Handbuch

May 27, 2022

1Registrierung und Anmeldung

1.1Registrierung

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich für SMASHDOCs zu registrieren:

1.Registrierung über die Startseite

2.Registrierung über einen Einladungslink

Startseite mit "Registrieren"-Button

Nach einem Klick auf „Kein Nutzerkonto? Dann erstellen Sie bitte zunächst ein Nutzerkonto.“ wird man zur Eingabe der persönlichen Daten aufgefordert.

Registrierungsseite hervorgehoben

Vorname, Nachname E-Mail, Passwort und Passwort bestätigen sind die pflichmäßigen Felder. Die Registrierungsdaten umfassen auch optionale Felder wie das Unternehmen, in dem Sie arbeiten, sowie Ihre Position. Sie können diese Informationen auch später in den Profileinstellungen hinzufügen oder bearbeiten.

1.2Passwort-Anforderungen

Um neues Passwort zu erstellen, soll man einige Regeln beachten. Die sind folgende:

das Passwort muss mindestens aus 8 Zeichen bestehen (Buchstaben, mindestens ein Großbuchstabe, eine Nummer und ein nicht alphanumerisches Sonderzeichen)

das Passwort muss nicht Ihren Vornamen/Nachnamen/E-Mail enthalten

das Passwort muss keine Sonderzeichen, die mehr als dreimal wiederholt werden, enthalten (z.B. AAA)

Hat man die Registrierungsseite ausgefüllt und den Nutzungsbedingungen zugestimmt, erhält man nach einem Klick auf „Neuen Account anlegen“ eine E-Mail mit einem Verifizierungslink. Erst nach Aufruf dieses Links, der sogenannten Benutzeraktivierung, kann man SMASHDOCs im vollen Umfang nutzen.

Wurde man von einem anderen Benutzer eingeladen, erhält man eine E-Mail mit einem Link. Nach Aufruf dieses Links wird man sofort auf die Registrierungsseite weitergeleitet. In diesem Fall ist es nicht möglich, eine andere E-Mail-Adresse zu vergeben.

2Anmeldung

Die Voraussetzung für die Anmeldung bei SMASHDOCs ist eine komplett durchgeführte Registrierung wie im vorherigen Kapitel beschrieben. Ist diese erfolgt, gibt man nach dem Aufruf der SMASHDOCs-Seite seine E-Mail-Adresse sowie das vergebene Passwort ein und klickt auf den Login-Button.

Außerdem, gibt es die zusätzlichen Optionen, die Sie gleich aus der Login-Seite erledigen können:

Ihr Passwort neu erstellen, falls Sie vorheriges Passwort vergessen haben;

die Sprache der Seite auswählen;

unser Hilfszentrum kontaktieren, falls bei Ihnen ein Fehler während des Registrierung-Prozesses aufgetreten ist;

die Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen anschauen.

Zusätzliche Optionen in der Login-Seite markiert

Nach dem Klicken auf Sprache könnten Sie die angeforderte Sprache aus der Liste der unterstützenden Sprachen wählen.

Die Liste der unterstützenden Sprachen

Wenn Sie „Hilfe“ anklicken, dann werden Sie zur Seite umgeleitet, wo Sie eine Anfrage zu unserem Hilfszentrum einreichen können. Selektieren Sie „Datenschutz“ und „Bedingungen“ - und die Seiten mit beschriebenen Datenschutzhinweisen und Nutzungsbedingungen werden geöffnet.

3Dokumente verwalten

3.1Die Dokumentenliste

3.1.1Meine Dokumente

Nach dem Login gelangt der Benutzer unmittelbar zur Dokumentenliste, welche eine Auflistung aller Dokumente zeigt, die er selbst erstellt hat, oder bei denen er zur Zusammenarbeit eingeladen wurde. Jeder neue Benutzer findet in seiner Dokumentenliste ein von uns erstelltes Dokument, in Form eines Handbuches über die Stadt München, um das SMASHDOCS Format kennen zu lernen.

Ansicht der Dokumentenliste (Beispiel)

Zu jedem Dokument werden die folgenden Informationen angezeigt:

Lesezeichen inklusive Fälligkeitsdatum (sofern aktiviert)

Status (Entwurf, Überarbeitung)

Dateiname des Dokuments

Letzte Änderung

Neuigkeiten-Symbol (nur angezeigt, wenn es Änderungen im Dokument gibt, die der Benutzer noch nicht gesehen hat)

Noch nicht geöffnet-Symbol (nur angezeigt, wenn ein Dokument noch nicht geöffnet wurde)

Durch einen Klick auf einen Eintrag in der Dokumentenliste wird das ausgewählte Dokument geöffnet und in einem neuen Browser-Tab angezeigt.

"Dokument schreiben" hervorgehoben

Ein neues Dokument kann man mithilfe des grünen Plus-Buttons in der unteren rechten Ecke der Seite erstellen. Alles rund um die Erstellung eines neuen Dokuments findet sich in Kapitel 4.

3.1.2Der Bearbeitungsstatus

Ein Dokument kann verschiedene Bearbeitungsstatus haben.

Entwurfsmodus

Überarbeitungsmodus

Der Entwurfsmodus

Auf Dokumente im Entwurfsmodus hat ausschließlich der Ersteller Zugriff. Nur er kann den Inhalt dieser Dokumente nach Belieben ändern. Die Änderungen werden vom System nur dann protokolliert, wenn der Benutzer auf den Button „Änderungen nachverfolgen“ in der oberen Kopfzeile des Dokuments klickt. Dieser Button ist sichtbar, wenn im Dokument ein aktiver Benutzer einschließlich aller deaktivierten Benutzer vorhanden ist. Andere Benutzer können den Inhalt eines Dokuments, welches sich gerade im Entwurfsmodus befindet, weder lesen noch bearbeiten. Um weiteren Personen Zugriff auf ein Dokument im Entwurfsmodus zu gewähren, muss der Ersteller den Überarbeitungsmodus starten, wofür er in der oberen Kopfzeile des Dokuments auf den grünen Button „Teilen“ klickt.

Buttons für "Teilen" und "Änderungen verfolgen" in der oberen Kopfzeile des Dokuments

Der Überarbeitungsmodus

Im Überarbeitungsmodus werden alle Änderungen am Inhalt des Dokuments nachvollziehbar dokumentiert und in der Änderungsansicht angezeigt. Der Ersteller kann anderen Personen Zugriff auf das Dokument gewähren und sie mit verschiedenen Bearbeitungsrechten ausstatten (siehe dazu auch Kapitel (Benutzerverwaltung)7).

3.1.3Das Kontextmenü nutzen

Das Kontextmenü für ein Dokument wird immer dann im rechten Bereich der Dokumentenliste sichtbar, wenn der Benutzer mit dem Mauszeiger über einen Eintrag fährt.

Kontextmenü-Icon in der Dokumentenliste

Die angebotenen Auswahlmöglichkeiten für ein Dokument im Kontextmenü, unterscheiden sich je nach Bearbeitungsstatus des Dokuments, Rolle und Zusatzrechten des Benutzers.

Für Dokumente im Entwurfsmodus enthält das Kontextmenü folgende Auswahlmöglichkeiten:

Öffnen

Bearbeiten

Verschieben

Duplizieren

In den Papierkorb verschieben

Kontextmenü eines Dokuments hervorgehoben

NB. Der Benutzer kann nur dann die Stammdaten des Dokuments bearbeiten, wenn er die Rechte des Admins hat.

3.1.4Dokumente im System endgültig löschen

Autorisierte Benutzer können Dokumente im Überprüfungsmodus endgültig aus dem System löschen.

Das Dokument kann sofort sowie nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Der Standardlöschzeitraum ist die Zeit zwischen dem Beginn des endgültigen Löschvorgangs und dem endgültigen Löschdatum. Es kann von einem Systemadministrator individuell pro System konfiguriert werden. Der Standardwert beträgt 15 Tage.

Ein Dokumentadministrator kann den endgültigen Löschvorgang für ein Überprüfungsdokument starten, indem er im Kontextmenü des Dokuments die Option „Endgültig löschen“ auswählt. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für Dokumentadministratoren sichtbar ist.

Schaltfläche "Endgültig löschen" im Kontextmenü hervorgehoben

Es erscheint ein modaler Dialog, in dem der Dokumentadministrator festlegen kann, auf welche Weise das Dokument gelöscht werden soll:

nach 15 Tagen (mit der Möglichkeit, das Dokument innerhalb dieses Zeitraums herunterzuladen)

sofort (ohne die Möglichkeit, das Dokument mehr herunterzuladen)

Optionen zum endgültigen Löschen eines Dokuments hervorgehoben

Wenn Sie mit der Option zum endgültigen Löschen des Dokuments „Nach 15 Tagen“ fortfahren, kann der Dokumentadministrator auch eine Kurznachricht für aktive Benutzer in das Dokument eingeben, das vollständig gelöscht werden soll.

Modaler Dialog zur Eingabe einer Kurznachricht für aktive Benutzer im Dokument, das vollständig gelöscht werden soll

Dieselbe Option ist für Dokumentadministratoren verfügbar, die das Dokument sofort löschen möchten.

Nach dem Start des endgültigen Löschvorgangs werden relevante Benutzer benachrichtigt und alle aktiven Benutzer im System können sehen, welche Dokumente sich im endgültigen Löschvorgang befinden. Die neue Option „Endgültig löschen“ wird nicht mehr im Kontextmenü des Dokuments bereitgestellt und das Dokument wird für alle Benutzer im Dokument in den Papierkorb verschoben.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Senden“ erhalten alle aktiven Benutzer im Dokument eine E-Mail mit den folgenden Informationen:

(a)für Option „nach 15 Tagen“

E-Mail für die endgültige Option zum Löschen des Dokuments "Nach 15 Tagen"

(b)für Option „Sofort“

E-Mail für die Option zum endgültigen Löschen des Dokuments "Sofort"

Nach dem Start des endgültigen Löschvorgangs wird die neue Option „Endgültig löschen“ nicht mehr im Kontextmenü des Dokuments bereitgestellt und das Dokument wird für alle Benutzer im Dokument in den Papierkorb verschoben.

Das System sendet außerdem automatisch Erinnerung-E-Mails an alle aktiven Dokumentbenutzer bezüglich des bevorstehenden Löschens. Die Standardeinstellung ist:

5 Tage nach Beginn des endgültigen Löschvorgangs

10 Tage nach Beginn des endgültigen Löschvorgangs

14 Tage nach Beginn des endgültigen Löschvorgangs

Diese Einstellung ist jedoch konfigurierbar und der Systemadministrator kann die Anzahl der Erinnerung-E-Mails und den Tag festlegen, an dem sie nach dem Start des endgültigen Löschvorgangs gesendet werden sollen.

Nachdem ein Überprüfungsdokument endgültig aus dem System gelöscht wurde, werden alle aktiven Benutzer mit einer Bestätigungs-E-Mail über das Löschen informiert.

Dokument- und Systemadministratoren können auf der Startseite unter der Registerkarte „Wird vollständig gelöscht“ eine Liste aller Dokumente anzeigen, an denen sie beteiligt sind und die sich im endgültigen Löschvorgang befinden.

Die Liste enthält die folgenden Informationen:

Name des Dokuments

Name des Benutzers, der den endgültigen Löschvorgang gestartet hat

Endgültiges Löschdatum

Verbleibende Tage bis zur vollständigen Löschung

Tab "Wird in Kürze gelöscht" hervorgehoben

Ein Dokumentadministrator kann den endgültigen Löschvorgang abbrechen. Dazu sollte er im Kontextmenü eines Dokuments die Option „Endgültige Löschung abbrechen“ auswählen. Diese Option ist nur für Dokumente sichtbar, die zum endgültigen Löschen markiert sind.

Option "Endgültige Löschung abbrechen" im Kontextmenü hervorgehoben

Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem der Dokumentadministrator eine Kurznachricht für alle aktiven Benutzer im Dokument eingeben kann, z. B. um zu erklären, warum dieses Dokument nicht gelöscht wird.

Fenster zum Eingeben einer Kurznachricht für Benutzer über das Abbrechen des Löschens von Dokumenten

Nachdem Sie den endgültigen Löschvorgang abgebrochen haben,

die Option „Endgültige Löschung abbrechen“ wird nicht mehr angezeigt.

die E-Mail wird gesendet und

E-Mail zum Abbrechen des endgültigen Löschens des hervorgehobenen Dokuments

das Dokument wird nicht mehr in der Liste der Dokumente angezeigt, die zum endgültigen Löschen markiert und wieder zu „Eigene Dateien“ verschoben wurden.

Ein Systemadministrator kann im Gegensatz zum Dokumentadministrator auch ein bestimmtes Dokument im System finden, indem er nach dem sucht

Name des Dokuments und / oder

der Benutzer, der das Dokument erstellt hat

Ein Systemadministrator kann den endgültigen Löschvorgang eines bestimmten Dokuments abbrechen. Der Stornierungsvorgang ist dann der gleiche wie für Dokumentadministrator beschrieben.

3.2Dokumente mit Neuigkeiten erkennen

Links, in der Tableiste, werden einem Benutzer Neuigkeiten zu einzelnen Dokumenten im Tab „Neuigkeiten für mich“ angezeigt.

Tableiste links, Tab "Neuigkeiten für mich" hervorgehoben

Das Tab „Meine Neuigkeiten“ wird nur dann angezeigt, wenn es für einen Benutzer Dokumente im Überarbeitungsmodus gibt, an denen dieser mitarbeitet und welche ungesehene Änderungen, ausstehende Entscheidungen oder ungelesene Unterhaltungen enthalten. Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, wird das Tab mit der Nummer der Dokumente, welche Neuigkeiten enthalten, nicht angezeigt. Dabei werden Dokument, die mehrere Änderungen enthalten, nicht mehrfach gezählt.

Ob ein Dokument ungesehene Änderungen enthält, wird in der Spalte „Neuigkeiten“ in der Dokumentenliste angezeigt.

Spalte und Icon "Neuigkeiten" in der Dokumentenliste

3.2.1Bisher ungeöffnete Dokumente erkennen

Links in der Tableiste werden einem Benutzer über das Tab „Noch nicht geöffnet“ alle Dokumente angezeigt, zu denen der Benutzer eingeladen wurde, und die er seitdem noch nicht geöffnet hat. Der rote Zähler neben dem Tab zeigt die Zahl der ungeöffneten Dokumente.

Tableiste links, Tab "Noch nicht geöffnet" hervorgehoben

Der Status „Noch nicht geöffnet“ wird automatisch angepasst, wenn der Benutzer das Dokument erstmalig aufruft.

Das Symbol für die ungeöffneten Dokumente wird auch unter dem Tab „Noch nicht geöffnet“ in der Dokumentenliste gezeigt.

Tab und Symbol "Noch nicht geöffnet"

3.2.2Dokumente mit Lesezeichen und Fälligkeitsdatum versehen

Für jedes Dokument in der Dokumentenliste, zu dem ein Benutzer zur Zusammenarbeit eingeladen wurde, oder welches er im Entwurfsmodus erstellt hat, können Lesezeichen vergeben werden.

Verfügt mindestens ein Dokument über ein aktives Lesezeichen, wird links in der Leiste das Tab „Meine Favoriten“ angezeigt. Der Zähler des Tabs gibt dabei die Zahl der Dokumente wieder, für die ein Lesezeichen gesetzt wurde.

Ein Lesezeichen kann durch den Benutzer gesetzt werden, indem er auf das Stern-Symbol in der Dokumentenliste klickt. Der Benutzer kann dafür auch den Hotkey (Ctrl + Shift + B) für PC / (CONTROL + SHIFT + B) für MAC benutzen.

Je nach Status, hat das Symbol eine unterschiedliche Farbe:

Weiß: kein Lesezeichen gesetzt

Gelb: Lesezeichen gesetzt ohne/mit Fälligkeitsdatum (das noch nicht erreicht ist)

Rot: Lesezeichen gesetzt und Fälligkeitsdatum erreicht bzw. überschritten

Wird ein Lesezeichen gesetzt, kann der Benutzer ein Fälligkeitsdatum im daraufhin erscheinenden Eingabefeld festlegen.

Das Eingabefeld, um das Fälligkeitsdatum zu selektieren

Das Fälligkeitsdatum für ein Lesezeichen kann folgende Merkmale haben:

Bevorstehend

Fällig

Überfällig

Darstellung verschiedener Lesezeichen in der Dokumentenliste

Sobald ein Lesezeichen das gesetzte Fälligkeitsdatum erreicht oder auch überschritten hat, wird der Zähler am Tab, ebenso wie das Symbol am Dokument selbst, in rot angezeigt.

Tab "Meine Favoriten" mit mindestens einem fälligen oder überfälligen Lesezeichen

Gibt es hingegen ausschließlich Dokumente mit bevorstehendem Fälligkeitsdatum, wird der Zähler am Tab in grau dargestellt.

Tab "Meine Favoriten" ohne fällige Lesezeichen

NB: Die von einem Benutzer gesetzten Lesezeichen und ggf. definierten Fälligkeitsdaten, sind nur für den Benutzer selbst sichtbar und können demnach auch nur von diesem geändert bzw. deaktiviert werden.

3.2.3Abschnitte im Dokument mit einem Lesezeichen versehen

Die Benutzer können auch Abschnitte im Dokument mit einem Lesezeichen versehen.

In diesem Fall besteht der Zweck des Lesezeichens darin, bestimmte Abschnitte als einzigartig oder leicht auffindbar zu kennzeichnen. Daher haben Lesezeichen von Abschnitten im Gegensatz zu Lesezeichen von Dokumenten keine Fälligkeitstermine.

Um einen Abschnitt mit einem Lesezeichen zu versehen, müssen Sie das Abschnittsmenü öffnen, zu „Sonstiges“ gehen und auf „Lesezeichen“ klicken.

Erstellen des Lesezeichens im Abschnittsmenü hervorgehoben

Neben den Abschnitten, die Sie mit den Lesezeichen versehen haben, werden rote Sternsymbole angezeigt.

Rote Sternsymbole neben den mit den Lesezeichen versehenen Abschnitten hervorgehoben

Nachdem Sie mindestens einen Abschnitt erfolgreich mit einem Lesezeichen versehen haben, wird in der linken Registerkartenleiste der Tab „Meine Lesezeichen des Dokuments anzeigen“ erscheinen. Unter diesem Tab erhalten Sie eine Übersicht über die Liste der im Dokument mit Lesezeichen versehenen Abschnitte. Wenn Sie auf jeden Eintrag klicken, werden Sie automatisch zum mit einem Lesezeichen versehenen Abschnitt weitergeleitet.

Liste der Lesezeichen im Dokument

Um ein gesetztes Lesezeichen zu löschen, gehen Sie zur Liste der Lesezeichen und klicken Sie auf „Lesezeichen entfernen“. Sie können auch einfach auf das rote Sternsymbol neben dem Abschnitt klicken, um das Lesezeichen zu löschen. Alternativ können Sie die gleichen Aktionen wie beim Hinzufügen eines Lesezeichens ausführen und es entfernen.

Option "Lesezeichen entfernen" hervorgehoben

3.2.4Dokumentenliste filtern

Für die Liste der angezeigten Dokumente stehen dem Benutzer die folgenden Filtermöglichkeiten im oberen Bereich der Dokumentenübersicht zur Verfügung:

alle Dokumente (Alle)

Dokumente im Überarbeitungsmodus (Überarbeitung)

Dokumente im Entwurfsmodus (Entwurf)

Dokumente mit Neuigkeiten (Neuigkeiten)

Filter in der Dokumentenliste

Je nachdem, welcher Filter von einem Benutzer ausgewählt wurde, wird die Anzahl und auch die Darstellung der aufgelisteten Dokumente entsprechend angepasst.

3.3Dokumente in Ordnern verwalten

3.3.1Der Standardordner „Meine Dokumente“

Für die Verwaltung von Dokumenten und die Strukturierung von Inhalten in SMASHDOCs, verfügt jeder Benutzer über den Ordner „Meine Dokumente“ innerhalb der Tableiste.

Der Standardordner in der Dokumentenliste

Dieser Ordner kann weder gelöscht noch umbenannt werden und dient als standardmäßige Ablage für alle Dokumente, die ein Benutzer neu erstellt hat, oder zu denen er von anderen Benutzern zur Überarbeitung eingeladen wurde.

3.3.2Neue Ordner erstellen

Innerhalb des Ordners können neben Dokumenten auch neue Ordner auf verschiedenen Hierarchieebenen erstellt werden, mit deren Hilfe der Benutzer inhaltliche Strukturierungen nach Themen, Projekten, usw. vornehmen kann. Klicken Sie einfach drei Punkte im Ordner „Meine Dokumente“ an und dann erscheint sich die Taste „Neuen Ordner anlegen“.

Kontextmenü des Standardordners

Drücken Sie diese Taste und der Ordner wird erfolgreich erstellt.

3.3.3Neue Ordner und Unterordner erstellen

Neue Ordner der obersten Hierarchieebene werden über das Kontextmenü des Ordners „Meine Dokumente“ erstellt. Ordner nachfolgender Hierarchieebenen können dann entsprechend über das jeweilige Kontextmenü der Unterordner angelegt werden.

Das Kontextmenü eines Ordners bietet die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

Neuen Ordner anlegen

Bearbeiten

Löschen

Kontextmenü eines Ordners

3.3.4Bestehende Ordner verschieben

Ordner in SMASHDOCs lassen sich mit Drag & Drop beliebig verschieben. Der Benutzer wählt den zu verschiebenden Ordner aus und zieht ihn auf die neue Position. Sollten sich auf dieser Ebene bereits Ordner befinden, wird der neue Ordner nach alphabetischer Reihenfolge automatisch in die Struktur einsortiert.

Hat ein Ordner weitere Unterordner, werden diese ebenfalls mit verschoben, die Hierarchie bleibt allerdings bestehen.

3.3.5Bestehende Ordner bearbeiten oder löschen

Nachdem ein Benutzer Ordner und Unterordner angelegt hat, können diese nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Über das Kontextmenü an einem Ordner stehen diese Funktionen zur Auswahl:

Neuen Ordner anlegen

Bearbeiten

Löschen

Auch das Umbenennen von Ordnern erlaubt keine identischen Namen auf derselben Ebene. Wird ein Ordner gelöscht, der Dokumente enthält, werden diese automatisch in den Ordner „Meine Dokumente“ verschoben.

3.3.6Dokumente verschieben

Auch einzelne Dokumente können mit Drag & Drop verschoben werden. Einfach ein Dokument aus der Liste auswählen und in der Ordneransicht links in den gewünschten Ordner ziehen.

3.4Die Suchfunktion

Die Suchfunktion findet man im Tab „Suche“ in der Tableiste links.

Die Suchfunktion in der Tableiste hervorgehoben

Gesucht wird nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren Suchbegriffen sowohl für Dokumente als auch für Ordner und Dokumenten-Tags.

3.4.1Suchergebnisse nach Ergebnistyp filtern

Über die Filterfunktion auf der linken Seite des Dialogs können die Suchergebnisse weiter präzisiert werden. Zur Auswahl stehen dazu folgende Parameter:

Alle (Standardeinstellung)

Dokumente

Ordner

Tags

Gelöschte Dokumente

Suchdialog mit dem Filter "Alle"

3.4.2Ordnerpfad zu Dokumenten

Unter jedem Dokument in der Suchergebnis-Liste wird jeweils der Ordnerpfad angezeigt, in welchem sich das jeweilige Dokument befindet.

Anzeige des Ordnerpfads in der Ergebnisliste

Will man direkt einen Ordner öffnen und sich alle dort befindenden Dokumente anschauen, klickt man auf den jeweiligen Namen in der Ergebnisliste.

3.4.3Nach Dokumenten suchen

Filter "Dokumente" hervorgehoben

Um nach Dokumenten zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern passende Dokumente gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt (Ordner & Tags).

Um nur Dokumente als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter „Dokumente“ oben rechts in dem Suchdialog.

Klickt man auf ein Dokument in der Ergebnisliste, wird dieses in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

3.4.4Nach Ordnern suchen

Filter "Ordner" hervorgehoben

Um nach Ordnern zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern Order gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt.

Um nur Ordner als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter „Ordner“ oben rechts in dem Suchdialog. Wenn das gesuchte Element ein Unterordner ist, wird es mit dem Hauptordnerpfad angezeigt.

Durch Klick auf einen Ordner in der Ergebnisliste, wird der Ordner im gleichen Browser-Tab geöffnet, und es werden alle Dokumente des gewählten Ordners angezeigt.

3.4.5Dokumente über Tags suchen

Wurde ein Dokument mit Tags versehen, zeigt die Ergebnisliste ggf. auch ein Tag als Ergebnis an. Wird ein Tag ausgewählt, zeigt SMASHDOCs nicht nur die so getaggten Dokumente in der Ergebnisliste an, sondern zusätzlich alle Tags, die mit dem zuvor ausgewählten Tag kombiniert wurden. Ein weiterer Klick auf Tag in der Tagliste links fügt auch dieses Tag den Suchbegriffen hinzu und schränkt damit die Ergebnisse weiter ein.

Ein Tag kann jederzeit wieder aus dem Suchbegriffsbereich entfernt werden. Dadurch wird die Liste der verbundenen Tags neu berechnet.

Ergebnisliste nach Suche über Tags

4Dokumente erstellen und abstimmen

4.1Ein neues Dokument erstellen

4.1.1Ein neues Dokument in SMASHDOCs schreiben

Ein neues Dokument wird in SMASHDOCs immer im Entwurfsmodus erstellt. Im Entwurfsmodus arbeitet der Ersteller alleine am Dokument. Die Änderungen des Inhalts oder der Struktur werden protokolliert, wenn der Benutzer auf den Button „Änderungen nachverfolgen“ in der oberen Kopfzeile des Dokuments klickt. Für eine kurze Erläuterung der verschiedenen Bearbeitungsstatus siehe auch Kapitel 3.1.2.

