19.09.2018|Olena Dovzhenko

Handbuch

Version: 2.9.4

1Registrierung und Anmeldung

1.1Registrierung

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich für SMASHDOCs zu registrieren:

  1. Registrierung über die Startseite
  1. Registrierung über einen Einladungslink
Image 1:Startseite mit "Registrieren"-Button

Nach einem Klick auf "Keinen Account? Erstellen Sie Ihren!" wird man zur Eingabe der persönlichen Daten aufgefordert.

Image 2:Registrierungsseite

Hat man die Registrierungsseite ausgefüllt und den Nutzungsbedingungen zugestimmt, erhält man nach einem Klick auf "Neuen Account anlegen" eine E-Mail mit einem Verifizierungslink. Erst nach Aufruf dieses Links, der sogenannten Benutzeraktivierung, kann man SMASHDOCs im vollen Umfang nutzen.

Wurde man von einem anderen Benutzer eingeladen, erhält man eine E-Mail mit einem Link. Nach Aufruf dieses Links wird man sofort auf die Registrierungsseite weitergeleitet. In diesem Fall ist es nicht möglich, eine andere E-Mail-Adresse zu vergeben.

1.2Anmeldung

Die Voraussetzung für die Anmeldung bei SMASHDOCs ist eine komplett durchgeführte Registrierung wie im vorherigen Kapitel beschrieben. Ist diese erfolgt, gibt man nach dem Aufruf der SMASHDOCs-Seite seine E-Mail-Adresse sowie das vergebene Passwort ein und klickt auf den Login-Button.

2Dokumente verwalten

2.1Die Dokumentenliste

2.1.1Meine Dokumente

Nach dem Login gelangt der Benutzer unmittelbar zur Dokumentenliste, welche eine Auflistung aller Dokumente zeigt, die er selbst erstellt hat, oder bei denen er zur Zusammenarbeit eingeladen wurde. Jeder neue Benutzer findet in seiner Dokumentenliste ein von uns erstelltes Dokument, in Form eines Handbuches über die Stadt München, um das SMASHDOCS Format kennen zu lernen.

Image 3:Ansicht der Dokumentenliste (Beispiel)

Zu jedem Dokument werden die folgenden Informationen angezeigt:

  • Lesezeichen inklusive Fälligkeitsdatum (sofern aktiviert)
  • Status (Entwurf, Überarbeitung)
  • Dateiname des Dokuments
  • Letzte Änderung
  • Neuigkeiten-Symbol (nur angezeigt, wenn es Änderungen im Dokument gibt, die der Benutzer noch nicht gesehen hat)
  • Ungeöffnet-Symbol (nur angezeigt, wenn ein Dokument noch nicht geöffnet wurde)

Durch einen Klick auf einen Eintrag in der Dokumentenliste, wird das ausgewählte Dokument geöffnet und in einem neuen Browser-Tab angezeigt.

Ein neues Dokument kann man mithilfe des grünen Plus-Buttons in der unteren rechten Ecke der Seite erstellen. Alles rund um die Erstellung eines neuen Dokuments findet sich in Kapitel 3.

2.1.2Der Bearbeitungsstatus

Ein Dokument kann verschiedene Bearbeitungsstatus haben.

  • Entwurfsmodus
  • Überarbeitungsmodus

2.1.2.1Der Entwurfsmodus

Auf Dokumente im Entwurfsmodus hat ausschließlich der Ersteller Zugriff. Nur er kann den Inhalt dieser Dokumente nach Belieben ändern. Die Änderungen werden vom System nur dann protokolliert, wenn der Benutzer auf den Button "Änderungen nachverfolgen" in der oberen Kopfzeile des Dokuments klickt. Dieser Button ist sichtbar, wenn im Dokument ein aktiver Benutzer einschließlich aller deaktivierten Benutzer vorhanden ist. Andere Benutzer können den Inhalt eines Dokuments, welches sich gerade im Entwurfsmodus befindet, weder lesen noch bearbeiten. Um weiteren Personen Zugriff auf ein Dokument im Entwurfsmodus zu gewähren, muss der Ersteller den Überarbeitungsmodus starten, wofür er in der oberen Kopfzeile des Dokuments auf den grünen Button "Teilen" klickt.

Image 4:Buttons für "Teilen" und "Änderungen verfolgen" in der oberen Kopfzeile des Dokuments

2.1.2.2Der Überarbeitungsmodus

Im Überarbeitungsmodus werden alle Änderungen am Inhalt des Dokuments nachvollziehbar dokumentiert und in der Änderungsansicht angezeigt. Der Ersteller kann anderen Personen Zugriff auf das Dokument gewähren und sie mit verschiedenen Bearbeitungsrechten ausstatten (siehe dazu auch Kapitel 5).

2.1.3Das Kontextmenü nutzen

Das Kontextmenü für ein Dokument wird immer dann im rechten Bereich der Dokumentenliste sichtbar, wenn der Benutzer mit dem Mauszeiger über einen Eintrag fährt.

Image 5:Kontextmenü-Icon in der Dokumentenliste

Die angebotenen Auswahlmöglichkeiten für ein Dokument im Kontextmenü, unterscheiden sich je nach Rolle und Zusatzrechten des Benutzers.

Für Dokumente im Entwurfsmodus enthält das Kontextmenü folgende Auswahlmöglichkeiten:

  1. Öffnen
  1. Bearbeiten
  1. Verschieben
  1. Duplizieren
  1. In den Papierkorb schieben
Image 6:Kontextmenü eines Dokuments

Der Benutzer kann nur dann die Stammdaten des Dokuments bearbeiten, wenn er die Rechte des Admins hat.

2.1.4Dokumente mit Neuigkeiten erkennen

Links, in der Tableiste, werden einem Benutzer Neuigkeiten zu einzelnen Dokumenten im Tab "Meine Neuigkeiten" angezeigt.

Image 7:Tableiste links, Tab "Meine Neuigkeiten" hervorgehoben

Das Tab "Meine Neuigkeiten" wird nur dann angezeigt, wenn es für einen Benutzer Dokumente im Überarbeitungsmodus gibt, an denen dieser mitarbeitet und welche ungesehene Änderungen, ausstehende Entscheidungen oder ungelesene Unterhaltungen enthalten. Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, wird das Tab mit der Nummer der Dokumente, welche Neuigkeiten enthalten, nicht angezeigt. Dabei werden Dokument, die mehrere Änderungen enthalten, nicht mehrfach gezählt.

Ob ein Dokument ungesehene Änderungen enthält, wird in der Spalte "Neuigkeiten" in der Dokumentenliste angezeigt.

Image 8:Spalte und Icon "Neuigkeiten" in der Dokumentenliste

2.1.5Bisher ungeöffnete Dokumente erkennen

Links in der Tableiste werden einem Benutzer über das Tab "Ungeöffnet" alle Dokumente angezeigt, zu denen der Benutzer eingeladen wurde, und die er seitdem noch nicht geöffnet hat. Der rote Zähler neben dem Tab zeigt die Zahl der ungeöffneten Dokumente.

Image 9:Tableiste links, Tab "Ungeöffnet" hervorgehoben

Der Status "Ungeöffnet" wird automatisch angepasst, wenn der Benutzer das Dokument erstmalig aufruft.

Das Symbol für die ungeöffneten Dokumente wird auch unter dem Tab "Ungeöffnet" in der Dokumentenliste gezeigt.

Image 10:Tab und Symbol "Ungeöffnet"

2.1.6Dokumente mit Lesezeichen und Fälligkeitsdatum versehen

Für jedes Dokument in der Dokumentenliste, zu dem ein Benutzer zur Zusammenarbeit eingeladen wurde, oder welches er im Entwurfsmodus erstellt hat, können Lesezeichen vergeben werden.

Verfügt mindestens ein Dokument über ein aktives Lesezeichen, wird links in der Leiste das Tab "Meine Favoriten" angezeigt.

Der Zähler des Tabs gibt dabei die Zahl der Dokumente wieder, für die ein Lesezeichen gesetzt wurde.

Ein Lesezeichen kann durch den Benutzer gesetzt werden, indem er auf das Stern-Symbol in der Dokumentenliste klickt. Der Benutzer kann dafür auch den Hotkey (Ctrl + Shift + B) für PC / (CONTROL + SHIFT + B) für MAC benutzen.

Je nach Status, hat das Symbol eine unterschiedliche Farbe:

  • Weiß: kein Lesezeichen gesetzt
  • Gelb: Lesezeichen gesetzt ohne/mit Fälligkeitsdatum (das noch nicht erreicht ist)
  • Rot: Lesezeichen gesetzt und Fälligkeitsdatum erreicht bzw. überschritten

Wird ein Lesezeichen gesetzt, kann der Benutzer ein Fälligkeitsdatum im daraufhin erscheinenden Eingabefeld festlegen.

Das Fälligkeitsdatum für ein Lesezeichen kann folgende Merkmale haben:

  1. Bevorstehend
  1. Fällig
  1. Überfällig
Image 11:Darstellung verschiedener Lesezeichen in der Dokumentenliste

Sobald ein Lesezeichen das gesetzte Fälligkeitsdatum erreicht oder auch überschritten hat, wird der Zähler am Tab, ebenso wie das Symbol am Dokument selbst, in rot angezeigt.

Image 12:Tab "Meine Favoriten" mit mindestens einem fälligen oder überfälligen Lesezeichen

Gibt es hingegen ausschließlich Dokumente mit bevorstehendem Fälligkeitsdatum, wird der Zähler am Tab in grau dargestellt.

Image 13:Tab "Meine Favoriten" ohne fällige Lesezeichen

Hinweis: Die von einem Benutzer gesetzten Lesezeichen und ggf. definierten Fälligkeitsdaten, sind nur für den Benutzer selbst sichtbar und können demnach auch nur von diesem geändert bzw. deaktiviert werden.

2.1.7Dokumentenliste filtern

Für die Liste der angezeigten Dokumente stehen dem Benutzer die folgenden Filtermöglichkeiten im oberen Bereich der Dokumentenübersicht zur Verfügung:

  1. alle Dokumente (Alle)
  1. Dokumente im Überarbeitungsmodus (Überarbeitung)
  1. Dokumente im Entwurfsmodus (Entwurf)
  1. Dokumente mit Neuigkeiten (Neuigkeiten)
Image 14:Filter in der Dokumentenliste

Je nachdem, welcher Filter von einem Benutzer ausgewählt wurde, wird die Anzahl und auch die Darstellung der aufgelisteten Dokumente entsprechend angepasst.

2.2Dokumente in Ordnern verwalten

2.2.1Der Standardordner "Meine Dokumente"

Für die Verwaltung von Dokumenten und die Strukturierung von Inhalten in SMASHDOCs, verfügt jeder Benutzer über den Ordner "Meine Dokumente" innerhalb der Tableiste.

Image 15:Der Standardordner in der Dokumentenliste

Dieser Ordner kann weder gelöscht noch umbenannt werden und dient als standardmäßige Ablage für alle Dokumente, die ein Benutzer neu erstellt hat, oder zu denen er von anderen Benutzern zur Überarbeitung eingeladen wurde.

Innerhalb des Ordners können neben Dokumenten auch neue Ordner auf verschiedenen Hierarchieebenen erstellt werden, mit deren Hilfe der Benutzer inhaltliche Strukturierungen nach Themen, Projekten, usw. vornehmen kann.

Image 16:Kontextmenü des Standardordners

2.2.2Neue Ordner und Unterordner erstellen

Neue Ordner der obersten Hierarchieebene, werden über das Kontextmenü des Ordners "Meine Dokumente" erstellt. Ordner nachfolgender Hierarchieebenen können dann entsprechend über das jeweilige Kontextmenü der Unterordner angelegt werden.

Das Kontextmenü eines Ordners bietet die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

  1. Neuen Ordner anlegen
  1. Bearbeiten
  1. Löschen
Image 17:Kontextmenü eines Ordners

Auf der selben Ebene können keine Ordner mit identischem Namen angelegt werden. In einem solchen Fall wird der Benutzer beim Anlegen darauf hingewiesen und zur Eingabe eines neuen Ordnernamens aufgefordert.

2.2.3Bestehende Ordner verschieben

Ordner in SMASHDOCs lassen sich mit Drag & Drop beliebig verschieben. Der Benutzer wählt den zu verschiebenden Ordner aus und zieht ihn auf die neue Position. Sollten sich auf dieser Ebene bereits Ordner befinden, wird der neue Ordner nach alphabetischer Reihenfolge automatisch in die Struktur einsortiert.

Hat ein Ordner weitere Unterordner, werden diese ebenfalls mit verschoben, die Hierarchie bleibt allerdings bestehen. Auch hier ist es nicht möglich, zwei Ordner mit identischem Namen auf dieselbe Ebene zu verschieben. Sollte dies durch das Verschieben eintreten, erhält der Benutzer ebenfalls einen Warnhinweis.

2.2.4Bestehende Ordner bearbeiten oder löschen

Nachdem ein Benutzer Ordner und Unterordner angelegt hat, um die ihm zugänglichen Dokumente in SMASHDOCs zu strukturieren, können Ordner nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Über das Kontextmenü an einem Ordner stehen diese Funktionen zur Auswahl:

  1. Neuen Folder anlegen
  1. Bearbeiten
  1. Löschen

Auch das Umbenennen von Ordnern erlaubt keine identischen Namen auf derselben Ebene. Wird ein Ordner gelöscht, der Dokumente enthält, werden diese automatisch in den Ordner "Meine Dokumente" verschoben.

2.2.5Dokumente verschieben

Auch einzelne Dokumente können mit Drag & Drop verschoben werden. Einfach ein Dokument aus der Liste auswählen und in der Ordneransicht links in den gewünschten Ordner ziehen.

2.3Die Suchfunktion

Die Suche wird aus der Dokumentenansicht heraus gestartet. Ein Klick auf die Lupe in der Kopfzeile öffnet den Suchdialog.

Image 18:Die Suchfunktion in der Dokumentenansicht

Die Suchfunktion findet man auch im Tab "Suche" in der Tableiste links.

Image 19:Die Suchfunktion in der Tableiste hervorgehoben

Gesucht wird nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren Suchbegriffen sowohl für Dokumente als auch für Ordner und Dokumenten-Tags.

