FAQ - SMASHDOCs Nutzung

December 6, 2021

1Welchen Browser brauche ich, um SMASHDOCs verwenden zu können?

Wir unterstützen alle aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Safari für Mac und Windows, Internet Explorer 11 und Edge.

FirefoxVersion 74.0 und höher
ChromeVersion 76.0.3809 und höher
Safari für MacVersion 12.1.2 und höher
EDGEVersion 80.0.361 und höher
Safari für WindowsVersion 5.1.7 und höher (nicht empfehlenswert)
Internet ExplorerVersion 11.0.10240.16384 und höher (nicht empfehlenswert)

2Was sind die Mindestsystemanforderungen für die Verwendung von SMASHDOCs?

Prozessor (CPU)1 GHz oder schneller x86 oder 64-bit Prozessor mit SSE2-Befehlssatz
BetriebssystemMicrosoft Windows oder Apple MacOS
Speicher2 GB RAM
Speicherung5 GB interne Festplatte
BandbreiteAusgehend vom Teilnehmer: 300 kbps
Eingehend zum Teilnehmer: 300 kbps

3Was sind die Systemanforderungen, um SMASHDOCs auf dem Handy zu verwenden?

iOSVersion 10 oder höher
AndroidVersion 5.0 oder höher

4Wie lösche ich Cache in dem Browser, wo ich SMASHDOCs benutze?

Für die meisten Browser können Sie eine Standardverknüpfung "Ctrl + Shift + Delete" verwenden, sodass das Dialogfenster mit den Cache-Einstellungen angezeigt wird. Hier ist die Liste der verfügbaren Verknüpfungen für Mac- und Windows-Benutzer:

BrowserMacWindows
ChromeShift + Cmd + DeleteCtrl + Shift + Delete
SafariAlt + Cmd+ Ekeine Verknüpfung
Firefoxkeine VerknüpfungCtrl + Shift + Delete
Internet Explorerkeine VerknüpfungCtrl + Shift + Delete
EDGEkeine VerknüpfungCtrl + Shift + Delete

Verknüpfungen für die Cache-Bereinigung

Wenn für den von Ihnen verwendeten Browser keine Verknüpfung verfügbar ist, können Sie die Anweisungen zum Löschen des Caches Schritt für Schritt googeln.

5Was ist der Grund, dass ich eine Fehlermeldung bekomme?

Falls Sie eine Fehlermeldung "Etwas ist falsch gegangen. Bitte laden Sie die Seite neu" bekommen, kann es an drei Fällen:

es gibt keine feste Verbindung zum Internet

mehrere Abschnitte werden sehr schnell gelöscht

die Änderungen werden sehr schnell einer nach der anderen angenommen

Bitte prüfe, ob Ihr Internetzugang zureichend funktioniert und lade die Seite neu.

6Welche Felder sind obligatorisch während der Registrierung?

Die obligatorischen Felder sind folgende:

Vorname

Nachname

E-Mail

Passwort

Passwort bestätigen

Die Felder "Unternehmen" und "Position" sind optional.

7Gibt es die Anforderungen für das Passwort?

Ja. Das Passwort soll aus mindestens 8 Zeichen (Buchstaben, mindestens ein Großbuchstabe, eine Nummer und ein nicht alphanumerisches Sonderzeichen) bestehen, das Passwort muss nicht Ihren Vornamen/Nachnamen/E-Mail enthalten, das Passwort keine Sonderzeichen, die mehr als dreimal wiederholt werden, enthalten (z.B. AAA).

Alle diesen Anforderungen werden unter dem Feld "Passwort" in roter Farbe angezeigt, sobald Sie anfangen, Ihr Passwort einzufügen.

8Ich habe mich registriert, kann mich aber nicht anmelden, was nun?

Nach der erfolgreichen Registrierung bei SMASHDOCs wird eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink versendet. Erst nach einem Klick auf diesen Link ist Ihr Account aktiviert und Sie können einloggen.

Gelegentlich kann es auch vorkommen, dass ein Mailprogramm diese E-Mail als Spam ansieht und in den Spamordner verschiebt.

Sollte die Mail nicht angekommen sein oder wurde sie versehentlich gelöscht, kann man sich einen neuen Aktivierungslink zusenden lassen, indem Sie auf der Login-Seite auf "Haben Sie Ihr Passwort vergessen?" klicken und Ihr E-Mail eingeben.

9Ich kann mich nicht einloggen, was kann der Grund sein?

Wenn Sie sich nicht ohne ersichtlichen Grund bei SMASHDOCs anmelden können, versuchen Sie zunächst, das Cache in dem von Ihnen verwendeten Browser zu löschen (sehen Sie dazu 4). Falls das nicht hilft, dann können Sie SMASHDOCs Hilfszentrum kontaktieren und eine Anfrage aus der Login-Seite einreichen. Klicken Sie auf "Hilfe" unten und Sie werden zur Seite umgeleitet, wo Sie die erforderliche Information über das Problem einfügen und dann die Anfrage senden können.

Die Taste "Hilfe", um eine Support-Anfrage aus der Login-Seite einzureichen

10Kann ich mich mit meinem Microsoft Office Konto einloggen?

Wenn Sie den MS Office Konto haben, können Sie sich mit der Funktion "Sign in mit Microsoft" einloggen. Außerdem, können Sie direkt aus MS Teams heraus Dokumente in der verbundenen SMASHDOCs-App suchen und mit einem Klick als Tab in einen Channel einbinden, mit allen Team-Mitglieder am Dokument zusammenarbeiten, die Nutzer, die keinen Office 365 Account bzw. keinen Zugang zum Team haben, per E-Mail in ein Dokument einladen.

11Wie kann ich die Sprache ändern?

Um die Profilsprache zu wechseln, klicken Sie auf Ihren Avatar und wählen Sie "Einstellungen" und noch einmal "Einstellungen". Anschließend können Sie die von Ihnen gewünschte Sprache wählen.

12Ist es möglich, die Sprache auf der Login-Seite zu ändern?

Ja, Sie können die Sprache gleich auf der Login-Seite ändern. Die entsprechende Option findet ganz unten links statt. Klicken Sie darauf und dann wählen Sie die erforderliche Sprache aus der Liste.

Die Option, die Sprache auf der Login-Seite auszuwählen

13Welche Sprachen unterstützen Sie?

Derzeit unterstützen wir Deutsch, Englisch, Französisch, Belgisches Französisch, Kanadisches Französisch, Niederländisch, Spanisch und Russisch.

14Wie kann ich die Sprache von meinem Dokument einstellen?

Um die Sprache von Ihrem Dokument einzustellen, sollen Sie die Einstellungen vom Dokument öffnen (in der linken Ecke oben) und die allgemeine Dokumentsprache definieren. Diese Sprache definiert dann die Sprache der Rechtschreibprüfung und die Sprache für den Export.

15Wie kann ich mein Profilbild herunterladen/ändern?

Klicken Sie auf Ihren Avatar und wähle "Einstellungen". Dann klicken Sie auf das Bild mit Ihren Initialen. Jetzt können Sie Ihr neues Bild einfach per Drag & Drop in das dafür vorgesehene Fenster ziehen, oder eine Datei von Ihrem Computer auswählen, welche als Profilbild genutzt werden soll.

16Kann ich die Anzeige des Datums im System ändern?

Ja, Sie können das in den Profil-Einstellungen machen. Wählen Sie ein von der vorgeschlagenen Datumsformaten aus und Sie bekommen solche Anzeige des Datums überall in Ihrem System.

17Wie kann ich mein Passwort ändern?

Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie auf Ihren Avatar, wähle "Einstellungen" und nochmal "Einstellungen". Anschließend klicken Sie auf "Sicherheit", woraufhin Sie ein neues Passwort eingeben können.

Hinweis: das neue Passwort muss nicht 5 letzten Passwörtern ähnlich sein!

18Ich habe mein Passwort vergessen, was nun?

Um ein neues Passwort zu bekommen, gehen Sie zur Log-in Seite, klicke auf "Haben Sie Ihr Passwort vergessen" und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Danach bekommen Sie auf diese E-Mail-Adresse eine Nachricht mit Instruktionen zum Einstellen eines neuen Passwortes.

19Kann ich meine E-Mail-Adresse wechseln?

Nein. Das Ändern Ihrer E-Mail-Adresse ist nicht möglich.

20Wo finde ich einen Überblick über meine Dokumente?

Sie erhalten jederzeit den Überblick über alle Ihre Dokumente. Klicken Sie dazu entweder direkt nach dem Login links auf den Tab "Meine Dokumente" oder, falls Sie gerade in der Bearbeitung eines Dokuments sind, oben links auf das SMASHDOCs Logo.

21Wie erstelle ich ein neues SMASHDOCs Dokument?

Um ein neues SMASHDOCs Dokument zu erstellen, klicke in der Dokumentenübersicht rechts unten auf den grünen Plus-Button und wähle "Dokument schreiben" aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster, indem Sie die Metadaten Ihres Dokuments erfassen können, wie Dateiname, Titel und Untertitel des Dokuments, Beschreibung, Tags und eine Fußzeile. Mit Klick auf den Button "Dokument erstellen" wird das neue SMASHDOCs Dokument gespeichert und Sie können mit der Bearbeitung des Dokuments beginnen .

Ein neues SMASHDOC wird zunächst immer als Entwurfs-Dokument gespeichert, welches nur Sie einsehen und bearbeiten können. In diesem Modus werden keine Änderungen protokolliert, bis Sie den Button "Änderungen nachverfolgen" in der rechten oberen Ecke drücken. Möchten Sie auch anderen Nutzern ebenfalls Zugriff darauf geben, müssen Sie es zur Bearbeitung freigeben. Dazu drücken Sie den Button "Teilen" in der rechten oberen Ecke des Dokuments.

22Kann ich eine Word Datei in SMASHDOCs importieren?

Sie können Word Dateien in SMASHDOCs importieren und dabei auch selbst entscheiden welche SMASHDOCs Absatzstile mit welchen WORD-Vorlagen verknüpft werden sollen.

23Warum werden einige Word Dateien sofort im Überarbeitungsmodus importiert?

Es gibt manche Fälle, wenn ein Word Dokument sofort im Überarbeitungsmodus importiert wird, nämlich:

es gibt Kommentare im Dokument

die Nachverfolgung von Änderungen wurde schon in Ms Word aktiviert.

Zu einem Dokument im Überarbeitungsmodus können weitere Benutzer hinzugefügt werden. Der Einladungsdialog kann über "Optionen" und dort über das Untermenü "Benutzer einladen" aufgerufen werden.

24Was ist der Unterschied zwischen dem Dateinamen und dem Dokumententitel?

Der Dokumententitel ist das, was als Überschrift in Ihrem Export erscheint. Sie müssen also nicht extra eine Überschrift in Ihr Dokument einfügen. Im Dateinamen können Sie das Dokument genauer bezeichnen. Hier ein Beispiel: schreiben Sie ein Handbuch, wäre der Dokumententitel "Handbuch Version 2.0". Exportieren Sie Ihr Dokument, wird genau dieser Titel als Überschrift gesetzt. Im Dateinamen können Sie weitere Informationen hinterlegen, beispielsweise "Handbuch für Kopiergerät XY, Version 2.0, Deutsch". Dieser erscheint nicht in Ihrem Export.

In Ihrer Dokumentenliste wird der Dateiname des Dokuments angezeigt. Unsere Suchfunktion berücksichtigt natürlich sowohl Dateiname als auch Dokumententitel bei der Stichwortsuche.

25Wie kann ich ein Dokument umbenennen?

Öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf "Dokumentenoptionen" und wählen Sie "Metadaten bearbeiten" aus. Danach öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Metadaten des Dokuments ändern können.

Alternativ funktioniert das auch über die Dokumentenliste. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Dokument und wählen Sie "Bearbeiten" aus. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie die Metadaten ändern können.

Klicken Sie auf "Dokument speichern" um die Änderungen zu speichern.

Das Gleiche können Sie machen um Titel, Untertitel, Beschreibungen, Tags und auch die Fußzeile zu bearbeiten.

26Warum kann ich den Namen eines Dokuments nicht ändern?

Sie haben nicht die richtige Nutzerrolle oder die dafür nötigen Zusatzrechte.

Nur Benutzer mit der Rolle "Entscheiden" und der zusätzlichen Berechtigung "Admin" können den Namen eines Dokuments ändern.

Dies gilt für den Namen des Dokuments, den Titel, den Untertitel, die Beschreibung, die Tags und die Fußzeile.

Für weitere information über die Nutzerollen, lesen Sie FAQ (Welche verschiedenen Nutzerrollen gibt es?).

27Wie komme ich zu der Dokumentenliste aus einem geöffneten Dokument heraus?

Klicken Sie auf das SMASHDOCs-Logo in der oberen linken Ecke und Sie kehren zu Ihrer Dokumentenliste zurück.

28Wie kann ich ein Dokument kopieren?

Um ein Dokument zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument in der Dokumentenliste, oder klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Kontextmenü-Button und wählen Sie "Kopieren".

Danach öffnet sich eine Dialogbox, in der die Referenzdaten des neuen Dokuments eingegeben werden können. Nach einem Klick auf „Dokument speichern“, wird das Dokument in der aktuell angezeigten Dokumentenliste erscheinen.

29Kann ich auch offline Dokumente bearbeiten?

Nein. SMASHDOCs ist eine reine Web-Anwendung, d.h. Sie brauchen immer eine Internetverbindung, um damit arbeiten zu können.

30Was soll ich machen, wenn ich die Überflüssige Leerzeichen in meinem Dokument habe?

Für diese Anforderung ist die Funktion "Putzroutinen" umgestellt. In dieser Funktion sollen Sie "Überflüssige Leerzeichen löschen" auswählen und das wird automatisch gemacht.

"Putzroutinen" und die Funktion "Überflüssige Leerzeichen löschen" sind hervorgehoben

31Kann ich Dokumente auch auf meinem Smartphone oder Tablet erstellen und bearbeiten?

Sie können Ihre Dokumente über die SMASHDOCs mobile App in iOS oder Android Operationssystemen bearbeiten. Leider, ist es zurzeit unmöglich, neue Dateien über mobile App zu erstellen. Die Dokumentenliste und der Inhalt werden jedoch entsprechend der Webversion aktualisiert. Außer der Bearbeitung können Sie auch Änderungen nachverfolgen, über vorgeschlagene Änderungen entscheiden, Kommentare erstellen und vorhandene beantworten, während Sie unterwegs sind. Mehr Information finden Sie im Handbuch für die mobile App.

32Ist es möglich, SDs zu Projekten zusammenzufassen?

Ja, mit unserer Funktion "Projekte" können Sie separate Projekte erstellen und so viele SDs hinzufügen, wie Sie möchten. Auf diese Weise befinden sich alle Dokumente, die sich z.B. auf das Marketingprojekt beziehen, an einem Ort und können später als ein Dokument exportiert werden. Mehr Information über Projekte können Sie hier finden: Modul "Projekte".

33Ich möchte dem Projekt Dokumente hinzufügen, aber in der Liste werden keine Dokumente angezeigt. Was soll ich tun?

Zu Beginn werden in der Liste keine Dokumente angezeigt, nachdem Sie auf "Dokumente zum Projekt hinzufügen" geklickt haben. Sie müssen das Suchfeld mit dem gewünschten Suchbegriff ausfüllen, damit Dokumente in der Liste angezeigt werden.

34Ist es möglich, in Projekten einige Dokumente zum einzelnen Dokument zu vereinigen?

Diese Funktion ist möglich. Sie können so viele Dokumente, wie Sie brauchen, zu Ihrem Projekt hinzufügen, alle oder einige Dokumente auswählen und die zum einzelnen Dokument generieren.

35Wenn ich das Projekt mit darin enthaltenen Dokumenten lösche, werden diese Dokumente auch gelöscht?

Nein, wenn Sie das Projekt löschen, werden doch alle Dokumente im Ordner "Meine Dokumente" bleiben.

36Was ist, wenn ich das Dokument direkt aus dem Projekt lösche? Wird es überall gelöscht?

Nein. Es wird nur aus dem Projekt und nicht aus SMASHDOCs selbst gelöscht.

37Kann man die Schriftart in SMASHDOCs ändern?

Welche Schriftart Sie in Ihrem SMASHDOCs Dokument verwenden möchten, können Sie im Formatierungsmenü wählen. Ob diese Einstellungen in das Exportformat übernommen werden, hängt von Ihrem hinterlegten Template ab. Bei SMASHDOCs Premium wird Ihr Dokument direkt in das von Ihnen eingestellte Format exportiert und Sie müssen Ihnen um die richtige Schriftart und die Formatierung keine Sorgen machen. Bei einem Standard Export können Sie die Schriftart dann im Word Dokument anpassen.

38Kann man die Schriftgröße in SMASHDOCs ändern?

Man kann die Schriftgröße nicht ändern, aber man kann jederzeit über die Zoom-Taste Texte in Abschnitten, Tabellen, Bild- / Tabellenbeschriftungen vergrößern.

Standard ist 100%.

