20.09.2019|Olena Dovzhenko

Handbuch

Version: 2.14.2

1Registrierung und Anmeldung

1.1Registrierung

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich für SMASHDOCs zu registrieren:

Registrierung über die Startseite

Registrierung über einen Einladungslink

Nach einem Klick auf "Keinen Account? Erstellen Sie Ihren!" wird man zur Eingabe der persönlichen Daten aufgefordert.

Hat man die Registrierungsseite ausgefüllt und den Nutzungsbedingungen zugestimmt, erhält man nach einem Klick auf "Neuen Account anlegen" eine E-Mail mit einem Verifizierungslink. Erst nach Aufruf dieses Links, der sogenannten Benutzeraktivierung, kann man SMASHDOCs im vollen Umfang nutzen.

Wurde man von einem anderen Benutzer eingeladen, erhält man eine E-Mail mit einem Link. Nach Aufruf dieses Links wird man sofort auf die Registrierungsseite weitergeleitet. In diesem Fall ist es nicht möglich, eine andere E-Mail-Adresse zu vergeben.

1.2Anmeldung

Die Voraussetzung für die Anmeldung bei SMASHDOCs ist eine komplett durchgeführte Registrierung wie im vorherigen Kapitel beschrieben. Ist diese erfolgt, gibt man nach dem Aufruf der SMASHDOCs-Seite seine E-Mail-Adresse sowie das vergebene Passwort ein und klickt auf den Login-Button.

2Dokumente verwalten

2.1Die Dokumentenliste

2.1.1Meine Dokumente

Nach dem Login gelangt der Benutzer unmittelbar zur Dokumentenliste, welche eine Auflistung aller Dokumente zeigt, die er selbst erstellt hat, oder bei denen er zur Zusammenarbeit eingeladen wurde. Jeder neue Benutzer findet in seiner Dokumentenliste ein von uns erstelltes Dokument, in Form eines Handbuches über die Stadt München, um das SMASHDOCS Format kennen zu lernen.

Zu jedem Dokument werden die folgenden Informationen angezeigt:

Lesezeichen inklusive Fälligkeitsdatum (sofern aktiviert)

Status (Entwurf, Überarbeitung)

Dateiname des Dokuments

Letzte Änderung

Neuigkeiten-Symbol (nur angezeigt, wenn es Änderungen im Dokument gibt, die der Benutzer noch nicht gesehen hat)

Ungeöffnet-Symbol (nur angezeigt, wenn ein Dokument noch nicht geöffnet wurde)

Durch einen Klick auf einen Eintrag in der Dokumentenliste, wird das ausgewählte Dokument geöffnet und in einem neuen Browser-Tab angezeigt.

Ein neues Dokument kann man mithilfe des grünen Plus-Buttons in der unteren rechten Ecke der Seite erstellen. Alles rund um die Erstellung eines neuen Dokuments findet sich in Kapitel 3.

2.1.2Der Bearbeitungsstatus

Ein Dokument kann verschiedene Bearbeitungsstatus haben.

Entwurfsmodus

Überarbeitungsmodus

2.1.2.1Der Entwurfsmodus

Auf Dokumente im Entwurfsmodus hat ausschließlich der Ersteller Zugriff. Nur er kann den Inhalt dieser Dokumente nach Belieben ändern. Die Änderungen werden vom System nur dann protokolliert, wenn der Benutzer auf den Button "Änderungen nachverfolgen" in der oberen Kopfzeile des Dokuments klickt. Dieser Button ist sichtbar, wenn im Dokument ein aktiver Benutzer einschließlich aller deaktivierten Benutzer vorhanden ist. Andere Benutzer können den Inhalt eines Dokuments, welches sich gerade im Entwurfsmodus befindet, weder lesen noch bearbeiten. Um weiteren Personen Zugriff auf ein Dokument im Entwurfsmodus zu gewähren, muss der Ersteller den Überarbeitungsmodus starten, wofür er in der oberen Kopfzeile des Dokuments auf den grünen Button "Teilen" klickt.

2.1.2.2Der Überarbeitungsmodus

Im Überarbeitungsmodus werden alle Änderungen am Inhalt des Dokuments nachvollziehbar dokumentiert und in der Änderungsansicht angezeigt. Der Ersteller kann anderen Personen Zugriff auf das Dokument gewähren und sie mit verschiedenen Bearbeitungsrechten ausstatten (siehe dazu auch Kapitel 5).

2.1.3Das Kontextmenü nutzen

Das Kontextmenü für ein Dokument wird immer dann im rechten Bereich der Dokumentenliste sichtbar, wenn der Benutzer mit dem Mauszeiger über einen Eintrag fährt.

Die angebotenen Auswahlmöglichkeiten für ein Dokument im Kontextmenü, unterscheiden sich je nach Rolle und Zusatzrechten des Benutzers.

Für Dokumente im Entwurfsmodus enthält das Kontextmenü folgende Auswahlmöglichkeiten:

Öffnen

Bearbeiten

Verschieben

Duplizieren

In den Papierkorb schieben

Der Benutzer kann nur dann die Stammdaten des Dokuments bearbeiten, wenn er die Rechte des Admins hat.

2.1.4Dokumente mit Neuigkeiten erkennen

Links, in der Tableiste, werden einem Benutzer Neuigkeiten zu einzelnen Dokumenten im Tab "Meine Neuigkeiten" angezeigt.

Das Tab "Meine Neuigkeiten" wird nur dann angezeigt, wenn es für einen Benutzer Dokumente im Überarbeitungsmodus gibt, an denen dieser mitarbeitet und welche ungesehene Änderungen, ausstehende Entscheidungen oder ungelesene Unterhaltungen enthalten. Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, wird das Tab mit der Nummer der Dokumente, welche Neuigkeiten enthalten, nicht angezeigt. Dabei werden Dokument, die mehrere Änderungen enthalten, nicht mehrfach gezählt.

Ob ein Dokument ungesehene Änderungen enthält, wird in der Spalte "Neuigkeiten" in der Dokumentenliste angezeigt.

2.1.5Bisher ungeöffnete Dokumente erkennen

Links in der Tableiste werden einem Benutzer über das Tab "Ungeöffnet" alle Dokumente angezeigt, zu denen der Benutzer eingeladen wurde, und die er seitdem noch nicht geöffnet hat. Der rote Zähler neben dem Tab zeigt die Zahl der ungeöffneten Dokumente.

Der Status "Ungeöffnet" wird automatisch angepasst, wenn der Benutzer das Dokument erstmalig aufruft.

Das Symbol für die ungeöffneten Dokumente wird auch unter dem Tab "Ungeöffnet" in der Dokumentenliste gezeigt.

2.1.6Dokumente mit Lesezeichen und Fälligkeitsdatum versehen

Für jedes Dokument in der Dokumentenliste, zu dem ein Benutzer zur Zusammenarbeit eingeladen wurde, oder welches er im Entwurfsmodus erstellt hat, können Lesezeichen vergeben werden.

Verfügt mindestens ein Dokument über ein aktives Lesezeichen, wird links in der Leiste das Tab "Meine Favoriten" angezeigt.

Der Zähler des Tabs gibt dabei die Zahl der Dokumente wieder, für die ein Lesezeichen gesetzt wurde.

Ein Lesezeichen kann durch den Benutzer gesetzt werden, indem er auf das Stern-Symbol in der Dokumentenliste klickt. Der Benutzer kann dafür auch den Hotkey (Ctrl + Shift + B) für PC / (CONTROL + SHIFT + B) für MAC benutzen.

Je nach Status, hat das Symbol eine unterschiedliche Farbe:

Weiß: kein Lesezeichen gesetzt

Gelb: Lesezeichen gesetzt ohne/mit Fälligkeitsdatum (das noch nicht erreicht ist)

Rot: Lesezeichen gesetzt und Fälligkeitsdatum erreicht bzw. überschritten

Wird ein Lesezeichen gesetzt, kann der Benutzer ein Fälligkeitsdatum im daraufhin erscheinenden Eingabefeld festlegen.

Das Fälligkeitsdatum für ein Lesezeichen kann folgende Merkmale haben:

Bevorstehend

Fällig

Überfällig

Sobald ein Lesezeichen das gesetzte Fälligkeitsdatum erreicht oder auch überschritten hat, wird der Zähler am Tab, ebenso wie das Symbol am Dokument selbst, in rot angezeigt.

Gibt es hingegen ausschließlich Dokumente mit bevorstehendem Fälligkeitsdatum, wird der Zähler am Tab in grau dargestellt.

Hinweis: Die von einem Benutzer gesetzten Lesezeichen und ggf. definierten Fälligkeitsdaten, sind nur für den Benutzer selbst sichtbar und können demnach auch nur von diesem geändert bzw. deaktiviert werden.

2.1.7Dokumentenliste filtern

Für die Liste der angezeigten Dokumente stehen dem Benutzer die folgenden Filtermöglichkeiten im oberen Bereich der Dokumentenübersicht zur Verfügung:

alle Dokumente (Alle)

Dokumente im Überarbeitungsmodus (Überarbeitung)

Dokumente im Entwurfsmodus (Entwurf)

Dokumente mit Neuigkeiten (Neuigkeiten)

Je nachdem, welcher Filter von einem Benutzer ausgewählt wurde, wird die Anzahl und auch die Darstellung der aufgelisteten Dokumente entsprechend angepasst.

2.2Dokumente in Ordnern verwalten

2.2.1Der Standardordner "Meine Dokumente"

Für die Verwaltung von Dokumenten und die Strukturierung von Inhalten in SMASHDOCs, verfügt jeder Benutzer über den Ordner "Meine Dokumente" innerhalb der Tableiste.

Dieser Ordner kann weder gelöscht noch umbenannt werden und dient als standardmäßige Ablage für alle Dokumente, die ein Benutzer neu erstellt hat, oder zu denen er von anderen Benutzern zur Überarbeitung eingeladen wurde.

Innerhalb des Ordners können neben Dokumenten auch neue Ordner auf verschiedenen Hierarchieebenen erstellt werden, mit deren Hilfe der Benutzer inhaltliche Strukturierungen nach Themen, Projekten, usw. vornehmen kann.

2.2.2Neue Ordner und Unterordner erstellen

Neue Ordner der obersten Hierarchieebene, werden über das Kontextmenü des Ordners "Meine Dokumente" erstellt. Ordner nachfolgender Hierarchieebenen können dann entsprechend über das jeweilige Kontextmenü der Unterordner angelegt werden.

Das Kontextmenü eines Ordners bietet die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

Neuen Ordner anlegen

Bearbeiten

Löschen

Auf der selben Ebene können keine Ordner mit identischem Namen angelegt werden. In einem solchen Fall wird der Benutzer beim Anlegen darauf hingewiesen und zur Eingabe eines neuen Ordnernamens aufgefordert.

2.2.3Bestehende Ordner verschieben

Ordner in SMASHDOCs lassen sich mit Drag & Drop beliebig verschieben. Der Benutzer wählt den zu verschiebenden Ordner aus und zieht ihn auf die neue Position. Sollten sich auf dieser Ebene bereits Ordner befinden, wird der neue Ordner nach alphabetischer Reihenfolge automatisch in die Struktur einsortiert.

Hat ein Ordner weitere Unterordner, werden diese ebenfalls mit verschoben, die Hierarchie bleibt allerdings bestehen. Auch hier ist es nicht möglich, zwei Ordner mit identischem Namen auf dieselbe Ebene zu verschieben. Sollte dies durch das Verschieben eintreten, erhält der Benutzer ebenfalls einen Warnhinweis.

2.2.4Bestehende Ordner bearbeiten oder löschen

Nachdem ein Benutzer Ordner und Unterordner angelegt hat, um die ihm zugänglichen Dokumente in SMASHDOCs zu strukturieren, können Ordner nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Über das Kontextmenü an einem Ordner stehen diese Funktionen zur Auswahl:

Neuen Folder anlegen

Bearbeiten

Löschen

Auch das Umbenennen von Ordnern erlaubt keine identischen Namen auf derselben Ebene. Wird ein Ordner gelöscht, der Dokumente enthält, werden diese automatisch in den Ordner "Meine Dokumente" verschoben.

2.2.5Dokumente verschieben

Auch einzelne Dokumente können mit Drag & Drop verschoben werden. Einfach ein Dokument aus der Liste auswählen und in der Ordneransicht links in den gewünschten Ordner ziehen.

2.3Die Suchfunktion

Die Suche wird aus der Dokumentenansicht heraus gestartet. Ein Klick auf die Lupe in der Kopfzeile öffnet den Suchdialog.

Die Suchfunktion findet man auch im Tab "Suche" in der Tableiste links.

Gesucht wird nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren Suchbegriffen sowohl für Dokumente als auch für Ordner und Dokumenten-Tags.

2.3.1Suchergebnisse nach Ergebnistyp filtern

Über die Filterfunktion auf der linken Seite des Dialogs können die Suchergebnisse weiter präzisiert werden. Zur Auswahl stehen dazu folgende Parameter:

Alle (Standardeinstellung)

Dokumente

Ordner

Tags

Papierkorb

2.3.2Ordnerpfad zu Dokumenten

Unter jedem Dokument in der Suchergebnis-Liste wird jeweils der Ordnerpfad angezeigt, in welchem sich das jeweilige Dokument befindet.

Will man direkt einen Ordner öffnen und sich alle dort befindenden Dokumente anschauen, klickt man auf den jeweiligen Name in der Ergebnisliste.

2.3.3Nach Dokumenten suchen

Um nach Dokumenten zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern passende Dokumente gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt (Ordner & Tags).

Um nur Dokumente als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter "Dokumente" oben rechts in dem Suchdialog.

Klickt man auf ein Dokument in der Ergebnisliste, wird dieses in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

2.3.4Nach Ordnern suchen

Um nach Ordnern zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern Order gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt.

Um nur Ordner als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter "Ordner" oben rechts in dem Suchdialog.

Durch Klick auf einen Ordner in der Ergebnisliste, wird der Ordner im gleichen Browser-Tab geöffnet, und es werden alle Dokumente des gewählten Ordners angezeigt.

2.3.5Dokumente über Tags suchen

Wurde ein Dokument mit Tags versehen, zeigt die Ergebnisliste ggf. auch ein Tag als Ergebnis an. Wird ein Tag ausgewählt, zeigt SMASHDOCs nicht nur die so getaggten Dokumente in der Ergebnisliste an, sondern zusätzlich alle Tags, die mit dem zuvor ausgewählten Tag kombiniert wurden. Ein weiterer Klick auf Tag in der Tagliste links, fügt auch dieses Tag den Suchbegriffen hinzu und schränkt damit die Ergebnisse weiter ein.

Ein Tag kann jederzeit wieder aus dem Suchbegriffsbereich entfernt werden. Dadurch wird die Liste der verbundenen Tags neu berechnet.