2.3.1Suchergebnisse nach Ergebnistyp filtern

Über die Filterfunktion auf der linken Seite des Dialogs können die Suchergebnisse weiter präzisiert werden. Zur Auswahl stehen dazu folgende Parameter:

  • Alle (Standardeinstellung)
  • Dokumente
  • Ordner
  • Tags
  • Papierkorb
Image 20:Suchdialog mit Filter = "Alle"

2.3.2Ordnerpfad zu Dokumenten

Unter jedem Dokument in der Suchergebnis-Liste wird jeweils der Ordnerpfad angezeigt, in welchem sich das jeweilige Dokument befindet.

Image 21:Anzeige des Ordnerpfads in der Ergebnisliste

Will man direkt einen Ordner öffnen und sich alle dort befindenden Dokumente anschauen, klickt man auf den jeweiligen Name in der Ergebnisliste.

2.3.3Nach Dokumenten suchen

Um nach Dokumenten zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern passende Dokumente gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt (Ordner & Tags).

Um nur Dokumente als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter "Dokumente" oben rechts in dem Suchdialog.

Klickt man auf ein Dokument in der Ergebnisliste, wird dieses in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

2.3.4Nach Ordnern suchen

Um nach Ordnern zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern Order gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt.

Um nur Ordner als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter "Ordner" oben rechts in dem Suchdialog.

Durch Klick auf einen Ordner in der Ergebnisliste, wird der Ordner im gleichen Browser-Tab geöffnet, und es werden alle Dokumente des gewählten Ordners angezeigt.

2.3.5Dokumente über Tags suchen

Wurde ein Dokument mit Tags versehen, zeigt die Ergebnisliste ggf. auch ein Tag als Ergebnis an. Wird ein Tag ausgewählt, zeigt SMASHDOCs nicht nur die so getaggten Dokumente in der Ergebnisliste an, sondern zusätzlich alle Tags, die mit dem zuvor ausgewählten Tag kombiniert wurden. Ein weiterer Klick auf Tag in der Tagliste links, fügt auch dieses Tag den Suchbegriffen hinzu und schränkt damit die Ergebnisse weiter ein.

Ein Tag kann jederzeit wieder aus dem Suchbegriffsbereich entfernt werden. Dadurch wird die Liste der verbundenen Tags neu berechnet.

Image 22:Ergebnisliste nach Suche über Tags

3Dokumente erstellen und abstimmen

3.1Ein Dokument schreiben

3.1.1Ein neues Dokument erstellen

3.1.1.1Ein neues Dokument in SMASHDOCs schreiben

Ein neues Dokument wird in SMASHDOCs immer im Entwurfsmodus erstellt. Im Entwurfsmodus arbeitet der Ersteller alleine am Dokument. Die Änderungen des Inhalts oder der Struktur werden protokolliert, wenn der Benutzer auf den Button "Änderungen nachverfolgen" in der oberen Kopfzeile des Dokuments klickt. Für eine kurze Erläuterung der verschiedenen Bearbeitungsstatus siehe auch Kapitel 2.1.2.

Image 23:Modaler Dialog, der erklärt, was nach dem Starten der "Änderungen nachverfolgen" Funktion passiert

Um ein neues Dokument zu erstellen, klickt der Benutzer auf den grünen Plus-Button in der unteren rechten Ecke der Dokumentenansicht und wählt "Dokument schreiben" in dem geöffneten Dialog aus oder benutzt die Tastenkombination (Ctrl + Shift + N) für PC / (CONTROL + SHIFT + N) für MAC.

Image 24:Button zum Erstellen eines neuen Dokuments

Danach öffnet sich ein Dialogfenster.

In diesem Dialog werden zunächst die Metadaten des Dokuments festgelegt:

  1. Dateiname (wird automatisch ausgefüllt, kann manuell angepasst werden) (Pflichtfeld)
  1. Titel (Pflichtfeld)
  1. Untertitel (optional)
  1. Kurzbeschreibung (optional)
  1. Tags (optional)
  1. Fußzeile (optional)

Nach einem Klick auf "Dokument erstellen", wird das neue SMASHDOC in dem Ordner gespeichert, in dem es erstellt wurde und bearbeitet werden kann.

Die wesentliche Eigenschaft eines Dokuments in SMASHDOCs ist es, dass es in unterschiedliche Abschnitte unterteilt wird. Dadurch ist es später im Überarbeitungsmodus sehr schnell und einfach möglich, Änderungen einzuarbeiten, diese in den Versionen eines Abschnitts nachzuvollziehen und anschließend darüber zu entscheiden.

Jedes Mal, wenn der Benutzer im Entwurfsmodus auf ENTER drückt, wird ein neuer Abschnitt erstellt. Ein Abschnitt verfügt dabei über spezielle Ebenen- und Formatierungsinformationen.

Die Ebeneninformationen aller Abschnitte eines Dokuments ermöglichen es, ein jederzeit logisch korrekt strukturiertes Dokument zu erstellen. Unlogische Strukturen innerhalb eines Dokuments, wie z.B. eine inkonsistente Gliederungsnummerierung, sind in SMASHDOCs nicht möglich.

Die Formatierungsinformationen ermöglichen es dem Benutzer, Abschnitte mit unterschiedlichen Eigenschaften, wie zum Beispiel Überschriften oder Listen, zu erstellen.

Dokumente können außerdem Bilder oder Tabellen enthalten. Für diese werden keine Formatierungseigenschaften vergeben. Jede Abbildung oder Tabelle erhält jedoch automatisch eine chronologische Nummerierung. Außerdem hat der Benutzer die Möglichkeit eine kurze Bild- bzw Tabellenunterschrift hinzuzufügen.

3.1.1.2Ein Word-Dokument in SMASHDOCs importieren

Alternativ zum Schreiben eines neuen Dokuments in SMASHDOCs, hat der Benutzer auch die Möglichkeit, ein bestehendes Word-Dokument im "docx-Format" zu importieren. Das doc-Format wird nicht unterstützt.

Image 25:Button zum Importieren eines Dokuments

Dazu klickt der Benutzer in der Dokumentenansicht auf den Button "Dokument importieren". Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem entweder ein Dokument mittels Drag & Drop eingefügt, oder der lokale Datenspeicher des Computers durchsucht werden kann.

Image 26:Dialog zum Import eines Dokuments

Im zweiten Schritt kann festgelegt werden, wie die identifizierten Formatierungsvorlagen aus Word in SMASHDOCs umgesetzt werden sollen. Dabei kann für Überschriften und gliederungsnummerierte Textabschnitte auch die Gliederungsebene angepasst werden. Wird keine Auswahl getroffen, versucht SMASHDOCs, die WORD-Formatierungsvorlagen so gut wie möglich umzusetzen.

Image 27:Dialog zum Konvertieren von Formatierungen

Nach einem Klick auf "Dokument importieren", können nun im dritten Schritt die Metadaten des Dokuments bearbeitet werden.

Image 28:Metadaten eines Importdokuments bearbeiten

Im Anschluss wird aus der Word-Datei ein SMASHDOCs Dokument erstellt. Hierbei werden die Formatierungen aus dem Word-Dokument in SMASHDOCs übernommen wie zuvor vom User bzw. vom System festgelegt, sofern diese technisch eindeutig erkennbar und konvertierbar sind.

Das neue Dokument befindet sich nach dem Import dann im Entwurfsmodus und kann, wie ein in SMASHDOCs erstelltes Dokument, als Entwurf bearbeitet werden und im nächsten Schritt zur Überarbeitung freigegeben werden.

3.1.1.3Ein sdox Dokument in SMASHDOCs importieren

Um ein sdox Dokument in SMASHDOCs zu importieren, geht man genauso vor, wie bei der Importierung eines dox Dokuments. Die Beschreibung hierzu finden Sie in dem Abschnitt 3.1.1.2.

3.1.2Einen Textabschnitt erstellen

Sobald der Benutzer ein neues Dokument erstellt hat, können schnell und einfach neue Textabschnitte angelegt werden.

Ein neu erstelltes Entwurfsdokument verfügt dabei immer über einen leeren Standardabschnitt.

Image 29:Ansicht der ersten Section eines neu erstellten Dokuments

Klickt der Benutzer in den leeren Abschnitt, kann er sofort mit dem Erstellen von Inhalten beginnen und Texte schreiben. Weitere Abschnitte werden nach jeder Betätigung der "ENTER"-Taste angelegt.

Auch bei einem importierten Dokument, kann an beliebiger Stelle ein neuer Abschnitt durch Betätigung der ENTER Taste eingefügt werden.

SMASHDOCs speichert neue Inhalte automatisch und kontinuierlich ab.

Neue Abschnitte müssen nicht zwingend Text enthalten, sondern können auch leer gespeichert werden. Im Dokument wird dann ein Weißraum angezeigt.

3.1.3Undo (Cmd + Z) / Redo (Cmd + shift + Z)

Wenn ein Benutzer etwas geschrieben und einen Fehler gemacht hat, kann er ihn mit der Tastenkombination (Cmd + z) = "Undo" löschen (rückgängig machen). Die Rückgängig-Aktion löscht das letzte geschriebene Wort im Abschnitt. Die Anzahl der Undos ist nur durch die Anzahl der Wörter im Bearbeitungsabschnitt begrenzt. Nach dem Einfügen von Weblink/ Querverweis/Fußnote können diese und der Text vorher nicht rückgängig gemacht werden.

Hinweis: Wenn der Benutzer den Bearbeitungsbereich verlässt oder außerhalb des zu bearbeitenden Abschnitts klickt, Änderungen vornimmt und anschließend das Dokument oder Programm schließt, können Änderungen, die zuvor vorgenommen wurden, nicht rückgängig gemacht werden.

Jede Rückgängig-Aktion kann auch wiederholt werden (Cmd + Shift + Z). Die Wiederholung kann unmittelbar nach der zuvor rückgängig gemachten Aktion ausgeführt werden. Die Anzahl der Redos ist nur durch die Anzahl der durchgeführten Undos begrenzt.

3.1.4Magic Tabs

Jeder Listelement im Dokument hat die Option "Magic Tabs". Wenn die Option «Magic Tabs» im Dokument aktiviert ist, beginnt der Inhalt des Listenelements auf der nächsten Global Grid Ebene. Um die "Magic Tabs" zu aktivieren, muss der Benutzer den Tab "Dokumentenoptionen zeigen" links in der Tableiste öffnen und ein Häckchen in die kleine Box daneben setzen. Wenn der Benutzer das Häckchen wegmacht, wird die Option "Magic Tabs" deaktiviert.

Die Aktivierung der "Magic Tabs" bietet dem Benutzer die Möglichkeit, den Inhalt in seinen Listen gemäß der gesetzten im Global Grid Ebenen zu organisieren. Siehe die Unterschiede mit den Magic Tabs "aus" Image 30 und den magischen Tabs "ein" Image 31.

Image 30:Magic tabs "aus"
Image 31:Magic tabs "ein"

3.1.5SD Hotkeys

AusrichtungPCMAC
zentriert Ctrl + Alt + CCONTROL + Alt + C
linksbündigCtrl + Alt + LCONTROL + Alt + L
rechtsbündigCtrl + Alt + RCONTROL + Alt + R
BlocksatzCtrl + Alt + JCONTROL + Alt + J
Table 1:Hotkeys für die Ausrichtung
ZeichenformatierungenPCMAC
FettCtrl + BCONTROL + B / COMMAND + B
KursivCtrl + ICONTROL + I / COMMAND + I
UnterstrichenCtrl + UCONTROL + U / COMMAND + U
DurchgestrichenCtrl + DCONTROL + S
HochstellenCtrl + Plus signCONTROL + Plus sign
TiefstellenCtrl + Minus signCONTROL + Minus sign
TranskriptCtrl + TCONTROL + T
KapitälchenCtrl + 0 (zero)CONTROL + 0 (zero)
Table 2:Hotkeys für die Zeichenformatierungen
Einfügungen PCMAC
Fußnote einfügenCtrl + Shift + FCONTROL + SHIFT + F
Indexeintrag einfügenCtrl + Shift + ICONTROL + SHIFT + I
Randnotiz einfügenCtrl + Shift + SCONTROL + SHIFT + S
Weblink einfügenCtrl + Shift + LCONTROL + SHIFT + L
Querverweis einfügenCtrl + Shift + RCONTROL + SHIFT + R
Seitenumbruch oberhalb einfügenCtrl + Shift + PCONTROL + SHIFT + P
Persönliches Abschnitss-Lesezeichen einfügenCtrl + Shift + PCONTROL + SHIFT + P
Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigebenCtrl + Shift + ECONTROL + SHIFT + E
Table 3:Hotkeys für die Einfügungen
Änderungsvorschläge entscheidenPCMAC
Änderungsvorschläg annehmenCtrl + Alt + YCONTROL + ALT + Y
Änderungsvorschläg ablehnenCtrl + Alt + NCONTROL + ALT + N
Table 4:Hotkeys für die Änderungsvorschläge
KommentarePCMAC
Kommentar erstellenCtrl + Shift + CCONTROL + SHIFT + C
Antwort sendenTab + EnterTAB + RETURN
Table 5:Hotkeys für die Kommentare
SonstigesPCMAC
Neues Dokument erstellenCtrl + Shift + NCONTROL + SHIFT + N
Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt speichernCtrl + SCOMMAND + S
Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt verwerfenEscESC
Ankündigung sendenTab + EnterTAB + RETURN
ExportierenCtrl + ECOMMAND + E
KopierenCtrl + CCOMMAND + C
AusschneidenCtrl + XCOMMAND + X
EinfügenCtrl + VCOMMAND+ V
Table 6:Hotkeys für Sonstiges

3.1.6Ein Bild einfügen

Neben Textabschnitten kann ein Dokument auch Bilder enthalten. Dem Benutzer stehen bei SMASHDOCs verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung Bilder in Dokumente einzufügen.

Der Benutzer klickt zunächst in den Abschnitt, unter dem das neue Bild eingefügt werden soll. Danach klickt er in der Formatierungsleiste auf den Button "Bild einfügen".

Image 32:Button "Bild einfügen" in der Formatierungsleiste

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Dialogfenster für das Hinzufügen von Bildern. Dort lässt sich auf folgende Weise ein Bild einfügen:

  1. Manueller Upload und Auswahl des Bildes aus der Dateiablage
  1. Einfügen eines Bildes per Drag & Drop

Für den manuellen Upload eines Bildes, öffnet der Benutzer mit einem Klick auf durchsuchen den Dateibrowser seines Rechners, aus welchem er das gewünschte Bild auswählen kann.

Um ein Bild per Drag & Drop einzufügen, muss der Benutzer das Bild lediglich mit dem Mauszeiger von einem beliebigen Verzeichnis oder der Ablage seines Computers auswählen und in den vordefinierten Bereich des Dialogs ziehen. Das Bild wird dann automatisch eingefügt.