Zoom-Taste hervorgehoben

39Wie kann ich einen neuen Textabschnitt einfügen?

Klicken Sie auf einen Textabschnitt und drücke ENTER, um darunter einen neuen Text zu erstellen.

40Kann ich auch Inhalte aus anderen SMASHDOCs-Dokumenten und externen Quellen einfügen?

Ja, das ist möglich.

Kopieren Sie einfach die Textpassagen, die Sie in Ihr SMASHDOCs-Dokument einfügen möchten, mit Ctrl / CMD + C und fügen Sie sie mit Ctrl / CMD + V an die gewünschte Stelle ein.

SMASHDOCs erstellt dafür einen neuen Abschnitt.

Wenn Sie die Textpassagen in einen vorhandenen Abschnitt einfügen möchten, verwenden Sie die Tastenkombination Strg / CMD + Shift + V.

41Kann ich die Abschnitte zusammenführen?

Befindet sich das Dokument im Entwurfsmodus (und Änderungen werden nicht aufgezeichnet), ist das Vorgehen analog zu Word.

Befindet sich das Dokument im Überarbeitungsmodus, in welchem Änderungen ja abschnittsweise aufgezeichnet werden, geht ein Zusammenführen von zwei Abschnitten auch über BACKSPACE am Beginn eines Abschnitts. Jedoch zusätzliche Bestätigung ist erforderlich.

Bestätigung nach Drücken von BACKSPACE für das Zusammenführen von Abschnitten im Überarbeitungsmodus hervorgehoben

42Wie ändere ich die Ausrichtung der Seite auf Querformat?

Um die Seitenausrichtung zu ändern, gehen Sie zum Kontextmenü des Text- / Bild- / Tabellenabschnitts, klicken Sie auf „Sonstiges und wählen Sie "Wechsel auf Querformat".

Option "Wechsel auf Querformat" hervorgehoben

Sobald Sie die Querformatausrichtung angewendet haben, sehen Sie das Orientierungstrennzeichen "Querformat" oben im Abschnitt. Bitte beachten Sie, dass das Querformat in einem bestimmten Abschnitt auf alle nachfolgenden Abschnitte angewendet wird, bis Sie es wieder in den Hochformatmodus versetzen.

Wichtig: Der Wechsel zum Querformat in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument ist ausschließlich für Benutzer mit den Rollen "Vorschlagen", "Entscheiden" verfügbar.

Beachten Sie bitte auch, dass der Orientierungsschalter im SMASHDOCs-Editor nicht sichtbar ist und wird nur in der exportierten Datei angewendet.

43Wie kann ich einen Abschnitt löschen?

Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie löschen möchten. Danach erscheint ein kleines Mülleimersymbol am oberen rechten Rand des Abschnitts, klicken Sie darauf.

Befindet sich ein Dokument im Entwurfsmodus, wird der Abschnitt vollständig gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

In Dokumenten, die zur Überprüfung freigegeben werden, wird der Abschnitt dann als roter durchgestrichener Text angepasst und zum Löschen vorgeschlagen.

44Wie kann ich Überschrift erstellen?

Um aus bestehenden Textabschnitten eine Überschrift zu machen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Textabschnitt, den Sie als Überschrift haben möchten. Dann klicken Sie in der Formatierungsliste oben auf "Überschrift" und wählen Sie die Überschriftebene.

Erstellen der Überschrift ohne Gliederungsnummern hervorgehoben

45Wie kann ich eine Überschrift mit Gliederungsnummern erstellen?

Wenn Sie eine Überschrift nummerieren möchten, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Textabschnitt, den Sie als Überschrift haben möchten. Dann klicken Sie oben in der Formatierungsliste auf "Überschrift-Gliederungsnummeriert" und wählen Sie die Überschriftebene.

SMASHDOCs bietet Ihnen immer die logisch richtige Nummerierung. Auch wenn Sie die Überschriften mit Nummerierungen verschieben, wird die verbleibende Nummerierung automatisch angepasst.

Erstellen der Überschrift mit Gliederungsnummern hervorgehoben

46Wie kann ich die Textabschnitte verschieben?

Die Textabschnitte können sowohl im Entwurfs- als auch im Überprüfungsmodus verschoben werden.

Um das zu machen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Abschnitt, den Sie verschieben möchten, bewegen Sie die Maus an den linken Rand des Bereichs, wo sogenannter "Handler" erscheint. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf diesen Handler und ziehen Sie den Abschnitt an die gewünschte Position.

47Wie kann ich eine Liste erstellen?

Markieren Sie die Abschnitte, die nummeriert werden sollen. Bitte beachten Sie, dass die Abschnitte, die Sie auswählen möchten, direkt untereinander liegen müssen.

Klicken Sie in der Formatierungsleiste auf "Liste" und die Abschnitte werden formatiert.

Erstellen von einer nicht nummerierten Liste hervorgehoben

48Wie kann ich nummerierte Listen erstellen?

Markieren Sie die Abschnitte, die nummeriert werden sollen. Bitte beachten Sie, dass die Abschnitte, die Sie auswählen möchten, direkt untereinander liegen müssen.

Klicken Sie in der Formatierungsleiste auf "Liste-nummeriert" und die Abschnitte werden formatiert.

Erstellen einer nummerierten Liste hervorgehoben

49Wie kann man den Text formatieren?

Um einen Text zu formatieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Textabschnitt oder einzelne Wörter.

Wählen Sie oben in der Formatierungsleiste oder aus dem Formatierungsmenü in der linken Seitenleiste eine oder mehrere Formatierungsfunktionen aus. Der gesamte Abschnitt oder die markierten Wörter werden dann entsprechend formatiert.

Die folgenden Formatierungsoptionen sind für den Text verfügbar:

Fett

Kursiv

Unterstrichen

Durchgestrichen

Transkript

Kapitälchen

Hochgestellt

Tiefgestellt

Hervorheben

Ausrichtung (links, rechts, zentriert, ausgerichtet)

Formatierungsoptionen für einen Text hervorhogeben

Formatierungsmenü in der linken Seitenleiste

50Kann man den Text in SMASHDOCs farbig markieren?

In der Standardversion von SMASHDOCs ist es nicht möglich den Text farbig markieren.

Der Benutzer kann nur die Hintergrundfarbe auswählen.

Bitte beachten Sie jedoch: die Einstellungen zur Hintergrundfarbe, wird nach dem Export nicht übernommen. Deswegen empfehlen wir Ihnen farbige Änderungen am Text, erst nach dem Export in das gewünschte Format zu umzuwandeln.

51Kann ich herausfinden, wie viele Wörter in meinem SMASHDOC sind?

Ja, das können Sie entweder für das gesamte Dokument oder nur für den ausgewählten Abschnitt machen. Um eine Übersicht über die Anzahl der Wörter/Zeichen, mit und ohne Leerzeichen, zu erhalten, gehen Sie auf die Registerkarte "Dokumentoptionen anzeigen" und klicken Sie auf "Wörter / Zeichen zählen''. Sie können Fußnoten manuell ausschließen, indem Sie die entsprechende Zeile anklicken. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig eingeschaltet.

"Wörter / Zeichen zählen" hervorgehoben

Falls Sie die Anzahl der Wörter und Zeichen nur in ausgewählten Abschnitten brauchen, markieren Sie diese Abschnitte und Sie bekommen den entsprechenden Bericht.

Wörter/Zeichen Bericht nur für ausgewählte Abschnitte

52Wenn ich ein Wort gelöscht, aber nicht diese Löschung angenommen habe, werde ich die Änderungen im Wortzahl-Bericht sehen?

Ja, Sie werden das bemerken. Unabhängig davon, ob Sie die Löschung angenommen haben oder nicht, werden weniger Wörter im Bericht nach der Löschung angezeigt.

53Kann ich in SMASHDOCs auch mit Tastaturkommandos arbeiten?

In jedem SMASHDOCs Dokument können Sie natürlich auch mit Tastaturkommandos arbeiten. Hier haben Sie eine Übersicht, welche Tastenkombinationen es gibt:

1.Abschnitte (grundsätzlich)

Ausschneiden: CMD/STRG + X

Kopieren: CMD/STRG + C

Einfügen: CMD/STRG + V

Änderungen in einem Review-Abschnitt speichern: CMD/STRG + S

Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigeben: CMD/STRG + SHIFT + S

2.Weblink speichern: TAB + Enter

3.Fußnote speichern: TAB + Enter

4.Kommentare

Kommentar erstellen: TAB + Enter

Antwort zu Kommentar senden: CMD + Return

5.Tabellen

Zeilenumbruch in Tabellen: CMD/CTRL + Enter

Um die Liste mit allen in SMASHDOCs verfügbaren Verknüpfungen anzusehen, klicken Sie im Menü unter Ihrem Avatar auf die Schaltfläche "Liste aller Tastenkürzel".

Shaltfläche "Liste mit allen Tastenkürzel" hervorgehoben im Menü unter Avatar

54Kann ich in SMASHDOCs Unicodezeichen direkt über die Tastatur eingeben?

Unter Windows können Sie jedes Unicodezeichen mit der entsprechenden Codepoint-Tabelle direkt über die Tastatur eingeben; z.B. für → (Pfeil nach rechts) Tastenkombi: Alt + 26.

Unter Mac können die Systemerweiterung "Tastaturübersicht", die Zwischenablage (z.B. aus List of Unicode characters die SD-Sonderzeichentabelle zur Eingabe verwendet werden.

55Ist das Sonderzeichen "Zeilenumbruch" in Textabschnitten erreichbar?

Zurzeit, ist das Sonderzeichen "Zeilenumbruch" nur in Fußnoten erreichbar.

56Wie kann ich mehrere Textabschnitte gleichzeitig auswählen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Textabschnitt, drücken Sie und halten Sie Shift für Windows- oder Shift+CMD für MAC-Benutzer. Dann klicken Sie auf den anderen Textabschnitt oben oder runter.

Alle Abschnitte, die zwischen den beiden ausgewählten Textabschnitten liegen, werden markiert.

Es ist leider nicht möglich mehrere Abschnitte aus verschiedenen Teilen des Dokuments auswählen.

Durch die Auswahl mehrerer Abschnitte haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitig weitere Aktionen auszuführen:

Die Abschnitte verschieben (innerhalb des Dokuments)

Die Abschnitte zur Überarbeitung freigeben (in Entwurfsabschnitten)

Änderungen akzeptieren oder ablehnen

Listen (nummerierte) erstellen

Formatieren

Kopieren

Löschen

57Wie kann ich ein Dokument importieren?

Klicken Sie rechts unten in der Dokumentenansicht auf den grünen Plus-Button und wählen Sie "MS Word Dokument importieren" aus. In einem Dialogfenster können Sie jetzt ein Dokument entweder per Drag & Drop einfügen oder Ihren PC danach durchsuchen. Im zweiten Schritt können Sie entscheiden, wie die Formatierungen in SMASHDOCs übernommen werden sollen. Bearbeiten Sie im dritten und letzten Schritt jetzt noch die Metadaten Ihres Dokuments und klicke auf "Dokument erstellen". Ihr MS Word Dokument wird importiert und als Entwurfsdokument in der Dokumentenliste angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass SMASHDOCs nur den Import von .docx-Dateien unterstützt. Dateien im .doc-Format können nicht hochgeladen werden.

58Welche Typen von Dateien kann ich importieren?

Derzeit können Sie Dokumente in .docx-Format und in .sdox-Format in SMASHDOCs importieren.

59Warum kann ich Dokumente nur als .docx importieren?

Das hat einen technischen Hintergrund. Docx ist das Standardformat ab der MS Word Version von 2007 und damit einfach aktueller. Außerdem ist es viel platzsparender und schneller als das doc-Format, da es das Layout in XML- und CSS-Dateien speichert. Deshalb können Sie auch in SMASHDOCs nur die aktuelle .docx-Version importieren.

60Warum funktioniert der Import des Word-Dokuments nicht?

Dafür könnte es zwei Gründe geben:

Es ist kein Dokument im ".docx" Format.

In Ihrem Dokument befinden sich Inhalte oder Formate, die einen Import (noch) verhindern. Es ist leider so, dass in MS Word eigentlich alles möglich ist, was in wenigen Fällen dazu führen kann, dass ein Import nicht funktioniert.

In diesem Fall erstellen Sie einfach ein Support-Ticket über https://support.smashdocs.net/de und senden Sie uns das Word-Dokument, das nicht importiert werden kann. Gerne analysieren wir das Dokument auf Fehler und beseitigen sie, wenn möglich, damit Sie Ihr Dokument in Zukunft importieren können.

Jeder uns gemeldete Fehler hilft uns, den Import weiter zu verbessern!

61Sind SDOX-Vorlagen für Import in allen Systemen gleich oder können sie nach der Anfrage angepasst werden?

SDOX-Vorlagen werden über die AdminUI Seite von SMASHDOCs Professionell Services-Team eingestellt und sind immer nach der Kundenanfrage angepasst.

62Was soll ich tun, wenn ich mein Dokument nicht in die SDOX-Vorlage importieren will?

In diesem Fall sollen Sie das Feld für die Auswahl der Vorlage leer lassen.

Das Feld für die Auswahl der Vorlage

63Ich habe in einem meiner Word Dokumente Änderungen im Korrekturmodus eingefügt, möchte das Dokument nun aber in SMASHDOCs importieren und weiter bearbeiten. Werden die Änderungen sowie deren Verlauf auch übernommen?

Der Import von Änderungsverläufen von Word Dokumenten ist momentan noch nicht möglich - wir arbeiten aber daran! Importiert wird also ausschließlich der Text Ihres Dokuments, das Einfügen von Änderungen und deren Aufzeichnung geht mit SMASHDOCs aber sowieso viel einfacher ;-)

64Wie kann ich ein Dokument löschen?

Sie können Dokumente ganz einfach in den Papierkorb verschieben, indem Sie in der Dokumentenliste auf das Symbol rechts vom Dokumentennamen klicken und im Kontextmenü "In den Papierkorb schieben" auswählen. Liegt das Dokument im Papierkorb, können Sie es genauso leicht wiederherstellen. Öffnen Sie den Ordner "Papierkorb" und klicken Sie im Kontextmenü einfach auf "wiederherstellen". Bitte beachten Sie, dass wiederhergestellte Dokumente im Ordner "Meine Dokumente" landen und Sie sie von dort, wenn gewünscht, erneut verschieben können.

65Wie kann ich einen neuen Ordner erstellen?

Um neuen Ordner zu erstellen, gehen Sie zur "Meine Dokumente". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Meine Dokumente" und wählen Sie "Neuen Ordner anlegen". In neuen Fenster geben Sie den Namen vom Ordner ein und drücken Sie auf "Ordner erstellen".

Der Ordner wird erstellt und erscheint links unter dem Hauptordner "Meine Dokumente".

Die Ordner in aufeinanderfolgenden Hierarchiestufen können entsprechend über das jeweilige Kontextmenü eines Unterordners platziert werden.

66Wie kann ich den Ordner umbenennen?

Klicken Sie auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten, wählen Sie dann "Bearbeiten" aus. Danach öffnet sich eine Dialogbox, in welche der neue Name des Ordners eingegeben werden kann. Der Name wird aktualisiert, nachdem Sie auf "Ordner speichern" klicken.

67Wie kann ich die Dokumente und die Ordner verschieben?

Es gibt zwei Varianten, wie man Dokumente und Ordner verschieben kann. Zum einen per Drag & Drop: wählen Sie den Ordner oder das Dokument, das verschoben werden soll, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um es an die neue Position zu ziehen. Für Ordner: sollten sich bereits Ordner auf dieser Ebene befinden, wird der neue Ordner automatisch in alphabetischer Reihenfolge in die Struktur eingefügt.

Sie können Dokumente auch über das Kontextmenü verschieben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Verschieben" aus.

Im Anschluss sehen Sie eine Dialogbox mit allen Ordnern. Klicken Sie auf den Ordner, um ihn hierher zu verschieben. Die Dialogbox schließt sich und das Dokument wird verschoben.

68Wie kann ich einen Ordner mit Dokumenten löschen?

Wird ein Ordner mit Dokumenten gelöscht, so werden diese automatisch in den Ordner "Meine Dokumente" verschoben. Sollen die Dokumente mit gelöscht werden, müssen sie einzeln gelöscht werden. Wie dies funktioniert finden Sie in FAQ 64(Wie kann ich ein Dokument löschen?).

69Warum können zur Bearbeitung freigegebene Dokumente nicht mehr gelöscht werden?

Dokumente, die einmal zur Bearbeitung freigegeben wurden, können von einer Vielzahl von Personen bearbeitet werden. Auch als Administrator und Ersteller des Dokuments können Sie dieses nicht endgültig löschen. Jeder Benutzer kann das Dokument zwar in den Papierkorb verschieben, allerdings nur in seinen eigenen. Er erhält dann keine Benachrichtigungen über neue Änderungen oder Kommentare im Dokument mehr. Alle anderen Nutzer sehen das Dokument weiterhin in ihrer Dokumentenliste und können es wie gewohnt bearbeiten und untereinander abstimmen. So verhindern wir, dass Dokumente und ihre Historie unberechtigt gelöscht werden.

