[A]SMASHDOCs "Basis"

Überblick

SMASHDOCs ist eine webbasierte Textverarbeitungsanwendung zur kollaborativen Erstellung, Abstimmung und Produktion von Dokumenten wie Verträgen, Konzepten, Studien und vieles mehr.

Erstellung bedeutet, dass Nutzer ein Dokument schreiben können bzw. Inhalte aus einem WORD-Dokument oder einem anderen SMASHDOCs-Dokument im SDOX-Format importieren können.

Im Rahmen der Abstimmung können berechtigte Nutzer sodann inhaltliche Änderungsvorschläge erstellen und diese selektiv annehmen bzw. ablehnen. Dabei protokolliert SMASHDOCs automatisch abschnittsweise alle Änderungen und Entscheidungen, sodass die komplette Entstehungsgeschichte eines jeden Abschnitts im Dokument jederzeit nachvollzogen werden kann. Nutzer können außerdem durch Kommentare über Inhalte kommunizieren.

Das Dokument kann jederzeit in verschiedene Formate ausgegeben werden.

Das folgende Dokument beschreibt die wesentlichen Funktionen von SMASHDOCs in Kurzform.

1Begriffsdefinitionen

1.1Entwurfsdokument

Nach Erstellung eines neuen Dokuments (vgl. 5) befindet sich dieses zunächst im Entwurfsmodus (vgl.1.3).

1.2Überarbeitungsdokument

Sobald ein Entwurfsdokument (vgl. 1.1) mit anderen Nutzern geteilt wird und/oder inhaltliche Änderungen protokolliert werden sollen, muss das Dokument in den Überarbeitungsmodus (vgl. 1.4) versetzt werden.

1.3Entwurfsmodus

Ein Entwurfsdokument (vgl. 1.1) befindet sich stets im Entwurfsmodus. Der Entwurfsmodus unterscheidet sich vom Überarbeitungsmodus (vgl. 1.4) wobei inhaltliche Änderungen nicht protokolliert werden.

1.4Überarbeitungsmodus

Sobald ein Entwurfsdokument (vgl. 1.1) mit anderen Nutzern geteilt wird und/oder inhaltliche Änderungen protokolliert werden sollen, befindet es sich im Überarbeitungsmodus.

1.5Entwurfsabschnitt

Ein User kann in einem Überarbeitungsdokument (vgl. 1.2) neue Abschnitte anlegen, sogenannte "Entwurfsabschnitte". Diese sind für alle Nutzer sichtbar, können jedoch noch nicht inhaltlich von anderen Nutzern bearbeitet und grundsätzlich nicht kommentiert werden. Dies ist erst dann möglich, wenn ein Entwurfsabschnitt vom erstellenden Nutzer bzw. dem Dokumenten-Administrator zur Überarbeitung freigegeben wurde und damit zu einem Überarbeitungsabschnitt (vgl. 1.6) wird.

1.6Überarbeitungsabschnitt

Ein Überarbeitungsabschnitt ist ein Abschnitt in einem Überarbeitungsdokument (vgl. 1.2), der im Gegensatz zum Entwurfsabschnitt (vgl. 1.5) zur Überarbeitung durch alle berechtigten Nutzer freigegeben ist.

2Nutzerkonto

2.1Nutzerkonto anlegen

2.2Daten im Nutzerkonto verwalten

(a)Vorname

(b)Nachname

(c)Unternehmen

(d)Position

2.3Nutzerkonto löschen

2.4Ein neues Passwort anfordern

2.5Sprache einstellen

2.6Anzeige der Tooltipps regeln

2.7Anzeige der "Live Changes" regeln

2.8Selektierungsart von Wörtern regeln

2.9Anzeige der Formatierungsgruppen regeln

2.10Den Benutzernamen beim Cursor über allen Avatar-Icons sehen

2.11Passwort ändern

3Login-Seite

3.1E-Mail-Adresse einfügen

3.2Passwort einfügen

3.3Einen neuen Konto erstellen

3.4Passwort neu erstellen

3.5Eine Sprache auswählen

3.6Eine Anfrage zum Hilfszentrum einreichen

3.7Datenschutzhinweise öffnen

3.8Nutzungsbedingungen öffnen

4Startseite

4.1Dokumentenliste

(a)Dokumente, in denen der Nutzer aktiv involviert ist, in Listenform anzeigen

(b)Dokumentenliste spaltenweise sortieren

(c)Dokumentenliste filtern

(i)Nur Dokumente mit neuen, vom User noch nicht zur Kenntnis genommenen Änderungen

(ii)Nur Dokumente mit neuen, vom User noch nicht zur Kenntnis genommenen Beiträgen in Kommentaren

4.2Dokumente in der Dokumentenliste (vgl. 4.1)

(a)Anzeigen, ob ein Dokument Neuigkeiten für den Nutzer hat

(b)Anzeigen, ob das Dokument noch nicht vom Nutzer geöffnet wurde

(c)Dokument öffnen

(d)Metadaten eines Dokuments ändern; erforderliche Berechtigung: Dokumenten-Administrator (vgl. 6)

(e)Dokument verschieben

(f)Dokument duplizieren als neues Entwurfsdokument

(g)Dokument in persönlichen Papierkorb verschieben

4.3Persönliches Lesezeichen für ein Dokument

(a)Dokument mit persönlichem Lesezeichen versehen inklusive Fälligkeitsdatum

(b)Einstellungen für ein persönliches Dokumenten-Lesezeichen ändern

(c)Persönliches Dokumenten-Lesezeichen löschen inklusive Fälligkeitsdatum

4.4Persönliche Ordner

(a)Persönlichen Haupt- und/oder Unterordner anlegen

(b)Persönlichen Ordner umbenennen

(c)Persönlichen Ordner löschen

(d)Dokumente in einen persönlichen Ordner verschieben

4.5Persönlicher Papierkorb

(a)Dokumente im persönlichen Papierkorb als Dokumentenliste anzeigen (vgl.4.1)

(b)Dokument öffnen

(c)Dokument wiederherstellen

(d)Persönlichen Papierkorb komplett leeren, wobei nur Entwurfsdokumente des Nutzers vollständig gelöscht werden

4.6Suche nach Dokumenten, Ordnern und Dokumenten-Tags

(a)Such-Prozess starten

(b)Such-Prozess beenden

(c)Suchbegriff eingeben

(d)Suchergebnisse anzeigen

(i)zu Dokumenten, in denen der Nutzer aktiv involviert ist und die sich nicht im persönlichen Papierkorb befinden

(ii)zu persönlichen Ordnern

(iii)zu Tags

(iv)zu Dokumenten im persönlichen Papierkorb, in denen der Nutzer aktiv involviert ist

(e)Suchergebnisse filtern nach: Suchergebnis...