3Dokumente erstellen und abstimmen

3.1Ein Dokument schreiben

3.1.1Ein neues Dokument erstellen

3.1.1.1Ein neues Dokument in SMASHDOCs schreiben

Ein neues Dokument wird in SMASHDOCs immer im Entwurfsmodus erstellt. Im Entwurfsmodus arbeitet der Ersteller alleine am Dokument. Die Änderungen des Inhalts oder der Struktur werden protokolliert, wenn der Benutzer auf den Button "Änderungen nachverfolgen" in der oberen Kopfzeile des Dokuments klickt. Für eine kurze Erläuterung der verschiedenen Bearbeitungsstatus siehe auch Kapitel 2.1.2.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klickt der Benutzer auf den grünen Plus-Button in der unteren rechten Ecke der Dokumentenansicht und wählt "Dokument schreiben" in dem geöffneten Dialog aus oder benutzt die Tastenkombination (Ctrl + Shift + N) für PC / (CONTROL + SHIFT + N) für MAC.

Danach öffnet sich ein Dialogfenster.

In diesem Dialog werden zunächst die Metadaten des Dokuments festgelegt:

Dateiname (wird automatisch ausgefüllt, kann manuell angepasst werden) (Pflichtfeld)

Titel (Pflichtfeld)

Untertitel (optional)

Kurzbeschreibung (optional)

Tags (optional)

Fußzeile (optional)

Nach einem Klick auf "Dokument erstellen", wird das neue SMASHDOC in dem Ordner gespeichert, in dem es erstellt wurde und bearbeitet werden kann.

Die wesentliche Eigenschaft eines Dokuments in SMASHDOCs ist es, dass es in unterschiedliche Abschnitte unterteilt wird. Dadurch ist es später im Überarbeitungsmodus sehr schnell und einfach möglich, Änderungen einzuarbeiten, diese in den Versionen eines Abschnitts nachzuvollziehen und anschließend darüber zu entscheiden.

Jedes Mal, wenn der Benutzer im Entwurfsmodus auf ENTER drückt, wird ein neuer Abschnitt erstellt. Ein Abschnitt verfügt dabei über spezielle Ebenen- und Formatierungsinformationen.

Die Ebeneninformationen aller Abschnitte eines Dokuments ermöglichen es, ein jederzeit logisch korrekt strukturiertes Dokument zu erstellen. Unlogische Strukturen innerhalb eines Dokuments, wie z.B. eine inkonsistente Gliederungsnummerierung, sind in SMASHDOCs nicht möglich.

Die Formatierungsinformationen ermöglichen es dem Benutzer, Abschnitte mit unterschiedlichen Eigenschaften, wie zum Beispiel Überschriften oder Listen, zu erstellen.

Dokumente können außerdem Bilder oder Tabellen enthalten. Für diese werden keine Formatierungseigenschaften vergeben. Jede Abbildung oder Tabelle erhält jedoch automatisch eine chronologische Nummerierung. Außerdem hat der Benutzer die Möglichkeit eine kurze Bild- bzw Tabellenunterschrift hinzuzufügen.

3.1.1.2Ein Word-Dokument in SMASHDOCs importieren

Alternativ zum Schreiben eines neuen Dokuments in SMASHDOCs, hat der Benutzer auch die Möglichkeit, ein bestehendes Word-Dokument im "docx-Format" zu importieren. Das doc-Format wird nicht unterstützt.

Dazu klickt der Benutzer in der Dokumentenansicht auf den Button "Dokument importieren". Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem entweder ein Dokument mittels Drag & Drop eingefügt, oder der lokale Datenspeicher des Computers durchsucht werden kann.

Im zweiten Schritt kann der Benutzer festgelegen, wie die identifizierten Formatierungsvorlagen aus Word in SMASHDOCs umgesetzt werden sollen. Standardmäßig formatiert SMASHDOCs die entsprechenden Abschnitte automatisch. Um WORD mit SD-Stilen zuordnen und / oder die Gliederungsebenen für Überschriften und nummerierte Absätze manuell ändern zu können, muss der Benutzer das Kontrollkästchen "Manuelles Mapping" aktivieren. Wird keine Auswahl getroffen, versucht SMASHDOCs, die WORD-Formatierungsvorlagen so gut wie möglich umzusetzen.

Nach einem Klick auf "Dokument importieren", können nun im dritten Schritt die Metadaten des Dokuments bearbeitet werden.

Im Anschluss wird aus der Word-Datei ein SMASHDOCs Dokument erstellt. Hierbei werden die Formatierungen aus dem Word-Dokument in SMASHDOCs übernommen wie zuvor vom User bzw. vom System festgelegt, sofern diese technisch eindeutig erkennbar und konvertierbar sind.

Das neue Dokument befindet sich nach dem Import dann im Entwurfsmodus und kann, wie ein in SMASHDOCs erstelltes Dokument, als Entwurf bearbeitet werden und im nächsten Schritt zur Überarbeitung freigegeben werden.

3.1.1.3Ein sdox Dokument in SMASHDOCs importieren

Um ein sdox Dokument in SMASHDOCs zu importieren, geht man genauso vor, wie bei der Importierung eines dox Dokuments. Die Beschreibung hierzu finden Sie in dem Abschnitt 3.1.1.2.

3.1.2Einen Textabschnitt erstellen

Sobald der Benutzer ein neues Dokument erstellt hat, können schnell und einfach neue Textabschnitte angelegt werden.

Ein neu erstelltes Entwurfsdokument verfügt dabei immer über einen leeren Standardabschnitt.

Klickt der Benutzer in den leeren Abschnitt, kann er sofort mit dem Erstellen von Inhalten beginnen und Texte schreiben. Weitere Abschnitte werden nach jeder Betätigung der "ENTER"-Taste angelegt.

Auch bei einem importierten Dokument, kann an beliebiger Stelle ein neuer Abschnitt durch Betätigung der ENTER Taste eingefügt werden.

SMASHDOCs speichert neue Inhalte automatisch und kontinuierlich ab.

Neue Abschnitte müssen nicht zwingend Text enthalten, sondern können auch leer gespeichert werden. Im Dokument wird dann ein Weißraum angezeigt.

3.1.3Undo (Cmd + Z) / Redo (Cmd + shift + Z)

Wenn ein Benutzer etwas geschrieben und einen Fehler gemacht hat, kann er ihn mit der Tastenkombination (Cmd + z) = "Undo" löschen (rückgängig machen).

Die Rückgängig-Aktion löscht die letzte vom Benutzer vorgenommene Änderung. Die Anzahl der Undos ist nur durch die Anzahl der Änderungen begrenzt.

Hinweis: Wenn der Benutzer den Bearbeitungsbereich verlässt oder außerhalb des zu bearbeitenden Abschnitts klickt, Änderungen vornimmt und anschließend das Dokument oder Programm schließt, können Änderungen, die zuvor vorgenommen wurden, nicht rückgängig gemacht werden.

Jede Rückgängig-Aktion kann auch wiederholt werden (Cmd + Shift + Z). Die Wiederholung kann unmittelbar nach der zuvor rückgängig gemachten Aktion ausgeführt werden. Die Anzahl der Redos ist nur durch die Anzahl der durchgeführten Undos begrenzt.

3.1.4Magic Tabs

Jeder Listelement im Dokument hat die Option "Magic Tabs". Wenn die Option «Magic Tabs» im Dokument aktiviert ist, beginnt der Inhalt des Listenelements auf der nächsten Global Grid Ebene. Um die "Magic Tabs" zu aktivieren, muss der Benutzer den Tab "Dokumentenoptionen zeigen" links in der Tableiste öffnen und ein Häckchen in die kleine Box daneben setzen. Wenn der Benutzer das Häckchen wegmacht, wird die Option "Magic Tabs" deaktiviert.

Die Aktivierung der "Magic Tabs" bietet dem Benutzer die Möglichkeit, den Inhalt in seinen Listen gemäß der gesetzten im Global Grid Ebenen zu organisieren. Siehe die Unterschiede mit den Magic Tabs "aus" Image 32 und den magischen Tabs "ein" Image 33.

3.1.5SD Hotkeys

Hotkeys für die Ausrichtung
AusrichtungWindowsMac
zentriert Ctrl + Alt + CCONTROL + Alt + C
linksbündigCtrl + Alt + LCONTROL + Alt + L
rechtsbündigCtrl + Alt + RCONTROL + Alt + R
BlocksatzCtrl + Alt + JCONTROL + Alt + J
Hotkeys für die Zeichenformatierungen
ZeichenformatierungenWindowsMac
FettCtrl + BCONTROL + B / COMMAND + B
KursivCtrl + ICONTROL + I / COMMAND + I
UnterstrichenCtrl + UCONTROL + U / COMMAND + U
DurchgestrichenCtrl + DCONTROL + S
HochstellenCtrl + Plus signCONTROL + Plus sign
TiefstellenCtrl + Minus signCONTROL + Minus sign
TranskriptCtrl + TCONTROL + T
KapitälchenCtrl + 0 (zero)CONTROL + 0 (zero)
Hotkeys für die Einfügungen
Einfügungen WindowsMac
Fußnote einfügenCtrl + Shift + FCONTROL + SHIFT + F
Indexeintrag einfügenCtrl + Shift + ICONTROL + SHIFT + I
Randnotiz einfügenCtrl + Shift + SCONTROL + SHIFT + S
Weblink einfügenCtrl + Shift + LCONTROL + SHIFT + L
Querverweis einfügenCtrl + Shift + RCONTROL + SHIFT + R
Seitenumbruch oberhalb einfügenCtrl + Shift + PCONTROL + SHIFT + P
Persönliches Abschnitss-Lesezeichen einfügenCtrl + Shift + PCONTROL + SHIFT + P
Entwurfsabschnitt zur Überarbeitung freigebenCtrl + Shift + ECONTROL + SHIFT + E
Hotkeys für die Änderungsvorschläge
Änderungsvorschläge entscheidenWindowsMac
Änderungsvorschläg annehmenCtrl + Alt + YCONTROL + ALT + Y
Änderungsvorschläg ablehnenCtrl + Alt + NCONTROL + ALT + N
Hotkeys für die Kommentare
KommentareWindowsMac
Kommentar erstellenCtrl + Shift + CCONTROL + SHIFT + C
Antwort sendenTab + EnterTAB + RETURN
Hotkeys für Sonstiges
SonstigesWindowsMac
Neues Dokument erstellenCtrl + Shift + NCONTROL + SHIFT + N
Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt speichernCtrl + SCOMMAND + S
Neue Änderungen in einem Überarbeitungsabschnitt verwerfenEscESC
Ankündigung sendenTab + EnterTAB + RETURN
ExportierenCtrl + ECOMMAND + E
KopierenCtrl + CCOMMAND + C
AusschneidenCtrl + XCOMMAND + X
EinfügenCtrl + VCOMMAND+ V
Absatzvorlage, Bullet-Liste / nummerierte Liste löschenShift + BackspaceSHIFT + BACKSPACE

3.1.6Unicodezeichen direkt über die Tastatur eingeben

Unter Windows kann jedes Unicodezeichen mit der entsprechenden Codepoint-Tabelle direkt über die Tastatur eingegeben werden; z.B. für → (Pfeil nach rechts) Tastenkombi: Alt + 26.

Unter Mac können die Systemerweiterung "Tastaturübersicht", die Zwischenablage (z.B. aus List of Unicode characters) oder die SD-Sonderzeichentabelle zur Eingabe verwendet werden.

3.1.7Schnellstart-Menüs

Die Schnellstart-Menüs bedeuten eine oder einige Gruppen von Absatzformatvorlagen, die in der Tab-Leiste mit den Standard- oder benutzerdefinierten Symbolen fixiert werden. In der Regel gehören dazu meist verwendete Stile, die daher einfacher und schneller zugänglich sein sollten.

Schnellstart-Menüs sind für jedes System individuell konfigurierbar.

3.1.8Zoom-Taste

Die Zoom-Taste vergrößert die Schriftgröße (Textabschnitt, Text in Tabellen, Bild und Tabellenbeschriftung), während alle Steuertasten unverändert bleiben. Standard beim Öffnen / erneuten Laden eines Dokuments ist 100%.

Außer der Zoomtaste in der Symbolleiste, können Sie auch die Tastenkombinationen "Ctrl + / Ctrl - " für Windows und "COMMAND + / COMMAND - " für Mac verwenden. Weitere Tastenkürzel finden Sie unter Tastaturkommandos in SMASHDOCs.

3.1.9Ein Bild einfügen

Neben Textabschnitten kann ein Dokument auch Bilder enthalten. Derzeit unterstützt SMASHDOCs die folgenden Bildformate:

PNG

JPEG

TIFF

Dem Benutzer stehen bei SMASHDOCs verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Bilder in Dokumente einzufügen.

Der Benutzer klickt zunächst in den Abschnitt, unter dem das neue Bild eingefügt werden soll. Danach klickt er in der Formatierungsleiste auf den Button "Bild einfügen".

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein Dialogfenster für das Hinzufügen von Bildern. Dort lässt sich auf folgende Weise ein Bild einfügen:

Manueller Upload und Auswahl des Bildes aus der Dateiablage

Einfügen eines Bildes per Drag & Drop

Für den manuellen Upload eines Bildes, öffnet der Benutzer mit einem Klick auf durchsuchen den Dateibrowser seines Rechners, aus welchem er das gewünschte Bild auswählen kann.

Um ein Bild per Drag & Drop einzufügen, muss der Benutzer das Bild lediglich mit dem Mauszeiger von einem beliebigen Verzeichnis oder der Ablage seines Computers auswählen und in den vordefinierten Bereich des Dialogs ziehen. Das Bild wird dann automatisch eingefügt.

Zusätzlich kann der Benutzer einen Titel vergeben, welcher nach dem Speichern sowohl unterhalb des Bildes, als auch im Bildverzeichnis angezeigt wird.

Für jedes Bild kann individuell über das Auswahlfeld im unteren Teil des Dialogs entschieden werden, ob eine Nummerierung vergeben werden soll oder nicht. Nicht nummerierte Bilder werden in der fortlaufenden Nummerierung nicht berücksichtigt, erscheinen aber weiterhin als Eintrag im Bilderverzeichnis. Falls die Nummerierung aktiv ist, kann der Nutzer die Nummerierungsebene wählen bzw. erste (1.) oder zweite (1.1).

Es ist jedoch auch möglich ein Bild direkt in das Dokument einzubetten. Der Benutzer wählt einfach die gewünschte Abbildung aus seinem lokalen Dateisystem aus und zieht sie direkt an die entsprechende Stelle im Dokument. SMASHDOCs erstellt automatisch einen Bildabschnitt und öffnet das Dialogfenster zur Eingabe des Untertitels.

Klickt der Benutzer mit dem Mauszeiger außerhalb des Dialogfensters ohne ein Bild eingefügt oder gespeichert zu haben, wird die Erstellung abgebrochen und der leere Bildabschnitt gelöscht.

Im Gegensatz zu Textabschnitten weisen Bildabschnitte keine Zusatz- oder Formatierungseigenschaften auf.

3.1.10Eine Tabelle einfügen

In SMASHDOCs besteht für einen Benutzer auch die Möglichkeit, eine Tabelle anzulegen. Ebenso wie bei Bildabschnitten wird die Tabelle entweder unter dem ausgewählten Abschnitt eingefügt oder ein zuvor ausgewählter, leerer Abschnitt wird in einen Tabellenabschnitt umgewandelt. Tabellen werden mit einem Klick auf den Button "Tabelle einfügen" erstellt.

Anschließend öffnet sich das Dialogfenster zum Bearbeiten der Tabelle. Der Benutzer hat die Möglichkeiten, die erste Zeile oder Spalte als "Header" fett darzustellen, die Gesamtgröße der Tabelle in Prozent einzustellen und der Tabelle einen Titel zu geben.