70Wie kann ich die Tooltips ein- bzw. ausschalten?

Tool-Tipps sind Nutzungshinweise, die erscheinen, wenn Sie mit dem Mauszeiger über ein Icon fahren. Sie zeigen Ihnen also an, welche Funktion sich hinter diesem Button verbirgt.

Ein- bzw. ausschalten können Sie sie, indem Sie in der Dokumentenliste auf Ihr Profilbild klicken und "Einstellungen" auswählen. Unter "Einstellungen" finden Sie nun "Tooltips anzeigen". Setzen Sie ein Häkchen, sind sie eingeschaltet, ohne das Häkchen nicht.

71Wie werden Änderungen in Textabschnitten gespeichert?

Haben Sie Ihr Dokument noch nicht zur Bearbeitung freigegeben, werden Änderungen automatisch gespeichert. Nach der Freigabe an andere Nutzer werden Ihre Änderungen in Review-Abschnitten automatisch gespeichert, sobald Sie außerhalb des Abschnittes klicken. Sie können die Änderungen auch manuell über die Tastenkombination CMD/STRG + S speichern oder Sie klicken auf den grünen Button, der am rechten oberen Rand erscheint, sobald Sie neue Änderungen einarbeiten.

72Was bedeutet "Review starten"?

"Review starten" bedeutet Ihr Dokument anderen Nutzern zur Bearbeitung freizugeben. Im Prozess des Review starten, laden Sie beliebig viele Nutzer zum Dokument ein und vergibst verschiedene Nutzerrollen (siehe FAQ (Welche verschiedenen Nutzerrollen gibt es?) ). Anschließend können Sie Ihr Dokument gemeinsam mit den eingeladenen Nutzern bearbeiten.

73Wie lade ich andere Nutzer zu einem Dokument ein?

Haben Sie Ihr Dokument noch nicht mit anderen Nutzern geteilt, dann klicken Sie in der Kopfzeile des Dokuments auf den blauen Button "Zur Überarbeitung freigeben". Es öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können nun die Namen bzw. E-Mail-Adressen der Nutzer eingeben, mit denen Sie das Dokument gemeinsam bearbeiten möchten. Klicken Sie abschließend auf "Zur Überarbeitung freigeben" und die Nutzer werden zu Ihrem Dokument eingeladen.

Haben Sie Ihr Dokument bereits anderen Nutzern zur Bearbeitung freigegeben, möchten aber weitere hinzufügen, dann klicken Sie auf "Dokumentenoptionen" und wählen Sie "Benutzer einladen". Auch hier öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können weitere Nutzer zu Ihrem Dokument einladen, indem Sie die Namen bzw. E-Mail-Adressen der Personen eingeben.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Nachricht zu verfassen, die zusammen mit der Standardnachricht über die Einladung zur Zusammenarbeit für alle erwähnten Benutzer gesendet werden kann.

74Welche verschiedenen Nutzerrollen gibt es?

Bei SMASHDOCs gibt es insgesamt vier verschiedene Nutzerrollen:

Lesen: darf nur lesen

Kommentieren: darf auch Konversationen erstellen bzw. auf diese antworten

Bearbeiten: darf zusätzlich Texte, Bilder und Tabellen hinzufügen, Änderungsvorschläge im Dokument machen, aber weder darüber entscheiden noch Bilder oder Tabellen löschen

Entscheiden: darf zusätzlich über Änderungsvorschläge entscheiden sowie Bilder oder Tabellen löschen

Anders als bei den Zusatzrechten (siehe FAQ (Was sind Zusatzrechte?) ), kann pro Nutzer nur eine Nutzerrolle vergeben werden. Die Vergabe und Änderung der Nutzerrollen in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument, obliegt außerdem nur denjenigen Nutzern, die das Zusatzrecht "Ist Admin" besitzen!

75Was sind Zusatzrechte?

Bei SMASHDOCs gibt es drei Zusatzrechte, die neben der jeweiligen Nutzerrolle vergeben werden können:

Ist Admin (kann über die Rollen und Zusatzrechte anderer Nutzer entscheiden)

Einladen (kann weitere Nutzer zum Dokument einladen)

Abschnittshistorie (kann den vollständigen Verlauf der Versionen in einem Dokument einsehen)

Export (kann Dokumente in jedes erreichbare Format exportieren)

Versionen (kann Versionen erstellen und alle Optionen mit Versionenn erledigen)

Putzroutinen (kann Putzroutinen im Dokument führen)

Anders als bei der Nutzerrolle, kann bei den Zusatzrechten pro Nutzer entschieden werden, wie viele er erhält. So können einem Nutzer auch alle drei Zusatzrechte zugewiesen werden.

76Wie viele Nutzer kann ich zu einem Dokument einladen?

Die Anzahl der Nutzer, die Sie zu einem Dokument einladen können, hängt individuell von der gewählten Benutzer Option ab. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

77Ich habe einen Nutzer zu einem Dokument eingeladen, möchte das jedoch rückgängig machen. Geht das?

Möchten Sie, dass ein Nutzer nicht mehr an einem Dokument mitarbeiten kann, haben Sie die Möglichkeit, ihn am Dokument zu deaktivieren.

Zur Deaktivierung öffne einfach die Benutzerliste und entferne beim entsprechenden Nutzer das Häkchen bei "Aktiv".

Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bzw. Reaktivierung von Nutzern nur von Dokumenten-Administratoren durchgeführt werden kann.

Deaktivierte Nutzer werden sofort, automatisch per E-Mail, über die Deaktivierung benachrichtigt und sehen das Dokument dann nicht mehr in ihrer Dokumentenliste. Sofern ein Nutzer gerade das Dokument geöffnet hat, während er deaktiviert wird, kann er nicht mehr am Dokument weiterarbeiten und wird entsprechend am Bildschirm über seine Deaktivierung informiert. Ein deaktivierter Nutzer findet das Dokument auch nicht mehr über die Suche und kann es auch nicht mehr über den Dokumentenlink öffnen.

Deaktivierte Nutzer werden auch von der Liste „Aktiv“ gelöscht und werden ab dann nur noch unter der Liste „Inaktiv“ angezeigt.

Möchten Sie einen deaktivierten Nutzer wieder reaktivieren, setzen Sie bei "Aktiv" einfach wieder ein Häkchen. Der reaktivierte Nutzer erscheint danach wieder in der Liste „Aktiv“, wird automatisch per E-Mail über die Reaktivierung benachrichtigt, sieht das Dokument wieder in seiner Dokumentenliste und kann es wieder öffnen.

78Wie kann ich die Rechte vom Benutzer, den ich zu meinem Dokument eingeladen habe, ändern?

Bei der Einladung des Benutzers können Sie in der Registerkarte "Rechte" wechseln und nur die entsprechenden Rechte aktiviert lassen. Nachdem Sie den Benutzer eingeladen haben, können Sie die Rechte durch die Benutzerverwaltung ändern.

79Kann ich die Nutzerrollen auch nachträglich noch ändern?

Ja. In "Dokumentoptionen" finden Sie unter "Optionen" die Möglichkeit "Benutzer verwalten", welche Ihnen eine Übersicht aller Nutzer bietet, die an diesem Dokument mitarbeiten. Hier können Sie die Rollen der Nutzer ändern.

Aber Achtung: Sie können nur die Rolle an andere Nutzer vergeben, die auch Sie selbst haben. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise die Rolle "Vorschlagen" haben, können Sie anderen Nutzern nicht die Rolle "Entscheiden" zuweisen, da diese Rolle mehr Rechte besitzt als Sie in diesem Fall selber haben. Außerdem ist es nur möglich, die Nutzerrollen zu bearbeiten und zu ändern, wenn Sie die "Admin"-Berechtigung haben, andernfalls können Sie nicht auf die Rollen und Zusatzrechte zugreifen.

80Ich bin zu einem Dokument eingeladen worden - wo sehe ich, welche Nutzerrolle ich habe?

Wenn Sie wissen möchten, welche Nutzerrolle Sie in einem Dokument besetzen, können Sie das einfach in "Dokumentoptionen" sehen.

Anzeige der Nutzerrolle im Dokument hervorgehoben

81Kann ich meine Nutzerrolle im Dokument ändern?

Ja, obwohl es nur dann möglich ist, wenn Sie die Rechte des Administrators in dem entsprechenden Dokument haben. Um das zu machen, klicken Sie links in der Tableiste auf den Tab "Dokumentenoptionen anzeigen" und dann auf "Benutzer verwalten". Die Dialogbox wird geöffnet und Sie können Ihre Nutzerrolle ändern.

82Wo kann ich alle Nutzer, die an einem Dokument arbeiten, einsehen?

Einen Überblick über alle Nutzer, die an einem Dokument gemeinsam arbeiten, erhalten Sie in der "Benutzerliste", die Sie in der Kopfzeile eines jeden Dokuments unter "Dokumentenoptionen anzeigen" abrufen können. Dort sind alle Nutzer inkl. deren Rollen, Zusatzrechte und Aktivitätsstatus aufgelistet.

83Ich bin zu einem Dokument eingeladen worden - wo finde ich das neue Dokument?

Ein neues Dokument finden Sie immer unter "Meine Dokumente". Anschließend können Sie es nach Belieben in einen anderen Ordner verschieben.

Ist das neue Dokument noch ungeöffnet, erscheint außerdem in der linken Spalte eine Benachrichtigung. So können Sie das neue Dokument noch leichter finden.

Tab "Ungeöffnet" in der Tableiste links hervorgehoben

Werden Sie zu einem neuen Dokument eingeladen, erhalten Sie zusätzlich immer eine E-Mail. Sie können einfach auf den in der E-Mail eingefügten Link klicken und werden direkt zum Dokument weitergeleitet.

84Wie erfahre ich, ob mich jemand zu einem Dokument eingeladen hat?

Werden Sie von einem Nutzer zu einem Dokument eingeladen, erhalten Sie von SMASHDOCs eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse. Darin wird Ihnen angezeigt, von wem Sie eingeladen wurden, welches Dokument für Sie freigegeben wurde und außerdem einen Link, mit dem Sie das Dokument unmittelbar öffnen können.

Das neue Dokument finden Sie aber auch in der Dokumentenübersicht "Meine Dokumente", sehen Sie dazu FAQ (Kann ich meine Nutzerrolle im Dokument ändern?).

85Wie kann ich die Änderungen im Überprüfungsmodus einfügen?

Falls Sie etwas im Überprüfungsmodus korrigieren wollen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Abschnitt, in welchen Sie Vorschläge für Änderungen einfügen möchten. Nachdem Sie das getan haben, gibt es mehrere Möglichkeiten zum Sichern:

Klicken Sie auf den grünen Knopf am oberen rechten Rand des Abschnitts

Aktivieren Sie die Tastenkombination Ctrl / CMD + S

Klicken Sie einfach außerhalb des Abschnitts

Beachten Sie: die Vorschläge für Änderungen können nur eingefügt werden, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben und der Abschnitt bereits zur Überprüfung freigegeben wurde. Im Fall eines Entwurfsabschnitts, den Sie nicht erstellt haben, ist eine Bearbeitung erst dann möglich, wenn dieser zur Bearbeitung freigegeben wurde.

86Warum können andere Benutzer meine neu eingestellten Abschnitte in einem zur Überarbeitung freigegebenen Dokument nicht bearbeiten?

Neu eingefügte Abschnitte in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument, werden zuerst als Entwurfsabschnitte gespeichert, die Sie ausschließlich als Ersteller bearbeiten können. Andere Benutzer können den Inhalt dieser Abschnitte nicht bearbeiten.

Die einzige Ausnahme: wenn Sie "Admin" und / oder "Entscheiden" sind, können Sie auch Ihre eigenen Entwurfsabschnitte und die Entwurfsabschnitte anderer Benutzer freigeben.

87Wie kann ich einen Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigeben?

Um einen Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freizugeben, klicke auf den Entwurf, den Sie zur Überarbeitung freigeben möchten. Ein blauer Pfeil erscheint am oberen rechten Rand. Durch einen Klick auf den Pfeil wird der Abschnitt zur Überarbeitung für die anderen Benutzer freigegeben.

88Kann ich Entwurfsabschnitte auch von anderen Nutzern sehen?

Ja, es gibt den Filter "Anderer Benutzer" in der Liste der Entwurfsabschnitte links, den Sie aktivieren sollen, um die Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern im Dokument zu sehen.

Aktivierter Filter "Anderer Benutzer"

89Wenn es viele Nutzer im Dokument gibt, aber ich brauche, die Entwurfsabschnitte nur von einem bestimmten Nutzer zu sehen, kann ich diese Entwurfsabschnitte trennen?

Um die von einem Nutzer erstellten Abschnitte zu sehen, sollen Sie den Filter "Benutzer" aktivieren, dann erforderlichen Nutzer auswählen und "Los" anklicken. Danach werden nur die Entwurfsabschnitte von diesem Nutzer angezeigt.

Die Liste der Nutzer, die ihre Entwürfe erstellt haben

90Was passiert, wenn ich alle Nutzer in der Liste abwähle?

Falls Sie alle Benutzer abwählen, wird der Button "Los" deaktiviert.

91Warum wird der Tab für Entwurfsabschnitte in der linken Symbolleiste ohne Nummer angezeigt?

Solche Ansicht bedeutet, dass Sie keine Ihre eigenen Entwurfsabschnitte erstellt haben, aber es gibt die Entwurfsabschnitte im Dokument, die von anderen Nutzern erstellt wurden.

92Wie kann ich prüfen, ob es weitere Abschnitte gibt, die ich neu erstellt habe und die ich noch freigeben muss?

Falls Sie im zu veröffentlichenden Dokument noch Entwurfsabschnitte haben, wird die Registerkarte "Meine Entwurfsabschnitte" auf der linken Seite der Registerkartenleiste im geöffneten Dokument angezeigt. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre eigenen Entwurfsabschnitte im Dokument.

Die grau hinterlegte Zahl zeigt, wie viele Entwurfsabschnitte Sie im Dokument haben, die Sie noch nicht freigegeben wurden.

Tab "Alle meine Entwurfsabschnitte des Dokuments anzeigen" in der Tableiste links hervorgehoben

Wenn Sie auf einen Abschnitt in der Liste klickst, werden Sie direkt an die entsprechende Position im Dokument geleitet.

Außerdem können Sie den Entwurfsabschnitt sofort zur Überarbeitung freigeben, indem Sie auf das Häkchen klicken.

Tab "Abschnitt zur Überarbeitung freigeben" hervorgehoben

Mit einem Klick auf den Knopf "Alle freigeben", können Sie alle Entwurfsabschnitte gleichzeitig freigeben.

Tab "Alle freigeben" hervorgehoben

93Wie kann ich Änderungsvorschläge einarbeiten?

Um Änderungsvorschläge einzuarbeiten, klicken Sie in den gewünschten Abschnitt und beginnen Sie direkt die Änderungen einzutippen. Sind Sie fertig, klicken Sie auf den grünen Button am oberen rechten Rand, nutzen Sie die Tastenkombination Ctrl/CMD + S oder klicken Sie einfach außerhalb des Abschnittes ins Leere, um die Änderungen zu speichern.

Bitte beachten Sie: Änderungsvorschläge können Sie nur in Review-Abschnitten einfügen und auch nur, wenn Sie die Nutzerrolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben!

94Wer kann über Änderungsvorschläge im Dokument entscheiden?

Änderungen im Dokument können nur von Nutzern mit der Rolle "Entscheiden" angenommen oder abgelehnt werden. Nutzer mit der Rolle "Vorschlagen" können Änderungen nur einarbeiten, aber nicht darüber entscheiden. "Kommentieren" können ausschließlich Kommentare zu Abschnitten verfassen und "Lesen" können das Dokument nur lesen, aber weder bearbeiten noch Kommentare dazu verfassen.

95Wie markiere ich Änderungen als gesehen?

Neue Änderungen in einem Dokument können Sie als gesehen markieren, indem Sie auf das "blaue Auge" klicken, welches rechts neben jedem Abschnitt, der neue Änderungen enthält, erscheint.

Haben Sie ein Dokument mit vielen neuen Änderungen, ist es einfacher, links in der Tableiste die Liste aller Änderungen im Dokument aufzurufen, um so einen besseren Überblick zu erhalten. Die rot hinterlegte Zahl zeigt Ihnen dabei an, wie viele neue, ungesehene Änderungen es im Dokument gibt.

Diese Liste gibt Ihnen Auskunft, sowohl über alle ungesehenen, als auch über alle offenen (Entscheidung noch ausstehend) Änderungen im Dokument. Mit Klick auf eine Änderung zeigt Ihnen SMASHDOCs sofort die entsprechende Stelle im Dokument, wodurch Sie sie Ihnen direkt ansehen können. Auch hier können Sie eine ungesehene Änderung mit Klick auf das "blaue Auge" als gesehen markieren. Sie können alle Änderungen markieren, um SMASHDOCs zu informieren, dass Sie alle Änderungen gesehen haben. Später können Sie die Änderungen annehmen oder ablehnen.