(i)ist ein Dokument und befindet sich nicht im persönlichen Papierkorb

(ii)ist ein persönlicher Ordner

(iii)ist ein Tag

(iv)ist ein Dokument und befindet sich im persönlichen Papierkorb

(f)Nach Auswahl eines Ordners: Ordner-Inhalt anzeigen

(g)Nach Auswahl eines Dokumenten-Tags: alle Dokumente, welche das gesuchte Dokumenten-Tag haben, anzeigen und zusätzlich alle Dokumenten-Tags anzeigen, die mit dem gesuchten Dokumenten-Tag kombiniert wurden; ggf. weiteres Dokumenten-Tag auswählen; dann zusätzlich alle Dokumenten-Tags anzeigen, die mit der gesuchten Dokumenten-Tag-Kombination kombiniert wurden usw.

4.7Liste aller noch nicht geöffneten Dokumente

(a)Hinweis anzeigen, ob und wie viele vom Nutzer noch nicht geöffnete Dokumente es gibt

(b)Liste der vom Nutzer noch nicht geöffneten Dokumente

(c)Liste filtern nach: Dokument...

(i)ist Entwurfsdokument

(ii)ist Überarbeitungsdokument

(iii)hat Neuigkeiten (ungesehene Änderungen und / oder Kommentarbeiträge)

4.8Liste der Dokumente mit Nutzer-Lesezeichen

(a)Hinweis anzeigen, wieviele Dokumente ein Nutzer mit einem persönlichen Lesezeichen versehen hat (vgl. 4.3)

(b)Liste der vom Nutzer mit einem persönlichen Lesezeichen versehenen Dokumente anzeigen

(c)Liste filtern nach: Fälligkeitsdatum des persönlichen Dokumenten-Lesezeichens ist...

(i)heute

(ii)überfällig

(iii)demnächst

(iv)nicht gesetzt

4.9Liste der Dokumente mit Neuigkeiten

(a)Hinweis anzeigen, ob und wie viele Dokumente Neuigkeiten (d.h. ungesehene Änderungen und Kommentarbeiträge) für den Nutzer haben

(b)Liste der Dokumente mit Neuigkeiten für den Nutzer anzeigen

4.10Support-Ticket

(a)Support-Ticket erstellen und absenden

4.11Prozess zur Erstellung eines neuen Dokuments starten

(a)Ein neues SMASHDOCs-Entwurfs-Dokument erstellen (vgl. 5.1)

(b)Ein WORD-Dokument importieren (vgl. 5.2)

(c)Ein SMASHDOCs-Dokument im SDOX-Format importieren (vgl. 5.4)

(d)Ein neues SMASHDOCs mithilfe einer SMASHDOCs Vorlage erstellen

5Neues Dokument in SMASHDOCs erstellen

5.1Neues SMASHDOCs-Dokument im Entwurfsmodus erstellen

(a)Prozess starten

(b)Prozess abbrechen

(c)Die allgemeine Sprache vom Dokument definieren, damit sie gleichzeitig für den Export und die Rechtschreibprüfung festgelegt wird. SMASHDOCs ist jetzt nutzbar in Englisch, Deutsch, Spanisch, Russisch, Europäischem Französisch, Belgischem Französisch, Kanadischem Französisch und Flämisch

(d)Metadaten des neuen Dokuments erfassen

(e)Neues Dokument als Entwurfsdokument im Entwurfsmodus erstellen

(f)Die Dokumente im System ständig im Überblick sofort oder nach der bestimmten Zeit löschen

5.2WORD-Dokument importieren

(a)Prozess starten

(i)Prozess abbrechen

(b)WORD-Dokument im docx-Format über lokale Suche auf dem Rechner bzw. Drag&Drop hochladen

(c)Version bearbeiten

(i)Aktivieren

(1)Den Namen einfügen (obligatorisch)

(2)Notizen eingeben (optional)

(ii)Deaktivieren

(d)Stile manuell zuordnen

(i)Aktivieren

(ii)Deaktivieren

(e)Eine SDOX-Vorlage auswählen

(f)Das Feld für die Vorlage leer lassen

(g)Die Tabelleneinzüge zum Dokument hinzufügen, weil diese von SMASHDOCs nach dem Word-Import unterstützt werden

(h)Metadaten des neuen Dokuments erfassen

(i)Neues Dokument als Entwurfsdokument im Entwurfsmodus erstellen

(j)Nach dem Word-Import wird der Transkript-Stil automatisch erkannt

(k)Formel-Import aus Word - hinweis: wenn das Modul "Formeln" wird nicht im System aktiviert, ist es unmöglich, importierte Formeln zu bearbeiten.

5.3Word-Dokument mit automatischer Nummerierungserkennung importieren

(a)Prozess starten

(i)Prozess abbrechen

(b)WORD-Dokument im docx-Format über lokale Suche auf dem Rechner bzw. Drag&Drop hochladen

(c)Version bearbeiten

(i)Aktivieren

(1)Den Namen einfügen (obligatorisch)

(2)Notizen eingeben (optional)

(ii)Deaktivieren

(d)Logik der Nummerierung auswählen:

(i)Nummerierungsart 1.1.1

(ii)Nummerierungsart 1.1.a

(iii)Nummerierungsart §1.a.i

(iv)Nummerierungsart §1aaa

(v)Nummerierte Überschriften 1.1.1

(vi)Nummerierte Überschriften I

(e)Metadaten des neuen Dokuments erfassen

(f)Neues Dokument als Entwurfsdokument im Entwurfsmodus erstellen

5.4SDOX-Datei importieren

(a)Prozess starten

(b)Prozess abbrechen

(c)SDOX-Dokument im .sdox-Format über lokale Suche auf dem Rechner bzw. Drag&Drop hochladen

(i)Die Größe der hochladenden SDOX-Datei muss nicht mehr als 200 MB sein.

(d)Version bearbeiten

(i)Aktivieren

(1)Den Namen einfügen (obligatorisch)

(2)Notizen eingeben (optional)

(ii)Deaktivieren

(e)Metadaten der zu importierenden SDOX-Datei anzeigen

(f)Metadaten des zu importierenden SDOX-Dokuments ändern

(g)Neues Dokument als Entwurfsdokument im Entwurfsmodus erstellen

6Rollen- und Rechte-Management in einem Überarbeitungsdokument

6.1Rollenkonzept

Rollenkonzept

6.2Einzelrechte pro Nutzer (beliebig kombinierbar)

6.3Dokumenten-Administrator

(a)Kann Rollen und Rechte anderer Nutzer ändern

(b)Kann Entwurfsabschnitte in einem Überarbeitungsdokument freigeben, die nicht von ihm erstellt wurden

6.4Darf einladen

(a)Nutzer kann andere Nutzer zum Dokument einladen

6.5Darf Abschnittshistorie sehen

(a)Nutzer darf Abschnittshistorie einsehen

6.6Aktiver Nutzer

(a)Aktive Nutzer können das Dokument öffnen

(b)Inaktive Nutzer können das Dokument nicht öffnen

6.7Darf exportieren

(a)Nutzer mit diesem Recht können das Dokument exportieren und duplizieren

6.8Liste aller Nutzer im Dokument anzeigen

(a)Nachname

(b)Vorname

(c)Firma

(d)Rolle

(e)Rechte-Status "Dokumenten-Administrator"

