1Allgemeines

Die Admin-UI-Seite ist ein System, das verschiedene Funktionen zur Verwaltung der Konfiguration des SMASHDOCs-Systems, der Dokumente, Benutzer und Vorlagen enthält. Sie können folgende Aktionen mithilfe von Funktionen auf der Admin-UI-Seite ausführen:

●Aktivieren/Deaktivieren von Funktionen, die in einem bestimmten SMASHDOCs-System verfügbar sind;

●Anwenden der bestimmten Standardeinstellungen für das SMASHDOCs-System, wie Sprache, Konversationstyp, Stil usw.;

●Verwalten der Dokumente durch Hochladen/Löschen aus dem System;

●Erstellen und Verwaltung von Vorlagen für verschiedene Formate

●Erstellen und Verwaltung von Inline-Stile, Sonderzeichen, Abschnitts-Tags usw. zum System;

●Verwalten von Benutzern durch Einladen, Bestätigen, Bearbeiten, Deaktivieren oder Löschen sowie Festlegen und Zurücksetzen von Kennwörtern für die Benutzer;

NB: Derzeit ist die Admin-Seite nur in englischer Sprache verfügbar.

Um die Admin-Seite zu öffnen, sollten Sie ein "Schrägstrich"-Symbol und das Wort "admin" in den Link nach der angegebenen Domain Ihres SMASHDOCs-Systems einfügen. Der endliche Link zur Admin-Seite sieht dann so aus: internal.smashdocs.net/admin. Ein solches modales Fenster erscheint, wenn Sie den Link eingeben:

Das modale Fenster nach dem Einfügen des Links der Admin-Seite hervorgehoben

Um zur Admin-Seite zu gelangen, müssen Sie den erforderlichen Bereitstellungsschlüssel in die Zeile "Schlüssel" einfügen. Diesen Schlüssel sollten Sie bei der SMASHDOCs-Administration anfordern und erhalten. Nachdem Sie den Bereitstellungsschlüssel eingegeben haben, wechseln Sie zur Admin-Seite, die sieht wie folgt aus:

Das Fenster mit den Organisationen hervorgehoben

Klicken Sie auf "DETAILS" (siehe Image 2), um zur Liste der Funktionen der Admin-Seite zu gelangen, wo Sie alle verfügbaren Funktionen finden.

Auf der linken Seite finden Sie eine Symbolleiste mit allen verfügbaren Einstellungen, die Sie über die Admin-Seite auf Ihr SMASHDOCs-System anwenden können.

Symbolleiste mit verfügbaren Einstellungen auf der Admin-Seite hervorgehoben

In der Liste der Tabs links gibt es einen Button, damit man diese Liste nach oben oder nach unten bewegen kann.

Der Button, die Liste der Tabs nach oben und nach unten zu bewegen

Die linke Symbolleiste kann unterschiedlich angezeigt werden - als kurze Symbolleiste und als große Symbolleiste. Als Standard, wird die Symbolleiste kurz angezeigt. Um das zu erweitern, sollen Sie den entsprechenden Button klicken.

Der Button für Symbolleiste-Erweiterung markiert

Die große Symbolleiste wird auf solche Weise angezeigt:

Die große Symbolleiste

Außerdem, werden alle Tabs in der linken Symbolleiste thematisch gruppiert. Es gibt die folgenden Gruppen und Tabs, die zu jeder von diesen Gruppen gehören:

●Editor

●Quick Format Buttons (Schnellformat-Buttons)

●Section Tags (Abschnitts-Tags)

●Special Characters (Sonderzeichen)

●Inline Styles (Inline-Formate)

●Paragraph Decorators (Absatzformate)

●XRef Groups (Querverweis-Gruppen)

●Creation (Erstellen)

●Import Settings (Import-Einstellungen)

●Magic Import

●Sample Documents (Musterdokumente)

●Workflows (Arbeitsabläufe)

●SDOX Templates (SDOX-Vorlagen)

●SmartDocuments

●Export

●Export Templates (Export-Vorlagen)

●Word Templates (Word-Vorlagen)

●ParsX Mapping

●Hyphenation Dictionary (Trenn-Wörterbuch)

●Division separators (Abschnittstrenner)

●Global Configuration (Globale Konfiguration)

●Features

●Cleanup Routines (Putzroutinen)

●Default Settings (Standard-Einstellungen)

●Identity (Identität)

●URLs

●Management (Verwaltung)

●Documents (Dokumente)

●Users (Benutzer)

Jetzt werden wir detailliertere Informationen erhalten, wie man mit jeder Funktion auf der Admin UI-Seite arbeitet.

2Schnellformat-Buttons

Mithilfe der Funktionen für Schnellformat-Buttons können Sie Ihre am häufigsten verwendeten Formatierungsstile in der Symbolleiste des SMASHDOCs-Editors fixieren und in Sekundenschnelle erreichen.

In den Einstellungen der Schnellformat-Buttons auf der Admin-Seite können Sie einen neuen Stil hinzufügen, um ihn dann in der Symbolleiste während der Arbeit mit einem Dokument im SMASHDOCs-Editor zu finden. Gehen Sie dazu zu den Einstellungen der Schnellformat-Buttons und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Add style" oder die blaue Schaltfläche 'Upload', um eine .json-Datei mit den erforderlichen Schnellformat-Buttons hochzuladen.

Schnellformat-Buttons

Um einen neuen Schnellformat-Button durch Klicken auf "Add style" hinzuzufügen, geben Sie alle erforderlichen Informationen dazu ein.

Metadaten eines neuen Schnellformat-Buttons

Die Informationen, die Sie einfügen müssen, sind der Name eines neuen Schnellformat-Buttons, ein Hackenfeld "For creation of a new document AND in all existing document" aktivieren/deaktivieren: wenn die Vorlagen eingefügt wurden, in denen dieser Schnellformat-Button eingestellt wird, soll dieses Hackenfeld unbedingt aktiviert werden; die PD-Gruppe, das Symbol. Sie sollten auch "Show everywhere" ankreuzen, um ein neues Schnellformat auf die angegebenen Vorlagen in der Zeile "Samples" anzuwenden.

Der hinzugefügte Schnellformat-Button finden Sie im SMASHDOCs-Editor in der Symbolleiste oben auf der Seite.

Neuer Schnellformat-Button hinzugefügt

Die Reihenfolge der Schnellformat-Tasten im Editor entspricht der Reihenfolge der Tasten in Admin-Einstellungen. Wenn Sie den Button "Move" anklicken und eine Schnellformat-Taste in den anderen Platz verschieben, dann wird die Reihenfolge im Editor auch verändert.

Darüber hinaus kann der Schnellformat-Button überall im Editor angezeigt werden, d.h. sowohl beim Schreiben eines Dokuments von Grund auf, beim Importieren einer Word-Datei als auch beim Verwenden des verfügbaren Beispiels durch Dokumentenerstellung. Hierzu sollte für den gewünschten Schnellformat-Button die Option "Show everywhere" aktiviert sein (siehe Image 8).

Laden Sie eine JSON-Datei mit einer erforderlichen Liste herunter, um einen umfassenden Überblick über vorhandene Schnellformat-Buttons zu erhalten, indem Sie auf "Download" klicken (siehe Image 7).

3Abschnitts-Tags

Abschnitts-Tags bieten die Möglichkeit, Abschnitte für die selektive Hervorhebung von Informationen zu markieren. So erstellen markierte Abschnitte die Richtlinien für die spätere Suche nach bestimmten Daten im Dokument. Abschnitts-Tags können den Status eines Abschnitts oder eines Dokuments, die Priorität und die Kategorie eines Dokuments definieren.

In den Einstellungen für Abschnitts-Tags auf der Admin-Seite können Sie durch Klicken auf eine entsprechende Schaltfläche ein neues Abschnitts-Tag hinzufügen. Es ist auch möglich die Abschnitts-Tags löschen, eine JSON-Datei mit neuen Abschnitts-Tags hochladen und eine JSON-Datei mit bereits vorhandenen Tags herunterladen.

Einstellungen für Abschnitts-Tags

Abschnitts-Tags kann man manuell hinzufügen. Auch eine JSON-Datei mit der erforderlichen Konfiguration der Abschnitts-Tags kann auf der Seite mit den Abschnitts-Tags hochgeladen werden.

Wenn Sie dies manuell tun möchten, klicken Sie auf "Add tag" und geben alle erforderlichen Informationen zum erstellten Tag ein:

●Tag-Schlüssel - darf nur Wörter und niedrige Zeilen enthalten;

●Abschnittsarten - für welchen Abschnitt gilt dieses Tag (Text, Tabelle, Bild);

●Anzeigeschlüssel - wird automatisch eingestellt, nachdem der Tag-Schlüssel eingefügt wurde;

●zulässige Absatzdekorationen: falls Sie den zulässigen Stil auswählen, wird dann der Abschnittstag nur für Abschnitte mit diesem Stil verfügbar; falls Sie dieses Feld leer lassen, wird der Abschnittstag für jeden Abschnitt verfügbar;

●Text- und Füllfarben;

●Name in allen unterstützten Sprachen.

Details eines neuen Abschnitts-Tags

Außerdem müssen Sie entscheiden, ob ein neues Abschnitts-Tag einzigartig ist. Einzigartige Abschnittstage können in einem Dokument nur einmal benutzt werden. Das neu erstellte Abschnitts-Tag wird im Editor angezeigt, während der Auswahl, welches Abschnitts-Tag hinzugefügt werden soll.

Neu erstelltes Abschnitts-Tag hervorgehoben

Danach müssen Sie an einem Tag-Feld arbeiten. Sie müssen den Feldschlüssel in allen unterstützten Sprachen einfügen, einen Feldtyp auswählen und entscheiden, ob er erforderlich ist.

Feldschlüssel eines Abschnitts-Tags

Feldtypen hervorgehoben

Das Feld wird dann im Editor auf der rechten Seite des Dokuments angezeigt.

Abschnitt-Tag-Feld markiert

Das letzte, was man festgelegt, bevor das Abschnitts-Tag fertig ist, sind Optionen. Im System kann es Abschnitts-Tags mit den verschiedenen Zuständen geben. Der Teil 'Options' ist für das Erstellen und Benennen dieser Zustände verantwortlich. Beispielsweise wurde ein Abschnitts-Tag "Priorität" erstellt. Es gibt verschiedene Priorität-Zustände - 1, 2, 3. Daher sollten diese Zustände zu 'Options' hinzugefügt werden.

Optionen hervorgehoben

Wenn wir ein anderes Beispiel mit einem Abschnitts-Tag 'Status' versehen, gibt es auch unterschiedliche Status, die alle unter 'Options' festgelegt sind.

Optionen für ein Abschnitts-Tag 'Status'

In den Optionen müssen Sie einen Wert (kann nur aus Zahlen, Wörtern und niedrigen Zeilen bestehen) und einen Namen in Englisch und Deutsch oder in anderen unterstützten Sprachen einfügen. Sie können auch eine Option bearbeiten oder löschen. Um ein neues zu erstellen, klicken Sie am Ende der Zeile 'Options' auf 'Plus' (siehe Image 16).

Sobald die Abschnitts-Tags auf dem jeweiligen System erstellt oder hochgeladen wurden, kann man sie im SMASHDOCs-Editor finden, wenn er einem Abschnitt ein Abschnitts-Tag hinzufügt.

Ein neues Abschnitts-Tag hervorgehoben

Im Textabschnitt sehen Sie den Namen des Abschnitts-Tags, die Füllfarbe (blau wie in den Einstellungen) und die Textfarbe (weiß wie in den Einstellungen).

4Sonderzeichen

In den Sonderzeicheneinstellungen können Sie auch ein neues Sonderzeichen erstellen, bearbeiten und löschen.

Sonderzeicheneinstellungen

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Datei mit Abschnitts-Tags im JSON-Format auf die Admin-Seite hochzuladen, um sie Ihrem System hinzuzufügen, und eine JSON-Datei mit bereits vorhandenen Sonderzeichen auf der Admin-Seite herunterzuladen, um Codes, Namen und Schlüsselnamen in allen unterstützten Sprachen in einem einzigen Dokument klar zu übersehen.