Modaler Dialog, der erklärt, was nach dem Starten der "Änderungen nachverfolgen" Funktion passiert

Um ein neues Dokument zu erstellen, klickt der Benutzer auf den grünen Plus-Button in der unteren rechten Ecke der Dokumentenansicht und wählt „Neues Dokument“ in dem geöffneten Dialog aus oder benutzt die Tastenkombination (Ctrl + Shift + N) für PC / (CONTROL + SHIFT + N) für MAC.

Button zum Erstellen eines neuen Dokuments

Danach öffnet sich ein Dialogfenster.

Dialogfeld nach dem Anklicken "Dokument schreiben"

In diesem Dialog werden zunächst die Metadaten des Dokuments festgelegt:

Dateiname (Pflichtfeld)

Titel (optional)

Untertitel (optional)

Kurzbeschreibung (optional)

Tags (optional)

Fußzeile (optional)

Nach einem Klick auf „Dokument erstellen“, wird das neue SMASHDOC in dem Ordner gespeichert, in dem es erstellt wurde und bearbeitet werden kann.

4.1.2Dokument Stammdaten bearbeiten / Metadaten ändern

Nachdem ein Dokument erstellt wurde, können Sie die Stammdaten des Dokuments bearbeiten. Dazu öffnen Sie Dokumentenoptionen links und klicken Sie auf „Metadaten bearbeiten“.

"Metadaten bearbeiten" in Dokumentenoptionen markiert

Danach erscheint sich ein Dialogfeld, in dem man die Information über das Dokument ändern kann.

Stammdaten des Dokuments bearbeiten

Die wesentliche Eigenschaft eines Dokuments in SMASHDOCs ist es, dass es in unterschiedliche Abschnitte unterteilt wird. Dadurch ist es später im Überarbeitungsmodus sehr schnell und einfach möglich, Änderungen einzuarbeiten, diese in den Versionen eines Abschnitts nachzuvollziehen und anschließend darüber zu entscheiden.

Jedes Mal, wenn der Benutzer im Entwurfsmodus auf ENTER drückt, wird ein neuer Abschnitt erstellt. Ein Abschnitt verfügt dabei über spezielle Ebenen- und Formatierungsinformationen.

Die Ebeneninformationen aller Abschnitte eines Dokuments ermöglichen es, ein jederzeit logisch korrekt strukturiertes Dokument zu erstellen. Unlogische Strukturen innerhalb eines Dokuments, wie z.B. eine inkonsistente Gliederungsnummerierung, sind in SMASHDOCs nicht möglich.

Die Formatierungsinformationen ermöglichen es dem Benutzer, Abschnitte mit unterschiedlichen Eigenschaften, wie zum Beispiel Überschriften oder Listen, zu erstellen.

Dokumente können außerdem Bilder oder Tabellen enthalten. Für diese werden keine Formatierungseigenschaften vergeben. Jede Abbildung oder Tabelle erhält jedoch automatisch eine chronologische Nummerierung. Außerdem hat der Benutzer die Möglichkeit eine kurze Bild- bzw. Tabellenunterschrift hinzuzufügen.

4.1.2.1Ein Word-Dokument in SMASHDOCs importieren

Alternativ zum Schreiben eines neuen Dokuments in SMASHDOCs, hat der Benutzer auch die Möglichkeit, ein bestehendes Word-Dokument im „docx-Format“ zu importieren. Das doc-Format wird nicht unterstützt.

Nachdem Sie in der Dokumentansicht direkt auf das grüne Pluszeichen geklickt haben, können Sie im angezeigten Dialogfeld „Word Dokument (.docx) importieren“ wählen.

Button zum Importieren eines Dokuments

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem entweder ein Dokument mittels Drag & Drop eingefügt, oder der lokale Datenspeicher des Computers durchsucht werden kann.

Dialog zum Import eines Dokuments

Während des Imports können Sie die folgenden Funktionen aktivieren: „Version bearbeiten“ und „Formatierung manuell zuordnen“.

Außerdem, haben Sie die Möglichkeit, sich zu entscheiden, ob Sie eine SDOX-Vorlage auswählen möchten, in die Ihr Dokument importiert wird, oder Sie die Datei auf gewöhnlicher Weise, also ohne Vorlage importieren möchten. Falls Sie brauchen, eine Vorlage zu wählen, öffnen Sie den Dropdown-Menü und dort selektieren Sie die entsprechende Vorlage (siehe Image 48). Falls Sie keine Vorlage brauchen, lassen Sie dann dieses Feld leer (siehe Image 47).

Dropdown-Menü, eine Vorlage auszuwählen

Alle SDOX-Vorlagen sind über die AdminUI-Seite konfigurierbar und können für jedes System individuell eingestellt werden. Deswegen, sind die Vorlagen nicht gleich in verschiedenen Umgebungen. Nach dem Import bekommt Ihr Dokument dieselbe Struktur, wie in der entsprechenden Vorlage.

Wenn Sie die Option „Version bearbeiten“ aktiviert haben, nach dem Anklicken bekommen Sie ein Modalfenster mit den Feldern, den Namen der Version einzufügen (obligatorisch) und Notizen einzugeben (optional).

Version bearbeiten während des Imports der Word-Datei

Klicken „Bearbeiten“ an und im nächsten Schritt könnten Sie festlegen, wie die identifizierten Formatierungsvorlagen aus Word in SMASHDOCs umgesetzt werden sollen.

Standardmäßig ist die Option „Formatierung manuell zuordnen“ aktiviert. Dies bedeutet, dass Sie WORD mit SD-Stilen zuordnen und / oder die Gliederungsebenen für Überschriften und nummerierte Absätze manuell ändern können. Während der manuellen Zuordnung werden nur die Stile, die in der ausgewählten Vorlage existieren, vorgeschlagen. Falls es im Dokument einige Absatzformate und Zeichenformate gibt, die in der SDOX-Vorlage nicht aktiviert werden, werden dann diese Absatzformate auf Standard-Formate geändert und Zeichenformate werden gelöscht. Wenn SMASHDOCs die Stile automatisch zuordnen soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Stile manuell zuordnen“, bevor Sie das Dokument einfügen.

Falls der Benutzer keine Änderungen vorgenommen hat, formatiert SMASHDOCs die entsprechenden Abschnitte automatisch entsprechend den Standardeinstellungen.

Dialog zum Konvertieren von Formatierungen

Nach einem Klick auf „Dokument importieren“, können nun im dritten Schritt die Metadaten des Dokuments bearbeitet werden.

Im Anschluss wird aus der Word-Datei ein SMASHDOCs Dokument erstellt. Hierbei werden die Formatierungen aus dem Word-Dokument in SMASHDOCs übernommen wie zuvor vom User bzw. vom System festgelegt, sofern diese technisch eindeutig erkennbar und konvertierbar sind.

Metadaten eines Importdokuments bearbeiten

Das neue Dokument befindet sich nach dem Import dann im Entwurfsmodus und kann, wie ein in SMASHDOCs erstelltes Dokument, als Entwurf bearbeitet werden und im nächsten Schritt zur Überarbeitung freigegeben werden.

4.1.2.2Word-Import mit automatischer Nummerierungserkennung

Außer dem oben beschriebenen Import-Prozess, ist es auch möglich, die Word-Dokumente über eine Option „Word Dokument (.docx) mit automatischer Nummerierungserkennung importieren“ zu importieren. Dieser Import-Typ ist besonders nutzbar für rechtliche Dokumente, z.B. für die Verträge. Die Hauptsache von diesem Import-Typ ist, dass alle nummerierten Überschriften, die für rechtliche Dokumente spezifisch sind und in einem Word-Dokument verwendet wurden, werden nach dem Import vom SMASHDOCs-System auch kennzeichnet. Deswegen, werden Dokumente dieselbe Ansicht im SMASHDOCs-Editor erhalten, wie die im Word erstellt wurden.

Hinweis: es gibt die Liste der Absatzformate, die im System konfiguriert werden müssen, bevor dieser Importtyp aktiviert wird. Sonst wird der Word-Import mit automatischer Nummerierungserkennung nicht funktionieren. Die erforderlichen Formate können vom SMASHDOCs Professional Services Team eingestellt werden.

Sie können die Option „Word Dokument (.docx) mit automatischer Nummerierungserkennung importieren“ gleich in der Liste der Import-Optionen finden.

Die Option "Word Dokument (.docx) mit automatischer Nummerierungserkennung importieren" markiert

Nach dem Anklicken diese Option wählen Sie eine erforderliche Word-Datei aus Ihrem Rechner aus oder fügen Sie diese Datei über die Funktion „Drag&Drop“ ein. Sie können auch die Option „Version bearbeiten“ aktivieren, falls Sie brauchen, in Ihrem Dokument die während des Imports zu erledigen.

Ein Word-Dokument für Word Import mit automatischer Nummerierungserkennung auswählen

Der nächste Schritt ist sich über die Nummerierungslogik im importierten Dokument zu entscheiden.

Feld für die Auswahl der Nummerierungslogik

Ihre Auswahl hängt davon ab, welche Nummerierung zu den Überschriften im Word-Dokument verwendet wurde. Zum Beispiel, wenn in der ursprünglichen Word-Datei es mehr als eine Stufe der nummerierten Überschriften gibt und alle diese Überschriften nur mit den Nummern bezeichnet sind, dann sollen Sie die Logik „Nummerierungsart 1.1.1“ auswählen.

Die Logic "Nummerierungsart 1.1.1" hervorgehoben

Im SMASHDOCs-Editor werden alle Stufen von Überschriften auch mit Nummern angezeigt.

Die Ansicht des importierten Dokument mit der ausgewählten Logik "Vertrag 1.1.1" im SMASHDOCs-Editor

Falls es drei Stufen der Überschriften gibt und die dritte Stufe mit dem Buchstabe bezeichnet wird, selektieren Sie dann die zweite Logik - „Nummerierungsart 1.1.a“ (siehe Image 55).

Die Anzeige des importierten Dokuments mit dem dritten Stuf, markiert mit der Buchstabe

Falls es Überschriften im Word-Dokument gibt, die mit dem Symbol „§“ markiert werden und es mehr als drei Stufen von solchen Überschriften gibt, dann wählen Sie die Logik „Nummerierungsart §1aaa“ oder „Nummerierungsart §1.a.i“, mit denen nach dem Import die Stufen ab der vierten als „aa“ oder „i“ entsprechend angezeigt werden.

Die Ansicht der Logik "Vertrag §1aaa"

Die Ansicht der Logik "Vertrag §1.a.i"

Nach der Auswahl jeder Nummerierungslogik erhalten Sie eine Vorschau, wie Ihr Dokument nach dem Hochladen aussehen wird. In der Beispielvorschau wird die Standard-Seite mit der ausgewählten Nummerierungslogik angezeigt.

Beispielvorschau von der ausgewählten Nummerierungslogik markiert

4.1.2.3Unterstützung von Tabelleneinzügen durch Word-Import

Es ist auch möglich, eine Word-Datei mit den Tabelleneinzügen zum SMASHDOCs zu importieren. Wenn Sie also Dokumente mit eingerückten Tabellen aus WORD importieren, sieht dies im SMASHDOCs-Editor folgendermaßen aus:

Tabellen mit eingerücktem Einzug hervorgehoben

4.1.2.4Ein SDOX Dokument in SMASHDOCs importieren

Um ein SDOX Dokument in SMASHDOCs zu importieren, geht man genauso vor, wie bei der Importierung eines dox Dokuments. Die Beschreibung hierzu finden Sie in dem Abschnitt 4.1.2.1. Es gibt doch einen Unterschied: während des SDOX-Imports kann man nicht die Optionen „Putzroutinen anwenden“ und „Stile manuell zuordnen“ aktivieren.

Eine SDOX-Datei importieren

Alle andere Prozeduren mit dem Version-Bearbeiten, Vorlage-Auswählen und Dokument-Importieren sind gleich, wie für Word-Dokumente.

Hinweis: die verfügbare Größe der SDOX-Dokumente für den Import ist bis 200 MB.

4.1.3Link zum Dokument erhalten

Link zum Dokument ist eine URL des Dokuments, die ganz oben in der URL-Zeile angezeigt wird. Sie können diesen Link kopieren und anderen Benutzern senden - wenn diese Benutzer den Zugriff zum Dokument haben, dann könnten sie dieses Dokument nach dem Anklicken den Link sofort öffnen.

Also, es ist möglich, den Link zum Dokument so zu kopieren:

über das Kopieren die markierte URL in der Zeile oben;

über das Anklicken die Option „Link zum Dokument erhalten“ in den Dokumentenoptionen links.

Die Option "Link zum Dokument erhalten" angezeigt

Danach wird der Link zum Dokument erfolgreich in die Zwischenablage kopiert und Sie könnten diesen Link senden.

4.1.4Einen Textabschnitt erstellen

Sobald der Benutzer ein neues Dokument erstellt hat, können schnell und einfach neue Textabschnitte angelegt werden.

Ein neu erstelltes Entwurfsdokument verfügt dabei immer über einen leeren Standardabschnitt.

Ansicht des ersten Abschnitts eines neu erstellten Dokuments

Klickt der Benutzer in den leeren Abschnitt, kann er sofort mit dem Erstellen von Inhalten beginnen und Texte schreiben. Weitere Abschnitte werden nach jeder Betätigung der „ENTER"-Taste angelegt.

Auch bei einem importierten Dokument, kann an beliebiger Stelle ein neuer Abschnitt durch Betätigung der ENTER Taste eingefügt werden.

SMASHDOCs speichert neue Inhalte automatisch und kontinuierlich ab.

Neue Abschnitte müssen nicht zwingend Text enthalten, sondern können auch leer gespeichert werden. Im Dokument wird dann ein Weißraum angezeigt.

Wenn man das Kontextmenü entweder mit dem rechten Mausklick oder mit der entsprechenden Taste im Dokument öffnet, findet man die Liste aller Optionen, die für die Textabschnitte anwendbar sind. Die sind:

Kopieren;

Ausschneiden;

Einfügen;

Löschen;

Nummerierung neu starten/fortsetzen (wenn das Kontextmenü im nummerierten Textabschnitt geöffnet wurde);

Kommunikation;

Abschnitts-Tag;

Sonstiges.

Geöffnetes Kontextmenü mit dem Anklicken die entsprechende Taste (hervorgehoben)

4.1.5Wechsel auf Querformat

Um die Seitenausrichtung zu ändern, gehen Sie zum Kontextmenü des Text- / Bild- / Tabellenabschnitts, klicken Sie auf „Sonstiges“ und wählen Sie „Wechsel auf Querformat“.

Option "Wechsel auf Querformat" hervorgehoben

Sobald Sie die Querformatausrichtung angewendet haben, sehen Sie oben im Abschnitt das Ausrichtungstrennzeichen „Querformat“. Bitte beachten Sie, dass das Querformat in einem bestimmten Abschnitt auf alle nachfolgenden Abschnitte angewendet wird, bis Sie Querformatausrichtung entfernen.

Querformat und Wechsel auf Hochformat hervorgehoben

Der Ausrichtungsschalter ist im SMASHDOC-Editor nicht sichtbar und wird nur in der exportierten Datei angewendet. Ein Sonderfall besteht nur für Tabellenabschnitte. Diese werden immer noch nicht vollständig im Querformat angezeigt, können jedoch im Dokument über die horizontalen Schriftrollen gerollt werden, um die volle Querformatbreite zu erhalten.

Tabelle im Querformat hervorgehoben

Sobald Sie den Orientierungsschalter in einem Tabellenabschnitt implementiert haben, erhält der nächste Abschnitt automatisch den entgegengesetzten Orientierungsschalter, wenn er keinen hat.

Wie schon oben bemerkt, ist der Ausrichtungsschalter nur in der exportierten Datei sichtbar.

Wir unterstützen das Querformat für Exportformate wie:

Word

SDOX

andere Formate auf Anfrage

Bitte beachten Sie zudem, dass im Überarbeitungsmodus die Option „Wechsel auf Querformat“ ausschließlich für Benutzer mit den Rollen „Vorschlagen“, „Entscheiden“ verfügbar ist.

4.1.6Undo (Cmd + Z) / Redo (Cmd + shift + Z)

Wenn ein Benutzer etwas geschrieben und einen Fehler gemacht hat, kann er ihn mit der Tastenkombination (Cmd + z) = „Undo“ löschen (rückgängig machen).

Annulieren-Taste hervorgehoben

Die Rückgängig-Aktion löscht die letzte vom Benutzer vorgenommene Änderung. Die Anzahl der Undos ist nur durch die Anzahl der Änderungen begrenzt.

4.1.6.1Entwürfe

Wenn Sie versehentlich einen Entwurfsabschnitt gelöscht haben, können Sie ihn wiederherstellen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche „Rückgängig“ klicken oder unsere Verknüpfung „Rückgängig“ verwenden.

Darüber hinaus können gelöschte Randnotizen, Bilder und Tabellen auch im Entwurfsmodus wiederhergestellt werden.

4.1.6.2Abschnitte zur Überprüfung freigegeben

Während im Überprüfungsmodus können die Änderungen nur rückgängig gemacht werden, wenn Sie innerhalb des Abschnitts aktiv bleiben.

Hinweis: Wenn der Benutzer den Bearbeitungsbereich verlässt oder außerhalb des zu bearbeitenden Abschnitts klickt, Änderungen vornimmt und anschließend das Dokument oder Programm schließt, können Änderungen, die zuvor vorgenommen wurden, nicht rückgängig gemacht werden.

Jede Rückgängig-Aktion kann auch wiederholt werden (Cmd + Shift + Z). Die Wiederholung kann unmittelbar nach der zuvor rückgängig gemachten Aktion ausgeführt werden. Die Anzahl der Redos ist nur durch die Anzahl der durchgeführten Undos begrenzt.

Wiederholen-Taste hervorgehoben

4.1.7Dokumentbreite und Raster-Einstellungen

Die Breite von Dokumenten im SMASHDOCs Editor ist 16 cm. Das ist eine optimale Breite für Positionierung des Texts in einer Zeile beim Erstellen eines Dokuments im Editor oder beim Word-Import. Mit dieser Breite wird der Text im Dokument richtig angepasst.

Dokumentbreite im Word

Dokumentbreite im SMASHDOCs Editor

Außerdem, gibt es Standard- und nach dem Kundenbedarf eingestellte Raster-Werte im SMASHDOCs Editor. Der Standard-Wert ist 0.75, der eingestellte Wert ist 0.25.

Raster-Wert 0.25

4.1.8Magic Tabs

Jedes Listenelement im Dokument hat die Option „Magic Tabs“. Wenn die Option „Magic Tabs“ im Dokument aktiviert ist, beginnt der Inhalt des Listenelements auf der nächsten Global Grid Ebene. Um die „Magic Tabs“ zu aktivieren, muss der Benutzer den Tab „Dokumentenoptionen zeigen“ links in der Tableiste öffnen und ein Häkchen in die kleine Box daneben setzen. Wenn der Benutzer das Häkchen wegmacht, wird die Option „Magic Tabs“ deaktiviert.

Die Aktivierung der „Magic Tabs“ bietet dem Benutzer die Möglichkeit, den Inhalt in seinen Listen gemäß der gesetzten im Global Grid Ebenen zu organisieren. Siehe die Unterschiede mit den Magic Tabs „aus“ Image 74 und den magischen Tabs „ein“ Image 75.

Magic tabs "aus"

Magic tabs "ein"

4.1.9SD Hotkeys

AusrichtungWindowsMac
zentriertCtrl + Alt + CCONTROL + Alt + C
linksbündigCtrl + Alt + LCONTROL + Alt + L
rechtsbündigCtrl + Alt + RCONTROL + Alt + R
BlocksatzCtrl + Alt + JCONTROL + Alt + J

Hotkeys für die Ausrichtung

ZeichenformatierungenWindowsMac
FettCtrl + BCONTROL + B / COMMAND + B
KursivCtrl + ICONTROL + I / COMMAND + I
UnterstrichenCtrl + UCONTROL + U / COMMAND + U
DurchgestrichenCtrl + DCONTROL + S
HochstellenCtrl + Plus signCONTROL + Plus sign
TiefstellenCtrl + Minus signCONTROL + Minus sign
TranskriptCtrl + TCONTROL + T
KapitälchenCtrl + 0 (zero)CONTROL + 0 (zero)
Formatierung löschenCtrl + LeertasteCOMMAND + D

Hotkeys für die Zeichenformatierungen

EinfügungenWindowsMac
Fußnote einfügenCtrl + Shift + FCONTROL + SHIFT + F
Indexeintrag einfügenCtrl + Shift + ICONTROL + SHIFT + I
Randnotiz einfügenCtrl + Shift + SCONTROL + SHIFT + S
Weblink einfügenCtrl + Shift + LCONTROL + SHIFT + L
Querverweis einfügenCtrl + Shift + RCONTROL + SHIFT + R
Literaturverweis einfügenCtrl + Shift + TCONTROL + SHIFT + T
Seitenumbruch oberhalb einfügenCtrl + Shift + PCONTROL + SHIFT + P
Persönliches Abschnitss-Lesezeichen einfügenCtrl + Shift + PCONTROL + SHIFT + P
Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigebenCtrl + Shift + ECONTROL + SHIFT + E

Hotkeys für die Einfügungen

SonderzeichenWindowsMac
Geschütztes LeerzeichenCtrl + Shift + LeertasteCONTROL + SHIFT + Leertaste
Soft HyphenCtrl + Alt + |CONTROL + COMMAND + |
Six-per-em-spaceCtrl + Alt + LeertasteSHIFT + COMMAND + Leertaste

Hotkeys für Sonderzeichen

Änderungsvorschläge entscheidenWindowsMac
Änderungsvorschläg annehmenCtrl + Alt + YCONTROL + ALT + Y
Änderungsvorschläg ablehnenCtrl + Alt + NCONTROL + ALT + N

Hotkeys für die Änderungsvorschläge

KommentareWindowsMac
Kommentar erstellenCtrl + Shift + CCONTROL + SHIFT + C
Antwort sendenCtrl + EnterCOMMAND + RETURN

Hotkeys für die Kommentare

SonstigesWindowsMac
Neues Dokument erstellenCtrl + Shift + NCONTROL + SHIFT + N
Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt speichernCtrl + SCOMMAND + S
Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt verwerfenEscESC
Ankündigung sendenTab + EnterTAB + RETURN
ExportierenCtrl + ECOMMAND + E
KopierenCtrl + CCOMMAND + C
AusschneidenCtrl + XCOMMAND + X
EinfügenCtrl + VCOMMAND+ V
Absatzvorlage, Bullet-Liste / nummerierte Liste löschenShift + BackspaceSHIFT + BACKSPACE
Nummerierung neu startenCtrl + Shift + OCONTROL + SHIFT + O
ZoomAlt + Command + Plus sign / Minus signALT + COMMAND + Plus sign / Minus sign

Hotkeys für Sonstiges

4.1.10Eingabe von Sonderzeichen

Das Sonderzeichenmenü befindet sich in der Symbolleiste und ist mit dem Icon „Omega“ gekennzeichnet. Die Standardliste der Sonderzeichen umfasst unter anderem die griechischen Buchstaben und verschiedene Symbole:

Standardliste der Sonderzeichen hervorgehoben

Zusätzlich kann die Liste der Sonderzeichen auf Anfrage um nicht druckende Sonderzeichen erweitert werden, z. B. für Veröffentlichungszwecke. Im Vergleich zu Sonderzeichen, die immer angezeigt werden, können nicht druckende Sonderzeichen sowohl ein- als auch ausgeblendet werden. Dafür klicken Sie auf „Dokumentoptionen anzeigen“ links im Dokument und scrollen Sie bis „Steuerzeichen anzeigen“. Wählen Sie dann die Darstellung von nicht druckenden Sonderzeichen im Dokument:

Icons

Keine Anzeige

Darstellungsoptionen von Sonderzeichen im Dokument

4.1.11Icons für gedruckte Symbole in Fußnotenabschnitten

Wir haben zwei Symbole für nicht druckbare Steuerzeichen, damit Sie bequem in Fußnoten und Textabschnitten arbeiten können. Das Symbol „Soft hyphen“ wird für die Silbentrennung in Text- und Fußnoten-Abschnitten gebraucht und „Line Feed“ wird für den Zeilenumbruch nur in Fußnoten-Abschnitten verwendet. Sie finden diese Symbole im Menü „Symbole“ unter „Alle Sonderzeichen“ oder auf der Registerkarte „Leerräume und Zeilenumbruch“. (kann man auch auf der Registerkarte „Unsichtbare Steuerzeichen“ sehen).

"Bedingter Trennstrich" und "Zeilenumbruch" Icons in "Alle Sonderzeichen"

"Bedingter Trennstrich" und "Zeilenumbruch" in "Leerräume und Zeilenumbruch"

4.1.11.1Soft Hyphen

Dies ist ein wesentliches Instrument zur Regulierung der Bindestrichanzeige. Im Vergleich zum manuellen Eingeben ist „Soft Hyphen“ eine bessere Variante.

Klicken Sie einfach auf die angebliche Stelle eines Bindestrichs und wählen Sie das Symbol „Soft Hyphen“.

"Soft hyphen" hervorgehoben

NB: Um den tatsächlichen Bindestrich im Text anzuzeigen, gehen Sie zu „Dokumentoptionen anzeigen“ und zu „Steuerzeichen anzeigen“. Wählen Sie „Icons“, um ein Symbol anzuzeigen, „Keine Anzeige“ - um das Icon zu verstecken.

