1Neues Fußnotenkonzept

Fußnoten in SMASHDOCs werden nicht mehr standardmäßig verwaltet, sondern in die sogenannten "Fußnoten-Textabschnitte" umgewandelt, die direkt im Editor unter dem betreffenden Abschnitt angezeigt werden. Ein solcher Abschnitt ähnelt dem Textabschnitt, weist jedoch geringfügige Unterschiede auf, nämlich:

●Sie können keine Fußnoten, Randnotizen und Kontrollkästchen in den Fußnoten-Textabschnitt einfügen;

●Sie können keinen Seitenumbruch oder Seitenformattrennzeichen verwenden

●Sie können das Absatzformat nicht ändern;

●Sie können keine Fußnoten-Textabschnitte per Ziehen & Ablegen verschieben.

Ein Fußnotentextabschnitt ist im Text sofort erkennbar, da er über ein spezielles Design verfügt, das eine fortlaufende, separat gezählte Nummerierung enthält.

Die Fußnotentextabschnitte können je nach Stileinstellungen unterschiedlich aussehen. Zum Beispiel so:

Fußnoten-Textabschnitte mit jeweils zwei Zeilen hervorgehoben

2Verbindung von Fußnotentextabschnitten und Textabschnitten

Der Fußnotentextabschnitt ist immer mit dem Abschnitt verbunden, in dem die Fußnotenreferenz festgelegt wurde - dem führenden Abschnitt. Wenn Sie also den führenden Abschnitt durch Ziehen und Ablegen, Kopieren und Einfügen oder Ausschneiden und Einfügen verschieben, werden auch die Fußnotentextabschnitte verschoben. In diesem Fall passt SMASHDOCs automatisch die Nummerierung der verschobenen Fußnotentextabschnitte an.

Bitte beachten Sie, dass der Fußnotentextabschnitt selbst weder durch Ziehen und Ablegen noch durch Kopieren und Einfügen verschoben werden kann. Sobald Sie den Textabschnitt mit Fußnotenreferenzen oder Fußnotentextabschnitten selbst zum Verschieben innerhalb des Dokuments ausgewählt haben, werden sie als ein Einheitsabschnitt ausgewählt.

Ausgewählte führende Textabschnitte und Fußnotentextabschnitte hervorgehoben

3Fußnote erstellen

Um eine Fußnote zu erstellen, müssen Sie ein autorisierter Benutzer im Dokument sein. Dies bedeutet, dass Sie entweder über die Vorschlagen- oder die Entscheidungsrechte verfügen sollten. Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, klicken Sie auf die gewünschte Position im führenden Textabschnitt und dann auf die Schaltfläche "Fußnote hinzufügen" in der Symbolleiste.

Schaltfläche "Fußnote hinzufügen" in der Symbolleiste hervorgehoben

Unter dem ausgewählten führenden Textabschnitt wird ein neuer Fußnotentextabschnitt erstellt. Befindet sich Ihr Dokument bereits im Überprüfungsmodus, wird der Fußnotentextabschnitt zunächst als Entwurfsabschnitt erstellt und kann getrennt vom führenden Abschnitt zur Überprüfung freigegeben werden.

Führender Textabschnitt und Fußnotentextabschnitt in den Entwurfsmodus hervorgehoben

Sobald eine neue Fußnote zur Überarbeitung freigegeben wurde, werden diese Fußnote und die Nummer der Fußnote im führenden Abschnitt für andere Benutzer im Dokument als ungesehen angezeigt, mit dem gelben Hintergrund und mit zwei Symbolen "Blaue Auge" gegenüber sowohl der entsprechenden Fußnote, als auch dem führenden Abschnitt mit der Nummer.

Eine neue Fußnote für andere Benutzer im Dokument angezeigt

Wenn Sie später abhängig von der gewählten Referenzposition im führenden Abschnitt eine weitere Fußnote erstellen, organisiert SMASHDOCs automatisch die richtige Reihenfolge der Fußnoten in der globalen Liste der Fußnotentextabschnitte. Gleiches gilt für den Fall, wenn Sie im führenden Textabschnitt, der bereits einen Fußnotentextabschnitt enthält, eine neue Fußnote hinzufügen.