Wenn Sie neue Sonderzeichen erstellen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Add new". Sie können ein Sonderzeichenmenü erstellen, in das Sie Schlüssel und Namen in allen unterstützten Sprachen eingeben müssen. Mit dem Sonderzeichenmenü kann ein Benutzer mehrere Zeichen, die sich auf eine Gruppe beziehen, erstellen. Z. B. Pfeile - bedeutet, dass Codes aller Sonderzeichen, die sich auf der Admin-Seite auf "Pfeile" beziehen, in einem einzigen Sonderzeichenmenü angezeigt werden.

Erstellen vom Sonderzeichen-Menü

Scrollen Sie nach unten und finden eine Option zum Erstellen eines Sonderzeichens durch Hinzufügen von Code und einem Namen. Drücken Sie "+ New" und Sie werden ein weiteres Zeichen in dieser Gruppe erstellen.

Codes und Namen von Sonderzeichen

Schaltfläche "+New" hervorgehoben

Nachdem Sie über dem Dialogfenster auf "Save" geklickt haben, wird das neue Sonderzeichenmenü zur Liste hinzugefügt. Im SMASHDOCs-Editor wird der neue Satz von Sonderzeichen aus dem erstellten Menü unter dem Zeichen "Sonderzeichen" angezeigt.

Neu hinzugefügte Sonderzeichen hervorgehoben

Alle Brüche sind im SMASHDOCs-Editor nach dem Hinzufügen ihrer Codes auf der Admin-Seite angezeigt und können verwendet werden.

Sie können auch Gruppen bestimmter Sonderzeichen finden, indem Sie auf "Alle Sonderzeichen" klicken.

Alle Sonderzeichen hervorgehoben

Dann sehen Sie die Liste der Gruppen von Sonderzeichen. Wählen Sie eine aus um sie zu finden.

Erforderliche Gruppe von Sonderzeichen hervorgehoben

Klicken Sie auf die Gruppe und sie wird getrennt angezeigt, damit Sie schneller den passenden Charakter finden.

Getrennte Gruppe von Sonderzeichen hervorgehoben

5Inline-Formate

Auf der Admin-Seite können Sie einen Inline-Stil hinzufügen, bearbeiten und löschen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der linken Symbolleiste und Sie können einen neuen Inline-Stil erstellen. Er kann dann zu Ihrem SMASHDOCs-System hinzugefügt und in einem Dokument angewendet werden.

Einstellungen für Inline-Stile

Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Add style" geklickt haben, wird das Dialogfeld angezeigt. Dort werden zwei Teile der Einstellungen angezeigt: "Names" und "Settings".

Schlüssel und Namen des Stils in allen unterstützten Sprachen während des Inline-Stil-Erstellens einfügen

Im Teil "Names" sollen Sie den Schlüssel des Formats und den Namen in allen unterstützten Sprachen einfügen.

Im Teil "Settings" können Sie die Eigenschaften vom neuen Format einstellen:

●Font family - falls das Format die Schrift des Textteils ändert, indem es verwendet wird;

●Font size - wenn das Textteil mit diesem Format größer/kleiner werden soll, als die gesamte Textzeile;

●Font color - die Farbe des Textes im Format;

●Highlighting - wenn der Text in diesem Format mit einer Farbe hervorgehoben werden soll;

●Text shadow - optional, nur wenn es in diesem Format angefordert wurde;

●Stylings - optional, nur wenn jede von vorgeschlagenen Formgebungen angefordert wurde;

●Letter case - falls das Format die Ansicht von jeder von vorgeschlagenen "Letter case"-Varianten;

●Position - wenn das Textteil mit diesem Format höher/niedriger werden soll, als die gesamte Textzeile;

●Shortcut - wenn die Tastenkürzel für dieses Format verwendet werden können.

Einstellungen beim Inline-Stil-Erstellen

Klicken Sie dann auf "Save" und ein neuer Inline-Stil steht zur Verwendung in Ihrem System zur Verfügung. Um einen neuen Inline-Stil im System zu überprüfen, öffnen Sie ein Dokument in Ihrem SMASHDOCs-Konto und klicken Sie auf die Liste der Inline-Stile oben auf der Seite.

Die Liste der hinzugefügten Inline-Stilen hervorgehoben

6Absatzformate

Nach den Einstellungen für Export-Vorlagen in der Symbolleiste wird die Seite "Paragraph decorators" aufgerufen.

"Paragraph Decorators" Seite

Solche Optionen sind auf dieser Seite verfügbar:

●Add new - neuen Paragraph-Dekoration hinzufügen

●Reset - alle Dekorationen, Inlines, Xref- und QuickStart-Menüs löschen

●Select - alle oder einige Optionen wählen, um mit weitere Funktionen, z.B. Löschung oder Herunterladen, fortfahren zu können.

●Delete - die Schaltfläche wird aktiviert, sobald mindestens ein Element ausgewählt wurde.

●Upload/download with decorators groups - das Einschließen der Dekorationgruppe ist jetzt optional und kann jederzeit deaktiviert werden. Beim Herunterladen der Formate erhalten Sie eine Excel-Datei mit allen im System konfigurierten Absatzformaten; beim Hochladen der Absatzformate ins System wird nur die Datei im Excel-Format akzeptiert.

●To bulk edit - schnelle Anzeige der angegebenen Eigenschaften für eine Dekorationsgruppe.

Bulk-Bearbeitungsfenster

Dort erhalten Sie ausführliche Informationen zu jeder Dekorationsgruppe, einschließlich Name, Schlüssel, Abschnittsart, Listenschlüssel, Artikelreihenfolge, nummeriertes Listenmuster, nummeriertes Listenformat usw. Sie können dort jedoch keine Stile bearbeiten.

Neben den hervorgehobenen Optionen aud der Paragraph-Dekorationen-Seite gibt es noch zwei andere Möglichkeiten, mit deren Hilfe Sie versteckte oder Standard-Paragraf-Dekoration anzeigen können (siehe Image 31). Sie können diese Optionen ein- und ausschalten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die bestimmte Dekoration zu duplizieren, zu bearbeiten und zu löschen, auch ein- und auszuschalten.

Anwendbare Optionen für Paragraphdekorationen hervorgehoben

6.1So erstellen Sie einen neuen Stil

Um einen neuen Stil auf der Admin-Seite zu erstellen, klicken Sie in "Paragraph decorators" auf "Add new" (siehe Image 33). Ein neues modales Fenster mit den verschiedenen Registerkarten wird angezeigt, beginnend mit "Decorator's name".

(a)Decorator's name (Name des Dekorationsstils)

Auf der Registerkarte "Decorator's name" müssen Sie Details wie einen Schlüssel für einen Dekorationsstil, einen geeigneten Abschnittstyp, eine Gruppe und den Namen eines Dekorationsstils in allen unterstützten Sprachen einfügen und entscheiden, ob der neu erstellte Dekorationsstil im System aktiv ist. Der Schlüssel muss nur auf Englisch eingefügt werden und kann aus Wörtern und niedrigen Zeilen bestehen. In diese Zeile dürfen keine anderen Symbole und Leerzeichen eingefügt werden. Die Zeile "Section types (Abschnittsarten)" beschreibt, auf welchen Abschnitt dieser neue Dekorationsstil angewendet wird - Text, Tabelle oder Bild.

Schlüssel, Name des Stils in Englisch und Option "aktiv" hervorgehoben

Der Name des Absatzformats soll in Englisch unbedingt eingegeben werden, in allen anderen Sprachen ist das optional. Allerdings werden die Namen der nummerierten Absatzformate nicht nur im Editor angezeigt, sondern auch in Projekt-Einstellungen zum Neustarten.

Die Anzeige der Namen des Absatzformats in Projekt-Einstellungen

Die Namen der Absatzformate werden abhängig davon angezeigt, welche Sprache im Nutzerkonto ausgewählt wird. Deswegen sollten Sie den Namen des Absatzformats in solcher Sprache eingeben, die Sie im Nutzerkonto häufig verwenden, damit das Absatzformat sowohl im Editor, als auch in Projekt-Einstellungen korrekt angezeigt werden kann.

Nachdem Sie die Daten auf der ersten Registerkarte ausgefüllt haben, wechseln Sie zur nächsten Registerkarte "Positioning".

(b)Positioning

Indentational level (Einrückungsstufe) ist hervorgehoben

Indentational level (Einrückungsstufe) - Ebene, auf der Ihr Text am Raster im Dokument beginnt.

Aktivierte "Fixed indentation" (feste Einrückung) hervorgehoben

Fixed indentation - wenn aktiv, bewegt sich der Text nach Drücken von TAB / Shift + TAB nicht (in diesem Fall müssen die Versetzungen TAB und Shift+TAB nicht eingestellt).

BACKSPACE = DELETE

Optionen für die Rücktaste am Anfang eines Abschnitts mit Inhalt hervorgehoben

Am Anfang eines Abschnitts mit Inhalt:

●Merge - nach Drücken der Rücktaste am Anfang eines Abschnitts wird dieser Abschnitt mit dem nächsten Abschnitt zusammengeführt

●Apply other PD (Andere PD anwenden) - nach Drücken der Rücktaste am Anfang eines Abschnitts wird eine andere PD angewendet

●Remove PD (PD entfernen) - nach Drücken der Rücktaste am Anfang eines Abschnitts wird die aktuelle PD entfernt

●Nothing (Nichts) - nachdem Sie am Anfang eines Abschnitts die Rücktaste gedrückt haben, passiert nichts

RETURN = ENTER

Optionen für den Stil des nächsten Abschnitts auf Return sind hervorgehoben

Stil des nächsten Abschnitts:

●Nichts (nach dem Drücken der Eingabetaste am Ende eines Abschnitts wird ein Abschnitt mit dem Standard "Text 1" angewendet)

●Global Fallback Style (nachdem Sie am Ende eines Abschnitts die Eingabetaste gedrückt haben, wird festgelegt, dass der globale Fallback-Stil angewendet wird)

●Alle anderen im System verfügbaren Stile (nach dem Drücken der Eingabetaste am Ende eines Abschnitts wird der aus der Liste der verfügbaren Stile ausgewählte Stil angewendet)

Optionen für PD für den aktuellen Abschnitt bei Rückkehr, wenn leer markiert

PD für aktuellen Abschnitt bei Rückgabe, wenn leer:

●Nichts (nachdem Sie am Ende eines Abschnitts die Return-Taste gedrückt haben, lautet der Stil eines neuen leeren Abschnitts "Text 1")

●Global Fallback Style (nachdem Sie am Ende eines Abschnitts die Return-Taste gedrückt haben, wird festgelegt, dass der globale Fallback-Stil angewendet wird)

●Alle anderen im System verfügbaren Stile (nach dem Drücken der Eingabetaste am Ende eines Abschnitts wird der aus der Liste der verfügbaren Stile ausgewählte Stil angewendet)

Optionen für PD für neuen Abschnitt bei Rückkehr, wenn leer markiert

PD für einen neuen Abschnitt bei Rückgabe, wenn leer:

●Nichts (nachdem Sie am Ende eines Abschnitts die Return-Taste gedrückt haben, lautet der Stil eines neuen leeren Abschnitts "Text 1")

●Global Fallback Style (nachdem Sie am Ende eines Abschnitts die Return-Taste gedrückt haben, wird festgelegt, dass der globale Fallback-Stil angewendet wird)

●Alle anderen im System verfügbaren Stile (nach dem Drücken der Eingabetaste am Ende eines Abschnitts wird der aus der Liste der verfügbaren Stile ausgewählte Stil angewendet)

TAB / SHIFT + TAB

Optionen für Änderungen des aktuellen Stills auf Tab hervorgehoben

TAB - Änderung des aktuellen Stils in:

●Nichts (nach dem Drücken der Tabulatortaste am Anfang eines Abschnitts wird der aktuelle Stil nicht geändert)

●Ein anderer im System verfügbare Stil (nach dem Drücken der Tabulatortaste am Anfang eines Abschnitts wird der aktuelle Stil in den ausgewählten, im System verfügbaren Stil geändert)

Optionen für Änderungen des aktuellen Stils auf SHIFT + TAB hervorgehoben

SHIFT + TAB - Änderung des aktuellen Stils in:

●Nichts (nach Drücken von SHIFT + TAB am Anfang eines Abschnitts wird der aktuelle Stil nicht geändert)

●Ein anderer im System verfügbare Stil (nach dem Drücken der Tabulatortaste am Anfang eines Abschnitts wird der aktuelle Stil in den ausgewählten, im System verfügbaren Stil geändert)

(c)List

Wenn Sie keinen Stil als Liste erstellen möchten, lassen Sie das Feld "List" leer.