Außerdem kann für jede Zelle die Formatierung einzeln über die Formatierungsleiste am oberen Rand des Dialogfensters eingestellt werden.

Ein Rechtsklick in eine Zelle öffnet das Kontextmenü. Hierüber können neue Spalten oder Zeilen eingefügt oder vorhandene gelöscht werden.

Um eine oder mehrere Spalten oder Zeilen zu verschieben, markiert man die entsprechenden Bereiche und zieht sie einfach an die gewünschte Position in der Tabelle.

Genau wie bei Bildern, ist auch die Nummerierung von Tabellen optional. Tabellen ohne Nummerierung erscheinen ebenfalls im Tabellenverzeichnis.

Auch das Importieren von Excel-Tabellen wird unterstützt. Mit Copy & Paste lassen sich somit auch große und komplexe Tabellen in SMASHDOCs abbilden. Dies funktioniert jedoch, anders als bei Bildern, nur innerhalb des Dialogfensters. Das Importieren von Tabellen per Drag & Drop direkt in das Dokument, wird nicht unterstützt.

Ebenso wie Bildabschnitte verfügen Tabellen über keine speziellen Zusatz- oder Formatierungseigenschaften.

3.1.11Einen Weblink einfügen

SMASHDOCs erlaubt seinen Benutzern auch das Anlegen von Weblinks. Weblinks können in Textabschnitten, aber nicht in Überschriften angelegt werden.

Um einen Link anzulegen, kann der Benutzer entweder Text markieren und den markierten Text verlinken, oder einen Link ohne vorherige Textmarkierung erstellen. Der Link wird dann an die Stelle eingefügt, an welche der Mauszeiger gesetzt wurde und der Linktext kann selbst gewählt werden.

Anschließend klickt man auf den Button "Link einfügen" und wählt die Option "Weblink" aus.

Im Anschluss öffnet sich ein Dialog. In der oberen Eingabebox wird festgelegt, wie der Link im Dokument angezeigt werden soll, in der unteren Eingabe-Box wird der Link eingetragen.

Wurde beim Erstellen des neuen Weblinks Text markiert, ist dieser Text bereits in die obere Eingabebox eingetragen.

3.1.12Einen Querverweis auf einen anderen Abschnitt einfügen

Neben Weblinks können auch Querverweise auf andere Abschnitte innerhalb eines Dokuments angelegt werden.

Ziele eines Querverweises können sein:

Überschriften ohne Nummerierung

Überschriften mit Nummerierung

Nummerierte Textabschnitte (ohne Überschrifteneigenschaft)

Tabellen

Bilder

Um einen Querverweis einzufügen, klickt man in einem Textabschnitt an die Stelle, an welcher der Querverweis eingefügt werden soll und anschließend auf den Button "Einen Link erzeugen". Im dann erscheinenden Menü wählt man "Querverweis" aus. Man kann auch den Hotkey (Ctrl + Shift + R) für PC / (CONTROL + SHIFT + R) für MAC benutzen.

Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier wählt man das Ziel des Querverweises aus und legt fest, ob nur die Nummer des jeweiligen Abschnitts und/ oder auch der darin enthaltene Text im Querverweis angezeigt werden soll.

Ein Klick auf einen gesetzten Querverweis öffnet ein Dialogfenster, in dem mehrere Optionen im Umgang mit dem Querverweis zur Verfügung stehen.

Gehe zum Abschnitt, auf den verwiesen wird

Querverweis bearbeiten

Querverweis löschen

Die Optionen "Löschen" und "Bearbeiten" werden nur angeboten, wenn der Nutzer die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hat.

Nach dem Einführen eines Querverweises, erscheint rechts vom Text ein kleines Symbol. Durch einen Klick auf dieses Symbol, erscheint eine detaillierte Liste aller Querverweise im jeweiligen Bereich.

Ein eingefügter Querverweis wird nicht nur neben dem Abschnitt, in den der Querverweis eingefügt wurde angezeigt, sondern auch neben dem Abschnitt, auf den er verweist.

Hinweis: Querverweise können aktuell nur innerhalb eines Dokuments angelegt werden und nicht auf andere SMASHDOCs-Dokumente oder Abschnitte in anderen SMASHDOCs-Dokumenten verweisen.

3.1.13Ein Inline-Bild einfügen

Das Dokument kann auch Inline-Bilder enthalten. Ein Benutzer kann Inline-Bilder in Textabschnitten und Tabellen erstellen, bearbeiten und löschen.

Um ein neues Inline-Bild zu erstellen, klickt man in den Bereich des Textabschnittes, in dem das Inline-Bild hinzufügt werden soll und drückt anschließend in der Formatierungsleiste auf die Schaltfläche "Inline-Bild einfügen".

Nach einem Klick auf die Option "Inline-Bild" wird der neue modale Dialog zur Erstellung eines Inline-Bildes angezeigt. Dort kann der Benutzer das Bild definieren durch:

Drag & Drop einer Bilddatei oder

Auswahl eines Bildes vom Computer aus

und eine Vorschau sehen. Grundsätzlich ist das Hochladen eines Inline-Bildes das gleiche wie das Erstellen und Aktualisieren einer normalen Abbildung.

So sehen einige eingefügte Inline-Bilder im Textbereich aus:

Ein Benutzer ist auch in der Lage, das bestimmte Inline-Bild im Textabschnitt durch einfaches Klicken zu vergrößern.

Das Erstellen eines Inline-Bildes ist auch im Tabelleneditor möglich, wo man zuerst auf eine gewünschte Zelle doppelklickt, um den erweiterten Tabelleneditormodus zu aktivieren und dann auf das Symbol "Neues Inlinge-Bild erstellen" zu klicken.

Wenn ein Textabschnitt ein geändertes Inline-Bild enthält, wird die zuletzt gesehene Version des Inline-Bildes angezeigt und in Rot umrahmt. Die neueste Version des Inline-Bildes wird auch angezeigt und ebenfalls grün umrahmt. Selbst wenn das Inline-Bild mehrfach geändert wurde, sieht der Benutzer nur die letzte Version des Inline-Bildes, das er gesehen hat, und die zuletzt hochgeladene Version, die jeweils rot und grün hervorgehoben sind.

Um den Inline-Bildverlauf zu sehen, klickt man auf den "Klicke, um den Änderungsverlauf des Abschnitts zu sehen" auf der rechten Seite des Textabschnitts.

Darüber hinaus enthält die Liste der Bildabschnitte im Dokument auch die Liste der eingebetteten Inline-Bilder, die in den Textabschnitt eingefügt werden.

Nach einem Klick auf einen Listeneintrag scrollt das Dokument zum zugehörigen Textabschnitt, der das ausgewählte Inline-Bild enthält, und aktiviert den Abschnitt im Dokument.

3.1.14Checkbox

Die Checkbox kann sowohl in formularbasierten Dokumenten verwendet werden, als auch um etwas als "Ja" oder "Nein", "Fertig" und "Noch nicht fertig" anzuzeigen, z.B. in der To-Do-Liste. Um die Checkbox zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie einfach darauf.

Das Status der Checkbox, nämlich aktiviert / deaktiviert, wird verfolgt, wenn sie zur Überprüfung freigegeben wird.

Die Checkbox kann mit der Rücktaste gelöscht werden.

3.1.15Abschnittslinks

Abschnittslinks ermöglichen es den Benutzern, einen direkten Link zu einem Abschnitt in einem Dokument zu erzeugen.

Mit einem Rechtsklick in einen Abschnitt, wird das Kontextmenü geöffnet. In diesem wählt man die Funktion "Abschnittslink anzeigen" aus. Daraufhin wird die zu diesem Abschnitt gehörende URL angezeigt.

Um diesen Abschnittslink im Dokument einzuarbeiten, verfährt man wie bei der Erstellung eines Weblinks. Ruft man den Link auf, wird man automatisch zu dem dazugehörigen Abschnitt navigiert.

Abschnittslinks können auch außerhalb von SMASHDOCs eingefügt oder per E-Mail versendet werden. Ein Klick auf den Link öffnet dann das Dokument und springt zum im Link hinterlegten Abschnitt.

3.1.16Fußnoten

An jeder beliebigen Stelle eines Textabschnitts lassen sich Fußnoten einfügen. Ein Klick auf den Button in der Menüleiste öffnet den Erstellungsdialog.

Fußnoten werden im Dokument fortlaufend nummeriert. Um schnell auf eine Fußnote zugreifen zu können, wählt man im Inhaltsverzeichnis den Reiter "Fußnoten" aus. Ein Klick auf die Kachel navigiert den Benutzer direkt zum entsprechenden Abschnitt.

3.1.17Querverweise in der Tabelle

Querverweise auf andere Abschnitte innerhalb einer Tabelle angelegt werden können.

Um einen Querverweis einzufügen, klickt man zweimal in einer Tabelle an die Zelle, in welcher der Querverweis eingefügt werden soll und anschließend auf den Button "Einen Link erzeugen". Im dann erscheinenden Menü wählt man "Cross-reference".

Ziele eines Querverweises können sein:

Überschriften ohne Nummerierung

Überschriften mit Nummerierung

Nummerierte Textabschnitte (ohne Überschrifteneigenschaft)

Tabellen

Bilder

Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier wählt man das Ziel des Querverweises aus und legt fest, ob nur die Nummer des jeweilen Abschnitts und/ oder auch der darin enthaltene Text im Querverweis angezeigt werden soll. Dann klickt man auf den "Erstellen-Button" und Querverweis wird angelegt.

Ein Klick auf einen gesetzten Querverweis öffnet ein Dialogfenster rechts von der Tabelle, in dem mehrere Optionen im Umgang mit dem Querverweis zur Verfügung stehen:

Zum Querverweis gehen

Querverweise bearbeiten

Querverweise löschen

Achtung: Querverweise können nur dann bearbeitet oder gelöscht werden, wenn der Nutzer die Rolle "Bearbeiter" oder "Entscheider" hat.

Hinweis: Querverweise können aktuell nur innerhalb eines Dokuments angelegt werden und nicht auf andere SMASHDOCs-Dokumente oder Abschnitte in anderen SMASHDOCs-Dokumenten verweisen.

3.1.18Fußnoten in der Tabelle

Fußnoten können in Tabellen einfügen sein.

Dazu muss der Benutzer auf das Fußnotensymbol in der Formatierungsleiste klicken. Die Fußnote wird der aktiven Zelle hinzugefügt.

Der Text in Fußnoten hat die nächsten Formatierungsoptionen:

Fett

Kursiv

Unterstrichen

Durchgestrichen

Hochgestellt

Tiefgestellt

Transkript

Kapitälchen

Web-link einfügen

Alle Formatierung löschen

Die Fußnote wird in einer Liste von Fußnoten angezeigt.

Beim Import erscheint die Fußnote entsprechend unten auf der Seite des .docx-Dokuments.

3.1.19Verschachtelte Listen in Tabelle

Benutzer können verschachtelte Listen in Tabellen erstellen.

Aktiviere die Zelle, in der die Liste angezeigt werden soll, markiere den Text, und klicke auf den List - Button, um die Elemente aufzulisten. Es gibt zwei Arten von Listen: nummeriert und nicht nummeriert.

Um zur nächsten Ebene zu gelangen, füge den Cursor direkt vor dem Text ein, welchen Du verschieben möchtest, und drücke die TAB - Taste. Der Text wird eine Ebene weiter verschoben und auf der linken Seite nummeriert.

Listen können maximal neun verschiedene Ebenen enthalten.

3.1.20Einen Textabschnitt formatieren

3.1.20.1Formatierungseinstellungen

Unter der Registerkarte "Formatierungsmenü" findet der Benutzer alle verfügbaren Formatierungen. Die Formatierungen sind in drei Gruppen unterteilt:

Alle

Absatzstile

Zeichensatzformate

Es liegt am Benutzer, wie die Gruppen angezeigt werden sollen. Durch Klicken auf die Schaltfläche mit den drei Punkten kann er wählen, ob er alle Gruppen ausklappen, alle Gruppen einklappen oder automatisches Einklappen aktivieren möchte.

Alternativ kann der Benutzer in seinen allgemeinen Einstellungen die Option "Automatisches Einklappen von Gruppen im Formatierungsmenü" Formatierungseinstellungen "ausblenden.

Die für den Textabschnitt gewählte Formatierung wird auch im Fenster "Gewählte Formatierung" angezeigt und in der jeweiligen Gruppe blau markiert.

Wenn jedoch automatisches Einklappen oder Einklappen aller Gruppen aktiviert sind, wird nur die Gruppe mit dem gewählten Stil blau markiert. Der Benutzer kann den Namen des Formats entweder im Formatierungsfenster sehen oder die eingeklappte Gruppe manuell öffnen.

Wenn der Benutzer auf den Absatz klickt und dann einen Absatzstil wählt, wird der gesamte Absatz entsprechend formatiert.

Wenn der Benutzer das Zeichensatzformat wählt und der Cursor auf einem Wort positioniert ist, wird nur das ausgewählte Wort formatiert. Um den gesamten Abschnitt zu formatieren, sollte der Benutzer zunächst den Abschnitt vollständig markieren und dann das ausgewählten Zeichensatzformat anwenden.

Während die Zeichensatzformate für alle Benutzer universell sind, hängt die Liste der Absatzstile vom jeweiligen System ab.

3.1.20.2Individuelle Formatierung

In SMASHDOCs ist es möglich, sowohl einzelne Wörter oder Sätze, als auch komplette Abschnitte, mithilfe der individuellen Formatierung optisch hervorzuheben, um diese besser kenntlich zu machen. Es stehen folgende Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Fett

Kursiv

Unterstrichen

Durchgestrichen

Transkript

Kapitälchen

Hochgestellt

Tiefgestellt

Hervorheben

Ein Benutzer kann auch die Hotkeys für Zeichenformatierungen verwenden.

Hotkeys für die Zeichenformatierungen
ZeichenformatierungenWindowsMac
FettCtrl + BCONTROL + B / COMMAND + B
KursivCtrl + ICONTROL + I / COMMAND + I
UnterstrichenCtrl + UCONTROL + U / COMMAND + U
DurchgestrichenCtrl + DCONTROL + S
HochstellenCtrl + Plus signCONTROL + Plus sign
TiefstellenCtrl + Minus signCONTROL + Minus sign
TranskriptCtrl + TCONTROL + T
KapitälchenCtrl + 0 (zero)CONTROL + 0 (zero)

Um die Funktionen zu aktivieren, wählt man entweder einen kompletten Abschnitt aus, oder - sofern man nur einzelne Wörter hervorheben möchte - selektiert man die gewünschten Wörter und klickt anschließend auf die Buttons. Alternativ kann man auch die in der folgenden Tabelle genannten Tastenkombinationen nutzen Table 2.

Hinweise: Um Text hoch- oder tiefzustellen, muss vor dem gewünschten Wort ein Leerzeichen eingefügt werden. Anschließend selektiert man das zu formatierende Wort und klickt auf den entsprechenden Button. Die Hoch- oder Tiefstellung auf einen kompletten Abschnitt anzuwenden oder ein Wort teilweise zu formatieren ist nicht möglich.

Die individuelle Formatierung ist grundsätzlich nicht auf Überschriften, nummerierte Überschriften oder Tabellen anwendbar. Um für diese Elemente die Formatierung zu ändern, siehe Abschnitt 3.2.