Registerkarte "Dokumentoptionen anzeigen" mit den Optionen für "Steuerzeichen anzeigen"

Geben Sie danach weiter ein. Wenn das Wort lang genug ist, werden die Silben in die nächste Zeile verschoben. Es sieht so aus:

Der Fußnotenabschnitt mit der orangefarbenen Linie an der Stelle eines angeblichen Bindestrichs

Der Fußnotenabschnitt mit einem weichen Bindestrich hervorgehoben

Wenn das Wort kurz ist und in der aktuellen Zeile bleibt, ist der Bindestrich überhaupt nicht sichtbar und Sie können wie gewohnt mit dem Schreiben fortfahren.

Der Fußnotenabschnitt mit der orangefarbenen Linie an der Stelle eines angeblichen Bindestrichs

Der Fußnotenabschnitt mit einem hervorgehobenen weichen Bindestrich (Bindestrich ist nicht sichtbar, da das Wort kurz ist, um segmentiert zu sein und für die nächste Zeile verschoben zu werden).

4.1.11.2Line Feed (Soft Return)

Wenn Sie einen Zeilenumbruch erzeugen möchten, ohne einen neuen Absatz zu beginnen, können Sie dafür das Steuerzeichen Line Feed (Soft Return) nutzen.

"Line Feed" hervorgehoben

Klicken Sie einfach auf das vermeintliche Ende einer aktuellen Zeile und wählen Sie das blaue „Line Feed"-Symbol aus der Sonderzeichentabelle (siehe Abschnitt 4.1.10) oder verwenden Sie eine Tastenkombination Shift+Enter (sowohl für Windows- als auch für Mac-Benutzer).

"Line Feed" hervorgehoben: Nach dem Klicken wurde eine neue Zeile angezeigt

NB: Um das Steuerzeichen für Soft Return im Text anzuzeigen, gehen Sie zu „Dokumentoptionen anzeigen“ und zu „Steuerzeichen anzeigen“. Wählen Sie „Icons“, um die Symbole anzuzeigen, „Keine Anzeige“ - um die Icons auszublenden.

Registerkarte "Dokumentoptionen anzeigen" mit den Optionen für "Steuerzeichen anzeigen"

Hinzufügen und Entfernen des Soft Return-Zeichens werden in der Abschnittshistorie des entsprechenden Text- oder Fußnoten-Abschnitts dokumentiert. Diese Änderungen können auch angenommen oder abgelehnt werden.

Soft Return-Ändernungen in der Historie des Abschnitts nachverfolgen

Alle vorstehend beschriebenen Aktionen können Sie bei Bedarf auch in bestehenden Textabsätzen anwenden.

Fußnotenabschnitt VOR dem Anwenden von "Line Feed"

Fußnotenabschnitt NACH dem Anwenden von

Alle verwendeten Soft-Return-Optionen im Word-Dokument werden in SMASHDOCs nach dem Import auch unterstützt.

4.1.12Schnellformat-Buttons

Die Schnellformat-Buttons bedeuten eine oder einige Gruppen von Absatzformatvorlagen, die in der Tab-Leiste mit den Standard- oder benutzerdefinierten Symbolen fixiert werden. In der Regel gehören dazu meist verwendete Stile, die daher einfacher und schneller zugänglich sein sollten.

Schnellformat-Buttons sind für jedes System individuell konfigurierbar.

Zwei konfigurierte Schnellstart-Menüs, die in der Tab-Leiste hervorgehoben sind

4.1.13Zoom-Taste

Die Zoom-Taste vergrößert die Schriftgröße (Textabschnitt, Text in Tabellen, Bild und Tabellenbeschriftung), während alle Steuertasten unverändert bleiben. Standard beim Öffnen / erneuten Laden eines Dokuments ist 100%.

Zoom-Taste hervorgehoben

Außer der Zoom-Taste in der Symbolleiste, können Sie auch die Tastenkombinationen „Ctrl + / Ctrl - “ für Windows und „COMMAND + / COMMAND - “ für Mac verwenden. Weitere Tastenkürzel finden Sie unter Tastaturkommandos in SMASHDOCs.

4.1.14Ein Bild einfügen

Neben Textabschnitten kann ein Dokument auch Bilder enthalten. Derzeit unterstützt SMASHDOCs die folgenden Bildformate:

PNG

JPEG

TIFF

EPS

PDF (die erste Seite wird als Bild eingefügt, andere werden ignoriert)

Dem Benutzer stehen bei SMASHDOCs verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Bilder in Dokumente einzufügen.

Der Benutzer klickt zunächst in den Abschnitt, unter dem das neue Bild eingefügt werden soll. Danach klickt er in der Formatierungsleiste auf den Button „Bild einfügen“.

Button "Bild einfügen" in der Formatierungsleiste

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Dialogfenster für das Hinzufügen von Bildern. Dort lässt sich auf folgende Weise ein Bild einfügen:

Manueller Upload und Auswahl des Bildes aus der Dateiablage

Einfügen eines Bildes per Drag & Drop

Für den manuellen Upload eines Bildes, öffnet der Benutzer mit einem Klick auf durchsuchen den Dateibrowser seines Rechners, aus welchem er das gewünschte Bild auswählen kann.

Um ein Bild per Drag & Drop einzufügen, muss der Benutzer das Bild lediglich mit dem Mauszeiger von einem beliebigen Verzeichnis oder der Ablage seines Computers auswählen und in den vordefinierten Bereich des Dialogs ziehen. Das Bild wird dann automatisch eingefügt.

Für jedes Bild kann individuell über das Auswahlfeld im unteren Teil des Dialogs entschieden werden, ob eine Nummerierung vergeben werden soll oder nicht. Nicht nummerierte Bilder werden in der fortlaufenden Nummerierung nicht berücksichtigt, erscheinen aber weiterhin als Eintrag im Bilderverzeichnis. Falls die Nummerierung aktiv ist, kann der Nutzer die Nummerierungsebene wählen bzw. erste (1.) oder zweite (1.1).

Dialogfenster "Laden Sie ein Bild von Ihrem Computer hoch"

Sie können auch eine Bildunterschrift einfügen. Diese Unterschrift wird nach dem Speichern sowohl unter dem Bild, als auch im Bildverzeichnis angezeigt.

Bildunterschrift einfügen

Der Text in der Bildunterschrift kann mit den folgenden Stilen formatiert werden:

Fett;

Kursiv;

Unterstrichen;

Durchgestrichen;

Hochgestellt;

Tiefgestellt;

Transkript;

Kapitälchen.

Es ist auch möglich, Link hinzuzufügen und Formatierung zu löschen.

Es ist jedoch auch möglich ein Bild direkt in das Dokument einzubetten. Der Benutzer wählt einfach die gewünschte Abbildung aus seinem lokalen Dateisystem aus und zieht sie direkt an die entsprechende Stelle im Dokument. SMASHDOCs erstellt automatisch einen Bildabschnitt und öffnet das Dialogfenster zur Eingabe des Untertitels.

Klickt der Benutzer mit dem Mauszeiger außerhalb des Dialogfensters ohne ein Bild eingefügt oder gespeichert zu haben, wird die Erstellung abgebrochen und der leere Bildabschnitt gelöscht.

Im Gegensatz zu Textabschnitten weisen Bildabschnitte keine Zusatz- oder Formatierungseigenschaften auf.

4.1.15Eine Tabelle einfügen

In SMASHDOCs besteht für einen Benutzer auch die Möglichkeit, eine Tabelle anzulegen. Ebenso wie bei Bildabschnitten wird die Tabelle entweder unter dem ausgewählten Abschnitt eingefügt oder ein zuvor ausgewählter, leerer Abschnitt wird in einen Tabellenabschnitt umgewandelt. Tabellen werden mit einem Klick auf den Button „Tabelle einfügen“ erstellt.

Button "Tabelle einfügen" in der Formatierungsleiste

Anschließend öffnet sich das Dialogfenster zum Bearbeiten der Tabelle. Der Benutzer hat die Möglichkeiten, die erste Zeile oder Spalte als „Header“ fett darzustellen, die Gesamtgröße der Tabelle in Prozent einzustellen und der Tabelle einen Titel zu geben.

Außerdem kann für jede Zelle die Formatierung einzeln über die Formatierungsleiste am oberen Rand des Dialogfensters eingestellt werden.

Dialogfenster zur Erstellung von Tabellen

Ein Rechtsklick in eine Zelle öffnet das Kontextmenü. Hierüber können neue Spalten oder Zeilen eingefügt oder vorhandene gelöscht werden.

Menü zum Hinzufügen oder Löschen von Spalten und Zeilen

Um eine oder mehrere Spalten oder Zeilen zu verschieben, markiert man die entsprechenden Bereiche und zieht sie einfach an die gewünschte Position in der Tabelle.

Wenn man den in einer Zelle eingetragenen Text löschen muss, soll man die Zelle anklicken, Kontextmenü öffnen und „Inhalt löschen“ anklicken.

"Inhalt löschen" hervorgehoben

Um den gelöschten Text zurückzukehren, soll man „Rückgängig“ im Kontextmenü anklicken (Image 100).

Genau wie bei Bildern, ist auch die Nummerierung von Tabellen optional. Tabellen ohne Nummerierung erscheinen ebenfalls im Tabellenverzeichnis.

Auch das Importieren von Excel-Tabellen wird unterstützt. Mit Copy & Paste lassen sich somit auch große und komplexe Tabellen in SMASHDOCs abbilden. Dies funktioniert jedoch, anders als bei Bildern, nur innerhalb des Dialogfensters. Das Importieren von Tabellen per Drag & Drop direkt in das Dokument, wird nicht unterstützt.

Ebenso wie Bildabschnitte verfügen Tabellen über keine speziellen Zusatz- oder Formatierungseigenschaften.

Mit der Taste „Backspace“ können Sie eine Tabelle löschen. Um die gelöschte Tabelle wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button ganz links oben, „Annullieren“ (siehe Image 69).

Hinweis: Es ist nur möglich, eine gelöschte Tabelle, die im Entwurfsmodus erstellt wurde, wiederherzustellen. Im Überarbeitungsmodus können Sie Ihre Tabelle nach dem Löschen nicht wiederherstellen.

4.1.16Einen Weblink einfügen

SMASHDOCs erlaubt seinen Benutzern auch das Anlegen von Weblinks. Weblinks können in Textabschnitten, aber nicht in Überschriften angelegt werden.

Um einen Link anzulegen, kann der Benutzer entweder Text markieren und den markierten Text verlinken, oder einen Link ohne vorherige Textmarkierung erstellen. Der Link wird dann an die Stelle eingefügt, an welche der Mauszeiger gesetzt wurde und der Linktext kann selbst gewählt werden.

Anschließend klickt man auf den Button „Link einfügen“ und wählt die Option „Weblink“ aus oder verwendet die Tastenkombination (Ctrl + Shift + L) für Windows und (CONTROL + SHIFT + L) für Mac-Benutzer. Um die vollständige Liste aller Verknüpfungen zu finden, klicken Sie hier 4.1.9.

Button zum Erstellen eines Weblinks

Im Anschluss öffnet sich ein Dialog. In der oberen Eingabebox wird festgelegt, wie der Link im Dokument angezeigt werden soll, in der unteren Eingabe-Box wird der Link eingetragen. Wurde beim Erstellen des neuen Weblinks Text markiert, ist dieser Text bereits in die obere Eingabebox eingetragen.

Dialogfenster zum Bearbeiten eines Weblinks

4.1.17Einen Querverweis auf einen anderen Abschnitt einfügen

Neben Weblinks können auch Querverweise auf andere Abschnitte innerhalb eines Dokuments angelegt werden.

Ziele eines Querverweises können sein:

Überschriften ohne Nummerierung

Überschriften mit Nummerierung

Nummerierte Textabschnitte (ohne Überschrifteigenschaft)

Tabellen

Bilder

Um einen Querverweis einzufügen, klickt man in einem Textabschnitt an die Stelle, an welcher der Querverweis eingefügt werden soll und anschließend auf den Button „Einen Link erzeugen“. Im dann erscheinenden Menü wählt man „Querverweis“ aus. Man kann auch den Hotkey (Ctrl + Shift + R) für PC / (CONTROL + SHIFT + R) für MAC benutzen. Um die vollständige Liste aller Verknüpfungen zu finden, klicken Sie hier 4.1.9.

Button zum Erstellen eines Querverweises

Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier wählt man das Ziel des Querverweises aus und legt fest, ob nur die Nummer des jeweiligen Abschnitts und/ oder auch der darin enthaltene Text im Querverweis angezeigt werden soll.

Dialog zur Erstellung eines Querverweises

Sie können auch die Ansicht der Querverweise im Dokument einstellen: entweder "Als Inhalt" oder "Als Seitenzahl".

Varianten von der Ansicht der Querverweise

Wenn Sie die Variante "Als Inhalt" auswählen, dann können Sie sich entscheiden, ob Ihr Querverweis als Nummerierung oder als Inhalt/Unterschrift des Abschnitts angezeigt werden soll.

Zwei zusätzlichen Optionen in Einstellungen für den Querverweis

Fall Sie die Variante "Als Seitenzahl" selektieren, dann werden diese zwei zusätzlichen Optionen nicht verfügbar.

Solange Sie den Querverweis im Dokument einfügen, können Sie einige Referenzziele selektieren, die im Dokument als getrennte Referenzen angezeigt werden. Dafür sollen Sie einige Hakenfelder mit den entsprechenden Zielen auswählen. Die Anzahl der ausgewählten Referenzen wird mit Klammern in der entsprechenden Referenzgruppe angezeigt.

Mehrere Querverweisziele

Im Dokument werden die Referenzziele als getrennte Referenzen in Form von Nummern oder Kontext angezeigt (das hängt davon ab, welche Ansicht des Querverweises ausgewählt wurde).

Einige Referenzen in Querverweisen im Dokument angezeigt

Querverweise mit der eingestellten Ansicht "Als Seitenzahl" werden im Editor mit einem besonderen Symbol angezeigt.

Die Anzeige der Querverweise mit der Ansicht "Als Seitenzahl"

Im exportierten Word-Dokument werden solche Querverweise als die entsprechende Seitenzahl angezeigt.

Die Anzeige des Querverweises mit der Ansicht "Als Seitenzahl" im exportierten Word-Dokument

4.1.17.1Nach einem Querverweis suchen

Während der Hinzufügung des Querverweises kann man auch eine Referenz nach solchen Elementen suchen:

Nummerierung;

Inhalt;

Überschrift;

Überschrift+Nummerierung.

Das suchende Ziel wird mit der blauen Grenze markiert. Außerdem, werden alle umgebenden Abschnitten zusammen mit dem Suchergebnis auch angezeigt. Zum Beispiel, wenn Sie nach dem Abschnitt mit der Nummerierung 1.1 (über jeden von oben beschriebenen Elementen) suchen, dass ein Unterabsatz vom Abschnitt 1 ist, und es gibt sowohl Unterabsätze von diesem Abschnitt mit der Nummerierung von der dritten Ebene ((a), (b) usw.), als auch folgende Unterabsätze mit derselben Nummerierung von der zweiten Ebene (1.2, 1.3 usw.), sind alle diese Abschnitte für den Abschnitt 1.1 umgebend und werden zusammen mit dem Suchergebnis sichtbar.

Suchergebnis im Querverweis mit allen umgebenden Abschnitten markiert

4.1.17.2Einen Querverweis im Dokument anzeigen, bearbeiten und löschen

Ein Klick auf einen gesetzten Querverweis öffnet ein Dialogfenster, in dem mehrere Optionen im Umgang mit dem Querverweis zur Verfügung stehen.

Gehe zum Abschnitt, auf den verwiesen wird

Querverweis bearbeiten

Querverweis löschen

Menü zum Umgang mit Querverweisen

Die Optionen „Löschen“ und „Bearbeiten“ werden nur angeboten, wenn der Nutzer die Rolle „Bearbeiter“ oder „Entscheider“ hat.

Nach dem Einführen eines Querverweises erscheint rechts vom Text ein kleines Symbol.

Symbol zum Klicken hervorgehoben

Durch einen Klick auf dieses Symbol erscheint eine detaillierte Liste aller Querverweise im jeweiligen Bereich.

Ein eingefügter Querverweis wird nicht nur neben dem Abschnitt, in den der Querverweis eingefügt wurde angezeigt, sondern auch neben dem Abschnitt, auf den er verweist.

Button für einen Überblick über alle Querverweise in einem Abschnitt bekommen

Wenn Inhalte eingefügt oder gelöscht werden und somit die Nummerierungsreihenfolge des Dokuments sich ändert, überprüft SMASHDOCs sofort alle Querverweise und passt sie entsprechend an.

Die Querverweise werden auf die gleiche Weise wie alle anderen Abschnitte nach Word exportiert. Nach dem Export werden die Querverweise im exportierten Dokument genau dort angezeigt, wo sie sein sollen.

In dem Moment, in dem ein fehlerhafter Querverweis auftritt, wird in der Registerkartenleiste ein roter Tab mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Klicken Sie einfach auf das Ausrufezeichen und SMASHDOCs zeigt die Liste aller Abschnitte mit den fehlerhaften Querverweisen an. Wählen Sie ein Element aus der Liste aus, und SMASHDOCs navigiert den Benutzer direkt zu dem genauen Satz, in dem der gebrochene Querverweis auftritt. Auf diese Weise können Sie das Problem schnell lösen, wenn Sie eine Referenz einfügen oder löschen.

Sobald das Dokument keine fehlerhaften Querverweise enthält, verschwindet das rote Ausrufezeichen sofort aus der Registerkartenleiste.

Hinweis: Querverweise können aktuell nur innerhalb eines Dokuments angelegt werden und nicht auf andere SMASHDOCs-Dokumente oder Abschnitte in anderen SMASHDOCs-Dokumenten verweisen.

4.1.17.3Änderungen in Querverweisen nachverfolgen

Alle Optionen, die mit den Querverweisen erledigt wurden, werden in der Abschnittshistorie des Text-, Fußnote- und Tabellenabschnitts nachverfolgt. Wenn Sie einen neuen Querverweis hinzufügen, wird diese Änderung in der Abschnittshistorie des entsprechenden Abschnitts angezeigt.

Neuer Querverweis in der Historie des Abschnitts angezeigt

Sobald Sie den Querverweis bearbeiten/löschen, werden alle diesen Updates auch in der Historie sichtbar.

Änderung der Querverweis-Ansicht von Nummerierung zur Überschrift

Löschung des Querverweises

Für andere Nutzer, die in der Bearbeitung des Dokuments teilnehmen, werden diese Änderungen im Abschnitt und in der Abschnittshistorie mit dem gelben Hintergrund angezeigt.

Änderungen in Querverweisen für andere Nutzer angezeigt

Fall ein Querverweis gebrochen ist (ein Zielabschnitt gelöscht wurde), wird keine neue Version dafür in der Abschnittshistorie erstellt. Stattdessen wird die Meldung über den gebrochenen Querverweis in allen vorherigen Versionen angezeigt.

Die Meldungen über den gebrochenen Querverweis in der Abschnittshistorie

Hinweis: die Querverweise in Randnotizen werden in der Abschnittshistorie nicht nachverfolgt.

4.1.18Ein Inline-Bild einfügen

Das Dokument kann auch Inline-Bilder enthalten. Ein Benutzer kann Inline-Bilder in Textabschnitten und Tabellen erstellen, bearbeiten und löschen.

Um ein neues Inline-Bild zu erstellen, klickt man in den Bereich des Textabschnittes, in dem das Inline-Bild hinzufügt werden soll und drückt anschließend in der Formatierungsleiste auf die Schaltfläche „Inline-Bild einfügen“.

Option "Inline-Bild" hervorgehoben in der Formatierungsleiste

Nach einem Klick auf die Option „Inline-Bild“ wird der neue modale Dialog zur Erstellung eines Inline-Bildes angezeigt. Dort kann der Benutzer das Bild definieren durch:

Drag & Drop einer Bilddatei oder

Auswahl eines Bildes vom Computer aus

und eine Vorschau sehen. Grundsätzlich ist das Hochladen eines Inline-Bildes das gleiche wie das Erstellen und Aktualisieren einer normalen Abbildung.

So sehen einige eingefügte Inline-Bilder im Textbereich aus:

Inline-Bilder, die in den Textbereich eingefügt wurden, hervorgehoben

Ein Benutzer ist auch in der Lage, das bestimmte Inline-Bild im Textabschnitt durch einfaches Klicken zu vergrößern.

Vergrößerte Version des Inline-Bildes, hervorgehoben im Textabschnitt

Das Erstellen eines Inline-Bildes ist auch im Tabelleneditor möglich, wo man zuerst auf eine gewünschte Zelle doppelklickt, um den erweiterten Tabelleneditormodus zu aktivieren und dann auf das Symbol „Neues Inline-Bild erstellen“ zu klicken.

Das Symbol "Neues Inline-Bild erstellen" im Tabelleneditor hervorgehoben

Wenn ein Textabschnitt ein geändertes Inline-Bild enthält, wird die zuletzt gesehene Version des Inline-Bildes angezeigt und in Rot umrahmt. Die neueste Version des Inline-Bildes wird auch angezeigt und ebenfalls grün umrahmt. Selbst wenn das Inline-Bild mehrfach geändert wurde, sieht der Benutzer nur die letzte Version des Inline-Bildes, das er gesehen hat, und die zuletzt hochgeladene Version, die jeweils rot und grün hervorgehoben sind.

Um den Inline-Bildverlauf zu sehen, klickt man auf den „Klicke, um den Änderungsverlauf des Abschnitts zu sehen“ auf der rechten Seite des Textabschnitts.

Abschnittshistorie des Textabschnitts einschließlich geänderter eingebetteter Bilder hervorgehoben

Darüber hinaus enthält die Liste der Bildabschnitte im Dokument auch die Liste der eingebetteten Inline-Bilder, die in den Textabschnitt eingefügt werden.

Tabelle der Bilder einschließlich der hervorgehobenen Inline-Bilder

Nach einem Klick auf einen Listeneintrag scrollt das Dokument zum zugehörigen Textabschnitt, der das ausgewählte Inline-Bild enthält, und aktiviert den Abschnitt im Dokument.

4.1.19PDF als Bild importieren

Sie können PDF-Dateien mit verschiedenen Inhaltstypen (Text, Abbildungen, Links usw.) ins Dokument als Abbildungen hochladen. Jede Seite einer PDF-Datei wird zum PNG-Format konvertiert und als ein getrenntes Bild im Dokument angezeigt.

Um eine PDF-Datei zu importieren, klicken Sie „+"-Symbol im Symbolleiste oben an und wählen Sie dann die Option „PDF einfügen“.

Tab "PDF" markiert

Danach erscheint sich ein Dialog, wo Sie PDF-Dateien für Hochladen einfügen können, entweder über die Auswahl aus dem Rechner oder über das Ziehen einer Datei ins bestimmte Feld. Es gibt auch die Limitierungen von der Anzahl der hochgeladenen PDF-Dateien und ihrer Größe. Sie können bis zu 1000 Dateien und nicht mehr als 1000 Seiten insgesamt importieren. Die maximale Größe der Datei ist 200 Mb.

Die Liste der PDF-Dateien für Hochladen

Falls es einige ungültigen PDF-Dateien in der Liste für Import gibt, gleich nach dem Anklicken den Button „Import“ erscheint sich eine Meldung, welche Dateien nicht importiert werden können. Hinweis: ungültige Dateien sind Dateien mit der falschen Format-Auflösung.

Meldung vom System über nicht importierende PDF-Dateien

Beschädigte Dateien werden mit dem roten Fehler-Zeichen rechts und mit dem Fragezeichen links markiert, gültige Dateien werden mit dem grünen Häckchen bezeichnet. Wenn es mindestens eine gültige Datei in der Liste gibt, wird der Button „Import“ für weiteren Import-Prozess aktiviert. Allerdings, müssten Sie vorher alle beschädigten Dateien aus der Liste mit dem Anklicken das graue Kreuzzeichen am roten Fehler-Zeichen entfernen (siehe Image 128).

Falls es nur beschädigte Dateien gibt, wird der Button „Import“ deaktiviert. Um diesen Button wieder zu aktivieren, fügen Sie mindestens eine gültige PDF-Datei ein.

Deaktivierte Taste "Import", falls es nur ungültige PDF-Dateien gibt

Es ist auch möglich, hinzugefügte Dateien zu entfernen, die Reihenfolge der Dateien zu ändern und mehr Dateien in die Liste hinzuzufügen. Es gibt auch die Option, die importierten Seiten für Überarbeitung zu aktivieren - falls Sie diese Option anklicken, werden die Seiten sofort im Überarbeitungsmodus angezeigt, falls Sie die Option deaktiviert lassen - verbleiben die Seiten im Entwurfsmodus.

Die Option "Zur Überarbeiten freigeben" markiert

Nachdem Sie „Importieren“ angeklickt haben, erscheint sich eine Statusanzeige, wo die folgende Information beschrieben wird:

die Anzahl der Seiten, die schon konvertiert wurden;

die Anzahl der Seiten, die offen sind und noch nicht konvertiert wurden.

Statusanzeige mit der Information über Seiten-Konvertieren

Sobald der Import-Prozess abgeschlossen wird, verschwindet der Dialog und das Ergebnis der hochgeladenen Datei im Editor wird angezeigt.

Das Ergebnis nach dem Import

Hinweis: alle Abbildungen, die von PDF zu PNG konvertiert wurden, werden mit 100%-Breite und ohne Nummerierung und Unterschrift angezeigt.