Registerkarte "List" hervorgehoben

Wenn Sie die Liste festlegen müssen, kreuzen Sie dieses Feld an und Sie erhalten ein solches Fenster:

Festlegen der Liste in einem neuen PD

Details zum Listentyp finden Sie in der Zeile "Type of list" (Image 45). Entscheiden Sie, ob Ihre Liste geordnet oder ungeordnet sein soll.

(i)Ungeordnete (Unordered) Listentyp

Zunächst werden wir herausfinden, wie der ungeordnete Listentyp festgelegt wird.

Wenn Sie Ihre Liste als ungeordnet festlegen, bedeutet dies, dass die Liste mit speziellen Listenelementen anstelle von Zahlen angezeigt wird. Ein geeignetes Listenelement können Sie auch in den Einstellungen auswählen.

Die Auswahl der Listenelemente hervogehoben

Stellen Sie danach den Suffixabstand ein - den Abstand zwischen Nummerierung und Text innerhalb einer Listenzeile und aktivieren Sie "Magic Tabs", wenn Sie in benachbarten Abschnitten einen eindeutigen Einzug zwischen Nummerierung und Text festlegen möchten.

(ii)Geordnete (Ordered) Liste

Jetzt werden wir herausfinden, wie Sie die geordnete Liste einstellen.

Erstellung der geordneten Liste

Für diesen Listentyp müssen Sie den Listennamen einfügen.

Beachten Sie, dass für die Verbindung bestimmter Listen zu einer Gruppe derselbe Listenname für jede Liste dieser Gruppe eingefügt werden muss.

Derselbe Listenname für jede Liste einer Gruppe hervorgehoben

Die geordnete Liste (ordered list type) ist immer die Liste mit den Nummern. Für diesen Typ können Sie die Auftragsebene (siehe Image 49) und das geordnete Listenmuster (siehe Image 57) festlegen.

Die Auftragsebene (order level) zeigt die Ebene an, auf der sich der Dekorationsstil in einem Unterabsatz befindet.

Das geordnete Listenmuster (ordered list pattern) ist für den Ausblick der Unterabsatznummerierung verantwortlich.

Wenn die Auftragsebene aktiviert ist, müssen Sie das obligatorische geordnete Listenmuster ausfüllen. Wenn Sie die Auftragsebene auf '1' setzen, müssen Sie in der Musterzeile der geordneten Liste '0' und '1' mit Platzhaltern in einem Punkt einfügen. Im Editor erhalten Sie dann die entsprechende Nummerierung der Zwischenüberschriften.

Auftragsebene 1 mit mit mit ausgefüllter Auftragslisten-Musterlinie hervorgehoben

Der nächste Schritt ist die Auswahl des geeigneten Nummerierungsstils.

Die Auswahl der Nummerierungsstile hervorgehoben

Hier müssen Sie den Ausblick des Nummerierungsstils auswählen, entscheiden, ob Sie die Nummerierung nach einer Unterbrechung fortsetzen und die Neustartnummerierung zulassen möchten - beginnen Sie die Nummerierung von vorne nach der Unterbrechung.

Sie können auch entscheiden, ob Sie die Nummerierung eines Unterparagrafen aus einer anderen Ebene anzeigen möchten. Das heißt, wenn Sie die Auftragsebene '2' eingestellt haben, diese aber nicht mit der Nummerierung aus dem Feld 'Nummerierungsstil' angezeigt werden soll, müssen Sie im Feld 'Nummerierung ab Ebene anzeigen' die gewünschte Ebene eingeben.

Nummerierung ab markierter Ebene hervorgehoben

Im Editor wird der dritte Absatz nicht wie in der Vorschau mit "(i)", sondern mit der angegebenen Stufe "(v)" nummeriert.

Sobald Sie mit dem Einstellen der geordneten Liste beginnen, werden die erweiterten Einstellungen für das Listenmuster deaktiviert. Dann sehen Sie Einstellungen wie Präfix und Suffix.

Präfix ist ein Symbol, das vor der Nummerierung angezeigt wird, Suffix - nach der Nummerierung.

Präfix und Suffix hervorgehoben

Xref list pattern (Muster der Querverweisliste) weist auf Ebene von Querverweisen. Zum Beispiel, wenn Sie drei Unterparagrafen haben und einen Querverweis zum dritten Unterparagraf machen möchten, in der Linie "Xref list pattern" können Sie den Ausblick des Querverweises einstellen, in der die Nummerierung von letzten Paragrafen auch angezeigt wird.

Xref-Listenmusterfeld hervorgehoben

Um den oben beschriebenen Ausblick der Querverweise einzustellen, sollen Sie drei Ebene mit Platzhaltern in einem Punkt in der Linie "Xref list pattern" einfügen (siehe Image 53). Danach wird Ihr Querverweis auf solche Weise aussehen:

Der Ausblick des Querverweises hervorgehoben

Hier wurde der Querverweis zum dritten hervorgehobenen Unterparagraf gemacht, aber der Ausblick ist mit zwei letzten Unterparagrafen.

Wenn Sie Präfixe erstellen und in alle unterstützten Sprachen übersetzen möchten, müssen Sie das erweiterte Listenmuster aktivieren. Sobald Sie die erweiterten Einstellungen für Listenmuster aktivieren, wird das Dialogfenster folgendermaßen transformiert:

Erweiterte Einstellungen für Listenmuster aktiviert

Es werden geordnete Listenmustereinstellungen angezeigt, in denen Sie einen Platzhalter, der ein Präfix angibt, einfügen. Zuvor ist es jedoch notwendig, einen Nummerierungsplatzhalter hinzuzufügen und diesen in die gewünschten Sprachen zu übersetzen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Plus" in der Zeile "Numbering placeholders".

Hinzufügen von Nummerierungsplatzhaltern hervorgehoben

Dann sehen Sie Felder, in denen Sie einen Schlüssel (zwingend in Englisch) eingeben und diesen Schlüssel in andere Sprachen übersetzen müssen.

Übersetzen eines Nummerierungsplatzhalters

Klicken Sie auf 'Create', dann können Sie mit den Einstellungen für geordnete Listenmuster arbeiten. In der Zeile 'Ordered list pattern' sollten Sie den Schlüssel, den Sie zuvor hinzugefügt haben (siehe Image 57) und den Platzhalter obligatorisch einfügen.

Einfügen eines Platzhalters für ein Präfix in der Zeile 'Ordered list pattern' hervorgehoben

Entscheiden Sie dann, ob Sie die Funktion "Soft Return" bei der Nummerierung anwenden müssen. Sie können auch entscheiden, ob Sie die Nummerierung in eine Seitennummer umwandeln möchten.

Seitennummerneinstellungen hervorgehoben

Sobald Sie 'Side number' ankreuzen, werden zusätzliche Einstellungen angezeigt. Dort können Sie Schriftart, Ausrichtung, Schriftgröße, Farbe, Füllfarbe, Breite, Linienhöhe, Radius und Stil der Seitennummer auswählen. Auf der rechten Seite sehen Sie schnell, wie Ihre Seitennummern im Editor aussehen werden.

(d)"Referencing" (Referenzierung)

Referenzgruppe - durch Anwenden von Stilen aus der Referenzgruppe auf einen Textabschnitt können Sie einen Querverweis auf einen solchen Abschnitt im Dokument erstellen.

Registerkarte "Referencing" und Referenzgruppen hervorgehoben

●none - der aktuelle Stil befindet sich in keiner Referenzgruppe und kann daher nicht als Querverweis verwendet werden

●eine aus der Liste der Gruppen, falls vorhanden - Ihr Stil wird der ausgewählten Gruppe zugewiesen und kann als Querverweis ausgewählt werden

●new one - erstellen Sie eine neue Referenzierungsgruppe und Ihr Stil wird ihr zugewiesen

Gruppenschlüssel einer neuen Referenzgruppe hervorgehoben

Neu erstellte Referenzgruppe "Zum Testen" hervorgehoben

(e)"Typography" (Typografie)

Font family - wählen Sie aus den verfügbaren Schriftfamilien.

Schriftart und verfügbare Schriftfamilien hervorgehoben

Über "Custom" kann eine beliebige Schriftart eingestellt werden.

Alignment - richten Sie Ihren Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder als Blocksatz

Ausrichtungsoptionen hervorgehoben

Font size - wir verwenden pt (Punkte) als Maß, z. 11 Zoll in Word = 11pt. in SMASHDOCs.

Schriftgröße, Farbe, Stil, Nur-Lese-Option und ein Vorschaufenster hervorgehoben

Font color - wählen Sie die Schriftfarbe aus der Farbpalette oder geben Sie einen Farbcode ein.

●Read only - der Stil kann nicht bearbeitet werden und hat bei Aktivierung den Status "Schreibgeschützt"

●Stylings - gestalten Sie Ihren Text fett / kursiv / unterstrichen / durchgestrichen

●Preview - Im Vorschaufenster werden vorgenommene Änderungen sofort angezeigt

(f)Distances (Entfernungen)

Registerkarte ""Distances" hervorgehoben

●Merge sections - wenn aktiv, werden die Abschnitte nicht getrennt

●Margin top - Abstand zwischen den Linien in verschiedenen Stilen von oben in pt

●Margin bottom - Abstand vom Rand des Dokuments von unten in pt

●1st-row indent - Einzug der ersten Reihe in einem Abschnitt in cm

●Other rows indent - Einzug anderer Zeilen in einem Abschnitt in cm

●Line spacing - der Abstand zwischen den Zeilen innerhalb eines bestimmten Stils

●Word spacing - die Distanz zwischen den Wörtern

Dann gehen wir zur Registerkarte "Frames".

(g)Frames (Rahmen)

Rahmeneinstellungen und Vorschau hervorgehoben

●Top/bottom/left/right - eine Rahme zu einer, einigen oder allen Seiten hinzufügen

●Frame color - eine Farbe wählen und einen Code der Farbe einfügen

●Frame thickness - Rahmenstärke in pt definieren

●Type of frame - definieren Sie, ob der Rahmen eine feine Linie, eine gepunktete Linie usw. sein sollen.

●Merge sections - Abschnitte mit Rahmen werden nicht getrennt

(h)Filling (Füllen)

Füllfarbe hervorgehoben

●Filling color - wählen Sie eine Hintergrundfarbe aus der Farbpalette oder geben Sie einen Farbcode ein

●Merge sections - Abschnitte mit definierter Füllfarbe werden nicht getrennt

(i)TOC

Registerkarte "ToC" - definieren Sie die Einrückungsstufe Ihres Stils im Inhaltsverzeichnis = Verzeichnis

ToC (Table of contents) - Einrückung hervorgehoben

Schließlich wechseln wir zur Registerkarte "Shortcuts (Verknüpfungen)".

(j)Shortcuts (Verknüpfungen)

Sie können Verknüpfungen sowohl für Mac- als auch für Windows-Benutzer erstellen Beachten Sie jedoch, dass es einige grundlegende Verknüpfungen in SMASHDOCs gibt - siehe hier https://service-description.smashdocs.net/shortcuts . Bitte wählen Sie eine andere Verknüpfung für Ihr kundenspezifischen Design.

Verknüpfungen für den Stil erstellen hervorgehoben

Nachdem Sie die gewünschten Daten und Einstellungen für Ihren neuen Stil ausgefüllt haben, vergessen Sie bitte nicht, auf die Schaltfläche "CREATE" zu drücken.

Und hier sind unsere neu erstellten Gruppen und Stile "Zum Testen" in der globalen Liste der Stile.

Gruppe und Stil "Zum Testen" in der Liste der Stile in Admin UI hervorgehoben

7Querverweis-Gruppen

Querverweis-Gruppen, mit anderen Worten Querverweis-Gruppen, bieten einem Benutzer die Möglichkeit, während des Hinzufügens von Querverweisen schnell nach einem Querverweisziel zu suchen. Solche Suchgruppen können einfach auf der Admin-Seite erstellt werden.

Um eine neue Querverweis-Gruppe zu erstellen, müssen Sie die Querverweis-Gruppeneinstellungen öffnen, indem Sie auf ein entsprechendes Symbol in der linken Symbolleiste klicken und auf die grüne Schaltfläche "Add new" klicken.

XRef-Gruppeneinstellungen

Geben Sie anschließend den Gruppenschlüssel und den Namen der Querverweis-Gruppe in allen unterstützten Sprachen ein.