Es gibt auch noch die Möglichkeit, alle neuen Änderungen im Dokument gleichzeitig als gelesen zu markieren. Klicken Sie dafür in der Kopfzeile auf den blauen Button "Alle als gelesen markieren", wodurch alle ungesehenen Änderungen als gelesen markiert werden.

Möglichkeiten für die Markierung der Änderungen als gelesen hervorgehoben

96Wie kann ich Änderungen annehmen?

Bitte beachten Sie, dass Sie Änderungen nur dann annehmen können, wenn Sie die Rolle "Entscheiden" besetzen!

Befindet sich im Dokument eine offene Änderung, die Sie annehmen möchten, dann klicken Sie zunächst in den entsprechenden Abschnitt mit der offenen Änderung und anschließend auf den grünen Button am rechten oberen Rand.

Eine offene Änderung wird Ihnen entweder als grüner (etwas wurde neu hinzugefügt) oder als rot durchgestrichener Text (etwas wurde gelöscht) im Dokument angezeigt. Nehmen Sie einen hinzugefügten Text an, wird der Abschnitt aktualisiert und der Text wird wieder schwarz. Akzeptieren Sie die Löschung eines Textes bzw. einzelner Wörter, verschwinden diese aus dem Abschnitt.

97Wie kann ich Änderungen ablehnen?

Bitte beachten Sie, dass Sie Änderungen nur dann ablehnen können, wenn Sie die Rolle "Entscheiden" besetzen!

Befindet sich im Dokument eine offene Änderung, die Ihnen nicht gefällt und Sie sie daher ablehnen möchten, dann klicken Sie zunächst in den entsprechenden Abschnitt mit der offenen Änderung und anschließend auf den roten Button am rechten oberen Rand.

Eine offene Änderung wird Ihnen entweder als grüner (etwas wurde neu hinzugefügt) oder als rot durchgestrichener Text (etwas wurde gelöscht) im Dokument angezeigt. Lehnen Sie hinzugefügte Abschnitte bzw. Wörter ab, verschwinden diese. Lehnen Sie die Löschung eines Abschnittes bzw. von Wörtern ab, dann bleiben diese im Dokument und der Text wird wieder schwarz.

98Kann ich Änderungen nach Benutzer filtern?

Ja. Es ist möglich, bestimmte Benutzer auszuwählen, und nur deren Änderungen werden hervorgehoben.

Geänderte Abschnitte gefiltert nach Benutzer hervorgehoben

99Kann ich mit einer einzigen Aktion alle Änderungen eines bestimmten Benutzers annehmen/ablehnen?

Ja, dazu müssen Sie erst mal die Änderungen allen anderen Benutzer im Dokument ausblenden. Dazu deaktivieren Sie die Kontrollkästchen aller anderen Benutzer und klicken Sie "Los". Die Liste der Änderungen wird entsprechend angepasst. Dann wählen Sie entweder Option “Alle annehmen” oder “Alle ablehnen”. Somit werden alle Änderungen des bestimmten Benutzers auf einmal bearbeitet.

Option "Nach Benutzer filtern" unter dem Tab "Offene Änderungen" hervorgehoben

100Ich habe Änderungen von bestimmten Benutzern gefiltert, aber nach dem erneuten Öffnen des Dokuments wurden alle Benutzer erneut ausgewählt. Warum?

Jedes Mal, wenn Sie das Dokument neu laden / erneut öffnen, werden alle Benutzer im Dokument automatisch ausgewählt.

101Wenn ich die vom nicht ausgewählten Benutzer erstellte Abschnittsversion wiederherstellen möchte, muss ich ihn erneut auswählen?

Obwohl Einträge der abgewählten Benutzer in der Liste der Abschnittsversionen ausgegraut sind, ist die Option zum Wiederherstellen einer solchen Version vorhanden.

Version des deaktivierten Benutzers

102Warum kann ich den Inhalt eines zur Überprüfung freigegebenen Dokuments nicht ändern?

In diesem Fall haben Sie nicht die erforderliche Benutzerrolle. Sie können den Inhalt von Dokumenten, die zur Überarbeitung freigegeben sind, nur dann bearbeiten, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

103Ich habe einen Abschnitt komplett gelöscht - kann ich das rückgängig machen?

Das Wiederherstellen von gelöschten Entwurfsabschnitten in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument ist noch nicht möglich.

Links in der Tableiste haben Sie im Archiv allerdings eine Übersicht aller gelöschten Review-Abschnitte. Falls Sie also mal etwas unabsichtlich gelöscht haben sollten, können Sie hier nachsehen und den Abschnitt neu eingeben.

Archiv aller gelöschten Review-Abschnitte hervorgehoben

104Was ist eine Abschnittshistorie?

Die Abschnittshistorie ist eine Übersicht, welcher Nutzer wann welche Änderungen eingefügt, gelöscht, angenommen oder abgelehnt hat. Die Auflistung erfolgt dabei in chronologischer Reihenfolge.

Sie wird Ihnen entweder über das Abschnittsmenü unter "Verlauf anzeigen" angezeigt oder durch klicken auf die Zahl rechts neben jedem Abschnitt.

105Wie kann ich herausfinden, wer den Inhalt eingefügt hat, wenn es noch keinen Abschnittsverlauf gibt?

Wenn der Abschnitt zur Überarbeitung freigegeben wurde, aber noch keine Abschnittshistorie hat, gehe zum Abschnittsmenü und wähle dann die Option "Sonstiges" => "Verlauf anzeigen". Der Name des Benutzers, der den Abschnitt erstellt hat, wird angezeigt.

Option "Verlauf anzeigen" im Abschnittsmenü hervorgehoben

106Wo kann ich die Abschnittshistorie einsehen?

Die Abschnittshistorie können Sie zu jedem beliebigen Abschnitt, egal ob Text, Bild oder Tabelle abrufen, indem Sie entweder im Abschnittsmenü "Verlauf anzeigen" auswählen, oder rechts neben dem Abschnitt auf die kleine Zahl klicken, welche Ihnen im Übrigen die Anzahl aller Änderungen im Abschnitt anzeigt.

107Mir gefällt eine ältere Version eines Abschnittes doch besser als die aktuelle - kann ich die ältere Formulierung wieder herstellen?

Ja, indem Sie über die Abschnittshistorie zu einer vorherigen Version zurückgehen.

Öffnen Sie dafür die Abschnittshistorie und wählen Sie die Abschnittsversion aus, die Sie wiederherstellen möchten. Klicken sie anschließend auf den grauen Button am rechten Rand. So wird der Abschnitt gemäß der ausgewählten Version aktualisiert.

Tab "Version wiederherstellen" in der Abschnittshistorie hervorgehoben

Hinweis: die Option "Version wiederherstellen" ist nur für Abschnitte ohne Fußnoten verfügbar.

108Wie erfahre ich, ob es neue Änderungen in einem Dokument gibt?

Sobald es neue Änderungen in einem Ihrer Dokumente gibt, erhalten Sie von SMASHDOCs eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse. Informiert werden Sie ausschließlich über das betroffene Dokumente, die Änderungen müssen Sie im Dokument ansehen.

Links in der Dokumentenliste werden Ihnen ebenfalls alle Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen angezeigt - sehen Sie dazu die Abbildung unten. Die rote Zahl zeigt Ihnen dabei die Anzahl der Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen an.

Anzeige der Dokumente mit neuen Änderungen in der Tableiste

Im Dokument selbst werden Änderungen am Inhalt in verschiedenen Farben angezeigt. Unter FAQ (Was bedeuten die verschiedenen Farben und Unterlegungen in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument?) erklären wir Ihnen, was diese jeweils bedeuten. Eine Übersicht aller Änderungen finden Sie auch im Dokument links in der Tableiste. Wie Sie diese Liste verwalten, erklären wir Ihnen unter FAQ (Wie markiere ich Änderungen als gesehen?)

109Wie erfahre ich, ob es neue Gesprächsbeiträge in einem Dokument gibt?

Sobald es neue Gesprächsbeiträge in einem Ihrer Dokumente gibt, erhalten Sie von SMASHDOCs eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse. Informiert werden sie ausschließlich über das betroffene Dokument, die Beiträge müssen Sie im Dokument ansehen.

In der Dokumentenliste werden Ihnen links in der Tableiste ebenfalls alle Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen (also auch Gesprächsbeiträge) angezeigt. Die rote Zahl zeigt Ihnen dabei die Anzahl der Dokumente mit neuen ungesehenen Änderungen an.

Anzeige der ungeöffneten Dokumenten in der Tableiste hervorgehoben

Im Dokument selbst werden Ihnen die neuen ungesehenen Gesprächsbeiträge rechts neben dem jeweiligen Abschnitt angezeigt, zu dem ein Kommentar gestellt wurde. Außerdem haben Sie erneut die Möglichkeit, links in der Tableiste alle Gesprächsbeiträge im Überblick anzusehen.

Anzeige aller Gesprächsbeiträge im Dokument

110Was bedeuten die verschiedenen Farben und Unterlegungen in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument?

1.Normaler Text.

2.Dieser Text wurde von Benutzer selbst eingefügt oder bereits als gesehen markiert, aber eine Entscheidung steht noch aus

3.Dieser Text wurde von Benutzer selbst gelöscht oder bereits als gesehen markiert, aber eine Entscheidung steht noch aus

4.Diese abgelehnten Änderungen wurden noch nocht als gesehen markiert und eine Entscheidung steht noch aus.

5.Diese abgelehnten Änderungen wurden noch nocht als gesehen markiert und eine Entscheidung steht noch aus

6.Eine angenommene Einfügung oder abgelehnte Löschung, die noch nicht als gelesen markiert wurde.

7.Eine angenommene  Einfügung oder abgelehnte Löschung, die noch nicht als gelesen markiert wurde

111Wie kann ich neue Abschnitte in einem Entwurfsdokument einfügen?

Um neue Abschnitte in ein Dokument einzufügen, können Sie die ENTER-Taste drücken und ein neuer Abschnitt erscheint.

Möchten Sie ein Bild einfügen, können Sie es auch direkt an die gewünschte Stelle im Dokument ziehen und der Bildabschnitt wird automatisch eingefügt. Alternativ können Sie auch in der Formatierungsleiste auf "Bild einfügen" klicken und ein Bildabschnitt wird eingefügt.

Tab "Abbildung einfügen" in der Format-Symbolleiste hervorgehoben

Dasselbe gilt für Tabellen. Auch hier können Sie alternativ über die Formatierungsleiste einen Tabellenabschnitt einfügen, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.

Tab "Tabelle einfügen" in der Format-Symbolleiste hervorgehoben

112Wie kann ich neue Abschnitte in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument einfügen?

Das Einfügen von neuen Abschnitten in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument, funktioniert genau wie in einem Entwurfsdokument - sehen Sie dazu FAQ (Wie kann ich neue Abschnitte in einem Entwurfsdokument einfügen?) . Allerdings gibt es einen entscheidenen Unterschied:

In einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument werden neue Abschnitte, egal ob Text, Bild oder Tabelle, zunächst immer als Entwurfsabschnitt erstellt.

Damit können Sie neue Inhalt in Ruhe einarbeiten und erst wenn Sie damit fertig sind, den Abschnitt für alle anderen Nutzer im Dokument zur Überarbeitung freigeben. Klicken Sie dafür am oberen rechten Rand des Entwurfsabschnitts auf den blauen Button "Zur Korrektur freigeben". Erst nach Freigabe kann der Abschnitt wie gewohnt von anderen Nutzern bearbeitet werden, im Entwurfsmodus können ausschließlich Sie den Abschnitt inhaltlich bearbeiten.

Tab "Zur Korrektur freigeben" am rechten oberen Rand des Abschnittes hervorgehoben

Ihre eigenen Entwurfsabschnitte im Dokument erkennen Sie an der hellblauen Hinterlegung. Außerdem erscheint am linken Rand des Abschnitts Ihr Profilbild, damit Sie auf den ersten Blick erkennen können, welche Abschnitte Ihnen gehören. Am rechten Rand erscheint noch ein "Schloss-Symbol", sodass Sie Ihnen den Abschnitt sofort als geschlossen merken können. Nach Freigabe verschwinden diese wieder und der Abschnitt wird zu einem Überarbeitungsabschnitt.

Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern erkennen Sie an der weiß-grau gestreiften Hinterlegung und dem Schloss-Symbol auf der rechten Seite des Abschnittes. Das Profilbild auf der linken Seite zeigt Ihnen auch hier, wer den Entwurfsabschnitt erstellt hat.

Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern sind für Sie gesperrt und können ausschließlich von dem Nutzer inhaltlich bearbeitet werden, der diese auch erstellt hat. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern zur Überarbeitung freizugeben bzw. diese zu löschen, aber nur, wenn Sie Admin des Dokuments sind und/oder die Rolle "Entscheiden" haben. Das Verschieben von Entwurfs-Abschnitten ist jedoch jederzeit möglich, auch die von anderen Nutzern und auch dann, wenn Sie nicht Admin sind und/oder nicht "Entscheiden" sind.

Entwurfsabschnitte von Benutzern mit verschiedenen Nutzerrollen hervorgehoben

113Wie kann ich Bilder einfügen?

Bilder lassen sich ganz leicht auf zwei verschiedene Arten einfügen. Entweder fügen Sie mit einem Klick auf den "Bild einfügen"-Button in der Formatierungsleiste einen neuen Bildabschnitt in Ihr Dokument ein oder Sie ziehen das Bild direkt per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Dokument. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nun eine Bildunterschrift und eine Nummerierung vergeben können. Nach dem Speichervorgang wird das Bild eingefügt. Mit den beiden blauen Pfeilen in der rechten unteren Bildecke können Sie abschließend noch die Größe anpassen.

114Wie kann ich Bilder ersetzen?

Nach einem Klick auf das Bild öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Tab „Bild austauschen“. Nach dem Klick auf diesen Tab wird ein Dialogfenster geöffnet. Außerdem können Sie alternativ zweimal auf das Bild klicken, damit das Dialogfenster auftaucht. Sie können das neue Bild von Ihrem PC auswählen oder einfach per Drag and Drop ziehen. Das Bild wird aktualisiert, indem Sie auf "Speichern" klicken.

Tab "Bild austauschen" an dem rechten oberen Rand des Bildes hervorgehoben

Außerdem, können Sie die Abbildung über die Auswahl der Option "Bild hochladen" im Kontextmenü wechseln.

Option "Bild hochladen" im Kontextmenü

115Wie kann ich frühere Versionen des Bildes anschauen?

Um die vorherige Version eines Bildes anzuschauen, können Sie den Tab "Abschnittshistorie" öffnen. Klicken Sie dazu auf die kleine Zahl rechts neben dem Abschnitt. Eine Spalte auf der rechten Seite öffnet sich und Sie können alle vorherigen Versionen des aktuellen Bildes ansehen. Außerdem wird angezeigt, welcher Benutzer welche Version wann hinzugefügt hat.

Tab "Abschnittshistorie der Abbildungen" hervorgehoben

116Wie kann ich Kommentare für Bilder erstellen?

Um ein Kommentar für das Bild zu erstellen, können Sie auf das Bild klicken. Nach einem Klick öffnet sich das Kontextmenü des Bildes, wo Ihnen zwei Möglichkeiten der Erstellung eines Kommentars angeboten wurden. Sie können entweder sofort den blauen Tab „Kommentar“ oder „Kommentar“ aus dem Kontextmenü selbst wählen. Eine Spalte zum Schreiben von Kommentaren wird auf der rechten Seite geöffnet. Geben Sie Ihre Nachricht ein und bestimmen Sie, wer den Kommentar sehen darf. Ein Klick auf "Erstellen" vervollständigt die Aktion und der Kommentar wurde erstellt.

Tab "Kommentar" an dem oberen Rand des Bildes nach dem Klick hervorgehoben

Tab "Kommentar" im Kontextmenü eines Bildes hervorgehoben

117Warum kann ich kein Bild hochladen oder ein vorhandenes Bild ersetzen?

In diesem Fall haben Sie nicht die erforderliche Nutzerrolle. Sie können den Inhalt von Dokumenten nur im Überarbeitungsmodus bearbeiten, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

118Ist es möglich, die hochgeladenen Bilder im originellen Format zu speichern?

Es ist möglich, alle originellen Bilder im originellen Format zu speichern. Um das zu machen, sollen Sie die Funktion auswählen und alle originellen Bilder zum Dokument als eine Zip Datei hochladen.

119Ich brauche eine PDF-Datei in mein Dokument hochzuladen, kann ich das machen?

Ja, das können Sie machen. Dafür sollen Sie in der Symbolleiste oben ein "+"-Symbol anklicken und im Menü die Option "PDF einfügen" auswählen. PDF-Dateien werden dann zum PNG-Format konvertiert und die Seiten werden als Abbildungen angezeigt.

Tab "PDF" markiert

120Wie viele PDF-Dateien kann ich hinzufügen?

Sie können bis 1000 Dateien hochladen. Die gesamte Anzahl der Seiten aber soll nicht mehr als 1000 Seiten sein.