4.1.20Checkbox

Die Checkbox kann sowohl in Formular-basierten Dokumenten verwendet werden, als auch um etwas als „Ja“ oder „Nein“, „Fertig“ und „Noch nicht fertig“ anzuzeigen, z.B. in der To-Do-Liste. Um die Checkbox zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie einfach darauf.

Beispiel für die To-Do-Liste mit markierten Kontrollkästchen

Der Status der Checkbox, nämlich aktiviert / deaktiviert, wird verfolgt, wenn sie zur Überprüfung freigegeben wird. Die Checkbox kann mit der Rücktaste gelöscht werden.

Die Abschnittshistorie mit der Änderung des Kontrollkästchenstatus hervorgehoben

4.1.21Abschnittslinks

Abschnittslinks ermöglichen es den Benutzern, einen direkten Link zu einem Abschnitt in einem Dokument zu erzeugen.

Mit einem Rechtsklick in einen Abschnitt wird das Kontextmenü geöffnet. In diesem wählt man die Funktion „Abschnittslink kopieren“ aus. Daraufhin wird die zu diesem Abschnitt gehörende URL in die Zwischenablage kopiert und Sie könnten eine grüne Meldung darüber sehen, die in einen Moment verschwindet.

Option "Abschnittslink kopieren" im Kontextmenü

Um diesen Abschnittslink im Dokument einzuarbeiten, verfährt man wie bei der Erstellung eines Weblinks. Ruft man den Link auf, wird man automatisch zu dem dazugehörigen Abschnitt navigiert.

Abschnittslinks können auch außerhalb von SMASHDOCs eingefügt oder per E-Mail versendet werden. Ein Klick auf den Link öffnet dann das Dokument und springt zum im Link hinterlegten Abschnitt.

4.1.22Fußnoten

An jeder beliebigen Stelle eines Textabschnitts lassen sich Fußnoten einfügen. Ein Klick auf den Button in der Menüleiste öffnet den Erstellungsdialog. Sie können auch eine Tastekombination (Ctrl + Shift + F) für Windows/ (CONTROL + SHIFT + F) für Mac-Benutzer verwenden. Um die vollständige Liste aller Verknüpfungen zu finden, klicken Sie hier 4.1.9.

Button zum Anlegen von Fußnoten

Fußnoten werden im Dokument fortlaufend nummeriert. Um schnell auf eine Fußnote zugreifen zu können, wählt man im Inhaltsverzeichnis den Reiter „Fußnoten“ aus. Ein Klick auf die Kachel navigiert den Benutzer direkt zum entsprechenden Abschnitt.

Anzeige einer Fußnote im Inhaltsverzeichnis und im Dokument

4.1.23Querverweise in der Tabelle

Querverweise auf andere Abschnitte innerhalb einer Tabelle angelegt werden können.

Um einen Querverweis einzufügen, klickt man zweimal in einer Tabelle an die Zelle, in welcher der Querverweis eingefügt werden soll und anschließend auf den Button „Einen Link erzeugen“. Im dann erscheinenden Menü wählt man „Querverweis“.

Hinzufügen eines Querverweises in der Tabelle hervorgehiben

Ziele eines Querverweises können sein:

Überschriften ohne Nummerierung

Überschriften mit Nummerierung

Nummerierte Textabschnitte (ohne Überschrifteigenschaft)

Tabellen

Bilder

Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier wählt man das Ziel des Querverweises aus und legt fest, ob nur die Nummer des jeweiligen Abschnitts und/ oder auch der darin enthaltene Text im Querverweis angezeigt werden soll. Dann klickt man auf den „Erstellen-Button“ und Querverweis wird angelegt.

Anzeigen-Varianten eines Querverweises hervorgehoben

Ein Klick auf einen gesetzten Querverweis öffnet ein Dialogfenster daneben, in dem mehrere Optionen im Umgang mit dem Querverweis zur Verfügung stehen:

Zum Querverweis gehen

Querverweise bearbeiten

Querverweise löschen

"Gehe zu" hervorgehoben

Achtung: Querverweise können nur dann bearbeitet oder gelöscht werden, wenn der Nutzer die Rolle „Bearbeiter“ oder „Entscheider“ hat.

NB: Querverweise können aktuell nur innerhalb eines Dokuments angelegt werden und nicht auf andere SMASHDOCs-Dokumente oder Abschnitte in anderen SMASHDOCs-Dokumenten verweisen.

4.1.24Fußnoten in der Tabelle

Fußnoten können in Tabellen einfügen sein.

Dazu muss der Benutzer auf das Fußnotensymbol in der Formatierungsleiste klicken. Die Fußnote wird der aktiven Zelle hinzugefügt.

Fußnoten in Tabellen einfügen

Der Text in Fußnoten hat die nächsten Formatierungsoptionen:

Fett

Kursiv

Unterstrichen

Durchgestrichen

Hochgestellt

Tiefgestellt

Transkript

Kapitälchen

Web-link einfügen

Alle Formatierung löschen

Formatierungsoptionen für den Text in Fußnoten

Die Fußnote wird in einer Liste von Fußnoten angezeigt.

Beim Import erscheint die Fußnote entsprechend unten auf der Seite des .docx-Dokuments.

4.1.25Sonderzeichen in der Tabelle

Die vollständige Liste der Sonderzeichen ist nun auch im erweiterten Tabellenbearbeitungsmodus verfügbar und kann mit zwei Klicks in der Tabellenzelle erreicht werden.

Sonderzeichen in der Tabelle hervorgehoben

4.1.26Verschachtelte Listen in der Tabelle

Benutzer können verschachtelte Listen in Tabellen erstellen.

Aktiviere die Zelle, in der die Liste angezeigt werden soll, markiere den Text, und klicke auf den List - Button, um die Elemente aufzulisten. Es gibt zwei Arten von Listen: nummeriert und nicht nummeriert.

Unnummerierte Liste

Nummerierte Liste

Um zur nächsten Ebene zu gelangen, füge den Cursor direkt vor dem Text ein, welchen Du verschieben möchtest, und drücke die TAB - Taste. Der Text wird eine Ebene weiter verschoben und auf der linken Seite nummeriert.

Liste mit mehreren Ebenen (unnummeriert)

Liste mit mehreren Ebenen (nummeriert)

Listen können maximal neun verschiedene Ebenen enthalten.

Liste mit mehreren Ebenen hervorgehoben

4.1.27Einen Textabschnitt formatieren

4.1.27.1Formatierungseinstellungen

Unter der Registerkarte „Formatierungsmenü“ findet der Benutzer alle verfügbaren Formatierungen. Die Formatierungen sind in drei Gruppen unterteilt:

Alle

Absatzstile

Zeichenformate

Es liegt am Benutzer, wie die Gruppen angezeigt werden sollen. Durch Klicken auf die Schaltfläche mit den drei Punkten kann er wählen, ob er alle Gruppen ausklappen, alle Gruppen einklappen oder automatisches Einklappen aktivieren möchte.

Darstellungsmöglichkeiten von Formatierungsgruppen

Alternativ kann der Benutzer in seinen allgemeinen Einstellungen die Option „Automatisches Einklappen von Gruppen im Formatierungsmenü“ Formatierungseinstellungen „ausblenden.

Option "Automatisches Einklappen von Gruppen im Formatierungsmenü" aktiviert

Die für den Textabschnitt gewählte Formatierung wird auch im Fenster „Gewählte Formatierung“ angezeigt und in der jeweiligen Gruppe blau markiert.

Gewählte Formatierung und "Abschnittsformatierung entfernen" hervorgehoben

Wenn jedoch automatisches Einklappen oder Einklappen aller Gruppen aktiviert sind, wird nur die Gruppe mit dem gewählten Stil blau markiert. Der Benutzer kann den Namen des Formats entweder im Formatierungsfenster sehen oder die eingeklappte Gruppe manuell öffnen.

Alle Gruppen ausgeklappt

Wenn der Benutzer auf den Absatz klickt und dann einen Absatzstil wählt, wird der gesamte Absatz entsprechend formatiert.

Wenn der Benutzer das Zeichenformat wählt und der Cursor auf einem Wort positioniert ist, wird nur das ausgewählte Wort formatiert. Um den gesamten Abschnitt zu formatieren, sollte der Benutzer zunächst den Abschnitt vollständig markieren und dann das ausgewählte Zeichenformat anwenden.

Während die Zeichenformate für alle Benutzer universell sind, hängt die Liste der Absatzstile vom jeweiligen System ab.

4.1.27.2Individuelle Formatierung

In SMASHDOCs ist es möglich, sowohl einzelne Wörter oder Sätze, als auch komplette Abschnitte, mithilfe der individuellen Formatierung optisch hervorzuheben, um diese besser kenntlich zu machen. Es stehen folgende Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Fett

Kursiv

Unterstrichen

Durchgestrichen

Transkript

Kapitälchen

Hochgestellt

Tiefgestellt

Hervorgehoben

Buttons für die individuelle Textformatierung

Ein Benutzer kann auch die Hotkeys für Zeichenformatierungen verwenden.

ZeichenformatierungenWindowsMac
FettCtrl + BCONTROL + B / COMMAND + B
KursivCtrl + ICONTROL + I / COMMAND + I
UnterstrichenCtrl + UCONTROL + U / COMMAND + U
DurchgestrichenCtrl + DCONTROL + S
HochstellenCtrl + Plus signCONTROL + Plus sign
TiefstellenCtrl + Minus signCONTROL + Minus sign
TranskriptCtrl + TCONTROL + T
KapitälchenCtrl + 0 (zero)CONTROL + 0 (zero)

Hotkeys für die Zeichenformatierungen

Um die Funktionen zu aktivieren, wählt man entweder einen kompletten Abschnitt aus, oder - sofern man nur einzelne Wörter hervorheben möchte - selektiert man die gewünschten Wörter und klickt anschließend auf die Buttons. Alternativ kann man auch die in der folgenden Tabelle genannten Tastenkombinationen nutzen.

NB: Um Text hoch- oder tiefzustellen, muss vor dem gewünschten Wort ein Leerzeichen eingefügt werden. Anschließend selektiert man das zu formatierende Wort und klickt auf den entsprechenden Button. Die Hoch- oder Tiefstellung auf einen kompletten Abschnitt anzuwenden oder ein Wort teilweise zu formatieren ist nicht möglich.

Die individuelle Formatierung ist grundsätzlich nicht auf Überschriften, nummerierte Überschriften oder Tabellen anwendbar. Um für diese Elemente die Formatierung zu ändern, siehe Abschnitt 4.2.

4.1.27.3Automatische Erkennung des Transkripts

Wenn Sie von nun an Word-Dokumente importieren, deren Abschnitte mit „Courier New“ formatiert sind, werden sie von SMASHDOCs automatisch als das Zeichenformat „Transkript“ anerkannt. Allerdings, ist diese Funktion einstellbar. Das bedeutet, dass man diese Funktion anschaltet/ausschaltet.

Automatische Erkennung des Transkripts nach dem Word-Import

4.1.27.4Durch Zeichenformate navigieren

Ab sofort können Sie problemlos in benutzerdefinierten Zeichenformaten navigieren, die im gesamten Dokument angewendet werden.

Damit Zeichenformate in der Liste angezeigt werden:

Zeichenformate müssen in den Abschnitten tatsächlich angewendet werden;

die angewendeten Zeichenformaten sollten benutzerdefiniert sein (die unter der Schaltfläche „Drei Punkte“ in der Symbolleiste).

Tab "Durch Zeichenformate navigieren" hervorgehoben

Unterhalb Zeichenformaten in der Liste finden Sie auch den Link zu dem Abschnitt, in dem dieser bestimmte Stil verwendet wurde.

Der Zähler neben dem Tab gibt an, wie oft alle Stile in allen Abschnitten verwendet werden. Mehrere Auftritte in einem Abschnitt zählen als einer.

Hinweis: Zeichenformate unter dem Tab „Durch Zeichenformate navigieren“ werden als einfacher Text ohne Formatierung angezeigt.

Außer der Zeichenformate kann diese Funktion auch Absatzformate nach Anfrage enthalten.

Tab "Durch Zeichenformate navigieren", einschließlich der Stil "Bearbeitungshinweis" hervorgehoben

Wie im Beispiel oben werden die mit „Bearbeitungshinweis"-Stilen formatierten Abschnitte in der separaten Liste aufgelistet und können daher einfach gefiltert und nachverfolgt werden.

4.1.27.5Verschiedene Formatierungseigenschaften

In SMASHDOCs können für einzelne Textabschnitte unterschiedliche Formatierungs- bzw. Zusatzeigenschaften vergeben werden. Diese dienen dazu, den Inhalt eines Dokuments zu strukturieren oder eine vordefinierte Eigenschaft, wie z.B. die Schriftgröße, auf Abschnitte anzuwenden. Dies kann u.a. dann erforderlich sein, wenn die Inhalte eines Dokuments als Überschriften-, Gliederungsnummerierungs- oder Listenelemente verwaltet werden sollen.

Ein Textabschnitt kann eine der folgenden Zusatzeigenschaften aufweisen:

Standardtextabschnitt

Überschrift ohne Gliederungsnummerierung

Überschrift mit Gliederungsnummerierung

Text mit Gliederungsnummerierung

Liste mit Aufzählungszeichen

Liste mit Nummerierung

Ist ein Textabschnitt als „Standardtextabschnitt“ formatiert, weist er keine Zusatzeigenschaft auf und wird als reiner Text dargestellt und behandelt.

Textabschnitte mit der Formatierung „Überschrift ohne Gliederungsnummerierung“ dienen zum Beispiel der Strukturierung des Inhalts in einzelne Kapitel und werden im Vergleich zu Standardtextabschnitten fett und in einer anderen Schriftgröße dargestellt.

Die Zusatzeigenschaft „Überschrift mit Gliederungsnummerierung“ ändert einen Textabschnitt in eine Überschrift und fügt eine Nummerierung hinzu. Beim Verschieben dieses Abschnitts wird dessen Nummerierung automatisch der logischen Dokumentstruktur angepasst.

„Text mit Gliederungsnummerierung“ fügt Textabschnitten eine Gliederungsnummerierung hinzu. Solche Abschnitte bilden zusammen mit den nummerierten Überschriften die gesamte Nummerierungsstruktur eines Dokuments.

Textabschnitte, die als Listen formatiert sind, verfügen entweder über Aufzählungszeichen (nicht nummerierte Liste) oder Nummerierungen (nummerierte Liste). Die Zählweise von nummerierten Listen wird dabei unabhängig von der Gliederungsnummerierung eines Dokuments vergeben. Jede Aufzählungsnummer wird hierbei als einzelner Textabschnitt behandelt. Wird die Reihenfolge der Aufzählungsabschnitte geändert, passt sich die Nummerierung automatisch an.

4.1.27.6Zusätzliche Eigenschaften für Absatzformate

Es kann individuell für einen Absatzstil konfiguriert werden, ob ein Textabschnitt, der diesen Absatzstil enthält ist:

1.ein schreibgeschützter Abschnitt - der Inhalt des Abschnitts kann nicht geändert werden. Grundsätzlich verhält es sich wie ein gesperrter Abschnitt, aber es gibt keine Nachricht für den Benutzer darüber. Der Benutzer kann den Absatzstil des Abschnitts weiterhin ändern.

2.ein verschiebbarer Abschnitt - diese Art von Textabschnitten sollte nicht geändert und nicht verschoben werden

3.ein Abschnitt, der Inhalt erfordert:

wenn der Benutzer alle Inhalte löscht und speichern oder außerhalb klicken möchte, wird eine Fehlermeldung angezeigt

wenn der Benutzer an einem leeren Abschnitt arbeitet und versucht, den Absatzstil für diesen zu ändern, wird eine Fehlermeldung angezeigt

4.1.27.7Formatierung von nummerierten Listen

Nummerierte Listen können sich auf 6 Ebenen platzieren.

Nummerierten Listen

Es gibt erweiterte Möglichkeiten zum Formatieren nummerierter Listen (siehe Image 158), die auf Anfrage für abonnierte Benutzer verfügbar sind. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Toppan Merrill Support.

Advanced Design für nummerierte Listen

4.1.27.8Formatierung von nicht nummerierten Listen

Für die Formatierung von nicht nummerierten Listen auf verschiedenen Ebenen sind unterschiedliche Zeichen möglich:

Zeichen für nicht nummerierten Listen

Zusätzlich gibt es noch eine erweiterte Option: die Zeichen mit Hilfe spezieller Dekoratoren konfigurieren. Diese Option ist nur für registrierte Benutzer auf Anfrage verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Toppan Merrill Support.

Weitere Zeichen für nicht nummerierten Lisen

4.1.27.9Nummerierung neu starten

Nachdem Sie die Nummerierung sowohl mit nummerierten als auch mit unnummerierten Listen angewendet haben, kann es an einigen Stellen Ihres Dokuments erforderlich sein, die Nummerierung neu zu starten. Diese Funktion bedeutet, dass Sie die Nummerierung Ihrer Listen nicht fortsetzen, sondern in beliebigen Teilen Ihres Dokuments von vorne beginnen.

Öffnen Sie dazu das Kontextmenü in einem nummerierten Abschnitt und wählen Sie die Option „Nummerierung neu starten“.

"Nummerierung neu starten" hervorgehoben

Nachdem Sie darauf geklickt haben, sehen Sie Ihre Liste so, dass sie vom ersten Punkt der Nummerierung an nummeriert ist.

Der Ausblick der Liste mit angewandter Neustartnummerierung

4.1.27.10Eine Formatierungseigenschaft auswählen

Die Formatierungseigenschaften werden über einen Klick auf das jeweilige Symbol in der Formatierungsleiste gesetzt und können pro Abschnitt beliebig geändert werden. Um einen Abschnitt formatieren zu können, muss dieser durch einen Klick in den Abschnitt zuerst fokussiert werden. Nach einem Klick auf das entsprechende Symbol wird die gewählte Formatierungseigenschaft auf den fokussierten Abschnitt angewendet. Ein erneuter Klick auf denselben oder einen anderen Button, deaktiviert bzw. ändert die Formatierungseigenschaft wieder.

Buttons zur Formatierung von Textabschnitten

Für jede Formatierungseigenschaft ist eine Standardformatierung hinterlegt, die nach der Aktivierung auf den ausgewählten Abschnitt angewendet und sofort im Dokument sichtbar wird.

4.1.27.11Wörter / Zeichen zählen Tab

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, die Wörter- und Zeichenzahl Ihres Dokuments anzeigen zu lassen. Sie können diesen Bericht vom gesamten Dokument oder nur von ausgewählten Abschnitten bekommen. Klicken Sie einfach „Wörter / Zeichen zählen“ im Menü links an und Sie sehen eine Statistik über die Anzahl von Wörtern und Zeichen mit und ohne Leerzeichen in Ihrem Dokument.

"Wörter / Zeichen zählen" markiert

Sobald Sie diese Option anklicken, erscheint sich ein Modalfenster mit dem Bericht von der Anzahl der Wörter und Zeichen mit und ohne Leerzeichen.

Der Bericht der Wort- und Zeichenzahl im gesamten Dokument hervorgehoben

Wenn Sie ein Wort gelöscht, aber noch nicht diese Löschung angenommen haben, akzeptiert die Wortzahl das jedenfalls als schon gelöschtes Wort. Deswegen werden weniger Wörter im Bericht nach der Löschung angezeigt.

Um den Wort-, Zeichenzahl Bericht von ausgewählten Abschnitten zu bekommen, klicken Sie Wörter / Zeichen zählen Tab, dann wählen Sie entsprechende Abschnitte und die angeforderte Information erscheint sich.

Wörter / Zeichen zählen nur für ausgewählte Abschnitte

Das Hakenfeld „Fußnoten berücksichtigen“ ist automatisch angeschaltet (siehe Image 165). Wenn Sie nicht brauchen, die Wörter und Zeichen in Fußnoten-Abschnitten zu zahlen, schalten Sie diese Funktion aus.

4.1.28Bildabschnitte formatieren

Die Bildabschnitte in SMASHDOCs haben außer einer Größenanpassung, keine Formatierung oder benutzerdefinierte Eigenschaften.

Um die Größe eines Bildes im Dokument zu bearbeiten, klickt der Benutzer auf die kleinen blauen Pfeile in der unteren rechten Ecke des eingefügten Bildes. Hält man die Maustaste gedrückt, kann man das Bild auf die gewünschte Größe bewegen. Auf diese Weise kann der Benutzer die Größe je nach Bedarf vergrößern oder verkleinern. Änderungen der Bildgröße werden automatisch gespeichert, sobald die Maustaste losgelassen wird.

Vergrößern oder Verkleinern eines eingefügten Bildes

Sie können das Bild auch in Originalgröße sehen. Klicken Sie darauf und das Bild wird in einer neuen Registerkarte in größerer Auflösung geöffnet.

"In Originalgröße anzeigen" hervorgehoben

4.1.29Tabelle formatieren

Tabellen in SMASHDOCs enthalten verschiedene Formatierungsoptionen. Sie erscheinen nach dem Öffnen der Dialogbox zum Editieren von Tabellen.

Formatierungsoptionen für Tabellen

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

Undo

Redo

Kopfzeile

Kopfspalte

Text fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen anzeigen

Text hochgestellt, tiefgestellt, als Transkript, Kapitälchen formatieren

Ungeordnete / geordnete Liste hinzufügen

Formatierung löschen

Weblink / Querverweis hinzufügen

Fußnote hinzufügen

Inline-Bild/Inline-Formel einfügen

den Text links, rechts, zentriert oder als Blocksatz ausrichten

den Text oben mittig oder unten in der Zelle ausrichten

Rahmen

Rahmenfarbe

Hintergrundfarbe

Hintergrund Intensität

Breite der Tabelle

4.1.30Abschnittsausrichtung

Sowohl Textabschnitte als auch Bilder und Tabellen können individuell ausgerichtet werden. Zur Verfügung stehen dabei folgende Optionen:

linksbündig ausrichten

mittig ausrichten

rechtsbündig ausrichten

Blocksatz

Ausrichtungsoptionen

Ein Benutzer kann auch die Hotkeys für die Ausrichtung verwenden:

AusrichtungWindowsMac
zentriertCtrl + Alt + CCONTROL + Alt + C
linksbündigCtrl + Alt + LCONTROL + Alt + L
rechtsbündigCtrl + Alt + RCONTROL + Alt + R
BlocksatzCtrl + Alt + JCONTROL + Alt + J

Hotkeys für die Ausrichtung

4.1.31Seitenumbruch einfügen

Seitenumbrüche lassen sich über das Kontextmenü eines Abschnitts einfügen. Im Menü wird die Option „Seitenumbruch oberhalb hinzufügen“ ausgewählt. Die Tastekombination (Ctrl + Shift + P) für Windows / (CONTROL + SHIFT + P) für Mac kann auch nützlich sein. Um die vollständige Liste aller Verknüpfungen zu finden, klicken Sie hier 4.1.9.

Seitenumbruch einfügen über das Kontextmenü

Der Seitenumbruch wird dann über dem ausgewählten Abschnitt eingefügt. Da die Darstellung eines Dokuments in SMASHDOCs nicht in Seiten erfolgt, wird der Umbruch lediglich als Markierung angezeigt. Beim Export des Dokuments (z.B. als Word-Dokument) wird an dieser Stelle dann ein Seitenumbruch eingefügt.

Darstellung eines Seitenumbruchs im Dokument

Um einen Seitenumbruch zu löschen, muss im Abschnittsmenü die Option „Seitenumbruch entfernen“ ausgewählt werden.

4.2Formatierungsoptionen

4.2.1Abschnitte vertikal und horizontal verschieben

SMASHDOCs ermöglicht seinen Benutzern, innerhalb eines bestehenden Dokuments die Positionen der einzelnen Abschnitte zu verändern, ohne dass die korrekte Gliederungsnummerierung verloren geht.

4.2.1.1Abschnitte im Entwurfsmodus verschieben

Im Entwurfsmodus wird im linken Bereich eines markierten Abschnitts bei Mouse-Over das Symbol zum Verschieben (Move-Button) angezeigt.

Der Move-Button bei ausgewähltem Abschnitt im Entwurfsdokument

Klickt ein Benutzer auf diesen Button und hält die Maustaste gedrückt, kann er den ausgewählten Abschnitt an eine beliebige andere Position innerhalb des Dokuments verschieben. Beim Loslassen der Maustaste wird der Abschnitt an der gewünschten Stelle eingefügt.

Nachdem einzelne Abschnitte oder Gruppen von Abschnitten verschoben wurden, wird die Gliederungsnummerierung automatisch angepasst.

4.2.1.2Abschnitte im Überarbeitungsmodus verschieben

Auch im Überarbeitungsmodus können Abschnitte über den Move-Button in der Abschnittszeile verschoben werden.

Der Move-Button bei ausgewähltem Abschnitt im Review-Dokument

4.2.1.3Abschnitte horizontal verschieben

Abschnitte lassen sich auch horizontal verschieben. Dies kann über die Buttons in der Kopfzeile geschehen, oder durch einen Druck auf die Tab-Taste.

Buttons "Ausrücken" und "Einrücken"

Dabei wird der ausgewählte Abschnitt bis zur nächsten maximal möglichen Ebene eingerückt.

Vor dem Einrücken eines Abschnitts

Nach dem Einrücken eines Abschnitts

Umgekehrt lassen sich eingerückte Abschnitte auch wieder ausrücken, die Tastenkombination hierfür ist Shift + Tab.

4.2.2Das Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis bei SMASHDOCs liefert dem Benutzer eine übersichtliche Darstellung aller Textabschnitte, die als Überschriften oder nummerierte Überschriften formatiert sind.

Mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses kann ein Benutzer schnell und einfach einzelne Abschnitte in einem Dokument finden und mit einem Klick einen entsprechenden Bereich aufrufen.

Inhaltsverzeichnis (Beispiel)

Grundsätzlich werden zunächst immer die nummerierten Überschriften angezeigt, ein Klick auf das „H“ oben rechts blendet auch Überschriften ohne Nummerierung ein (wenn anwesend).

Inhaltsverzeichnis mit nicht nummerierten Überschriften (Beispiel)

Die Darstellung im Inhaltsverzeichnis wird automatisch angepasst, wenn der Benutzer weitere nummerierte Abschnitte hinzufügt, oder die Nummerierung bzw. Gliederungstiefe innerhalb des Dokuments ändert.

Neben Textabschnitten werden im Inhaltsverzeichnis auch Bildabschnitte, Tabellen und andere Elemente aufgelistet. Die jeweilige Übersicht erhält man nach einem Klick auf den entsprechenden Reiter im Inhaltsverzeichnis und unter dem Tab mit den drei Punkten.

Inhaltsverzeichnis hervorgehoben

Das Inhaltsverzeichnis ist sowohl im Entwurfs- als auch im Überarbeitungsmodus verfügbar.

4.2.2.1Im Inhaltsverzeichnis suchen

Die Suche in einem Inhaltsverzeichnis ist dynamisch. Je spezifischer Ihr Suchbegriff ist, sei es ein Text oder eine Zahl, desto enger werden die Suchergebnisse. Z. B. wenn Sie „Test“ eingeben, erhalten Sie sofort eine Nummer des Abschnitts, der es enthält. Wenn Sie dann fortfahren und es in „testen“ ändern, erhalten Sie das entsprechende Ergebnis.

Suche im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben

4.2.3Frei positionierbare Verzeichnisse

Frei positionierbare Verzeichnisse, d. h. die Listen aller Objekte eines zusammengehörenden Typs, welche nach ihrer Position im Dokument geordnet sind, z.B. das Inhaltsverzeichnis, die Liste der Abbildungen und die Liste der Tabellen, können an beliebiger Stelle im Text hinzugefügt werden. Außerdem können Verzeichnisse später an jeden anderen Punkt verschoben werden, wie ein normaler Textabschnitt.

Hinzufügen von frei positionierbaren Verzeichnissen hervorgehoben

Ein Klick auf das Verzeichnis öffnet es auf der linken Seite der Tab-Leiste mit allen relevanten Inhalten darin. Z.B. Wenn man auf das Verzeichnis der Figuren klickt, wird es in der Registerkarte „Verzeichnisse anzeigen“ geöffnet.

Das Ergebnis nach dem Klick auf das frei positionierbare Abbildungsverzeichnis hervorgehoben

Eingefügte frei positionierbare Verzeichnisse werden im exportierten Dokument immer angezeigt, im Gegensatz zum Standard-Inhaltsverzeichnis, das für die Exportversion deaktiviert werden kann.

Zusätzlich wird für jedes Register, das Sie im Dokument erstellt haben, wird automatisch ein Registerverzeichnis in die Verzeichnisliste eingefügt. Nachdem Sie auf das Registerverzeichnis im Dokument geklickt haben, wird die vollständige Liste aller Register-Links angezeigt.

Registerverzeichnis hervorgehoben

4.3Ein Dokument abstimmen

4.3.1Den Überarbeitungsmodus (Review-Modus) für ein Dokument starten

So lange sich ein Dokument im Entwurfsmodus befindet, kann nur der Ersteller dieses Dokuments den Überarbeitungsmodus dafür starten.

Beim Start des Überarbeitungsmodus und zu jedem späteren Zeitpunkt können beliebig viele Benutzer zu einem Dokument hinzugefügt werden. Zur Einladung genügt die Eingabe der E-Mail-Adressen der einzuladenden Benutzer. Bereits registrierte Benutzer, mit denen der Ersteller schon einmal bei SMASHDOCs zusammengearbeitet hat, können auch über deren Vor- und / oder Nachnamen gefunden werden.

Im Überarbeitungsmodus werden alle Änderungen und Entscheidungen für jeden Abschnitt separat protokolliert und aktuelle Änderungen in der Änderungsansicht angezeigt. Neu hinzugefügte Änderungen sowie akzeptierte bzw. abgelehnte Vorschläge werden farblich hervorgehoben, sofern der Benutzer diese noch nicht gesehen bzw. noch nicht als „zur Kenntnis genommen“ markiert hat.

Der Überarbeitungsmodus für ein Dokument kann direkt aus dem Entwurfsmodus heraus gestartet werden.

In der Kopfleiste ist dafür rechts oben der Button „Zur Überarbeitung freigeben“ auszuwählen. Auch in diesem Fall öffnet sich das Dialogfenster zum Starten des Überarbeitungsmodus. Ein Benutzer kann auch die Verknüpfung (Ctrl + Shift + E) für Windows / (CONTROL + SHIFT + E) für Mac verwenden. Um die vollständige Liste aller Verknüpfungen zu finden, klicken Sie hier 4.1.9.

Button "Teilen" in einem Entwurfsdokument

Dialogfenster "Review-Modus starten"

4.3.2Einen Textabschnitt bearbeiten und Änderungen speichern

Damit ein Benutzer Abschnitte bearbeiten und Änderungen speichern kann, ist mindestens die Rolle „Bearbeiten“ erforderlich. Um neue Änderungen im Abschnitt zu speichern, kann ein Benutzer die Tastenkombination (Ctrl +S) für Windows / (COMMAND+ S) für Mac verwenden.

4.3.2.1Den Überarbeitungsmodus starten

Auch nachdem der Überarbeitungsmodus für ein Dokument gestartet wurde, können dessen Inhalte bearbeitet werden. Die Überarbeitung erfolgt immer pro Abschnitt. Ein Klick in den Abschnitt startet den Überarbeitungsmodus. Änderungen können direkt eingefügt werden. Solange ein Nutzer den Inhalt eines Abschnitts bearbeitet, ist dieser für alle anderen Nutzer zur Bearbeitung gesperrt.

4.3.2.2Im Überarbeitungsmodus Änderungen vornehmen

Sobald der Überarbeitungsmodus gestartet wurde, kann der Benutzer Änderungen im gewünschten Abschnitt einarbeiten, die dabei auch sofort angzeigt werden.

Um Änderungen an einem Abschnitt vorzunehmen, stehen dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Er kann:

Text direkt über die Tastatur eingeben

Text mit Copy & Paste bzw. Cut & Paste einfügen

Hierbei wird sowohl das Einfügen aus anderen SMASHDOCs-Dokumenten, als auch das Einfügen aus externen Quellen (z.B. Webseiten oder Word-Dokumente) unterstützt.

4.3.2.3Änderungen an Textabschnitten speichern bzw. verwerfen

Die eingearbeiteten Änderungen werden dabei automatisch gespeichert, wenn der Benutzer außerhalb des Abschnitts oder auf den grünen Button „Speichern“ klickt oder die Tastenkombination STRG+S (für Mac: CMD+S) drückt. Im Anschluss wird der Bearbeitungsmodus beendet und die Darstellung des Abschnitts entsprechend der gemachten Änderungen angepasst.

Die Buttons "Speichern" und "Nicht speichern" im Bearbeitungsmodus

Ein Klick auf den roten Button „Änderungen verwerfen“ oder ein Betätigen der ESC Taste beendet den Bearbeitungsmodus. Alle während der Bearbeitung vorgenommenen inhaltlichen Änderungen werden verworfen und sind nicht mehr verfügbar.

4.3.2.3.1Mögliche Fehler beim Speichern des Abschnitts

Manchmal aufgrund der Probleme mit Internet- oder WLAN-Verbindung können die letzten Änderungen im Abschnitt nicht gespeichert werden. Darüber werden die Benutzer mit einem roten Warndreieck neben dem entsprechenden Abschnitt informiert. Man soll die Seite neu laden, um das Problem zu beheben und das Dokument weiter bearbeiten zu können.

4.3.2.4Einstellungen der Bearbeitungsansicht nicht im Browser, sondern im Backend speichern

Wenn ein Benutzer die Default-Einstellungen von einigen Funktionen, z. B. Ansicht der Register im Dokument, ändert und zum anderen Browser geht oder eine Seite neu lädt, werden diese Veränderungen nach dem Neuladen oder Browser-Tauschen gespeichert. Die Liste von Einstellungen, die im Backend gespeichert sind, ist folgende:

Änderungsvorschläge anzeigen

Rechtschreibprüfung anschaltet/ausgeschaltet

„unsichtbare Leerzeilen“

Register

Randnotizen

Literaturverwaltung

4.3.2.5Änderungsvorschläge anzeigen

Wenn andere Benutzer das zur Überprüfung freigegebene Dokument bearbeitet haben, kann man alle vorgeschlagenen Änderungen sehen. Dazu sollte die Funktion „Änderungsvorschläge anzeigen“ mit einem Häkchen in der „Dokumentenoptionen anzeigen“ auf der linken Seite der Registerkartenleiste aktiviert werden. Danach kann man die entweder alle akzeptieren / ablehnen oder über jede vorgeschlagene Änderung separat entscheiden.

Die Option "Änderungsvorschläge anzeigen" hervorgehoben

Wenn die Funktion „Änderungsvorschläge anzeigen“ deaktiviert ist, wird das Dokument die sogenannte „saubere Ansicht“ haben.

4.3.2.6Auftrennung der Sektionen in dem Überarbeitungsmodus

Man kann auch einen Überarbeitungsabschnitt auftrennen. Dazu muss der Benutzer irgendwo in einem Abschnitt (aber nicht am Anfang oder Ende des Abschnitts) klicken und auf den Button „Enter (RETURN)“ drücken. Die kleine Dialogbox mit der Frage „Möchten Sie den Abschnitt auftrennen? Ja, Nein“ wird geöffnet.

Dialogbox mit der Frage "Möchten Sie den Abschnitt auftrennen? Ja, Nein" hervorgehoben

Wenn der Benutzer auf „Ja“ klickt, wird der Abschnitt aufgetrennt und der Inhalt nach der Cursorposition auf „zum Löschen vorgeschlagen“ gesetzt. Es wird lediglich ein neuer Entwurfsabschnitt erstellt und der Inhalt des vorherigen Abschnitts, der zum Löschen vorgeschlagen wird, wird angewendet. Wenn es ein nummerierter Abschnitt ist, wird die Nummerierung nach dem Auftrennen automatisch eingestellt.

Der aufgetrennte Abschnitt hervorgehoben

4.3.2.7Mehrere Abschnitte gleichzeitig auswählen

Klicke auf den Abschnitt, bei dem Du die Auswahl beginnen möchtest sowie bei gedrückter Shift-Taste auf den Abschnitt, bis zu welchem die Auswahl gelten soll (gilt für Windows und Mac-Benutzer).

Alle Abschnitte, die zwischen den beiden ausgewählten Abschnitten liegen, werden markiert (Textabschnitte, Abbildungen, Tabellen).

Es ist leider nicht möglich mehrere Abschnitte aus verschiedenen Teilen des Dokuments auszuwählen.

Durch die Auswahl mehrerer Abschnitte hast Du die Möglichkeit, gleichzeitig weitere Aktionen auszuführen:

Abschnitte verschieben (innerhalb des Dokuments)

Abschnitte zur Überarbeitung freigeben (für Entwurfsabschnitte)

Änderungen akzeptieren oder ablehnen

Listen (nummerierte) erstellen

Formatierung anwenden

Kopieren

Löschen

4.3.3Einen Bildabschnitt bearbeiten und Änderungen speichern

4.3.3.1Einen Bildabschnitt bearbeiten

Ein Benutzer hat die Möglichkeit, einen bestehenden Bildabschnitt über die Funktion im Kontextmenü oder im Dropdown-Menü zu ändern und ein neues Bild einzufügen.

Änderungsbutton im Kontextmenü eines Bildabschnittes

Änderungsbutton für einen Bildabschnitt im Dropdown-Menü

Mit einem Klick auf den Button im Kontextmenü, mit der Auswahl der erforderlichen Option im Dropdown-Menü oder mit einem Doppelklick auf das Bild öffnet sich das entsprechende Dialogfenster. Hier kann der Benutzer entweder ein neues Bild per Drag & Drop einfügen oder seine lokalen Daten nach einem Bild durchsuchen.

Dialogfenster "Laden Sie ein Bild von Ihrem Computer hoch" im Entwurfsmodus

Um das Bild zu löschen, kann ein Benutzer entweder die „Papierkorb“ -Taste oder die Rücktaste drücken.

Es ist auch möglich, ein Bild über den Dropdown-Menü (siehe Image 192) herunterzuladen. Auch können Sie das Bild in Originalgröße öffnen (siehe Image 168), dann Rechtsklick erledigen und „Bild speichern als“ anklicken.

4.3.3.2Änderungen an Bildabschnitten speichern oder verwerfen

Um das neue Bild zu speichern, klickt der Benutzer nach dem Hinzufügen im Dialogfenster auf den Button „Speichern“ oder nutzt die Tastenkombination CMD/STRG + S. Das neue Bild wird sofort eingefügt und gespeichert.

Jeder Klick außerhalb des Dialogfensters oder ein Klick auf den Button „Abbrechen“ beendet den Bearbeitungsmodus. Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen, es wird kein neues Bild hinzugefügt.

4.3.3.3Ein neues Bild im Überarbeitungsmodus hinzufügen

Fügt man ein Bild im Überarbeitungsmodus hinzu, kann man dieses entweder zunächst als Entwurf speichern (andere können das Bild bereits sehen, aber noch nicht austauschen oder dazu kommentieren) oder sofort zur Überarbeitung freigeben.

Dialogfenster "Laden Sie ein Bild von Ihrem Computer hoch" im Überarbeitungsmodus

Hinweis: Um ein Bild löschen zu können, muss der Benutzer über die Rolle „Entscheiden“ verfügen.

4.3.4Eine Tabelle bearbeiten und Än​derungen speichern

4.3.4.1Eine Tabelle bearbeiten

In SMASHDOCs kann man eine Tabelle bearbeiten, indem man entweder über das Kontextmenü die Bearbeiten-Funktion aufruft, oder durch einen Doppelklick in die Tabelle.

Im sich darauf öffnenden Dialogfenster kann man seine Änderungen in die Tabelle einpflegen, neue Zeilen und Spalten hinzufügen oder bestehende löschen, den Titel ändern oder die Größe anpassen.

Es gibt 2 Modi beim Bearbeiten der Tabelle:

Standard-Bearbeitungsmodus

Erweiterter Bearbeitungsmodus

Der Standard-Bearbeitungsmodus wird aktiviert, wenn ein Benutzer einfach in eine Zelle klickt und mit der Eingabe beginnt.

Die unten aufgeführten Tasten haben folgenden Aktionen:

Return: wählt die darunter liegende Zelle aus

Tab: wählt die Zelle rechts aus

Shift + Tab: wählt die Zelle links aus

Formatierung: beeinflusst den gesamten Inhalt einer Zelle

rechte Pfeiltaste: wählt die Zelle rechts aus

linke Pfeiltaste: Wählt die Zelle links aus

Der erweiterte Bearbeitungsmodus wird durch folgende Aktionen in einer ausgewählten Tabelle gestartet:

Doppelklick auf eine Zelle

Drücken von Shift + Return in einer Zelle

Auswählen zwischen geordnetem oder ungeordnetem Listenformat / Weblink / Fußnote aus

Wenn der erweiterte Bearbeitungsmodus aktiviert ist, haben die nachfolgend genannten Tasten folgende Funktionen:

Return: Erzeugt eine neue Zeile unterhalb (Zeilenumbruch) in der Zelle

Tab: Einrückungen in der Zelle

Shift + Tab: Objekte in der Zelle

Formatierung: Beeinflusst den gesamten Inhalt einer Zelle

Wenn der erweiterte Bearbeitungsmodus aktiviert ist, funktionieren alle Formatierungsoptionen nur für den Inhalt in der Zelle, die vom Benutzer ausgewählt wurde.

Der erweiterte Bearbeitungsmodus kann beendet werden, durch

einen Klick in eine andere Zelle

drücken der ESC-Taste

4.3.4.2Änderungen an Tabellen speichern oder verwerfen

Möchte man seine vorgenommenen Änderungen verwerfen, genügt ein Klick auf den Abbrechen-Button oder ein Klick außerhalb des Dialoges. Die Tabelle wird wieder auf die vorherige Version zurückgesetzt.

Um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klickt man entweder auf den Speichern-Button oder speichert die Tabelle mit der Tastenkombination CMD/STRG + S.

Buttons "Abbrechen" und "Speichern" bei einer Tabelle hervorgehoben

Um die Tabelle zu löschen, kann ein Benutzer entweder die „Papierkorb"-Taste oder die Rücktaste drücken.

4.3.4.3Eine neue Tabelle im Überarbeitungsmodus hinzufügen

Fügt man eine Tabelle im Überarbeitungsmodus hinzu, kann man diese, genau wie ein Bild, entweder als Entwurf speichern oder sofort zur Korrektur freigeben.

4.3.5Tabellen aus Word importieren

Es ist auch möglich, Tabellen in SMASHDOCs zu importieren, die in Word vorher erstellt wurden. Nach dem Import können Sie diese Tabelle auf dieselbe Weise bearbeiten, wie die Tabelle, die direkt im SMASHDOCs-Editor erstellt wurde. Die folgenden Formate von Grenzen sind auch unterstützt:

fest;

gestrichelt;

punktiert;

doppelt.

Unterstützende Formate von Grenzen

Hinweis: es ist aber noch unmöglich, die Formate im SMASHDOCs-Editor zu verwenden oder zu bearbeiten.

4.4Neue Abschnitte im Überarbeitungsmodus hinzufügen

4.4.1Einen oder mehrere Entwurfsabschnitte im Überarbeitungsmodus erstellen und speichern

Um einen neuen Abschnitt erstellen zu können, klickt man in einen bestehenden und drückt dann die ENTER-Taste.

Nachdem der Benutzer die Auswahl getroffen hat, wird unterhalb des fokussierten Abschnitts ein neuer Entwurfsabschnitt eingefügt.

Ansicht eines neuen Entwurfsabschnitts in einem Dokument im Überarbeitungsmodus

Der Benutzer kann nun in dem neu erstellten Entwurfsabschnitt nach Belieben Text, ein Bild oder eine Tabelle einfügen, oder den Abschnitt formatieren. Um weitere Abschnitte hinzuzufügen, genügt ein Druck auf die Enter-Taste.

Der Avatar auf der linken Seite eines Entwurfsabschnitts lässt auf einen Blick erkennen, welcher Benutzer diesen neuen Abschnitt erstellt hat.

Entwurfsabschnitte können genau wie bereits freigegebene Abschnitte innerhalb des Dokuments verschoben werden, allerdings nur vom Ersteller selbst.

NB: Der Button „Abschnitt einfügen“ ist nur dann sichtbar, wenn der Benutzer mindestens über die Rolle „Bearbeiter“ verfügt.

4.4.2Entwurfsabschnitte verwalten

Alle Entwurfsabschnitte eines Benutzers werden in der Liste „Entwurfsabschnitte“ zusammengefasst. Die Liste kann der Benutzer links in der Tableiste einsehen. Die schwarze Zahl zeigt dabei an, wie viele seine eigenen Entwurfsabschnitte ein Benutzer im Dokument hat.

Tab "Entwurfsabschnitte" markiert

Falls der Nutzer keine Entwurfsabschnitte erstellt hat, nur andere Benutzer ihre Entwurfsabschnitte hinzugefügt haben - wird dann der Tab links ohne schwarze Nummer angezeigt.

Die Ansicht des Tabs "Entwurfsabschnitte", wenn es nur die Entwurfsabschnitte anderer Nutzer gibt

Im Tab „Entwurfsabschnitte“ gibt es Filter „Benutzer“, „Meine“ und „Anderer Benutzer“, damit Sie sowohl Ihre eigenen, als auch die Entwurfsabschnitte von anderen Nutzern folgen können.

Filter in der Liste der Entwurfsabschnitte

Sobald Sie die Liste der Entwurfsabschnitte eröffnen, werden Sie Ihre eigenen Entwürfe sehen, Ihr Name wird im blauen Rahmen angezeigt und auch erscheinen sich die Option „Neu auswählen“ und ein Filter-Symbol.

Geöffneter Tab "Entwurfsabschnitte"

Wenn Sie das Filter-Symbol anklicken, wird Ihr Name aus der Liste entfernt und alle Entwurfsabschnitte, die im Dokument eingefügt wurden, sowie die Filter „Benutzer“, „Meine“ und „Anderer Benutzer“ erscheinen sich.

Die Liste von allen Entwurfsabschnitten im Dokument

Aktivieren Sie den Filter „Benutzer“ - und Sie werden zu der Liste der Nutzer gekehrt; der Filter „Meine“ zeigt nur Ihre Entwurfsabschnitte an, „Anderer Benutzer“ zeigt Entwürfe an, die von anderen Beteiligten ins Dokument hinzugefügt wurden.

Mit dem Anklicken die Option „Neu auswählen“ (siehe Image 201) werden Sie zu der Liste der Benutzer gekehrt, die ihre Entwurfsabschnitte erstellt haben.

Die Liste der Nutzer, die ihre Entwürfe erstellt haben

Dort können Sie einen Benutzer selektieren, dessen Entwürfe Sie sehen möchten. Klicken Sie „Und los!“ und die Liste der Entwurfsabschnitte der hingewiesenen Benutzer wird angezeigt. Falls Sie alle Benutzer abwählen, wird der Button „Und los!“ deaktiviert.

Falls es nur Entwürfe von anderen Benutzern gibt, nach dem Eröffnen die Liste der Entwurfsabschnitte wird der Filter „Anderer Benutzer“ aktiviert und alle Entwurfsabschnitte dieser Nutzer werden angezeigt.

Aktivierter Filter "Anderer Benutzer"

Wenn es nur Ihre Entwürfe gibt, in der Liste der Entwurfsabschnitte wird der Filter „Meine“ aktiviert und alle Ihre Entwurfsabschnitte werden in der Liste angezeigt.

Aktivierter Filter "Meine"

Mit einem Klick auf einen Abschnitt in der Liste wird er direkt zu der entsprechenden Stelle im Dokument navigiert. Zusätzlich kann der Benutzer mit einem Klick auf den blauen Button den Entwurfsabschnitt direkt zur Überarbeitung freigeben.

Button zur Freigabe eines Entwurfsabschnittes zur Überarbeitung

Alle eigenen Entwurfsabschnitte können außerdem gleichzeitig mit nur einem Klick auf den blauen Button „Alle freigeben“ freigegeben werden. Nach dem Klick öffnet sich das Dialogfenster zum Bestätigen.

Button zur gleichzeitigen Freigabe aller Entwurfsabschnitte zur Überarbeitung

4.4.3Entwurfsabschnitt im Überarbeitungsmodus speichern oder verwerfen

Für neu erstellte Entwurfsabschnitte stehen zwei verschiedene Funktionen zur Verfügung:

Zur Überarbeitung freischalten

Erstellung abbrechen (löschen)

Neu erstellte Entwurfsabschnitte werden im Überarbeitungsmodus automatisch gespeichert, sobald der Ersteller aufhört zu tippen, oder an eine beliebige Stelle außerhalb des Abschnitts klickt. Gespeicherte Entwurfsabschnitte sind noch nicht zur Überarbeitung freigeschaltet. Andere Benutzer können diese Abschnitte zwar innerhalb des Dokuments sehen und deren Inhalt lesen, aber nicht bearbeiten. Die Abschnitte werden am linken Rand mit dem Avatar des Erstellers gekennzeichnet und farblich hervorgehoben.

Um Änderungen zu verwerfen bzw. einen neu erstellten Abschnitt zu entfernen, genügt ein Klick auf den „Löschen"-Button im Kontext-Menü.

Kontext-Menü eines neu erstellten Entwurfsabschnitts

4.4.4Entwurfsabschnitte anderer Benutzer erkennen

So lange Entwurfsabschnitte noch nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden, werden diese innerhalb eines Dokuments optisch hervorgehoben, um sie von den übrigen Abschnitten unterscheiden zu können.

Der Ersteller selbst erkennt seine Entwürfe an dem Avatar am linken Abschnittsrand und an der durchgehenden farblichen Hinterlegung, während Entwürfe anderer Benutzer schraffiert hinterlegt sind.

Entwurfsabschnitt aus Sicht des Erstellers

Entwurfsabschnitt aus Sicht eines anderen Benutzers

Sobald solche Abschnitte für den Überarbeitungsmodus freigegeben werden, werden sowohl die Hinterlegung als auch der Avatar nicht mehr angezeigt.

Außerdem können leere Entwurfsabschnitte jederzeit gelöscht werden, auch wenn diese von anderen Benutzern erstellt wurden und (noch) nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden. Sobald allerdings ein anderer Nutzer beginnt darin zu schreiben, geht dies nicht mehr.

4.4.5Entwurfsabschnitte zur Überarbeitung freigeben

Ein gespeicherter Entwurfsabschnitt ist im Überarbeitungsmodus zwar sichtbar, kann aber solange nicht von anderen Benutzern bearbeitet werden, bis der Ersteller ihn zur Bearbeitung freigibt. Dazu muss der Ersteller auf den blauen Button „Zur Überarbeitung freischalten“ klicken damit der Abschnitt als noch nicht entschiedener, neu eingefügter Abschnitt in der Änderungsansicht dargestellt wird. Für alle anderen Benutzer wird dieser Abschnitt zusätzlich als „ungesehen“ markiert.