Erstellung von Xref-Gruppen

Klicken Sie auf "Save" und die neue Gruppe wird der Liste hinzugefügt. Öffnen Sie Ihr Dokument im SMASHDOCs-Konto und wählen Sie die Funktion 'Querverweis hinzufügen'. Anschließend erhalten Sie einen Dialog, in dem verschiedene Gruppen möglicher Querverweisziele angezeigt werden.

Gruppen von XRefs im Editor hervorgehoben

Hinweis: Um Querverweis-Gruppen angezeigt zu haben, sollten die geeigneten Stile obligatorisch im Text des Dokuments angewendet werden.

Sie können auch eine .json-Datei mit XRef-Gruppen hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche 'Upload' (siehe Image 72) klicken. Diese Gruppen werden dann in der Liste der Admin-Seite angezeigt und für die Verwendung im Editor verfügbar sind. Sie können auch .json-Datei mit der Liste der vorhandenen XRef-Gruppen herunterladen.

8Import-Einstellungen

Die Importeinrichtung ist ein Abschnitt der Admin-Seite, in dem Sie festlegen können, wie die Stile eines importierten Dokuments im SMASHDOCs-Editor aussehen sollen. In SMASHDOCs kann man während des Imports von Word-Dokumenten die manuellen Zuordnungsstile vermeiden. Es bedeutet, dass Stile vom System automatisch zugeordnet werden. Damit das System diese Zuordnung gemäß Ihren Anforderungen durchführen kann, müssen Sie auf der Admin-Seite konvertierbare Stile festlegen.

Wechseln Sie dazu zum "Import Settings" Einstellungen, indem Sie auf ein entsprechendes Zeichen klicken. Dort finden Sie die Details zum Importieren von Word-Dokumenten.

Import einrichten

In der ersten Spalte finden Sie Informationen zu Stilen in Word-Dokumenten, die in SMASHDOCs importiert werden. In der zweiten Spalte sehen Sie Stile, in die die Stile aus Word-Dokumenten nach dem Import in das SMASHDOCs-System transformiert werden.

Wenn Sie auf einen blauen Plus-Kreis drücken, können Sie ein neues Dokument für den Import mit bestimmten Stilen hinzufügen und dann Stile auswählen, die Sie für dieses Dokument im SMASHDOCs-Editor anwenden möchten.

Fügen Sie ein neues Dokument zum Importieren hinzu und wählen Sie Stile aus

Außerdem können Sie, wenn dies erforderlich ist, die Ebene dieser Stile hinzufügen. Sie können die Ebenen auf der rechten Seite jedes Stils einstellen (siehe Image 76).

Danach klicken Sie auf "Save" und neue Stile zum Importieren eines Dokuments werden hinzugefügt. Stile im SMASHDOCs-Konto werden beim Importieren von Word-Dokumenten in SMASHDOCs auf den Text im Dokument angewendet. Lassen Sie dazu das Feld "Manuelles Mapping" leer.

Word Dokument importieren ohne Manuelles Mapping hervorgehoben

Anschließend wird der Text mit demselben Ausblick geöffnet, wie er in MS Word erstellt wurde.

Überschrift 1 nach dem Importieren des Word-Dokuments in SMASHDOCs

Überschrift 2 nach dem Importieren des Word-Dokuments in SMASHDOCs

Liste (eingerückt) - 1-1 nach dem Importieren des Word-Dokuments in SMASHDOCs

Text 1 nach dem Importieren des Word-Dokuments in SMASHDOCs

Sie haben auch die Möglichkeit, eine .json-Datei mit Importeinstellungen hochzuladen und eine .json-Datei mit der Liste der vorhandenen Importeinstellungen herunterzuladen, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken (siehe Image 75).

9Magic Import

Im Tab "Magic Import" können Sie die Konfiguration dieses Importtyps setzen.

Der Tab "Magic Import"

Dazu klicken Sie auf "Upload" oben rechts und dann erscheint sich ein Modalfeld, in dem Sie das Hochladen der JSON-Datei mit der erforderlichen Konfiguration erledigen sollen.

Das Modalfeld zum Hochladen der Konfiguration für Magic Import

Nach dem Hochladen wird die Konfiguration in die Liste vom Mappen beim Magic Import hinzugefügt. Sie können jede Konfiguration eröffnen und Stile für Zuordnung in jeder Nummerierungslogik zu prüfen und zu bearbeiten.

Die Stile für die Zuordnung beim Magic Import

Klicken Sie eine kleine blaue "Plus"-Taste unten an, um einen neuen Stil in die Liste hinzuzufügen (siehe Image 84).

Einen neuen Stil hinzufügen

10Einstellungen der Muster-Dokumente

In diesen Einstellungen befindet sich eine Liste der Erstdokumente und Sie können das Dokument aus dieser Liste bearbeiten, löschen und herunterladen.

Muster-Dokumente

Um ein anfängliches Dokument zu erstellen, klicken Sie auf "Add new". Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie ein Dokument in sdox. Format hochladen. Sie können einfach Ziehen und Ablegen oder von Ihrem Gerät auswählen und den Namen des Dokuments einfügen.

Neues Erstdokument erstellen

Nachdem Sie alle erforderlichen Details eingegeben haben, klicken Sie auf "Create". Ihr neues Erstdokument wird erfolgreich zur Liste hinzugefügt. Das erstellte Erstdokument verfügt über eine geeignete Vorlage, mit der Sie Dokumente im SMASHDOCs-Editor erstellen können. Sobald Sie sich bei Ihrem SMASHSDOCs-Konto anmelden, ist dies das erste Dokument, das in der Liste der Dokumente in Ihrem System vorhanden ist.

11Workflows

Unter dem Tab "Workflows" findet man Einstellungen, mit denen die Ansicht der exportierten PDF-Dateien konfiguriert werden kann.

Der Tab "Workflows"

Öffnen Sie diesen Tab - und dann finden Sie zwei Buttons, Workflow und neue Themen zu erstellen - ""Create workflow" und "Add new themes".

Buttons "Create workflow" und "Add new themes"

Wenn Sie den Button "Create workflow" anklicken, erhalten Sie den Dialog, wo der Name des neuen Workflows in verschiedenen Sprachen eingegeben werden soll (in Englisch - obligatorisch, in anderen Sprachen - optional).

Felder fürs Eingegeben des Workflow-Namen

Nachdem der Name eingefügt wurde, klicken Sie "Save" an.

Wählen Sie danach die Option "Add new themes" aus - und das Feld erscheint sich, wo Sie zuerst den Workflow für das neue Thema selektieren und danach den Namen des Themas eingeben sollen.

Neues Thema erstellen

Wenn es mindestens ein Thema im Workflow gibt, können Sie dann den Workflow verbreiten, um die Liste der Themen zu erhalten. Falls es keine Themen im Workflow gibt, ist der Button zum Verbreiten inaktiv.

Buttons, Workflow zu verbreiten

An jedem Workflow sind drei Punkte angezeigt, unter denen zwei zusätzlichen Optionen versteckt sind - einen Workflow zu bearbeiten und zu entfernen.

Workflow bearbeiten und löschen

Unter drei Punkten am Thema gibt es vier zusätzlichen Optionen:

●Bearbeiten

●Löschen

●Duplizieren

●Als Live publizieren / zum Sandbox verändern

Zusätzliche Optionen zu Themen

Wählen Sie "Edit" aus und die folgenden Einstellungen erscheinen sich, die bearbeitet werden können:

●Names (Namen)

●General settings (Gesamte Einstellungen)

●ParStyles (Absatzformate)

●DirectoryStyles (Formate der Verzeichnisse)

●Container

Themen bearbeiten

Im Teil "General settings" können Sie folgende Einstellungen bearbeiten:

●Seitenrändern

●Oben

●Rechts

●Unten

●Links

●Einrückungsebene

●Ebene 1 - Ebene 6

●Andere

●Seitenausrichtung

●Porträt

●Querformat

●Seitenhöhe

●Seitenbreite

●Doppelte Seite

●Ja

●Nein

●Schriftgröße

Gesamte Einstellungen

Im Teil "Paragraph Styles" können Sie Absatzformate hinzufügen, bearbeiten und entfernen.

Absatzformate

Um neue Absatzformate hinzuzufügen, klicken Sie den blauen Plus-Button an, markieren Sie erforderliche Formate und klicken Sie auf "Save".

Absatzformate hinzufügen

Hinweis: in der vorgeschlagenen Liste der Absatzformate sind alle Formate angezeigt, die im System konfiguriert wurden; die Liste kann zu der letzten Variante gescrollt werden. Die Formate, die zum Thema schon hinzugefügt wurden, sind nicht mehr sichtbar in der vorgeschlagenen Liste.

Die folgenden Einstellungen können in Absatzformaten gesetzt werden:

●ToC-Ebene

●Schriftgröße

●Schriftfarbe

●Rahmenfarbe Oben

●Rahmenfarbe Rechts

●Rahmenfarbe Unten

●Rahmenfarbe Links

●Zeilenabstand

●Rahmendicke Oben

●Rahmendicke Rechts

●Rahmendicke Unten

●Rahmendicke Links

●Silbentrennung

●Fett

●Kursiv

●Unterstrichen

●Durchgestrichen

●Ausrichtung

●Links

●Zentriert

●Rechts

●Zeilen nicht trennen

●Vom nächsten Element nicht trennen

●Unterer Seitenrand für den Gleichen Vorherigen Abschnitt

●Oberer Seitenrand für den Gleichen Vorherigen Abschnitt

Um die Formate zu entfernen, markieren Sie das Hackenfeld links vom entsprechenden Format, das gelöscht werden soll, und klicken Sie "Delete" an.

Absatzformate entfernen

Im Teil "Directory Styles" werden Formate auf gleiche Weise hinzugefügt, bearbeitet und entfernt, wie im Teil "Paragraph Styles".

Formate der Verzeichnisse

Die Anzahl von verfügbaren Einstellungen zum Bearbeiten ist unterschiedlich:

●ToC-Ebene

●Schriftgröße

●Schriftfarbe

●Zeilenabstand

●Silbentrennung

●Fett

●Kursiv

●Unterstrichen

●Durchgestrichen

●Ausrichtung

●Links

●Zentriert

●Rechts

●Zeilen nicht trennen

●Vom nächsten Element nicht trennen

●Unterer Seitenrand für den Gleichen Vorherigen Abschnitt

●Oberer Seitenrand für den Gleichen Vorherigen Abschnitt

Im Teil "Container" können Container hinzugefügt, bearbeitet, dupliziert und entfernt werden.

Container

Wenn Sie einen Container hinzufügen, sollten Sie den Namen eingeben und mit dem Anklicken "Save" speichern.

Container-Namen eingeben

Unter drei Punkten an jedem Container findet man die Optionen "Duplizieren" und "Löschen".

Die Optionen "Löschen" und "Duplizieren"

Beim Duplizieren des Containers sollten Sie den Namen wieder eingeben und "Replicate" anklicken.

Container duplizieren

12SDOX-Vorlagen

In den Einstellungen für SDOX-Vorlagen können Sie eine neue SDOX-Vorlage erstellen, duplizieren und bearbeiten oder in .sdox-Format herunterladen. Diese Vorlagen können Sie in den SMASHDOCs-Editor hochladen und unnötige Vorlagen löschen. Um zu den Einstellungen für SDOX-Vorlagen zu gelangen, müssen Sie auf ein entsprechendes Symbol in der linken Symbolleiste klicken. Um eine neue Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf einen grünen Button "Add new template" oben rechts.

Icon für Einstellungen der SDOX-Vorlagen hervorgehoben

Nachdem Sie auf eine grüne Taste geklickt haben, wird ein modales Fenster angezeigt, wo Sie SDOX-Dateien mit den erforderlichen SDOX-Vorlagen hochladen und den Namen dieser Vorlage eingeben sollen.

SDOX-Vorlage hochladen

Nachdem die Datei hochgeladen und der Name eingegeben wurde, klicken Sie "Upload" an und danach erscheinen sich die Einstellungen der Vorlage.

Einstellungen der Vorlage

Die folgenden Punkte in Einstellungen sollen gesetzt werden:

●Name der Vorlage in aller unterstützten Sprachen;

●Absatzformate;

●Inline-Formate;

●Export.

Absatz- und Inline-Formate sind die anwendbaren Stile für den Text, der im SMASHDOCs-Konto erstellt wird. Alle Formate, die in einer Vorlage mit einem Hacken bezeichnet werden, sind im Editor mit dieser Vorlage verfügbar.