(f)Rechte-Status "darf andere Nutzer einladen"

(g)Rechte-Status "darf Abschnittshistorie einsehen"

(h)Rechte-Status "ist aktiv"

(i)Rechte-Status "darf Dokument exportieren und duplizieren"

6.9Für das Dokument freigeschaltete Nutzer jederzeit anzeigen

(a)Avatare von Nutzern, die für ein Dokument freigeschaltet wurden anzeigen; sofern die Zahl >5 ist, werden nur 5 angezeigt sowie die Anzahl der weiteren freigeschalteten Nutzer

(b)Nutzer, die das Dokument gerade geöffnet haben, sind besonders gekennzeichnet

(c)Nach Klick auf einen Nutzer-Avatar: Liste aller Nutzer im Dokument zeigen

6.10Funktionen zur Nutzerliste

(a)Nutzer in Nutzerliste suchen

(b)Nutzerliste filtern

(i)Nur aktive Nutzer anzeigen

(ii)Nur inaktive Nutzer anzeigen

(c)Rollen und Rechte eines Nutzers ändern; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): "Ist Dokumenten-Administrator" = ja

6.11Nutzer einladen

(a)Einladungsprozess starten; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): "Darf einladen" = ja

(b)Einladungsprozess abbrechen

(c)Eingabe des einzuladenden Nutzers

(d)Name des einzuladenden Nutzers eingeben; Namen anderer Nutzer, mit denen der eingebende Nutzer bereits zusammenarbeitet, werden zur Auswahl angeboten

(e)E-Mail-Adresse des einzuladenden Nutzers eingeben

(f)Rollen und Rechte festlegen

(g)Nutzer auf Einladungsliste setzen

(h)Rollen und Rechte eines Nutzers auf der Einladungsliste ändern

(i)Nutzer von Einladungsliste entfernen

(j)Persönliche Nachricht zur Einladung erstellen

(k)Zu der Registerkarte gehen und die entsprechenden Rechte für den besonderen Eingeladenen aktiviert lassen

(l)Einladung versenden; der Versand erfolgt per E-Mail

6.12Benutzerverwaltung

Das Modul "Benutzerverwaltung" ist nicht in der Standard-Ausführung von SMASHDOCs enthalten und kann optional hinzugebucht werden.

(a)Seite mit Benutzerverwaltung anzeigen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): "Ist Organization-Administrator" = ja

(b)Benutzer in der Organisation anzeigen:

(i)interne und externe Benutzer - sind nach der Domain in der E-Mail-Adresse des Benutzers unterschiedlich

(ii)aktive / deaktivierte Benutzer

(iii)ausstehende Einladungen

(iv)andere Systemadministratoren

(c)Benutzer in der Organisation verwalten:

(i)Benutzer erstellen

(ii)Benutzer einladen

(iii)Nutzereinladung stornieren

(iv)Benutzer deaktivieren

(v)Benutzer aktivieren

(vi)nach einem bestimmten Benutzer suchen

(vii)Standardsprache für Benutzer festlegen

7Dokumenten-Editor

7.1Inhalte erstellen, ändern und formatieren

(a)Erforderliche Berechtigung (vgl. 6)

(i)Im Entwurfsmodus: keine

(ii)Im Überarbeitungsmodus: Vorschlagen, Entscheiden

(b)Text-Abschnitt

(i)Text schreiben

(ii)Kopieren

(iii)Ausschneiden

(iv)Einfügen

(v)Löschen

(vi)Kommunikation einfügen

(vii)Abschnitts-Tag einfügen

(c)Abbildung

(i)Einfügen

(ii)Austauschen

(iii)Löschen

(iv)Automatische, dynamische Bildnummerierung (optional)

(v)Bild-Unterschrift (optional)

(vi)In Originalgröße in neuem Browser-Tab anzeigen

(vii)In Originalgröße herunterladen

(viii)Alle Originalbilder als originale ZIP-Datei

(d)Tabelle

(i)Einfügen

(ii)Tabellen-Inhalt ändern

(iii)Löschen

(iv)Automatische Tabellennummerierung (optional)

(v)Tabellen-Unterschrift (optional)

(e)Verzeichnisse

(i)Platzhalter im Dokument einfügen

(ii)Platzhalter im Dokument verschieben

(iii)Platzhalter im Dokument löschen

(iv)Verzeichnis nach Klick auf Platzhalter im Dokument anzeigen

(f)Abschnittsinhalte ausrichten

(i)Linksbündig

(ii)Rechtsbündig

(iii)Zentriert

(iv)Blocksatz (nicht für Bilder und Tabellen)

(g)Abstand zwischen Text und Listenelement über "Magic Tabs" steuern

Magic Tabs = AKTIV setzt den Beginn des Textes in einer Liste automatisch auf Höhe des nächsten Einrückung-Tabs

Magic Tabs "aus"

Magic Tabs "ein"

(h)Absatz einrücken / ausrücken

(i)Standard-Sonderzeichen; können nach Kundenvorgabe angepasst werden

Standard-Sonderzeichen

7.2Verfolgen von Formatierungsänderungen

(a)Zusammen mit den Änderungen vom Inhalt, Formatierungsänderungen in den Absatz- als auch in den Zeichenformaten verfolgen

(b)Stiländerungen in separaten Worten im blauen Rahmen sehen, im gesamten Abschnitt - in einem blauen Rand

(c)Den Filter "Nur Stil" für ungesehene Änderungen benutzen

(d)Den Filter "Nur Stil" individuell aktivieren oder diesen entweder mit "Benutzer" oder "Inhalt" Filter zusammenfassen

7.3Undo / Redo durchführen

(a)Tastenkombination Cmd + Z für Mac / Ctrl+Z für Windows = "Undo" löschen (rückgängig machen)

(b)Tastenkombination Cmd + Shift + Z für Mac / Ctrl + Shift + Z für Windows = "Redo" (Rückgängig-Aktion wiederholen)

(c)Undo/Redo Tasten in der linken Ecke oben - die Änderungen im Abschnitt löschen/"Undo" zurücksetzen

Tasten für "Rückgangig machen" und "Wiederholen" in der Symbolleiste hervorgehoben

7.4Tastaturkommandos

(a)Standard-Einstellungen: Online-Anleitung: Tastaturkommandos in SMASHDOCs

(b)Individuell konfigurierbar pro System für Absatz- und Zeichenformatierungen sowie bestimmte Funktionen wie "Fußnote einfügen"

7.5Tabellenfunktionen

(a)Erforderliche Berechtigung (vgl. 6)

(i)Im Entwurfsmodus: keine

(ii)Im Überarbeitungsmodus: Vorschlagen, Entscheiden

(b)Erste Zeile als Tabellenüberschrift definieren

(c)Erste Spalte als Tabellenüberschrift definieren

(d)Tabelleninhalte

(i)Text

(ii)Weblink

(iii)Querverweis (7.8)

(iv)Fußnote (vgl. 7.9)

