Modul "Microsoft Teams Integrierung"

September 28, 2021

1Allgemeines

SMASHDOCs wurde in Microsoft Office365 und Microsoft Teams integriert. Das meint u.A., dass

Sie keine separate Registrierung brauchen wegen dem 1-Klick Log-in über "SignIn mit Microsoft"

man direkt aus MS Teams heraus Dokumente in der verbundenen SMASHDOCs-App suchen und mit einem Klick als Tab in einen Channel einbinden kann

alle Team-Mitglieder am Dokument zusammenarbeiten können

Sie die Nutzer, die keinen Office 365 Account bzw. keinen Zugang zum Team haben, per E-Mail in ein Dokument einladen können

Lassen Sie uns gleich untersuchen, wie Sie alle oben genannten Funktionen direkt von MS Teams nutzen können.

2SMASHDOCs-App Ihren Microsoft-Teams hinzufügen

Um anzufangen, melden Sie sich an oder loggen Sie sich mit Ihrem bestehenden MS-Team-Konto ein über Microsoft Teams-Anmeldeseite.

Microsoft Teams-Anmeldeseite hervorgehoben

Nachdem Sie "Amelden" ganz oben rechts angeklickt haben, werden Sie zu Ihrem Microsoft Teams Konto eingeloggt.

MS Teams Seite nach erfolgreicher Anmeldung

Nachdem Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, suchen Sie unter anderem nach SMASHDOCs App unter der Schaltfläche mit den drei Punkten. Wählen Sie das passende Suchergebnis aus und SMASHDOCs Seiten-Add-on wird geöffnet.

SMASHDOCs App in der Suche hervorgehoben

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um die SMASHDOCs-App für Ihr Konto zu installieren.

Schaltfläche "Hinzufügen" hervorgehoben, um SMASHDOCs zu MS-Teams hinzuzufügen

Nachdem die SMASHDOCs-App erfolgreich zu Ihren MS-Teams hinzugefügt wurde, erscheint der entsprechende "SMASHDOCs-Tab" in der linken Tab-Leiste und die Log-in-Seite.

Anmeldeseite für SMASHDOCs in MS-Teams hervorgehoben

Wie oben abgebildet, können Sie sich entweder mit Ihrem Microsoft-Konto mit einem Klick anmelden oder sich mit Ihren Daten einloggen, wenn Sie bereits über ein vorhandenes SMASHDOC-Konto verfügen. Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wird Ihr SMASHDOCs folgendermaßen aussehen:

SMASHDOCs tab higlighted in the left tabbar

3Installieren Sie die SMASHDOCs-App in Ihrer eigenen Domain

Es ist auch möglich, die SMASHDOCs-App in Ihrer eigenen Domain zu installieren, anstatt https://mst.smashdocs.net/ zu verwenden. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

Erhalten Sie Zugriff auf die erforderliche ZIP-Datei, die von SMASHDOCs für Ihr bestimmtes System individuell konfiguriert wurde.

Hinweis: Bitte wenden Sie sich an SMASHDOCs, um Ihre ZIP-Datei zu erhalten.

Gehen Sie zu "Apps" und klicken Sie auf "Benutzerdefinierte App hochladen".

Tab "Apps" und Option "Benutzerdefinierte App hochladen" hervorgehoben

Laden Sie Ihre vorbereitete ZIP-Datei hoch.

Wenn der Upload erfolgreich war, wird das modale Fenster zur Installation der SMASHDOCs-App angezeigt. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Das modale Fenster zum Installieren der SMASHDOCs-App hervorgehoben

Nach der Installation der SMASHDOCs-App werden sowohl die Registerkarte SMASHDOCs als auch der Dokumenteditor angezeigt.

Registerkarte "SMASHDOCs-App" und Symbol für benutzerdefiniertes System hervorgehoben

Wenn Sie dann auf "Zur Website gehen" klicken,

Schaltfläche "Zur Website gehen" hervorgehoben

können Sie anhand der URL erkennen, dass es zu Ihrem individuellen System führt.