Zusätzlich kann der Benutzer einen Titel vergeben, welcher nach dem Speichern sowohl unterhalb des Bildes, als auch im Bildverzeichnis angezeigt wird.

Für jedes Bild kann individuell über das Auswahlfeld im unteren Teil des Dialogs entschieden werden, ob eine Nummerierung vergeben werden soll oder nicht. Nicht nummerierte Bilder werden in der fortlaufenden Nummerierung nicht berücksichtigt, erscheinen aber weiterhin als Eintrag im Bilderverzeichnis.

Image 33:Dialogfenster "Bild hochladen"

Es ist jedoch auch möglich ein Bild direkt in das Dokument einzubetten. Der Benutzer wählt einfach die gewünschte Abbildung aus seinem lokalen Dateisystem aus und zieht sie direkt an die entsprechende Stelle im Dokument. SMASHDOCs erstellt automatisch einen Bildabschnitt und öffnet das Dialogfenster zur Eingabe des Untertitels.

Klickt der Benutzer mit dem Mauszeiger außerhalb des Dialogfensters ohne ein Bild eingefügt oder gespeichert zu haben, wird die Erstellung abgebrochen und der leere Bildabschnitt gelöscht.

Im Gegensatz zu Textabschnitten weisen Bildabschnitte keine Zusatz- oder Formatierungseigenschaften auf.

3.1.7Eine Tabelle einfügen

In SMASHDOCs besteht für einen Benutzer auch die Möglichkeit, eine Tabelle anzulegen. Ebenso wie bei Bildabschnitten wird die Tabelle entweder unter dem ausgewählten Abschnitt eingefügt oder ein zuvor ausgewählter, leerer Abschnitt wird in einen Tabellenabschnitt umgewandelt. Tabellen werden mit einem Klick auf den Button "Tabelle einfügen" erstellt.

Image 34:Button "Tabelle einfügen" in der Formatierungsleiste

Anschließend öffnet sich das Dialogfenster zum Bearbeiten der Tabelle. Der Benutzer hat die Möglichkeiten, die erste Zeile oder Spalte als "Header" fett darzustellen, die Gesamtgröße der Tabelle in Prozent einzustellen und der Tabelle einen Titel zu geben.

Außerdem kann für jede Zelle die Formatierung einzeln über die Formatierungsleiste am oberen Rand des Dialogfensters eingestellt werden.

Image 35:Dialogfenster zur Erstellung von Tabellen

Ein Rechtsklick in eine Zelle öffnet das Kontextmenü. Hierüber können neue Spalten oder Zeilen eingefügt oder vorhandene gelöscht werden.

Image 36:Menü zum Hinzufügen oder Löschen von Spalten und Zeilen

Um eine oder mehrere Spalten oder Zeilen zu verschieben, markiert man die entsprechenden Bereiche und zieht sie einfach an die gewünschte Position in der Tabelle.

Genau wie bei Bildern, ist auch die Nummerierung von Tabellen optional. Tabellen ohne Nummerierung erscheinen ebenfalls im Tabellenverzeichnis.

Auch das Importieren von Excel-Tabellen wird unterstützt. Mit Copy & Paste lassen sich somit auch große und komplexe Tabellen in SMASHDOCs abbilden. Dies funktioniert jedoch, anders als bei Bildern, nur innerhalb des Dialogfensters. Das Importieren von Tabellen per Drag & Drop direkt in das Dokument, wird nicht unterstützt.

JahrTemperaturNiederschlagSonnenschein
201410 °C701,4 l/qm1.673,8 h
20159,9 °C668,8 l/qm1.885,8 h
Table 7:Beispieltabelle "Jahreswerte München"

Ebenso wie Bildabschnitte verfügen Tabellen über keine speziellen Zusatz- oder Formatierungseigenschaften.

3.1.8Einen Weblink einfügen

SMASHDOCs erlaubt seinen Benutzern auch das Anlegen von Weblinks. Weblinks können in Textabschnitten, aber nicht in Überschriften angelegt werden.

Um einen Link anzulegen, kann der Benutzer entweder Text markieren und den markierten Text verlinken, oder einen Link ohne vorherige Textmarkierung erstellen. Der Link wird dann an die Stelle eingefügt, an welche der Mauszeiger gesetzt wurde und der Linktext kann selbst gewählt werden.

Anschließend klickt man auf den Button "Link einfügen" und wählt die Option "Weblink" aus.

Image 37:Button zum Erstellen eines Weblinks

Im Anschluss öffnet sich ein Dialog. In der oberen Eingabebox wird festgelegt, wie der Link im Dokument angezeigt werden soll, in der unteren Eingabe-Box wird der Link eingetragen.

Wurde beim Erstellen des neuen Weblinks Text markiert, ist dieser Text bereits in die obere Eingabebox eingetragen.

Image 38:Dialogfenster zum Erstellen eines Weblinks

3.1.9Einen Querverweis auf einen anderen Abschnitt einfügen

Neben Weblinks können auch Querverweise auf andere Abschnitte innerhalb eines Dokuments angelegt werden.

Ziele eines Querverweises können sein:

  • Überschriften ohne Nummerierung
  • Überschriften mit Nummerierung
  • Nummerierte Textabschnitte (ohne Überschrifteneigenschaft)
  • Tabellen
  • Bilder

Um einen Querverweis einzufügen, klickt man in einem Textabschnitt an die Stelle, an welcher der Querverweis eingefügt werden soll und anschließend auf den Button "Einen Link erzeugen". Im dann erscheinenden Menü wählt man "Querverweis" aus. Man kann auch den Hotkey (Ctrl + Shift + R) für PC / (CONTROL + SHIFT + R) für MAC benutzen.

Image 39:Button zum Erstellen eines Querverweises

Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier wählt man das Ziel des Querverweises aus und legt fest, ob nur die Nummer des jeweiligen Abschnitts und/ oder auch der darin enthaltene Text im Querverweis angezeigt werden soll.

Image 40:Dialog zur Erstellung eines Querverweises

Ein Klick auf einen gesetzten Querverweis öffnet ein Dialogfenster, in dem mehrere Optionen im Umgang mit dem Querverweis zur Verfügung stehen.

  • Gehe zum Abschnitt, auf den verwiesen wird
  • Querverweis bearbeiten
  • Querverweis löschen
Image 41:Menü zum Umgang mit Querverweisen

Die Optionen "Löschen" und "Bearbeiten" werden nur angeboten, wenn der Nutzer die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hat.

Nach dem Einführen eines Querverweises, erscheint rechts vom Text ein kleines Symbol. Durch einen Klick auf dieses Symbol, erscheint eine detaillierte Liste aller Querverweise im jeweiligen Bereich.

Ein eingefügter Querverweis wird nicht nur neben dem Abschnitt, in den der Querverweis eingefügt wurde angezeigt, sondern auch neben dem Abschnitt, auf den er verweist.

Image 42:Button für einen Überblick über alle Querverweise in einem Abschnitt bekommen

Hinweis: Querverweise können aktuell nur innerhalb eines Dokuments angelegt werden und nicht auf andere SMASHDOCs-Dokumente oder Abschnitte in anderen SMASHDOCs-Dokumenten verweisen.

3.1.10Abschnittslinks

Abschnittslinks ermöglichen es den Benutzern, einen direkten Link zu einem Abschnitt in einem Dokument zu erzeugen.

Mit einem Rechtsklick in einen Abschnitt, wird das Kontextmenü geöffnet. In diesem wählt man die Funktion "Abschnittslink anzeigen" aus. Daraufhin wird die zu diesem Abschnitt gehörende URL angezeigt.

Um diesen Abschnittslink im Dokument einzuarbeiten, verfährt man wie bei der Erstellung eines Weblinks. Ruft man den Link auf, wird man automatisch zu dem dazugehörigen Abschnitt navigiert.

Abschnittslinks können auch außerhalb von SMASHDOCs eingefügt oder per E-Mail versendet werden. Ein Klick auf den Link öffnet dann das Dokument und springt zum im Link hinterlegten Abschnitt.

3.1.11Fußnoten

An jeder beliebigen Stelle eines Textabschnitts lassen sich Fußnoten einfügen. Ein Klick auf den Button in der Menüleiste öffnet den Erstellungsdialog.

Image 43:Button zum Anlegen von Fußnoten

Fußnoten werden im Dokument fortlaufend nummeriert. Um schnell auf eine Fußnote zugreifen zu können, wählt man im Inhaltsverzeichnis den Reiter "Fußnoten" aus. Ein Klick auf die Kachel navigiert den Benutzer direkt zum entsprechenden Abschnitt.

Image 44:Anzeige einer Fußnote im Inhaltsverzeichnis und im Dokument

3.1.12Querverweise in der Tabelle

Querverweise auf andere Abschnitte innerhalb einer Tabelle angelegt werden können.

Um einen Querverweis einzufügen, klickt man zweimal in einer Tabelle an die Zelle, in welcher der Querverweis eingefügt werden soll und anschließend auf den Button "Einen Link erzeugen". Im dann erscheinenden Menü wählt man "Cross-reference".

Ziele eines Querverweises können sein:

  • Überschriften ohne Nummerierung
  • Überschriften mit Nummerierung
  • Nummerierte Textabschnitte (ohne Überschrifteneigenschaft)
  • Tabellen
  • Bilder

Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier wählt man das Ziel des Querverweises aus und legt fest, ob nur die Nummer des jeweilen Abschnitts und/ oder auch der darin enthaltene Text im Querverweis angezeigt werden soll. Dann klickt man auf den "Erstellen-Button" und Querverweis wird angelegt.

Ein Klick auf einen gesetzten Querverweis öffnet ein Dialogfenster rechts von der Tabelle, in dem mehrere Optionen im Umgang mit dem Querverweis zur Verfügung stehen.

  • Zum Querverweis gehen
  • Querverweise bearbeiten
  • Querverweise löschen

Achtung: Querverweise können nur dann bearbeitet oder gelöscht werden, wenn der Nutzer die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hat.

Hinweis: Querverweise können aktuell nur innerhalb eines Dokuments angelegt werden und nicht auf andere SMASHDOCs-Dokumente oder Abschnitte in anderen SMASHDOCs-Dokumenten verweisen.

3.1.13Fußnoten in der Tabelle

Fußnoten können in Tabellen einfügen sein.

Dazu muss der Benutzer auf das Fußnotensymbol in der Formatierungsleiste klicken. Die Fußnote wird der aktiven Zelle hinzugefügt.

Image 50:Fußnoten in Tabellen einfügen

Der Text in Fußnoten hat die nächsten Formatierungsoptionen:

  • Fett
  • Kursiv
  • Unterstrichen
  • Durchgestrichen
  • Hochgestellt
  • Tiefgestellt
  • Transkript
  • Kapitälchen
  • Web-link einfügen
  • Alle Formatierung löschen
Image 51:Formatierungsoptionen für den Text in Fußnoten

Die Fußnote wird in einer Liste von Fußnoten angezeigt.

Beim Import erscheint die Fußnote entsprechend unten auf der Seite des .docx-Dokuments.

3.1.14Verschachtelte Listen in Tabelle

Benutzer können verschachtelte Listen in Tabellen erstellen.

Aktiviere die Zelle, in der die Liste angezeigt werden soll, markiere den Text, und klicke auf den List - Button, um die Elemente aufzulisten. Es gibt zwei Arten von Listen: nummeriert und nicht nummeriert.

Image 52:Unnummerierte Liste
Image 53:Nummerierte Liste

Um zur nächsten Ebene zu gelangen, füge den Cursor direkt vor dem Text ein, welchen Du verschieben möchtest, und drücke die TAB - Taste. Der Text wird eine Ebene weiter verschoben und auf der linken Seite nummeriert.

Image 54:Liste mit mehreren Ebenen (unnummeriert)
Image 55:Liste mit mehreren Ebenen (nummeriert)

Listen können maximal neun verschiedene Ebenen enthalten.

Image 56:9-ebene Liste

3.1.15Einen Textabschnitt formatieren

3.1.16Tabellen formatieren

Tabellen in SMASHDOCs bieten verschiedene Bearbeitungsoptionen. Diese erscheinen durch öffnen der Dialogbox zum Bearbeiten der gewünschten Tabelle.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Undo
  • Redo
  • Kopfzeile
  • Kopfspalte
  • Text fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen anzeigen
  • Text hochgestellt, tiefgestellt, als Transkript, Kapitälchen formatieren
  • Ungeordnete / geordnete Liste hinzufügen
  • Formatierung löschen
  • Weblink/Querverweis hinzufügen
  • Fußnote hinzufügen
  • den Text links, rechts, zentriert oder als Blocksatz ausrichten
  • den Text oben, mittig oder unten in der Zelle ausrichten
  • Rahmen
  • Rahmenfarbe
  • Hintergrundfarbe
  • Hintergrund Intensität
  • Breite der Tabelle

3.1.16.1Individuelle Formatierung

In SMASHDOCs ist es möglich, sowohl einzelne Wörter oder Sätze, als auch komplette Abschnitte, mithilfe der individuellen Formatierung optisch hervorzuheben, um diese besser kenntlich zu machen. Es stehen folgende Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Fett
  • Kursiv
  • Unterstrichen
  • Durchgestrichen
  • Transkript
  • Kapitälchen
  • Hochgestellt
  • Tiefgestellt
  • Hervorheben
Image 58:Buttons für die individuelle Textformatierung

Um die Funktionen zu aktivieren, wählt man entweder einen kompletten Abschnitt aus, oder - sofern man nur einzelne Wörter hervorheben möchte - selektiert man die gewünschten Wörter und klickt anschließend auf die Buttons. Alternativ kann man auch die in der folgenden Tabelle genannten Tastenkombinationen nutzen.

FunktionMacWindows
fettCMD + BSTRG + B
kursivCMD + ISTRG + I
unterstrichenCMD + USTRG + U
Table 8:Tastenkombinationen für individuelle Formatierung auf Mac- und Windows-Tastaturen

Hinweise: Um Text hoch- oder tiefzustellen, muss vor dem gewünschten Wort ein Leerzeichen eingefügt werden. Anschließend selektiert man das zu formatierende Wort und klickt auf den entsprechenden Button. Die Hoch- oder Tiefstellung auf einen kompletten Abschnitt anzuwenden oder ein Wort teilweise zu formatieren ist nicht möglich.

Die individuelle Formatierung ist grundsätzlich nicht auf Überschriften, nummerierte Überschriften oder Tabellen anwendbar. Um für diese Elemente die Formatierung zu ändern, siehe Abschnitt 3.2.