121Welche Inhaltstypen in PDF-Dateien sind für Hochladen zulässig?

Sie können Ihre PDF-Dateien mit jedem Inhaltstyp (Text, Abbildungen, Links usw.) importieren.

122Ich habe eine Meldung bekommen, dass einige von meinen hochgeladenen PDF-Dateien beschädigt sind; kann ich mit dem Import-Prozess von gültigen Dateien fortfahren?

Der Import-Prozess fortgefahren werden kann, nur nachdem alle beschädigten Dateien entfernt werden. Sie können das mit dem Anklicken das graue Kreuzzeichen am Fehler-Zeichen machen.

Das Keuzzeichen, um die ungültigen Dateien zu entfernen

123Wird jede Seite von meiner Datei als getrennte Abbildung im Dokument angezeigt?

Ja. Jede Seite wird als ein getrenntes Bild mit 100%-Breite, ohne Nummerierung und Unterschrift anezeigt.

124Kann ich kontrollieren, ob meine PDF-Datei im Entwurfs- oder Überarbetungsmodus hinzugefügt wird?

Ja. Während Sie die PDF-Dateien hochladen, können Sie eine Option sehen - "Für Überarbeitung aktivieren". Wenn Sie diese Option markieren, werden Ihre Dateien sofort im Überarbeitungsmodus importiert; falls Sie diese Option nicht markiert lassen - erscheinen sich dann die Seiten im Entwurfsmodus.

Die Option "Für Überarbeitung aktivieren" markiert

125Kann ich die von PDF importierten Seiten nach dem Hochladen bearbeiten?

Ja, nach dem Hochladen könnten Sie jede Seite als gewöhnliche Abbildung bearbeiten: Nummerierung und Unterschrift hinzufügen, Bild ändern usw.

126Wie kann ich Tabellen einfügen?

Für das Einfügen von Tabellen klicken Sie einfach auf den Abschnitt, unter dem die Tabelle eingefügt werden soll und wählen Sie aus der Formatierungsleiste "Tabelle einfügen". Es öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können Zeilen und Spalten nach Ihren Wünschen befüllen, verbinden, formatieren, die Gesamtgröße einstellen sowie einen Titel vergeben, der anschließend als Unterschrift angezeigt wird.

Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit fertige Tabellen aus Excel zu importieren. Das geht allerdings nur über das Dialogfenster und nicht direkt in dem Text.

127Wie kann ich Tabellen bearbeiten?

Durch einen Doppelklick auf die Tabelle öffnet sich die Dialogbox zum Bearbeiten der Tabelle. Geben Sie Änderungen ein und klicken Sie auf "Speichern", um die Aktion abzuschließen. Durch einen Rechtsklick auf die Tabelle finden Sie weitere Formatierungsoptionen:

Zellen kombinieren

Einfügen oder Entfernen zusätzlicher Zeilen und Spalten

Weitere Funktionsmöglichkeiten für die Formatierung einer Tabelle hervorgehoben

128Wie kann ich vorherige Versionen einer Tabelle anschauen?

Um die vorherige Version anzuschauen, müssen Sie die Abschnittshistorie öffnen. Klicken Sie auf die kleine Zahl neben dem Abschnitt. Eine Dialogbox wird geöffnet und Sie können die vorherige Version der aktuellen Tabelle anschauen. Ihnen wird auch angezeigt, wer was und wann geändert hat.

129Wie kann ich Tabellen formatieren?

Tabellen in SMASHDOCs sind in verschiedenen Formatierungsoptionen verfügbar. Diese werden am oberen Rand der Dialogbox zum Bearbeiten von Tabellen angezeigt. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

Kopfzeile

Kopfspalte

Rückgängig / Aktion wiederholen

Der Zellinhalt fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen

Der Zellinhalt links, mittig, rechts oder als Blocksatz

Die vertikale Ausrichtung des Zelleninhalts oben, mittig oder unten

Rahmen

Rahmenfarben (gilt für alle Rahmen in der Tabelle)

Textgröße

Hintergrundfarbe

Hintergrundintensität

Breite

Starten Sie den Bearbeitungsmodus durch Doppelklick auf die Tabelle. Markieren Sie eine oder mehrere Zellen und wählen Sie die gewünschte Option in der Formatierungsleiste. Der Inhalt wird entsprechend formatiert.

Formatierungsoptionen am oberen Rand der Dialogbox zum Bearbeiten der Tabelle hervorgehoben

130Wie kann ich neue Zeilen/Spalten hinzufügen/entfernen?

Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus durch Doppelklick auf die Tabelle, machen Sie dann einen Rechtsklick. Wählen Sie "Zeilen oberhalb/ unterhalb einfügen" aus dem Kontextmenü für neue Zeilen. Wählen Sie "Spalte links / rechts einfügen" aus dem Kontextmenü für neue Spalten. Wenn Sie vorhaben, Zeilen oder Spalten zu löschen, wählen Sie im Kontextmenü "Zeile / Spalte entfernen". Die Aktion endet mit einem Klick auf "Speichern" und die Tabelle wird entsprechend aktualisiert.

131Wie kann ich Zellen kombinieren?

Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus durch Doppelklick auf die Tabelle. Markieren Sie die Zellen, die Sie kombinieren möchten, durch einen Rechtsklick. Wählen Sie "Zellen zusammenführen" aus dem Kontextmenü. Die Aktion wird mit einem Klick auf "Speichern" abgeschlossen und die Tabelle wird entsprechend aktualisiert.

132Kann ich Dateien im Excel-Format in SMASHDOCs importieren?

Ja, aber nur in eine Tabelle. Kopieren Sie den Inhalt aus Ihrer Excel-Datei mit Ctrl / CMD + C und fügen Sie ihn mit Cntrl / CMD + V in die SMASHDOCs Tabelle ein. Die Aktion wird abgeschlossen, wenn Sie auf "Speichern" klicken.

133Kann ich Dateien aus der Excel-Tabelle in SMASHDOCs importieren?

Ja, aber nur in eine Tabelle. Kopieren Sie den Inhalt aus Ihrer Excel-Tabelle mit Ctrl / CMD + C und fügen Sie ihn mit Ctrl / CMD + V in die Tabelle SMASHDOCs ein. Die Aktion wird abgeschlossen, wenn Sie auf "Speichern" klicken.

134Warum kann ich eine Tabelle in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument nicht einfügen oder ändern?

In diesem Fall haben Sie nicht die erforderliche Nutzerrolle. Sie können Tabellen nur in Dokumente einfügen und bearbeiten, die zur Überarbeitung freigegeben sind, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

135Wie kann ich Fußnoten einfügen?

Zum Einfügen einer Fußnote klicken Sie einfach an die Stelle im Dokument, an der Sie die Fußnote einfügen möchten, anschließend in der Formatierungsleiste auf den Button "Fußnote hinzufügen". Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie die Inhaltsangaben der Fußnote schreiben können. Alle Fußnoten werden automatisch fortlaufend nummeriert.

Um eine Fußnote schnell zu finden, können Sie links in der Tableiste den Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" und weiter "Fußnoten" wählen. Alle Fußnoten werden in einer Liste eingetragen, aber Sie können nach einer Fußnote auch suchen. Nach dem Klick auf eine Fußnote wird Ihnen der entsprechende Abschnitt hervorgehoben.

136Wo kann ich das Icon für Fußnoten finden?

Das Icon erscheint sich in der Abschnittshistorie des führenden Abschnitts (das ist ein Abschnitt, zu dem die Fußnote zugeordnet wird).

137Wann erscheint sich das Fußnote-Icon?

Sobald eine Fußnote hinzugefügt wurde.

138Erscheint sich ein Icon für alle Fußnoten im einzelnen führenden Abschnitt?

Nein, es gibt ein getrenntes Icon für jede Fußnote. Zum Beispiel, wenn Sie in einen Abschnitt mehr als eine Fußnote hinzugefügt haben, erscheint sich die entsprechende Nummer der Icons in der Abschnittshistorie.

139Warum kann ich keine Fußnote einfügen oder eine vorhandene Fußnote in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument bearbeiten?

In diesem Fall haben Sie nicht die erforderliche Nutzerrolle. Sie können Fußnoten nur in Dokumenten einfügen und bearbeiten, die zur Überarbeitung freigegeben sind und wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

140Wie kann ich Fußnoten löschen?

Sie können entweder in dem Inhaltsverzeichnis eine Fußnote wählen oder in dem Text auf eine Fußnote klicken. Wodurch das Kontextmenü geöffnet wird, worin Sie den Button anklicken können, um die Fußnote zu entfernen.

Der Button, um eine Fußnote zu löschen

141Wie kann ich Weblinks einfügen?

Zum Einfügen eines Weblinks klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der Sie den Weblink einfügen möchten. Anschließend in der Formatierungsleiste auf den Button "Weblink". Es öffnet sich eine Dialogbox und Sie können nun die URL sowie die Anzeige des Links im Dokument eingeben. Alternativ können Sie auch einfach ein oder mehrere Wörter markieren und dann den Weblink einfügen. Die Anzeige des Links im Text entspricht dann Ihrer Markierung. Nach dem Klick auf "Speichern" wird der Text entsprechend aktualisiert. Die Liste aller Weblinks können Sie links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis" sehen.

Bitte beachte, dass Weblinks nur im Text und nicht in Überschriften eingefügt werden können.

142Wie kann ich Weblinks bearbeiten?

Sie können entweder in dem Inhaltsverzeichnis einen Weblink wählen oder in dem Text auf einen Weblink klicken. Um den Weblink zu bearbeiten, klicken Sie auf diesen. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie den Tab "Bearbeiten" wählen können.

Tab "Weblink bearbeiten" hervorgehoben

143Wie kann ich Weblinks löschen?

Sie können entweder in dem Inhaltsverzeichnis einen Weblink wählen oder in dem Text auf einen Weblink klicken. Um den Weblink zu löschen, klicken Sie auf diesen. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie den Tab "Löschen" wählen können.

Tab "Weblink löschen" hervorgehoben

144Wie kann ich Kommentare erstellen?

Bitte beachten Sie, dass man mindestens die Rolle "Kommentieren" benötigt, um Kommentare zu erstellen.

Klicken Sie auf den Abschnitt oder markiere individuelle Wörter, zu denen Sie ein Kommentar erstellen möchten. In beiden Fällen, müssen Sie in dem Kontextmenü, an dem rechten oberen Rand der entsprechenden Textstelle, den Tab "Kommentar" auswählen. Die Dialogbox wird rechts von dem Abschnitt geöffnet. Geben Sie Ihren Kommentar ein bzw. Betreff oder Hauptkommentar und entscheiden Sie, wer diesen sehen darf. Ihr Kommentar kann für alle, nur für Ausgewählte oder auch nur für Sie sichtbar sein.

Außerdem können Sie auch einstellen, ob Ihr Kommentar sofort als erledigt eingestellt werden soll und kein Dialog mehr erforderlich ist ( z.B. weil schon eine Entscheidung getroffen wurde) oder ob der Kommentar den unerledigten (offenen) Status haben soll.

145Sind beide Felder "Betreff" und "Hauptkommentar" obligatorisch?

Nein, nur das Feld "Hauptkommentar" ist obligatorisch, das Feld "Betreff" ist optional.

146Kann ich Kommentare löschen?

Sie können erstellte Kommentare nur dann löschen, wenn es ein privater Kommentar ist oder niemand ihn bisher gesehen hat.

147Wer kann Kommentare sehen?

Bitte beachten Sie, dass nur die schon zum Dokument eingeladenen Nutzer Kommentare sehen können.

Wer Kommentare sehen darf, hängt von Ihren Einstellungen ab. Die Standardeinstellung erlaubt allen Benutzern Ihre neu erstellten Kommentare zu sehen. Trotzdem können Sie auch bestimmen, wem erlaubt wird Ihre Kommentare zu sehen: nur Ihnen, allen Benutzern im Dokument oder nur ausgewählten Benutzern.

Sie können auch später andere Benutzer einladen oder Benutzer von den Gesprächen löschen.

148Wie erkennen andere Benutzer, dass ich einen Kommentar erstellt habe?

Andere Benutzer werden über Ihren neuen Kommentar auf verschiedene Weisen informiert:

sie erhalten eine E-Mail mit der Information, dass es Neuigkeiten (neuer Kommentar) im Dokument gibt

das Dokument erscheint in ihrer Dokumentenliste unter "Meine Neuigkeiten" mit dem neuen Kommentar

eine neue Nachricht zu Ihrem Kommentar erscheint unter dem Tab "Alle offenen Änderungen des Dokuments anzeigen" links in der Tableiste des offenen Dokuments

ein kleines rotes Dialogzeichen über dem neuen Kommentar erscheint rechts von dem Abschnitt

Ein kleines rotes Dialogsymbol über den neuen Kommentar im Dokument hervorgehoben

149Wie sehe ich Kommentare von anderen Benutzern?

Sie erhalten eine E-Mail mit der Information, dass es Neuigkeiten (neuer Kommentar) im Dokument gibt

das Dokument erscheint in Ihrer Dokumentenliste unter "Meine Neuigkeiten" mit dem neuen Kommentar

die neue Nachricht zu dem Kommentar erscheint unter dem Tab "Alle offenen Änderungen des Dokuments anzeigen" links in der Tableiste Ihres Dokuments

ein kleines rotes Dialogzeichen über dem neuen Kommentar erscheint rechts von dem Abschnitt

150Wenn ich die lange Liste der Kommentare habe, wie kann ich den ersten Kommentar, den ich geöffnet habe, nicht verlieren?

Wenn Sie nun einen bestimmten Kommentar im Detail öffnen und dann zur allgemeinen Liste der Kommentare zurückkehren, wird der Kommentar, mit dem Sie begonnen haben, hervorgehoben.

151Wie viele Nutzer können zuständig werden?

Sie können den Kommentar zu so vielen Nutzern zuweisen, wie Sie brauchen.

152Kann ich den Kommentar zu einigen Nutzern durch Bemerken mit @-Symbol im Feld "Hauptkommentar" zuweisen?

Ja, Sie können mehrere Nutzer mit @-Symbol bemerken.

153Wo kann ich Zuständige ändern?

Sie sollen einen Kommentar öffnen und dort den Tab "Beteiligte" finden. Dort können Sie Zuständige ändern.

Der Tab "Beteiligte" markiert

154Ist es obligatorisch, Fälligkeitsdatum einzustellen, nachdem ein Kommentar zugewiesen wurde?

Nein, Sie können den Kommentar zuweisen, ohne das Fälligkeitsdatum einzustellen.

155Was bedeutet die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen?

Wenn Sie diese Option selektieren, werden Sie nicht mehr über Updates in diesem Kommentar informiert. Auch werden Sie keine Emails mit Nachrichten darüber bekommen.

156Ist die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen" pro einen Kommentar anwendbar?

Ja, falls Sie mehrere Kommentare haben und über keine informiert werden möchten, sollen Sie diese Option in jedem Kommentar selektieren.

157Wo kann ich die Filter nach zugewiesenen und nicht zugewiesenen Kommentaren finden?

Um diese Filter zu finden, sollen Sie auf den Tab "Kommunikation" in der linken Symbolleiste klicken. Dort, ober dem ersten Kommentar in der Liste finden die Filter "Zuständige auswählen" und "Nicht zugewiesen" statt.

Filter "Zuständige auswählen" und "Nicht zugewiesen" hervorgehoben

158Was passiert, wenn ich einen Zuständigen ausgewählt und "Los" angeklickt habe?

In diesem Fall wird der Name des ausgewählten Zuständigen, sowie zu diesem Benutzer zugewiesene Kommentare angezeigt.

Namen der selektierten Zuständigen im blauen Rahmen angezeigt

159Welche Kommentare werden in der Liste angezeigt, wenn ich alle Nutzer auswähle?

Falls Sie alle Nutzer ausgewählt und "Los" angeklickt haben, werden alle Kommentare zusammen mit nicht zugewiesenen Kommentaren in der Liste angezeigt.

160Welche Kommentare finden unter dem Tab "Fällig" statt?

Der Tab "Fällig" enthält die Kommentare, die überfällig sind oder für das aktuelle Datum (heute) zugewiesen werden.

161Wie kann ich Kommentare in Word exportieren?

Dazu sollen Sie die Kommentare, die Sie exportieren möchten, als sichtbar im Export markieren. Sie können das sowohl während des Kommentar-Erstellens, als auch später, nachdem der Kommentar erstellt wurde, machen. Während des Erstellens findet man diese Option unter dem Feld "Hauptkommentar". Im Feld "Sichtbar im Export" wählen Sie "Verfügbar" aus.

Die Option "Sichtbar im Export" markiert

Wenn Sie entschieden haben, den Kommentar nach dem Erstellen als sichtbar im Export zu markieren, sollen Sie diesen Kommentar eröffnen, dann den Tab "Metadaten" anklicken und dort, ganz unten "Sichtbar im Export" bezeichnen.

Die Option "Sichtbar im Export" in Metadaten des Kommentars

Nachdem Sie die Kommentare als sichtbar im Export markiert haben, vergessen Sie nicht, die Option "Kommentare exportieren" im Export-Dialog zu bezeichnen.

