SMASHDOCs 2.17 - Versionshinweise

September 28, 2021

Liebe SMASHDOCs-Freunde,

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass eine neue Version von SMASHDOCs erschienen ist. Wir haben intensiv daran gearbeitet, und das ganze Team hat sein Bestes gegeben, um das Arbeiten mit SMASHDOCs noch besser zu machen.

Lassen Sie einen Blick auf die Vorteile dieses Updates werfen …

1Dokumente im System endgültig löschen

Endlich können autorisierte Benutzer Dokumente im Überprüfungsmodus endgültig aus dem System löschen.

Das Dokument kann sofort sowie nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Alle betroffenen Benutzer werden nach Bestätigung des endgültigen Löschvorgangs via E-Mail benachrichtigt. Außerdem, können alle aktiven Benutzer im System verfolgen, welche Dokumente sich im endgültigen Löschvorgang befinden.

Schaltfläche "Endgültig löschen" im Kontextmenü hervorgehoben

Der Löschvorgang kann auf Wunsch von autorisierten Benutzern abgebrochen werden.

Mehr detaillierte Info dazu finden Sie hier: Modul "Dokumente im System endgültig löschen"

2Asynchroner Export

Der asynchrone Export ist eine Lösung für das Problem, wenn eine Datei heruntergeladen wird und Sie das Dokument nicht mehr bearbeiten können, bis der Download abgeschlossen ist.

Mit unserer brandneuen Funktion "asynchroner Export" können Sie Ihr Dokument kurz nach dem Klicken auf die Schaltfläche zum Exportieren von Dokumenten bearbeiten. Sobald Sie dies getan haben, wird neben Ihrem Avatar ein neues Download-Symbol auftauchen, das anzeigt, dass der Download-Vorgang gestartet wurde. Darüber hinaus benachrichtigt dieses Symbol nicht nur, wenn der Download abgeschlossen ist, sondern hält heruntergeladene Dateien auch drei Tage lang in der Liste der heruntergeladenen Dateien verfügbar. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie weiterhin eine dieser Dateien herunterladen.

Download-Symbol und Liste der heruntergeladenen Dateien hervorgehoben

Sobald ein Download-Vorgang ausgeführt wird, werden ein Spinner und eine entsprechende Meldung neben dem Download-Symbol angezeigt.  Der Spinner dreht sich so lange, bis der Downloadvorgang komplett abgeschlossen ist.

Meldung zum Start des Exportvorgangs hervorgehoben

Weitere Informationen zum asynchronen Export finden Sie in unserem Handbuch hier Asynchroner Export von Dateien.

3Dashboard

Da wir uns in SMASHDOCs ausschließlich auf die Verarbeitung und Zusammenarbeit von Dokumenten konzentrieren, haben wir ein Dashboard entwickelt, mit dem Sie den Prozess der endgültigen Fertigstellung Ihres Dokuments schrittweise verwalten können. Beginnen Sie mit der Ausarbeitung, fahren Sie fort mit der internen Überprüfung und Verhandlung von Dokumenten bis hin zu deren Fertigstellung.

Hier ist ein beispielhaftes Dashboard in SMASHDOCs:

Dashboard hervorgehoben

Die Dashboard-Funktionalität kann auf dem angeforderten Workflow aufbauen und verfügt daher über benutzerdefinierte Filter und eine relevante Ergebnisliste. Auf Ihrem Dashboard können Sie beispielsweise Folgendes verfolgen:

den Bearbeitungsstatus Ihrer Dokumente:

Entwurf

Interne Überarbeitung

Verhandlung

Erledigt

Abgebrochen

Zeitplanung Ihrer Dokumente bezüglich der festgelegten Frist:

rechtzeitig: > 10 Tage bis zum Fälligkeitsdatum

zeitkritisch: 1-10 Tage bis zum Fälligkeitsdatum

überfällig: < 0 Tage zum Fälligkeitsdatum

Außerdem wird jede Änderung des Dokumentenbearbeitungsstatus und des Fertigstellungstermins aufgezeichnet und kann jederzeit in der Buchungskontrolle nachverfolgt werden.