3.1.20.3Verschiedene Formatierungseigenschaften

In SMASHDOCs können für einzelne Textabschnitte unterschiedliche Formatierungs- bzw. Zusatzeigenschaften vergeben werden. Diese dienen dazu, den Inhalt eines Dokuments zu strukturieren oder eine vordefinierte Eigenschaft, wie z.B. die Schriftgröße, auf Abschnitte anzuwenden. Dies kann u.a. dann erforderlich sein, wenn die Inhalte eines Dokuments als Überschriften-, Gliederungsnummerierungs- oder Listenelemente verwaltet werden sollen.

Ein Textabschnitt kann eine der folgenden Zusatzeigenschaften aufweisen:

Standardtextabschnitt

Überschrift ohne Gliederungsnummerierung

Überschrift mit Gliederungsnummerierung

Text mit Gliederungsnummerierung

Liste mit Aufzählungszeichen

Liste mit Nummerierung

Ist ein Textabschnitt als "Standardtextabschnitt" formatiert, weist er keine Zusatzeigenschaft auf und wird als reiner Text dargestellt und behandelt.

Textabschnitte mit der Formatierung "Überschrift ohne Gliederungsnummerierung" dienen zum Beispiel der Strukturierung des Inhalts in einzelne Kapitel und werden im Vergleich zu Standardtextabschnitten fett und in einer anderen Schriftgröße dargestellt.

Die Zusatzeigenschaft "Überschrift mit Gliederungsnummerierung" ändert einen Textabschnitt in eine Überschrift und fügt eine Nummerierung hinzu. Beim Verschieben dieses Abschnitts wird dessen Nummerierung automatisch der logischen Dokumentstruktur angepasst.

"Text mit Gliederungsnummerierung" fügt Textabschnitten eine Gliederungsnummerierung hinzu. Solche Abschnitte bilden zusammen mit den nummerierten Überschriften die gesamte Nummerierungsstruktur eines Dokuments.

Textabschnitte, die als Listen formatiert sind, verfügen entweder über Aufzählungszeichen (nicht nummerierte Liste) oder Nummerierungen (nummerierte Liste). Die Zählweise von nummerierten Listen wird dabei unabhängig von der Gliederungsnummerierung eines Dokuments vergeben. Jede Aufzählungsnummer wird hierbei als einzelner Textabschnitt behandelt. Wird die Reihenfolge der Aufzählungsabschnitte geändert, passt sich die Nummerierung automatisch an.

3.1.20.4Zusätzliche Eigenschaften für Absatzformate

Es kann individuell für einen Absatzstil konfiguriert werden, ob ein Textabschnitt, der diesen Absatzstil enthält ist:

ein schreibgeschützter Abschnitt - der Inhalt des Abschnitts kann nicht geändert werden. Grundsätzlich verhält es sich wie ein gesperrter Abschnitt, aber es gibt keine Nachricht für den Benutzer darüber. Der Benutzer kann den Absatzstil des Abschnitts weiterhin ändern.

ein verschiebbarer Abschnitt - diese Art von Textabschnitten sollte nicht geändert und nicht verschoben werden

ein Abschnitt, der Inhalt erfordert:

wenn der Benutzer alle Inhalte löscht und speichern oder außerhalb klicken möchte, wird eine Fehlermeldung angezeigt

wenn der Benutzer an einem leeren Abschnitt arbeitet und versucht, den Absatzstil für diesen zu ändern, wird eine Fehlermeldung angezeigt

3.1.20.5Formatierung von nummerierten Listen

Nummerierte Listen können sich auf 6 Ebenen platzieren.

Es gibt erweiterte Möglichkeiten zum Formatieren nummerierter Listen (siehe Image 72), die auf Anfrage für abonnierte Benutzer verfügbar sind. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den smartwork solutions Support.

3.1.20.6Formatierung von nicht nummerierten Listen

Für die Formatierung von nicht nummerierten Listen auf verschiedenen Ebenen sind unterschiedliche Zeichen möglich:

Zusätzlich gibt es noch eine erweiterte Option: die Zeichen mit Hilfe spezieller Dekoratoren konfigurieren. Diese Option ist nur für registrierte Benutzer auf Anfrage verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den smartwork solutions Support.

3.1.20.7Eine Formatierungseigenschaft auswählen

Die Formatierungseigenschaften werden über einen Klick auf das jeweilige Symbol in der Formatierungsleiste gesetzt und können pro Abschnitt beliebig geändert werden. Um einen Abschnitt formatieren zu können, muss dieser durch einen Klick in den Abschnitt zuerst fokussiert werden. Nach einem Klick auf das entsprechende Symbol, wird die gewählte Formatierungseigenschaft auf den fokussierten Abschnitt angewendet. Ein erneuter Klick auf denselben oder einen anderen Button, deaktiviert bzw. ändert die Formatierungseigenschaft wieder.

Für jede Formatierungseigenschaft ist eine Standardformatierung hinterlegt, die nach der Aktivierung auf den ausgewählten Abschnitt angewendet und sofort im Dokument sichtbar wird.

3.1.21Bildabschnitte formatieren

Die Bildabschnitte in SMASHDOCs haben außer einer Größenanpassung, keine Formatierung oder benutzerdefinierte Eigenschaften.

Um die Größe eines Bildes im Dokument zu bearbeiten, klickt der Benutzer auf die kleinen blauen Pfeile in der unteren rechten Ecke des eingefügten Bildes. Hält man die Maustaste gedrückt, kann man das Bild auf die gewünschte Größe bewegen. Auf diese Weise kann der Benutzer die Größe je nach Bedarf vergrößern oder verkleinern. Änderungen der Bildgröße werden automatisch gespeichert, sobald die Maustaste losgelassen wird.

3.1.22Tabelle formatieren

Tabellen in SMASHDOCs enthalten verschiedene Formatierungsoptionen. Sie erscheinen nach dem Öffnen der Dialogbox zum Editieren von Tabellen.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

Undo

Redo

Kopfzeile

Kopfspalte

Text fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen anzeigen

Text hochgestellt, tiefgestellt, als Transkript, Kapitälchen formatieren

Ungeordnete / geordnete Liste hinzufügen

Formatierung löschen

Weblink / Querverweis hinzufügen

Fußnote hinzufügen

den Text links, rechts, zentriert oder als Blocksatz ausrichten

den Text oben, mittig oder unten in der Zelle ausrichten

Rahmen

Rahmenfarbe

Hintergrundfarbe

Hintergrund Intensität

Breite der Tabelle

3.1.23Abschnittsausrichtung

Sowohl Textabschnitte als auch Bilder und Tabellen können individuell ausgerichtet werden. Zur Verfügung stehen dabei folgende Optionen:

linksbündig ausrichten

mittig ausrichten

rechtsbündig ausrichten

Blocksatz

Ein Benutzer kann auch die Hotkeys für die Ausrichtung verwenden:

Hotkeys für die Ausrichtung
AusrichtungWindowsMac
zentriert Ctrl + Alt + CCONTROL + Alt + C
linksbündigCtrl + Alt + LCONTROL + Alt + L
rechtsbündigCtrl + Alt + RCONTROL + Alt + R
BlocksatzCtrl + Alt + JCONTROL + Alt + J

3.1.24Seitenumbruch einfügen

Seitenumbrüche lassen sich über das Kontextmenü eines Abschnitts einfügen. Im Menü wird die Option "Seitenumbruch oberhalb hinzufügen" ausgewählt.

Der Seitenumbruch wird dann über dem ausgewählten Abschnitt eingefügt. Da die Darstellung eines Dokuments in SMASHDOCs nicht in Seiten erfolgt, wird der Umbruch lediglich als Markierung angezeigt. Beim Export des Dokuments (z.B. als Word-Dokument) wird an dieser Stelle dann ein Seitenumbruch eingefügt.

Um einen Seitenumbruch zu löschen, muss im Abschnittsmenü die Option "Seitenumbruch entfernen" ausgewählt werden.

3.2Formatierungsoptionen

3.2.1Abschnitte vertikal und horizontal verschieben

SMASHDOCs ermöglicht seinen Benutzern, innerhalb eines bestehenden Dokuments die Positionen der einzelnen Abschnitte zu verändern, ohne dass die korrekte Gliederungsnummerierung verloren geht.

3.2.1.1Abschnitte im Entwurfsmodus verschieben

Im Entwurfsmodus wird im linken Bereich eines markierten Abschnitts bei Mouse-Over das Symbol zum Verschieben (Move-Button) angezeigt.

Klickt ein Benutzer auf diesen Button und hält die Maustaste gedrückt, kann er den ausgewählten Abschnitt an eine beliebige andere Position innerhalb des Dokuments verschieben. Beim Loslassen der Maustaste wird der Abschnitt an der gewünschten Stelle eingefügt.

Nachdem einzelne Abschnitte oder Gruppen von Abschnitten verschoben wurden, wird die Gliederungsnummerierung automatisch angepasst.

3.2.1.2Abschnitte im Überarbeitungsmodus verschieben

Auch im Überarbeitungsmodus können Abschnitte über den Move-Button in der Abschnittszeile verschoben werden.

3.2.1.3Abschnitte horizontal verschieben

Abschnitte lassen sich auch horizontal verschieben. Dies kann über die Buttons in der Kopfzeile geschehen, oder durch einen Druck auf die Tab-Taste.

Dabei wird der ausgewählte Abschnitt bis zur nächsten maximal möglichen Ebene eingerückt.

Umgekehrt lassen sich eingerückte Abschnitte auch wieder ausrücken, die Tastenkombination hierfür ist Shift + Tab.

3.2.2Das Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis bei SMASHDOCs liefert dem Benutzer eine übersichtliche Darstellung aller Textabschnitte, die als Überschriften oder nummerierte Überschriften formatiert sind.

Mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses kann ein Benutzer schnell und einfach einzelne Abschnitte in einem Dokument finden und mit einem Klick einen entsprechenden Bereich aufrufen.

Grundsätzlich werden zunächst immer die nummerierten Überschriften angezeigt, ein Klick auf das "H" oben rechts blendet auch Überschriften ohne Nummerierung ein.

Die Darstellung im Inhaltsverzeichnis wird automatisch angepasst, wenn der Benutzer weitere nummerierte Abschnitte hinzufügt, oder die Nummerierung bzw. Gliederungstiefe innerhalb des Dokuments ändert.

Neben Textabschnitten werden im Inhaltsverzeichnis auch Bildabschnitte und Tabellen aufgelistet. Die jeweilige Übersicht erhält man nach einem Klick auf den entsprechenden Reiter im Inhaltsverzeichnis.

Das Inhaltsverzeichnis ist sowohl im Entwurfs- als auch im Überarbeitungsmodus verfügbar.

3.2.3Frei positionierbare Verzeichnisse

Frei positionierbare Verzeichnisse, dh die Listen aller Objekte eines zusammengehörenden Typs, welche nach ihrer Position im Dokument geordnet sind, z.B. das Inhaltsverzeichnis, die Liste der Abbildungen und die Liste der Tabellen, können an beliebiger Stelle im Text hinzugefügt werden. Außerdem können Verzeichnisse später an jeden anderen Punkt verschoben werden, wie ein normaler Textabschnitt.

Ein Klick auf das Verzeichnis öffnet es auf der linken Seite der Tab-Leiste mit allen relevanten Inhalten darin. Z.B. Wenn man auf das Verzeichnis der Figuren klickt, wird es in der Registerkarte "Verzeichnisse anzeigen" geöffnet.

Eingefügte frei positionierbare Verzeichnisse werden im exportierten Dokument immer angezeigt, im Gegensatz zum Standard-Inhaltsverzeichnis, das für die Exportversion deaktiviert werden kann.

3.3Ein Dokument abstimmen

3.3.1Den Überarbeitungsmodus (Review-Modus) für ein Dokument starten

So lange sich ein Dokument im Entwurfsmodus befindet, kann nur der Ersteller dieses Dokuments den Überarbeitungsmodus dafür starten.

Beim Start des Überarbeitungsmodus und zu jedem späteren Zeitpunkt können beliebig viele Benutzer zu einem Dokument hinzugefügt werden. Zur Einladung genügt die Eingabe der E-Mail-Adressen der einzuladenden Benutzer. Bereits registrierte Benutzer, mit denen der Ersteller schon einmal bei SMASHDOCs zusammengearbeitet hat, können auch über deren Vor- und / oder Nachnamen gefunden werden.

Im Überarbeitungsmodus werden alle Änderungen und Entscheidungen für jeden Abschnitt separat protokolliert und aktuelle Änderungen in der Änderungsansicht angezeigt. Neu hinzugefügte Änderungen sowie akzeptierte bzw. abgelehnte Vorschläge werden farblich hervorgehoben, sofern der Benutzer diese noch nicht gesehen bzw. noch nicht als "zur Kenntnis genommen" markiert hat.

Der Überarbeitungsmodus für ein Dokument kann direkt aus dem Entwurfsmodus heraus gestartet werden.

In der Kopfleiste ist dafür rechts oben der Button "Zur Überarbeitung freigeben" auszuwählen. Auch in diesem Fall öffnet sich das Dialogfenster zum Starten des Überarbeitungsmodus.

3.3.2Einen Textabschnitt bearbeiten und Änderungen speichern

Damit ein Benutzer Abschnitte bearbeiten und Änderungen speichern kann, ist mindestens die Rolle "Bearbeiten" erforderlich.

3.3.2.1Den Überarbeitungsmodus starten

Auch nachdem der Überarbeitungsmodus für ein Dokument gestartet wurde, können dessen Inhalte bearbeitet werden. Die Überarbeitung erfolgt immer pro Abschnitt. Ein Klick in den Abschnitt startet den Überarbeitungsmodus. Änderungen können direkt eingefügt werden. Solange ein Nutzer den Inhalt eines Abschnitts bearbeitet, ist dieser für alle anderen Nutzer zur Bearbeitung gesperrt.

3.3.2.2Im Überarbeitungsmodus Änderungen vornehmen

Sobald der Überarbeitungsmodus gestartet wurde, kann der Benutzer Änderungen im gewünschten Abschnitt einarbeiten, die dabei auch sofort angzeigt werden.

Um Änderungen an einem Abschnitt vorzunehmen, stehen dem Benutzer verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Er kann:

Text direkt über die Tastatur eingeben

Text mit Copy & Paste bzw. Cut & Paste einfügen

Hierbei wird sowohl das Einfügen aus anderen SMASHDOCs-Dokumenten, als auch das Einfügen aus externen Quellen (z.B. Webseiten oder Word-Dokumente) unterstützt.

3.3.2.3Änderungen an Textabschnitten speichern bzw. verwerfen

Die eingearbeiteten Änderungen werden dabei automatisch gespeichert, wenn der Benutzer außerhalb des Abschnitts oder auf den grünen Button "Speichern" klickt oder die Tastenkombination STRG+S (für Mac: CMD+S) drückt. Im Anschluss wird der Bearbeitungsmodus beendet und die Darstellung des Abschnitts entsprechend der gemachten Änderungen angepasst.

Ein Klick auf den roten Button "Änderungen verwerfen" oder ein Betätigen der ESC Taste beendet den Bearbeitungsmodus. Alle während der Bearbeitung vorgenommenen inhaltlichen Änderungen werden verworfen und sind nicht mehr verfügbar.