Die Liste der Absatzformate in einer SDOX-Vorlage

Ganz oben rechts können Sie auch mit der Option "Show" (siehe Image 108) auswählen, ob Sie die ganze Liste der Formate oder nur aktivierte/deaktivierte Formate sehen möchten.

Unten befinden sich die Umschalter zu den nächsten oder vorherigen Reihen mit Absatzformaten.

Umschalter für Reihen mit Absatzformaten

In den Einstellungen für Absatz- und Inline-Formate ist es auch möglich, nach einem Format zu suchen. Dafür geben Sie den Namen des angeforderten Formats in der Zeile "Search style..." ein.

Das Feld, nach dem Format zu suchen

In Export-Einstellungen können Sie die Möglichkeit aktivieren oder deaktivieren, mit der Sie Dokumente, die auf der Grundlage von der SDOX-Vorlage erstellt werden, zu verschiedenen Export-Formaten und Layouts exportieren können. Alle Punkte, die mit einem Hacken bezeichnet werden, sind in der Vorlage verfügbar.

Export-Einstellungen in SDOX-Vorlagen

Sobald alle Einstellungen bereit sind, wird die Vorlage in die Liste der SDOX-Vorlagen hinzugefügt.

Die Liste der SDOX-Vorlagen

Falls Sie keine Stile in Einstellungen "Paragraph styles" und "Inline styles" markiert haben, wird diese Vorlage als unabgeschlossen identifiziert und es wird unmöglich, solche Vorlage herunterzuladen und weiter im Editor zu verwenden.

Unabgeschlossene SDOX-Vorlage angezeigt

Um die Einstellungen abzuschließen, klicken Sie auf drei Punkte in der Zeile von der erforderlichen Vorlage, dort wählen Sie "Edit" aus und markieren Sie Absatz- und Inline-Formate. Alles wird automatisch gespeichert und Sie könnten danach diese Vorlage herunterladen.

Nach dem Herunterladen der Vorlage gehen Sie zu Ihrem SMASHDOCs-Konto und laden Sie die SDOX-Datei mit der Vorlage hoch. Sobald Sie dies tun, können Sie auf der Admin-Seite alle Standardstile erkennen, die zuvor zu dieser SDOX-Vorlage als Standard-PD und PD Subset hinzugefügt wurden.

Das Ergebnis der neu hinzugefügten sdox-Vorlage - Liste (Einfach) 1-1

Das Ergebnis der neu hinzugefügten sdox-Vorlage - Text 1

Nachdem Sie alle Standardstile in Ihrer SDOX-Vorlage überprüft haben, können Sie Text in ein Dokument für die weitere Arbeit einfügen. Alle Titel, Untertitel, Listen und Texte enthalten einen Ausblick von Standardmustern dieser besonderen Vorlage.

13SmartDocuments-Vorlagen

Wenn Sie mit Verträgen arbeiten müssen, können Sie mit SmartDocuments-Vorlagen die erforderlichen Informationen in Dokument eingeben, indem Sie Fragen in Form eines Interviews beantworten. Mit den solchen SmartDocuments-Vorlagen muss man keine Lücken finden, in denen solche Informationen benötigt werden.

Wichtig hierbei ist jedoch, dass SmartDocuments-Interview eine separate Funktion ist und in einem Standardsatz von Verfahren zur Dokumenterstellung nicht enthalten ist. Um diese Funktionalität zu Ihrem System hinzuzufügen, sollen Sie sich an unsere SMASHDOCs-Verwaltung wenden. Nachdem wir sie auf Ihrem SMASHDOCs-System aktiviert haben, kann man sie auf der Admin-Seite festlegen und in Ihrem Konto damit nach dem Einschalten dieser Funktion in den Funktionseinstellungen in einem Abschnitt 'Projects' arbeiten.

Das Einschalten der SmartDocuments-Funktion in den Funktionseinstellungen

Sobald Sie die SmartDocument Interview-Funktion erhalten haben, wird auf der Admin-Seite ein entsprechendes Symbol angezeigt. Es gibt die Einstellungen für SmartDocument-Vorlagen an und Sie können  da eine neue Vorlage erstellen, bearbeiten oder löschen.

SmartDocuments-Vorlagen

Um eine Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Add new". Das modale Fenster wird angezeigt, wo Sie die richtigen Informationen wie Vorlagenname und SD-Name hinzufügen sowie entscheiden müssen, ob diese in Bearbeiten-Modus vorhanden wird.

Informationen zu einer neuen SmartDocuments-Vorlage

Außerdem können Sie eine .json-Datei mit hinzugefügten SmartDocuments-Vorlagen hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche 'Hochladen' klicken (siehe Image 117).

Hochladen einer Datei mit SmartDocuments-Vorlagen

Nach der Erstellung oder Hochladen werden neue Vorlagen zur Liste hinzugefügt. Auf der Admin-Seite können Sie die Option "Search style or template" (siehe Image 117) verwenden, um schnell eine gewünschte Vorlage zu finden. Sie können auch eine .json-Datei mit der Liste aller vorhandenen SmartDocuments-Vorlagen herunterladen, indem Sie auf die Schaltfläche 'Download' klicken (siehe Image 117).

In Ihrem SMASHDOCs-Konto werden die erstellten Vorlagen angezeigt, nachdem Sie auf folgende Weise auf "Create document" geklickt haben:

SmartDocuments Interview-Vorlagen im Editor hervorgehoben

Wählen Sie die gewünschte Vorlage und fahren damit fort.

14Export Vorlagen

Im Tab 'Export Templates' können Sie verschiedene Vorlagen für den Export der Dokumente einstellen. Die Vorlage können für solche Formate erstellt werden: InDesign, PDF, ePUB.

Export Templates Tab markiert

Es gibt die Möglichkeit, die Vorlagen zu dem System aus anderem System hinzufügen. Dazu soll man die entsprechenden Vorlagen aus einem System im .json-Format mit dem Anklicken "Download" oben rechts herunterladen und dann zu dem Zielsystem mit dem Anklicken "Upload" auch oben rechts hochladen (siehe Image 121). Nachdem Sie die .json-Datei erfolgreich zu Ihrem System hochgeladen haben, wird sich die Liste der Vorlagen auf Ihrer Admin-Seite erscheinen. Sie können entweder alle oder einige Vorlagen herunterladen.

Einige Vorlagen auswählen

Zu gerade existierenden Export-Vorlagen können Sie folgende Option verwenden:

●Bearbeiten;

●Löschen;

●Ziehen.

Sie können die Vorlagen zu anderen Stellen ziehen, sodass die Vorlagen in alphabetischer Reihenfolge gestellt werden.

Tasten, die Vorlagen zu ziehen

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie die Taste "Add new" oben an (siehe Image 122) und das Modalfenster erscheint sich, wo Sie die erforderte Infomation über Ihre Vorlage einfügen sollen.

Information über neue Export-Vorlage einfügen

Sie sollen dann die folgenden Angaben einfügen: den Namen von einer Vorlage, den Typ (PDF, InDesign oder Epub), Pipeline Namen, Host, Login und Passwort. Die Information über die Version Ihres SMASHDOCs-System ist optional. Man soll das einfügen, nur wenn die Version alt ist und man im System nur mit veralteten Vorlagen arbeiten kann.

Die neue Vorlage erstellen

Nachdem Sie alles eingefügt haben, klicken Sie "Save" an und die Vorlage erscheint sich in der Liste der schon erstellten Vorlagen.

Neue Export-Vorlage hervorgehoben

Im Editor können Sie alle Vorlagen während des Exports Ihres Dokuments im entsprechenden Format finden.

Erstellte InDesign Export-Vorlagen im Editor angezeigt

Wählen Sie eine Vorlage und Ihr exportiertes Dokument wird entsprechende Ansicht bekommen.

Sie können Export-Vorlagen bearbeiten und löschen, auch haben Sie die Möglichkeit, jedes von drei erreichbaren Export-Formaten ganz oben auszuschalten, falls Sie die Vorlagen in diesen Formaten in der Liste nicht sehen möchten.

Die Export-Vorlagen anschalten/ausschalten, bearbeiten und löschen

Es gibt den Button, mit dem Sie die Namen der Vorlagen in alphabetischer Reihenfolge und umgekehrt sortieren können.

Button zum Setzen die Liste der Export-Vorlagen in alphabetischer Reihenfolge

Das erste Anklicken auf den Button setzt die Liste in alphabetischer Reihenfolge, noch ein Anklicken macht die vorherige Logik rückgängig.

15Word-Vorlagen

Durch Klicken auf das entsprechende Symbol in der linken Symbolleiste öffnen Sie die Einstellungen für Wortvorlagen. Darin erstellt man die neuen Wortvorlagen, in denen Sie Ihre Dokumente in das MS Word-Format exportieren können. Hier können Sie auch bereits vorhandene Vorlagen bearbeiten und löschen, duplizieren und herunterladen.

Icon für Word-Vorlagen Einstellungen hervorgehoben

In jeder Word-Vorlage müssen Stile festgelegt werden, die bestimmten Stilen im System entsprechen. Außerdem muss man zehn Platzhalter zu einer Word-Datei mit einer Vorlage hinzufügen, damit SMASHDOCs-System diese akzeptieren kann. Die benötigte Vorlage sieht es aus:

Zehn Platzhalter, die der Word-Vorlage hinzugefügt werden sollen

Nachdem Sie eine Word-Datei mit einer Vorlage erstellt haben, fahren Sie mit der Erstellung neuer Word-Vorlagen in Admin IU fort. Dafür clicken Sie auf die Taste "Add new template" oben rechts (siehe Image 130). Dann erhalten Sie ein modales Fenster, in dem man Ihre DOCX- oder DOCM-Datei hochlädt. Formatieren Sie mit einer geeigneten Vorlage, indem Sie eine Datei von Ihrem Gerät ziehen und ablegen oder manuell auswählen. Fügen Sie dann den Vorlagennamen ein.

Die Erstellung neuer Word-Vorlagen und der Name der Vorlage hervorgehoben

Klicken dann auf "Upload" und die neue Word-Vorlage wird in die Liste erfolgreich hinzugefügt.

Die Liste der Word-Vorlagen

An jeder Vorlage sind drei Punkte angezeigt, unter denen zusätzliche Optionen versteckt sind: bearbeiten, löschen, herunterladen, duplizieren.

Zusätzliche Optionen für Word-Vorlagen

Mit dem Anklicken "Edit" eröffnet sich die Seite für Bearbeiten, die folgende Teile enthält:

●Name;

●Absatzformate;

●Inline-Formate;

●Link-Formate;

●Raster.

Seite zum Bearbeiten einer Vorlage

Auf dieser Seite im Tab "Name" können Sie den angezeigten Export-Namen bearbeiten und die Word-Vorlage hochladen oder herunterladen.

Den Export-Namen bearbeiten und die Word-Vorlage hochladen/herunterladen

Buttons zum Hochladen und Herunterladen der Word-Vorlage kann man auch in der Seite ganz oben rechts finden (siehe Image 135).

In Teilen "Paragraph styles", "Inline styles" und "Link styles" sind SMASHDOCs-Stile angezeigt, die beim Word-Export mit den entsprechenden Stilen von Word zugeordnet werden.

Prozess von der Zuordnung der Stile von SMASHDOCs zu Word

Sie können Stile für Word-Zuordnung bearbeiten. Dazu klicken Sie den entsprechenden Stil in der Spalte "Styles in MS Word" an und dann erscheint sich ein Modalfeld, wo Sie nach einem erforderlichen Stil suchen und auswählen sollen.

Modalfeld zum Bearbeiten der Word-Zuordnung

Falls ein Word-Stil nicht ausgewählt wurde, wird dieses Feld mit der Meldung angezeigt.

Nicht ausgewählter Word-Stil

Unten werden die Buttons angezeigt, die zur nächsten Seite mit Stilen umschalten.

Buttons, die zur nächsten Seite mit Stilen umschalten

Sie können auch die Raster-Ebenen manuell verändern. Dazu wählen Sie die Ebene und geben Sie die erforderliche Nummer dorthin ein.

Raster-Einstellungen

Hinweis: die Raster-Felder können leer nicht verbleiben. Mindestens sollten Sie die Nummer 0 eingeben.

Sie können die Liste der Vorlagen über die Namen der Vorlagen sortieren. Dazu klicken Sie auf entsprechende Pfeile-Tasten.