3.1.16.2Verschiedene Formatierungseigenschaften

In SMASHDOCs können für einzelne Textabschnitte unterschiedliche Formatierungs- bzw. Zusatzeigenschaften vergeben werden. Diese dienen dazu, den Inhalt eines Dokuments zu strukturieren oder eine vordefinierte Eigenschaft, wie z.B. die Schriftgröße, auf Abschnitte anzuwenden. Dies kann u.a. dann erforderlich sein, wenn die Inhalte eines Dokuments als Überschriften-, Gliederungsnummerierungs- oder Listenelemente verwaltet werden sollen.

Ein Textabschnitt kann eine der folgenden Zusatzeigenschaften aufweisen:

  1. Standardtextabschnitt
  1. Überschrift ohne Gliederungsnummerierung
  1. Überschrift mit Gliederungsnummerierung
  1. Text mit Gliederungsnummerierung
  1. Liste mit Aufzählungszeichen
  1. Liste mit Nummerierung

Ist ein Textabschnitt als "Standardtextabschnitt" formatiert, weist er keine Zusatzeigenschaft auf und wird als reiner Text dargestellt und behandelt.

Textabschnitte mit der Formatierung "Überschrift ohne Gliederungsnummerierung" dienen zum Beispiel der Strukturierung des Inhalts in einzelne Kapitel und werden im Vergleich zu Standardtextabschnitten fett und in einer anderen Schriftgröße dargestellt.

Die Zusatzeigenschaft "Überschrift mit Gliederungsnummerierung" ändert einen Textabschnitt in eine Überschrift und fügt eine Nummerierung hinzu. Beim Verschieben dieses Abschnitts wird dessen Nummerierung automatisch der logischen Dokumentstruktur angepasst.

"Text mit Gliederungsnummerierung" fügt Textabschnitten eine Gliederungsnummerierung hinzu. Solche Abschnitte bilden zusammen mit den nummerierten Überschriften die gesamte Nummerierungsstruktur eines Dokuments.

Textabschnitte, die als Listen formatiert sind, verfügen entweder über Aufzählungszeichen (nicht nummerierte Liste) oder Nummerierungen (nummerierte Liste). Die Zählweise von nummerierten Listen wird dabei unabhängig von der Gliederungsnummerierung eines Dokuments vergeben. Jede Aufzählungsnummer wird hierbei als einzelner Textabschnitt behandelt. Wird die Reihenfolge der Aufzählungsabschnitte geändert, passt sich die Nummerierung automatisch an.

3.1.16.3Formatierung von nummerierten Listen

Nummerierte Listen können sich auf 6 Ebenen platzieren.

Image 59:Nummerierten Listen

Es gibt erweiterte Möglichkeiten zum Formatieren nummerierter Listen (siehe Image 60), die auf Anfrage für abonnierte Benutzer verfügbar sind. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den smartwork solutions Support.

Image 60:Advanced Design für nummerierte Listen

3.1.16.4Formatierung von nicht nummerierten Listen

Für die Formatierung von nicht nummerierten Listen auf verschiedenen Ebenen sind unterschiedliche Zeichen möglich:

Image 61:Zeichen für nicht nummerierten Listen

Zusätzlich gibt es noch eine erweiterte Option: die Zeichen mit Hilfe spezieller Dekoratoren konfigurieren. Diese Option ist nur für registrierte Benutzer auf Anfrage verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den smartwork solutions Support.

Image 62:Weitere Zeichen für nicht nummerierten Lisen

3.1.16.5Eine Formatierungseigenschaft auswählen

Die Formatierungseigenschaften werden über einen Klick auf das jeweilige Symbol in der Formatierungsleiste gesetzt und können pro Abschnitt beliebig geändert werden. Um einen Abschnitt formatieren zu können, muss dieser durch einen Klick in den Abschnitt zuerst fokussiert werden. Nach einem Klick auf das entsprechende Symbol, wird die gewählte Formatierungseigenschaft auf den fokussierten Abschnitt angewendet. Ein erneuter Klick auf denselben oder einen anderen Button, deaktiviert bzw. ändert die Formatierungseigenschaft wieder.

Image 63:Buttons zur Formatierung von Textabschnitten

Für jede Formatierungseigenschaft ist eine Standardformatierung hinterlegt, die nach der Aktivierung auf den ausgewählten Abschnitt angewendet und sofort im Dokument sichtbar wird.

3.1.17Bildabschnitte formatieren

Die Bildabschnitte in SMASHDOCs haben außer einer Größenanpassung, keine Formatierung oder benutzerdefinierte Eigenschaften.

Um die Größe eines Bildes im Dokument zu bearbeiten, klickt der Benutzer auf die kleinen blauen Pfeile in der unteren rechten Ecke des eingefügten Bildes. Hält man die Maustaste gedrückt, kann man das Bild auf die gewünschte Größe bewegen. Auf diese Weise kann der Benutzer die Größe je nach Bedarf vergrößern oder verkleinern. Änderungen der Bildgröße werden automatisch gespeichert, sobald die Maustaste losgelassen wird.

Image 64:Vergrößern oder Verkleinern eines eingefügten Bildes

3.1.18Tabelle formatieren

Tabellen in SMASHDOCs enthalten verschiedene Formatierungsoptionen. Sie erscheinen nach dem Öffnen der Dialogbox zum Editieren von Tabellen.

Image 65:Formatierungsoptionen für Tabellen

Weitere Optionen sind verfügbar:

  • Kopfzeile
  • Kopfspalte
  • Text anzeigen Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen
  • Ausrichtigung den Text links, rechts, zentriert oder ausgerichtet aus
  • Ausrichtung den Text Vertikale, Mitte oder Unten innerhalb der Zelle
  • Rahmentyp
  • Rahmenfarbe
  • Schriftgröße

3.1.19Abschnittsausrichtung

Sowohl Textabschnitte als auch Bilder und Tabellen können individuell ausgerichtet werden. Zur Verfügung stehen dabei folgende Optionen:

  • linksbündig ausrichten
  • mittig ausrichten
  • rechtsbündig ausrichten
  • Blocksatz
Image 66:Ausrichtungsoptionen

3.1.20Seitenumbruch einfügen

Seitenumbrüche lassen sich über das Kontextmenü eines Abschnitts einfügen. Im Menü wird die Option "Seitenumbruch oberhalb hinzufügen" ausgewählt.

Image 67:Seitenumbruch einfügen über das Kontextmenü

Der Seitenumbruch wird dann über dem ausgewählten Abschnitt eingefügt. Da die Darstellung eines Dokuments in SMASHDOCs nicht in Seiten erfolgt, wird der Umbruch lediglich als Markierung angezeigt. Beim Export des Dokuments (z.B. als Word-Dokument) wird an dieser Stelle dann ein Seitenumbruch eingefügt.

Image 68:Darstellung eines Seitenumbruchs im Dokument

Um einen Seitenumbruch zu löschen, muss im Abschnittsmenü die Option "Seitenumbruch entfernen" ausgewählt werden.

3.2Formatierungsoptionen

3.2.1Abschnitte vertikal und horizontal verschieben

SMASHDOCs ermöglicht seinen Benutzern, innerhalb eines bestehenden Dokuments die Positionen der einzelnen Abschnitte zu verändern, ohne dass die korrekte Gliederungsnummerierung verloren geht.

3.2.1.1Abschnitte im Entwurfsmodus verschieben

Im Entwurfsmodus wird im linken Bereich eines markierten Abschnitts bei Mouse-Over das Symbol zum Verschieben (Move-Button) angezeigt.

Image 69:Der Move-Button bei ausgewähltem Abschnitt im Entwurfsdokument

Klickt ein Benutzer auf diesen Button und hält die Maustaste gedrückt, kann er den ausgewählten Abschnitt an eine beliebige andere Position innerhalb des Dokuments verschieben. Beim Loslassen der Maustaste wird der Abschnitt an der gewünschten Stelle eingefügt.

Nachdem einzelne Abschnitte oder Gruppen von Abschnitten verschoben wurden, wird die Gliederungsnummerierung automatisch angepasst.

3.2.1.2Abschnitte im Überarbeitungsmodus verschieben

Auch im Überarbeitungsmodus können Abschnitte über den Move-Button in der Abschnittszeile verschoben werden.

Image 70:Der Move-Button bei ausgewähltem Abschnitt im Review-Dokument

3.2.1.3Abschnitte horizontal verschieben

Abschnitte lassen sich auch horizontal verschieben. Dies kann über die Buttons in der Kopfzeile geschehen, oder durch einen Druck auf die Tab-Taste.

Image 71:Buttons "Ausrücken" und "Einrücken"

Dabei wird der ausgewählte Abschnitt bis zur nächsten maximal möglichen Ebene eingerückt.

Image 72:Vor dem Einrücken eines Abschnitts
Image 73:Nach dem Einrücken eines Abschnitts

Umgekehrt lassen sich eingerückte Abschnitte auch wieder ausrücken, die Tastenkombination hierfür ist Shift + Tab.

3.2.2Das Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis bei SMASHDOCs liefert dem Benutzer eine übersichtliche Darstellung aller Textabschnitte, die als Überschriften oder nummerierte Überschriften formatiert sind.

Mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses kann ein Benutzer schnell und einfach einzelne Abschnitte in einem Dokument finden und mit einem Klick einen entsprechenden Bereich aufrufen.

Image 74:Inhaltsverzeichnis (Beispiel)

Grundsätzlich werden zunächst immer die nummerierten Überschriften angezeigt, ein Klick auf das "H" oben rechts blendet auch Überschriften ohne Nummerierung ein.

Image 75:Inhaltsverzeichnis mit unnummerierten Überschriften (Beispiel)

Die Darstellung im Inhaltsverzeichnis wird automatisch angepasst, wenn der Benutzer weitere nummerierte Abschnitte hinzufügt, oder die Nummerierung bzw. Gliederungstiefe innerhalb des Dokuments ändert.

Neben Textabschnitten werden im Inhaltsverzeichnis auch Bildabschnitte und Tabellen aufgelistet. Die jeweilige Übersicht erhält man nach einem Klick auf den entsprechenden Reiter im Inhaltsverzeichnis.

Das Inhaltsverzeichnis ist sowohl im Entwurfs- als auch im Überarbeitungsmodus verfügbar.

3.3Ein Dokument abstimmen

3.3.1Den Überarbeitungsmodus (Review-Modus) für ein Dokument starten

So lange sich ein Dokument im Entwurfsmodus befindet, kann nur der Ersteller dieses Dokuments den Überarbeitungsmodus dafür starten.

Beim Start des Überarbeitungsmodus und zu jedem späteren Zeitpunkt können beliebig viele Benutzer zu einem Dokument hinzugefügt werden. Zur Einladung genügt die Eingabe der E-Mail-Adressen der einzuladenden Benutzer. Bereits registrierte Benutzer, mit denen der Ersteller schon einmal bei SMASHDOCs zusammengearbeitet hat, können auch über deren Vor- und / oder Nachnamen gefunden werden.

Im Überarbeitungsmodus werden alle Änderungen und Entscheidungen für jeden Abschnitt separat protokolliert und aktuelle Änderungen in der Änderungsansicht angezeigt. Neu hinzugefügte Änderungen sowie akzeptierte bzw. abgelehnte Vorschläge werden farblich hervorgehoben, sofern der Benutzer diese noch nicht gesehen bzw. noch nicht als "zur Kenntnis genommen" markiert hat.

Der Überarbeitungsmodus für ein Dokument kann direkt aus dem Entwurfsmodus heraus gestartet werden.

In der Kopfleiste ist dafür rechts oben der Button "Zur Überarbeitung freigeben" auszuwählen. Auch in diesem Fall öffnet sich das Dialogfenster zum Starten des Überarbeitungsmodus.

Image 76:Button "Teilen" in einem Entwurfsdokument
Image 77:Dialogfenster "Review-Modus starten"

3.3.2Einen Textabschnitt bearbeiten und Änderungen speichern

Damit ein Benutzer Abschnitte bearbeiten und Änderungen speichern kann, ist mindestens die Rolle "Bearbeiten" erforderlich.

3.3.2.1Den Überarbeitungsmodus starten

Auch nachdem der Überarbeitungsmodus für ein Dokument gestartet wurde, können dessen Inhalte bearbeitet werden. Die Überarbeitung erfolgt immer pro Abschnitt. Ein Klick in den Abschnitt startet den Überarbeitungsmodus. Änderungen können direkt eingefügt werden. Solange ein Nutzer den Inhalt eines Abschnitts bearbeitet, ist dieser für alle anderen Nutzer zur Bearbeitung gesperrt.

3.3.2.2Im Überarbeitungsmodus Änderungen vornehmen

Sobald der Überarbeitungsmodus gestartet wurde, kann der Benutzer Änderungen im gewünschten Abschnitt einarbeiten, die dabei auch sofort angzeigt werden.

Um Änderungen an einem Abschnitt vorzunehmen, stehen dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Er kann:

  1. Text direkt über die Tastatur eingeben
  1. Text mit Copy & Paste bzw. Cut & Paste einfügen

Hierbei wird sowohl das Einfügen aus anderen SMASHDOCs-Dokumenten, als auch das Einfügen aus externen Quellen (z.B. Webseiten oder Word-Dokumente) unterstützt.

Der Benutzer hat die Möglichkeit für den Überarbeitungsmodus die sogenannte Live-Redline zu nutzen. Ist diese aktiviert, wird der Abschnitt in einer zweifachen Ansicht dargestellt:

  1. Im oberen Bereich werden die Änderungen eingearbeitet
  1. Zeitgleich werden die gemachten Änderungen farblich im unteren Bereich, der Live-Redline, dargestellt
Image 78:Ansicht eines Abschnitts während der Bearbeitung

Aktuelle Änderungen, die der Benutzer seit dem Start des Bearbeitungsmodus vorgenommen hat, werden dort farblich hervorgehoben. Einfügungen und Löschungen werden in grüner bzw. roter Schrift auf gelbem Hintergrund angezeigt. Dadurch kann der Benutzer insbesondere bei längeren Bearbeitungsprozessen auf einen Blick erkennen, welche Änderungen er aktuell eingearbeitet hat und zur Entscheidung vorschlagen möchte.

Die Live-Redline wird standardmäßig nicht angezeigt. Der Benutzer kann sie jedoch mit einem Klick auf sein Profilbild am oberen rechten Rand des Dokuments unter Account-Einstellungen ein- bzw. (wieder) ausschalten, indem er vor den Punkt "Live-Änderungen" ein Häkchen setzt bzw. dieses wieder entfernt.