NB: Wenn ein Benutzer Admin ist und/oder die Rolle „Entscheiden“ in einem Dokument hat, kann er auch festlegen, dass der Entwurfsabschnitt anderer Personen überprüft oder gelöscht wird (neben seinen eigenen Entwurfsabschnitten)!

Freigabe-Button im Kontext-Menü eines gespeicherten, noch nicht freigegebenen Entwurfsabschnitts aus Sicht des Erstellers

Ansicht eines neu freigegebenen Abschnitts aus der Sicht des Erstellers

Ansicht eines neu freigegebenen Abschnitts aus der Sicht eines anderen Benutzers

4.5Über Änderungen entscheiden

4.5.1Die Tableiste mit offenen Änderungen

Neben den Abschnitten mit Neuigkeiten werden in der Tableiste links auch alle offenen Änderungen des Dokuments angezeigt. Alle offene Änderungen heißt alle Änderungen, die der Benutzer gesehen, aber über die er noch nichts entschieden hat. Wenn es offene Änderungen gibt, wird der Zähler in der Tableiste grau.

Tab "Alle offenen Änderungen des Dokuments anzeigen" hervorgehoben

Wenn der Benutzer über alle Änderungen entschieden hat, werden geänderte Abschnitte als erledigt markiert und der Tab für „Alle offene Änderungen des Dokuments“ in der Tableiste links verschwindet.

Alle geänderten Abschnitte als erledigt markiert

Sie können auch die „Abschnittshistorie zusätzlich öffnen“ unter Geänderte Abschnitte aktivieren. Wenn es aktiviert ist und Sie auf die Änderung klicken, wird die Abschnittshistorie zum geänderten Eintrag automatisch geöffnet.

Button "Abschnittshistorie zusätzlich öffnen" hervorgehoben

4.5.2Alle offenen Änderungen in einem Dokument annehmen oder ablehnen

Da ein Dokument im Laufe des Überarbeitsprozesses viele offene Änderungen beinhalten kann, ist es oftmals hilfreich über alle Änderungen gleichzeitig entscheiden zu können und diese anzunehmen bzw. abzulehnen.

In der Dokumentansicht eines Dokuments befindet sich deshalb in der Kopfzeile die Buttons „Alle annehmen“ und „Alle ablehnen“. Dieser wird jedoch nur Benutzern angezeigt, denen die Rolle „Entscheiden“ zugewiesen ist.

Menü zur Abstimmung über alle offenen Änderungen eines Dokuments

Die Darstellung des Dokuments wird dann je nach Auswahl entsprechend angepasst.

4.5.3Offene Änderungen eines Abschnitts annehmen oder ablehnen

Auf die gleiche Weise funktioniert das Annehmen bzw. Ablehnen von offenen Änderungen für jeden einzelnen Abschnitt, sofern der Benutzer die entsprechende Rolle hat.

Sobald ein Abschnitt Änderungen enthält, stehen dem Benutzer im Untermenü zu diesem Abschnitt die Funktionen „Annehmen“ und „Ablehnen“ zur Verfügung. Der Benutzer kann auch den Hotkey (Сtrl + Alt + Y) für PC / (CONTROL + ALT + Y) für Mac benutzen, um die Änderungen anzunehmen, und (Ctrl + Alt + N) für PC / (CONTROL + ALT + N) für Mac, um die Änderungen abzulehnen.

Buttons "Annehmen" und "Ablehnen" im Kontextmenü

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie offene Änderungen in einem Abschnitt genehmigt werden:

Standardeinstellung „Alle offenen Änderungen im Textabschnitt mit einem Klick genehmigen“

Wenn man entweder die Funktion „Annehmen“ oder „Ablehnen“ wählt, gilt dies für den gesamten Abschnitt. Je nach Wahl des Benutzers werden alle offenen Änderungen innerhalb des Abschnitts akzeptiert oder abgelehnt. Es ist möglich, alle Entscheidungen über den Abschnitt in der Abschnittsgeschichte zurückzuverfolgen.

Der Nutzer kann diesen Modus in seinen Benutzereinstellungen auswählen, indem er die Standardeinstellung „Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden“ deaktiviert.

„Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden“

In diesem Modus kann ein Benutzer nicht alle offenen Änderungen in einem Textabschnitt auf einmal genehmigen, indem er einfach irgendwo in den Abschnitt klickt. Er soll entweder ein Wort oder mehrere Wörter mit den offenen Änderungen individuell auswählen. Nur dann werden die Tasten „Annehmen"/ „Ablehnen“ angezeigt. Die ausgewählten offenen Änderungen werden abhängig von der Entscheidungsschaltfläche akzeptiert oder abgelehnt.

Wenn die ausgewählten Wörter keine Änderungsvorschläge enthalten oder der Benutzer außerhalb irgendeines Wortes im Textabschnitt klickt, werden die Schaltflächen für die Entscheidung nicht angezeigt.

Der Benutzer kann diesen Modus in seinen Benutzereinstellungen aktivieren.

Standardeinstellung "Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden können" in den Benutzereinstellungen hervorgehoben

Einzelne Änderungen, über die entschieden werden soll, in einem Abschnitt hervorgehoben

4.6Ungesehene Änderungen nachverfolgen

4.6.1Ungesehene Änderungen in Textabschnitten erkennen

Alle ungesehenen Änderungen, also sowohl Einfügungen als auch Löschungen von Wörtern oder ganzen Textabschnitten, werden in SMASHDOCs für einen Benutzer farblich hervorgehoben. Die Technologie von SMASHDOCs macht dies möglich, da für jeden Benutzer individuell gespeichert wird, wann dieser zum letzten Mal ein Dokument geöffnet hat und welche Änderungen für ihn unbekannt sind.

Beim Öffnen eines Dokuments werden dem Benutzer also nur die Änderungen und Entscheidungen angezeigt, die er noch nicht durch einen Klick auf das Auge-Symbol als „zur Kenntnis genommen“ markiert hat. Das Gleiche gilt für Kommentare und Fragen. Ungesehene Änderungen werden wie folgt dargestellt:

Ungesehene Änderungsvorschläge, die noch nicht entschieden wurden, werden in grüner (Einfügung) oder roter (Löschung) Schrift auf gelbem Hintergrund dargestellt.

Ungesehene Entscheidungen werden in grüner Schrift auf grünem Hintergrund (akzeptierte Einfügung) oder roter Schrift auf rotem Hintergrund (akzeptierte Löschung) dargestellt.

Darstellung ungesehener Änderungen

Weiterhin wird an dem jeweiligen Abschnitt ein blaues Auge angezeigt. Mit einem Klick auf dieses Auge bestätigt der Benutzer, dass er die am Abschnitt vorgenommenen Änderungen gesehen und zur Kenntnis genommen hat.

Alle Änderungen, die an einem Abschnitt vorgenommen wurden, können jederzeit wieder über den Versionsverlauf des Abschnitts eingesehen werden. Sollte ein Abschnitt noch ungesehene Änderungen enthalten, wird auch dieser Eintrag im Verlauf mit einer gelben Hinterlegung hervorgehoben.

4.6.2Ungesehene Änderungen bei Bildabschnitten erkennen

Neben den ungesehenen Änderungen von Textabschnitten werden auch neue, bisher nicht gesehene Versionen eines Bildabschnitts individuell für jeden Benutzer farblich hervorgehoben.

Die Darstellung von neu eingefügten Bildern entspricht der von noch ungesehenen und nicht entschiedenen Textänderungen. Neu eingefügte Bilder werden demnach mit einer gelben Hinterlegung versehen. Außerdem wird rechts am Abschnitt das blaue Auge angezeigt.

Darstellung eines ungesehenen Bildabschnitts

4.6.3Ungesehene Änderungen bei Tabellen erkennen

Auch für den Benutzer ungesehene Tabellen werden mit einem gelben Hintergrund und dem Auge-Icon dargestellt. Im Gegensatz zu Text- oder Bildabschnitten, wird hier beim Klick auf das Auge nicht nur die Tabelle als gesehen markiert, sondern auch der Verlauf geöffnet.

Darstellung einer ungesehenen Tabelle

4.6.4Ungesehene Änderungen in der Formatierung erkennen

Ungesehene Änderungen in der Formatierung, nämlich Änderungen in Absatz- und Zeichenformaten, werden nachverfolgt und hervorgehoben. Änderungen des Absatzstils werden nun in Textabschnitten verfolgt, während Änderungen in der Zeichenformatierung sowohl in Text- als auch in Tabellenabschnitten.

Ungesehene Änderungen des Absatzstils sind sofort erkennbar, wobei Stiländerungen in der Meldung über dem Abschnitt angezeigt werden.

Änderung des Absatzstils hervorgehoben

Änderungen in der Zeichenformatierung werden auch sofort sichtbar. Separate Wörter mit geändertem Zeichenformat werden blau gerahmt. Wenn die Zeichenformatierung des gesamten Textabschnitts geändert wurde, werden blaue Ränder angezeigt. Ebenso werden Formatierungsänderungen in Tabellenzellen nachverfolgt.

Änderungen in Formatierung hervorgehoben

Stiländerungen können zusätzlich noch im Abschnittsverlauf nachverfolgt werden.

Änderungen des Absatzstils und in der Zeichenformatierung in der Historie des Abschnitts hervorgehoben

Darüber hinaus wurde der neue Filter „Nur Stil“ zur Filterfunktion hinzugefügt. Da man über die Änderungen in der Formatierung nicht entscheiden kann, ist dieser Filter nur für ungesehene Stiländerungen verfügbar. Bei der Verarbeitung geänderter Abschnitte können Sie diesen Filter einzeln aktivieren oder mit dem Filter „Benutzer“ oder „Inhalt“ kombinieren.

Filter "Benutzer" kombiniert mit Filer "Nur Stil"

4.6.5Ungesehene Änderungen abarbeiten

Da für jeden Abschnitt die Änderungen einzeln gespeichert werden, kann ein Benutzer schnell erkennen, an welchen Abschnitten Änderungen vorgenommen wurden.

Dem Benutzer steht hierfür eine Liste mit allen Änderungen zur Verfügung. Besonders bei längeren Dokumenten lassen sich mit wenigen Klicks die entsprechenden Abschnitte aufrufen.

Diese Liste wird dann an der linken Seite in der Tableiste angezeigt, sobald es zu bearbeitende Änderungen gibt.

Befinden sich darunter ungesehene Abschnitte, wird deren Anzahl mit einem rot hinterlegten Zähler dargestellt.

Tab "Änderungen" mit noch ungesehenen Änderungen

Sobald alle Änderungen bearbeitet wurden, wird der Tab wieder ausgeblendet.

4.6.5.1Die Liste der Änderungen anzeigen

Mit einem Klick auf den Tab „Änderungen“ wird die Änderungsliste eingeblendet. Der Filter ist zunächst auf „Ungesehen“ eingestellt, sofern der Benutzer noch nicht alle Änderungen als gesehen markiert hat. Liegen jedoch keine ungesehenen Abschnitte vor, wird der Filter auf „Offen“ eingestellt. Es werden also alle Änderungen gezeigt, die noch nicht entschieden wurden.

Wählt man einen Eintrag in der Liste aus, wird der entsprechende Abschnitt im Dokument selbst fokussiert. Befindet sich der Abschnitt außerhalb des sichtbaren Bereichs, wird das Dokument zu diesem Abschnitt gerollt.

4.6.5.2Änderungen pro Abschnitt nachvollziehen

Um ungesehene Änderungen im Dokument besser zu erkennen, wird sowohl in der Änderungsliste, als auch rechts neben dem entsprechenden Abschnitt ein blau hinterlegtes Auge angezeigt.

Auge-Symbol in der Änderungsliste

Auge-Symbol am Abschnitt

Hierbei wird unabhängig von der Benutzerrolle individuell ermittelt, welchen Kenntnisstand ein Benutzer seit dem letzten Zugriff auf das Dokument hat. Alle seit diesem Zeitpunkt gemachten Änderungen werden hervorgehoben und mit dem Auge-Symbol markiert.

Mit einem Klick auf das Symbol wird der gewählte Abschnitt für den Benutzer als „gesehen“ markiert und das Auge wird ausgeblendet. Die Darstellung des Inhalts wird entsprechend angepasst.

Klickt man auf eine Änderung in der Änderungsliste, kann zusätzlich die Abschnittshistorie neben dem geänderten Abschnitt angezeigt werden. Hier kann detailliert nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Siehe hierzu Kapitel 4.8.2. Die Änderungen werden teilweise angezeigt und können erweitert werden.

Abschnittshistorie der hervorgehobenen ungesehenen Änderungen mit den "Erweitern"-Buttons hervorgehoben

4.6.5.3Über offene Änderungen entscheiden

NB: Um über offene Änderungen entscheiden zu können, muss der Benutzer die Rolle „Entscheiden“ haben. Mit allen anderen Benutzerrollen ist dies nicht möglich.

Es gibt 3 Möglichkeiten, über Änderungen an Abschnitten zu entscheiden:

Über die Buttons in der Änderungsliste

Über die Buttons im Kontextmenü eines Abschnitts

Über die Massenfunktion

Wird aus der Änderungsliste heraus entschieden, werden alle Änderungen des jeweiligen Abschnitts je nach Auswahl angenommen oder abgelehnt.

Buttons zum Annehmen oder Ablehnen in der Änderungsliste

Wird über das Kontextmenü entschieden, hat der Benutzer die Möglichkeit, entweder alle Änderungen im Abschnitt anzunehmen oder abzulehnen, oder nur über einzelne Wörter zu entscheiden. Dazu müssen die zu entscheidenden Wörter zunächst mit der Maus selektiert werden. Alle anderen Änderungen an einem Abschnitt werden dann bei der Entscheidung nicht berücksichtigt.

Über das Dropdown in der Kopfzeile des Dokuments hat der Benutzer außerdem die Möglichkeit, über alle Änderungen in seinem Dokument mit nur einem Klick gleichzeitig zu entscheiden. Er kann dabei wählen, ob er alle offenen Änderungen annehmen oder ablehnen möchte.

Funktion zum Entscheiden aller offenen Änderungen in der Kopfzeile eines Dokuments

4.7Dokumentänderungen filtern

Die Verarbeitung von Änderungen unter dem Tab „Geänderte Abschnitte“ ist zweistufig aufgebaut.

Die erste Stufe ist die Auswahl zwischen offenen und ungesehenen Änderungen im Dokument.

Die zweite Stufe hängt davon ab, welchen Tab - „Offen“ oder „Ungesehen“ - ausgewählt wurde. Insgesamt kann die Verarbeitung von Änderungen auf der zweiten Stufe jedoch auf zwei Arten erfolgen:

1.Alles auf einmal

2.Durch die Verwendung spezieller Filter

Wenn keiner der Filter aktiviert ist, werden alle Änderungen, sei es an Inhalten, Stilen oder Benutzern, die sie vorgenommen haben, in einer gemeinsamen Liste angezeigt.

Wenn Sie Änderungen nach einer bestimmten Logik verarbeiten möchten, können Sie einen der folgenden Filter auswählen:

Benutzer

Nur Stil

Inhalt

Wenn Sie offene Änderungen ausgewählt haben, ist nur der Filter „Benutzer“ verfügbar. Da unter dem Tab „Offen“ nur Inhaltsänderungen zu finden sind, wurde der Filter „Inhalt“ absichtlich weggelassen. Stiländerungen können dagegen nicht entschieden werden. Formatierungsänderungen werden daher nur nachverfolgt und können als gesehen markiert werden.

Wenn Sie ungesehene Änderungen ausgewählt haben, sind alle drei Filter vorhanden. Sie können jeden Filter einzeln aktivieren oder den Filter „Benutzer“ entweder mit „Inhalt“ oder „Nur Stil“ kombinieren. Das Kombinieren der Filter „Inhalt“ und „Nur Stil“ ist nicht möglich, um Verwirrung zu vermeiden, da die Ergebnisliste für leere Abschnitte vorhanden ist. Wenn Sie also zunächst den Filter „Inhalt“ aktivieren und dann auf Filter „Stil“ klicken, werden diese nicht kombiniert, sondern der Filter „Inhalt“ abgewählt.

Hier ist das schrittweise Schema, wie Änderungen verfolgt und verarbeitet werden können:

Schema der Verarbeitung von Dokumentänderungen

Schauen wir uns die einzelnen Filter genauer an.

4.7.1Änderungen nach Benutzer filtern

Der Benutzer kann Änderungen auch nach dem Benutzer filtern, der die Änderungen vorgenommen hat. Sieht dann so aus:

Option "Nach Benutzer filtern" unter dem Tab "Offene Änderungen" hervorgehoben

Jedes Mal, wenn der Benutzer das Dokument öffnet, werden alle Benutzer, die mindestens eine Änderung am Dokument vorgenommen haben, automatisch vorausgewählt. Um die Auswahl aufzuheben, klicken Sie einfach auf das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Benutzer und klicken Sie auf „Und los!“. Die Liste der Änderungen wird entsprechend angepasst.

Änderungen ausgewählter Benutzer werden in der Liste ohne Angabe angezeigt, wer welche Änderung vorgenommen hat. Diese Informationen können jedoch jederzeit im Abschnittsverlauf aufgespürt werden.

Liste der Einträge inkl. nicht ausgewählten Benutzern hervorgehoben

Hinweis: Wenn der Benutzer deaktiviert oder aus dem Dokument gelöscht wurde, wird sein Avatar weiterhin inkl. allen aktiven Benutzern angezeigt. Seine Änderungen werden auch angezeigt, wenn er ausgewählt ist.

In der Änderungsliste werden nur Einträge der ausgewählten Benutzer angezeigt. Die gleiche Regel gilt, wenn Sie eine/alle Änderungen als gesehen markieren, über einen einzelnen/alle Abschnitte im Dokument entscheiden wollen.

Wenn der Benutzer alle Benutzer abwählt, die Änderungen am Dokument vorgenommen haben, wird die Meldung „Alles erledigt“ angezeigt. Es können jedoch noch einige ungesehen und/oder offene Änderungen vorhanden sein. Um die Änderungen wieder anzuzeigen, wählen Sie mindestens einen Benutzer aus, der die Änderungen vorgenommen hat und die Sie noch nicht gesehen und /oder über diese noch nichts entschieden haben.

Ergebnis nach der Abwahl aller Benutzer hervorgehoben

Im Abschnittsverlauf werden Einträge der nicht ausgewählten Benutzer aus der Liste der Abschnittsversionen ausgegraut. Es bleibt jedoch die Möglichkeit, eine Version, die auch vom nicht ausgewählten Benutzer erstellt wurde, wiederherzustellen.

Ausgegrauter Abschnitt des nicht ausgewählten Benutzers im Abschnittsverlauf hervorgehoben

4.7.2Nur nach Stil filtern

Mit diesem Filter kann ein Benutzer Änderungen in der Formatierung verfolgen, nämlich in geänderten Absatzformatvorlagen und Zeichenformaten.

Filter "Benutzer" kombiniert mit Filer "Nur Stil"

Änderungen des Absatzstils werden sofort sichtbar, wo die Stiläderungen in der Meldung über dem Abschnitt angezeigt werden.

Änderung des Absatzstils hervorgehoben

Änderungen in den Absatzformatvorlagen werden auch in der Abschnittshistorie verfolgt. Bei jeder Änderung des Absatzstils wird eine neue Version des Abschnitts erstellt.

Änderung des Absatzstils hervorgehoben in der Abschnitsshistorie

Die Änderung des Zeichenformates wird sofort sichtbar, während Wörter mit geändertem Stil in einem Textabschnitt blau gerahmt werden. Wenn die Formatierung des gesamten Abschnitts geändert wurde, werden blaue Ränder angezeigt. Ähnlich den Textabschnitten werden Änderungen in der Formatierung auch in Tabellen hervorgehoben.

Änderungen in der Formatierung in den Text- und Tabellenabschnitten hervorgehoben

Änderungen in der Zeichenformatierung können auch in der Abschnittshistorie nachverfolgt werden. Bei jeder Änderung des Zeichenformates wird eine neue Version des Abschnitts erstellt. Die Änderungen an Zeichenformaten werden in der Abschnittshistorie ohne zusätzliche Textmeldungen angezeigt. Wenn der Klartext beispielsweise fett gedruckt wurde, ist er im Abschnittsverlauf grafisch erkennbar. Wenn der Benutzer den Stil „Unterstrichen“ über Fettdruck anwendet, bleibt der Abschnitt fett und wird in einer neuen Abschnittsversion unterstrichen.

Darüber hinaus werden Änderungen im Absatz- und Zeichenformatvorlagen auch im Vergleichsbericht angezeigt, wenn zwei oder mehr Dokumente verglichen werden, bei denen mindestens eins die Änderungen an der Formatierung aufweist.

Stiländerungen hervorgehoben im Vergleichsbericht

Beachten Sie außerdem, dass durch Deaktivieren des Benutzers, der Änderungen in Styles vorgenommen hat, die Nachricht über dem Abschnitt mit dem geänderten Absatzstil und blaue Rahmen identifizierende die Änderungen an Zeichenformaten verschwinden.

Aktivierter Benutzer, der Änderungen in Styles gemacht hat

Deaktivierter Benutzer, der Änderungen in Styles gemacht hat

4.7.3Nach Inhaltsänderungen filtern

Unter diesem Filter werden alle Abschnitte angezeigt, die Inhaltsänderungen aufweisen, unabhängig davon, ob sie auch Stiländerungen aufweisen oder nicht.

Filter "Benutzer" kombiniert mit dem Filter "Inhalt"

Mehr zu Inhaltsänderungen hier 4.7.3.

4.7.4Markieren Sie alle Abschnitte als gelesen während einer der Filter aktiviert ist

Änderungen in der Formatierung werden ähnlich den Textabschnitten auch in Tabellen verfolgt. Die Auswahl der Abschnitte, die als gelesen markiert werden, hängt mit der Auswahl der Abschnitte zusammen, die unter dem Tab „Alle offenen Änderungen des Dokuments anzeigen“ gefiltert sind. Wenn also der Filter „Nur Stil“ ausgewählt ist, markiert der Button „Alle als gelesen markieren“ alle Abschnitte mit nur Änderungen der Formatierung wie gelesen.

4.8Versionsverlauf eines Abschnitts

4.8.1Alle Änderungen im Versionsverlauf nachvollziehen

In SMASHDOCs verfügt jeder Abschnitt eines Dokuments über einen eigenständigen Versionsverlauf. Dort werden in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen, die an diesem Abschnitt vorgenommen wurden, dargestellt. Darüber kann ein Benutzer exakt nachvollziehen, wann welche Änderungen gemacht wurden und wer diese vorgenommen hat.

Der Versionsverlauf eines Abschnitts kann, solange noch keine Änderungen vorgenommen wurden, nur über das Kontextmenü aufgerufen werden.

Aufruf des Verlaufs für einen bisher unveränderten Abschnitt

Wurden bereits Änderungen vorgenommen, kann der Verlauf auch mit einem Klick auf die Versionsnummer des jeweiligen Abschnitts aufgerufen werden. Die Versionsnummer zeigt an, wie oft dieser Abschnitt bereits geändert wurde. Dabei ist es egal, ob innerhalb einer Bearbeitung lediglich ein Wort oder mehr Text geändert wurde.

In der Abschnittshistorie ist auf einen Blick zu erkennen, ob eine Änderung angenommen oder abgelehnt wurde. Je nach Entscheidung erscheint in der Kopfzeile des Historieneintrags ein grüner Haken für angenommene Änderungen bzw. ein rotes „Abgelehnt"-Symbol für verworfene Änderungen.

Abgelehnte Änderungen in der Abschnittshistorie

Ein grüner Haken für angenommene Änderungen

Verlauf und Nummer der Version eines Abschnitts

4.8.2Die Darstellung von Änderungen im Versionsverlauf

Auch im Versionsverlauf wird die Redline dargestellt. Ungesehene Änderungen werden auch gelb hinterlegt.

Geänderter Abschnitt hervorgehoben

4.8.3Aufrufen des Änderungsverlaufs

Die Abschnittshistorie mit hervorgehobenen neuen Änderungen kann über die Änderungsliste in der Seitenleiste aufgerufen werden.

Um die Änderungshistorie anzeigen zu lassen, genügt es ein Häkchen im entsprechenden Funktionsfeld oben rechts in der Änderungsliste zu setzen. Die Änderungshistorie mit farbig hervorgehobenen ungesehenen Änderungen wird jetzt beim Klicken auf eine ungesehene Änderung automatisch neben dem geänderten Abschnitt angezeigt.

Änderungsliste mit aktivierter Anzeige der Änderungshistorie

4.8.4Eine ältere Version wiederherstellen

Sobald ein Abschnitt über mindestens eine Vorversion verfügt, besteht auch die Möglichkeit, diese Version wiederherzustellen und zur aktuellen Version zu machen.

Im Verlauf wird für jede frühere Version der Rewind-Button angezeigt, sofern der Benutzer mindestens über die Rolle „Bearbeiten“ verfügt.

Klickt man auf den Button, öffnet sich der Dialog „Abschnitt wiederherstellen“. In der linken Spalte wird die aktuelle Version angezeigt, in der rechten Spalte eine Vorschau auf die vorangegangene, wiederherzustellende Version. Erst mit einem Klick auf „Ok“ wird die Wiederherstellung vorgenommen und ein neuer Eintrag im Verlauf angelegt.

Rewind-Button im Versionsverlauf

Die Option „Diese Version wiederherstellen“ ist auch möglich für die Abschnitte mit Fußnoten. Trotzdem, in einigen Fällen können Sie Meldungen bekommen, um zu bestätigen, dass Sie die Version wirklich wiederherstellen möchten. Unten werden diese Fälle beschrieben.