Die Option "Kommentare exportieren" im Export-Dialog hervorgehoben

162Muss ich jeden Kommentar, den ich exportieren möchte, als sichtbar im Export markieren?

Ja, man soll für jeden solchen Kommentar diese Option getrennt bezeichnen.

163Wo kann ich die Listen der Kommentare finden, die als erledigt und als sichtbar für Export markiert wurden?

Diese Listen sind in Tabs, die unter den drei Punkten neben den Tabs "Alle", "Ungesehen", "Offen" und "Fällig" versteckt sind.

Tabs "Export" und "Erledigt"

164Kann ich eine E-Mail an alle/ausgewählte Benutzer aus SMASHDOCs heraus schreiben?

Ja, wenn Sie auf den Tab "Ankündigung verfassen" links in der Tableiste des offenen Dokuments klicken. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie Ihre Nachricht verfassen können. Wählen Sie dann, wer diese erhalten soll. Für "Ausgewählte" setzen Sie einen Haken in dem Feld neben den jeweiligen Benutzern. Wenn Sie die Nachricht an alle Benutzer absenden möchten, dann wählen Sie "Alle" in der Dialogbox.

Modaler Dialog "Ankündigung" hervorgehoben

165Was ist eine Ankündigung?

Eine Ankündigung ist eine Nachricht, die Sie via E-Mail an alle oder ausgewählte Benutzer aus SMASHDOCs senden können.

Die gesendete E-Mail enthält den Namen des Dokuments und einen direkten Link, um dieses zu öffnen, sodass die Benutzer sofort wissen über welches Dokument Sie schreiben.

166Wie verfasse ich eine Ankündigung?

Klicken Sie auf das Briefumschlagsymbol bzw. den Tab "Ankündigung verfassen" links in der Tableiste des geöffneten Dokuments. Die Dialogbox wird geöffnet und Sie können Ihre Nachricht verfassen. Für "Ausgewählte" setzen Sie einen Haken in dem Feld, neben dem jeweiligen Benutzern. Wenn Sie die Nachricht an alle Benutzer absenden möchten, dann wählen Sie "Alle" in der Dialogbox.

167Was ist ein Querverweis?

Ein Querverweis ist ein Link von einem Abschnitt des Textes zum Anderen. Alternativ zu einem Abschnitt, kann es auch eine nummerierte Überschrift, ein Bild oder eine Tabelle sein.

168Wie kann ich einen Querverweis einfügen?

Klicken Sie auf die Stelle im Text, wo Sie einen Querverweis hinzufügen möchten, anschließend in der Formatierungsleiste auf den Button "Querverweis". In der geöffneten Dialogbox können Sie unter Abbildungen, Tabellen, Unterschriften, nummerierten Überschriften wählen. Außerdem werden alle mögliche Querverweise im Tab "Alle" aufgelistet.

Nachdem Sie einen Querverweis eingefügt haben, erscheint ein kleines Symbol rechts von dem Abschnitt, wo der Querverweis hinzugefügt wurde. Klicken Sie auf das Symbol und alle Querverweise für diesen Abschnitt werden detailliert in der geöffneten Dialogbox aufgelistet. Es werden nicht nur Querverweise des entsprechenden Abschnitts aufgelistet, sondern auch Abschnitte, auf die verweist wurde.

Dialogfenster "Querverweis hinzufügen" hervorgehoben

169Wie kann ich einen Querverweis ändern?

Klicken Sie im Text auf den Querverweis, den Sie ändern möchten. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie auf den Tab "Bearbeiten" klicken können. Nachdem Sie mit den Änderungen fertig sind, speichern Sie diese und der Text wird entsprechend aktualisiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann Querverweise bearbeiten können, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

170Werden Änderungen in Querverweisen nachverfolgt?

Ja, Sie können die Änderungen in Querverweisen in der Abschnittshistorie des entsprechenden Abschnitts folgen.

171Können die Änderungen in Querverweisen nur im Textabschnitt nachverfolgt werden?

Nein, die Änderungen in Querverweisen werden auch in Fußnoten- und Tabellenabschnitten nachverfolgt. Die Querverweise in Randnotizen können nicht nachverfolgt werden.

172Wie kann ich einen Querverweis löschen?

Klicken Sie im Text auf den Querverweis, den Sie löschen möchten. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie den Tab "Löschen" wählen können. Dadurch wird der Querverweis aus dem entsprechenden Abschnitt gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann Querverweise löschen können, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

173Kann ich die Querverweise kopieren und einfügen?

Ja, Sie können das machen. Alle Querverweisen werden sicher und funktionsfähig, nachdem Sie sie auf ein anderes SMASHDOC übertragen haben.

174Wie kann ich alle Abschnitte finden, auf die in einem Abschnitt verweist wurde?

Rechts neben jedem Abschnitt, in dem auf etwas verweist wurde, erscheint ein kleines Symbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Dialogbox mit detaillieren Querverweisen geöffnet.

Querverweis-Symbole im Dokument hervorgehoben

175Wie finde ich den Abschnitt, auf den verweist wurde?

Klicken Sie im Text auf den beliebigen Querverweis. Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie auf den Tab "Gehe zu" klicken können. Nach diesem Klick wird Ihnen der Abschnitt angezeigt, auf den verweist wurde.

176Wie erfahre ich, dass ein Querverweis eingefügt wurde?

In diesem Fall erscheint ein kleines Symbol rechts neben dem Abschnitt mit dem Querverweis. Klicken Sie auf das Symbol und alle Querverweise werden in der Dialogbox detailliert aufgelistet angezeigt.

177Werden Querverweise automatisch neu nummeriert, wenn ich die Nummerierung in meinem Dokument ändere?

Ja. Querverweise werden nicht nur fortlaufend nummeriert, sondern auch zu den Dokumentänderungen in der Nummerierung adaptiert.

178Wie kann ich sehen, ob ein Querverweis nicht mehr gültig ist?

Sobald es einen kaputten Querverweis im Dokument gibt, erscheint in der Tableiste links der Tab mit dem Ausrufezeichen. Ein Hinweis "kaputter Querverweis" wird auch in dem Abschnitt selbst gezeigt.

Wenn Sie auf das Ausrufezeichen klicken, zeigt Ihnen SMASHDOCs die Liste mit allen kaputten Querverweisen.

Klicken Sie auf einen kaputten Querverweis, damit der entsprechende Abschnitt in dem Dokument hervorgehoben wird. Sie können einen kaputten Querverweis entweder bearbeiten, zurücksetzen oder ihn löschen.

Kaputter Querverweis im Dokument hervorgehoben

179Wie kann ich Lesezeichen für Abschnitte erstellen?

Klicken Sie auf den Abschnitt, in dem Sie ein Lesezeichen erstellen möchten. Wählen Sie "Lesezeichen" aus dem Kontextmenü. Links von dem Abschnitt erscheint ein kleines rotes Sternchen, mithilfe dessen Sie ein Lesezeichen sofort erkennen.

Ein kleines Sternchensymbol erscheint auch links in der Tableiste. Der graue Zähler mit der Nummer zeigt Ihnen an, wie viele Lesezeichen Sie im Dokument haben.

Klicken Sie auf dieses Symbol, damit Ihnen eine Auflistung aller Lesezeichen dieses Dokuments angezeigt wird. Wenn Sie auf ein Lesezeichen aus dieser Liste klicken, werden Sie direkt zu dem entsprechenden Abschnitt weitergeleitet.

Einfügen des Lesezeichens im Kontextmenü hervorgehobenen

180Was ist ein Lesezeichen?

Ein Lesezeichen ist eine Art der Abschnittsmarkierung, sodass Sie einen bestimmten Abschnitt schnell wiederfinden können.

181Wofür brauche ich Lesezeichen für einzelne Abschnitte?

Sie können einen Abschnitt mit einem Lesezeichen markieren, um ihn schneller wiederzufinden.

182Was ist ein Abschnitts-Tag und wozu braucht man das?

Der Abschnitts-Tag ist ein spezifischer Markentyp, der in SMASHDOCs zum selektiven Hervorheben von Informationen verwendet wird. Daher erstellen die mit den Abschnitts-Tags markierten Absätze die Richtlinien für die spätere Suche bestimmter Daten im Dokument. Mehr Informationen über Abschnitts-Tags, ihre Kategorien und Funktionen finden Sie hier https://service-description.smashdocs.net/abschnitts-tags.

183Welche Abschnitte kann ich mit einem Abschnitts-Tag markieren?

Sie können Text-, Bild-, Formeln- und Tabellenabschnitten mit dem Abschnitts-Tag markieren.

184Gibt es eine Möglichkeit, einen Abschnitts-Tag im Verzeichnis zu suchen?

Wenn das Modul "Abschnitts-Tags" im System aktiviert ist, können Sie einfach den erforderten Abschnitts-Tag mit der Option "Verzeichnisse anzeigen" im linken Bedienfeld suchen. Vergessen Sie nicht, "Abschnitts-Tags" aus dem Dropdown-Menü unter dem Symbol mit drei Punkten zu wählen.

"Verzeichnisse anzeigen" und "Abschnitts-Tags" hervorgehoben

185Was ist ein Abschnittslink?

Ein Abschnittslink ist ein individueller Link einem Abschnitt. Jeder Abschnitt im SMASHDOCs Dokument hat solch einen Befehl durch diesen Link.

186Wozu brauche ich einen Abschnittslink?

Jeder Abschnitt im SMASHDOCs Dokument hat einen Befehl durch den individuellen Link. Sie können ihn schicken, sodass der Empfänger beim Aufrufen des Links direkt auf dem entsprechenden Abschnitt landet und dafür nicht lange suchen soll.

187Wie kann ich ein Inhaltsverzeichnis erstellen?

Ein Inhaltsverzeichnis wird von SMASHDOCs automatisch erstellt.

Eine Liste wird für alle Abbildungen, Tabellen, Indexe (auch nummerierte Indexe), Fußnoten und Weblinks erstellt und wird entsprechend adaptiert, falls es Änderungen gibt.

188Wo finde ich das Inhaltsverzeichnis?

Ein Inhaltsverzeichnis finden Sie links in der Tableiste. Außerdem finden Sie hier auch die Listen mit den Abbildungen, Tabellen, Fußnoten und Weblinks.

189Wie kann ich ein Inhaltsverzeichnis exportieren?

Ein Inhaltsverzeichnis wird immer automatisch in ein HTML Format exportiert.

Im Word Export können Sie noch wählen, welche Listen damit exportiert werden sollen.

190Wie kann ich mehr/weniger Ebenen im Inhaltsverzeichnis einstellen?

Klicken Sie links in der Tableiste auf den Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen". In dem rechten Rand der Liste erscheint nun ein kleines Dropdown-Menü zum Bearbeiten der Ebenen. Hier können Sie auswählen, bis zu welcher Ebene das Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll.

191Wie kann ich die Darstellung von verschiedenen Listen beeinflussen?

Da SMASHDOCs Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellt, wird die entsprechende Liste jedes Mal adaptiert, wenn Sie Folgendes einfügen:

einen neuen Index (ungeachtet dessen, ob er nummeriert ist)

eine neue Abbildung

eine neue Tabelle

eine neue Fußnote oder

einen neuen Weblink

192Liste der Abbildungen

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Abbildungen, sobald Sie eine Abbildung einfügen.

Genau wie das Inhaltsverzeichnis können Sie auch Abbildungen links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn Sie auf eine Abbildung aus der Liste klicken, werden Sie direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Abbildungen sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

193Liste der Tabellen

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Tabellen, sobald Sie eine Tabelle einfügen.

Genau wie auch das Inhaltsverzeichnis können Sie Tabellen links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn Sie auf eine Tabelle aus der Liste klicken, werden Sie direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Tabellen sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

194Liste der Fußnoten

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Fußnoten, sobald Sie eine Fußnote einfügen.

Genau wie das Inhaltsverzeichnis können Sie auch Fußnoten links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn Sie auf eine Fußnote aus der Liste klicken, werden Sie direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Fußnoten sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

195Liste der Links

SMASHDOCs erstellt automatisch eine Liste der Links, sobald Sie einen Link einfügen.

Genau wie das Inhaltsverzeichnis können Sie auch Links in der Tableiste unter dem Tab "Inhaltsverzeichnis anzeigen" abrufen. Wenn Sie auf einen Link aus der Liste klicken, werden Sie direkt zu dem entsprechenden Abschnitt im Dokument weitergeleitet. Die Links sind in chronologischer Reihenfolge aufgelistet.

196Warum kann ich einen Weblink nicht einfügen oder einen vorhandenen Weblink in einem zur Überprüfung freigegebenen Dokument bearbeiten?

In diesem Fall haben Sie nicht die erforderliche Nutzrolle. Sie können Weblinks nur in Dokumenten platzieren und bearbeiten, die zur Überarbeitung freigegeben sind und wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

197Wie kann ich einen Querverweis einfügen?

Sie können einen Querverweis auf eine (nummerierte) Überschrift, eine Abbildung oder eine Tabelle im selben Dokument erstellen. Klicken Sie dazu in den Bereich, in den Sie den Querverweis einfügen möchten und dann in der Formatierungsleiste auf den Button Link -> "Querverweis". Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den verlinkten Abschnitt auswählen können. Sie können auch wählen, ob nur die Nummerierung des verknüpften Abschnitts (z. B. Tabelle 2) oder auch sein Inhalt (z. B. Tabelle 2 (Kundenzufriedenheit)) angezeigt werden soll.

Nach dem Einfügen des Querverweises erscheint rechts neben dem Abschnitt, in den der Querverweis eingefügt wurde, ein kleines Symbol, das Ihnen mit einem Klick einen Überblick über alle im Dokument verfügbaren Querverweise gibt.

Es werden nicht nur alle Querverweise vom aktuellen Abschnitt zu anderen Abschnitten angezeigt, sondern auch alle Querverweise von anderen Abschnitten zum ausgewählten Abschnitt.

Wenn irgendwo etwas eingefügt oder gelöscht wird, das die Nummerierunglogik des Dokuments ändert, prüft SMASHDOCs sofort die Richtigkeit der Nummerierung aller Querverweise im Dokument und passt diese gegebenenfalls an.

Sobald ein "kaputter" Querverweis erstellt wird, wird sofort ein roter Tab mit einem Ausrufezeichen in der Tableiste auf der linken Seite des Dokuments angezeigt. Klicken Sie darauf, um eine Liste aller Abschnitte, die gebrochene Querverweise enthalten, anzusehen. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste und SMASHDOCs navigiert Sie direkt zu dem Abschnitt mit dem gebrochenen Querverweis. Jetzt können Sie den zurücksetzen (bearbeiten) oder löschen (beide lösen das Problem).

Wenn im Dokument keine gebrochenen Querverweise mehr vorhanden sind, wird das rote Ausrufezeichen in der Tabellenleiste sofort ausgeblendet.

198Wie werden die Querverweise im Dokument angezeigt?

Die Querverweise kann entweder als Nummerierung oder als Inhalt/Unterschrift des Abschnitts angezeigt werden (das hängt davon aus, welche Ansicht des Querverweises ausgewählt wurde).

199Kann ich einige Referenzen gleich einfügen?

Ja. Dafür bezeichnen Sie die entsprechenden Hakenfelder, solange Sie einen Querverweis hinzufügen.

200Werden die ausgewählten Referenzen im Dokument als einziger Querverweis oder getrennt angezeigt?

Alle Referenzen werden im Dokument als getrennte Querverweise angezeigt.

201Kann ich die Querverweise nach Word exportieren?

Ja, das können Sie auf jeden Fall. Die Querverweise werden auf die gleiche Weise wie alle anderen Abschnitte nach Word exportiert. Sie müssen keine zusätzlichen Einstellungen vornehmen, sondern können einfach mit dem Export eines benötigten Dokuments fortfahren und los geht's. Sie werden die Querverweise im exportierten Dokument genau dort sehen, wo sie sein sollen.

202Kann ich meine Dokumente vergleichen?

Ja. In der Liste der Dokumentoptionen können Sie die Funktion "Vergleichen" finden und dann sollen Sie ein Vergleichsdokument auswählen. Danach bekommen Sie den Vergleichsbericht.

203Welche Dokumente kann ich für Vergleichen auswählen?

Sie können Ihre Dokumente mit entweder SDOX oder Word-Dokumenten vergleichen.

204Wie viele Dokumente kann ich vergleichen?

Mehr als zwei Dokumente können verglichen werden.

205Ist es unbedingt, einen Ersteller des Vergleichsdokuments einzufügen?

Nein, das ist optional.

206Welche Information bekomme ich im Vergleichsbericht?

Sie können Änderungen an folgenden Arten von Informationen nachvollziehen:

Textabschnitte

Bilder und Bildüberschriften

Tabellen und Tabellenüberschriften

Fußnoten

Weblinks - wenn die URL nicht mit der Bezeichnung übereinstimmt und die URL geändert wurde

Kommentare

Querverweise

Randnotizen

Indexeinträge

Änderung von Inline- und Absatzstilen

Änderung der Nummerierungebene in einem Textabschnitt

207Wie kann ich die Änderungen zusammenführen?