Image 79:Live-Änderungen ein- bzw. ausschalten

3.3.2.3Änderungen an Textabschnitten speichern bzw. verwerfen

Die eingearbeiteten Änderungen werden dabei automatisch gespeichert, wenn der Benutzer außerhalb des Abschnitts oder auf den grünen Button "Speichern" klickt oder die Tastenkombination STRG+S (für Mac: CMD+S) drückt. Im Anschluss wird der Bearbeitungsmodus beendet und die Darstellung des Abschnitts entsprechend der gemachten Änderungen angepasst.

Image 80:Die Buttons "Speichern" und "Nicht speichern" im Bearbeitungsmodus

Ein Klick auf den roten Button "Änderungen verwerfen" oder ein Betätigen der ESC Taste beendet den Bearbeitungsmodus. Alle während der Bearbeitung vorgenommenen inhaltlichen Änderungen werden verworfen und sind nicht mehr verfügbar.

3.3.2.4Einteilung der Sections in dem Überarbeitungsmodus

Man kann auch einen Überarbeitungsabschnitt auftrennen. Dazu muss der Benutzer irgendwo in einem Abschnitt (aber nicht am Anfang oder Ende des Abschnitts) klicken und auf den Button "Enter (RETURN)" drücken. Die kleine Dialogbox mit der Frage "Möchten Sie den Abschnitt auftrennen? Ja, Nein" wird geöffnet.

Wenn der Benutzer auf "Ja" klickt, wird der Abschnitt aufgetrennt und der Inhalt nach der Cursorposition auf "zum Löschen vorgeschlagen" gesetzt. Es wird lediglich ein neuer Entwurfsabschnitt erstellt und der Inhalt des vorherigen Abschnitts, der zum Löschen vorgeschlagen wird, wird angewendet. Wenn es ein nummerierter Abschnitt ist, wird die Nummerierung nach dem Auftrennen automatisch eingestellt.

3.3.3Einen Bildabschnitt bearbeiten und Änderungen speichern

3.3.3.1Einen Bildabschnitt bearbeiten

Ein Benutzer hat die Möglichkeit, einen bestehenden Bildabschnitt über die Funktion im Kontextmenü zu ändern und ein neues Bild einzufügen.

Image 83:Änderungsbutton im Kontextmenü eines Bildabschnittes

Mit einem Klick auf den Button oder mit einem Doppelklick auf das Bild öffnet sich das entsprechende Dialogfenster. Hier kann der Benutzer entweder ein neues Bild per Drag & Drop einfügen oder seine lokalen Daten nach einem Bild durchsuchen.

Image 84:Dialogfenster "Bild hochladen" im Entwurfsmodus

3.3.3.2Änderungen an Bildabschnitten speichern oder verwerfen

Um das neue Bild zu speichern, klickt der Benutzer nach dem Hinzufügen im Dialogfenster auf den Button "Speichern" oder nutzt die Tastenkombination CMD/STRG + S. Das neue Bild wird sofort eingefügt und gespeichert.

Jeder Klick außerhalb des Dialogfensters oder ein Klick auf den Button "Abbrechen" beendet den Bearbeitungsmodus. Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen, es wird kein neues Bild hinzugefügt.

3.3.3.3Ein neues Bild im Überarbeitungsmodus hinzufügen

Fügt man ein Bild im Überarbeitungsmodus hinzu, kann man dieses entweder zunächst als Entwurf speichern (andere können das Bild bereits sehen, aber noch nicht austauschen oder dazu kommentieren) oder sofort zur Überarbeitung freigeben.

Image 85:Dialogfenster "Bild hochladen" im Überarbeitungsmodus

Hinweis: Um ein Bild löschen zu können, muss der Benutzer über die Rolle "Entscheider" verfügen.

3.3.4Eine Tabelle bearbeiten und Än​derungen speichern

3.3.4.1Eine Tabelle bearbeiten

In SMASHDOCs kann man eine Tabelle bearbeiten, indem man entweder über das Kontextmenü die Bearbeiten-Funktion aufruft, oder durch einen Doppelklick in die Tabelle.

Im sich darauf öffnenden Dialogfenster kann man seine Änderungen in die Tabelle einpflegen, neue Zeilen und Spalten hinzufügen oder bestehende löschen, den Titel ändern oder die Größe anpassen.

Es gibt 2 Modi beim Bearbeiten der Tabelle:

1. Standard-Bearbeitungsmodus

2. Erweiterter Bearbeitungsmodus

Der Standard-Bearbeitungsmodus wird aktiviert, wenn ein Benutzer einfach in eine Zelle klickt und mit der Eingabe beginnt.

Die unten aufgeführten Tasten haben folgenden Aktionen:

  • Return: wählt die darunter liegende Zelle aus
  • Tab: wählt die Zelle rechts aus
  • Shift + Tab: wählt die Zelle links aus
  • Formatierung: beeinflusst den gesamten Inhalt einer Zelle
  • rechte Pfeiltaste: wählt die Zelle rechts aus
  • linke Pfeiltaste: Wählt die Zelle links aus

Der erweiterte Bearbeitungsmodus wird durch folgende Aktionen in einer ausgewählten Tabelle gestartet:

  • Doppelklick auf eine Zelle
  • Drücken von Shift + Return in einer Zelle
  • Auswählen zwischen geordnetem oder ungeordnetem Listenformat / Weblink / Fußnote aus

Wenn der erweiterte Bearbeitungsmodus aktiviert ist, haben die nachfolgend genannten Tasten folgende Funktionen:

  • Return: Erzeugt eine neue Zeile unterhalb (Zeilenumbruch) in der Zelle
  • Tab: Einrückungen in der Zelle
  • Shift + Tab: Objekte in der Zelle
  • Formatierung: Beeinflusst den gesamten Inhalt einer Zelle

Wenn der erweiterte Bearbeitungsmodus aktiviert ist, funktionieren alle Formatierungsoptionen nur für den Inhalt in der Zelle, die vom Benutzer ausgewählt wurde.

Der erweiterte Bearbeitungsmodus kann beendet werden, durch

  • einen Klick in eine andere Zelle
  • drücken der ESC-Taste

3.3.4.2Änderungen an Tabellen speichern oder verwerfen

Möchte man seine vorgenommenen Änderungen verwerfen, genügt ein Klick auf den Abbrechen-Button oder ein Klick außerhalb des Dialoges. Die Tabelle wird wieder auf die vorherige Version zurückgesetzt.

Um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klickt man entweder auf den Speichern-Button oder speichert die Tabelle mit der Tastenkombination CMD/STRG + S.

Image 86:Buttons "Abbrechen" und "Speichern" bei einer Tabelle

3.3.4.3Eine neue Tabelle im Überarbeitungsmodus hinzufügen

Fügt man eine Tabelle im Überarbeitungsmodus hinzu, kann man diese, genau wie ein Bild, entweder als Entwurf speichern oder sofort zur Korrektur freigeben.

3.4Neue Abschnitte im Überarbeitungsmodus hinzufügen

3.4.1Einen oder mehrere Entwurfsabschnitte im Überarbeitungsmodus erstellen und speichern

Um einen neuen Abschnitt erstellen zu können, klickt man in einen bestehenden und drückt dann die ENTER-Taste.

Nachdem der Benutzer die Auswahl getroffen hat, wird unterhalb des fokussierten Abschnitts ein neuer Entwurfsabschnitt eingefügt.

Image 87:Ansicht eines neuen Entwurfsabschnitts in einem Dokument im Überarbeitungsmodus

Der Benutzer kann nun in dem neu erstellten Entwurfsabschnitt nach Belieben Text, ein Bild oder eine Tabelle einfügen, oder den Abschnitt formatieren. Um weitere Abschnitte hinzuzufügen, genügt ein Druck auf die Enter-Taste.

Der Avatar auf der linken Seite eines Entwurfsabschnitts lässt auf einen Blick erkennen, welcher Benutzer diesen neuen Abschnitt erstellt hat.

Entwurfsabschnitte können genau wie bereits freigegebene Abschnitte innerhalb des Dokuments verschoben werden, allerdings nur vom Ersteller selbst.

Hinweis: Der Button "Abschnitt einfügen" ist nur dann sichtbar, wenn der Benutzer mindestens über die Rolle "Bearbeiter" verfügt.

3.4.2Entwurfsabschnitt im Überarbeitungsmodus speichern oder verwerfen

Für neu erstellte Entwurfsabschnitte stehen zwei verschiedene Funktionen zur Verfügung:

  1. Zur Überarbeitung freischalten
  1. Erstellung abbrechen (löschen)

Neu erstellte Entwurfsabschnitte werden im Überarbeitungsmodus automatisch gespeichert, sobald der Ersteller aufhört zu tippen, oder an eine beliebige Stelle außerhalb des Abschnitts klickt. Gespeicherte Entwurfsabschnitte sind noch nicht zur Überarbeitung freigeschaltet. Andere Benutzer können diese Abschnitte zwar innerhalb des Dokuments sehen und deren Inhalt lesen, aber nicht bearbeiten. Die Abschnitte werden am linken Rand mit dem Avatar des Erstellers gekennzeichnet und farblich hervorgehoben.

Um Änderungen zu verwerfen bzw. einen neu erstellten Abschnitt zu entfernen, genügt ein Klick auf den "Löschen"-Button im Kontext-Menü.

Image 88:Kontext-Menü eines neu erstellten Entwurfsabschnitts

3.4.3Entwurfsabschnitte anderer Benutzer erkennen

So lange Entwurfsabschnitte noch nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden, werden diese innerhalb eines Dokuments optisch hervorgehoben, um sie von den übrigen Abschnitten unterscheiden zu können.

Der Ersteller selbst erkennt seine Entwürfe an dem Avatar am linken Abschnittsrand und an der durchgehenden farblichen Hinterlegung, während Entwürfe anderer Benutzer schraffiert hinterlegt sind.

Image 89:Entwurfsabschnitt aus Sicht des Erstellers
Image 90:Entwurfsabschnitt aus Sicht eines anderen Benutzers

Sobald solche Abschnitte für den Überarbeitungsmodus freigegeben werden, werden sowohl die Hinterlegung als auch der Avatar nicht mehr angezeigt.

Außerdem können leere Entwurfsabschnitte jederzeit gelöscht werden, auch wenn diese von anderen Benutzern erstellt wurden und (noch) nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden. Sobald allerdings ein anderer Nutzer beginnt darin zu schreiben, geht dies nicht mehr.

3.4.4Entwurfsabschnitte zur Überarbeitung freigeben

Ein gespeicherter Entwurfsabschnitt ist im Überarbeitungsmodus zwar sichtbar, kann aber solange nicht von anderen Benutzern bearbeitet werden, bis der Ersteller ihn zur Bearbeitung freigibt. Dazu muss der Ersteller auf den blauen Button "Zur Überarbeitung freischalten" klicken damit der Abschnitt als noch nicht entschiedener, neu eingefügter Abschnitt in der Änderungsansicht dargestellt wird. Für alle anderen Benutzer wird dieser Abschnitt zusätzlich als "ungesehen" markiert.

Image 91:Freigabe-Button im Kontext-Menü eines gespeicherten, noch nicht freigegebenen Entwurfsabschnitts aus Sicht des Erstellers
Image 92:Ansicht eines neu freigegebenen Abschnitts aus der Sicht des Erstellers
Image 93:Ansicht eines neu freigegebenen Abschnitts aus der Sicht eines anderen Benutzers

Alle Entwurfsabschnitte eines Benutzers werden außerdem in der Liste "Meine Entwurfsabschnitte" zusammengefasst. Die Liste kann der Benutzer links in der Tableiste einsehen.

Die grau hinterlegte Zahl zeigt dabei an, wie viele Entwurfsabschnitte der Benutzer im Dokument hat.

Image 94:Anzeige Tab "Meine Entwürfe"

Der Benutzer hat somit eine Übersicht über all seine eigenen Entwurfsabschnitte. Mit einem Klick auf einen Abschnitt in der Liste, wird er direkt zu der entsprechenden Stelle im Dokument navigiert. Zusätzlich kann der Benutzer mit einem Klick auf den blauen Button den Entwurfsabschnitt direkt zur Überarbeitung freigeben.

Image 95:Button zur Freigabe eines Entwurfsabschnittes zur Überarbeitung

Alle eigenen Entwurfsabschnitte können außerdem gleichzeitig mit nur einem Klick auf den blauen Button "Alle freigeben" freigegeben werden. Nach dem Klick öffnet sich das Dialogfenster zum Bestätigen.

Image 96:Button zur gleichzeitgen Freigabe aller Entwurfsabschnitte zur Überarbeitung

3.5Über Änderungen entscheiden

3.5.1Die Tableiste mit offenen Änderungen

Neben den Abschnitten mit Neuigkeiten, werden in der Tableiste links auch alle offenen Änderungen des Dokuments angezeigt. Alle offene Änderungen heißt alle Änderungen, die der Benutzer gesehen, aber über die er noch nichts entschieden hat. Wenn es offene Änderungen gibt, wird der Zähler in der Tableiste grau.

Wenn der Benutzer über alle Änderungen entschieden hat, werden geänderte Abschnitte als erledigt markiert und der Tab für "Alle offene Änderungen des Dokuments" in der Tableiste links verschwindet.

3.5.2Alle offenen Änderungen in einem Dokument annehmen oder ablehnen

Da ein Dokument im Laufe des Überarbeitsprozesses viele offene Änderungen beinhalten kann, ist es oftmals hilfreich über alle Änderungen gleichzeitig entscheiden zu können und diese anzunehmen bzw. abzulehnen.

In der Dokumentansicht eines Dokuments, befindet sich deshalb in der Kopfzeile die Buttons "Alle annehmen" und "Alle ablehnen". Dieser wird jedoch nur Benutzern angezeigt, denen die Rolle "Entscheiden" zugewiesen ist.

Image 100:Menü zur Abstimmung über alle offenen Änderungen eines Dokuments

Die Darstellung des Dokuments wird dann je nach Auswahl entsprechend angepasst.

3.5.3Offene Änderungen eines Abschnitts annehmen oder ablehnen

Auf die gleiche Weise funktioniert das Annehmen bzw. Ablehnen von offenen Änderungen für jeden einzelnen Abschnitt, sofern der Benutzer die entsprechende Rolle hat.

Sobald ein Abschnitt Änderungen enthält, stehen dem Benutzer im Untermenü zu diesem Abschnitt die Funktionen "Annehmen" und "Ablehnen" zur Verfügung.