(v)Inline-Bild

(vi)Inline-Formel

(e)Formatierungsmöglichkeiten für Tabelleninhalte

(i)Fett

(ii)Kursiv

(iii)Unterstrichen

(iv)Durchgestrichen

(v)Hochgestellt

(vi)Tiefgestellt

(vii)Transkript

(viii)Kapitälchen

(ix)Verschachtelte geordnete Liste

(x)Verschachtelte ungeordnete Liste

(f)Inhalt einer Zelle ausrichten

(i)Linksbündig

(ii)Rechtsbündig

(iii)Zentriert

(iv)Blocksatz

(v)Oben ausrichten

(vi)Unten ausrichten

(vii)Vertikal mittig ausrichten

(g)Zelle individuell rahmen

(h)Intensität der Zellrahmenfarbe in 4 Stufen einstellen

(i)Schriftgröße pro Zelle

(j)Zellen einfärben und Intensität der Farbe in 10 Stufen regeln

(k)Breite der Tabelle prozentual regeln

(l)Sonderzeichen in einer Tabelle benutzen

Sonderzeichen hervorgehoben in der Tabelle

7.6PDF-Dateien als Abbildungen importieren

(a)Prozess starten

(b)Prozess abbrechen

(c)PDF-Datei einfügen

(i)aus dem Rechner auswählen

(ii)ins bestimmte Feld ziehen

(d)Limitierungen:

(i)Maximale Anzahl der Dateien - 1000

(ii)Maximale Anzahl der Seiten - 1000

(iii)Maximale Dateigröße - 200 Mb

(e)Reihenfolge der Dateien ändern

(f)Hinzugefügte Dateien entfernen

(g)Beschädigte Dateien entfernen

(h)Mehr Dateien hinzufügen

(i)Zum Überarbeiten freigeben

(j)PDF-Dateien importieren

(k)PDF zu PNG konvertieren

(l)Anzeige der importierten Seiten:

(i)Jede Seite als getrennte Abbildung:

(1)Ohne Unterschrift

(2)Ohne Nummerierung

(3)Breite = 100%

7.7Web-Links

(a)Erstellungs- / Bearbeitungsprozess starten

(b)Erstellungs- / Bearbeitungsprozess abbrechen

(c)Web-Link einfügen

(d)URL erfassen und ändern

(e)Text für Anzeige im Dokument (Web-Link Label") erfassen und ändern, wenn dieser unterschiedlich sein soll zur URL

(f)Web-Link löschen

(g)URL in neuem Browser-Tab öffnen

(h)Erforderliche Berechtigung (vgl. 6) für Einfügen (vgl. 7.7.3), ändern (vgl. 7.7.4) und löschen (7.7.6)

(i)Im Entwurfsmodus: keine

(ii)Im Überarbeitungsmodus: Vorschlagen, Entscheiden

7.8Querverweise

(a)Erstellungs- / Bearbeitungsprozess starten

(b)Erstellungs- / Bearbeitungsprozess abbrechen

(c)Querverweis einfügen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(d)Listen aller Elemente, die verwiesen werden können, gruppiert anzeigen entsprechend der individuellen Systemkonfiguration

(i)Textabschnitte

(ii)Bilder (auch Inline-Bilder)

(iii)Tabellen

(iv)Jeder Absatztyp nach entsprechender Konfiguration

(v)Fußnoten

(e)Einige Referenzen während der Hinzufügung des Querverweises auswählen

(f)Änderungen in Querverweisen (Einfügen, Bearbeiten, Löschen) in der Abschnittshistorie von folgenden Abschnitten nachverfolgen:

(i)Textabschnitt;

(ii)Fußnoten-Abschnitt;

(iii)Tabellenabschnitt

(g)In Liste suchen

(h)Listeneintrag auswählen

(i)Art der Anzeige im Dokument wählen

(i)Als Inhalt

(1)Nummerierung anzeigen

(2)Inhalt des Textabschnitts anzeigen

(3)Bildunterschrift anzeigen

(4)Tabellenunterschrift anzeigen

(ii)Als Nummerierung (für Fußnoten)

(iii)Als Seitenzahl

(j)Querverweis in einem Textabschnitt anzeigen

(k)Querverweis ändern

(l)Querverweis löschen

(m)Klick auf Querverweis im Dokument: zum verwiesenen Absatz gehen

(n)Querverweise kopieren

(o)Querverweise zum anderen SMASHDOC einfügen

(p)Querverweise zum Word exportieren

7.9Fußnoten

(a)Fußnoten können in Text- und Tabellenabschnitten erstellt werden, nicht jedoch in Bild- und Tabellenunterschriften sowie Fußnoten

(b)Erstellungs- / Bearbeitungsprozess starten

(c)Erstellungs- / Bearbeitungsprozess abbrechen

(d)Fußnote erstellen inklusive automatischer, dynamischer Nummerierung; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(e)Fußnoteninhalte erstellen und ändern

(i)Text

(ii)Web-Link

(f)Formatierungsmöglichkeiten für Fußnoteninhalte

(i)Fett

(ii)Kursiv

(iii)Unterstrichen

(iv)Durchgestrichen

(v)Hochgestellt

(vi)Tiefgestellt

(vii)Transkript

(viii)Kapitälchen

(g)Fußnote löschen

(h)Fußnote im Dokument anzeigen

(i)Hinzugefügte und gelöschte Fußnoten in der Abschnittshistorie des führenden Abschnitts mit dem besonderen Symbol anzeigen

(j)Liste der Fußnoten zu einem Abschnitt anzeigen

(k)Die transformierten Fußnoten-Textabschnitte direkt unter dem Absatz, auf den sie sich beziehen, sehen

(l)Den führenden Abschnitt verschieben und achten, dass der Fußnoten-Textabschnitt auch verschoben wird

(m)Die Nummerierung der verschobenen Fußnoten ist automatisch angepasst

7.10Checkbox

(a)Checkbox kann an einer beliebigen Stelle im Textabschnitt erstellt werden

(b)Wählen Sie die Position für das Kontrollkästchen innerhalb des Abschnitts aus

(c)Checkbox einfügen

(d)Checkbox ändern

(e)Checkbox löschen

(f)Erforderliche Berechtigung (vgl. 6) für Einfügen (vgl. 7.10.3), ändern (vgl. 7.10.4) und löschen (7.10.5): Vorschlagen, Entscheiden

7.11Zoomfunktion

(a)Dokument öffnen

(b)Dokument auf maximal 175% vergrößern

(c)Dokument auf ein Minimum von 100% verkleinern

7.12Schnellstartmenüs

(a)Schnellstartmenüs enthalten die am häufigsten verwendeten Absatzstile, die in der Symbolleiste fixiert werden

(b)Schnellstartmenüs können für jedes System individuell konfiguriert werden

7.13Allgemeine Funktionen für Inhaltsabschnitte im Dokument

(a)Kopieren

(b)Ausschneiden; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(c)Einfügen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(d)Verschiebene eines oder mehrerer ausgewählter Abschnitte per Drag&Drop; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(e)Abschnitts-Link anzeigen