URL hervorgehoben

Wenn Sie keine in MS Team installierten SMASHDOCs als benutzerdefinierte App benötigen, gehen Sie zu "Apps" und klicken Sie im Kontextmenü der SMASHDOCs-App auf "Löschen". Die App wird deinstalliert.

Vorgang des Löschens einer benutzerdefinierten App hervorgehoben

4SMASHDOC als Registerkarte in einen Channel einbinden

Gleich nach dem erfolgreichen Installieren der SMASHDOCs-App, können Sie direkt von MS Teams aus mit der Arbeit an Ihren Dokumenten beginnen.

Sobald Sie sich entschieden haben, in einem Ihrer Teams innerhalb von MS-Teams zu arbeiten, können Sie Ihr SMASHDOC als Registerkarte hinzufügen, falls Sie es immer vor Ihren Augen benötigen oder an dem Ihr Team gerade arbeitet. Klicken Sie dazu auf die Plus-Schaltfläche in der oberen Registerkartenleiste:

Posts-Seite und die Plus-Schaltfläche in einem der Teams hervorgehoben

Suchen Sie erneut nach der SMASHDOCs-App und klicken Sie darauf:

Suche nach SMASHDOCs-Anwendung

Das modale Fenster erscheint sich, wo Sie entscheiden können, wie Ihr Dokument erstellt werden soll. Es gibt drei mögliche Wege: Dokument schreiben, Dokument öffnen und Dokument durch die Funktion SmartDocuments Interview erstellen.

Die Liste von möglichen Wegen ein neues Dokument zu erstellen

Sie sollen eine Variante obligatorisch wählen. Wenn Sie keine Option auswählen und "Speichern" anklicken, erscheint sich eine Fehlermeldung.

Die Fehlermeldung ist hervorgehoben

4.1Dokumenterstellung via Dokument schreiben

Wenn Sie die Funktion "Dokument schreiben" wählen, fügen Sie dann die entsprechenden Metadaten und klicken Sie auf "Speichern" unten rechts. Danach wird Ihr Dokument erfolgreich als Registerkarte eingebunden.

Metadaten vom erstellten Dokument

Das als Tab eingebildete Dokument wird geöffnet und befindet sich immer unter allen Registerkarten Ihres Teams. Sobald Sie nicht mehr die Notwendigkeit haben, in diesem bestimmten Dokument als einer Registerkarte, können Sie es natürlich einfach via Kontextmenü dieser Registerkarte entfernen.

Dokument versehen mit der Registerkarte hervorgehoben unter anderen Registerkarten im Team

4.2Dokumenterstellung via "Dokument öffnen"

Wenn Sie die Option "Dokument öffnen" wählen, bekommen Sie den Dialog:

Ein Dialog nach dem Anklicken die Option "Dokument öffnen"

Mit dieser Funktion können Sie:

nach einem bestimmten SMASHDOC suchen

ein neues Dokument erstellen und dabei auch seinen Namen angeben

eines der bereits in der Liste bereitgestellten Dokumente auswählen können

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Öffnen" klicken, wird das Dokument in einer neuen Browser-Registerkarte geöffnet. Wenn Sie andererseits ein Dokument auswählen und auf "Speichern" klicken, wird das Dokument in einen Channel als Tab eingebildet.

4.3Dokumenterstellung via SmartDocuments Interview

Noch eine Funktion für Dokmenterstellung ist erreichbar - SmartDocuments Interview (siehe Image 15). Wenn Sie diese Variante wählen, erscheint sich das modale Fenster mit vorgeschlagenen Dokumentvorlagen.

SmartDocuments Vorlagen

Wählen Sie eine Vorlage, mit der Sie fortfahren möchten, und dann klicken Sie "Speichern" an und arbeiten Sie weiter mit dem Dokument, wie im SMASHDOCs Konto. Damit Sie mehr Information bekommen, wie SmartDocuments Interview richtig einzufüllen, bieten wir den Link an: https://service-description.smashdocs.net/smart-dokumente.

Wenn Sie eine flasche Option zufällig ausgewählt haben, klicken Sie "Zurück" oben an und Sie werden zur Liste der Varianten von Dokumenterstellung zurückgekehrt.