Alle hinzugefügten Fußnoten werden in der Abschnittshistorie des führenden Abschnitts mit dem besonderen Fußnote-Icon verfolgt.

Das Icon für die Fußnoten-Verfolge in der Abschnittshistorie

Dieses Icon wird auf solche Weise angezeigt, sobald ein Fußnote-Textabschnitt als ein Entwurfsabschnitt hinzugefügt, zur Überarbeitung freigegeben oder angenommen wurde.

Hinweis: die Nummer im Fußnote-Icon funktionieren nicht als ein Zähler von Fußnoten im Abschnitt und sind gleich in jedem Icon.

3.1Automatische Positionierung von Fußnoten

Nehmen wir an, Ihr führender Abschnitt hat bereits drei Fußnoten. Dieser sieht etwa so aus:

Führender Textabschnitt mit drei Fußnoten hervorgehoben

Sie kehren jetzt zum führenden Abschnitt zurück und fügen zwischen der zweiten und dritten Fußnote eine neue Fußnote hinzu. Sobald Sie dies getan haben, sieht die Liste der Fußnotentextabschnitte folgendermaßen aus:

Liste der Fußnotentextabschnitte mit neu erstellten Fußnotentextabschnit hervorgehoben

Ein neuer Fußnotentextabschnitt wird automatisch richtig in der Liste der Fußnotentextabschnitte positioniert und der Cursor darin wird sofort aktiv, sodass Sie sofort mit dem Eingeben oder Einfügen Ihres Fußnotentextes beginnen können.

4Fußnotenreferenzen klicken

4.1In einem führenden Abschnitt auf Fußnotenreferenzen klicken

Wenn Sie im Textabschnitt auf eine Fußnotenreferenz klicken, werden Sie zum entsprechenden Fußnotentextabschnitt im Text navigiert, während eine bestimmte Fußnote auch in der Liste der Fußnotentextabschnitte ausgewählt wird, wenn es viele gibt.

Ausgewählter Fußnotentextabschnitt nach Klicken in eine Fußnotenreferenz im führenden Abschnitt hervorgehoben

4.2Im Fußnotenverzeichnis auf Fußnotenreferenzen klicken

Gleiches gilt, wenn Sie im Verzeichnis aller Fußnoten im Dokument auf eine Fußnotenreferenz klicken. Sie werden sofort zur entsprechenden Fußnote im Text navigiert.

Ausgewählter Fußnotentextabschnitt hervorgehoben, nachdem auf eine Fußnote im globalen Verzeichnis der Fußnoten im Dokument geklickt wurde

5Fußnoten bearbeiten

Um Fußnotentextabschnitte bearbeiten zu können, müssen Sie entweder die "Vorschlagen" oder "Entscheiden" Prüfer im Dokument sein. Die Bearbeitung der Fußnoten-Textabschnitte entspricht der Bearbeitung eines normalen Textabschnitts. Es gibt jedoch einen Sonderfall, wenn Sie dem jeweiligen Fußnoten-Textabschnitt Zeilenumbrüche oder mehr Zeilen hinzufügen möchten.

Sobald Sie den Inhalt der Fußnote verändern, werden diese Änderungen in der Abschnittshistorie verfolgt, getrennt vom führenden Abschnitt.

Änderungen nachverfolgen im Fußnote-Textabschnitt

Für andere Nutzer, die in der Bearbeitung des Dokuments teilnehmen, werden die Änderungen des Inhalts in der Fußnote als ungesehen mit dem Symbol "Blaue Auge" gegenüber der entsprechenden Fußnote und mit dem gelben Hintergrund angezeigt. Auf dieselbe Weise werden die Hinzufügung und die Löschung der Fußnote angezeigt.

Für andere Benutzer im Dokument angezeigte Änderungen in einer Fußnote

5.1Querverweise auf andere Fußnoten-Abschnitte erstellen

Querverweise können mit der Referenz auf Fußnoten erstellt werden, sowohl in gewöhnlichen Text-Abschnitten, als auch in Fußnoten-Abschnitten. Wählen Sie eine entsprechende Fußnote aus, dann selektieren Sie die Stelle, wo der Querverweis gesetzt werden soll, und erledigen Sie die Option "Querverweis einfügen".