Tasten, die Liste der Vorlagen über die Namen zu sortieren

Um zu überprüfen, ob die neue Vorlage zum SMASHDOCs-System hinzugefügt wurde, rufen Sie Ihr SMASHDOCs-Konto auf diesem System auf, öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie die Funktion "Export in MS Word format (MS Word-Format Exportieren)". Dann erhalten Sie einen Dialog, in dem die gewünschte Vorlage ausgewählt wird, und da wird es die neu erstellte Vorlage angezeigt.

Die hinzugefügte Vorlage wird hervorgehoben

16ParsX Mapping

Die Möglichkeit, Dokumente als Pars-XML-Datei zu exportieren, ist eine separate Komponente, die nicht im Standardsatz der Exportverfahren enthalten ist. Um diese Funktion zu erhalten, wenden Sie sich bitte an unsere SMASHDOCs-Administration. Nachdem wir sie auf Ihrem SMASHDOCs-System aktiviert haben, können Sie die ParsX Mapping-Datei (nur im XML-Format) auf die Admin-Seite hochladen.

ParsX Mapping-Einstellungen

Gehen Sie nach dem Hochladen der Datei zu den Funktionseinstellungen, suchen Sie "Export" und aktivieren die Funktion "Pagina - XML". Danach können Sie Dokumente aus SMASHDOCs als Pars-XML-Dateien mit bestimmter Zuordnung exportieren.

Die Funktion "XML-Seite exportieren" in den Feature-Einstellungen ist hervorgehoben

Sie können auch hochgeladene Dateien mit festgelegter Zuordnung im XML-Format herunterladen und die Zuordnung mit der Schaltfläche 'Reset' löschen (siehe Image 144). Um eine neue Zuordnung hinzuzufügen, sollten Sie erneut eine XML-Datei auf die Admin-Seite hochladen.

17Hyphenation Dictionary (Trenn-Wörterbuch)

In Einstellungen vom Tab "Hyphenation Dictionary" können Sie eine Datei mit der Liste der Wörter hochladen, für die bestimmte Regeln verwendet werden, wie man diese Wörter trennen muss. Es ist nutzbar für die richtige Anzeige des Textes nach dem Export. Allerdings, funktionieren diese Einstellungen nur während des PDF (SRZ) Exports.

Der Tab "Hyphenation Dictionary" markiert

Nachdem der Tab "Hyphenation Dictionary" geöffnet wurde, können Sie drei Tasten sehen: "Upload", "Download" und "Reset". Um die Datei mit der Liste der Wörter hochzuladen, sollen Sie den Button "Upload" anklicken. Sie können dorthin nur die TXT-Dateien über Selektieren aus dem Rechner oder über die Drag&Drop-Funktion hochladen.

Hochladen der TXT-Datei mit dem Trenn-Wörterbuch

Falls es ein Duplikat eines Worts in der Datei gibt, egal, wo ein Trennzeichen gestellt wurde, wird eine Fehlermeldung "Multiple entries found for: (the first example of a duplicate)" angezeigt und es wird unmöglich, solche Datei hochzuladen.

Nachdem die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, erscheint sich die Liste der Wörter im Tab und jedes Word wird in die Silben mit einer Grenzlinie getrennt (siehe Image 146), was das Verschieben des Worts in die nächste Zeile bestimmt.

Mit dem Anklicken den Button "Download" können Sie die JSON-Datei mit dem im System existierten Trenn-Wörterbuch herunterladen. Sobald Sie die Taste "Reset" anklicken, wird das vorher eingestellte Trenn-Wörterbuch aus der Admin-Seite entfernt.

18Division separators (Abschnittstrenner)

Unter dem Tab "Division separators" findet man die Optionen, mit denen Abschnittstrenner im System konfiguriert werden können.

Tab "Division separators"

Es gibt zwei Teile von diesem Prozess:

●Einstellung der Vorlagen;

●Einstellung der Preset-Listen.

Im Tab "Templates" findet man verschiedene Umschalter, die aktiviert oder deaktiviert werden können. Das Aktivieren/Deaktivieren dieser Umschalter hängt davon ab, welche Abschnittstrenner im System verfügbar sein sollen. Also, falls Sie einen Abschnittstrenner aus der Liste der Vorlagen im System brauchen, sollten Sie den Umschalter an dieser Vorlage aktivieren. Falls Sie den nicht brauchen, dann deaktivieren Sie den Umschalter.

Wenn Sie möchten eine neue Vorlage für Abschnittstrenner erstellen, klicken Sie auf "Add" in der Seite rechts.

Die Option zum Hinzufügen einer neuen Vorlage für Abschnittstrenner

Danach erscheint sich ein Modalfeld, wo Sie die erforderlichen Eigenschaften vom Abschnittstrenner konfigurieren sollen. Wie beim Enfügen eines Abschnittstrenners im Dokument, sind diese Eigenschaften folgende:

●Name;

●ID;

●Umschalter "Active" - falls aktiviert, wird dann der neu erstellte Abschnittstrenner zur Preset-Liste im Editor hinzugefügt;

●Präfix;

●Format;

●Suffix;

●Auswahl "Nummerierung neu starten oder fortsetzen?";

●Ausrichtung.

Außerdem, erhalten Sie die Beispielvorschau von der eingestellten Paginierung im Modalfeld rechts.

Modalfeld zum Erstellen einer neuen Vorlage für Abschnittstrenner

Im Feld "ID" sollten Sie den Namen der Vorlage duplizieren, aber in der Eingabe hier nur Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Nummern sind zugelassen und die Unterstriche als Wortzwischenräume eingefügt werden muss.

Sobald alle Eigenschaften konfiguriert werden, klicken Sie auf "Create" oben rechts und die Vorlage wird zur Liste hinzugefügt, oder "Close", falls Sie den Prozess abbrechen möchten.

Sie können auch schon existierende Vorlagen bearbeiten und entfernen. Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie drei Punkte an und wählen Sie die Option "Edit" aus.

Die Option zum Bearbeiten die Vorlage für Abschnittstrenner

Nachdem alle Änderungen eingegeben wurden, vergessen Sie nicht, "Save" anzuklicken, um diese Änderungen zu speichern.

Die Option zum Speichern der Änderungen

Um die Vorlage yu entfernen, klicken Sie drei Punkte an der erforderlichen Vorlage und selektieren Sie die Option "Delete".

Die Option zum Löschen der Vorlage

Im Tab "Preset lists" können Sie auch Umschalter an vorgeschlagenen Preset-Listen aktivieren/deaktivieren. Es ist auch möglich, neue Preset-Liste zu erstellen und existierende zu bearbeiten.

Tab "Preset lists"

Um die neue Preset-Liste zu erstellen, klicken Sie auf "Add" in der Seite rechts.

Die Option zum Erstellen einer neuen Preset-Liste

Im eröffneten Modalfeld sollten Sie folgende Schritte erledigen:

●den Namen und ID eingeben;

●definieren, ob die Preset-Liste aktiv werden soll;

●die Abschnittstrenner zur Spalte "Preset list" aus der Spalte "Templates in the system" ziehen, damit sich diese Abschnittstrenner im Editor unter der erstellten Preset-Liste erscheinen. Hinweis: dieser Schritt ist optional; Sie können die Spalte "Preset list" leer lassen.

Feld zum Erstellen einer neuen Preset-Liste

Klicken Sie "Create" an, um die Einstellungen zu speichern und die Preset-Liste zu erstellen. Falls Sie den Prozess abbrechen möchten, klicken Sie auf "Close".

Um die existierenden Preset-Listen zu bearbeiten, klicken Sie auf drei Punkte und wählen Sie die Option "Edit" aus.

Die Option zum Bearbeiten der Preset-Liste

Wenn Sie brauchen, die Preset-Liste zu löschen, im erscheinenden Menü wählen Sie die Option "Delete" aus.

Die Option zum Löschen der Preset-Liste

NB: es ist leider unmöglich, die Vorlage für Abschnittstrenner zu löschen, wenn diese Vorlage zu einer Preset-Liste hinzugefügt wurde. Auch, ist es nicht möglich, die Preset-Liste zu entfernen, die schon in einem Dokument verwendet wird. In diesem Fall kann man eine Vorlage oder eine Preset-Liste über das Ausschalten des entsprechenden Umschalters deaktivieren.

Alle konfigurierten Preset-Listen und Abschnittstrenner können Sie beim Einfügen einen Abschnittstrenner ins Dokument finden.

Abschnittstrenner und Preset-Listen im Editor

19Features

Alle Funktionen sind in thematisch zusammengehörige Gruppen zusammengefasst, wodurch das Ein- und Ausschalten der erforderlichen Funktionen ganz einfach ist. Die Funktionen-Gruppen umfassen:

AUTHENTIFICATION

●OAuth2 server - für Smartgroups-Integrierung.

●OpenID auth - für Microsoft Teams Integrierung - die Möglichkeit, ins SMASHDOCs-System mit MS-Anmeldeinformationen einzuloggen

●Platform SSO

LOGIN PAGE

●Login page-provide - für MS Teams Integrierung - falls Sie dieses Feature ausschalten, wird die Standard-Form für E-Mail und Passwort in der Login-Seite für Sie nicht sichtbar

●Allow user registration - die Möglichkeit, ein Nutzerkonto im System zu erstellen

●Captcha - Computer-Test für Nutzer-Identifikation

●Welcome email - ein Willkommen-Brief, den Sie nach der Registrierung bekommen

DOCUMENT USER MANAGEMENT

●Editor role - die Vorschlagen-Rolle im Dokument aktivieren/deaktivieren

●Invitation dialogue - show company to user - den Namen des Unternehmens den Nutzern während des Einladungsprozesses anzeigen

●Invitationdialogue - show user e-mail address - E-Mail-Adresse den Nutzern während des Einladungsprozesses anzeigen

●User management - visible in document - Benutzerverwaltung aktivieren/deaktivieren

●Deselect section history - Abschnittshistorie zu deaktivieren

●Deselect invite user - die Einladung von Benutzern ins Dokument yu deaktivieren

DOCUMENT CREATION

●Allow document creation for external users - erlauben/verbieten, externen Nutzern Dokumente zu erstellen. Wenn das Feature deaktiviert ist, kann ein externer Nutzer ein "Plus"-Icon in der Liste der Dokumente nicht sehen, also ist es für diesen Nutzer unmöglich, neue Dokumente zu erstellen.

●Control ability to duplicate a document per user - Recht, Dokumente zu duplizieren, aktivieren/deaktivieren

●Import - MS Word. docx - die Möglichkeit, Dokumente von MS Word .docx zu importieren, aktivieren/deaktivieren

●Create new blank document - die Möglichkeit, ein neues Dokument in SMASHDOCs zu erstellen

●Import - MS Word .docx + recognize transkript - während der Word-Imports gibt es eine Funktion, die das Format "Transkript" erkennt (wenn das Format "Courier New" in Word benutzt wird). Wenn das Feature deaktiviert ist, wird das Format "Courier New" nicht erkennt, also wird das nicht zu dem Standard-Format im System verändert.

●Import - SDOX - die Möglichkeit, eine SDOX-Datei zu importieren, aktivieren/deaktivieren

●Create document from SDOX template - die Möglichkeit, mit der SDOX-Vorlage zu arbeiten

●Magic import - die Möglichkeit, Word-Dokumente mit der automatischen Nummerierungserkennung zu importieren

●Magic import IPO - erlaubt den Importtyp "Magic Word-Import für US IPO-Prospekte"

●Convert captions weblinks href to simple text - wenn aktiviert, werden Weblinks in Abbildung- und Tabellenunterschriften mit dem einfachen Text umgesetzt

EDITOR IN GENERAL

●Section link - einen Abschnittslink im Dokument kopieren

●Inline styles - navigation - die Navigation durch Inline-Formate aktivieren/deaktivieren

●Document metadata - edit - die Möglichkeit, Metadaten des Dokuments zu bearbeiten, aktivieren/deaktivieren

●Move segments - einen Abschnitt zum anderen Platz verschieben

●Allow share to review - wenn das Feature deaktiviert ist, werden die Tasten "Teilen" und "Änderungen nachverfolgen" im Entwurfsdokument nicht angezeigt.