3.3.2.4Änderungsvorschläge anzeigen

Wenn andere Benutzer das zur Überprüfung freigegebene Dokument bearbeitet haben, kann man alle vorgeschlagenen Änderungen sehen. Dazu sollte die Funktion "Änderungsvorschläge anzeigen" mit einem Häkchen in der "Dokumentenoptionen anzeigen" auf der linken Seite der Registerkartenleiste aktiviert werden. Danach kann man die entweder alle akzeptieren / ablehnen oder über jede vorgeschlagene Änderung separat entscheiden.

Wenn die Funktion "Änderungsvorschläge anzeigen" deaktiviert ist, wird das Dokument die sogenannte "saubere Ansicht" haben.

3.3.2.5Auftrennung der Sections in dem Überarbeitungsmodus

Man kann auch einen Überarbeitungsabschnitt auftrennen. Dazu muss der Benutzer irgendwo in einem Abschnitt (aber nicht am Anfang oder Ende des Abschnitts) klicken und auf den Button "Enter (RETURN)" drücken. Die kleine Dialogbox mit der Frage "Möchten Sie den Abschnitt auftrennen? Ja, Nein" wird geöffnet.

Wenn der Benutzer auf "Ja" klickt, wird der Abschnitt aufgetrennt und der Inhalt nach der Cursorposition auf "zum Löschen vorgeschlagen" gesetzt. Es wird lediglich ein neuer Entwurfsabschnitt erstellt und der Inhalt des vorherigen Abschnitts, der zum Löschen vorgeschlagen wird, wird angewendet. Wenn es ein nummerierter Abschnitt ist, wird die Nummerierung nach dem Auftrennen automatisch eingestellt.

3.3.2.6Mehrere Abschnitte gleichzeitig auswählen

Klicke auf den Abschnitt, bei dem Du die Auswahl beginnen möchtest sowie bei gedrückter Shift-Taste auf den Abschnitt, bis zu welchem die Auswahl gelten soll (gilt für Windows und Mac-Benutzer).

Alle Abschnitte, die zwischen den beiden ausgewählten Abschnitten liegen, werden markiert (Textabschnitte, Abbildungen, Tabellen).

Es ist leider nicht möglich mehrere Abschnitte aus verschiedenen Teilen des Dokuments auszuwählen.

Durch die Auswahl mehrerer Abschnitte hast Du die Möglichkeit, gleichzeitig weitere Aktionen auszuführen:

Abschnitte verschieben (innerhalb des Dokuments)

Abschnitte zur Überarbeitung freigeben (für Entwurfsabschnitte)

Änderungen akzeptieren oder ablehnen

Listen (nummerierte) erstellen

Formatierung anwenden

Kopieren

Löschen

3.3.3Einen Bildabschnitt bearbeiten und Änderungen speichern

3.3.3.1Einen Bildabschnitt bearbeiten

Ein Benutzer hat die Möglichkeit, einen bestehenden Bildabschnitt über die Funktion im Kontextmenü zu ändern und ein neues Bild einzufügen.

Mit einem Klick auf den Button oder mit einem Doppelklick auf das Bild öffnet sich das entsprechende Dialogfenster. Hier kann der Benutzer entweder ein neues Bild per Drag & Drop einfügen oder seine lokalen Daten nach einem Bild durchsuchen.

Um das Bild zu löschen, kann ein Benutzer entweder die "Papierkorb" -Taste oder die Rücktaste drücken.

3.3.3.2Änderungen an Bildabschnitten speichern oder verwerfen

Um das neue Bild zu speichern, klickt der Benutzer nach dem Hinzufügen im Dialogfenster auf den Button "Speichern" oder nutzt die Tastenkombination CMD/STRG + S. Das neue Bild wird sofort eingefügt und gespeichert.

Jeder Klick außerhalb des Dialogfensters oder ein Klick auf den Button "Abbrechen" beendet den Bearbeitungsmodus. Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen, es wird kein neues Bild hinzugefügt.

3.3.3.3Ein neues Bild im Überarbeitungsmodus hinzufügen

Fügt man ein Bild im Überarbeitungsmodus hinzu, kann man dieses entweder zunächst als Entwurf speichern (andere können das Bild bereits sehen, aber noch nicht austauschen oder dazu kommentieren) oder sofort zur Überarbeitung freigeben.

Hinweis: Um ein Bild löschen zu können, muss der Benutzer über die Rolle "Entscheider" verfügen.

3.3.4Eine Tabelle bearbeiten und Än​derungen speichern

3.3.4.1Eine Tabelle bearbeiten

In SMASHDOCs kann man eine Tabelle bearbeiten, indem man entweder über das Kontextmenü die Bearbeiten-Funktion aufruft, oder durch einen Doppelklick in die Tabelle.

Im sich darauf öffnenden Dialogfenster kann man seine Änderungen in die Tabelle einpflegen, neue Zeilen und Spalten hinzufügen oder bestehende löschen, den Titel ändern oder die Größe anpassen.

Es gibt 2 Modi beim Bearbeiten der Tabelle:

1. Standard-Bearbeitungsmodus

2. Erweiterter Bearbeitungsmodus

Der Standard-Bearbeitungsmodus wird aktiviert, wenn ein Benutzer einfach in eine Zelle klickt und mit der Eingabe beginnt.

Die unten aufgeführten Tasten haben folgenden Aktionen:

Return: wählt die darunter liegende Zelle aus

Tab: wählt die Zelle rechts aus

Shift + Tab: wählt die Zelle links aus

Formatierung: beeinflusst den gesamten Inhalt einer Zelle

rechte Pfeiltaste: wählt die Zelle rechts aus

linke Pfeiltaste: Wählt die Zelle links aus

Der erweiterte Bearbeitungsmodus wird durch folgende Aktionen in einer ausgewählten Tabelle gestartet:

Doppelklick auf eine Zelle

Drücken von Shift + Return in einer Zelle

Auswählen zwischen geordnetem oder ungeordnetem Listenformat / Weblink / Fußnote aus

Wenn der erweiterte Bearbeitungsmodus aktiviert ist, haben die nachfolgend genannten Tasten folgende Funktionen:

Return: Erzeugt eine neue Zeile unterhalb (Zeilenumbruch) in der Zelle

Tab: Einrückungen in der Zelle

Shift + Tab: Objekte in der Zelle

Formatierung: Beeinflusst den gesamten Inhalt einer Zelle

Wenn der erweiterte Bearbeitungsmodus aktiviert ist, funktionieren alle Formatierungsoptionen nur für den Inhalt in der Zelle, die vom Benutzer ausgewählt wurde.

Der erweiterte Bearbeitungsmodus kann beendet werden, durch

einen Klick in eine andere Zelle

drücken der ESC-Taste

3.3.4.2Änderungen an Tabellen speichern oder verwerfen

Möchte man seine vorgenommenen Änderungen verwerfen, genügt ein Klick auf den Abbrechen-Button oder ein Klick außerhalb des Dialoges. Die Tabelle wird wieder auf die vorherige Version zurückgesetzt.

Um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klickt man entweder auf den Speichern-Button oder speichert die Tabelle mit der Tastenkombination CMD/STRG + S.

Um die Tabelle zu löschen, kann ein Benutzer entweder die "Papierkorb" -Taste oder die Rücktaste drücken.

3.3.4.3Eine neue Tabelle im Überarbeitungsmodus hinzufügen

Fügt man eine Tabelle im Überarbeitungsmodus hinzu, kann man diese, genau wie ein Bild, entweder als Entwurf speichern oder sofort zur Korrektur freigeben.

3.4Neue Abschnitte im Überarbeitungsmodus hinzufügen

3.4.1Einen oder mehrere Entwurfsabschnitte im Überarbeitungsmodus erstellen und speichern

Um einen neuen Abschnitt erstellen zu können, klickt man in einen bestehenden und drückt dann die ENTER-Taste.

Nachdem der Benutzer die Auswahl getroffen hat, wird unterhalb des fokussierten Abschnitts ein neuer Entwurfsabschnitt eingefügt.

Der Benutzer kann nun in dem neu erstellten Entwurfsabschnitt nach Belieben Text, ein Bild oder eine Tabelle einfügen, oder den Abschnitt formatieren. Um weitere Abschnitte hinzuzufügen, genügt ein Druck auf die Enter-Taste.

Der Avatar auf der linken Seite eines Entwurfsabschnitts lässt auf einen Blick erkennen, welcher Benutzer diesen neuen Abschnitt erstellt hat.

Entwurfsabschnitte können genau wie bereits freigegebene Abschnitte innerhalb des Dokuments verschoben werden, allerdings nur vom Ersteller selbst.

Hinweis: Der Button "Abschnitt einfügen" ist nur dann sichtbar, wenn der Benutzer mindestens über die Rolle "Bearbeiter" verfügt.

3.4.2Entwurfsabschnitt im Überarbeitungsmodus speichern oder verwerfen

Für neu erstellte Entwurfsabschnitte stehen zwei verschiedene Funktionen zur Verfügung:

Zur Überarbeitung freischalten

Erstellung abbrechen (löschen)

Neu erstellte Entwurfsabschnitte werden im Überarbeitungsmodus automatisch gespeichert, sobald der Ersteller aufhört zu tippen, oder an eine beliebige Stelle außerhalb des Abschnitts klickt. Gespeicherte Entwurfsabschnitte sind noch nicht zur Überarbeitung freigeschaltet. Andere Benutzer können diese Abschnitte zwar innerhalb des Dokuments sehen und deren Inhalt lesen, aber nicht bearbeiten. Die Abschnitte werden am linken Rand mit dem Avatar des Erstellers gekennzeichnet und farblich hervorgehoben.

Um Änderungen zu verwerfen bzw. einen neu erstellten Abschnitt zu entfernen, genügt ein Klick auf den "Löschen"-Button im Kontext-Menü.

3.4.3Entwurfsabschnitte anderer Benutzer erkennen

So lange Entwurfsabschnitte noch nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden, werden diese innerhalb eines Dokuments optisch hervorgehoben, um sie von den übrigen Abschnitten unterscheiden zu können.

Der Ersteller selbst erkennt seine Entwürfe an dem Avatar am linken Abschnittsrand und an der durchgehenden farblichen Hinterlegung, während Entwürfe anderer Benutzer schraffiert hinterlegt sind.

Sobald solche Abschnitte für den Überarbeitungsmodus freigegeben werden, werden sowohl die Hinterlegung als auch der Avatar nicht mehr angezeigt.

Außerdem können leere Entwurfsabschnitte jederzeit gelöscht werden, auch wenn diese von anderen Benutzern erstellt wurden und (noch) nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden. Sobald allerdings ein anderer Nutzer beginnt darin zu schreiben, geht dies nicht mehr.

3.4.4Entwurfsabschnitte zur Überarbeitung freigeben

Ein gespeicherter Entwurfsabschnitt ist im Überarbeitungsmodus zwar sichtbar, kann aber solange nicht von anderen Benutzern bearbeitet werden, bis der Ersteller ihn zur Bearbeitung freigibt. Dazu muss der Ersteller auf den blauen Button "Zur Überarbeitung freischalten" klicken damit der Abschnitt als noch nicht entschiedener, neu eingefügter Abschnitt in der Änderungsansicht dargestellt wird. Für alle anderen Benutzer wird dieser Abschnitt zusätzlich als "ungesehen" markiert.

Alle Entwurfsabschnitte eines Benutzers werden außerdem in der Liste "Meine Entwurfsabschnitte" zusammengefasst. Die Liste kann der Benutzer links in der Tableiste einsehen.

Die grau hinterlegte Zahl zeigt dabei an, wie viele Entwurfsabschnitte der Benutzer im Dokument hat.

Der Benutzer hat somit eine Übersicht über all seine eigenen Entwurfsabschnitte. Mit einem Klick auf einen Abschnitt in der Liste, wird er direkt zu der entsprechenden Stelle im Dokument navigiert. Zusätzlich kann der Benutzer mit einem Klick auf den blauen Button den Entwurfsabschnitt direkt zur Überarbeitung freigeben.

Alle eigenen Entwurfsabschnitte können außerdem gleichzeitig mit nur einem Klick auf den blauen Button "Alle freigeben" freigegeben werden. Nach dem Klick öffnet sich das Dialogfenster zum Bestätigen.

3.5Über Änderungen entscheiden

3.5.1Die Tableiste mit offenen Änderungen

Neben den Abschnitten mit Neuigkeiten, werden in der Tableiste links auch alle offenen Änderungen des Dokuments angezeigt. Alle offene Änderungen heißt alle Änderungen, die der Benutzer gesehen, aber über die er noch nichts entschieden hat. Wenn es offene Änderungen gibt, wird der Zähler in der Tableiste grau.

Wenn der Benutzer über alle Änderungen entschieden hat, werden geänderte Abschnitte als erledigt markiert und der Tab für "Alle offene Änderungen des Dokuments" in der Tableiste links verschwindet.

3.5.2Alle offenen Änderungen in einem Dokument annehmen oder ablehnen

Da ein Dokument im Laufe des Überarbeitsprozesses viele offene Änderungen beinhalten kann, ist es oftmals hilfreich über alle Änderungen gleichzeitig entscheiden zu können und diese anzunehmen bzw. abzulehnen.

In der Dokumentansicht eines Dokuments, befindet sich deshalb in der Kopfzeile die Buttons "Alle annehmen" und "Alle ablehnen". Dieser wird jedoch nur Benutzern angezeigt, denen die Rolle "Entscheiden" zugewiesen ist.

Die Darstellung des Dokuments wird dann je nach Auswahl entsprechend angepasst.

3.5.3Offene Änderungen eines Abschnitts annehmen oder ablehnen

Auf die gleiche Weise funktioniert das Annehmen bzw. Ablehnen von offenen Änderungen für jeden einzelnen Abschnitt, sofern der Benutzer die entsprechende Rolle hat.

Sobald ein Abschnitt Änderungen enthält, stehen dem Benutzer im Untermenü zu diesem Abschnitt die Funktionen "Annehmen" und "Ablehnen" zur Verfügung.

Der Benutzer kann auch den Hotkey (Сtrl + Alt + Y) für PC / (CONTROL + ALT + Y) für Mac benutzen, um die Änderungen anzunehmen, und (Ctrl + Alt + N) für PC / (CONTROL + ALT + N) für Mac, um die Änderungen abzulehnen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie offene Änderungen in einem Abschnitt genehmigt werden:

Standardeinstellung "Alle offenen Änderungen im Textabschnitt mit einem Klick genehmigen"

Wenn man entweder die Funktion "Annehmen" oder "Ablehnen" wählt, gilt dies für den gesamten Abschnitt. Je nach Wahl des Benutzers werden alle offenen Änderungen innerhalb des Abschnitts akzeptiert oder abgelehnt. Es ist möglich, alle Entscheidungen über den Abschnitt in der Abschnittsgeschichte zurückzuverfolgen.

Der Nutzer kann diesen Modus in seinen Benutzereinstellungen auswählen, indem er die Standardeinstellung "Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden" deaktiviert.