(f)Seitenumbruch vor Abschnitt erzeugen bzw. bestehenden Seitenumbruch löschen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(g)Nummerierung neu starten bzw. fortsetzen (sofern für die jeweils verwendete Absatz-Formatierungsvorlage entsprechend konfiguriert); erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(h)Persönliches Abschnittslesezeichen setzen bzw. bestehendes löschen (nur im Überarbeitungsmodus)

(i)Hinweis anzeigen im Überarbeitungsmodus, wenn der Abschnitt mindestens 1x geändert wurde

(i)Klick auf Hinweis: Liste aller bisherigen Änderungen anzeigen; für Textabschnitte: Anzeige der inhaltlicnen Änderung eines Abschnitts zum vorherigen Abschnitt; erforderliche Berechtigung: "darf Abschnittshistorie einsehen" = ja (vgl. 6)

(j)Hinweis anzeigen, wenn im Abschnitt Querverweise enthalten sind bzw. auf diesen Abschnitt verwiesen wird

(i)Klick auf Hinweis: Liste der Querverweise im und zum Abschnitt anzeigen

(k)Liste der Fußnoten im Abschnitt anzeigen (sofern der Abschnitt solche enthält)

(l)Hinweis anzeigen, wenn es Kommentare zu einem Überarbeitungsabschnitt gibt

(i)Nach Klick auf Hinweis: Liste der Kommentare zum Abschnitt anzeigen

(ii)Hinweis in grau anzeigen, wenn alle Kommentare "erledigt" sind und es keine ungesehenen Beiträge für den Nutzer gibt

(iii)Hinweis in rot anzeigen, wenn es ungesehene Beiträge für den Nutzer gibt

(iv)Hinweis in blau anzeigen, wenn mindestens ein Kommentar "offen" ist und es keine ungesehenen Beiträge für den Nutzer gibt

(m)Kommentar zu einem Überarbeitungsabschnitt erstellen (vgl. 8); erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Kommentieren, Vorschlagen, Entscheiden

(n)Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt als "gesehen" markieren

7.14Spezielle Funktionen für Textabschnitte

(a)In einem Überarbeitungsdokument: Entwurfsabsatz erstellen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(b)In einem Überarbeitungsdokument: eigenen Entwurfsabsatz bearbeiten ohne Änderungsprotokollierung; erforderliche Berechtigung: ist Ersteller des Absatzes

(c)In einem Überarbeitungsdokument: eigenen Entwurfsabsatz löschen; erforderliche Berechtigung: ist Ersteller des Absatzes

(d)In einem Überarbeitungsdokument: Entwurfsabsatz eines anderen Nutzers löschen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Dokumenten-Administrator

(e)In einem Überarbeitungsdokument: eigenen Entwurfsabsatz zur Bearbeitung und Kommentierung durch andere Nutzer freigeben; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): ist Ersteller des Absatzes

(f)In einem Überarbeitungsdokument: Entwurfsabsatz eines anderen Nutzers zur Bearbeitung und Kommentierung durch andere Nutzer freigeben; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Dokumenten-Administrator

(g)Überarbeitungsabsatz in einem Überarbeitungsdokument bearbeiten und inhaltliche Änderungen an einem Überarbeitungsabsatz umsetzen inklusive Anpassung der Redline-Darstellung des Absatzes bzw. inhaltliche Änderungen an einem Überarbeitungsabsatz verwerfen und als neue Version speichern; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(h)Überarbeitungsabsatz komplett zur Löschung markieren; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(i)Alle Änderungsvorschläge für einen, mehrere oder alle Textabschnitte annehmen bzw. ablehnen inklusive Änderungsprotokollierung; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Entscheiden

(j)Ausgewählte Änderungsvorschläge innerhalb eines Textabschnitts annehmen bzw. ablehnen inklusive Verlaufsprotokollierung; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Entscheiden

7.15Änderungen nach Benutzer filtern

(a)Filtern-Prozess starten

(b)Filtern-Prozess abbrechen

(c)Benutzer anzeigen für

(i)ungesehene Änderungen

(ii)offene Änderungen

(d)Benutzer auswählen

(e)Benutzer abwählen

(f)Benutzer neu auswählen

(g)Mehr anzeigen

(h)Weniger anzeigen

(i)Alle abwählen

(j)Einträge mit Änderungen nur von ausgewählten Benutzern anzeigen

(k)Einträge mit Änderungen nur im Inhalt anzeigen

(l)Einträge mit Änderungen nur im Stil anzeigen

(m)Einträge mit Änderungen nur von ausgewählten Benutzern als gesehen markieren; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden:

(i)Einzelnen Abschnitt als gesehen markieren

(ii)alle Änderungen als gesehen markieren

(n)Alle Änderungsvorschläge annehmen bzw. ablehnen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(i)in einem Abschnitt

(ii)in allen Abschnitten

7.16Spezielle Funktionen für Bilder

(a)Bildunterschrift einfügen

(i)Text mit den folgenden Stilen formatieren:

(1)Fett

(2)Kursiv

(3)Unterstrichen

(4)Durchgestrichen

(5)Hochgestellt

(6)Tiefgestellt

(7)Transkript

(8)Kapitälchen

(ii)Weblink einfügen

(iii)Formatierung löschen

(b)Nummerierung aktivieren

(i)Nummerierung-Stufe einstellen

(c)Nummerierung deaktivieren

(d)Entwurfsbild austauschen ohne Verlaufsprotokollierung; erforderliche Berechtigung (vgl. 6) für einen Überarbeitungsabschnitt: Nutzer ist Ersteller des Absatzes

(e)Überarbeitungsbild austauschen mit Verlaufsprotokollierung; erforderliche Berechtigung (vgl. 6) für einen Überarbeitungsabschnitt: Nutzer ist Ersteller des Absatzes

(f)Die PDF-Datei als ein Bild vom Computer hochladen (nur die erste Seite von der PDF-Datei wird angezeigt)

(g)Die hochgeladenen Bilder im originalen Format speichern (alle original Bilder zum Dokument als eine single Zip-Datei herunterladen)

7.17Spezielle Funktionen für Tabellen

(a)Inhalte in Entwurfstabelle ändern ohne Verlaufsprotokollierung;

(i)Erforderliche Berechtigung (vgl. 6) im Entwurfsmodus: keine

(ii)Erforderliche Berechtigung (vgl. 6) im Überarbeitungsmodus: Vorschlagen, Entscheiden

(b)Inhalte Überarbeitungstabelle ändern mit Verlaufsprotokollierung; erforderliche Berechtigung (vgl. 6) im Überarbeitungsmodus: Vorschlagen, Entscheiden

(c)Tabellen aus Word importieren

(i)Die folgenden Formate der Grenzen sind unterstützt:

(1)fest

(2)gestrichelt

(3)punktiert

(4)doppelt

8Kommentarfunktion in einem Dokument

8.1Allgemeines

(a)Kommentare können nur zu Überarbeitungsabschnitten im Überarbeitungsmodus erstellt werden