Der erste Fall passiert, wenn die aktuelle Version eine Fußnote enthält, und Sie versuchen, die Version ohne Fußnote wiederherzustellen. Vor dem Wiederherstellen bekommen Sie eine Meldung, dass die Fußnote in diesem Fall gelöscht wird und die Darstellung vom Text entsprechend angepasst wird. In dieser Meldung können Sie „Löschen“ anklicken, um das Wiederherstellen fortzusetzen, oder „Abbrechen „, um das Wiederherstellen abzubrechen.

Die Meldung während des Wiederherstellens der Version

Die zweite Situation ist, wenn die Fußnote von einem Benutzer eingefügt wurde und im Entwurfsmodus verbleibt, und ein anderer Benutzer versucht, die Version des führenden Abschnitts wiederherzustellen. In diesem Fall erscheint sich die Meldung, dass die Fußnote gesperrt ist und zuerst freigegeben oder gelöscht werden muss.

Die Meldung über die gesperrte Fußnote

In allen anderen Fällen können die Versionen der Abschnitte mit Fußnoten schnell und ohne Meldungen wiederhergestellt werden.

Hinweis: über das Wiederherstellen der Version von dem führenden Abschnitt wird nur der Inhalt im entsprechenden führenden Abschnitt wiederhergestellt. Um die Version der Fußnote wiederherzustellen, sollen Sie die Abschnittshistorie der entsprechenden Fußnote eröffnen und in der erforderlichen Version einen Rewind-Button anklicken.

Wiederherstellen der Version von einem Fußnote-Abschnitt

4.9Suchen und Ersetzen im Dokument

SMASHDOCs bietet einen schnellen Zugriff auf bestimmte Textinhalte / Stile / Textinhalte + Stile mithilfe von der Such-/Ersatzfunktion.

4.9.1Suche den Text im Dokument

Ein Benutzer kann ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase leicht finden.

Klicke auf den Knopf „Suchen / Ersetzen“ in der linken Leiste.

Der Knopf für "Suchen / Ersetzen"

Das Dialogfenster erscheint mit einem Textfeld, in dem der Benutzer einen bestimmten Satz oder ein bestimmtes Wort für die Suche eingeben kann.

Das Dialogfenster für "Suchen & Ersetzen" hervorgehoben

Die Ergebnisse werden nach Anklicken der Button „Suchen“ angezeigt.

Die Ergebnisse der Suche des Wortes hervorgehoben

Um die Suche genauer zu gestalten, können die Benutzer die nächsten Parameter verwenden:

Groß- und Kleinschreibung beachten

Exakte Schreibweise

Wenn der Parameter „Groß- und Kleinschreibung beachten“ eingeschaltet ist, werden die Groß- und Kleinbuchstaben als unterschiedliche Symbole betrachtet.

Such- und Ersetzungsfunktion mit Option "Groß-/Kleinschreibung beachten" hervorgehoben

Wenn der Parameter „Textsensitiv“ aktiv ist, entspricht das Suchergebnis vollständig dem Text im Suchfeld: die Leerzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben werden berücksichtigt.

Such- und Ersetzungsfunktion mit Option "Exakte Rechtschreibung" hervorgehoben

4.9.2Ersetzen innerhalb des Dokuments

Um die Suchergebnisse durch einen anderen Text zu ersetzen, kann der Benutzer das gewünschte Wort in der Text-Box unten eingeben.

"Suchen" und "Begriff ersetzen durch" hervorgehoben

Der Benutzer kann alle Suchergebnisse auf einmal ersetzen oder individuell entscheiden.

Optionen für "Ersetzen" hervorgehoben

Hinweis: Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, das Feld „Begriff ersetzen durch“ leer lassen und auf „Alles ersetzen“ klicken, wird der angegebene Suchbegriff überall im Dokument gelöscht.

Falls Sie entschieden haben, den Suchbegriff zu ändern, nachdem Sie ein Wort in die Zeile „Ersetzen durch“ eingefügt haben, dann erscheint sich ein Modalfenster für Bestätigung, nachdem Sie die Taste „Suchen“, und dann - „Alles ersetzen“ angeklickt haben.

Bestätigungsfeld für "Suchen und ersetzen" Funktion

Hier können Sie dem beschriebenen Ersetzen-Prozess zustimmen und „Alles ersetzen“ anklicken oder den Prozess abbrechen.

4.9.3Suche und ersetze den Text innerhalb der Tabelle

Die Such-/Ersatzfunktion bietet einen schnellen Zugriff auf bestimmte Textinhalte auch innerhalb der Tabelle im Dokument.

Suchen & Erzetzen Text in der Tabelle hervorgehoben

4.9.4Erweiterte Suche im Dokument

Mit Hilfe der erweiterten Suche kann der Benutzer suchen nach:

Suchbegriff

Absatzvorlage

Zeichenformate

Absatzvorlage + Zeichenformate

Suchbegriff + Absatzvorlage

Suchbegriff + Zeichenformate

Suchbegriff + Absatzvorlage + Zeichenformate

Die folgenden Parameter können auch verwendet werden, um die Suchergebnisse präziser zu gestalten:

Groß- und Kleinschreibung beachten

Exakte Schreibweise

Wenn der Parameter „Groß- und Kleinschreibung beachten“ aktiviert ist, werden die Groß- und Kleinbuchstaben als unterschiedliche Symbole betrachtet.

Wenn der Parameter „Exakte Schreibweise“ aktiv ist, entsprechen die Suchergebnisse vollständig dem Text im Suchfeld: Die Leerzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben und die identische Schreibweise werden berücksichtigt.

Hier sind ein Beispiel, wie es funktioniert:

Suche nach Suchbegriff + Absatzvorlage + Zeichensatzformate hervorgehoben

Die Ergebnisse werden angezeigt, nachdem man auf die Schaltfläche „Suchen“ klickt.

4.9.5RegEx

Im Feld „Suchen“ befindet sich ein anklickbares Kontrollkästchen mit dem Namen „RegEx“. Sobald Sie dies überprüft und mit der linken Maustaste auf das „Suchfeld“ geklickt haben, wird ein Dropdown-Menü mit 3 vordefinierten regulären Ausdrücken angezeigt. Anschließend kann der Benutzer entweder einen der vorgeschlagenen regulären Ausdrücke auswählen, um eine entsprechende Suche zu starten, oder das Feld manuell mit dem gewünschten regulären Ausdruck ausfüllen.

Vordefinierte reguläre Ausdrücke im Suchfeld hervorgehoben

Regulärer Ausdruck, kurz Regex oder Regexp, ist äußerst hilfreich beim Suchen und Bearbeiten von Textzeichenfolgen, insbesondere beim Verarbeiten von Textdateien. Eine Zeile Regex kann problemlos mehrere Dutzend Zeilen von Textzeichenfolgen ersetzen, wenn Sie sie ordnungsgemäß verwenden.

Schauen wir uns einige Beispiele an:

\d+, wobei \d eine Ziffer ist (ein Zeichen im Bereich von 0 bis 9) und + eins oder mehr Mal bedeutet. \d+ besteht also aus einer oder mehreren Ziffern.

\p{Z}\p{Z} +, wobei p{Z} für ein beliebiges Leerzeichen oder ein unsichtbares Trennzeichen steht

\p {Z} \ p {Z} + Suche nach regulären Ausdrücken hervorgehoben

Durch Ersetzen aller gefundenen Suchergebnisse durch \p{Z}\p{Z}+ Regex werden alle Leerzeichen oder unsichtbaren Trennzeichen gelöscht.

4.10Erweiterte Ersetzung innerhalb des Dokuments

Um die Ergebnisse der Suche durch einen anderen Stil zu ersetzen, kann der Benutzer den gewünschten Begriff in das Feld „Begriff ersetzen durch“ eingeben und in den untenstehenden Dropdown-Menüs den gewünschten Absatz und/oder Zeichenformate auswählen. Somit kann der Benutzer alle Suchergebnisse auf einmal ersetzen oder einzeln entscheiden.

Feld "Ersetzen durch" hervorgehoben

Nach Drücken des Knopfs „Alles ersetzen“ wird der jeweilige Suchbegriff überall im Dokument durch den gewünschten Suchbegriff ersetzt. Die Schaltfläche „Alles ersetzen“ wird dann ausgeblendet und die Meldung „Keine Ergebnisse“ angezeigt.

Ersetzter Suchbegriff im Dokument hervorgehoben

Um eine neue erweiterte Suche zu starten, klicken Sie auf „Löschen“.

5Ankündigungen

Neben der Kommunikation über Kommentare, besteht auch die Möglichkeit, eine Ankündigung zu einem Dokument zu schreiben.

Im Gegensatz zu Kommentaren, erscheint eine Ankündigung nicht im Dokument, sondern wird per E-Mail an die Empfänger versendet. Die E-Mail enthält zusätzlich einen Link zum Dokument.

Ankündigungen bieten den Benutzern die Möglichkeit, während des Überarbeitungsprozesses weitere Informationen, z.B. zu neuen Änderungen oder den generellen Fortschritt, direkt an einzelne oder alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Der Verfasser einer Ankündigung kann dabei entscheiden, wer diese erhalten soll.

Tab "Ankündigung verfassen" in der Tableiste hervorgehoben

Dialog zum Verfassen einer Ankündigung

Die Grundeinstellung für die Empfänger ist „Ausgewählte“. Um die Ankündigung nach dem Verfassen senden zu können, muss mit dieser Einstellung mindestens ein Benutzer aus der Liste als Empfänger ausgewählt werden. Um eine Ankündigung an alle Benutzer des Dokuments zu versenden, können diese entweder einzeln oder bequem über den Button „Alle“ ausgewählt werden. Der Benutzer kann auch die Ankündigung mithilfe des Hotkeys (Tab + Return) for PC / (TAB + RETURN) for MAC senden. Für die Liste mit allen Hotkeys clicke hier 4.1.9

Beispiel-Email für eine Ankündigung

6Supportkommunikation

Über den Support-Button rechts oben neben dem Benutzer-Avatar, können jegliche Supportanfragen zu SMASHDOCs an den Anbieter gesendet werden. Ein Klick auf den Button, öffnet ein Kontaktformular, wo die Anfrage im Detail beschrieben werden kann.

Support-Button am Avatar-Menü

6.1Es gibt Neuigkeiten!

Ein roter Punkt neben dem Avatar des Benutzers und die Option „Es gibt Neuigkeiten!“ im unteren Menü bedeutet, dass es ein neues Release gibt. „Es gibt Neuigkeiten!“ leitet dann den Benutzer zu den neuesten Versionshinweisen auf dem SMASHDOCs-Blog.

Die Option "Es gibt Neuigkeiten!" markiert

Nachdem der Link „Was ist neu“ einmal geöffnet wurde, verschwinden die roten Markierungen.

7Benutzerverwaltung

7.1Berechtigungen, Rollen und Zusatzrechte

7.1.1Berechtigungen des Erstellers

Der Ersteller eines Dokuments hat, solange sich das Dokument im Entwurfsmodus befindet, alleinigen Zugriff darauf. Für andere Benutzer ist dieses Dokument nicht sichtbar. Somit kann auch nur der Ersteller den Überarbeitungsmodus starten und weitere Benutzer zu diesem Dokument einladen.

7.1.2Benutzer zur Mitarbeit einladen​

7.1.2.1Einladen beim Start des Überarbeitungsmodus

Sobald der Ersteller den Überarbeitungsmodus startet, können auch weitere Benutzer zum Dokument hinzugefügt werden.

An dieser Stelle hat der Ersteller zwei Möglichkeiten. Er kann neue Benutzer über deren E-Mail-Adresse einladen oder auch über deren Namen, sofern er in der Vergangenheit schon einmal mit diesen an einem Dokument zusammengearbeitet hat. SMASHDOCs liefert hier gleich eine Ergebnisliste, sobald die ersten Buchstaben eingegeben wurden. Der Mitarbeiter wird dann mit einem Klick auf das Plus-Symbol zur Einladungsliste hinzugefügt.

Einladungsdialog beim Starten des Korrekturmodus

Weiterhin kann der Ersteller beim Einladen Rollen unter der Registerkarte „Allgemein“ zuweisen und Zusatzberechtigungen unter dem Tab „Rechte“ vergeben. Sie können Ihrer Einladung auch eine persönliche Einladungsnachricht hinzufügen. Der Prozess wird mit einem Klick auf „Zur Überarbeitung freigeben“ abgeschlossen. Die Dokumentenansicht wechselt im Anschluss in den Überarbeitungsmodus.

Tab "Rechte" während der Benutzereinladung hervorgehoben

Der Überarbeitungsmodus kann auch gestartet werden, ohne dass Benutzer zur Mitarbeit eingeladen wurden. Diese lassen sich aber später immer noch hinzufügen.

7.1.2.2Einladen im Überarbeitungsmodus

Auch zu einem Dokument im Überarbeitungsmodus können weitere Benutzer hinzugefügt werden.

Der Einladungsdialog kann über „Optionen“ und dort über das Untermenü „Benutzer einladen“ aufgerufen werden. Voraussetzung ist das Zusatzrecht „Darf einladen“.

Einladen im Überarbeitungsmodus

7.1.2.3Benutzerrechte vor einer Einladung zum Dokument steuern

Die für Benutzer verfügbaren Rechte können jetzt ab dem ersten Einladen eines neuen Benutzers gesteuert werden. Bei der Einladung des Benutzers können Sie zur neu hinzugefügten Registerkarte „Rechte“ wechseln und nur die entsprechenden Rechte aktiviert lassen. Zunächst werden alle Rechte für alle Benutzer aktiviert.

Registerkarte "Rechte" während der Benutzereinladung hervorgehoben

7.1.2.4E-Mail-Adresse zum User wird angezeigt beim Einladen zum Dokument

Wenn der Benutzer einen anderen Benutzer zum Dokument einladen möchtet, kann er entweder seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse eingeben. Außerdem, wird bei der Einladung die eingegebene E-Mail-Adresse des Benutzers in dem Dropdown-Menü immer erscheinen, wenn dieser Benutzer an der Dokumentenüberarbeitung mit SMASHDOCs schon früher teilgenommen hat.

7.1.3Rollen und Zusatzrechte

Bei SMASHDOCs werden Rollen und Zusatzrechte für jeden Benutzer pro Dokument vergeben. Die Rolle entscheidet, welche Möglichkeiten einem Benutzer für die Zusammenarbeit am Dokument selbst zur Verfügung stehen, während die Zusatzrechte darüber entscheiden, welche zusätzlichen Möglichkeiten einem Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Der Ersteller selbst erhält die Rolle „Entscheiden“, ebenso werden ihm alle Zusatzrechte zur Verfügung gestellt.

7.1.3.1Rollen

Bei SMASHDOCs kann eine der folgenden Rollen pro Benutzer vergeben werden:

Lesen

Kommentieren

Vorschlagen

Entscheiden

„Lesen“ erlaubt dem Benutzer nur den Zugriff auf das Dokument, ohne Änderungen am Inhalt durchführen zu können. Auch das Erstellen sowie das Beantworten von Kommentaren oder Fragen ist mit dieser Rolle nicht möglich.

„Kommentieren“ gestattet neben dem Zugriff auf das Dokument auch das Erstellen von Kommentaren oder Fragen.

Mit der Rolle „Vorschlagen“ wird dem Benutzer, neben dem Erstellen von Unterhaltungen, die Berechtigung gegeben, inhaltliche Änderungen am Dokument selbst vorzunehmen. Dazu gehört das Erstellen, Ändern und Löschen von Texten, sowie das Erstellen und Ändern von Bildern oder Tabellen.

Um im Dokument vorgenommene Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, bedarf es der Rolle „Entscheiden“. Nur ein Benutzer mit dieser Rolle kann über vorgeschlagene Änderungen abstimmen, sowie selbst Änderungen vornehmen und Unterhaltungen erstellen. Weiterhin ist es nur mit dieser Rolle möglich, Bilder oder Tabellen zu löschen.

7.1.3.2Anzeige der Rolle im Dokument

Die eigene Rolle wird in den Einstellungen angezeigt.

Anzeige der Benutzerrolle

7.1.4Benutzer aktivieren und deaktivieren

Zunächst werden die eingeladenen Benutzer im Dokument als „aktiv“ aufgelistet. Das heißt, sie können im Dokument entsprechend ihrer zugewiesenen Rollen und Rechte arbeiten. Benutzer können jedoch bei Bedarf aus dem Dokument deaktiviert werden, sodass sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument haben.

Um einen Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie einfach die „Benutzerliste“ des jeweiligen Dokuments (Kapitel 7.3) und entfernen das Häkchen neben „Aktivieren“. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie der Admin sind.

Benutzerliste mit aktiven Benutzern

Deaktivierte Benutzer werden sofort per E-Mail benachrichtigt und können das Dokument nicht mehr in ihrer Dokumentenliste sehen. Falls ein Benutzer ein Dokument während der Deaktivierung geöffnet hat, kann er nicht mehr an dem Dokument arbeiten und wird in einem Dialogfenster über die Deaktivierung informiert. Ein deaktivierter Benutzer kann das Dokument nicht über die Suchfunktion finden und kann nicht über die Dokumentverknüpfung darauf zugreifen.

Bitte beachten Sie, dass Benutzer der Dokumentenverwaltung nur dann deaktiviert werden können, wenn nach der Deaktivierung noch mindestens ein Benutzer der Dokumentenverwaltung vorhanden ist. Aber SMASHDOCs verhindert das automatisch.

Deaktivierte Benutzer verschwinden sofort aus der Liste „Aktiv“ und werden nur noch in der Liste „Inaktiv“ angezeigt.

Liste mit allen inaktiven Benutzern

Dort können Sie einen deaktivierten Benutzer wieder reaktivieren, indem Sie ein Häkchen neben „Aktiv“ setzen. Dann erscheint der reaktivierte Benutzer wieder in der Liste „Aktiv“ und wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Der Benutzer ist nun in der Lage, das Dokument in seiner Dokumentenliste wieder zu sehen und zu öffnen.

Natürlich können Sie sich auch selbst deaktivieren, aber bitte beachten Sie, dass nur ein Benutzer der Dokumentenverwaltung Sie wieder reaktivieren kann.

7.2Zusatzrechte

Neben den Rollen gibt es bei SMASHDOCs fünf Zusatzrechte:

Admin

Einladen

Abschnittshistorie

Export

Aktiv (siehe dazu 7.1.4(Benutzer aktivieren und deaktivieren))

Das Zusatzrecht „Admin“ erlaubt dem jeweiligen Benutzer das Ändern der Rollen und auch Änderungen an den Zusatzrechten aller anderen Benutzer.

Um weitere Benutzer zur Zusammenarbeit einzuladen, ist das Zusatzrecht „Einladen“ notwendig. Damit verbunden ist die Berechtigung, Rollen und Zusatzrechte beim Einladen zu vergeben. Allerdings nur bis zur selben Ebene des einladenden Benutzers. Ein Benutzer mit der Rolle „Kommentieren“ kann zusätzlich das Recht zum Einladen haben, jedoch kann er dann keinen Benutzer mit der Rolle „Vorschlagen“ oder „Entscheiden“ einladen. Gleiches gilt für die Zusatzrechte.

Um den Verlauf der einzelnen Abschnitte einsehen zu können, benötigt ein Benutzer das Zusatzrecht „Abschnittshistorie“. Ohne dieses Recht ist es nicht möglich, die Änderungen an einem Abschnitt nachzuvollziehen.

Der Benutzer mit der Rolle „Admin“ hat zusätzlich eine Kontrolle, ob der von ihm eingeladene Benutzer die Option „Export“ im Dokument sieht. Wenn ein Administrator die Rechteeinstellung ändert, während dieser Benutzer bereits im Dokument arbeitet, wird die Änderung sofort wirksam.

Wenn das Recht zum Exportieren nicht mehr besteht, kann der Benutzer es auch nicht mehr duplizieren.

Zusatzrechte

Die beiden Rechte „Admin“ und „Einladen“ müssen mindestens einmal vergeben sein. Dabei kann ein Benutzer beide Rechte haben oder zwei Benutzer haben jeweils eines dieser Rechte.

7.3Der Benutzerliste

Um einen Überblick über alle Benutzer zu erhalten, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten, klicken Sie unter den „Optionen“ des Dokuments auf „Benutzer verwalten“. In dieser Liste sind alle Benutzer mit ihrer Benutzerrolle, zusätzlichen Rechten und Aktivitätslevel aufgeführt.

7.4Symbolleiste mit aktiven Benutzern

Damit andere Benutzer, die an dem Dokument arbeiten, wissen, wer das Dokument gerade bearbeitet, werden die Benutzeravatare oben rechts im Dokument angezeigt. Da es aktive Benutzer-Symbolleiste nicht umsonst genannt wird, werden aktive Benutzer, die mit dem kleinen grünen Zeichen markiert sind, zuerst in der Liste angezeigt. Wenn viele Benutzer an der Bearbeitung des Dokuments beteiligt sind, werden nur einige Symbole angezeigt, gefolgt von der Zahl „+10“ usw., abhängig von der Anzahl der Benutzer. Auf der linken Seite der oben erwähnten Werkzeugleiste befinden sich die Steuerungstasten, z.B. Alle freigeben, Alle annehmen, Alle ablehnen, Alle als gelesen markieren.

Der Kurzname des Benutzers, z.B. EM für Emma Müller wird auf dem Avatar angezeigt, wenn der Benutzer kein Foto oder Bild installiert hat. Wenn er dies tut, soll man mit der Maus den Avatar darüberrollen, damit der vollständige Name anderer Benutzer angezeigt wird. Darüber hinaus öffnet der Klick auf einen Avatar das Fenster „Benutzer verwalten“.

Symbolleiste mit aktiven Benutzern hervorgehoben

7.5Kontoeinstellungen

7.5.1Stammdaten ändern

Um die Stammdaten seines Accounts bearbeiten zu können, muss ein Benutzer rechts in der Kopfzeile den dort abgebildeten Avatar anklicken. Im Untermenü kann er dann über „Account“ auf seine Stammdaten zugreifen.

Zugriff auf die Stammdaten

Nach der Auswahl wird das Dialogfenster „Kontoeinstellungen“ angezeigt, in welchem der Benutzer seine Stammdaten wie Name, Unternehmen und Position ändern kann.

Dialog "Kontoeinstellungen" mit der Auswahl "Stammdaten"

Vorgenommene Änderungen werden durch einen Klick auf den Button „Einstellungen speichern“ gespeichert.

NB: Das Ändern der E-Mail-Adresse ist nicht möglich.

7.5.2Profilbild hochladen und ändern

Sobald sich ein Benutzer neu registriert, wird für ihn ein Standardprofilbild mit seinen Initialen generiert und in seinem Profil hinterlegt.

Um ein eigenes Profilbild hochzuladen oder ein vorhandenes Bild zu ändern, muss der Benutzer in den Kontoeinstellungen den Reiter „Profilbild“ auswählen.

Dort kann er seine lokalen Dateien nach einem Bild durchsuchen und dieses hochladen. Anschließend kann er über den Schieber noch die Bildgröße anpassen.

Dialog "Kontoeinstellungen" mit der Auswahl "Profilbild"

7.5.3Anzeige des Benutzernamens beim Mousezeiger über allen Benutzeravatar

Überall dort, wo sich ein Benutzeravatar befindet wie z.B. im Kommentar-Stream, in den Quickinfos für Entwurfsabschnitte oder im Abschnittsverlauf usw. wird der Name des Benutzers sofort angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über dessen Avatar fahren.

Name des Benutzers nach dem Fahren des Mauszeigers über den Avatar hervorgehoben

7.5.4Sprache ändern

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, auch nach seiner Registrierung die Sprache jederzeit zu ändern. Dies geschieht in den Kontoeinstellungen über den Reiter „Sprache“.

Dialog "Kontoeinstellungen" mit der Auswahl "Sprache"

Derzeit unterstützt SMASHDOCs Englisch, Deutsch, Französisch, Belgisches Französisch, Kanadisches Französisch, Niederländisch, Spanisch und Russisch.

7.5.4.1Dokumentsprache

Um Dokumentsprache einzustellen, öffnen Sie „Dokumentenoptionen anzeigen“ in der linken Symbolleiste und finden Sie die Option „Dokumentsprache“. Wählen Sie dann eine der unterstützten Sprachen für Ihr Dokument aus.

Einstellung "Dokumentensprache" hervorgehoben

Es ist wichtig zu vermerken, dass die Dokumentsprache auch definiert:

Sprache der Rechtschreibprüfung

Sprache für den Export

Sprache der Nummerierungsmuster

Sprache vom Text in Abbildungen, Tabellen und Inhaltsverzeichnissen

Sprache den Namen von Zeichenformaten

Sprache des Decorator-Elements

Sprache für Zeichenformate, Texte in Abbildungen und Inhaltsverzeichnissen

Hinweis: Die Einstellung für die Dokumentsprache wird für jedes Dokument einzeln gespeichert.

7.5.5Tooltipps anzeigen

Die Anzeige von Tooltipps kann in den Kontoeinstellungen verwaltet werden. Durch Entfernen des Häkchens werden die Tooltipps deaktiviert.

Tooltipps in den Kontoeinstellungen aktivieren oder deaktivieren

Anzeige der Tooltips markiert

7.5.6Nur teilweise markierte Wörter automatisch komplett auswählen

Einstellung "Nur teilweise markierte Wörter automatisch komplett auswählen" hervorgehoben

Wenn die Einstellung „Nur teilweise markierte Wörter automatisch komplett auswählen“ aktiviert ist, wird die Auswahl nur eines Teils des Wortes von SMASHDOCs auf den vollständigen Namen erweitert. Beispielsweise wird die Auswahl von „SMASH“ im Namen „SMASHDOCs“ automatisch auf „SMASHDOCs“ erweitert.