"Nicht erlauben, dass alle offenen Änderungsvorschläge in einem Abschnitt mit einem Klick entschieden werden"

In diesem Modus kann ein Benutzer nicht alle offenen Änderungen in einem Textabschnitt auf einmal genehmigen, indem er einfach irgendwo in den Abschnitt klickt. Er soll entweder ein Wort oder mehrere Wörter mit den offenen Änderungen individuell auswählen. Nur dann werden die Tasten "Annehmen"/ "Ablehnen" angezeigt. Die ausgewählten offenen Änderungen werden abhängig von der Entscheidungsschaltfläche akzeptiert oder abgelehnt.

Wenn die ausgewählten Wörter keine Änderungsvorschläge enthalten oder der Benutzer außerhalb irgendeines Wortes im Textabschnitt klickt, werden die Schaltflächen für die Entscheidung nicht angezeigt.

3.6Ungesehene Änderungen nachverfolgen

3.6.1Ungesehene Änderungen in Textabschnitten erkennen

Alle ungesehenen Änderungen, also sowohl Einfügungen als auch Löschungen von Wörtern oder ganzen Textabschnitten, werden in SMASHDOCs für einen Benutzer farblich hervorgehoben. Die Technologie von SMASHDOCs macht dies möglich, da für jeden Benutzer individuell gespeichert wird, wann dieser zum letzten Mal ein Dokument geöffnet hat und welche Änderungen für ihn unbekannt sind.

Beim Öffnen eines Dokuments werden dem Benutzer also nur die Änderungen und Entscheidungen angezeigt, die er noch nicht durch einen Klick auf das Auge-Symbol als "zur Kenntnis genommen" markiert hat. Das Gleiche gilt für Kommentare und Fragen. Ungesehene Änderungen werden wie folgt dargestellt:

Ungesehene Änderungsvorschläge, die noch nicht entschieden wurden, werden in grüner (Einfügung) oder roter (Löschung) Schrift auf gelbem Hintergrund dargestellt.

Ungesehene Entscheidungen werden in grüner Schrift auf grünem Hintergrund (akzeptierte Einfügung) oder roter Schrift auf rotem Hintergrund (akzeptierte Löschung) dargestellt.

Weiterhin wird an dem jeweiligen Abschnitt ein blaues Auge angezeigt. Mit einem Klick auf dieses Auge bestätigt der Benutzer, dass er die am Abschnitt vorgenommenen Änderungen gesehen und zur Kenntnis genommen hat.

Alle Änderungen, die an einem Abschnitt vorgenommen wurden, können jederzeit wieder über den Versionsverlauf des Abschnitts eingesehen werden. Sollte ein Abschnitt noch ungesehene Änderungen enthalten, wird auch dieser Eintrag im Verlauf mit einer gelben Hinterlegung hervorgehoben.

3.6.2Ungesehene Änderungen bei Bildabschnitten erkennen

Neben den ungesehenen Änderungen von Textabschnitten werden auch neue, bisher nicht gesehene Versionen eines Bildabschnitts individuell für jeden Benutzer farblich hervorgehoben.

Die Darstellung von neu eingefügten Bildern entspricht der von noch ungesehenen und nicht entschiedenen Textänderungen. Neu eingefügte Bilder werden demnach mit einer gelben Hinterlegung versehen. Außerdem wird rechts am Abschnitt das blaue Auge angezeigt.

3.6.3Ungesehene Änderungen bei Tabellen erkennen

Auch für den Benutzer ungesehene Tabellen werden mit einem gelben Hintergrund und dem Auge-Icon dargestellt. Im Gegensatz zu Text- oder Bildabschnitten, wird hier beim Klick auf das Auge nicht nur die Tabelle als gesehen markiert, sondern auch der Verlauf geöffnet.

3.6.4Ungesehene Änderungen abarbeiten

Da für jeden Abschnitt die Änderungen einzeln gespeichert werden, kann ein Benutzer schnell erkennen, an welchen Abschnitten Änderungen vorgenommen wurden.

Dem Benutzer steht hierfür eine Liste mit allen Änderungen zur Verfügung. Besonders bei längeren Dokumenten lassen sich mit wenigen Klicks die entsprechenden Abschnitte aufrufen.

Diese Liste wird dann an der linken Seite in der Tableiste angezeigt, sobald es zu bearbeitende Änderungen gibt.

Befinden sich darunter ungesehene Abschnitte, wird deren Anzahl mit einem rot hinterlegten Zähler dargestellt.

Sobald alle Änderungen bearbeitet wurden, wird der Tab wieder ausgeblendet.

3.6.4.1Die Liste der Änderungen anzeigen

Mit einem Klick auf den Tab "Änderungen" wird die Änderungenliste eingeblendet. Der Filter ist zunächst auf "Ungesehen" eingestellt, sofern der Benutzer noch nicht alle Änderungen als gesehen markiert hat. Liegen jedoch keine ungesehenen Abschnitte vor, wird der Filter auf "Offen" eingestellt. Es werden also alle Änderungen gezeigt, die noch nicht entschieden wurden.

Wählt man einen Eintrag in der Liste aus, wird der entsprechende Abschnitt im Dokument selbst fokussiert. Befindet sich der Abschnitt außerhalb des sichtbaren Bereichs, wird das Dokument zu diesem Abschnitt gescrollt.

3.6.4.2Änderungen pro Abschnitt nachvollziehen

Um ungesehene Änderungen im Dokument besser zu erkennen, wird sowohl in der Änderungsliste, als auch rechts neben dem entsprechenden Abschnitt ein blau hinterlegtes Auge angezeigt.

Hierbei wird unabhängig von der Benutzerrolle individuell ermittelt, welchen Kenntnisstand ein Benutzer seit dem letzten Zugriff auf das Dokument hat. Alle seit diesem Zeitpunkt gemachten Änderungen werden hervorgehoben und mit dem Auge-Symbol markiert.

Mit einem Klick auf das Symbol, wird der gewählte Abschnitt für den Benutzer als "gesehen" markiert und das Auge wird ausgeblendet. Die Darstellung des Inhalts wird entsprechend angepasst.

Klickt man auf eine Änderung in der Änderungsliste, kann zusätzlich die Abschnittshistorie neben dem geänderten Abschnitt angezeigt werden. Hier kann detailliert nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Siehe hierzu Kapitel 3.7.2. Die Änderungen werden teilweise angezeigt und können erweitert werden.

3.6.4.3Über offene Änderungen entscheiden

Hinweis: Um über offene Änderungen entscheiden zu können, muss der Benutzer die Rolle "Entscheiden" haben. Mit allen anderen Benutzerrollen ist dies nicht möglich.

Es gibt 3 Möglichkeiten, über Änderungen an Abschnitten zu entscheiden:

Über die Buttons in der Änderungsliste

Über die Buttons im Kontextmenü eines Abschnitts

Über die Massenfunktion

Wird aus der Änderungsliste heraus entschieden, werden alle Änderungen des jeweiligen Abschnitts je nach Auswahl angenommen oder abgelehnt.

Wird über das Kontextmenü entschieden, hat der Benutzer die Möglichkeit, entweder alle Änderungen im Abschnitt anzunehmen oder abzulehnen, oder nur über einzelne Wörter zu entscheiden. Dazu müssen die zu entscheidenden Wörter zunächst mit der Maus selektiert werden. Alle anderen Änderungen an einem Abschnitt werden dann bei der Entscheidung nicht berücksichtigt.

Über das Dropdown in der Kopfzeile des Dokuments hat der Benutzer außerdem die Möglichkeit, über alle Änderungen in seinem Dokument mit nur einem Klick gleichzeitig zu entscheiden. Er kann dabei wählen, ob er alle offenen Änderungen annehmen oder ablehnen möchte.

3.6.5Änderungen nach Benutzer filtern

Der Benutzer kann Änderungen auch nach dem Benutzer filtern, der die Änderungen vorgenommen hat. Sieht dann so aus:

Jedes Mal, wenn der Benutzer das Dokument öffnet, werden alle Benutzer im Dokument automatisch ausgewählt. Um die Auswahl aufzuheben, klicken Sie einfach auf den Avatar des Benutzers und die Liste der Änderungen wird automatisch angepasst.

Die Avatare aller Benutzer werden beides für offene und ungesehene Änderungen angezeigt.

Hinweis: Wenn der Benutzer deaktiviert oder aus dem Dokument gelöscht wurde, wird sein Avatar weiterhin inkl. allen aktiven Benutzern angezeigt. Seine Änderungen werden auch angezeigt, wenn er ausgewählt ist.

In der Änderungsliste werden nur Einträge der ausgewählten Benutzer angezeigt. Die gleiche Regel gilt, wenn Sie eine / alle Änderungen als gesehen markieren, über einen einzelnen / alle Abschnitte im Dokument entscheiden wollen.

Wenn der Benutzer alle Benutzer abwählt, die Änderungen am Dokument vorgenommen haben, wird die Meldung "Alles erledigt" angezeigt. Es können jedoch noch einige ungesehen und / oder offene Änderungen vorhanden sein. Um die Änderungen wieder anzuzeigen, wählen Sie mindestens einen Benutzer aus, der die Änderungen vorgenommen hat und die Sie noch nicht gesehen und / oder über diese noch nichts entschieden haben.

Im Abschnittsverlauf werden Einträge der nicht ausgewählten Benutzer aus der Liste der Abschnittsversionen ausgegraut. Es bleibt jedoch die Möglichkeit, eine Version, die auch vom nicht ausgewählten Benutzer erstellt wurde, wiederherzustellen.

3.7Versionsverlauf eines Abschnitts

3.7.1Alle Änderungen im Versionsverlauf nachvollziehen

In SMASHDOCs verfügt jeder Abschnitt eines Dokuments über einen eigenständigen Versionsverlauf. Dort werden in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen, die an diesem Abschnitt vorgenommen wurden, dargestellt. Darüber kann ein Benutzer exakt nachvollziehen, wann welche Änderungen gemacht wurden und wer diese vorgenommen hat.

Der Versionsverlauf eines Abschnitts kann, solange noch keine Änderungen vorgenommen wurden, nur über das Kontextmenü aufgerufen werden.

Wurden bereits Änderungen vorgenommen, kann der Verlauf auch mit einem Klick auf die Versionsnummer des jeweiligen Abschnitts aufgerufen werden. Die Versionsnummer zeigt an, wie oft dieser Abschnitt bereits geändert wurde. Dabei ist es egal, ob innerhalb einer Bearbeitung lediglich ein Wort oder mehr Text geändert wurde.

In der Abschnittshistorie ist auf einen Blick zu erkennen, ob eine Änderung angenommen oder abgelehnt wurde. Je nach Entscheidung erscheint in der Kopfzeile des Historieneintrags ein grüner Haken für angenommene Änderungen bzw. ein rotes "Abgelehnt"-Symbol für verworfene Änderungen.

3.7.2Die Darstellung von Änderungen im Versionsverlauf

Auch im Versionsverlauf wird die Redline dargestellt. Ungesehene Änderungen werden auch gelb hinterlegt.

3.7.3Aufrufen des Änderungsverlaufs

Die Abschnittshistorie mit hervorgehobenen neuen Änderungen kann über die Änderungsliste in der Seitenleiste aufgerufen werden.

Um die Änderungshistorie anzeigen zu lassen, genügt es ein Häkchen im entsprechenden Funktionsfeld oben rechts in der Änderungsliste zu setzen. Die Änderungshistorie mit farbig hevorgehobenen ungesehenen Änderungen wird jetzt beim Klicken auf eine ungesehene Änderung automatisch neben dem geänderten Abschnitt angezeigt.

3.7.4Eine ältere Version wiederherstellen

Sobald ein Abschnitt über mindestens eine Vorversion verfügt, besteht auch die Möglichkeit, diese Version wiederherzustellen und zur aktuellen Version zu machen.

Im Verlauf wird für jede frühere Version der Rewind-Button angezeigt, sofern der Benutzer mindestens über die Rolle "Bearbeiten" verfügt.

Klickt man auf den Button, öffnet sich der Dialog "Abschnitt wiederherstellen". In der linken Spalte wird die aktuelle Version angezeigt, in der rechten Spalte eine Vorschau auf die vorangegangene, wiederherzustellende Version. Erst mit einem Klick auf "Ok" wird die Wiederherstellung vorgenommen und ein neuer Eintrag im Verlauf angelegt.

3.8Suchen und Ersetzen im Dokument

SMASHDOCs bietet einen schnellen Zugriff auf bestimmte Textinhalte / Stile / Textinhalte + Stile mit Hilfe der Such-/Ersatzfunktion.

3.8.1Suche den Text im Dokument

Ein Benutzer kann ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase leicht finden.

Klicke auf den Knopf "Suchen / Ersetzen" in der linken Leiste.

Das Dialogfenster erscheint mit einem Textfeld, in dem der Benutzer einen bestimmten Satz oder ein bestimmtes Wort für die Suche eingeben kann.

Die Ergebnisse werden nach Anklicken der Button "Suchen" angezeigt.

Um die Suche genauer zu gestalten, können die Benutzer die nächsten Parameter verwenden:

Groß- und Kleinschreibung beachten

Exakte Schreibweise

Wenn der Parameter "Groß- und Kleinschreibung beachten" eingeschaltet ist, werden die Groß- und Kleinbuchstaben als unterschiedliche Symbole betrachtet.

Wenn der Parameter "Textsensitiv" aktiv ist, entspricht das Suchergebnis vollständig dem Text im Suchfeld: die Leerzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben werden berücksichtigt.

3.8.2Ersetzen innerhalb des Dokuments

Um die Suchergebnisse durch einen anderen Text zu ersetzen, kann der Benutzer das gewünschte Wort in das Tex-Box unten eingeben.

Der Benutzer kann alle Suchergebnisse auf einmal ersetzen oder individuell entscheiden.

Hinweis: Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, das Feld "Begriff ersetzen durch" leer lassen und auf "Alles ersetzen" klicken, wird der angegebene Suchbegriff überall im Dokument gelöscht.

3.8.3Suche und ersetze den Text innerhalb der Tabelle

Die Such-/Ersatzfunktion bietet einen schnellen Zugriff auf bestimmte Textinhalte auch innerhalb der Tabelle im Dokument.

3.8.4RegEx

Im Feld "Suchen" befindet sich ein anklickbares Kontrollkästchen mit dem Namen "RegEx". Sobald Sie dies überprüft und mit der linken Maustaste auf das "Suchfeld" geklickt haben, wird ein Dropdown-Menü mit 8 vordefinierten regulären Ausdrücken angezeigt. Anschließend kann der Benutzer entweder einen der vorgeschlagenen regulären Ausdrücke auswählen, um eine entsprechende Suche zu starten, oder das Feld manuell mit dem gewünschten regulären Ausdruck ausfüllen.

Regulärer Ausdruck, kurz Regex oder Regexp, ist äußerst hilfreich beim Suchen und Bearbeiten von Textzeichenfolgen, insbesondere beim Verarbeiten von Textdateien. Eine Zeile Regex kann problemlos mehrere Dutzend Zeilen von Textzeichenfolgen ersetzen, wenn Sie sie ordnungsgemäß verwenden.

Schauen wir uns einige Beispiele an:

\d+, wobei \d eine Ziffer ist (ein Zeichen im Bereich von 0 bis 9) und + eins oder mehr Mal bedeutet. \d+ besteht also aus einer oder mehreren Ziffern.