Wenn das Modul "Dokumentvergleich und Roundtrip" im System aktiviert wurde, dann werden Sie die entsprechenden Tasten für Zusammenführung im Vergleichsbericht sehen. In diesem Fall könnten Sie Änderungen entweder in einigen Abschnitten oder im ganzen Dokument zusammenführen.

208Wenn ich Änderungen im ganzen Dokument zusammenführen möchte, kann ich zuerst sehen, wie mein Dokument nach der Zusammenführung aussehen wird?

Ja. Dazu sollen Sie den entsprechenden Typ der Ansicht wählen - "In 1 zusammengeführt".

"In 1 zusammengeführt" Ansicht

209Gibt es die Elemente, die nicht bei der Zusammenführung unterstützt sind?

Ja, es gibt die Liste solcher Elemente. Die sind folgende:

Inline-Bild

Inline-Datei

Randnotiz

Register

Literaturverweis

210Gibt es die Möglichkeit, die Version vor der Zusammenführung zu erstellen, um das Vergleichsdokument zu behalten?

Es ist möglich, nur wenn das Modul "Versionen" im System aktiviert wurde. Wenn Sie ein Word-Dokument für Vergleichen ausgewählt haben, nach dem Anklicken "Alle zusammenführen" erscheint sich ein Dialogfeld, wo Sie die Schnapsschusserstellung bestätigen können. Danach wird die Version automatisch erstellt.

211Welche Inhaltsstile sind für den Export nach Word verfügbar?

Beim Exportieren nach Word können Sie aus 3 Inhaltsstilen wählen. Diese sind:

Neuester Stand (keine Redline);

Redline wie derzeit angezeigt;

Redline aus einem Vergleich mit einer Version.

212Was bedeutet der Begriff "Redline"?

Redline ist der Begriff, der für die Ansicht des Dokuments in Word mit den nicht gesehenen oder vom Benutzer nicht akzeptierten Änderungen steht. Im Word-Dokument sehen Sie diese Änderungen hervorgehoben oder mit einer Linie markiert und es erscheinen auch einige Notizen im Auszeichnungsbereich, je nachdem, um welche Änderungen es sich handelt.

213Was passiert, wenn ich mein Dokument mit dem Inhaltsstil "Neuester Stand (keine Redline)" nach Word exportiere?

Wenn Sie diesen Inhaltsstil für den Export wählen, sieht Ihr Word-Dokument aus wie ein normaler schwarzer Text ohne Hervorhebungen.

214Welchen Ausblick wird mein Word-Dokument haben, wenn ich "Redline wie derzeit angezeigt" wähle?

In diesem Fall zeigt der Inhalt des exportierten Word-Dokuments die gleiche Redline, wie sie derzeit in SMASHDOCs aussieht. Die ungesehenen akzeptierten Änderungen werden als akzeptiert (schwarzer Text) dargestellt und ungesehene abgelehnte Änderungen werden nicht in das Word-Dokument übernommen. Nicht akzeptierte Hinzufügungen werden mit roter Farbe hervorgehoben und gelöschte Teile werden mit einer Linie markiert und im Markup-Bereich vermerkt.

Der Inhaltsstil "Redline wie derzeit angezeigt" im WORD-Dokument

215Was bedeutet die Option "Redline aus einem Vergleich mit einer Version"?

Mit dieser Option können Sie Ihr Dokument nach Word exportieren und gleichzeitig die aktuelle Version mit jeder anderen Version vergleichen, den Sie zuvor gespeichert haben (nur wenn das Modul "Versionen im System aktiviert wurde). Dazu müssen Sie in dem sich rechts öffnenden Zusatzbereich der genauen Version aus der Liste Ihrer Versionen auswählen. Das Ergebnis dieses Vergleichs sehen Sie im exportierten Word-Dokument hervorgehoben und im Markup-Bereich markiert.

216Kann ich die in Word exportierte Version speichern, falls ich sie später benötige?

Ja, das können Sie. Kreuzen Sie beim Exportieren nach Word die entsprechende Zeile "Möchten Sie behalten, was Sie exportiert haben, und eine Version erstellen?" an. Danach geben Sie die Details wie den Namen (obligatorisch), die Nummerierungebene (Sequenznummer, automatisch festgelegt) und die Notiz (optionale Bemerkungen) ein. Im SMASHDOCs-Editor sehen Sie nach dem Exportieren die erstellte Version in der Liste Ihrer Versionen.

217Warum kann ich keinen Hyperlink einfügen oder einen vorhandenen Hyperlink in einem Dokument bearbeiten, das zur Überprüfung freigegeben ist?

In diesem Fall haben Sie nicht die erforderliche Benutzerrolle. Sie können die Hyperlinks nur dann in zur Überarbeitung freigegeben Dokumente einfügen und bearbeiten, wenn Sie die Rolle "Vorschlagen" oder "Entscheiden" haben.

218Kann ich ein Inhaltsverzeichnis in SMASHDOCs erstellen?

Wir haben gute Neuigkeiten für Sie: Inhaltsverzeichnisse werden automatisch von SMASHDOCs erstellt!

Für alle Bilder, Tabellen, Überschriften (einschließlich nummerierter Überschriften), Fußnoten und Weblinks wird bei Änderungen ein entsprechendes Verzeichnis erstellt und entsprechend aktualisiert. Sie können die Inhaltsverzeichnisse in der Tableiste links ansehen.

Tab "Verzeichnisse anzeigen" in der Tableiste hervorgehoben

219Gibt es eine maximale Anzahl von Literaturverzeichnissen, die ich in SMASHDOCs erstellen kann?

Nein, die Anzahl der Literaturverzeichnisse ist in SMASHDOCs nicht begrenzt.

220Wie kann ich ein Literaturverzeichnis in mein Dokument einfügen?

Es ist möglich, das Literaturverzeichnis über die Hauptsymbolleiste oder über das geöffnete Kontextmenü einzufügen. Außerdem, können Sie den Literatureintrag manuell erstellen oder die Referenzen über die Suche in Literatur-Datenbanken einfügen.

221Kann ich jeden Text in meinem Dokument mit der Referenz ersetzen?

Falls Sie entschieden, den Literatureintrag über die Suche in Literatur-Datenbanken einzufügen, und dafür den entsprechenden Text vorher markiert haben, dann können Sie die markierten Wörter mit der Referenz ersetzen. Dazu sollen Sie die erforderliche Option bezeichnen.

Die Option, den markierten Text mit der Referenz zu ersetzen

222Welche Felder sind obligatorisch, wenn ich manuell den Literatureintrag erstelle?

Sie sollen unbedingt den Typ des Eintrags wählen und mindestens ein Feld - Titel - ausfüllen.

223Falls es ein Wort in meinem Dokument gibt, das ich mit der Referenz ersetzen möchte, kann ich das machen?

Ja, Sie können das mit der Option "Online Suche" machen. Wählen Sie das entsprechende Wort in Ihrem Dokument aus, öffnen Sie das Kontextmenü und klicken Sie "Online Suche". Im Dialogfeld mit den Ergebnissen erscheint sich die Option "Den markierten Text im Dokument mit der Referenz ersetzen". Bezeichnen Sie das und dann wird das Wort mit der Referenz ersetzt.

224Ich möchte mein Literaturverzeichnis am Anfang des Dokumentes platzieren, ist das machbar?

Im SD-Inhaltsverzeichnis ist auch das Literaturverzeichnis frei positionierbar. Sie können entscheiden, wo es platziert werden soll.

225Ist es möglich, Änderungen in Literaturverzeichnissen zu folgen, falls ich die bearbeiten oder löschen möchte?

Ja, alle Änderungen in Literaturverzeichnissen sind in der Abschnittshistorie von dem Abschnitt dokumentiert, in dem dieses Literaturverzeichnis vorher eingefügt wurde.

Literaturverweis-Änderungen in der Abschnittshistorie nachverfolgen

226Kann ich das Literaturverzeichnis nach Word exportieren?

Ja, Sie können das Literaturverzeichnis exportieren. Im Word erhalten Sie das Ergebnis, dass die exportierten Literaturverzeichnisse angeklickt werden können.

Das Zitat in Word nach dem Export hervorgehoben

227Was passiert, wenn ich das Literaturverzeichnis anklicke?

Nach dem Anklicken den Referenz-Link wird eine Webseite mit der detaillierten Information über den Literaturverweis im Browser geöffnet.

Die Information über den Literaturverweis nach dem Anklicken den Referenz-Link im exportierten Word-Dokument

228Es gibt keinen Zitierstil, den ich für meine Arbeit benötige. Gibt es eine Möglichkeit, weitere Stile hinzuzufügen?

Das Professionell Services-Team kann auf Anfrage weitere Zitierstile konfigurieren.

229Warum ist die Anzahl von Literaturverzeichnissen unter Verzeichnisse in der Symbolleiste und im Inhaltsverzeichnis unterschiedlich?

Unter Verzeichnisse in der Symbolleiste werden alle im Dokument erstellten Literaturverzeichnisse angezeigt, während im Inhaltsverzeichnis nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Literaturverzeichnissen angezeigt werden.

230Was bedeutet die Nummer neben dem Literatureintrag im Inhaltsverzeichnis?

Diese Zahl gibt an, wie oft Sie den jeweiligen Literatureintrag in das Dokument eingefügt haben.

231Kann ich die Darstellung von Literatureinträgen im Dokument ändern?

Sicher, in den Dokumenteinstellungen können Sie wählen, ob Literatureinträge als Zahlen oder als "Nichts" angezeigt werden sollen.

Darstellungsoptionen von Literaturverwaltung im Dokument hervorgehoben

232Woher weiß ich, ob der Literatureintrag bereits im Dokument zitiert wurde?

Wenn Sie zur Seite Literaturverwaltung gehen, können Sie neben jedem Literatureintrag den Tag "Zitiert" finden oder sofort die Spalte „Zitierte Literatureinträge“ wählen.

Zitierte Literatureinträge hervorgehoben

233Wie kann ich (nummerierte) Aufzählungen in ein Dokument einfügen?

Bei Aufzählungen können Sie wählen, ob Sie sie nummerieren möchten oder nicht. Für beide Fälle markiere die Abschnitte, die eine Aufzählung enthalten sollen und klicken Sie in der Formatierungsleiste entweder auf "Nicht nummerierte Liste" oder auf "Nummerierte Liste" und die Abschnitte werden entsprechend formatiert.

234Wie kann ich einen Teil eines Wortes hoch- oder tiefstellen?

Aus technischen Gründen können Sie Wörter nur im Ganzen hoch- oder tiefstellen. Markiere dafür das Wort, welches Sie hoch- bzw. tiefstellen möchten und klicken Sie dann in der Formatierungsleiste auf den entsprechenden Button, siehe folgende Abbildung.

Tabs für "Hochgestellt/Tiefgestellt" in der Format-Symbolleiste hervorgehoben

Aber Achtung, Tipp vom Profi: Trenne doch einfach den Wortteil, den Sie hoch- oder tiefstellen möchten, mit einem Leerzeichen vom Rest des Wortes. Wenn Sie jetzt den abgetrennten Teil hoch oder tief stellen, verschwindet das Leerzeichen und Ihr so formatierter Wortteil wird wieder an den nicht formatierten Teil gerückt.

235Wie kann ich einen Seitenumbruch einfügen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Textabschnitt, in den Sie einen Seitenumbruch einfügen möchten. Wählen Sie " Seitenumbruch oberhalb hinzufügen" aus dem Kontextmenü.

Die Option "Seitenumbruch oberhalb hinzufügen" markiert

236Wie kann ich einem Abschnitt einen Kommentar hinzufügen?

Sie können einen Kommentar über das Kontextmenü des Abschnitts hinzufügen. Klicken Sie zuerst auf den entsprechenden Abschnitt. Mit einem Rechtsklick erscheint das Kontextmenü mit dem Tab "Kommentar". Ein Fenster öffnet sich auf der rechten Seite des Dokuments, wo Sie den Kommentar schreiben können und auch bestimmen, für welche Nutzer dieser sichtbar sein soll.

237Ich möchte nur bestimmten Benutzern einen Kommentar senden - ist das möglich?

Ja, indem Sie nur die Benutzer auswählen, die den Kommentar sehen sollen.

Sie können später auch weitere Benutzer hinzufügen, indem Sie auf das Pluszeichen unten in dem geöffneten Gespräch klicken und die Namen der Benutzer, die Sie hinzufügen möchten, in das sich öffnende Dialogfeld eingeben (siehe folgende Abbildung).

Zusätzlich zu einzelnen Benutzern können Sie das gesamte Gespräch für alle Benutzer sichtbar machen. Dafür wählen Sie einfach "Sichtbar für alle" im Dialogfenster.

Erstellen des Kommentars für ausgewählte Nutzer hervorgehoben

238Ist es möglich, den Link des Kommentars zu schicken?

Ja. Dazu öffnen Sie den entsprechenden Kommentar, klicken Sie auf das Link-Zeichen oben rechts und dann könnten Sie die URL des Kommentars kopieren. Danach können Sie diesen Link anderen Benutzern schicken oder im neuen Tab öffnen.

Das Link-Zeichen, die URL des Kommentars zu kopieren

Hinweis: um den Link des Kommentars öffnen zu können, müssen die Benutzer den Zugang zum entsprechenden Dokument haben und die erforderliche Rolle haben, die Kommentare zu lesen. Außerdem, muss der Kommentar für diese Benutzer sichtbar sein.

239Kann ich Text in Kombination mit Absatz- und Inline-Stilen suchen und ersetzen?

Ja, unter der Registerkarte "Erweiterte Suche" können Sie den Suchbegriff, das Absatzformat und / oder den Inline-Stil angeben. Sie können entweder nach jedem Element einzeln suchen oder die vollständige Kombination verwenden.

Erweiterte Suche hervorgehoben

240Kann ich Sonderzeichen suchen und ersetzen?

Ja, geben Sie einfach das gewünschte Sonderzeichen in das Suchfeld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen". Füllen Sie das Ersetzungsfeld mit einem anderen Sonderzeichen aus. Klicken Sie anschließend neben dem gewünschten Suchbegriff auf “Ersetzen” oder ersetzen Sie alle gefundenen Suchbegriffe, indem Sie auf die Schaltfläche „Alles ersetzen“ klicken.

Suchen und Ersetzen der Sonderzeichen hervorgehoben

241Kann ich Fußnoten suchen und ersetzen?

Ja, fügen Sie einfach die Fußnote in das Suchfeld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen". Füllen Sie das Ersetzungsfeld mit dem Inhalt für die neue Fußnote aus und klicken Sie auf "Ersetzen". Wie immer können Sie entweder auf die Schaltfläche "Ersetzen" neben den einzelnen Suchbegriffen klicken oder sofort die Schaltfläche "Alles ersetzen" verwenden.

Suchen und Ersetzen von Fußnoten hervorgehoben

242Wie kann ich schnell die nützliche Überschrift in meinem Dokument finden?

Sie sollen die Funktion "Verzeichnisse anzeigen" links wählen, dann die Wörter oder Nummern von der Überschrift, die Ihnen das finden helfen können, einsetzen und dann werden Sie die nützliche Überschrift sehen. Klicken Sie dann auf die Überschrift, die Sie gefunden haben und Sie sind bereits, das gesuchte Teil vom Dokument zu bearbeiten.

243Kann ich mein Dokument bereinigen?

Ja, wenn Sie das erforderliche Recht "Putzroutinen" haben, das während der Benutzereinladung oder durch die Benutzerverwaltung aktiviert werden kann. Dafür nutzen Sie einfach die Vielzahl unserer vordefinierten Putzroutinen. Sie können eine, mehrere oder alle Putzroutinen gleichzeitig auswählen und in Ihrem Dokument ausführen. Nachdem die Putzroutinen in Ihrem Dokument ausgeführt wurden, werden alle Änderungen als solche angezeigt. Sie können diese entweder akzeptieren oder ablehnen. Beachten Sie jedoch, dass diese Änderungen im Abschnittsverlauf nicht nachverfolgt werden.

Putzroutinen hervorgehoben

244Kann ich über reguläre Ausdrücke suchen?

Sicher. Sie können einen unserer vordefinierten regulären Ausdrücke auswählen oder das Feld manuell mit dem gewünschten regulären Ausdruck ausfüllen. Gehen Sie dazu auf den Reiter "Suchen und Ersetzen - Text" und kreuzen Sie das Kästchen "RegEx" an. Nachdem die Suche über reguläre Ausdrücke abgeschlossen ist, können Sie neben dem jeweiligen Suchbegriff auf die Schaltfläche „Ersetzen“ klicken oder über die Schaltfläche „Alles ersetzen“ alle Suchbegriffe auf einmal ersetzen.

Suchen und Ersetzen via reguläre Ausdrücke hervorgehoben

245Wie kann ich ein Dokument exportieren / drucken?

In der Tableiste links befindet sich unter "Dokumentenoptionen anzeigen" die Funktion "Exportieren ". Sie können zwischen einen Export in eine Word-Datei oder in eine HTML-Datei wählen. Beide Formate können Sie im Anschluss ausdrucken oder auch in ein PDF umwandeln.