Der Benutzer kann auch den Hotkey (Сtrl + Alt + Y) für PC / (CONTROL + ALT + Y) für MAC benutzen, um die Änderungen anzunehmen, und (Ctrl + Alt + N) für PC / (CONTROL + ALT + N) für MAC, um die Änderungen abzulehnen.

Image 101:Buttons "Annehmen" und "Ablehnen" im Kontextmenü

Nach der Auswahl einer der beiden Funktionen wirkt sich diese auf den gesamten Abschnitt aus. Die Änderungen werden je nach Auswahl angenommen oder abgelehnt und können durch den Aufruf des Versionsverlaufs nochmals im Detail nachvollzogen werden.

3.5.4Einzelne Änderungen eines Abschnitts annehmen oder ablehnen

Es kann auch vorkommen, dass ein Benutzer nicht alle Änderungen eines Abschnitts annehmen oder ablehnen will. Hier steht ihm die Möglichkeit zur Verfügung, über einzelne Änderungen zu entscheiden.

Dafür müssen die zu entscheidenden Wörter mit der Maus markiert werden. Sollten hierbei nur einzelne Buchstaben des Wortes markiert werden, wird die Markierung automatisch auf das gesamte Wort angewendet.

Image 102:In einem Abschnitt zur Entscheidung hervorgehobene Änderungen

Das Annehmen oder Ablehnen wird auch hier über die Funktionen im Untermenü gesteuert.

3.6Ungesehene Änderungen nachverfolgen

3.6.1Ungesehene Änderungen in Textabschnitten erkennen

Alle ungesehenen Änderungen, also sowohl Einfügungen als auch Löschungen von Wörtern oder ganzen Textabschnitten, werden in SMASHDOCs für einen Benutzer farblich hervorgehoben. Die Technologie von SMASHDOCs macht dies möglich, da für jeden Benutzer individuell gespeichert wird, wann dieser zum letzten Mal ein Dokument geöffnet hat und welche Änderungen für ihn unbekannt sind.

Beim Öffnen eines Dokuments werden dem Benutzer also nur die Änderungen und Entscheidungen angezeigt, die er noch nicht durch einen Klick auf das Auge-Symbol als "zur Kenntnis genommen" markiert hat. Das Gleiche gilt für Kommentare und Fragen. Ungesehene Änderungen werden wie folgt dargestellt:

  1. Ungesehene Änderungsvorschläge, die noch nicht entschieden wurden, werden in grüner (Einfügung) oder roter (Löschung) Schrift auf gelbem Hintergrund dargestellt.
  1. Ungesehene Entscheidungen werden in grüner Schrift auf grünem Hintergrund (akzeptierte Einfügung) oder roter Schrift auf rotem Hintergrund (akzeptierte Löschung) dargestellt.
Image 103:Darstellung ungesehener Änderungen

Weiterhin wird an dem jeweiligen Abschnitt ein blaues Auge angezeigt. Mit einem Klick auf dieses Auge bestätigt der Benutzer, dass er die am Abschnitt vorgenommenen Änderungen gesehen und zur Kenntnis genommen hat.

Alle Änderungen, die an einem Abschnitt vorgenommen wurden, können jederzeit wieder über den Versionsverlauf des Abschnitts eingesehen werden. Sollte ein Abschnitt noch ungesehene Änderungen enthalten, wird auch dieser Eintrag im Verlauf mit einer gelben Hinterlegung hervorgehoben.

3.6.2Ungesehene Änderungen bei Bildabschnitten erkennen

Neben den ungesehenen Änderungen von Textabschnitten werden auch neue, bisher nicht gesehene Versionen eines Bildabschnitts individuell für jeden Benutzer farblich hervorgehoben.

Die Darstellung von neu eingefügten Bildern entspricht der von noch ungesehenen und nicht entschiedenen Textänderungen. Neu eingefügte Bilder werden demnach mit einer gelben Hinterlegung versehen. Außerdem wird rechts am Abschnitt das blaue Auge angezeigt.

Image 104:Darstellung eines ungesehenen Bildabschnitts

3.6.3Ungesehene Änderungen bei Tabellen erkennen

Auch für den Benutzer ungesehene Tabellen werden mit einem gelben Hintergrund und dem Auge-Icon dargestellt. Im Gegensatz zu Text- oder Bildabschnitten, wird hier beim Klick auf das Auge nicht nur die Tabelle als gesehen markiert, sondern auch der Verlauf geöffnet.

Image 105:Darstellung einer noch ungesehenen Tabelle

3.6.4Ungesehene Änderungen abarbeiten

Da für jeden Abschnitt die Änderungen einzeln gespeichert werden, kann ein Benutzer schnell erkennen, an welchen Abschnitten Änderungen vorgenommen wurden.

Dem Benutzer steht hierfür eine Liste mit allen Änderungen zur Verfügung. Besonders bei längeren Dokumenten lassen sich mit wenigen Klicks die entsprechenden Abschnitte aufrufen.

Diese Liste wird dann an der linken Seite in der Tableiste angezeigt, sobald es zu bearbeitende Änderungen gibt.

Befinden sich darunter ungesehene Abschnitte, wird deren Anzahl mit einem rot hinterlegten Zähler dargestellt.

Image 106:Tab "Änderungen" mit noch ungesehenen Änderungen

Sobald alle Änderungen bearbeitet wurden, wird der Tab wieder ausgeblendet.

3.6.4.1Die Liste der Änderungen anzeigen

Mit einem Klick auf den Tab "Änderungen" wird die Änderungenliste eingeblendet. Der Filter ist zunächst auf "Ungesehen" eingestellt, sofern der Benutzer noch nicht alle Änderungen als gesehen markiert hat. Liegen jedoch keine ungesehenen Abschnitte vor, wird der Filter auf "Offen" eingestellt. Es werden also alle Änderungen gezeigt, die noch nicht entschieden wurden.

Wählt man einen Eintrag in der Liste aus, wird der entsprechende Abschnitt im Dokument selbst fokussiert. Befindet sich der Abschnitt außerhalb des sichtbaren Bereichs, wird das Dokument zu diesem Abschnitt gescrollt.

3.6.4.2Änderungen pro Abschnitt nachvollziehen

Um ungesehene Änderungen im Dokument besser zu erkennen, wird sowohl in der Änderungsliste, als auch rechts neben dem entsprechenden Abschnitt ein blau hinterlegtes Auge angezeigt.

Image 107:Auge-Symbol in der Änderungsliste
Image 108:Auge-Symbol am Abschnitt

Hierbei wird unabhängig von der Benutzerrolle individuell ermittelt, welchen Kenntnisstand ein Benutzer seit dem letzten Zugriff auf das Dokument hat. Alle seit diesem Zeitpunkt gemachten Änderungen werden hervorgehoben und mit dem Auge-Symbol markiert.

Mit einem Klick auf das Symbol, wird der gewählte Abschnitt für den Benutzer als "gesehen" markiert und das Auge wird ausgeblendet. Die Darstellung des Inhalts wird entsprechend angepasst.

Klickt man auf eine Änderung in der Änderungsliste, kann zusätzlich die Abschnittshistorie neben dem geänderten Abschnitt angezeigt werden. Hier kann detailliert nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Siehe hierzu Kapitel 3.7.2.

Image 109:Abschnittshistorie mit hervorgehobenen ungesehenen Änderungen

3.6.4.3Über offene Änderungen entscheiden

Hinweis: Um über offene Änderungen entscheiden zu können, muss der Benutzer die Rolle "Entscheiden" haben. Mit allen anderen Benutzerrollen ist dies nicht möglich.

Es gibt 3 Möglichkeiten, über Änderungen an Abschnitten zu entscheiden:

  1. Über die Buttons in der Änderungsliste
  1. Über die Buttons im Kontextmenü eines Abschnitts
  1. Über die Massenfunktion

Wird aus der Änderungsliste heraus entschieden, werden alle Änderungen des jeweiligen Abschnitts je nach Auswahl angenommen oder abgelehnt.

Image 110:Buttons zum Annehmen oder Ablehnen in der Änderungsliste

Wird über das Kontextmenü entschieden, hat der Benutzer die Möglichkeit, entweder alle Änderungen im Abschnitt anzunehmen oder abzulehnen, oder nur über einzelne Wörter zu entscheiden. Dazu müssen die zu entscheidenden Wörter zunächst mit der Maus selektiert werden. Alle anderen Änderungen an einem Abschnitt werden dann bei der Entscheidung nicht berücksichtigt.

Image 111:Buttons im Kontextmenü eines Abschnitts mit offenen Änderungen

Über das Dropdown in der Kopfzeile des Dokuments hat der Benutzer außerdem die Möglichkeit, über alle Änderungen in seinem Dokument mit nur einem Klick gleichzeitig zu entscheiden. Er kann dabei wählen, ob er alle offenen Änderungen annehmen oder ablehnen möchte.

Image 112:Funktion zum Entscheiden aller offenen Änderungen in der Kopfzeile eines Dokuments

3.7Versionsverlauf eines Abschnitts

3.7.1Alle Änderungen im Versionsverlauf nachvollziehen

In SMASHDOCs verfügt jeder Abschnitt eines Dokuments über einen eigenständigen Versionsverlauf. Dort werden in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen, die an diesem Abschnitt vorgenommen wurden, dargestellt. Darüber kann ein Benutzer exakt nachvollziehen, wann welche Änderungen gemacht wurden und wer diese vorgenommen hat.

Der Versionsverlauf eines Abschnitts kann, solange noch keine Änderungen vorgenommen wurden, nur über das Kontextmenü aufgerufen werden.

Image 113:Aufruf des Verlaufs für einen bisher unveränderten Abschnitt

Wurden bereits Änderungen vorgenommen, kann der Verlauf auch mit einem Klick auf die Versionsnummer des jeweiligen Abschnitts aufgerufen werden. Die Versionsnummer zeigt an, wie oft dieser Abschnitt bereits geändert wurde. Dabei ist es egal, ob innerhalb einer Bearbeitung lediglich ein Wort oder mehr Text geändert wurde.

In der Abschnittshistorie ist auf einen Blick zu erkennen, ob eine Änderung angenommen oder abgelehnt wurde. Je nach Entscheidung erscheint in der Kopfzeile des Historieneintrags ein grüner Haken für angenommene Änderungen bzw. ein rotes "Abgelehnt"-Symbol für verworfene Änderungen.

Image 114:Angenommene und abgelehnte Änderungen in der Abschnittshistorie
Image 115:Verlauf und Versionsnummer eines Abschnitts mit Änderungen

3.7.2Die Darstellung von Änderungen im Versionsverlauf

Auch im Versionsverlauf wird die Redline dargestellt (siehe Abschnitt 3.5.2). Ungesehene Änderungen werden auch hier gelb hinterlegt.

Image 116:Ungesehene Änderungen

3.7.3Aufrufen des Änderungsverlaufs

Die Abschnittshistorie mit hervorgehobenen neuen Änderungen kann über die Änderungsliste in der Seitenleiste aufgerufen werden.

Um die Änderungshistorie anzeigen zu lassen, genügt es ein Häkchen im entsprechenden Funktionsfeld oben rechts in der Änderungsliste zu setzen. Die Änderungshistorie mit farbig hevorgehobenen ungesehenen Änderungen wird jetzt beim Klicken auf eine ungesehene Änderung automatisch neben dem geänderten Abschnitt angezeigt.

Image 117:Änderungsliste mit aktivierter Anzeige der Änderungshistorie

3.7.4Eine ältere Version wiederherstellen

Sobald ein Abschnitt über mindestens eine Vorversion verfügt, besteht auch die Möglichkeit, diese Version wiederherzustellen und zur aktuellen Version zu machen.

Im Verlauf wird für jede frühere Version der Rewind-Button angezeigt, sofern der Benutzer mindestens über die Rolle "Bearbeiten" verfügt.

Image 118:Rewind-Button im Versionsverlauf

Klickt man auf den Button, öffnet sich der Dialog "Abschnitt wiederherstellen". In der linken Spalte wird die aktuelle Version angezeigt, in der rechten Spalte eine Vorschau auf die vorangegangene, wiederherzustellende Version. Erst mit einem Klick auf "Ok" wird die Wiederherstellung vorgenommen und ein neuer Eintrag im Verlauf angelegt.

3.8Suchen und Ersetzen von Text im Dokument

SMASHDOCs bietet einen schnellen Zugriff auf bestimmte Textinhalte mit Hilfe der Such-/Ersatzfunktion.

3.8.1Suche im Dokument

Ein Benutzer kann ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase leicht finden.

Klicke auf den Knopf "Suchen / Ersetzen" in der linken Leiste.

Image 119:Der Knopf für "Suchen / Ersetzen"

Das Dialogfenster erscheint mit einem Textfeld, in dem der Benutzer einen bestimmten Satz oder ein bestimmtes Wort für die Suche eingeben kann.

Image 120:Das Dialogfenster für "Suchen / Ersetzen"

Die Ergebnisse werden nach Anklicken der Button "Suchen" angezeigt.

Image 121:Die Ergebnisse der Suche

Um die Suche genauer zu gestalten, können die Benutzer die nächsten Parameter verwenden:

  • Groß- und Kleinschreibung beachten
  • Exakte Schreibweise

Wenn der Parameter "Groß- und Kleinschreibung beachten" eingeschaltet ist, werden die Groß- und Kleinbuchstaben als unterschiedliche Symbole betrachtet.

Image 122:Such- und Ersetzungsfunktion mit Option "Groß-/Kleinschreibung beachten" auf

Wenn der Parameter "Textsensitiv" aktiv ist, entspricht das Suchergebnis vollständig dem Text im Suchfeld: die Leerzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben werden berücksichtigt.

Image 123:Such- und Ersetzungsfunktion mit Option "Exakte Rechtschreibung" auf

3.8.2Ersetzen innerhalb des Dokuments

Um die Suchergebnisse durch einen anderen Text zu ersetzen, kann der Benutzer das gewünschte Wort in das Tex-Box unten eingeben.

Image 124:Text-Box

Der Benutzer kann alle Suchergebnisse auf einmal ersetzen oder individuell entscheiden.

Image 125:Optionen Ersetzen

4Unterhaltungen und Ankündigungen

4.1Unterhaltungen erstellen

4.1.1Kommentare zu einem Abschnitt erstellen

Zu jedem Abschnitt eines Dokuments, kann ein Benutzer mit der entsprechenden Rolle, Kommentare erstellen. Die Anzahl der Kommentare pro Abschnitt oder Dokument, ist unbegrenzt.