\w+, wobei \w für "Wortzeichen" (ein Buchstabe, eine Zahl oder ein Unterstrich [a-zA-Z0-9_]) steht und + ein oder mehr Mal bedeutet

\p{Z}\p{Z} +, wobei p{Z} für ein beliebiges Leerzeichen oder ein unsichtbares Trennzeichen steht

Durch Ersetzen aller gefundenen Suchergebnisse durch \p{Z}\p{Z}+ Regex werden alle Leerzeichen oder unsichtbaren Trennzeichen gelöscht.

3.8.5Erweiterte Suche im Dokument

Mit Hilfe der erweiterten Suche kann der Benutzer suchen nach:

Suchbegriff

Absatzvorlage

Zeichensatzformate

Absatzvorlage + Zeichensatzformate

Suchbegriff + Absatzvorlage

Suchbegriff + Zeichensatzformate

Suchbegriff + Absatzvorlage + Zeichensatzformate

Hier sind einige Beispiele, wie es funktioniert:

Die Ergebnisse werden angezeigt, nachdem man auf die Schaltfläche "Suchen" klickt.

3.8.6Erweiterte Ersetzung innerhalb des Dokuments

Um die Ergebnisse der Suche durch einen anderen Stil zu ersetzen, kann der Benutzer im Drop-down-Menü den gewünschten Stil auswählen. Somit kann der Benutzer alle Suchergebnisse auf einmal ersetzen oder einzeln entscheiden.

Um den Suchbegriff zu ersetzen, kann der Benutzer den gewünschten Begriff in das Feld "Begriff ersetzen durch" eingeben und in den untenstehenden Dropdown-Menüs den gewünschten Absatz und/oder Zeichensatzformate auswählen. Somit kann der Benutzer alle Suchergebnisse auf einmal ersetzen oder einzeln entscheiden.

Nach Drücken des Knopfs "Alles ersetzen" wird der jeweilige Suchbegriff überall im Dokument durch den gewünschten Suchbegriff ersetzt. Die Schaltfläche "Alles ersetzen" wird dann ausgeblendet und die Meldung "Keine Ergebnisse" angezeigt.

Um eine neue erweiterte Suche zu starten, klicken Sie auf "Löschen".

4Unterhaltungen und Ankündigungen

4.1Unterhaltungen erstellen

4.1.1Kommentare zu einem Abschnitt erstellen

Zu jedem Abschnitt eines Dokuments, kann ein Benutzer mit der entsprechenden Rolle, Kommentare erstellen. Die Anzahl der Kommentare pro Abschnitt oder Dokument, ist unbegrenzt.

Es gibt zwei Möglichkeiten neue Kommentare über das Kontextmenü eines Abschnitts zu erstellen. Sie erscheinen mit einem Klick auf den Abschnitt. Der Benutzer kann dafür aber auch den Hotkey (Ctrl + Shift + C) für PC / (CONTROL + SHIFT + C) für MAC benutzen.

Alternativ können auch nur einzelne Wörter markiert und kommentiert werden. Ein Rechtsklick auf die Markierung öffnet dann ebenfalls das Kontextmenü zur Kommentarerstellung.

Nachdem der Benutzer die Funktion aufgerufen hat, erscheint rechts neben dem gewählten Abschnitt das Kommentarfenster.

Dieses Fenster enthält grundsätzlich die folgenden Elemente:

Den zu kommentierenden Abschnitt bzw. die zu kommentierenden Wörter

Den Betreff des Kommentars

Das Haupt-Kommentarfeld (Inhalt)

Das Prioritätfeld (-, 1,2,3)

Das Sichtbarkeitsmenü (Alle, Ausgewählte, Nur ich)

Um einen Kommentar neu anlegen zu können, darf der Inhalt nicht leer sein. Erstellt ein Benutzer einen leeren Kommentar, wird er sofort darauf hingewiesen, sobald er den Kommentar speichern möchte.

4.1.2Sichtbarkeit von Kommentaren

Beim Erstellen wird zunächst der Ersteller selbst als alleiniger Teilnehmer festgelegt. Wird der Kommentar so gespeichert, kann kein anderer Benutzer den Kommentar einsehen oder darauf antworten. Allerdings ist es später immer noch möglich, individuelle Benutzer hinzuzufügen.

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar für alle" können von allen Benutzern mit Zugriff auf das Dokument gesehen werden. Die Einstellung "Sichtbar für ausgewählte" erlaubt die individuelle Auswahl von Benutzern, für die der Kommentar sichtbar sein soll. Es können nur Benutzer hinzugefügt werden, die bereits Zugriff auf das Dokument haben.

Die Einstellung "Nur ich" erlaubt private Kommentare zu erstellen, die jeder Zeit freigegeben sein können.

In der Regel wird ein Kommentar mit dem Erledigungs-Status "nicht erledigt" angelegt, um zum Beispiel inhaltliche Details eines Abschnittes zu besprechen, ohne diesen direkt zu bearbeiten. In diesem Fall wird das Feld neben dem Status "Erledigt" leer gelassen. Manchmal kann es jedoch auch sinnvoll sein, einen Kommentar gleich als "erledigt" anzulegen, z.B., um anderen Benutzern anzeigen, dass eine gewisse Entscheidung gefällt worden ist, für die kein weiterer Diskussionsbedarf besteht. In diesem Fall setzt man in das leere Feld neben dem Status "Erledigt" ein Häckchen.

Der Status kann zu jeder Zeit geändert werden. Wurde ein Kommentar also als "nicht erledigt" angelegt, kann er im Nachhinein jederzeit als "erledigt" markiert werden, wenn kenntlich gemacht werden soll, dass ein Thema abgeschlossen wurde. Statusänderungen werden im Kommentarverlauf protokolliert und somit anderen Benutzern entsprechend angezeigt.

Weiterhin wird im Kommentarverlauf angezeigt, wer zu welchem Zeitpunkt einen Kommentar erstellt, oder auf einen bestehenden Kommentar geantwortet hat.

4.1.3Status der Kommentare

Normaleweise werden die Kommentare mit dem Status "anstehend" erstellt. Zum Beispiel: wenn Sie den Inhalt eines Abschnitts weiter diskutieren möchten, ohne ihn sofort zu bearbeiten. Manchmal ist es reasonable, einen "erledigt" Kommentar zu erstellen, wenn Du angeben möchtest, dass eine bestimmte Entscheidung bereits getroffen wurde und keine Diskussion soll passieren.

Der Benutzer kann den Status jederzeit ändern. Wenn ein Kommentar an Anfang als "anstehend" erstellt wurde, kann der Betutzer ihn immer erledigt, wenn ein Thema abgeschlossen wurde. Änderungen im Status eines Kommentars werden in der Kommentarhistorie aufgezeichnet und sind für andere Benutzer sichtbar.

Die Kommentarhistorie zeigt auch wer wann einen Kommentar gestellt und beantwortet hat.

4.1.4Private Kommentare freigeben

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar nur für mich" können jeder Zeit freigegeben werden. Man kann unter anderem:

einzelner Kommentar freigeben

alle Kommentare im Abschnitt freigeben

alle Kommentare im Dokument freigeben

4.1.5Kommentare zu einem Abschnitt löschen

Erstellte Kommentare können gelöscht werden, soweit eine der Bedingungen erfüllt ist:

es ein privater Kommentar

es ist ein Kommentar, der bisher von niemandem gesehen wurde

4.1.6Export von Kommentaren

Der Benutzer kann auch bestimmen, ob der Kommentar im Export sichtbar wird.

Nur dann, wenn die Option "Sichtbar im Export" aktiviert ist, erscheint die zusätzliche Einstellung "Kommentare exportieren" beim Word und sdox Export.

4.2Unterhaltungen erkennen und abarbeiten

4.2.1Ungesehene Unterhaltungen anzeigen

Grundsätzlich kann der Tab "Kommentar" auf drei Arten angezeigt werden:

Anzeige des Tabs ohne Zähler (Unterhaltungen vorhanden)

Anzeige des Tabs mit Zähler (ungelesene Unterhaltungen vorhanden)

Anzeige des Tabs mit grünem Haken (alle Unterhaltungen haben den Status geschlossen)

Die Anzeige der Tabs links ohne Zähler, zeigt dem Benutzer an, dass es grundsätzlich Unterhaltungen innerhalb des Dokuments gibt, wobei für den Benutzer derzeit keine ungesehenen Beiträge existieren.

Gibt es ungelesene Unterhaltungen, erkennt der Benutzer das an dem roten Zähler neben dem Tab. Gezählt werden dabei nur die Unterhaltung als Ganzes, nicht einzelne Antworten. Enthält ein Kommentar also drei ungesehene Beiträge, wird die Unterhaltung trotzdem nur einmal gezählt.

Die Anzeige des Tabs mit grünem Haken zeigt dem Benutzer an, dass alle bestehenden Unterhaltungen geschlossen wurden.

4.2.1.1Anzeige am Abschnitt

Liegen zu einem Abschnitt Unterhaltungen vor, kann man diese auch mit einem Klick auf das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt aufrufen. Im Gegensatz zur Tableiste, werden die Details hier nicht links, sondern rechts am Dokument eingeblendet.

Die Sprechblase kann drei unterschiedliche Ausprägungen haben:

Rote Sprechblase (mindestens eine ungelesene Unterhaltung im Abschnitt)

Blaue Sprechblase (alle Unterhaltungen wurden gelesen und mindestens eine hat den Status "nicht erledigt")

Graue Sprechblase (alle Unterhaltungen wurden gelesen und haben den Status "erledigt")

4.2.2Unterhaltungen abarbeiten

Um Kommentare im Detail anzuzeigen, genügt ein Klick auf den jeweiligen Tab. Es wird eine Übersichtsliste aller Unterhaltungen eingeblendet.

Liegen neue Unterhaltungen vor, wird der Reiter "Ungelesen" angezeigt. Zusätzlich werden ungelesene Unterhaltungen farblich hervorgehoben.

Der Reiter "Ungelesen" wird ausgeblendet, sobald alle Unterhaltungen vom Benutzer als gelesen markiert wurden.

Gibt es keine ungelesenen Unterhaltungen, wird der Reiter "Alle" angezeigt.

In dieser Ansicht können alle ungelesenen Unterhaltungen über das Auge-Symbol links oben, mit einem Klick als gelesen markiert werden.

Weiterhin hat der Benutzer die Möglichkeit, sich alle offenen oder erledigten Unterhaltungen anzeigen zu lassen.

Der Benutzer kann auch nach sämtlichen Konversationen suchen, wobei er die Suchergebnisse filtern kann bzw. wer, worüber und was kommentiert hat.

4.2.3Antworten zu bestehenden Unterhaltungen schreiben

Um auf eine bestehende Unterhaltung antworten zu können, müssen zunächst die Details aufgerufen werden. Dies kann sowohl über die Tableiste links, als auch über das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt erfolgen.

Um auf eine Unterhaltung antworten zu können, wählt man diese nun aus und öffnet so den Detailbereich. Unterhalb des Beitragsverlaufs befindet sich ein Eingabefeld für die Antwort. Um die Antwort zu senden, kann der Benutzer alternativ auch den Hotkey (Tab + Enter) für PC / (TAB + ENTER) für MAC benutzen.

Handelt es sich hierbei um eine ungelesene Unterhaltung, wird diese automatisch als gelesen markiert.

4.3Die Eigenschaften einer Unterhaltung ändern

4.3.1Den Status erkennen und ändern

In der Detailansicht wird der Status einer Unterhaltung angezeigt. Ein Klick auf den Button ändert den Status.

Man kann auch die ausgewählten Personen, als Administratoren des Kommentars, mit einem Häckchen markieren.

4.3.2Weitere Teilnehmer zu Unterhaltungen hinzufügen

Achtung: Man kann weitere Personen nur dann in die Kommunikation einbeziehen, wenn diese zum Dokument schon eingeladen sind.

Konversationen, die nur für den Ersteller oder ausgewählte Benutzer sichtbar sind, können auch für alle Betutzer direkt veröffentlicht werden.

Klicke auf die Plus-Schaltfläche am unteren Rand des geöffneten Kommentarfelds. In der erscheinenden Dialogbox wähle "öffentlich" und bestätigen Ihre Entscheidung mit einem Klick auf den blauen Button "Öffentlich machen".

Hinweis: Sobald eine Konversation für alle Dokumentbenutzer sichtbar ist, kannst Du sie nicht mehr als privat kennzeichnen.

4.4Eine Ankündigung schreiben

Neben der Kommunikation über Kommentare, besteht auch die Möglichkeit, eine Ankündigung zu einem Dokument zu schreiben.

Im Gegensatz zu Kommentaren, erscheint eine Ankündigung nicht im Dokument, sondern wird per E-Mail an die Empfänger versendet. Die E-Mail enthält zusätzlich einen Link zum Dokument.

Ankündigungen bieten den Benutzern die Möglichkeit, während des Überarbeitungsprozesses weitere Informationen, z.B. zu neuen Änderungen oder den generellen Fortschritt, direkt an einzelne oder alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Der Verfasser einer Ankündigung kann dabei entscheiden, wer diese erhalten soll.

Die Grundeinstellung für die Empfänger ist "Ausgewählte". Um die Ankündigung nach dem Verfassen senden zu können, muss mit dieser Einstellung mindestens ein Benutzer aus der Liste als Empfänger ausgewählt werden. Um eine Ankündigung an alle Benutzer des Dokuments zu versenden, können diese entweder einzeln oder bequem über den Button "Alle" ausgewählt werden. Der Benutzer kann auch die Ankündigung mithilfe des Hotkeys (Tab + Return) for PC / (TAB + RETURN) for MAC senden. Für die Liste mit allen Hotkeys clicke hier 3.1.5

4.5Supportkommunikation

Über den Support-Button rechts oben neben dem Benutzer-Avatar, können jegliche Supportanfragen zu SMASHDOCs an den Anbieter gesendet werden. Ein Klick auf den Button, öffnet ein Kontaktformular, wo die Anfrage im Detail beschrieben werden kann.

4.6Was gibt`s Neues

Ein roter Punkt neben dem Avatar des Benutzers und die Option "Was gibt`s Neues" im unteren Menü bedeutet, dass es ein neues Release gibt. "Was gibt`s Neues?" leitet dann den Benutzer zu den neuesten Versionshinweisen auf dem SMASHDOCs-Blog.

Nachdem der Link "Was ist neu" einmal geöffnet wurde, verschwinden die roten Markierungen.

5Benutzerverwaltung

5.1Berechtigungen, Rollen und Zusatzrechte

5.1.1Berechtigungen des Erstellers

Der Ersteller eines Dokuments hat, solange sich das Dokument im Entwurfsmodus befindet, alleinigen Zugriff darauf. Für andere Benutzer ist dieses Dokument nicht sichtbar. Somit kann auch nur der Ersteller den Überarbeitungsmodus starten und weitere Benutzer zu diesem Dokument einladen.

5.1.2Benutzer zur Mitarbeit einladen​

5.1.2.1Einladen beim Start des Überarbeitungsmodus

Sobald der Ersteller den Überarbeitungsmodus startet, können auch weitere Benutzer zum Dokument hinzugefügt werden.