Im erscheinenden Modalfeld wählen Sie den Tab "Fußnoten" aus und markieren Sie erforderliche Verweisziele zwischen vorgeschlagenen Fußnoten.

Querverweis mit der Fußnote-Referenz einfügen

Hinweis: im Text können Fußnoten-Verweisziele nur als Nummerierung angezeigt werden.

5.2Hinzufügen von Zeilenumbrüchen im Fußnotentextabschnitt

Um Zeilenumbrüche in Ihren Fußnotentextabschnitt einzufügen, müssen Sie einen sogenannten Soft Return verwenden - die Kombination aus Return und Shift.

Abhängig von der Position des Cursors im Fußnotentextabschnitt, während Sie die Soft Return-Kombination drücken, wird der Fußnotentextabschnitt jeweils unterteilt. Nehmen wir an, dass Sie Soft Return in der Mitte des Textinhalts Ihrer Fußnote drücken. Es wird dann etwa so aussehen:

Soft Return gedrückt in der Mitte des Fußnotentextabschnitts hervorgehoben

5.3Hinzufügen weiterer Zeilen im Fußnotentextabschnitt

Wenn Sie stattdessen am Ende des Fußnotentextabschnitts auf Soft Return drücken, wird eine zusätzliche Zeile für diesen bestimmten Fußnotenabschnitt erstellt.

Die zweite Zeile im Fußnoten-Textabschnitt hervorgehoben, nachdem am Ende der Fußnote Soft Return gedrückt wurde

Drücken Sie Soft Return so oft, wie viele zusätzliche Zeilen Sie in Ihrer Fußnote benötigen.

Mehrere zusätzliche Zeilen, hervorgehoben im Textabschnitt der Fußnote, nachdem mehrmals auf Soft Return gedrückt wurde

5.4Verwendung der ‘Enter’-Taste im Fußnoten-Editor

Wenn Sie irgendwo in Ihrer Fußnote auf Return klicken, wird ein neuer Entwurfstextabschnitt unter der Liste der mit den führenden Textabschnitt verbundenen Fußnoten erstellt. Daher wird der Absatzstil des neu erstellten Abschnitts durch die Einstellungen des führenden Abschnitts gesteuert. In unserem Beispiel hat ein neuer Textabschnitt den Absatzstil "Text 0".

Wenn Sie zu viele leere Zeilen erstellt haben, können Sie diese schnell löschen, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Neu erstellter Textabschnitt, der nach Drücken von Return im Fußnotentextabschnitt hervorgehoben wird

6Fußnoten löschen

Sie können einen Fußnotentextabschnitt auf dieselbe Weise wie einen normalen Textabschnitt löschen.

Wenn Sie eine Fußnote löschen und diese Löschung annehmen, wird das Icon in der Abschnittshistorie als durchgestrichen mit der Redline angezeigt.

Die Anzeige der gelöschten Fußnote in der Abschnittshistorie

Für andere Benutzer im Dokument wird das Icon der gelöschten Fußnote, deren Löschung angenommen wurde, im führenden Abschnitt mit dem gelben Hintergrund als ungesehene Änderung angezeigt.

Die Anzeige der gelöschten Fußnote, deren Löschung angenommen wurde

Hinweis: Nach dem endgültigen Löschen Ihrer Fußnotentextabschnitte werden die Fußnotenverweise in Ihrem Dokument automatisch gelöscht und alle Nummerierungen der Fußnotentextabschnitte werden von SMASHDOCs neu berechnet.

7Liste der Fußnoten zum Textabschnitt

Da jetzt alle Fußnoten direkt unter dem Abschnitt mit Fußnotenverweisen sichtbar sind und Sie ihre Übersicht direkt beim Scrollen im Text haben können, gibt es keine zusätzliche Liste von Fußnoten zu dem jeweiligen Textabschnitt.

8Fußnoten zu einem Tabellenabschnitt

Wie beim Erstellen von Fußnoten zu den Textabschnitten sollten Sie zum Hinzufügen von Fußnoten zu den Tabellenabschnitten ein autorisierter Benutzer sein - über Vorschlagen- oder Entscheidungsrechte im Dokument verfügen.

Nachdem Sie die Tabelle geöffnet haben, wird die Fußnotenerstellung im Textfeld direkt daneben ausgeführt.