EDITOR TABLES

●Table column sorting - Zellen in Spalten nach der alphabetischen Reihenfolge sortieren

●Table width = 100% only - die Ansicht der Tabelle, alle Tabellen werden 100%

●Excel 365 connected tables - die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen Excel und Word einzustellen und eine Excel-Tabelle ins Dokument hinzuzufügen

●SpreadJS formula tables - erlaubt das Erstellen von der Datentabelle im Dokument

●Excel roundtrip per table - erlaubt den Export einer Finanztabelle als eine Excel-Datei

●Excel roundtrip for all tables - erlaubt den Export aller Finanztabellen im Dokument als die Excel-Datei

●Layout table - wenn der Schalter "Layout table" ist deaktiviert und der Schalter "SpreadJS formula tables" ist aktiviert, werden alle Tabellen im SpreadJS-Editor eröffnet

EDITOR TOP TOOLBAR

●Alignment - die Möglichkeit, das Format, das sich von einem Absatzformat unterscheidet, anders anzupassen

●Indent outdent - die Möglichkeit, Tabelle, Bilder, Formate zu bewegen

EXPORT

Die Möglichkeit, Dokumente in folgenden Formaten zu exportieren:

●CloudConvert - PDF

●HTML export

●HTML Report - All-In-One Report

●Abbildungen

●Pagina - XML

●Export PDF Pagina Media

●Export SDXML

●SRZ - PDF

●SRZ - XML

●SRZ - InDesign

●WORD .docx

●EPUB

●Paginamedia PDF-/A/UA/EPUB

●Export PDF via Publishing API

INLINE STYLES (STANDARD)

Standard Inline-Formate aktivieren/deaktivieren:

●Fett (Bold)

●Kursiv (Italic)

●Kapitälchen (Small caps)

●Durchgestrichen (Strikethrough)

●Unterstrichen (Underlined)

●Hochgestellt (Superscript)

●Tiefgestellt (Subscript)

●Transkript (Transcript)

MODULES & INLINE-OBJECTS

●Announcement - die Möglichkeit, eine Ankündigung im Dokument zu machen

●Bibliography - das Feature für Literaturverwaltung, wenn Sie eine Referenz von verschiedenen Literaturquellen einfügen können

●Document comparison - dieses Feature wird für das Vergleichen von zwei und mehr Dokumenten benutzt

●Dashboard homepage - Planung der Fälligkeitsdaten für Dokument-Bearbeitung

●Equations - die Möglichkeit, eine Formel zu erstellen, aktivieren/deaktivieren

●Index - die Möglichkeit, einen Register zu erstellen, aktivieren/deaktivieren

●Inline files - eine Inline-Datei erstellen

●Inline images - ein Inline-Bild erstellen

●Inline checkbox - die Möglichkeit, im Dokument ein Hakenfeld zu nutzen

●Projects - Dokumente in einem zusammenführen

●Roundtrip - Dokumente während des Vergleiches zusammenführen

●Side notes - eine Randnotiz einfügen

●Signaturit - die Möglichkeit, ein Dokument zu signieren

●SmartDocuments - Interview-Erstellung aktivieren/deaktivieren

●Versions - die Möglichkeit, eine Version zu erstellen und danach das Vergleichen zu erledigen

●Special characters - Sonderzeichen im System aktivieren/deaktivieren (Hinweis: Sonderzeichen müssen im Tab "Special Characters" konfiguriert werden)

●Spellcheck - Rechtschreibprüfung aktivieren/deaktivieren

●Division separators - Abschnittstrenner im Dokument einzufügen

SYSTEM LIMITATIONS

●Users per doc limit - Limitierung der Anzahl der Nutzer in einem Dokument

Funktionen in thematischen Gruppen zusammengefasst

19.1Funktionssuche nach Namen

Wenn Sie die Funktion oder zumindest den Zweck der Funktion kennen, z. B. den Export, können Sie diese nach ihrem Namen durchsuchen.

Funktionssuche nach Namen hervorgehoben

19.2Bulk-Optionen

Mit einer Reihe von Bulk-Optionen können Sie:

●alle Funktionen des Systems deaktivieren

●eine JSON-Datei auf das aktuelle System, wenn Sie neue Funktionen hinzufügen möchten, hochladen

●die Liste der Funktionen als JSON-Datei vom aktuellen System herunterladen, um vollständige Informationen über die aktivierte und deaktivierte Funktionen zu erhalten.

Bulk-Optionen zum Deaktivieren, Hochladen und Herunterladen von Funktionen hervorgehoben

In den nächsten Kapiteln finden Sie die erforderlichen Informationen zum Verwalten von Dokumenten und alle anderen Funktionen Ihres SMASHDOCs-Systems.

20Putzroutinen

Im Tab "Putzroutinen" können Sie alle erforderlichen Putzroutinen für das System einstellen.

Der Tab "Putzroutinen"

Dort können Sie eine .json-Datei mit Putzroutinen hochladen, die im System aktiviert werden müssen, die Liste der erreichbaren Putzroutinen im .json-Format herunterladen, alle Putzroutinen, inkl. Standard-Routinen, löschen. Es ist möglich, die Putzroutinen nacheinander oder alle Putzroutinen zusammen in einer einzelnen Datei hochzuladen oder herunterzuladen. Falls es schon die Putzroutinen im System gibt und Sie neue Routinen unter anderen Schlüsseln hochladen möchten, werden alte Putzroutinen auch gespeichert. Falls Sie die Putzroutinen unter neuen Schlüsseln hochladen möchten, verbleiben alte Putzroutinen und die neuen Routinen werden nicht hinzugefügt. Alle in der Admin-Seite eingestellten oder hochgeladenen Putzroutinen funktionieren dann sowohl im Editor, als auch während des Imports.

Hinweis: wenn Sie die Putzroutinen in der Admin-Seite löschen, wird keine Option "Putzroutinen" im Editor angezeigt, und es wird keine Berechtigung für Putzroutinen während der Einladung neuer Benutzer verfügbar.

Es gibt auch einen Umschalter "Code edit mode" (Code-Bearbeitungsmodus). Wenn dieser Modus aktiviert wird, kann man die Putzroutinen im Text-Format hochladen und bearbeiten.

Code edit mode aktiviert

Mit dem Anklicken die Taste "Reset" werden alle Putzroutinen gelöscht und nur vier Standard-Routinen werden dann erreichbar:

●Alle Leerzeilen entfernen

●Überflüssige Leerzeichen löschen

●Querformate entfernen

●Porträt entfernen

21Standardeinstellungen

In der Liste der Standardeinstellungen befinden sich Punkte wie Standard-Paragrafdekoration (PD), Konversationstyp, Umfang und Feld, Benutzersprache, Stil und Leerzeile. Sobald Sie entscheiden, welche Standardeinstellungen in Ihrem System angewendet werden sollen, sind diese automatisch im System verfügbar, wenn Sie mit der Arbeit mit einem Dokument in Ihrem SMASHDOCs-Konto beginnen. Außerdem können Sie eine JSON-Datei mit den erforderlichen Standardeinstellungen hochladen, damit diese automatisch auf das System angewendet werden.

Die Liste der Standardeinstellungen

Standard-PD bedeutet einen Textstil in dem Dokument, der als Standard festgelegt ist. Wenn Sie also in Standard-PD (wie in Image 165) die Variante 'Text 1' wählen, wird beim Erstellen Ihres Dokuments automatisch der gesamte Text in diesem bestimmten Stil eingefügt.

Standard-PD - Text 1 - im Editor hervorgehoben

Der Konversationstyp ist eine Form, in der ein, in einem Word-Dokument hinzugefügter Kommentar, nach dem Import in SMASHDOCs angezeigt wird. In SMASHDOCs ist Kommentar der am besten geeignete und am häufigsten verwendete Typ. Wenn Sie diesen Typ auswählen, sehen alle in Word verbleibenden Rückmeldungen wie ein Kommentar in SMASHDOCs aus.

Hinzufügen eines Kommentars in einem Word-Dokument

Ausblick auf den Kommentar nach dem Importieren eines Word-Dokuments in SMASHDOCs

Das Kommunikationsfeld ist ein Ort, wohin die Hauptnachricht übertragen wird. Wenn Sie ein bestimmtes Konversationsfeld als Standard festlegen, werden alle Ihre Nachrichten in das ausgewählte Feld importiert. Die am weitesten verbreitete Art von Konversationsfeld ist der Hauptkommentar.

Die Nachricht des Kommentars nach dem Importieren eines Word-Dokuments in SMASHDOCs

Durch Festlegen des Standardkonversationsumfangs entscheiden Sie, wer Kommentare im Dokument sehen darf. Sie können sich für alle eingeladenen Benutzer im Dokument entscheiden oder nur für Sie, wenn Sie Administrator sind.

Die Standardbenutzersprache kann unter allen unterstützten Sprachen in SMASHDOCs ausgewählt werden (siehe Image 184). Diese Sprache wird beim Erstellen eines neuen Benutzers angezeigt (siehe Image 185).

Der Standardstil kann für Abschnitte, die keine Absatzdekorationen enthalten, festgelegt werden. Sie können dieses Feld leer lassen und es wird keine Standardstile für die Abschnitte ohne Absatzdekorationen. Sie können auch einen rechts auswählen, diesen Editorstil oder Ihren eigenen Stil kopieren und in die Zeile 'Default style' einfügen.

Auswahl eines Standardstils hervorgehoben

Die Liste der Stile, die man als Standardstil auswählen kann, hervorgehoben

Mit den Fußnoten-Einstellungen kann man die Ansicht der Fußnoten für ein System in der AdminUI Seite konfigurieren. Sie können Farbe, Schriftfamilie und Schriftformat des Fußnote-Textes einstellen. Dazu sollen Sie alle erforderliche Information in die entsprechende Zeile einfügen (siehe Image 172).

Fußnoten-Einstellungen

Die Einstellung für leere Zeilen zeigt Hintergrundfarben für leere Abschnitte ohne Text, Zahlen oder Aufzählungszeichen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, sind solche Zeilen in Ihrem Text weiß und nicht sichtbar. Wenn Sie dort einen Code einer beliebigen Farbe einfügen, erhalten diese Linien die angegebene Farbe.

Einfügen eines Farbcodes hervorgehoben

Leere Linie mit dem Farbcode White Smoke gefüllt

22Identitätseinstellungen (Identity)

In der Liste der Identitätseinstellungen gibt es Logos für verschiedene Aspekte des SMASHDOC-Systems sowie eine Reihe von Massenoptionen, die auf diese anwendbar sind. Sie können Logos für E-Mails, die erste Seite Ihres Systems, das Branding-Logo und das Favicon festlegen, indem Sie ein entsprechendes Bild auf die Admin-Seite hochladen.

Logos für SMASHDOCs-System

Sie können diese Symbole auch herunterladen und/oder löschen.

Es gibt auch verschiedene Punkte der Seitenbearbeitung, wie z. B. Text für die Anmeldeseite, Farbschema und Systemfarben.

Bearbeiten des Erscheinungsbilds der Anmeldeseite

Systemfarben werden auf das Konto im SMASHDOCs-System angewendet. Die Primärfarbe zeigt Standardaktionen während des Arbeitsprozesses mit einem Dokument.

Primäre blaue Farbe hervorgehoben

Auf dem Bild ist deutlich zu sehen, dass die Primärfarbe # 457AFB (siehe Image 176) in der Funktion 'Alles teilen' angezeigt wird.

Die Erfolgsfarbe wird angezeigt, wenn eine Aktion ausgeführt wurde und Sie mit der Arbeit im Dokument fortfahren können. Die Erfolgsfarbe wird angezeigt, wenn eine Aktion ausgeführt wurde und Sie mit der Arbeit im Dokument fortfahren können. Die Fehlerfarbe wird angezeigt, wenn die Aktion fehlgeschlagen ist und korrigiert werden muss. Funktionen wie "Alle annehmen" und "Alle ablehnen" sind ein anschauliches Beispiel für Erfolgs- und Fehlerfarben.

Standard-, Erfolgs- und Fehlerfarben

Es ist auch möglich, in den Identität-Einstellungen die Farbe des Tabelle-Hintergrunds einzustellen.

Farbe des Tabelle-Hintergrunds

Die Nummer von eingefügten Farben ist unlimitiert. Um eine neue Farbe hinzufügen, klicken Sie den entsprechenden Plus-Button an und nachdem Sie den Code der Farbe eingegeben haben, sollen Sie unbedingt "Save" anklicken.