An dieser Stelle hat der Ersteller zwei Möglichkeiten. Er kann neue Benutzer über deren E-Mail-Adresse einladen, oder auch über deren Namen, sofern er in der Vergangenheit schon einmal mit diesen an einem Dokument zusammengearbeitet hat. SMASHDOCs liefert hier gleich eine Ergebnisliste, sobald die ersten Buchstaben eingegeben wurden. Der Mitarbeiter wird dann mit einen Klick auf das Plus-Symbol zur Einladungsliste hinzugefügt.

Weiterhin kann der Ersteller beim Einladen Rollen und Zusatzberechtigungen vergeben sowie eine persönliche Einladungsnachricht verfassen. Der Prozess wird mit einem Klick auf "Überarbeitungsmodus starten" abgeschlossen. Die Dokumentenansicht wechselt im Anschluss in den Überarbeitungsmodus.

Der Überarbeitungsmodus kann auch gestartet werden, ohne dass Benutzer zur Mitarbeit eingeladen wurden. Diese lassen sich aber später immer noch hinzufügen.

5.1.2.2Einladen im Überarbeitungsmodus

Auch zu einem Dokument im Überarbeitungsmodus können weitere Benutzer hinzugefügt werden.

Der Einladungsdialog kann über "Optionen", und dort über das Untermenü "Benutzer einladen" aufgerufen werden. Voraussetzung ist das Zusatzrecht "Darf einladen".

5.1.2.3Email-Adresse zum User wird angezeigt beim Einladen zum Dokument

Wenn der Benutzer einen anderen Benutzer zum Dokument einladen möchtet, kann er entweder seinen Namen oder seine E-mail-Adresse eingeben. Außerdem, wird bei der Einladung die eingegebe E-mail-Adresse des Benutzers in dem Drop-down-Menü immer erscheinen, wenn dieser Benutzer an der Dokumentenüberarbeitung mit SMASHDOCs schon früher teilgenommen hat.

5.1.3Rollen und Zusatzrechte

Bei SMASHDOCs werden Rollen und Zusatzrechte für jeden Benutzer pro Dokument vergeben. Die Rolle entscheidet, welche Möglichkeiten einem Benutzer für die Zusammenarbeit am Dokument selbst zur Verfügung stehen, während die Zusatzrechte darüber entscheiden, welche zusätzlichen Möglichkeiten einem Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Der Ersteller selbst erhält die Rolle "Entscheiden", ebenso werden ihm alle Zusatzrechte zur Verfügung gestellt.

5.1.3.1Rollen

Bei SMASHDOCs kann eine der folgenden Rollen pro Benutzer vergeben werden:

Lesen

Kommentieren

Bearbeiten

Entscheiden

"Lesen" erlaubt dem Benutzer nur den Zugriff auf das Dokument, ohne Änderungen am Inhalt durchführen zu können. Auch das Erstellen sowie das Beantworten von Kommentaren oder Fragen ist mit dieser Rolle nicht möglich.

"Kommentieren" gestattet neben dem Zugriff auf das Dokument auch das Erstellen von Kommentaren oder Fragen.

Mit der Rolle "Bearbeiten" wird dem Benutzer, neben dem Erstellen von Unterhaltungen, die Berechtigung gegeben, inhaltliche Änderungen am Dokument selbst vorzunehmen. Dazu gehört das Erstellen, Ändern und Löschen von Texten, sowie das Erstellen und Ändern von Bildern oder Tabellen.

Um im Dokument vorgenommene Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, bedarf es der Rolle "Entscheiden". Nur ein Benutzer mit dieser Rolle kann über vorgeschlagene Änderungen abstimmen, sowie selbst Änderungen vornehmen und Unterhaltungen erstellen. Weiterhin ist es nur mit dieser Rolle möglich, Bilder oder Tabellen zu löschen.

5.1.3.2Anzeige der Rolle im Dokument

Die eigene Rolle wird in den Einstellungen angezeigt.

5.1.4Benutzer aktivieren und deaktivieren

Zunächst werden die eingeladenen Benutzer im Dokument als "aktiv" aufgelistet. Das heißt, sie können im Dokument entsprechend ihrer zugewiesenen Rollen und Rechte arbeiten. Benutzer können jedoch bei Bedarf aus dem Dokument deaktiviert werden, so dass sie keinen Zugriff mehr auf das Dokument haben.

Um einen Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie einfach die "Benutzerliste" des jeweiligen Dokuments (Kapitel 5.3) und entfernen das Häkchen neben "Aktivieren". Einzige Voraussetzung ist, dass Sie der Dokumentenverwalter sind.

Deaktivierte Benutzer werden sofort per E-Mail benachrichtigt und können das Dokument nicht mehr in ihrer Dokumentenliste sehen. Falls ein Benutzer ein Dokument während der Deaktivierung geöffnet hat, kann er nicht mehr an dem Dokument arbeiten und wird in einem Dialogfenster über die Deaktivierung informiert. Ein deaktivierter Benutzer kann das Dokument nicht über die Suchfunktion finden und kann nicht über die Dokumentverknüpfung darauf zugreifen.

Bitte beachten Sie, dass Benutzer der Dokumentenverwaltung nur dann deaktiviert werden können, wenn nach der Deaktivierung noch mindestens ein Benutzer der Dokumentenverwaltung vorhanden ist. Aber SMASHDOCs verhindert das automatisch.

Deaktivierte Benutzer verschwinden sofort aus der Liste "Aktiv" und werden nur noch in der Liste "Inaktiv" angezeigt.

Dort können Sie einen deaktivierten Benutzer wieder reaktivieren, indem Sie ein Häkchen neben "Aktiv" setzen. Dann erscheint der reaktivierte Benutzer wieder in der Liste "Aktiv" und wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Der Benutzer ist nun in der Lage, das Dokument in seiner Dokumentenliste wieder zu sehen und zu öffnen.

Natürlich können Sie sich auch selbst deaktivieren, aber bitte beachten Sie, dass nur ein Benutzer der Dokumentenverwaltung Sie wieder reaktivieren kann.

5.2Zusatzrechte

Neben den Rollen gibt es bei SMASHDOCs drei Zusatzrechte:

Admin

Einladen

Abschnittshistorie

Export

Das Zusatzrecht "Admin" erlaubt dem jeweiligen Benutzer das Ändern der Rollen und auch Änderungen an den Zusatzrechten aller anderen Benutzer.

Um weitere Benutzer zur Zusammenarbeit einzuladen, ist das Zusatzrecht "Einladen" notwendig. Damit verbunden ist die Berechtigung, Rollen und Zusatzrechte beim Einladen zu vergeben. Allerdings nur bis zur selben Ebene des einladenden Benutzers. Ein Benutzer mit der Rolle "Kommentieren" kann zusätzlich das Recht zum Einladen haben, jedoch kann er dann keinen Benutzer mit der Rolle "Bearbeiten" oder "Entscheiden" einladen. Gleiches gilt für die Zusatzrechte.

Um den Verlauf der einzelnen Abschnitte einsehen zu können, benötigt ein Benutzer das Zusatzrecht "Abschnittshistorie". Ohne dieses Recht ist es nicht möglich, die Änderungen an einem Abschnitt nachzuvollziehen.

Der Benutzer mit der Rolle "Admin" hat zusätzlich eine Kontrolle, ob der von ihm eingeladene Benutzer die Option "Export" im Dokument sieht. Wenn ein Administrator die Rechteeinstellung ändert, während dieser Benutzer bereits im Dokument arbeitet, wird die Änderung sofort wirksam.

Wenn das Recht zum Exportieren nicht mehr besteht, kann der Benutzer es nicht mehr duplizieren.

Die beiden Rechte " Admin" und "Einladen" müssen mindestens einmal vergeben sein. Dabei kann ein Benutzer beide Rechte haben, oder zwei Benutzer haben jeweils eines dieser Rechte.

5.3Der Benutzerliste

Um einen Überblick über alle Benutzer zu erhalten, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten, klicke n den "Optionen" des Dokuments auf "Benutzer verwalten". In dieser Liste sind alle Benutzer mit ihrer Benutzerrolle, zusätzlichen Rechten und Aktivitätslevel aufgeführt.

5.4Symbolleiste mit aktiven Benutzern

Damit andere Benutzer, die an dem Dokument arbeiten, wissen, wer das Dokument gerade bearbeitet, werden die Benutzeravatare oben rechts im Dokument angezeigt. Da es aktive Benutzer-Symbolleiste nicht umsonst genannt wird, werden aktive Benutzer, die mit dem kleinen grünen Zeichen markiert sind, zuerst in der Liste angezeigt. Wenn viele Benutzer an der Bearbeitung des Dokuments beteiligt sind, werden nur einige Symbole angezeigt, gefolgt von der Zahl "+10" usw., abhängig von der Anzahl der Benutzer. Auf der linken Seite der oben erwähnten Werkzeugleiste befinden sich die Steuerungstasten, z.B. Alle freigeben, Alle annehmen, Alle ablehnen, Alle als gelesen markieren.

Der Kurzname des Benutzers, z.B. EM für Emma Müller wird auf dem Avatar angezeigt, wenn der Benutzer kein Foto oder Bild installiert hat. Wenn er dies tut, soll man mit der Maus den Avatar darüberrollen, damit der vollständige Name anderer Benutzer angezeigt wird. Darüber hinaus öffnet der Klick auf einen Avatar das Fenster "Benutzer verwalten".

5.5Kontoeinstellungen

5.5.1Stammdaten ändern

Um die Stammdaten seines Accounts bearbeiten zu können, muss ein Benutzer rechts in der Kopfzeile den dort abgebildeten Avatar anklicken. Im Untermenü kann er dann über "Account" auf seine Stammdaten zugreifen.

Nach der Auswahl wird das Dialogfenster "Kontoeinstellungen" angezeigt, in welchem der Benutzer seine Stammdaten ändern kann.

Vorgenommene Änderungen werden durch einen Klick auf den Button "Einstellungen speichern" gespeichert.

Hinweis: Das Ändern der Emailadresse ist nicht möglich.

5.5.2Profilbild hochladen und ändern

Sobald sich ein Benutzer neu registriert, wird für ihn ein Standardprofilbild mit seinen Initialen generiert und in seinem Profil hinterlegt.

Um ein eigenes Profilbild hochzuladen oder ein vorhandenes Bild zu ändern, muss der Benutzer in den Kontoeinstellungen den Reiter "Profilbild" auswählen.

Dort kann er seine lokalen Dateien nach einem Bild durchsuchen und dieses hochladen. Anschließend kann er über den Schieber noch die Bildgröße anpassen.

5.5.3Sprache ändern

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, auch nach seiner Registrierung die Sprache jederzeit zu ändern. Dies geschieht in den Kontoeinstellungen über den Reiter "Sprache".

Derzeit unterstützt SMASHDOCs Englisch, Deutsch, Französisch und Russisch.

5.5.4Tooltipps anzeigen

Die Anzeige von Tooltipps kann in den Kontoeinstellungen verwaltet werden. Durch Entfernen des Häkchens werden die Tooltipps deaktiviert.

5.5.5Passwort ändern

5.5.5.1Passwort im Benutzerprofil ändern

Ist der Benutzer eingeloggt und will sein Passwort ändern, kann er dies unter den Kontoeinstellungen in seinen Stammdaten vornehmen.

Beim Ändern des Passwortes muss das aktuelle Passwort, anschließend darunter das neue Passwort, und zur Bestätigung erneut das neue Passwort eingegeben werden. Das neue Passwort ist sofort aktiv. Ab der nächsten Anmeldung kann sich der Benutzer mit dem neuen Passwort einloggen.

5.5.5.2Passwort ohne vorherigen Login ändern oder zurücksetzen

Möchte ein Benutzer sein Passwort ändern, ohne sich anmelden zu müssen, oder hat er sein Passwort vergessen, kann er über die Login-Seite ein neues Passwort anfordern.

Nach einem Klick auf den Link öffnet sich eine weitere Eingabemaske. Dort gibt der Benutzer seine E-Mail-Adresse ein, klickt auf "Neues Passwort anfordern " und bekommt im Anschluss eine E-Mail mit den weiteren Anweisungen, um ein neues Passwort zu erstellen.

6Dokumente exportieren

6.1Als Word-Dokument (DOCX) exportieren

SMASHDOCs Dokumente können ohne großen Aufwand als Word-Dokument exportiert werden. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Dokument im Entwurfs- oder Überarbeitungsmodus handelt. Der Export wird über das Optionen-Menü aufgerufen.

Der Benutzer kann eine Designvorlage auswählen, die für die Ausgabe des Dokuments genutzt werden soll. Grundsätzlich kann zwischen den Vorlagen "Standard" und "Vertrag/Contract" gewählt werden. Auf Wunsch kann SMASHDOCs auch vordefinierte, kundenspezifische Vorlagen erstellen und hinterlegen. Wenden Sie sich hierzu gerne an smartwork solutions.

Aus den Formatierungen wie Gliederungsüberschriften, Abbildungs- und Tabellennummerierungen, können außerdem automatisch Dokumentenelemente wie Inhalts-, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis in Word erstellt werden. Dazu einfach die gewünschten Optionen im Dialogfenster auswählen.

Nach der Auswahl wird das Dokument auf den Rechner heruntergeladen, wo es mit Microsoft Word oder einer anderen Software, die Microsoft Word Dokumente verarbeiten kann, geöffnet werden kann. Dabei werden die jeweiligen Einstellungen in den Word-Formatierungsvorlagen übernommen.

Der Benutzer kann auch den Hotkey (Ctrl + E) for PC / (COMMAND + E) for MAC für Export benutzen.

6.2Als HTML-Seite exportieren​

SMASHDOCs Dokumente können auch als HTML-Seite ausgegeben werden. Hier wird zwischen Entwurfs- und Überarbeitungsdokumenten unterschieden, da für Überarbeitungsdokumente mehrere Exportmöglichkeiten zur Auswahl stehen.

6.2.1Final

Die Darstellung des Dokuments ohne Redline und Konversationen. Dies entspricht der "Clean"-Ansicht eines Überarbeitungsdokuments. Da in einem Entwurfsdokument ebenfalls keine Änderungen nachverfolgt und keine Konversationen erstellt werden können, ist dies der einzige Modus, der übergreifend für alle Dokumente zur Verfügung steht.

6.2.2Neuigkeiten

In dieser Darstellung wird das Dokument inklusive Redline und Konversationen angezeigt. Bisher ungesehene Änderungen und ungelesene Konversationen werden mit einem gelben Hintergrund hervorgehoben. Es kann ausgewählt werden, ob alle Konversationen angezeigt werden sollen oder nur solche, die "für alle sichtbar" erstellt wurden.

6.2.3Alles-in-1

Hier wird neben der Redline und den Konversationen zusätzlich noch der Verlauf zu jedem einzelnen Abschnitt angezeigt, sofern am entsprechenden Abschnitt Änderungen gemacht worden sind. Auch hier können für alle sichtbare Konversationen ausgeblendet werden.

6.2.4Alle offenen Konversationen

Bei dieser Auswahl liegt der Fokus nicht mehr auf dem Dokument selbst, sondern auf den Konversationen, die noch nicht geschlossen worden sind. Wieder kann zwischen für alle sichtbaren und vertraulichen Konversationen unterschieden werden. Dies ermöglicht dem Benutzer, schneller auf Konversationen reagieren zu können. Durch die minimierte Darstellung des dazugehörigen Abschnitts ist dennoch weiterhin der Zusammenhang ersichtlich.