Ausgewähltes "SMASH" wird zu "SMASHDOCs" erweitert

7.5.7Ausführung von der Datumsanzeige

Sie können das Datum in allen wichtigen Teilen des Dokumentes einstellen, damit Sie verschiedene Stände vom ganzen Arbeitsprozess mit dem Dokument folgen können. Das Datum wird überall gezeigt (in der Dokumentliste, Projekten, unter dem Tab „Gelöschte Dokumente“ usw.). Das Datum wird auf solche Weise angezeigt:

Das Datum ist in der Liste "Meine Dokumente" hervorgehoben

Außerdem, können Sie auch ein Datumsformat selbst einstellen. Diese Funktion ist den Profil-Einstellungen im Tab „Datumsformat“ erreichbar.

Datumsformat ist hervorgehoben

Sie sollen auf dieses Tab klicken und das bevorzugende Format wählen.

Typen vom Datumsformat sind hervorgehoben

Diese Formate haben auch spezielle Namen:

dd.mm.yyyy - Numerisch

dd/mm/yyyy - Britisch

mm/dd/yyyy - Amerikanisch

yyyy-mm-dd - DIN

Mit der Datumsanzeige ist es viel einfächer, richtig zu arbeiten und Ihre Zeit erfolgreich zu planen!

7.5.8Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden

Einstellung "Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden können" hervorgehoben

Wenn die Einstellung „Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden“ aktiviert ist, kann ein Benutzer Änderungen teilweise genehmigen / verwerfen - nur die, die von ihm aus allen Änderungen im Abschnitt ausgewählt wurden.

Nur der ausgewählte Teil wird aus dem Satz gelöscht, nachdem man auf "Genehmigen" geklickt wurde

7.5.9Automatisches Einklappen von Gruppen im Formatierungsmenü

Einstellung "Automatisches Einklappen von Gruppen im Formatierungsmenü" hervorgehoben

Wenn die Einstellung „Automatisches Einklappen von Gruppen im Formatierungsmenü“ aktiviert ist, werden alle Formatierungsgruppen automatisch eingeklappt. Während die Gruppe, die den in einem bestimmten Abschnitt angewendeten Absatzstil enthält, eingeklappt wird, wird sie blau hervorgehoben. Daher wird der spezifische Absatzstil in der eingeklappten Gruppe unter „Gewählte Formatierung“ angegeben.

Alle Gruppen eingeklappt hervorgehoben

7.5.10Passwort ändern

7.5.10.1Passwort im Benutzerprofil ändern

Ist der Benutzer eingeloggt und will sein Passwort ändern, kann er dies unter den Kontoeinstellungen in seinen Stammdaten vornehmen.

Passwort in den Stammdaten ändern

Beim Ändern des Passwortes muss das aktuelle Passwort, anschließend darunter das neue Passwort, und zur Bestätigung erneut das neue Passwort eingegeben werden. Sie können auch Ihr Passwort mit dem Anklicken die entsprechende Taste rechts im Feld aufdecken. Das neue Passwort muss nicht mit letzten fünf Passwörtern übereinstimmen. Falls das Passwort einem letzten Passwort ähnlich ist, erscheint sich dann eine Fehlermeldung.

Die Fehlermeldung während der Passwort-Änderung

Das neue Passwort ist sofort aktiv. Ab der nächsten Anmeldung kann sich der Benutzer mit dem neuen Passwort einloggen.

7.5.10.2Passwort ohne vorherigen Login ändern oder zurücksetzen

Möchte ein Benutzer sein Passwort ändern, ohne sich anmelden zu müssen, oder hat er sein Passwort vergessen, kann er über die Login-Seite ein neues Passwort anfordern.

Login-Seite mit dem Button "Passwort vergessen"

Nach einem Klick auf den Link öffnet sich eine weitere Eingabemaske. Dort gibt der Benutzer seine E-Mail-Adresse ein, erledigt eine reCAPTCHA-Aufgabe und klickt auf „Neues Passwort anfordern“.

Eingabemaske zum Zurücksetzen des Passwortes

Im Anschluss bekommt der Benutzer eine Erfolgsmeldung „Sie haben das Passwort bekommen. Prüfen Sie Ihr E-Mail“. Dann soll man Email öffnen, den geschickten Link anklicken und weitere Schritte für Einstellen neues Passwortes erledigen.

Hinweis: die Erfolgsmeldung erscheint sich auch, wenn ein falsches E-Mail eingefügt wurde. Deswegen, seien Sie sicher, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse eingesetzt haben.

7.5.11Nutzerkonto löschen

SMASHDOCs Account kann nach erfolgreicher Registrierung jederzeit gelöscht werden. Dazu klicken Sie auf den Avatar in der rechten oberen Ecke der Dokumentenliste und fahren mit den Einstellungen fort. Da wählen Sie die Registerkarte „Sicherheit“ und klicken links unten auf „Nutzerkonto löschen“.

Tab "Nutzerkonto löschen" im Einstellungsmenü hervorgehoben

8Dokumente exportieren

8.1Als Word-Dokument (DOCX) exportieren

SMASHDOCs Dokumente können ohne großen Aufwand als Word-Dokument exportiert werden. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Dokument im Entwurfs- oder Überarbeitungsmodus handelt. Die Exportfunktion finden Sie im Menü „Dokumentoptionen anzeigen“.

Word-Dokument über das Optionen-Menü erstellen

Der Benutzer kann eine Designvorlage auswählen, die für die Ausgabe des Dokuments genutzt werden soll. Grundsätzlich kann zwischen den Vorlagen „Standard“ und „Vertrag/Contract“ gewählt werden. Auf Wunsch kann SMASHDOCs auch vordefinierte, kundenspezifische Vorlagen erstellen und hinterlegen. Wenden Sie sich hierzu gerne an Toppan Merrill.

Aus den Formatierungen wie Gliederungsüberschriften, Abbildungs- und Tabellennummerierungen, können außerdem automatisch Dokumentenelemente wie Inhalts-, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis in Word erstellt werden. Dazu einfach die gewünschten Optionen im Dialogfenster auswählen.

Dialogfenster für Dokumentenexport

Nach der Auswahl wird das Dokument auf den Rechner heruntergeladen, wo es mit Microsoft Word oder einer anderen Software, die Microsoft Word Dokumente verarbeiten kann, geöffnet werden kann. Dabei werden die jeweiligen Einstellungen in den Word-Formatierungsvorlagen übernommen.

Der Benutzer kann auch den Hotkey (Ctrl + E) for PC / (COMMAND + E) for MAC für Export benutzen.

8.1.1Exportieren eines WORD-Dokuments mit Kommentaren

Sie können auch festlegen, ob und welche Kommentare im exportierten Dokument sichtbar sind. Aktivieren Sie dazu für jeden Kommentar, den Sie exportieren möchten, zunächst die Option „Sichtbar im Export“.

Option "Sichtbar im Export" hervorgehoben

Nur wenn in mindestens einem Kommentar die Option „Sichtbar im Export“ aktiviert ist, ist die zusätzliche Einstellung „Kommentare exportieren“ beim Export in die Formate Word und SDOX sinnvoll.

Option "Kommentare exportieren" hervorgehoben

Bitte beachten Sie, dass Kommentare nicht exportiert werden, wenn keiner der Kommentare mit „Sichtbar im Export“ markiert wurde und Sie trotzdem die Option „Kommentare exportieren“ aktiviert haben. Daher hat die Option „Kommentare exportieren“ einen Hinweis in Klammern - „Es werden nur offene Kommentare exportiert, die für den Export markiert wurden“.

8.1.2Exportieren eines WORD-Dokuments mit einem Pseudonym

Sie können Ihr Dokument mit ausstehenden Änderungen und / oder Kommentaren unter dem Pseudonymnamen nach MS WORD exportieren, wenn Sie die tatsächlichen Namen der Dokumenteditoren nicht anzeigen können oder möchten.

Export mit hervorgehobenem Pseudonym

Bitte beachten Sie, dass diese Option erst angezeigt wird, nachdem Sie eines der stabilen Felder markiert haben, z. B. Kommentare exportieren und / oder Änderungen nachverfolgen. Aus diesem Grund ist der Export unter einem Pseudonym nicht möglich, wenn in Ihrem Dokument weder Änderungen noch Kommentare vorhanden sind.

Nach Eingabe des Pseudonyms werden alle Kommentare und Änderungen angezeigt, als ob sie vom Test-Team, von der Anwaltskanzlei usw. vorgenommen wurden.

Kommentar unter Pseudonym exportiert

8.1.3Exportieren eines WORD-Dokuments mit Abbildungen mit geringer Auflösung

Während des Exports ist es möglich, sich zu entscheiden, ob Sie Bilder in Ihrem Dokument mit geringer Auflösung oder in der ursprünglichen Größe exportieren möchten. Der Hauptunterschied zwischen den vorgeschlagenen Größen der Bilder ist, dass Abbildungen mit geringer Auflösung die gesamte Größe vom Dokument reduzieren, deswegen, wird der Export-Prozess dann weniger Zeit dauern. Allerdings, wird die Qualität der Bilder in diesem Fall etwas schlechter, als von der Bilder mit ursprünglicher Größe.

Die Option "Bilder mit geringer Auflösung verwenden"

Also, wenn Sie brauchen, Ihr Dokument schneller zu exportieren, und die Qualität der Bilder muss nicht hoch sein, sollen Sie die Option „Bilder mit geringer Auflösung verwenden“ im Export-Dialog aktivieren. Lassen Sie diese Option deaktiviert - dann verbleiben alle Bilder im Dokument in ursprünglicher Größe.

8.1.4Inhaltsstil des exportierten WORD-Dokuments

Beim Exportieren eines Dokuments nach Word können Sie einen geeigneten Inhaltsstil auswählen. Hier sind drei mögliche Stile: neuester Stand (keine Redline), Redline wie derzeit angezeigt und Redline aus einem Vergleich mit einer Version.

Inhaltsstiltypen hervorgehoben

Wenn Sie den Inhaltsstil „Neuester Stand (keine Redline)“ verwenden, hat das Word-Dokument die übliche Textansicht. Wenn Sie „Redline wie derzeit angezeigt“ auswählen, werden im exportierten WORD-Dokument die nicht akzeptierten Hinzufügungen mit der roten Farbe und gelöschte Teile mit der Linie hervorgehoben. Die ungesehenen akzeptierten Änderungen werden als akzeptiert (schwarzer Text) dargestellt und ungesehene abgelehnte Änderungen werden nicht in das Word-Dokument übernommen.

Der Inhaltsstil "Redline wie derzeit angezeigt" im WORD-Dokument

Wenn Sie den dritten Stiltyp auswählen, erhalten Sie eine zusätzliche Zeile, in der Sie eine Version zum Vergleich auswählen müssen.

Inhaltsstil "Redline aus einem Vergleich mit einer Version" hervorgehoben

In Word erhalten Sie eine Ansicht des Dokuments mit geöffnetem Aufzeichnungsbereich, in dem Informationen über Änderungen angezeigt werden.

Der Ausblick des Dokuments mit dem Inhaltsstil "Redline aus einem Vergleich mit einem Snapshot"

8.1.5Erstellen einer Version während des Exports eines WORD-Dokuments

Wenn Sie eine Version erstellen möchten, um sich zu merken, was Sie exportiert haben, müssen Sie die entsprechende Zeile im modalen Fenster markieren.

Option "Version erstellen" hervorgehoben

Nachdem Sie dies getan haben, erhalten Sie die Zeilen, in die Sie die erforderlichen Versionsdetails einfügen müssen. Dann exportieren Sie Ihr Dokument und im Editor sehen Sie die erstellte Version in der Liste Ihrer Versionen.

Erstellte Version während des Exports hervorgehoben

8.2Als SDOX-Datei exportieren

SMASHDOCs-Dokumente können auch in Form einer SDOX-Datei exportiert werden, bei der es sich um ein eindeutiges SMASHDOCs-Dateiformat handelt. Auch in diesem Fall spielt es keine Rolle, ob sich das Dokument im Entwurfs- oder Überprüfungsmodus befindet.

Die Exportfunktion finden Sie im Menü „Dokumentoptionen anzeigen“ (siehe Image 308). Im erscheinenden Dialog wählen Sie dann SDOX-Format für Export aus.

Export einer sdox-Datei hervorgehoben

Sie können auch eine Verknüpfung (Ctrl + E) für Windows / (Command + E) für Mac verwenden.

Wenn sich Ihr Dokument im Entwurfsmodus befindet, enthält der Export als SDOX-Datei keinen Abschnittsverlauf.

Export eines Entwurfs als einer sdox-Datei

Wenn Ihr Dokumententwurf jedoch Kommentare enthält, die für den Export markiert wurden, können Sie die Option „Kommentare exportieren“ aktivieren, indem Sie Ihr Dokument als SDOX-Datei exportieren.

Option zum Exportieren von Kommentaren und Verlauf beim Export einer sdox-Datei hervorgehoben

Sie können auch eine Version Ihres Dokuments vor dem Export erstellen. Kreuzen Sie dazu die Zeile „Möchten Sie behalten, was Sie exportiert haben, und eine Version erstellen?“ an. (siehe Image 323). Danach erscheinen Zeilen, in denen Sie die erforderlichen Informationen über eine erstellte Version einfügen müssen.

Versionsdetails hervorgehoben

Befindet sich Ihr Dokument im Überprüfungsmodus, d. h. Sie haben die Nachverfolgung von Änderungen aktiviert oder das Dokument für andere Benutzer freigegeben, werden beim Exportieren eines Dokuments wie der SDOX-Datei beide Optionen aktiviert - Export von Kommentaren und Verlauf.

Die exportierte Datei kann erneut als neues Dokument in SMASHDOCs importiert werden.

8.3Als HTML-Seite exportieren​

SMASHDOCs Dokumente können auch als HTML-Seite ausgegeben werden. Um Ihre Datei als HTML-Seite zu exportieren, sollen Sie die Dokumentenoptionen links öffnen, dort „Exportieren“ anklicken (siehe Image 308) und dann das HTML-Format im Export-Menü auswählen.

HTML-Format im Export-Menü

Dann wählen Sie aus, wie Sie eine Datei als HTML exportieren möchten:

als URL

als Zip-Archiv

HTML-Einstellungen

Wenn Sie die Option „Zip-Archiv generieren“ auswählen, wird dann Ihre Datei, genauso wie andere exportierten Dateien, heruntergeladen. Falls Sie die Option „URL generieren“ ausgewählt haben, wird der erstellte Link in der URLs Liste gespeichert, die Sie ganz oben rechts finden könnten.

Die URLs Liste

Sobald Sie diese URL anklicken, öffnet sich der Link als ein getrennter Tab im Browser. Das exportierte Dokument wird als eine Webseite angezeigt.

Geöffnete URL der exportierten HTML Seite

8.4Dokumente als PDF paginamedia (xpub-suite) exportieren

Sie können Ihre SMASHDOCs-Dateien im PDF paginamedia (xpub-suite)-Format auch exportieren. Dafür sollen Sie die Option „Exportieren“ in den Dokumentenoptionen links auswählen (siehe Image 308) und im erscheinenden Modalfeld die entsprechende Option in der Liste der verfügbaren Optionen für Export auswählen.

Export im PDF paginamedia (xpub-suite)-Format

Nachdem Sie die PDF paginamedia (xpub-suite)-Option ausgewählt haben, sollten Sie:

die Vorlage für die exportierende Datei auswählen, falls mehr als eine Vorlage auf Ihrer Umgebung eingestellt wurden;

das PDF-Format auswählen, in dem Ihr exportiertes Dokument aussehen muss.

Das Feld, eine PDF-Formate auszuwählen

Erreichbare Formate sind im Export-Modal mit Radio-Buttons angezeigt. Sie können zwischen den folgenden selektieren:

Print-PDF;

Web-PDF;

PDF-UA;

PDF-A.

Es ist auch wichtig, zu bemerken, dass die Anzeige des Export-Modals, sowie die Möglichkeiten, eine Vorlage auszuwählen, davon abhängen, wie viele PDF und Word Export-Vorlagen auf einer Umgebung eingestellt werden. Also, falls es im System mehr als eine PDF-Vorlage gibt, werden Sie die obere Zeile „Bitte wählen Sie eine Vorlage“ mit dem Dropdown-Menü sehen (siehe Image 330).

Wenn mehr als eine Word-Vorlage zusammen mit PDF-Vorlagen in der Umgebung eingestellt wurden, bekommen Sie noch eine Zeile „Layout“, in der Sie eine zusätzliche Vorlage wählen können.

Die Zeile "Layout" markiert

Wenn es nur eine PDF-Vorlage und mehr als eine Word-Vorlage gibt, erscheint sich nur die Zeile „Layout“, in der Word-Vorlagen angezeigt werden.

Wenn es mehr als eine PDF-Vorlage und nur eine Word-Vorlage gibt, werden Sie nur die Zeile „Bitte wählen Sie eine Vorlage“ sehen, in der PDF-Vorlagen angezeigt werden.

Falls es nur eine PDF- und nur eine Word-Vorlage eingestellt wurden, wird nur die Liste der PDF-Formate mit Radio-Buttons angezeigt.

Die Liste der PDF-Formate mit Radio-Buttons angezeigt

Nachdem Sie das erforderliche Format ausgewählt haben, klicken Sie „Exportieren“ an und der Export-Prozess wird anfangen.

Sobald der Export-Prozess abgeschlossen wird, könnten Sie die PDF-Datei in der Liste der exportierten Dokumente finden, auf diese Datei klicken und den Herunterladen-Prozess starten.

Die Liste der exportierten Dateien

Hinweis: Text im Dokument soll mit „Überschrift 1“ formatiert werden, damit dieser Text in der exportierten PDF-Datei sichtbar sein kann.

8.5Dokumente als ePUB exportieren

Sie können auch Dokumente im ePUB-Format exportieren. Um das zu erledigen, öffnen Sie den Export-Menü und selektieren Sie dort das entsprechende Format „ePUP paginamedia (xpub-suite)“.

Die Option "ePUB paginamedia (xpub-suite)" markiert

Es gibt zwei Wege, fortzufahren:

ein Layout für das Dokument auszuwählen, falls einige Export-Vorlagen in Ihrem System eingestellt wurden;

den Export-Prozess sofort anzufangen, falls es nur eine PDF-Vorlage und nur eine Word-Vorlage für ePUB-Export eingestellt wurden.

Ein Layout für ePUB-Export auswählen

Das Prinzip von der Anzeige des ePUB Export-Modals ist ähnlich, wie es im vorherigen Abschnitt für PDF paginamedia (xpub-suite)-Export beschrieben wurde, siehe 8.4. Hinweis: im Gegensatz zu PDF paginamedia (xpub-suite)-Export, im ePUB-Export sind keine Layouts mit Radio-Buttons verfügbar.

Nachdem die erforderliche Export-Vorlage gewählt wurde, klicken Sie „Exportieren“ an, um den Export-Prozess zu starten. Sobald der Prozess abgeschlossen wird, erscheint sich die exportierte Datei in der Liste der Dateien für Herunterladen.

ePUB-Datei in der Liste der Dateien für Herunterladen angezeigt

8.6Dokumente als PDF über API-Publizieren exportieren

Der Exporttyp "PDF über API-Publizieren" erlaubt die PDF-Ausgabe der Dokumente über Publish API Integrierung. Dieser Exporttyp ist verfügbar, nur wenn die erforderlichen Vorlagen im System eingestellt werden.

Also, um PDF-Export über API-Publizieren zu starten, klicken Sie auf die Option "Exportieren" in der linken Symbolleiste und dort wählen Sie "PDF über API-Publizieren" auf.

Die Option "PDF über API-Publizieren markiert

Danach eröffnet sich das Modalfeld, wo Sie den Exportprozess bestätigen oder abbrechen sollen.

Die Tasten, den Exportprozess zu bestätigen oder abzubrechen

Sobald eine PDF-Datei bereit ist, erscheint sich diese Datei in der Liste der Dateien zum Herunterladen oben rechts (siehe Image 333).

8.7Asynchroner Export von Dateien

Beim asynchronen Export hindert Sie das Herunterladen einer Datei und das anschließende Warten auf den Abschluss des Downloads nicht, weiter an Ihrem Dokument zu arbeiten. Sie können Ihre Datei kurz nach dem Klicken auf die Schaltfläche zum Exportieren von Dokumenten bearbeiten.

Sobald Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“ geklickt haben, wird neben Ihrem Avatar ein neues „Download-Symbol“ auftauchen, das anzeigt, dass der Download-Vorgang gestartet wurde. Das Download-Symbol benachrichtigt Sie, wenn der Download abgeschlossen ist, und hält heruntergeladene Dateien für eine bestimmte Anzahl von Tagen in der Liste der heruntergeladenen Dateien verfügbar. Diese Nummer wird individuell pro System festgelegt, die Standardnummer ist jedoch drei. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie weiterhin alle heruntergeladenen Dateien herunterladen.

Download-Symbol und Liste der heruntergeladenen Dateien hervorgehoben

Sobald ein Download-Vorgang ausgeführt wird, werden neben dem Download-Symbol ein Spinner und eine entsprechende Meldung angezeigt. Der Spinner dreht sich so lange, bis der Downloadvorgang komplett abgeschlossen ist.

Meldung zum Start des Exportvorgangs hervorgehoben

Wenn der Download einiger Dateien fehlgeschlagen ist, können Sie ihn auch in der Liste der heruntergeladenen Dateien finden.

Nach dem Klicken auf das Download-Symbol wird daher die Liste der Downloads mit allen Downloads angezeigt

erfolgreich heruntergeladene Dateien,

Dateien, die gerade heruntergeladen werden und

Dateien, deren Download fehlgeschlagen ist

Sie können einen laufenden Downloadvorgang in der Liste der heruntergeladenen Dateien abbrechen, indem Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren und auf das Symbol „Löschen“ klicken. Danach wird die heruntergeladene Datei nicht mehr in der Liste der Downloads angezeigt.

Sie können eine erfolgreich heruntergeladene Datei herunterladen, indem Sie einfach auf den Dateinamen klicken.

Sie können eine Datei aus der Liste der Downloads entfernen.

1.manuell

Manuelles Löschen von hervorgehobenen Dateien

2.über die Schaltfläche „Alles löschen“ oder

Schaltfläche "Alles löschen" hervorgehoben

3.automatisch löschen, d. h. Sie sollen standardmäßig drei Tage warten, bis Ihre Dateien automatisch gelöscht werden.

Sobald einige der Dateien aus der Liste der heruntergeladenen Dateien gelöscht wurden, wird die Nummer neben dem Download-Symbol entsprechend aktualisiert. Und sobald nach dem Löschen der Datei keine Einträge mehr in der Liste vorhanden sind, wird das Download-Symbol verschwinden.

9Systemaktualisierung

Sobald die neue Version des SMASHDOCs-System fertig ist, ist es notwendig, alle SMASHDOCs-Umgebungen zu aktualisieren, damit die Nutzer verbesserte Systemleistung haben und neue Features bekommen. Während der Aktualisierung ist das System bis 30 Minuten nicht verfügbar. Deswegen, ist es sehr wichtig, alle Nutzer über das Datum und die Zeit der geplannten Aktualisierung zu informieren, um die Schwierigkeiten mit dem Speichern der Änderungen im Dokument, sowie die Probleme mit häufig benutzten Funktionen zu vermeiden.

Alle Nutzer werden über anstehende Systemaktualisierung mit zwei entsprechenden Nachrichten informiert. Ungefähr 3-5 Minuten vor der Aktualisierung erscheint sich die erste gelbe Nachricht mit der bestimmten Zeit der Aktualisierung.

Die Nachricht vor 3-5 Minuten bis zur Aktualisierung

1 Minute vor der Aktualisierung bekommen Sie die rote Nachricht mit dem Runterzählen.

Nachricht mit dem Runterzählen

Sobald die hingewiesene Zeit kommt, werden Sie automatisch ausgeloggt und sehen Sie die Seite mit dem Aktualisierungsprozess. Nachdem die Aktualisierung abgeschlossen wurde, werden Sie zur Login-Seite zurückgekehrt und dann könnten Sie neu einloggen und weiter Dokumente bearbeiten.

10Bestätigungsfenster vor dem Schließen

Jedes Mal, wenn Sie die Seite neu laden oder den Tab schließen, während der Bearbeitung des Dokuments in SMASHDOCs, erscheint sich ein Bestätigungsfenster, damit Sie keine wichtigen Änderungen im Dokument verlieren.

Bestätigungsfenster vor dem Schließen

Also, wird dieses Fenster angezeigt, wenn Sie starten, eine Seite neu zu laden oder zu schließen:

während der Bearbeitung des Dokuments im Überarbeitungsmodus, in dem es Überarbeitungsabschnitte mit nicht gespeicherten Änderungen gibt;

während Sie ein neues Dokument über die Option „Projekte“ generieren;

beim Erstellen eines Dokuments über die Option „Beginne mit einer Vorlage“;

beim Erstellen einer Ankündigung;

während Sie Änderungen in Benutzereinstellungen machen;

während Sie eine Einladung ins Dokument schicken;

bei der Bearbeitung der Abbildungen/Tabellen/Formeln/PDFs;

während die Inline-Elemente (Querverweise, Inline-Bilder, Inline-Dateien, Register, Inline-Formel, Literaturverweise) eingefügt werden;

während Sie die Metadaten des Dokuments beim Erstellen oder Importieren einfügen.

Hinweis: das funktioniert in Chrome und Safari Browsern.