"Zurück" oben im Dialog ist hervorgehoben

5An SMASHDOC in MS-Teams zusammenarbeiten

Sobald die SMASHDOCs-App erfolgreich hinzugefügt und/oder SMASHDOC in einem Team mit Registerkarte versehen wurde, können Sie innerhalb von MS-Teams damit beginnen, daran zu arbeiten:

ein Dokument erstellen

Inhalt des Dokuments bearbeiten

Dokumentformatierung ändern

Entwurf eines Dokumentes mit anderen Benutzern teilen

interne und externe Benutzer zur Zusammenarbeit einladen

Dokument in verschiedene Formate exportieren, usw.

Prozess der Arbeit an SMASHDOC in MS-Teams hervorgehoben

Grundsätzlich können Sie alle SMASHDOCs-Funktionen nutzen, ohne den Arbeitsbereich Ihres MS-Teams verlassen zu müssen.

Wenn Sie jedoch in einer sogenannten Vollversion arbeiten möchten, können Sie gerne auf die Schaltfläche "Zur Website-Option" klicken, und Ihr Dokument wird sofort in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

SMASHDOCs-Editor in der vollständigen Webversion hervorgehoben

6Zugriff auf Ihr SMASHDOC in MS-Teams teilen

Es gibt einige Momente, die Sie beachten müssen, wenn Sie Ihr Dokument zur Überarbeitung an andere Benutzer in MS-Teams freigeben:

6.1Zugriff auf das Dokument bei der Arbeit in SMASHDOCs außerhalb des Teams

Wenn Sie die SMASHDOC-App Ihren MS Teams hinzugefügt haben, aber außerhalb eines bestimmten Teams an Dokumenten arbeiten, unterscheidet sich der Prozess der Verfolgung von Änderungen und der Freigabe von Dokumenten zur Überarbeitung nicht vom üblichen Arbeitsablauf in SMASHDOCs.

6.2Zugriff auf das Dokument bei der Arbeit in SMASHDOCs innerhalb des Teams

Wenn Sie ein neues SMASHDOC im Team-Channel erstellen und es mit einer Registerkarte versehen, wird es als Entwurf erstellt und ist nur für Sie sichtbar. Wenn Sie also den Änderungsverfolgungsmodus starten oder das Dokument mit einem anderen Benutzer teilen, ändert sich der Modus des Dokuments zur Überarbeitung.

Wenn Sie sich jedoch entscheiden, ein Dokument, das sich bereits in der Überarbeitungsmodus befindet, in einen Channel als Tab einzubinden, wird es automatisch ohne Benachrichtigung für alle Mitglieder des Teams, in dem Sie arbeiten, freigegeben.

6.3Benutzer zur Zusammenarbeit am Dokument einladen

Sie können interne Benutzer (Benutzer von O365) über ihren Namen und externe Benutzer (Benutzer ohne Office 365-Konto oder Zugriff auf das Team) über ihre E-Mails einladen.

7Schlussfolgerungen

Alles in allem besteht Ihr Arbeitsablauf in SMASHDOCs, das in MS-Teams eingebunden ist, aus

1.Installieren der SMASHDOCs-App und Arbeiten dort wie in der Website-Version von SMASHDOCs.

2.Arbeit an spezifischen Dokumenten, die sich auf das jeweilige Team in MS-Teams beziehen, indem Sie diese als Tab in einen Channel einbinden.

3.Umschalten auf die vollständige Web-Version von SMASHDOCs, indem  Sie die Option "Zur Webseite gehen" verwenden und auf https://mst.smashdocs.net/ landen.

Bitte beachten Sie auch, dass die Option "Abmelden" für SMASHDOCs im MS-Teams nicht verfügbar ist. Wenn Sie sich von Ihrem laufenden Konto abmelden möchten, gehen Sie zur Website-Version von SMASHDOCs und tun Sie es dort. Sie werden dann von Ihrem SMASHDOCs-Konto in MS-Teams automatisch abgemeldet.