(b)Standard-Kommentar-Inhalte

(i)Absatzinhalt zum Zeitpunkt der Kommentierung; sofern Text markiert wurde, wird die Markierung auch angezeigt

(ii)Betreff

(iii)Hauptkommentar

(iv)Priorität

(v)Erledigungsstatus (offen, erledigt)

(vi)Sichtbarkeit

(1)für alle aktiven Nutzer im Dokument

(2)nur für den erstellenden Nutzer

(3)nur für ausgewählte Nutzer

(4)für Dokumenten-Administratoren

(vii)Tabs

(1)Beiträge

(2)Referenz

(3)Beteiligte

(4)Metadaten

(viii)Export

(1)nur das Haupt-Kommentar-Feld wird exportiert

(c)Neue Beiträge, die vom Nutzer noch nicht zur Kenntnis genommen wurden, hervorheben

(d)Ein bestimmter Kommentar, mit dem man angefangen hat, ist in der langen Kommentarliste hervorgehoben, damit man diesen Kommentar beim Scrollen nicht verliert

(e)Neue Beiträge, die vom Nutzer noch nicht zur Kenntnis genommen wurden, als "zur Kenntnis genommen" kennzeichnen

8.2Neuen Kommentar erstellen

(a)Erstellungsprozess starten; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Kommentieren, Vorschlagen, Entscheiden

(b)Erstellungsprozess abbrechen

(c)Kommentar zu einem Absatz erstellen

(d)Kommentar zu zuvor markiertem Text in einem Textabschnitt erstellen inklusive Übernahme der Markierung

8.3Antwort auf einen Kommentar erstellen

(a)Erstellungsprozess starten; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Kommentieren, Vorschlagen, Entscheiden

(b)Erstellungsprozess abbrechen

(c)Antwort zu einem Kommentar erstellen

(i)Formatierung-Optionen für den Text der Antwort:

(1)Fett

(2)Kursiv

(3)Unterstrichen

(4)Weblink erstellen

(5)Formatierung löschen

(d)Antwort senden; die Antwort wird dann im Verlauf des Kommentars angezeigt

(e)Erstellungsprozess abbrechen

8.4Erledigungsstatus eines Kommentars ändern

(a)Einen offenen Kommentar als "erledigt" markieren; erforderliche Berechtigung: jeder Nutzer mit Zugang zum Kommentar

(b)Einen erledigten Kommentar als "offen" markieren; erforderliche Berechtigung: jeder Nutzer mit Zugang zum Kommentar

(c)Statusänderung über automatisch erzeugten, neuen Beitrag im Kommentar protokollieren

8.5Bestehenden Kommentar bearbeiten

(a)Bearbeitungsprozess starten; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Kommentieren, Vorschlagen, Entscheiden

(b)Bearbeitungsprozess abbrechen

(c)Details eines Kommentars anzeigen

(d)Betreff, Hauptkommentar und/oder Priorität nach Anlage des Kommentars ändern und Änderung automatisch über neuen Beitrag im Kommentar protokollieren

8.6Sichtbarkeit eines Kommentars nachträglich erweitern

(a)Einen Kommentar, der nicht für alle Nutzer sichtbar ist, für weitere Nutzer sichtbar machen:

(i)Den Kommentar für alle sichtbar machen

(ii)Die Benutzer auswählen, für die der Kommentar sichtbar wird

8.7Kommentar löschen

(a)Bearbeitungsprozess starten; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Kommentieren, Vorschlagen, Entscheiden

(b)Bearbeitungsprozess abbrechen

(c)Kommentar zu einem Abschnitt löschen, wenn die folgenden Anforderungen erfüllt sind:

(i)es ist ein privater Kommentar

(ii)kein Benutzer hat ihn gesehen

8.8Liste der Kommentare zu einem Absatz

(a)Liste aller Kommentare zu einem Absatz anzeigen

(b)Liste aller Kommentare zu einem Absatz filtern

(i)Noch nicht gesehen - enthält Beiträge, welche der Nutzer noch nicht zur Kenntnis genommen hat

(ii)Offen - Erledigungsstatus = offen

(iii)Fällig - Kommentare mit dem Fälligkeitsdatum anzeigen: heute und überfällig

(iv)Exportieren - Kommentare anzeigen, die als sichtbar im Export bezeichnet werden

(v)Erledigt - Erledigungsstatus = geschlossen

(c)In Liste aller Kommentare zu einem Absatz suchen

(d)Kommentare, die neue Beiträge enthalten, welche vom Nutzer noch nicht zur Kenntnis genommen wurden, hervorheben

8.9Kommentartyp "Alternativtexte"

(a)Kommentar erstellen

(b)Den Text ins Feld "Alternativtexte" eingeben

(c)Den Text ins Feld "Bildtexte" eingeben

(d)Kommentar speichern

(e)Den Prozess abbrechen

(f)Sichtbarkeit einstellen für:

(i)Alle

(ii)Ausgewählte

(iii)Nur ich

(g)Sichtbarkeit für Export einstellen:

(i)Ja

(ii)Nein

(h)Kommentar erledigen

9Verzeichnisse im Dokument

9.1Inhaltsverzeichnis

(a)Liste folgender Absatzformate anzeigen:

(i)Überschrift 1-6

(ii)Nummerierte Überschrift 1-6

(b)In der Liste suchen

(c)Überschriften 1-6 nicht in der Liste anzeigen

(d)Regeln, bis zu welcher Ebene Inhalte in der Liste angezeigt werden sollen

(e)Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument

9.2Abbildungsverzeichnis

(a)Liste folgender Absatzformate anzeigen:

(i)Abbildung

(b)Anzeige

(i)des Bildes

(ii)der Bildnummerierung (sofern vorhanden)

(iii)der Bildunterschrift (sofern vorhanden)

(c)In der Liste suchen

(d)Der Klick auf einen Eintrag im Abbildungsverzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument

9.3Tabellenverzeichnis

(a)Liste folgender Absatzformate anzeigen:

(i)Tabelle

(b)Anzeige

(i)der Tabellennummerierung (sofern vorhanden)

(ii)der Tabellenunterschrift (sofern vorhanden)

(c)In der Liste suchen

(d)Der Klick auf einen Eintrag im Tabellenverzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument

9.4Fußnotenverzeichnis

(a)Liste aller Fußnoten im Dokument anzeigen

(b)Anzeige

(i)der Fußnotennummerierung

(ii)des Fußnoteninhalts

(c)In der Liste suchen

(d)Der Klick auf einen Eintrag im Fußnotenverzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument und zeigt eine Liste aller Fußnoten an einem Absatz an

9.5Weblink-Verzeichnis

(a)Liste aller Weblinks im Dokument anzeigen

(b)Anzeige des Weblink-Labels

(c)In der Liste suchen

(d)Der Klick auf einen Eintrag im Weblink-Verzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument

9.6Register-Verzeichnis

Das Registerverzeichnis ist verfügbar, wenn das Modul "Register" aktiviert ist.

