen oben solche Kategorien wie "Inhalt", "Kommentar" und "Metadaten".

Einen Kommentar bearbeiten

'Inhalt' hier - ist ein Abschnitt, zu dem eine Konversation gestartet wurde, 'Kommentar' - ist der Kommentar selbst, 'Metadaten' - Thema und Nachricht, die Sie hier bearbeiten können. Wählen Sie 'Metadaten' und beginnen Sie mit der Bearbeitung Ihres Kommentars.

Metadata von einem Kommentar ändern

Hier können Sie Ihren Kommentar auch als gelöst markieren. Speichern Sie dann die Änderungen und Sie sehen den aktualisierten Kommentar im Dokument.

4.4Lesezeichen hinzufügen

In SMASHDOCs mobiler App ist es auch möglich, wichtige Abschnitte zu markieren, um sie schnell im Dokument zu finden, wenn dies notwendig ist. Durch Tippen auf das blaue Plus und Auswahl der gewünschten Option können Sie Lesezeichen zu Ihren Abschnitten hinzufügen sowie Lesezeichen entfernen.

4.5Abschnitt-Tags

Um ein Abschnitts-Tag hinzuzufügen, wählen Sie einen entsprechenden Abschnitt, tippen Sie auf das blaue Plus, dann - die Option zum Auswählen und Hinzufügen eines Abschnitts-Tags.

Abschnittstag erstellen

Das erforderliche Abschnitts-Tag wird zu dem Abschnitt erfolgreich hinzugefügt.

Eingefügter Abschnittstag hervorgehoben

Es ist auch möglich, ein Abschnitts-Tag zu bearbeiten oder aus einem Abschnitt zu entfernen, sowie ein weiteres Tag zum Abschnitt hinzuzufügen, indem Sie auf die erforderlichen Optionen tippen.

Tasten für Bearbeiten und Einfügen des Abschnitts-Tags markiert

4.6Link zum Abschnitt kopieren

Wenn Sie die Funktion zum Kopieren des Abschnitts-Links wählen, können Sie diesen sofort an den vorgeschlagenen Endpunkt senden. Wenn Sie dann diesen Link an einem beliebigen Ort öffnen, an dem Sie ihn gespeichert haben, erhalten Sie Varianten, wie Sie ihn öffnen möchten (mit einer App oder einem Browser) und der entsprechende Abschnitt wird für Sie sichtbar.

5Hilfsmittel innerhalb eines Dokuments

Wenn ein Dokument geöffnet ist, können Sie sich einen schnellen Überblick über die Symbolleiste mit verschiedenen Optionen unten auf der Seite verschaffen. Diese sind 'Verzeichnisse anzeigen', 'Nachrichten', 'Konversationen' und 'Benutzer'.

5.1Verzeichnisse anzeigen

Durch Auswahl dieser Option können wir innerhalb eines Dokuments nach Überschriften, Bildern, Tabellen, Fußnoten usw. suchen.

Symbolleiste ganz unten innerhalb des Dokuments

Drücken Sie das entsprechende Symbol unten links und es erscheint eine weitere Symbolleiste mit den genannten Suchpunkten.

Symbolleiste von verschiedenen Suchpunkten

Wenn Sie die drei Punkte in der rechten Ecke drücken, erhalten Sie die Liste aller Verzeichnisse.

Detaillierte Liste der Suchpunkte

Tippen Sie auf eine beliebige Stelle und finden schnell die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument. Wählen Sie z. B. "Tabellen" und die Liste der Tabellen in Ihrem Dokument wird angezeigt. Wenn Sie zuvor eine Nummerierung eingestellt oder eine Beschriftung eingefügt haben, werden die Tabellen in der Liste mit diesen Kennzeichen angezeigt.

Die Liste der Tabellen im Dokument

Tippen Sie auf eine beliebige Tabelle und das Dokument blättert direkt dorthin.

Die ausgewählte Tabelle in der Liste hervorgehoben

5.2Neuigkeiten

Sobald Ihr Dokument in den Überprüfungsmodus geschaltet ist, steht Ihnen die Option "Neuigkeiten" zur Verfügung. Wenn Sie diese Option wählen und auf das Glockensymbol tippen (siehe Image 27), erscheinen sich Funktionen, die Sie anwenden können, um Abschnitte als gesehen zu markieren und Änderungen in Ihrem Dokument anzunehmen oder abzulehnen.

Symbolleiste für Arbeit mit Änderungen im Dokument

In der Symbolleiste am unteren Rand des Bildschirms finden Sie Schaltflächen, um zum nächstgelegenen oberen/unteren Abschnitt mit offenen oder ungesehenen Änderungen zu gelangen, den gewählten Abschnitt als gesehen zu markieren, Änderungen innerhalb eines einzelnen gewählten Abschnitts anzunehmen/zu verwerfen. Um alle Änderungen im Dokument als gesehen zu markieren, müssen Sie die 'Auge'-Schaltfläche am oberen Rand drücken (siehe Image 32).

Es ist auch möglich, Änderungen innerhalb eines einzelnen Abschnitts anzunehmen oder abzulehnen, indem Sie nach links wischen und eine gewünschte Option auf der rechten Seite des Abschnitts auswählen.

Änderungen akzeptieren/ablehnen innerhalb eines ausgewählten Abschnitts

Hinweis: Im Entwurf des Dokuments ist die 'Neuigkeiten'-Funktion nicht verfügbar, daher ist das Glockensymbol deaktiviert - ausgegraut.