Buchungskontrolle hervorgehoben

Die Dashboard-Seite wird in Echtzeit aktualisiert. Wenn Sie also Dokumentmetadaten bearbeiten, Ihr Dokument in ein bestimmtes Projekt verschieben, dessen Status oder das Fälligkeitsdatum ändern, wird die Ergebnisliste entsprechend angepasst. Weitere Informationen zur Dashboard-Funktionalität finden Sie hier Modul "Dashboard".

4Verfolgen von Formatierungsänderungen

Abgesehen von inhaltlichen Änderungen werden von nun an auch Formatierungsänderungen sowohl in den Absatz- als auch in den Zeichenformaten verfolgt. Somit wird bei jeder Stiländerung eine neue Version des Abschnitts erstellt.

Ungesehene Änderungen des Absatzstils sind sofort erkennbar, wobei Stiländerungen in der Meldung über dem Abschnitt angezeigt werden.

Änderung des Absatzstils hervorgehoben

Ungesehene Änderungen in der Zeichenformatierung werden sowohl in Text- als auch in Tabellenabschnitten hervorgehoben. Stiländerungen in separaten Wörtern werden blau gerahmt. Eine Stiländerung des gesamten Abschnitts führt dann dazu, dass der Abschnitt durchgehend mit einem blauen Rand dargestellt wird.

Änderungen in der Formatierung in den Text- und Tabellenabschnitten hervorgehoben

Darüber hinaus wurde der neue Filter "Nur Stil" zur Filterfunktion hinzugefügt. Da über die Änderungen in der Formatierung nicht entschieden werden kann, ist dieser Filter nur für ungesehene Änderungen verfügbar. Bei der Verarbeitung geänderter Abschnitte können Sie diesen Filter einzeln aktivieren oder mit den Filtern "Benutzer" oder "Inhalt" kombinieren.

Filter "Benutzer" kombiniert mit Filer "Nur Stil"

5Suche und Neugestaltung im Literaturverzeichnis

Wir verbessern ständig unsere Literaturverzeichnis-Funktionalität und dieses Mal haben wir zwei wichtige Updates hier:

Suche in Datenbanken

Verbesserte Benutzeroberfläche

Durch die Suche in Datenbanken können Sie nach dem gewünschten Zitat suchen entweder in

1.Crossref-Datenbank (allgemeiner Bereich)

oder

2.Pubmed-Datenbank (medizinischer Bereich)

Sie können Referenzquellen erhalten, indem Sie einfach einen Suchbegriff eingeben. Und wenn beide Datenbanken aktiviert sind, werden die Suchergebnisse sowohl aus "Crossref" als auch aus "Pubmed" kombiniert.

Suche in Datenbanken hervorgehoben

Die Benutzeroberfläche des Literaturverzeichnisses wurde von Grund auf neu gestaltet. Jetzt sieht es nicht nur benutzerfreundlicher und anspruchsvoller aus, sondern Sie können sich auch einen Überblick über die Zitatdetails in einem separaten Fenster verschaffen. So werden z. B. Quellentyp, Titel, Autor(en) und Datum separat eingerahmt und immer sichtbar. Alle anderen Daten des Zitats lassen sich leicht durchblättern.

Benutzeroberfläche hervorgehoben

6Optionen "Groß- und Kleinschreibung beachten" und "Exakte Schreibweise" wurden zur erweiterten Suche hinzugefügt

Sowohl "Groß-/Kleinschreibung beachten" als auch "Exakte Schreibweise" wurden der erweiterten Suchfunktionalität hinzugefügt. Die folgenden Parameter können verwendet werden, um Ihre Suchergebnisse zu präzisieren:

Wenn der Parameter "Groß- und Kleinschreibung beachten" eingeschaltet ist, werden die Groß- und Kleinbuchstaben als unterschiedliche Symbole betrachtet.

Wenn der Parameter "Exakte Schreibweise" aktiv ist, entsprechen die Suchergebnisse vollständig dem Text im Suchfeld: Leerzeichen, Gross- und Kleinbuchstaben und identische Schreibweise werden berücksichtigt.