Es gibt zwei Möglichkeiten neue Kommentare über das Kontextmenü eines Abschnitts zu erstellen. Sie erscheinen mit einem Klick auf den Abschnitt. Der Benutzer kann dafür aber auch den Hotkey (Ctrl + Shift + C) für PC / (CONTROL + SHIFT + C) für MAC benutzen.

Alternativ können auch nur einzelne Wörter markiert und kommentiert werden. Ein Rechtsklick auf die Markierung öffnet dann ebenfalls das Kontextmenü zur Kommentarerstellung.

Image 126:Kontextmenü mit hervorgehobenem Eintrag "Kommentare" (alternative Variante)

Nachdem der Benutzer die Funktion aufgerufen hat, erscheint rechts neben dem gewählten Abschnitt das Kommentarfenster.

Image 127:Fenster zur Erstellung von Kommentaren

Dieses Fenster enthält grundsätzlich die folgenden Elemente:

  1. Den zu kommentierenden Abschnitt bzw. die zu kommentierenden Wörter
  1. Den Betreff des Kommentars
  1. Das Haupt-Kommentarfeld (Inhalt)
  1. Das Prioritätfeld (-, 1,2,3)
  1. Das Sichtbarkeitsmenü (Alle, Ausgewählte, Nur ich)

Um einen Kommentar neu anlegen zu können, darf der Inhalt nicht leer sein. Erstellt ein Benutzer einen leeren Kommentar, wird er sofort darauf hingewiesen, sobald er den Kommentar speichern möchte.

4.1.2Sichtbarkeit von Kommentaren

Beim Erstellen wird zunächst der Ersteller selbst als alleiniger Teilnehmer festgelegt. Wird der Kommentar so gespeichert, kann kein anderer Benutzer den Kommentar einsehen oder darauf antworten. Allerdings ist es später immer noch möglich, individuelle Benutzer hinzuzufügen.

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar für alle" können von allen Benutzern mit Zugriff auf das Dokument gesehen werden. Die Einstellung "Sichtbar für ausgewählte" erlaubt die individuelle Auswahl von Benutzern, für die der Kommentar sichtbar sein soll. Es können nur Benutzer hinzugefügt werden, die bereits Zugriff auf das Dokument haben.

Image 128:Erstellung eines Kommentars für ausgewählte Benutzer (Schritt 1)

In der Regel wird ein Kommentar mit dem Erledigungs-Status "nicht erledigt" angelegt, um zum Beispiel inhaltliche Details eines Abschnittes zu besprechen, ohne diesen direkt zu bearbeiten. In diesem Fall wird das Feld neben dem Status "Erledigt" leer gelassen. Manchmal kann es jedoch auch sinnvoll sein, einen Kommentar gleich als "erledigt" anzulegen, z.B., um anderen Benutzern anzeigen, dass eine gewisse Entscheidung gefällt worden ist, für die kein weiterer Diskussionsbedarf besteht. In diesem Fall setzt man in das leere Feld neben dem Status "Erledigt" ein Häckchen.

Der Status kann zu jeder Zeit geändert werden. Wurde ein Kommentar also als "nicht erledigt" angelegt, kann er im Nachhinein jederzeit als "erledigt" markiert werden, wenn kenntlich gemacht werden soll, dass ein Thema abgeschlossen wurde. Statusänderungen werden im Kommentarverlauf protokolliert und somit anderen Benutzern entsprechend angezeigt.

Weiterhin wird im Kommentarverlauf angezeigt, wer zu welchem Zeitpunkt einen Kommentar erstellt, oder auf einen bestehenden Kommentar geantwortet hat.

4.1.3Status der Kommentare

Normaleweise werden die Kommentare mit dem Status "anstehend" erstellt. Zum Beispiel: wenn Sie den Inhalt eines Abschnitts weiter diskutieren möchten, ohne ihn sofort zu bearbeiten. Manchmal ist es reasonable, einen "erledigt" Kommentar zu erstellen, wenn Du angeben möchtest, dass eine bestimmte Entscheidung bereits getroffen wurde und keine Diskussion soll passieren.

Image 129:Erledigter Kommentar

Der Benutzer kann den Status jederzeit ändern. Wenn ein Kommentar an Anfang als "anstehend" erstellt wurde, kann der Betutzer ihn immer erledigt, wenn ein Thema abgeschlossen wurde. Änderungen im Status eines Kommentars werden in der Kommentarhistorie aufgezeichnet und sind für andere Benutzer sichtbar.

Die Kommentarhistorie zeigt auch wer wann einen Kommentar gestellt und beantwortet hat.

4.2Unterhaltungen erkennen und abarbeiten

Unterhaltungen erkennen und abarbeiten

4.2.1Ungesehene Unterhaltungen anzeigen

Grundsätzlich kann der Tab "Kommentar" auf drei Arten angezeigt werden:

  1. Anzeige des Tabs ohne Zähler (Unterhaltungen vorhanden)
  1. Anzeige des Tabs mit Zähler (ungelesene Unterhaltungen vorhanden)
  1. Anzeige des Tabs mit grünem Haken (alle Unterhaltungen haben den Status geschlossen)

Die Anzeige der Tabs links ohne Zähler, zeigt dem Benutzer an, dass es grundsätzlich Unterhaltungen innerhalb des Dokuments gibt, wobei für den Benutzer derzeit keine ungesehenen Beiträge existieren.

Image 130:Symbol "Kommentare" in der Tableiste

Gibt es ungelesene Unterhaltungen, erkennt der Benutzer das an dem roten Zähler neben dem Tab. Gezählt werden dabei nur die Unterhaltung als Ganzes, nicht einzelne Antworten. Enthält ein Kommentar also drei ungesehene Beiträge, wird die Unterhaltung trotzdem nur einmal gezählt.

Image 131:Abbildung 84: Anzeige ungelesener Kommentare in der Tableiste

Die Anzeige des Tabs mit grünem Haken zeigt dem Benutzer an, dass alle bestehenden Unterhaltungen geschlossen wurden.

Image 132:Abbildung 85: Anzeige erledigter "geschlossener" Kommentare

4.2.1.1Anzeige am Abschnitt

Liegen zu einem Abschnitt Unterhaltungen vor, kann man diese auch mit einem Klick auf das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt aufrufen. Im Gegensatz zur Tableiste, werden die Details hier nicht links, sondern rechts am Dokument eingeblendet.

Die Sprechblase kann drei unterschiedliche Ausprägungen haben:

  1. Rote Sprechblase (mindestens eine ungelesene Unterhaltung im Abschnitt)
  1. Blaue Sprechblase (alle Unterhaltungen wurden gelesen und mindestens eine hat den Status "nicht erledigt")
  1. Graue Sprechblase (alle Unterhaltungen wurden gelesen und haben den Status "erledigt")
Image 133:Status-Symbole für neue (rot), gesehene (blau) und geschlossene (grau) Unterhaltungen

4.2.2Unterhaltungen abarbeiten

Um Kommentare im Detail anzuzeigen, genügt ein Klick auf den jeweiligen Tab. Es wird eine Übersichtsliste aller Unterhaltungen eingeblendet.

Liegen neue Unterhaltungen vor, wird der Reiter "Ungelesen" angezeigt. Zusätzlich werden ungelesene Unterhaltungen farblich hervorgehoben.

Der Reiter "Ungelesen" wird ausgeblendet, sobald alle Unterhaltungen vom Benutzer als gelesen markiert wurden.

Image 134:Anzeige von ungelesenen Kommentaren

Gibt es keine ungelesenen Unterhaltungen, wird der Reiter "Alle" angezeigt.

Image 135:Anzeige aller Kommentare

In dieser Ansicht können alle ungelesenen Unterhaltungen über das Auge-Symbol links oben, mit einem Klick als gelesen markiert werden.

Image 136:Detailansicht über den Tab

Weiterhin hat der Benutzer die Möglichkeit, sich alle offenen oder erledigten Unterhaltungen anzeigen zu lassen.

Image 137:Anzeige offener Kommentare
Image 138:Anzeige erledigter Kommentare

Der Benutzer kann auch nach sämtlichen Konversationen suchen, wobei er die Suchergebnisse filtern kann bzw. wer, worüber und was kommentiert hat.

Image 139:Tab "Konversation suchen" in der Unterhaltungsliste hervorgehoben
Image 140:Filter für die Suche nach Konversationen in der Unterhaltungsliste hervorgehoben

4.2.3Antworten zu bestehenden Unterhaltungen schreiben

Um auf eine bestehende Unterhaltung antworten zu können, müssen zunächst die Details aufgerufen werden. Dies kann sowohl über die Tableiste links, als auch über das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt erfolgen.

Um auf eine Unterhaltung antworten zu können, wählt man diese nun aus und öffnet so den Detailbereich. Unterhalb des Beitragsverlaufs befindet sich ein Eingabefeld für die Antwort. Um die Antwort zu senden, kann der Benutzer alternativ auch den Hotkey (Tab + Enter) für PC / (TAB + ENTER) für MAC benutzen.

Handelt es sich hierbei um eine ungelesene Unterhaltung, wird diese automatisch als gelesen markiert.

Image 141:Detailansicht eines Kommentars mit hinzugefügter Antwort

4.3Die Eigenschaften einer Unterhaltung ändern

4.3.1Den Status erkennen und ändern

In der Detailansicht wird der Status einer Unterhaltung angezeigt. Ein Klick auf den Button ändert den Status.

Image 142:Status "nicht erledigt" (offen)
Image 143:Status "Erledigt" im Kommunikationsdialog hervorgehoben
Image 144:Ansicht eines Kommentars mit ausgewählten Benutzern

Man kann auch die ausgewählten Personen, als Administratoren des Kommentars, mit einem Häckchen markieren.

Image 145:Status "Administratoren" in dem Kommunikationsfenster hervorgehoben

4.3.2Weitere Teilnehmer zu Unterhaltungen hinzufügen

Image 146:Dialog zum Hinzufügen neuer Teilnehmer
Image 147:Ansicht nach dem Hinzufügen eines neuen Teilnehmers

Achtung: Man kann weitere Personen nur dann in die Kommunikation einbeziehen, wenn diese zum Dokument schon eingeladen sind.

Konversationen, die nur für den Ersteller oder ausgewählte Benutzer sichtbar sind, können auch für alle Betutzer direkt veröffentlicht werden.

Klicke auf die Plus-Schaltfläche am unteren Rand des geöffneten Kommentarfelds. In der erscheinenden Dialogbox wähle "öffentlich" und bestätigen Ihre Entscheidung mit einem Klick auf den blauen Button "Öffentlich machen".

Image 148:Dialog zur Veröffentlichung von Kommentaren

Hinweis: Sobald eine Konversation für alle Dokumentbenutzer sichtbar ist, kannst Du sie nicht mehr als privat kennzeichnen.

4.4Eine Ankündigung schreiben

Neben der Kommunikation über Kommentare, besteht auch die Möglichkeit, eine Ankündigung zu einem Dokument zu schreiben.

Im Gegensatz zu Kommentaren, erscheint eine Ankündigung nicht im Dokument, sondern wird per E-Mail an die Empfänger versendet. Die E-Mail enthält zusätzlich einen Link zum Dokument.

Ankündigungen bieten den Benutzern die Möglichkeit, während des Überarbeitungsprozesses weitere Informationen, z.B. zu neuen Änderungen oder den generellen Fortschritt, direkt an einzelne oder alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Der Verfasser einer Ankündigung kann dabei entscheiden, wer diese erhalten soll.

Image 149:Tab "Ankündigung verfassen" in der Tableiste hervorgehoben
Image 150:Dialog zum Verfassen einer Ankündigung

Die Grundeinstellung für die Empfänger ist "Ausgewählte". Um die Ankündigung nach dem Verfassen senden zu können, muss mit dieser Einstellung mindestens ein Benutzer aus der Liste als Empfänger ausgewählt werden. Um eine Ankündigung an alle Benutzer des Dokuments zu versenden, können diese entweder einzeln oder bequem über den Button "Alle" ausgewählt werden. Der Benutzer kann auch die Ankündigung mithilfe des Hotkeys (Tab + Return) for PC / (TAB + RETURN) for MAC senden. Für die Liste mit allen Hotkeys clicke hier 3.1.5

Image 151:Beispiel-Email für eine Ankündigung

4.5Supportkommunikation

Über den Support-Button rechts oben neben dem Benutzer-Avatar, können jegliche Supportanfragen zu SMASHDOCs an den Anbieter gesendet werden. Ein Klick auf den Button, öffnet ein Kontaktformular, wo die Anfrage im Detail beschrieben werden kann.

Image 152:Support-Button in der Kopfleiste

5Benutzerverwaltung

5.1Berechtigungen, Rollen und Zusatzrechte

5.1.1Berechtigungen des Erstellers

Der Ersteller eines Dokuments hat, solange sich das Dokument im Entwurfsmodus befindet, alleinigen Zugriff darauf. Für andere Benutzer ist dieses Dokument nicht sichtbar. Somit kann auch nur der Ersteller den Überarbeitungsmodus starten und weitere Benutzer zu diesem Dokument einladen.

5.1.2Benutzer zur Mitarbeit einladen​

5.1.2.1Einladen beim Start des Überarbeitungsmodus

Sobald der Ersteller den Überarbeitungsmodus startet, können auch weitere Benutzer zum Dokument hinzugefügt werden.

An dieser Stelle hat der Ersteller zwei Möglichkeiten. Er kann neue Benutzer über deren E-Mail-Adresse einladen, oder auch über deren Namen, sofern er in der Vergangenheit schon einmal mit diesen an einem Dokument zusammengearbeitet hat. SMASHDOCs liefert hier gleich eine Ergebnisliste, sobald die ersten Buchstaben eingegeben wurden. Der Mitarbeiter wird dann mit einen Klick auf das Plus-Symbol zur Einladungsliste hinzugefügt.

Image 153:Einladungsdialog beim Starten des Korrekturmodus

Weiterhin kann der Ersteller beim Einladen Rollen und Zusatzberechtigungen vergeben sowie eine persönliche Einladungsnachricht verfassen. Der Prozess wird mit einem Klick auf "Überarbeitungsmodus starten" abgeschlossen. Die Dokumentenansicht wechselt im Anschluss in den Überarbeitungsmodus.

Der Überarbeitungsmodus kann auch gestartet werden, ohne dass Benutzer zur Mitarbeit eingeladen wurden. Diese lassen sich aber später immer noch hinzufügen.