Der Button, die neue Farbe einzufügen

Falls Sie zufällig die Farbe entfernt haben, klicken Sie einfach "Reset" an und die Farbe wird wiederhergestellt.

22.1Hinzufügen einer neuen Sprache für die Anmeldeseite

Wenn Sie den Text auf Ihrer Anmeldeseite in mehreren Sprachen anzeigen möchten (die unterstützten Sprachen sind Englisch, Deutsch, Russisch, Französisch FR, Französisch CA, Spanisch, Französisch BE, Niederländisch BE), können Sie die nächsten Schritte ausführen.

1.Gehen Sie zunächst zum Admin-Bereich und klicken Sie auf die Registerkarte „Identity“:

Registerkarte "Identität" hervorgehoben

2.Scrollen Sie dann zur Seite „Text for login page“ und klicken Sie auf „Edit“. Hier können Sie für jede unterstützte Sprache eine eigene Version einfügen.

Symbol "Bearbeiten" hervorgehoben

3.Ändern Sie den Text in Titel und/oder Untertitel.

Nachdem Sie Text für den Titel der Anmeldeseite eingefügt und auf "Save" geklickt haben, gehen Sie zur Anmeldeseite um den Text zu überprüfen. Es sollte während der Registrierung auf dem Standardbild der Anmeldung angezeigt werden. Sie können die Sprache auf der Registrierungsseite unten ändern und die Sprache des Textes wird ebenfalls geändert.

Der bearbeitete Text für den Titel der Anmeldeseite hervorgehoben

4.Um die Standardsprache für die Anmeldeseite festzulegen, wechseln Sie zur Registerkarte „Default Settings“ und wählen Sie die gewünschte Option.

"Standardeinstellungen" und "Standardbenutzersprache" hervorgehoben

Als Ergebnis haben Sie Ihre Standard-Sprachanmeldeseite.

Standardsprache hervorgehoben

Wenn ein Benutzer die Sprache wechselt, um ein neues Konto anlegen, ändert sich auch der Text der Anmeldeseite.

Sprachwechsel hervorgehoben

23URLs Einstellungen

Auf der Seite mit den URL-Einstellungen können Sie Links zu beliebigen Punkten durch Hochladen einer .json-Datei mit URLs hinzufügen.

URLs Einstellungen

Im SMASHDOCs-Konto sind diese Links in der rechten oberen Ecke der Seite verfügbar.

Verfügbare Links im SMASHDOCs-Konto

Klicken Sie auf einen der hervorgehobenen Punkte und Sie werden zur gewünschten Webseite weitergeleitet.

Wenn es einen Link gibt, den Sie gleich aus dem Editor erreichen möchten, können Sie dann diesen Link einfach zum Branding-Lodo auf der Admin-Seite hinzufügen und dann diesen Link im Editor mit dem Klicken auf Logo oben links öffnen.

URL zum Logo hinzufügen

Branding-Logo mit dem vermutlichen Link hervorgehoben

Hinweis: funktioniert nur im Partnermodus.

Sie können URLs auf der Admin-Seite löschen, bearbeiten und nach Namen suchen und laden Sie eine .json-Datei mit der Liste aller URLs von der Admin-Seite herunter.

24Die Liste der erstellten Dokumente

Auf der Seite, auf der die Liste der erstellten Dokumente angezeigt wird, finden Sie Informationen zu Dokumenten, die im SMASHDOC-System vorhanden sind. Zu diesen gehören der Name eines Dokuments, der  Ersteller, die letzte Aktualisierung eines Dokuments und, falls es gelöscht wurde, Details zu dieser Löschung (Datum und von wem dieses Dokument gelöscht wurde).

Die Liste der erstellten Dokumente

Wenn Sie Informationen zu einem bestimmten Dokument benötigen, geben Sie den Namen dieses Dokuments oder Erstellers in "Search by document name or creator" ein. Anschließend sehen Sie die Zeit der letzten Aktualisierung oder, falls es bereits gelöscht wurde, das Datum der endgültigen Löschung und von wem es gelöscht wurde.

Wenn Sie dieses Dokument direkt von der Admin-Seite löschen möchten, suchen Sie die Spalte "Other", klicken Sie auf das Drei-Punkte-Zeichen und finden die Option "Delete completely". Nachdem Sie darauf gedrückt haben, werden die Informationen in den Spalten "Final deletion on" und "Deleted by" automatisch angezeigt.

25Benutzereinstellungen

Wenn Sie zu den Benutzereinstellungen wechseln, finden Sie zunächst die Option zum Festlegen von Benutzereinschränkungen.

Benutzerverwaltungseinstellungen

Mit dieser Option ist es möglich, die Beschränkungen für die Anzahl von Benutzern im System festzulegen. Das bedeutet, dass nicht mehr als angegebene Nummer der Benutzer in Ihrem System angemeldet werden darf. Wenn die Option "Internal/external users limits" ausgeschaltet ist, dann können Sie die Beschränkungen für alle Benutzer festlegen (siehe Image 192). Wenn Sie verschiedene Limitierungen für interne und externe Benutzer einstellen sollen, dann schalten Sie diese Option an und zwei Felder für interne und externe Benutzereinschränkungen erscheinen sich, wo Sie bestimmte Nummern der Benutzer für Ihr System einfügen sollen.

Die Felder 'Internal/external users and all users limits' sind hervorgehoben

Falls Sie die Beschränkungen für die Anzahl von Benutzern pro Dokument oder von Dokumenten pro System festlegen möchten, dann öffnen Sie den Tab "Features" und finden Sie dort Teil "System Limitierungen".

Limitierung für die Anzahl der Benutzer pro Dokument und der Dokumente pro System

Hier können Sie die limitierte Nummer von Dokumenten bestimmen, die in Ihrem System erstellt werden können, und auch die Nummer von Benutzern, die zu einem Dokument eingeladen werden können.

Sie können auch die Information über gesamte Anzahl von registrierten Benutzen im System erhalten. Diese Information befindet sich im Feld "Total amount of users" neben den Limitierung-Einstellungen.

Showing total amount of users in Admin UI

Die gesamte Nummer ist immer aktualisiert, wenn es die Änderungen in der Anzahl der Benutzer im System gibt.

Im Feld "Total amount of selected users" wird die Anzahl der Benutzer angezeigt, die zum ausgewählten Filter zwischen "Pending invitations", "Internals", "Externals", "Active", "De-activated", "System admins" gehören.

The amount of users relating to the selected filter "Active"

Wenn Sie einige Filter sofort auswählen, wird nur die Nummer der Nutzer sichtbar, die zum letzten Filter gehören. Falls Sie die Filter abwählen, wird dann das Feld "Total amount of selected users" leer.

Behavior of the field "Total amount of selected users" after deselecting filters

In der Liste der Benutzer, die im Tab "Users" angezeigt wird, findet man Vorname und Nachname jedes Benutzers, Email, Unternehmen, Status der Benutzer, Registrierungsdatum, die Information, ob ein Benutzer intern, extern oder Administrator des Systems ist, und andere Optionen für Benutzer-Management.

In jeder Spalte, die erforderliche Informationen über Benutzer anzeigt, gibt es zwei Pfeil-Tasten, die die Folge ändert, in der die Liste der Benutzer angezeigt wird.

Tasten, mit denen man die Folge ändert, in der die Benutzer in der Liste angezeigt werden

Wenn Sie eine obere Pfeil-Taste in jeder Spalte anklicken, wird das Sortieren der Nutzer etwas geändert. Zum Beispiel, in Spalten "First name", "Last name", "Email", "Company" and "Status" nach dem Aktivieren der oberen Pfeil-Taste wird die Liste der Benutzer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. In der Spalte "Registration date" wird der erste Nutzer angezeigt, der am frühesten angemeldet wurde. In der Spalte "External" werden erst externe Benutzer sichtbar. In der Spalte "System admin" erscheinen sich die Nutzer mit dem aktivierten Umschalter "System admin" am Anfang.

Falls Sie danach die Pfeil-Taste unten anklicken, erhält die Liste der Nutzer die gegensätzliche Ansicht von dem oben beschriebenen Ergebnis.

Die Benutzer mit dem Status "Invited" können auf unserer internen Benutzerverwaltungsseite manuell bestätigt werden.

Schaltfläche zum manuellen Bestätigen eines Benutzers hervorgehoben

Dies ist äußerst hilfreich, wenn der eingeladene Benutzer seine Bestätigungs-E-Mail nicht findet. Sobald der Benutzer manuell bestätigt wurde, sollte das temporäre Kennwort festgelegt werden.

Sie können die Einladung auch erneut an den Benutzer senden, den Benutzer bearbeiten und löschen.

Es gibt spezielle Filter, um den Benutzern mit unterschiedlichen Status zu folgen.

Gruppen für unterschiedliche Benutzerstatus

Klicken Sie auf einen Filter, den Sie überprüfen möchten, und sehen nur die Liste der Benutzer mit dem erforderlichen Status. Sie können auch einige Filter gleich selektieren, um die Nutzer zu finden, die gleichzeitig verschiedene Status haben.

Einige Filter gleich aktiviert

Es ist auch möglich, Benutzer oder Unternehmen über das Suchfeld zu suchen (siehe Image 200).

SMASHDOCs generiert automatisch zufällige Vorzeichenkombinationen, die auch umgeschaltet werden können, wenn eine passende oder einfachere Kombination gefunden wurde.

Generierung eines temporären Passworts hervorgehoben

Sobald der Benutzer erfolgreich in dem System mit dem generierten Passwort angemeldet ist, kann er es sofort auf den gewünschten ändern.

Für bereits bestätigte Benutzer kann auch ein neues Passwort festgelegt werden. Diese Option hilft, wenn der Benutzer zu oft versucht hat, sich mit dem falschen Kennwort anzumelden, und das Kennwort nicht wie in den nachfolgenden Anweisungen zurückgesetzt hat. Wenn die Anmeldung zu oft hintereinander nicht erfolgreich war, lässt das System einen solchen Benutzer nicht durch, bis das Kennwort manuell für ihn festgelegt wurde und er sich mit seiner Hilfe beim System anmeldet.

Schaltfläche zum manuellen Festlegen des Benutzerkennworts

Sie können das Kennwort auch zurücksetzen, den Benutzer deaktivieren oder löschen.

Sobald die eSign-Funktion in Ihrem System aktiviert ist, haben nur interne Benutzer den Zugriff zur eSign-Funktion und können automatisch dafür autorisiert werden. Interne Benutzer werden durch Internal User Domains identifiziert.

Internal User Domains hervorgehoben

Wenn das Feld "Internal User Domains" leer ist, bedeutet dies, dass alle Benutzer extern sind. Um ein interner Benutzer zu werden, muss die Adresse Ihrer Domäne in das Feld "Internal User Domains" eingefügt werden. Fügen Sie dazu die gewünschte Adresse in die Zeile ein.

Sie können auch alle Benutzer im System als intern festlegen, indem Sie ein Symbol "*" in die Zeile "Internal User Domains" einfügen.

Das Symbol * zum Setzen aller Benutzer als intern hervorgehoben

Für den Fall der gleichzeitigen Bearbeitung derselben Registerkarte auf der Admin-Seite durch mehrere Personen haben wir sichergestellt, dass jede Änderung gespeichert wird. Unabhängig davon, ob es sich bei dem zu bearbeitenden Objekt um Sonderzeichen, Quick Start Menus, Inline-Styles oder Paragraf Decorators handelt, können Sie sicher sein, dass alle Daten erfolgreich gespeichert werden.

25.1Admin Konsole Verwaltung für System-Administratoren

Die Benutzerverwaltungsseite ermöglicht dem Administrator das Anzeigen, Aktualisieren und Einfügen von Benutzern in einer Organisation. Der Button "Benutzerverwaltung" befindet sich im Menü unter dem Avatar.

Der Button "Benutzerverwaltung" im Menü unter dem Avatar angezeigt

Sobald Sie in der Benutzerverwaltung gelandet sind, wird die je nach Ihrer Organisation ca. so aussehen.

Die Ansicht der Admin Seite für System-Administratoren

Im Tab "Benutzer" außer der Limitierung-Einstellungen und Trennung der Benutzer zu intern und extern, sind alle im Abschnitt "Benutzereinstellungen" beschriebenen Optionen für den System-Administrator verfügbar (siehe 21).

Im Tab "Dokumente" sind alle im Abschnitt "Die Liste der erstellten Dokumente" beschriebenen Optionen für den System-Administrator verfügbar (siehe 20).