(a)Liste aller Register im Dokument anzeigen

(b)Anzeige des Register-Namens

(c)Nach Klick auf Register-Name die Liste der Registerbegriffe anzeigen

(d)In der Liste der Registerbegriffe suchen

(e)Der Klick auf einen Eintrag im Register-Verzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument

9.7Verzeichnis der Abschnitts-Tags

Das Registerverzeichnis ist verfügbar, wenn das Modul "Abschnitts-Tags" aktiviert ist.

(a)Liste aller Abschnitts-Tags im Dokument anzeigen

(b)In der Liste der Abschnittstags suchen

(c)Der Klick auf einen Eintrag im Abschnitts-Tags-Verzeichnis selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument

9.8Liste aller Textabschnitte mit Änderungsvorschlägen

(a)Globalen Hinweis im Dokument anzeigen, wenn es Textabschnitte im Dokument gibt, die noch Änderungsvorschläge enthalten

(b)Anzahl in rot zum Hinweis anzeigen, wenn es ungesehene Änderungsvorschläge gibt, ansonsten in grau

(c)Liste aller Abschnitte im Dokument anzeigen, die Änderungsvorschläge haben

(d)Liste filtern nach

(i)enthält ungesehene Änderungsvorschläge

(e)Der Klick auf einen Eintrag in der Liste selektiert den dazugehörenden Abschnitt im Dokument; optional: immer zusätzlich Abschnittshistorie anzeigen

(f)Ungesehene Änderungsvorschläge in einem Abschnitt als "gesehen" markieren

(g)Alle ungesehenen Änderungsvorschläge als "gesehen" markieren

(h)Alle Änderungsvorschläge in einem Abschnitt annehmen bzw. ablehnen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Entscheiden

9.9Liste aller Entwurfsabschnitte in einem Überarbeitungsdokument

(a)Globalen Hinweis im Dokument anzeigen, wenn es Entwurfsabschnitte des Nutzers in einem Überarbeitungsdokument gibt, die noch nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden, mit Anzeige der Anzahl der Nutzer-eigenen Entwurfsabschnitte

(b)Einen einzelnen eigenen Entwurfsabschnitt in einem Überarbeitungsdokument zur Überarbeitung freigeben; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): ist Ersteller des Abschnitts oder Dokumenten-Administrator

(c)Alle eigenen Entwurfsabschnitte in einem Überarbeitungsdokument zur Überarbeitung freigeben; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): ist Ersteller des Abschnitts

(d)Den Filter "Meine"  in der Liste der Entwurfsabschnitte aktivieren - Nutzer-eigene Entwurfsabschnitte anzeigen

(e)Den Filter "Anderer Benutzer"  in der Liste der Entwurfsabschnitte aktivieren -Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern anzeigen

(f)Den Filter "Benutzer" aktivieren:

(i)Benutzer suchen und auswählen

(ii)alle Benutzer auswählen

(1)alle Entwurfsabschnitte im Dokument anzeigen

(iii)alle Benutzer abwählen

(1)der Button "Los" wird deaktiviert

(iv)einen/einige Benutzer auswählen

(v)einen/einige Benutzer abwählen

(g)Entwurfsabschnitte von ausgewählten Nutzern anzeigen

(h)Benutzer neu auswählen

(i)Mehr Benutzer anzeigen

(j)Weniger Benutzer anzeigen

9.10Liste aller Kommentare in einem Überarbeitungsdokument

(a)Globalen Hinweis im Dokument anzeigen, ob es Kommentare in einem Dokument gibt, welche der Nutzer sehen kann

(b)Anzeige der Anzahl von Kommentaren in einem Dokument, die neue, noch nicht zur Kenntnis genommene Beiträge für den Nutzer enthalten

(c)Liste aller Kommentare in einem Dokument anzeigen

(d)Liste der Kommentare in einem Dokument filtern

(i)enthält Beiträge, welche der Nutzer noch nicht zur Kenntnis genommen hat

(ii)Erledigungsstatus = offen

(iii)Erledigungsstatus = geschlossen

(e)In Liste aller Kommentare in einem Dokument suchen

(f)Kommentare, die neue Beiträge enthalten, welche vom Nutzer noch nicht zur Kenntnis genommen wurden, hervorheben

(g)Alle Kommentare mit neuen, vom Nutzer noch nicht als "gesehen" markierten Kommentarbeiträgen als "gesehen" markieren

10Suchen und Ersetzen im Dokument

10.1Suchen und Ersetzen Text im Dokument

(a)Prozess starten

(b)Prozess beenden

(c)Suchbegriff(e) eingeben

(i)optional: Groß-/Kleinschreibung beachten

(ii)optional: Exakte Schreibweise beachten

(d)Ersetzungsbegriff eingeben

(e)Suche starten; Suche erfolgt nur in Textabschnitten

(f)Im Inhaltsverzeichnis die Texte durch Nummerierung suchen

(g)Liste aller Suchergebnisse anzeigen

(h)Suchergebnis durch den Ersetzungsbegriff ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(i)Alle Suchergebnisse durch den Ersetzungsbegriff ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

10.2Suchen und Ersetzen Stile im Dokument

(a)Prozess starten

(b)Prozess beenden

(c)Absatzstil wählen

(d)Ersetzungsstil wählen

(e)Suche starten; Suche erfolgt nur in Textabschnitten

(f)Liste aller Suchergebnisse anzeigen

(g)Suchergebnis durch den Ersetzungsstil ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(h)Alle Suchergebnisse durch den Ersetzungsbegriff ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

10.3Erweiterte Suche im Dokument

(a)Prozess starten

(b)Prozess beenden

(c)Suchbegriff (e) eingeben

(d)Absatzstil wählen

(e)Zeichensatzformat wählen

(f)Suche starten; Suche erfolgt nur in Text- und Tabellenabschnitten

(g)Liste aller Suchergebnisse anzeigen

(h)Ersetzungsbegriff wählen

(i)Ersetzungsabsatzstil wählen

(j)Ersetzungsformat wählen

(k)"Groß- und Kleinschreibung beachten" auswählen, damit die Groß- und Kleinbuchstaben als unterschiedliche Symbole betrachtet werden

(l)"Exakte Schreibweise" auswählen, damit die Suchergebnisse vollständig dem Text im Suchfeld entsprechen

(m)Suchergebnis durch den Ersetzungsbegriff, Ersetzungsabsatzstil, Ersetzungsformat ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(n)Alle Suchergebnisse durch den Ersetzungsbegriff, Ersetzungsabsatzstil, Ersetzungsformat ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

10.4Suche über reguläre Ausdrücke

(a)Prozess starten

(b)Prozess beenden

(c)Vordefinierten regulären Ausdruck wählen

(d)Feld mit dem regulären Ausdruck manuell ausfüllen

(e)Suche starten; Suche erfolgt nur in Text- und Tabellenabschnitten

(f)Ersatzoption wählen

(g)Suchergebnis durch die Ersetzoption ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

(h)Alle Suchergebnisse durch die Ersatzoption ersetzen; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): Vorschlagen, Entscheiden