5.3Unterhaltungen

Um alle Unterhaltungen in Ihrem Dokument zu sehen, tippen Sie auf "Kommunikation" in der Symbolleiste unten auf der Seite (siehe Image 33). Als Ergebnis erhalten Sie die Liste aller Unterhaltungen im Dokument.

Die Liste aller Kommentare im Dokument

Oben gibt es verschiedene Kategorien von Unterhaltungen - 'Alle', 'Ungesehen', 'Offen', 'Erledigt'. Wählen Sie eine aus, in der Sie einen gewünschte Unterhaltung finden möchten. Sie können auch alle Unterhaltungen mit ungesehenen Änderungen markieren, indem Sie auf das Augensymbol in der oberen rechten Ecke tippen (siehe Image 34).

Es gibt auch eine Möglichkeit, einen gewünschten Kommentar zu suchen. Geben Sie in das Suchfeld das Thema oder die Nachricht einer beliebigen Unterhaltung ein und Sie werden den gewünschten schnell finden.

Suchfeld für Kommentare markiert

Sie können auch die Funktion "Erweiterte Suche" verwenden, um einen benötigten Kommentar schneller zu finden. Tippen Sie auf "Erweiterte Suche" (siehe Image 35) und es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den Namen des Erstellers eines Kommentars, das Thema und die Nachricht getrennt und auch die Priorität, falls es eine gibt, eingeben. Alle Felder sind optional, mindestens eines aber muss ausgefüllt werden.

Erweiterte Suche nach Kommentaren

Tippen Sie dann auf "Anwenden" und der gesuchte Kommentar wird angezeigt.

Gesuchter Kommentar durch die Option "Erweiterte Suche" hervorgehoben

5.4Benutzer

Wenn Sie die Option "Benutzer" wählen, erhalten Sie die Liste der Benutzer, die im Dokument vorhanden sind. Es gibt eine Option, mit deren Hilfe es möglich ist, Benutzerrechte zu bearbeiten. Außerdem können Sie weitere Benutzer einladen, indem Sie eine entsprechende Schaltfläche drücken.

Die Taste für Benutzer-Einladung markiert

Es gibt eine Option, mit deren Hilfe es möglich ist, Benutzerrechte zu bearbeiten. Tippen Sie auf einen entsprechenden Benutzer in der Liste und Sie erhalten die Liste der Rechte, die sich auf diesen Benutzer beziehen und die Sie ändern können.

Die Rechte von einem Benutzer im Dokument

Außerdem kann man weitere Benutzer einladen, indem er eine entsprechende Schaltfläche drückt (siehe Image 38).

Nachdem Sie dies angetippt haben, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie entscheiden, welche Rechte der zukünftige Teilnehmer an der Bearbeitung des Dokuments haben soll.

Die Liste von Rechten für einen eingeladenen Benutzer

Nachdem Sie alle Benutzerrechte angegeben haben, tippen Sie auf das blaue Plus und Sie sehen den nächsten Bildschirm, in dem Sie eine Nachricht an den eingeladenen Benutzer senden können. Das Nachrichtenfeld ist optional, Sie können es also leer lassen.

Nachrichtenfeld hervorgehoben

Sie können auch die andere Plus-Taste auf dem Bildschirm mit dem Nachrichtenfeld sehen. Durch Drücken dieser Taste können Sie weitere Benutzer einladen. Nachdem Sie alle benötigten Benutzer in Ihre Einladungsliste aufgenommen haben, tippen Sie auf die Schaltfläche "Einladen" oder das Häkchen-Symbol in der oberen rechten Ecke, um Einladungen zu versenden. Die Benutzer erhalten Ihre Einladung und Nachricht per E-Mail.

Hinweis: Diese Funktion zum Verwalten/Einladen von Benutzern ist nur im Überarbeitungsmodus verfügbar. In Entwurfsdokumenten ist das Benutzer-Symbol deaktiviert - ausgegraut.

5.5Dokumentenoptionen

In der rechten oberen Ecke des Dokuments befindet sich das Symbol mit den drei Punkten (siehe Image 33), durch Antippen dieses Symbols öffnen Sie die Dokumentoptionen. Diese Optionen sind für Dokumente im Entwurfs- und Überarbeitungsmodus unterschiedlich.

Im Entwurfsmodus sind solche Optionen verfügbar:

Metadaten des Dokuments ändern;

Änderungen verfolgen;

Dokument teilen;

Dokument-Link teilen.

Dokumentoptionen im Entwurfsmodus

Im Überprüfungsmodus gibt es solche Funktionen in den Dokumentoptionen:

alle Änderungen als gesehen markieren (falls es welche gibt);

alle Änderungen akzeptieren/ablehnen (falls es welche gibt);

Metadaten des Dokuments ändern;

alle Entwurfsabschnitte teilen (falls vorhanden);

alle Unterhaltungen als gelesen markieren (falls es welche gibt);

eine Ankündigung erstellen;

Dokument-Link teilen.

Dokumentoptionen im Überarbeitungsmodus

Um Metadaten zu ändern, wählen Sie diese Option und tippen dann auf ein entsprechendes Symbol.

Metadata des Dokuments ändern

Danach können Sie alle gewünschten Details Ihres Dokuments bearbeiten.