Im HTML Export wird zwischen dem Entwurf und der Überarbeitung unterschieden, weil es mehrere Exportoptionen für die Überarbeitung gibt.

246Wie kann ich ein Dokument in eine Word-Datei exportieren?

Links in der Tableiste befindet sich unter "Dokumentenoptionen anzeigen" die Funktion "Exportieren". Die Dialogbox wird geöffnet, wo Sie "Export in eine Word-Datei" wählen.

Dadurch haben Sie drei Optionen eine Vorlage zu wählen:

Standard (Standard-Word Template)

Vertrag/ Contract (Vertrag/Contract - Word Template)

Sprache (Deutsch oder Englisch)

Beim Klicken auf den "Export-Button", wird das SMASHDOCs Dokument in ein Word-Dokument exportiert.

247Kann ich mein Dokument als eine PDF-Datei exportieren?

Ja, es ist auch möglich, Dokumente zu PDF zu exportieren. Dafür sollen Sie die Dokumentenoptionen links öffnen, dort "Exportieren" anklicken und dann im erscheinenden Modalfeld PDF auswählen. Sie können eine Vorlage auch wählen, falls in Ihrer Umgebung mehr als eine Vorlage eingestellt wurde. Nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie "Exportieren".

Eine Vorlage auswählen

Die exportierte Datei finden Sie dann in der Liste für Herunterladen oben rechts. 

248Wie werden alle Inline-Dateien im exportierten Word-Dokument aussehen?

Im Word-Dokument werden die Inline-Dateien als ein klickender Link angezeigt.

Inline-Datei Link ist hervorgehoben

Sie können die Datei mit dem Anklicken herunterladen, nur wenn Sie einen Zugang zum Dokument haben und wenn Sie zum SMASHDOCs System eingeloggt sind.

249Wie kann das Format Audit Trail (PDF) für mich nützlich sein?

Der Hauptvorteil vom Format PDF Audit Trail ist, dass dieses Format die ganze Information über die Geschichte von den Veränderungen beim Bearbeiten des Dokuments dem Benutzer gibt. Wenn Sie Ihr Dokument in diesem Format exportieren, können Sie alle Kommentare, die von den anderen Benutzern hinzugefügt waren, folgen, alle Veränderungen in einem Abschnitt und Geschichte des Abschnitts sehen. Das Audit Trail Format gibt den Benutzern eine Möglichkeit, keine wichtige Information während des ganzen Prozesses von der Erstellung des Dokuments zu verlieren.

250Wie kann ich die exportierten Dokumente herunterladen?

Sobald Sie die Export Taste geklickt haben, wird neben Ihrem Avatar ein neues Download-Symbol auftauchen, das anzeigt, dass der Download-Vorgang gestartet wurde. Sie sollen auf das Dokument, das Sie herunterladen möchten, klicken. Sobald ein Download-Vorgang ausgeführt wird, werden ein Spinner und eine entsprechende Meldung neben dem Download-Symbol angezeigt.  Der Spinner dreht sich so lange, bis der Downloadvorgang komplett abgeschlossen ist. Sie können ein exportiertes Dokument innerhalb von 3 Tage herunterladen. Nach dieser Zeit werden alle Dokumente automatisch gelöscht.

251Wenn ich nicht die tatsächlichen Namen der Dokumenteditoren anzeigen kann, gibt es einige Methode, das Dokument zu der Word-Datei passend zu exportieren?

Natürlich, gibt es eine mögliche Funktion - ein Dokument zu der Word-Datei unter einem Pseudonym zu exportieren, aber bevor Sie den exportieren, prüfen Sie, ob Sie alle Änderungen verfolgt haben oder alle Kommentare exportiert haben. Andererseits, wird die Funktion vom Pseudonym unerreichbar.

252Wie ist der Unterschied zwischen Bilder mit geringer Auflösung und mit ursprünglicher Größe?

Abbildungen mit geringer Auflösung reduzieren die gesamte Größe von einem Dokument, deswegen dauert der Export in diesem Fall weniger Zeit. Allerdings, ist die Qualität von Bildern mit geringer Auflösung nicht so hoch, wie von Bildern mit ursprünglicher Größe.

253Welche HTML Reports gibt es?

Die Dokumente können als HTML-Seite und als Audit Trail (HTML) exportiert werden. Außerdem, können Sie auswählen, ob Ihr Dokument als ein Zip-Archiv oder als die URL exportiert werden soll.

254Wo kann ich die exportierte HTML-Datei als ein Zip-Archiv oder die URL finden?

Zip-Archiv erscheint sich in der Downloads-Liste ganz oben rechts. URL wird in die getrennte URL-Liste exportiert.

Die URLs Liste

255Ist die URL der HTML-Seite öffentlich?

Ja, jeder Nutzer kann diesen Link erreichen und das Dokument anschauen.

256Wird die URL bald aus der URLs-Liste entfernt?

Nein, die URL nach dem Export ist immer erreichbar.

257Gibt es eine Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig zu exportieren?

Mit unserer Funktion "Projekte" können Sie Ihrem Projekt mehrere Dokumente hinzufügen und dann auswählen, welche und in welcher Reihenfolge generiert werden sollen. Darüber hinaus können Sie zwischen drei Optionen wählen, indem Sie im Entwurfsmodus ein neues SD generieren oder das Dokument in das WORD- oder PDF-Format exportieren.

258Kann ich mich während der Dokumentenbearbeitung in Echtzeit mit anderen Nutzern austauschen, indem ich mit ihnen bspw. chatte?

In SMASHDOCs haben Sie die Möglichkeit mit anderen Nutzern in Echtzeit über die dokumenteninterne Kommentar-Funktion zu kommunizieren. In FAQ (Wie kann ich einem Abschnitt einen Kommentar hinzufügen?) und (Ich möchte nur bestimmten Benutzern einen Kommentar senden - ist das möglich?), zeigen wir Ihnen, wie Sie Kommentare in Ihr Dokument einfügen und sie außerdem an bestimmte Nutzer richten können. So ist es auch möglich, ganz private Gespräche zu führen.

259Wie können Templates für den Export personalisiert werden?

Personalisierte Templates sind Teil unseres Premium Angebots. Wenn Sie mehr erfahren möchten, klicken Sie hier oder schreiben Sie uns gleich eine E-Mail an info@smashdocs.net. Wir melden uns so schnell wie möglich zu Ihrer Anfrage.

260Wie kann ich meinen Account wieder löschen?

Um Ihren SMASHDOCs Account nach erfolgreicher Registrierung wieder zu löschen, klicken Sie auf Ihren Avatar in der rechten oberen Ecke der Dokumentenliste, fahren Sie mit den Einstellungen fort, wählen Sie die Registerkarte "Sicherheit" und klicken Sie links unten auf "Nutzerkonto löschen".

Tab "Nutzerkonto löschen" im Einstellungsmenü hervorgehoben

261Ich möchte einige Versionen desselben Dokuments in den verschiedenen Bearbeitungsphasen haben, wie kann ich das machen?

Für diese Anforderung können Sie die Versionen vom Dokument in einem bestimmten Zeitpunkt vom Verhandlungsprozess machen. Wie das zu machen, können Sie im Handbuch finden https://service-description.smashdocs.net/schnappschuesse#73252362-b3f3-a032-ac04-03ec0b8c78c0. Die Anzahl von Versionenn des Dokuments ist unbegrenzt. Sie können auch die Versionen je nach Ebene filtern, Notizen, die den Zweck der jeweiligen Version zu unterscheiden helfen, hinzufügen und alle andere Information, die Sie brauchen, hinzufügen. Sie haben auch eine Möglichkeit, andere Benutzer zu einem Dokument einzuladen, damit sie auch die Versionen erstellen könnten. Was Sie dafür machen sollen, finden Sie auch im Handbuch https://service-description.smashdocs.net/schnappschuesse#35d45319-7a5d-f18e-cf34-c62b364c48fe. Außerdem, können Sie alle Versionen miteinander vergleichen, alle wichtigen Änderungen zusammenführen https://service-description.smashdocs.net/schnappschuesse#d867b426-9bb7-3f7b-adc0-87b254073c6d und dann die Versionen exportieren https://service-description.smashdocs.net/schnappschuesse#a995efcd-bebc-9f02-dda6-c841a0b742a2.

Sie können auch die erste Version des importierten Dokuments im .docx-Format speichern, indem Sie eine automatische Versionserstellung einrichten. Die manuelle Bearbeitung beim Importieren eines Word-Dokuments ist ebenfalls möglich.

262Kann ich die bestimmte Zeit mit dem Datum der Schnapsschusserstellung wissen?

Ja, Sie finden es direkt in der Nähe des Datums der Versionserstellung.

Genaue Zeit der Erstellung des Schnappschusses hervorgehoben

263Kann ich die Dokumente in SMASHDOCs mit der elektronischen Unterschrift signieren?

Diese Funktion ist erreichbar, wenn das Modul "Elektronische Unterschrift von Signaturit" im System aktiviert wurde. Sie können digitale Kommunikation mit anderen Benutzern oder die Vereinbarungen mit Ihrer Vertragspartei mit der Hilfe vom Tool für elektronische Signaturen, Signaturit, signieren.

264Welche Schritte muss ich erledigen, um eSign-Prozess zu starten?

Um eine elektronische Signatur zu erstellen, müssen Sie in der Symbolleiste oben auf die Schaltfläche eSign klicken und einen neuen Platzhalter einfügen. Es gibt drei Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, wie "Vorname", "Nachname" und "E-Mail". Die anderen, "Firma" und "Position", sind optional. Sie erscheinen vorausgefüllt, falls Sie diese Daten bereits bei der Registrierung angegeben oder später im Benutzerkonto bearbeitet haben.

265Kann ich das Feld "Position" für die elektronische Unterschrift ändern?

Ja, das können Sie. Geben Sie einfach den neuen in den Platzhalter für Unterzeichner ein und diese Daten werden im signierten Dokument angezeigt. Sie können das auch in den Profil-Einstellungen machen. Sobald Sie dieses Feld dort geändert haben, wird das automatisch im Platzhalter für Unterzeichner ändern.

266Kann ich die Anzahl der restlichen Unterschriften folgen?

Ja, es gibt solche Möglichkeit. Die gesamte und restliche Nummer von vorausbezahlten Unterschriften und auch das Enddatum von erreichbaren Unterschriften werden im Avatar-Menü angezeigt.

Die gesamte und restliche Nummer von vorausbezahlten Unterschriften im Avatar-Menü

267Ist es möglich, eine Version vom zur Signierung abgesendeten Dokument zu erstellen?

Ja, es gibt diese Option, wenn das Modul "Versionen" im System aktiviert wurde. Sobald das Dokument zur Signaturit-App abgesendet wurde, wird die Version davon automatisch erstellt. Sie können diese Version im entsprechenden Tab links mit dem Standard-Namen "Sent for e-signature" und mit der Standard-Notiz "eSign provider: Signaturit" finden. Diese Felder können bearbeitet werden.

268Kann ich meine Dokumente zum WORD oder PDF während meines TRIALs exportieren?

Eigentlich, können Sie Ihre Dokumente zum PDF, WORD oder SDOX nur mit 50% des Inhalts exportieren.

269Wo kann ich das Datum, wann mein TRIAL endet, finden?

Diese Information gibt es in den Profil-Einstellungen/Lizenz/TRIAL Enddatum.

270Was passiert, wenn mein TRIAL endet?

Am definierten TRIAL Enddatum wird Ihr TRIAL Lizenz-Typ zum GRATIS automatisch gewechselt.

271Kann ich Dokumente oder Projekte machen, wenn mein Lizenz-Typ GRATIS ist?

Nein, das können Sie nicht machen. Beim GRATIS Typ sind keine Funktionen erreichbar. Sie sollen unbedingt Ihren Lizenz-Typ erhöhen.

272Wie lange kann ich BASIC oder PROFESSIONELL Typen benutzen?

Wenn Sie einen von genannten Typen kaufen, dürfen Sie damit seit 30 Tagen arbeiten. Nach dieser Zeit wird das Geld aus Ihrer Kreditkarte automatisch abgehoben, damit Sie weiter mit der Lizenz arbeiten könnten.

273Was soll ich machen, wenn ich mein Abonnement kündigen möchte?

Sie sollen Profil-Einstellungen/Lizenz öffnen, dann sollen Sie die Taste "Abbrechen" gegenüber vom "Nächsten Abrechnungsdatum" drücken und dann Ihr Abbrechen mit dem "Ja" Klicken bestätigen.

274Kann ich eine Rechtschreibprüfung ausführen?

Ja, es ist möglich. Wenn die Rechtschreibprüfung für Ihre Organisation oder ein bestimmtes Dokument aktiviert ist, wird sie automatisch ausgeführt. Wenn nicht, können Sie jederzeit zur Symbolleiste links gehen, auf "Dokumentoptionen anzeigen" klicken und das Feld "Rechtschreibprüfung" aktivieren. Unten können Sie die Dokumentensprache auswählen. Nachdem Sie "Dokumentoptionen anzeigen" geschlossen haben, werden die neuen Einstellungen übernommen.

275Kann ich mit einer Art von Vorlagendokument arbeiten?

Ja, SMASHDOCs bietet tatsächlich eine solche vorlagenbasierte Option für Ihren persönlichen Bedarf. Es wird in Form eines Interviews erstellt, in dem Sie die Fragen beantworten und die Informationen in dem gewünschten Dokument, z.B. einem Vertrag, ausfüllen, ohne dass Sie selbst die Lücken finden müssen, in denen eine solche Information benötigt wird. Es nennt sich "SmartDocuments Interview", mehr dazu finden Sie hier https://service-description.smashdocs.net/smart-dokumente.

276Wo kann ich die Dokumente außer auf der SMASHDOCs-Plattform speichern?

Dank einer unserer Integrationen können Sie Ihre Dateien in DRACOON speichern und freigeben. Dieser Dienst bietet eine transparente und zuverlässige Datenfreigabe. Sie können in der DRACOON-Plattform entweder von Admin oder Benutzer mit besonderen Rechten registriert werden, wenn Sie bereits ein SMASHDOCs-Konto besitzen. Falls Sie ein neues Konto im SMASHDOCs-System, in das DRACOON integriert ist, erstellen, erhalten Sie automatisch ein neues Konto in der DRACOON-Plattform.

277Wie kann ich Excel mit SMASHDOCs verbinden?

Sie können Excel mit SMASHDOCs nur aus Ihrem OneDrive-Konto verbinden. Sie sollen eine Excel-Tabelle in OneDrive erstellen, dann den Tab "Einfügen" öffnen und dort eine Option "Office Add-Ins" auswählen. Danach laden Sie eine XML-Datei hoch. Dann wird Ihre Verbindung erfolgreich eingestellt und Sie könnten Ihre Excel-Tabellen in den SMASHDOCs-Editor einfügen.

Option "Office-Add-Ins" markiert

278Ist eine XML-Datei einzigartig für jedes SMASHDOCs-System?

Ja, jede Umgebung bekommt eine getrennte XML-Datei für Hochladen.

279Wie kann ich bemerken, dass die Verbindung von Excel und SMASHDOCs geschlossen wurde?

Sobald die Verbindung fertig ist, werden Sie ein SMASHDOCs-Symbol in der oberen Symbolleiste im Excel-Editor sehen.

SMASHDOCs-Symbol in der Excel-Datei

280Wie unterscheiden sich die SMASHDOCs-Tabellen und Excel-Tabellen im SMASHDOCs?

Excel-Tabellen werden immer mit dem grünen Excel-Zeichen links angezeigt.

Das grüne Excel-Icon im SMASHDOCs-Editor

281Kann ich verschiedene Teile einer Excel-Tabelle ins Dokument getrennt einfügen?

Ja, das können Sie. In diesem Fall werden verschiedene Teile in SMASHDOCs als getrennte Tabellen angezeigt.

282Ist es möglich, zwei verschiedenen Tabellen ins Dokument einzufügen?

Sie können andere Tabelle mit einem SMASHDOCs-Dokument verbinden, nur wenn die vorherige Verbindung geschlossen wurde.

283Warum wird meine eingefügte Excel-Tabelle ohne Grenzen angezeigt?

Falls Sie keine Grenze in Ihrer Excel-Tabelle setzen, dann wird diese Tabelle im SMASHDOCs-Dokument auch ohne Grenzen angezeigt.

284Wenn ich die Verbindung von der Tabelle mit Excel nicht mehr brauche, aber möchte, diese Tabelle als eine gewöhnliche SMASHDOCs-Tabelle zu speichern, kann ich diese Verbindung deaktivieren?

In diesem Fall können Sie die Verbindung in Excel mit dem Button "Remove" entfernen. Diese Option können Sie finden, nachdem Sie ein SMASHDOCs-Icon angeklickt haben. Danach wird Ihre Tabelle nicht mehr mit dem grünen Excel-Zeichen angezeigt.

Der Button "Remove", die Verbindung mit einer Excel zu entfernen