11Ankündigung zum Dokument

11.1Prozess starten

11.2Prozess abbrechen

11.3Ankündigungstext schreiben

11.4Empfänger aus Liste auswählen

11.5Ankündigung versenden; der Versand erfolgt per E-Mail

12Allgemeine Einstellungen zum Dokument

12.1Basisinformationen anzeigen

(a)Rolle des Nutzers im Dokument

(b)Persönlicher Ordner des Nutzers anzeigen, in dem sich das Dokument befindet

(c)Inhalt des Metadaten-Feldes "Titel auf Deckblatt" anzeigen

(d)Inhalt des Metadaten-Feldes "Untertitel auf Deckblatt" anzeigen

12.2Link zum Dokument erhalten

(a)ja

(b)nein

12.3Metadaten des Dokuments

(a)Prozess zur Anzeige und Bearbeitung starten; erforderliche Berechtigung (vgl. 6): "ist Dokumenten-Administrator" = ja

(b)Prozess zur Anzeige und Bearbeitung starten abbrechen

(c)Verfügbare Felder

(i)Dateiname

(ii)optional: Titel auf Deckblatt

(iii)optional: Untertitel auf Deckblatt

(iv)optional: Beschreibung

(v)optional: Tags; bereits vorhandene Tags werden zur Auswahl angeboten

(vi)optional: Fußzeile

(d)Inhalte in Feldern ändern

(e)Metadaten speichern und bisherige Daten überschreiben

12.4Wörter / Zeichen zählen

(a)Den Bericht der Anzahl der Wörter / Zeichen mit/ohne Leerzeichen im gesamten Dokument anzeigen

(b)Den Bericht der Anzahl der Wörter / Zeichen mit/ohne Leerzeichen nur in ausgewählten Abschnitten anzeigen

(c)Die Option "Fußnoten berücksichtigen" aktivieren

(d)Die Option "Fußnoten berücksichtigen" deaktivieren

12.5Änderungsvorschläge im Dokument anzeigen

(a)ja

(b)nein

13Exporte

13.1Export-Prozess starten und jederzeit abbrechen

13.2Exportformate anbieten

(a)MS Word

(b)SDOX

(c)HTML

(d)PDF über API-Publizieren

13.3WORD-Export ausführen

(a)Prozess starten

(b)Prozess abbrechen

(c)Vorlage auswählen

(i)Standard

(ii)Kunden-Vorlagen können nach entsprechender Beauftragung hinterlegt werden

(d)Kommentare exportieren (hinweis: nur als "Sichtbar im Export" markierte Kommentare werden exportiert)

(e)Das Dokument mit Pseudonym exportieren

(i)Pseudonym eingeben

(f)Bilder mit geringer Auflösung benutzen

(i)Aktivieren

(ii)Deaktivieren - Bilder in ursprünglichen Größe benutzen

(g)Die Version erstellen, um zu behalten, was exportiert wurde (nur wenn das Modul "Versionen" im System aktiviert wird)

(i)Den Namen der Version eingeben

(ii)Version-Nummerierungsstufe auswählen

(iii)Notizen eingeben (optional)

(h)WORD-Export starten;

(i)Die Datei wird nach der Erstellung sofort heruntergeladen.

13.4Namen über Pseudonym während des Exports anonymisieren

(a)Die ausstehenden Änderungen und/oder Kommentaren zum Dokument hinzufügen

(b)Wenn man die tatsächlichen Namen von den Dokumenteditoren nicht anzeigen kann, hat man die Möglichkeit sie als Anwaltskanzlei oder Verlag zu bezeichnen

(c)Diese Funktion ist nur erreichbar, wenn entweder ausstehende Änderungen oder Kommentare zum Dokument hinzugefügt sind

13.5Darstellung des Dokumenteninhalts für das exportierte Word-Dokument wählen

Wählen Sie aus drei Inhaltsstilen des exportierten Word-Dokuments:

(a)Aktueller Stand (keine Redline) - das Word-Dokument sieht wie ein normaler schwarzer Text ohne Hervorhebungen aus

(b)Redline wie derzeit angezeigt - im Word-Dokument:

(i)nicht gesehene akzeptierte Änderungen werden als akzeptiert dargestellt (schwarzer Text);

(ii)nicht gesehene abgelehnte Änderungen werden nicht in das Word-Dokument übernommen;

(iii)nicht akzeptierte Hinzufügungen werden mit roter Farbe hervorgehoben;

(iv)gelöschte Abschnitte, die mit der Linie markiert und im Markup-Bereich vermerkt sind;

(c)Redline aus einem Vergleich mit einer Version - das Ergebnis dieses Vergleichs wird im exportierten Word-Dokument hervorgehoben und im Markup-Bereich markiert

13.6HTML Export

(a)HTML Export von Dokumenten ausführen

(b)Prozess starten

(c)Prozess abbrechen

(d)Auswählen, wie eine Datei als HTML-Seite exportiert werden muss:

(i)Zip-Archiv generieren

(1)das Zip-Archiv aus der Downloads-Liste herunterladen

(ii)URL generieren

(1)einen Link von der HTML-Seite aus der URL-Liste als einen getrennten Tab im Browser öffnen

13.7PDF-Export über API-Publizieren

(a)PDF-Export von Dokumenten ausführen

(b)Prozess starten

(c)Prozess abbrechen

(d)Die PDF-Datei aus der Liste der exportierten Dateien herunterladen

13.8Asynchroner Export

(a)Export-Taste anklicken

(b)Ein Downloadsymbol, welches neben dem Avatar erscheint und zeigt, dass der Downloadprozess angefangen hat

(c)Nach dem Export muss die Datei innerhalb von 3 Tagen heruntergeladen werden, ansonsten wird die Datei automatisch gelöscht. Um die Datei herunterzuladen, oben rechts auf das entsprechende Symbol klicken. Da mehr als eine Datei exportiert werden kann, muss die gewünschte Datei markiert werden

(d)Wenn eine Datei aus dem Export gerade heruntergeladen wird, kann der Benutzer mit dem Dokument im SD-Editor weiterarbeiten. Das Herunterladen unterbricht die weitere Arbeit mit dem Dokument im Editor nicht.

13.9Neue Registerkarte für Exportkommentare

(a)Alle Kommentare im Dokument sichtbar machen und zum WORD exportieren

(b)Auf der Registerkarte zum gewünschten Kommentar gehen und das Kontrollkästchen für "Sichtbar im Export" deaktivieren

(c)Die vollständige Kontrolle darüber haben, welche Informationen im exportierten Dokument landen

14System-Aktualisierung

14.1Nachrichten über aufkommende System-Aktualisierung bekommen:

(a)gelbe Nachricht - 3-5 Minuten vor der Aktualisierung

(b)rote Nachricht - 1 Minute vor der Aktualisierung mit dem Runterzählen

14.2Automatisch ausloggen

14.3Die Seite mit dem beschriebenen Aktualisierungsprozess sehen

14.4Nach der Aktualisierung zur Login-Seite zurückkehren

14.5Neu einloggen