Suchbegriff samt Optionen "Groß- und Kleinschreibung beachten" und "Exakte Schreibweise" hervorgehoben

7Wenn Sie von den Kommentardetails zur Kommentarliste zurückgehen, wird Ihr Ausgangspunkt hervorgehoben

Wir wissen, wie wichtig diese Verbesserung war, sobald Sie eine super lange Kommentarliste in Ihrem Dokument haben. Wenn Sie nun einen bestimmten Kommentar im Detail öffnen und dann zur allgemeinen Kommentarliste zurückkehren, wird der Kommentar, mit dem Sie begonnen haben, hervorgehoben. Ja, auch wenn Sie Ihre Kommentarliste nach oben und unten scrollen.

Ausgangskommentar hervorgehoben in der allgemeinen Kommentarliste

8Neue Fußnoten

Fußnoten in SMASHDOCs werden nicht mehr im separaten Editorfenster verwaltet, sondern werden als "Fußnoten-Textabschnitte" dargestellt. Diese werden direkt unter dem Absatz angezeigt, auf den sie sich beziehen, und können somit mit den bewährten Änderungsmethoden bearbeitet und angezeigt werden.

Fußnoten-Textabschnitte mit jeweils zwei Zeilen hervorgehoben

Jetzt wird der Textabschnitt als führender Abschnitt betrachtet und bildet eine logische Einheit mit den zugehörigen Fußnoten. Wenn Sie also den führenden Abschnitt verschieben, werden auch die Fußnotentextabschnitte verschoben. In diesem Fall passt SMASHDOCs die Nummerierung der verschobenen Fußnoten automatisch an.

Weitere Informationen zu neuen Fußnoten finden Sie hier: Modul "Fußnoten-Textabschnitte"

9All-in-One-Bericht

In der Liste der verfügbaren Exporte ist jetzt eine neue Art des Exports verfügbar, nämlich der PDF All-in-One-Bericht. Er enthält alle Informationen zu Änderungen beim Bearbeiten des Dokuments, nämlich den gesamten Verlauf und alle Kommentare, die für den aktuellen Benutzer sichtbar sind. Hier eine Vorschau auf einen generierten All-in-One-Bericht:

Titelseite des Berichts hervorgehoben

10Elektronische Unterschrift

Mit jeder neuen Update-Version nähert sich SMASHDOCs dem Ziel, Ihnen eine Plattform zu bieten, auf der Sie Ihre Dokumente von Grund auf verwalten, abstimmen und perfekt ausgeben können, damit Sie keine externen Tools mehr benötigen.

In Zusammenarbeit mit dem in SMASHDOCs eingebetteten Tool für elektronische Signaturen, Signaturit, können Sie mühelos Ihre digitale Kommunikation mit anderen Benutzern oder die Vereinbarungen mit Ihrer Vertragspartei signieren.

eSing-Prozess hervorgehoben

Der eSign-Prozess ist nicht nur schnell und einfach zu bedienen, sondern garantiert auch die Rechtssicherheit aller Ihrer digitalen Transaktionen.

11Neue Registerkarte für Exportkommentare

Diese Konversationsfunktion wurde mehrfach angefordert und ist nun endlich da. Wir haben der Kommentarfunktion eine neue Registerkarte hinzugefügt, um Ihnen einen schnellen Überblick über die Kommentare in Ihrem Dokument zu geben, die beim Export als sichtbar markiert wurden und daher nach Word exportiert werden.

Neue Registerkarte für Exportkommentare hervorgehoben

Diese Registerkarte garantiert Ihnen nicht nur, dass keiner der Kommentare, die Sie nicht exportieren möchten, in das endgültig exportierte Dokument hereingeschoben wurde, sondern Sie können auch auf dieser Registerkarte einfach zum gewünschten Kommentar gehen und das Kontrollkästchen für "Sichtbar im Export" deaktivieren. Die Liste wird automatisch entsprechend angepasst. Sie haben nun die vollständige Kontrolle darüber, welche Informationen in Ihrem exportierten Dokument landen.

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