Hinzufügen einer Fußnote zum Tabellenabschnitt hervorgehoben

Bitte beachten Sie, dass das Speichern der Fußnote ohne Inhalt nicht möglich ist. Die entsprechende Warnung wird beim Erstellen einer Tabellenfußnote angezeigt, und die Schaltfläche "Speichern" wird deaktiviert, bis Sie Inhalte einfügen.

8.1Erstellen von Tabellenfußnoten als Entwurfsabschnitte

Nachdem Sie die neue Fußnote zum Tabellenabschnitt erstellt haben, können Sie sie zunächst als Entwurfsabschnitt erstellen. Dies ist nur möglich, wenn sich Ihre Tabelle noch im Entwurfsmodus befindet. Anschließend werden alle neu erstellten Fußnoten als Entwurfsabschnitte unterhalb solch einer Tabelle erstellt. Sieht etwa so aus:

Fußnotentextabschnitte zum Tabellenabschnitt hervorgehoben

8.2Erstellen von Tabellenfußnoten als Überprüfungsabschnitte

Wenn Sie der Tabelle im Entwurfsmodus Fußnotentextabschnitte hinzufügen und diese sofort zur Überprüfung freigeben, wird Ihre Tabelle automatisch auch zur Überprüfung freigegeben.

Tabellen- und Fußnotentextabschnitte, die zur Überprüfung freigegeben wurden, hervorgehoben

8.3Teilen von Tabellenabschnitten mit zugehörigen Fußnoten

Wenn Sie im Entwurfsmodus eine Tabelle erstellt, eine Fußnote für eine Entwurfstabelle hinzugefügt und die Tabelle dann zur Überprüfung freigegeben haben, wird die erstellte Fußnote auch zur Überprüfung freigegeben.

Auf diese Weise können Sie die Tabelle einschließlich der zugehörigen Fußnoten so lange erstellen, wie Sie möchten, während sich das Dokument im Überprüfungsmodus befindet. Sobald Sie sich jedoch dazu entschließen, Ihre Tabelle freizugeben, werden auch alle Fußnotentextabschnitte freigegeben. Wenn Sie die Fußnoten für die Tabelle freigeben, wird die Tabelle als führender Abschnitt ebenfalls zur Überprüfung freigegeben.

Daher können Sie eine Tabelle bearbeiten, dann mehrere Fußnoten für die Tabelle erstellen, einige im Entwurfsmodus bearbeiten und löschen und erst dann die Tabelle einschließlich des gesamten Tabellenabschnitts mit Tabellenfußnoten teilen.

8.4Im Tabellenabschnitt auf eine Fußnotenreferenz klicken

Wenn Sie auf eine Fußnote in der Tabelle klicken, navigieren SMASHDOCs Sie zum entsprechenden Fußnotentextabschnitt in der Liste der tabellenbezogenen Fußnoten.

Fußnotentextabschnitt hervorgehoben, nachdem auf Fußnotenreferenz in der Tabelle geklickt wurde

8.5Fußnoten zu den Tabellenabschnitten bearbeiten / löschen

Fußnoten zu Tabellenabschnitten können als normale Textabschnitte direkt im Dokument bearbeitet und gelöscht werden. Details zur Fußnotenbearbeitung im Dokument finden Sie hier 5 und zum Löschen von Fußnoten hier 6.

9Liste aller Fußnoten im Dokument

Das Verzeichnis der Fußnotentextabschnitte enthält alle Fußnoten im Dokument und kann leicht navigiert werden. Mehr dazu hier 4.2.

10Export von Fußnoten

Fußnoten werden derzeit unterstützt in:

●WORD Export

●WORD Import

●SDOX Export

●SDOX Import

Sobald das Dokument nach WORD exportiert wurde, werden die SMASHDOCs-Fußnoten-Textabschnitte in Standardfußnoten in WORD konvertiert.

In WORD exportierte Fußnotentextabschnitte hervorgehoben

Wenn dieses Dokument jedoch wieder in SMASHDOCs importiert wird, werden die Standard-WORD-Fußnoten in SMASHDOCs-Fußnotentextabschnitte konvertiert.

WORD-Dokument mit Standardfußnoten, die zurück in SMASHDOCs importiert wurden