5.1.2.2Einladen im Überarbeitungsmodus

Auch zu einem Dokument im Überarbeitungsmodus können weitere Benutzer hinzugefügt werden.

Der Einladungsdialog kann über "Optionen", und dort über das Untermenü "Benutzer einladen" aufgerufen werden. Voraussetzung ist das Zusatzrecht "Darf einladen".

Image 154:Einladen im Überarbeitungsmodus

5.1.2.3Email-Adresse zum User wird angezeigt beim Einladen zum Dokument

Wenn der Benutzer einen anderen Benutzer zum Dokument einladen möchtet, kann er entweder seinen Namen oder seine E-mail-Adresse eingeben. Außerdem, wird bei der Einladung die eingegebe E-mail-Adresse des Benutzers in dem Drop-down-Menü immer erscheinen, wenn dieser Benutzer an der Dokumentenüberarbeitung mit SMASHDOCs schon früher teilgenommen hat.

Image 155:Benutzer zum Dokument einladen

5.1.3Rollen und Zusatzrechte

Bei SMASHDOCs werden Rollen und Zusatzrechte für jeden Benutzer pro Dokument vergeben. Die Rolle entscheidet, welche Möglichkeiten einem Benutzer für die Zusammenarbeit am Dokument selbst zur Verfügung stehen, während die Zusatzrechte darüber entscheiden, welche zusätzlichen Möglichkeiten einem Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Der Ersteller selbst erhält die Rolle "Entscheiden", ebenso werden ihm alle Zusatzrechte zur Verfügung gestellt.

5.1.3.1Rollen

Bei SMASHDOCs kann eine der folgenden Rollen pro Benutzer vergeben werden:

  1. Lesen
  1. Kommentieren
  1. Bearbeiten
  1. Entscheiden

"Lesen" erlaubt dem Benutzer nur den Zugriff auf das Dokument, ohne Änderungen am Inhalt durchführen zu können. Auch das Erstellen sowie das Beantworten von Kommentaren oder Fragen ist mit dieser Rolle nicht möglich.

"Kommentieren" gestattet neben dem Zugriff auf das Dokument auch das Erstellen von Kommentaren oder Fragen.

Mit der Rolle "Bearbeiten" wird dem Benutzer, neben dem Erstellen von Unterhaltungen, die Berechtigung gegeben, inhaltliche Änderungen am Dokument selbst vorzunehmen. Dazu gehört das Erstellen, Ändern und Löschen von Texten, sowie das Erstellen und Ändern von Bildern oder Tabellen.

Um im Dokument vorgenommene Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, bedarf es der Rolle "Entscheiden". Nur ein Benutzer mit dieser Rolle kann über vorgeschlagene Änderungen abstimmen, sowie selbst Änderungen vornehmen und Unterhaltungen erstellen. Weiterhin ist es nur mit dieser Rolle möglich, Bilder oder Tabellen zu löschen.

5.1.3.2Anzeige der Rolle im Dokument

Die eigene Rolle wird in den Einstellungen angezeigt.

Image 156:Anzeige der Benutzerrolle

5.1.4Benutzer aktivieren und deaktivieren

Zunächst werden die eingeladenen Benutzer im Dokument als "aktiv" aufgelistet. Das heißt, sie können im Dokument entsprechend ihrer zugewiesenen Rollen und Rechte arbeiten. Benutzer können jedoch bei Bedarf aus dem Dokument deaktiviert werden, so dass sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument haben.

Um einen Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie einfach die "Benutzerliste" des jeweiligen Dokuments (Kapitel 5.3) und entfernen das Häkchen neben "Aktivieren". Einzige Voraussetzung ist, dass Sie der Dokumentenverwalter sind.

Image 157:Benutzerliste mit aktiven Benutzern

Deaktivierte Benutzer werden sofort per E-Mail benachrichtigt und können das Dokument nicht mehr in ihrer Dokumentenliste sehen. Falls ein Benutzer ein Dokument während der Deaktivierung geöffnet hat, kann er nicht mehr an dem Dokument arbeiten und wird in einem Dialogfenster über die Deaktivierung informiert. Ein deaktivierter Benutzer kann das Dokument nicht über die Suchfunktion finden und kann nicht über die Dokumentverknüpfung darauf zugreifen.

Bitte beachten Sie, dass Benutzer der Dokumentenverwaltung nur dann deaktiviert werden können, wenn nach der Deaktivierung noch mindestens ein Benutzer der Dokumentenverwaltung vorhanden ist. Aber SMASHDOCs verhindert das automatisch.

Deaktivierte Benutzer verschwinden sofort aus der Liste "Aktiv" und werden nur noch in der Liste "Inaktiv" angezeigt.

Image 158:Liste mit allen inaktiven Benutzern

Dort können Sie einen deaktivierten Benutzer wieder reaktivieren, indem Sie ein Häkchen neben "Aktiv" setzen. Dann erscheint der reaktivierte Benutzer wieder in der Liste "Aktiv" und wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Der Benutzer ist nun in der Lage, das Dokument in seiner Dokumentenliste wieder zu sehen und zu öffnen.

Natürlich können Sie sich auch selbst deaktivieren, aber bitte beachten Sie, dass nur ein Benutzer der Dokumentenverwaltung Sie wieder reaktivieren kann.

Image 159:Bestätigungsformular zur Selbstdeaktivierung

5.2Zusatzrechte

Neben den Rollen gibt es bei SMASHDOCs drei Zusatzrechte:

  1. Admin
  1. Einladen
  1. Abschnittshistorie

Das Zusatzrecht "Admin" erlaubt dem jeweiligen Benutzer das Ändern der Rollen und auch Änderungen an den Zusatzrechten aller anderen Benutzer.

Um weitere Benutzer zur Zusammenarbeit einzuladen, ist das Zusatzrecht "Einladen" notwendig. Damit verbunden ist die Berechtigung, Rollen und Zusatzrechte beim Einladen zu vergeben. Allerdings nur bis zur selben Ebene des einladenden Benutzers. Ein Benutzer mit der Rolle "Kommentieren" kann zusätzlich das Recht zum Einladen haben, jedoch kann er dann keinen Benutzer mit der Rolle "Bearbeiten" oder "Entscheiden" einladen. Gleiches gilt für die Zusatzrechte.

Um den Verlauf der einzelnen Abschnitte einsehen zu können, benötigt ein Benutzer das Zusatzrecht "Abschnittshistorie". Ohne dieses Recht ist es nicht möglich, die Änderungen an einem Abschnitt nachzuvollziehen.

Die beiden Rechte " Admin" und "Einladen" müssen mindestens einmal vergeben sein. Dabei kann ein Benutzer beide Rechte haben, oder zwei Benutzer haben jeweils eines dieser Rechte.

Image 160:Zusatzrechte

5.3Der Benutzerliste

Um einen Überblick über alle Benutzer zu erhalten, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten, klicke n den "Optionen" des Dokuments auf "Benutzer verwalten". In dieser Liste sind alle Benutzer mit ihrer Benutzerrolle, zusätzlichen Rechten und Aktivitätslevel aufgeführt.

5.4Kontoeinstellungen

5.4.1Stammdaten ändern

Um die Stammdaten seines Accounts bearbeiten zu können, muss ein Benutzer rechts in der Kopfzeile den dort abgebildeten Avatar anklicken. Im Untermenü kann er dann über "Account" auf seine Stammdaten zugreifen.

Image 161:Zugriff auf die Stammdaten

Nach der Auswahl wird das Dialogfenster "Kontoeinstellungen" angezeigt, in welchem der Benutzer seine Stammdaten ändern kann.

Image 162:Dialog "Kontoeinstellungen" mit der Auswahl "Stammdaten"

Vorgenommene Änderungen werden durch einen Klick auf den Button "Einstellungen speichern" gespeichert.

Hinweis: Das Ändern der Emailadresse ist nicht möglich.

5.4.2Profilbild hochladen und ändern

Sobald sich ein Benutzer neu registriert, wird für ihn ein Standardprofilbild mit seinen Initialen generiert und in seinem Profil hinterlegt.

Um ein eigenes Profilbild hochzuladen oder ein vorhandenes Bild zu ändern, muss der Benutzer in den Kontoeinstellungen den Reiter "Profilbild" auswählen.

Dort kann er seine lokalen Dateien nach einem Bild durchsuchen und dieses hochladen. Anschließend kann er über den Schieber noch die Bildgröße anpassen.

Image 163:Dialog "Kontoeinstellungen" mit der Auswahl "Profilbild"

5.4.3Sprache ändern

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, auch nach seiner Registrierung die Sprache jederzeit zu ändern. Dies geschieht in den Kontoeinstellungen über den Reiter "Sprache".

Image 164:Dialog "Kontoeinstellungen" mit der Auswahl "Sprache"

Hinweis: Um die Sprache zu ändern, wird der Benutzer nach der Bestätigung automatisch ausgeloggt. Nach erneuter Anmeldung wird die neue Spracheinstellung angewendet.

5.4.4Tooltipps anzeigen

Die Anzeige von Tooltipps kann in den Kontoeinstellungen verwaltet werden. Durch Entfernen des Häkchens werden die Tooltipps deaktiviert.

Image 165:Tooltipps in den Kontoeinstellungen aktivieren oder deaktivieren
Image 166:Anzeige von Tooltipps in SMASHDOCs

5.4.5Live-Änderungen anzeigen

Die Anzeige der Live-Änderungen in Dokumenten ist standardmäßig nicht aktiviert. Der Benutzer kann sie jedoch mit Setzen eines Häkchens erneut aktivieren.

Image 167:Live-Änderungen in den Kontoeinstellungen aktivieren oder deaktivieren
Image 168:Anzeige der Live-Änderungen im Dokument

5.4.6Passwort ändern

5.4.6.1Passwort im Benutzerprofil ändern

Ist der Benutzer eingeloggt und will sein Passwort ändern, kann er dies unter den Kontoeinstellungen in seinen Stammdaten vornehmen.

Image 169:Passwort in den Stammdaten ändern

Beim Ändern des Passwortes muss das aktuelle Passwort, anschließend darunter das neue Passwort, und zur Bestätigung erneut das neue Passwort eingegeben werden. Das neue Passwort ist sofort aktiv. Ab der nächsten Anmeldung kann sich der Benutzer mit dem neuen Passwort einloggen.

5.4.6.2Passwort ohne vorherigen Login ändern oder zurücksetzen

Möchte ein Benutzer sein Passwort ändern, ohne sich anmelden zu müssen, oder hat er sein Passwort vergessen, kann er über die Login-Seite ein neues Passwort anfordern.

Image 170:Login-Seite mit dem Button "Passwort vergessen"

Nach einem Klick auf den Link öffnet sich eine weitere Eingabemaske. Dort gibt der Benutzer seine E-Mail-Adresse ein, klickt auf "Neues Passwort anfordern " und bekommt im Anschluss eine E-Mail mit den weiteren Anweisungen, um ein neues Passwort zu erstellen.

Image 171:Eingabemaske zum Zurücksetzen des Passwortes

6Dokumente exportieren

6.1Als Word-Dokument (DOCX) exportieren

SMASHDOCs Dokumente können ohne großen Aufwand als Word-Dokument exportiert werden. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Dokument im Entwurfs- oder Überarbeitungsmodus handelt. Der Export wird über das Optionen-Menü aufgerufen.

Image 172:Word-Dokument über das Optionen-Menü erstellen

Der Benutzer kann eine Designvorlage auswählen, die für die Ausgabe des Dokuments genutzt werden soll. Grundsätzlich kann zwischen den Vorlagen "Standard" und "Vertrag/Contract" gewählt werden. Auf Wunsch kann SMASHDOCs auch vordefinierte, kundenspezifische Vorlagen erstellen und hinterlegen. Wenden Sie sich hierzu gerne an smartwork solutions.

Aus den Formatierungen wie Gliederungsüberschriften, Abbildungs- und Tabellennummerierungen, können außerdem automatisch Dokumentenelemente wie Inhalts-, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis in Word erstellt werden. Dazu einfach die gewünschten Optionen im Dialogfenster auswählen.

Image 173:Dialogfenster für Dokumentenexport

Nach der Auswahl wird das Dokument auf den Rechner heruntergeladen, wo es mit Microsoft Word oder einer anderen Software, die Microsoft Word Dokumente verarbeiten kann, geöffnet werden kann. Dabei werden die jeweiligen Einstellungen in den Word-Formatierungsvorlagen übernommen.

Der Benutzer kann auch den Hotkey (Ctrl + E) for PC / (COMMAND + E) for MAC für Export benutzen.

6.2Als HTML-Seite exportieren​

SMASHDOCs Dokumente können auch als HTML-Seite ausgegeben werden. Hier wird zwischen Entwurfs- und Überarbeitungsdokumenten unterschieden, da für Überarbeitungsdokumente mehrere Exportmöglichkeiten zur Auswahl stehen.

Image 174:Dialog zur Erstellung verschiedener HTML-Dokumente

6.2.1Final

Die Darstellung des Dokuments ohne Redline und Konversationen. Dies entspricht der "Clean"-Ansicht eines Überarbeitungsdokuments. Da in einem Entwurfsdokument ebenfalls keine Änderungen nachverfolgt und keine Konversationen erstellt werden können, ist dies der einzige Modus, der übergreifend für alle Dokumente zur Verfügung steht.

6.2.2Neuigkeiten

In dieser Darstellung wird das Dokument inklusive Redline und Konversationen angezeigt. Bisher ungesehene Änderungen und ungelesene Konversationen werden mit einem gelben Hintergrund hervorgehoben. Es kann ausgewählt werden, ob alle Konversationen angezeigt werden sollen oder nur solche, die "für alle sichtbar" erstellt wurden.

6.2.3Alles-in-1

Hier wird neben der Redline und den Konversationen zusätzlich noch der Verlauf zu jedem einzelnen Abschnitt angezeigt, sofern am entsprechenden Abschnitt Änderungen gemacht worden sind. Auch hier können für alle sichtbare Konversationen ausgeblendet werden.

6.2.4Alle offenen Konversationen

Bei dieser Auswahl liegt der Fokus nicht mehr auf dem Dokument selbst, sondern auf den Konversationen, die noch nicht geschlossen worden sind. Wieder kann zwischen für alle sichtbaren und vertraulichen Konversationen unterschieden werden. Dies ermöglicht dem Benutzer, schneller auf Konversationen reagieren zu können. Durch die minimierte Darstellung des dazugehörigen Abschnitts ist dennoch weiterhin der Zusammenhang ersichtlich.

Image 175:HTML-Export mit Darstellung "Alle offenen Konversationen"