SMASHDOCs 2.21 - Versionshinweise

January 20, 2022|Nataliia Berdychevska

Liebe SMASHDOCs Freunde,

wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass eine neue Version von SMASHDOCs erschienen ist. Wir haben intensiv daran gearbeitet und das ganze Team hat sein Bestes gegeben, um das Arbeiten mit SMASHDOCs noch besser zu machen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile dieses Updates werfen …

1Verbesserungen in der Login-Seite

Wir sind bereit, Ihnen gerade die wichtigen Veränderungen in der Login-Seite zu präsentieren. Diese Änderungen erleichtern Ihren und Einloggen-Prozess. Ab sofort können Sie:

die Sprache während des Einloggen-Prozesses auszuwählen;

eine Support-Anfrage gleich aus der Login-Seite einreichen, falls die Probleme während des Einloggen-Prozesses aufgetreten sind;

SMASHDOCs Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen anschauen.

Alle erforderlichen Optionen können Sie auf der Login-Seite unten finden.

Zusätzliche Optionen auf der Login-Seite markiert

2Filter in der Liste der Entwurfsabschnitte

Wir möchten Sie gerne darüber informieren, dass mit der neuen Version Sie die Möglichkeit haben, nicht nur Ihre eigenen Entwurfsabschnitte im Dokument zu folgen, sondern auch von anderer Benutzer. Mithilfe von neuen Filtern "Benutzer", "Meine" und "Anderer Benutzer" können Sie alle Entwurfsabschnitte in die Gruppen von Ihren eigenen, von allen anderen Nutzern und von einem/einigen bestimmten Nutzern trennen.

Filter in der Liste der Entwurfsabschnitte

Klicken Sie einfach den Filter "Meine" an - und Sie werden nur die Liste Ihrer eigenen Entwurfsabschnitte sehen. Aktivieren Sie den Filter "Anderer Benutzer" - und dann erscheint sich die Liste der Entwurfsabschnitte, die von anderen Beteiligten im Dokument erstellt wurden.

Falls Sie die Entwurfsabschnitte anschauen möchten, die von einem bestimmten Nutzer hinzugefügt wurden, sollen Sie den Filter "Benutzer" auswählen, dann diesen Nutzer selektieren und "Los" anklicken. Danach werden nur Entwurfsabschnitte vom erforderlichen Nutzer sichtbar.

Optionen, die Nutzer auszuwählen/abzuwählen

Falls Sie alle Nutzer abwählen, werden die Filter "Meine" und "Anderer Benutzer" deaktiviert und keine Entwurfsabschnitte werden in der Liste angezeigt.

3Optimierungen in der Funktion "Literaturverweis"

Die Funktion "Literaturverweis" wurde auch verbessert, damit Sie den Prozess von Bearbeitung und Löschung der Zitate, sowie die strukturierte Ansicht der Literaturverweise in exportierten Word-Dokumenten verfolgen können.

Vor allem, soll es bemerkt werden, dass im SMASHDOCs-Editor es jetzt möglich ist, die Änderungen in Zitaten in der Abschnittshistorie nachzuverfolgen. Sobald Sie ein Zitat bearbeitet oder gelöscht haben, werden diese Änderungen in der Abschnittshistorie von einem Abschnitt dokumentiert, in dem das entsprechende Zitat vorher eingefügt wurde.

Änderungen in Referenzen in der Abschnittshistorie nachverfolgen

Außerdem, ab sofort werden alle Zitate in Word als Referenzlinks exportiert.

Exportierte Zitate in WORD angezeigt

Klicken Sie auf ein Zitat - und dann öffnet sich eine Webseite mit der detaillierten Information über den Literaturverweis.

Information über den Literaturverweis nach dem Anklicken den Referenzlink im exportierten WORD-Dokument

Falls Sie im exportierten Word-Dokument den Link geändert haben und dann das Dokument in SMASHDOCs neu importieren, wird dieser Link nicht mehr gültig als ein Referenzlink, deswegen wird der als ein gewöhnlicher Web-Link im Editor angezeigt.

4Neue Logik im Tab "Users" in der AdminUI-Seite

Es gibt auch einige Änderungen in der AdminUI-Seite, nämlich im Tab "Users". Wenn Sie System-Administrator sind und den Zugang zur Admin-Seite haben, können Sie neue Optionen in der Liste der Benutzer finden. Die erste Implementierung ist, dass jetzt Sie einige Gruppen zwischen den "Pending invitations", Internals", "Externals", "Active", "De-activated" und "System admins" gleichzeitig auswählen können, um die Ansicht der Nutzer mit den hingewiesenen Status zu bekommen.

Einige Gruppen gleichzeitig aktiviert

Das andere Teil der Verbesserungen ist, dass mithilfe von neuen Pfeil-Buttons an jeder Spalte Sie die Liste etwas anders einstellen können, als Sie diese Liste gleich nach der Öffnung des Tabs bekommen.

Tasten, die Anzeige der Nutzer in der Liste zu ändern

Zum Beispiel, wenn Sie eine obere Pfeil-Taste in solchen Spalten wie "First name", "Last name", "Email", "Company" und "Status" anklicken, wird die Liste der Nutzer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. In der Spalte "Registration date" ändert so diese Taste die Ansicht der Liste, dass der erste Nutzer angezeigt ist, der am frühesten im System angemeldet hat. In Spalten "External" und "System admin" nach dem Anklicken den oberen Pfeil-Button werden die externen Benutzer und System-Administrator am Anfang entsprechend angezeigt.

Wenn Sie die Pfeil-Taste unten anklicken, erhält die Liste die gegensätzliche Ansicht von dem Ergebnis nach dem Anklicken den obere Button.

5Aufgabe-Verwaltung

Wir möchten Ihnen gerne eine neue Implementierung im Kommentar-Feature präsentieren. Es handelt um die Funktion, die Nutzern hilft, die Überarbeitung der Dokumente viel schneller zu organisieren - das ist die Möglichkeit, die Kommentare zu Nutzern im Dokument zuzuweisen. Während der Kommentar-Erstellung können Sie diesen Kommentar zu jedem Nutzer im Dokument zuweisen, sowie Fälligkeitsdatum für die Aufgabe-Erledigung einstellen.

Felder "Zugewiesen" und "Fälligkeitsdatum" markiert

Klicken Sie auf "Zugewiesen" und erscheint sich dann der folgende Dialog, wo Sie definieren könnten, welche Nutzer für den Kommentar verantwortlich werden. Hier können die Nutzer auch ausgewählt oder abgewählt werden, individuell oder alle zusammen mit einem Anklicken.

Der Dialog, den verantwortlichen Nutzer zu definieren

Außerdem, können Sie die Nutzer mit dem Symbol "@" im Feld "Hauptkommentar" bemerken. Das macht diese Nutzer automatisch verantwortlich für den Kommentar. Wenn es verantwortliche Nutzer gibt, gibt es auch die Option unter "Sichtbar für", mit der man die Sichtbarkeit vom Kommentar zum Ersteller und zu den verantwortlichen Nutzern schnell und einfach einschränken.

Dialog "Neuen Kommentar erstellen" - mit dem Symbol "@" bemerkte Nutzer im Feld "Hauptkommentar"

Sobald Sie den Kommentar erstellt und zugewiesen haben, bekommen alle Zuständigen eine Nachricht in der Forme von einem Tab "Mir zugewiesene Kommentare" in der linken Tableiste: rot - falls das Fälligkeitsdatum heutig oder überfällig ist, schwarz - falls das Datum zukünftig ist oder das Fälligkeitsdatum überhaupt nicht eingestellt wurde. Wenn Sie den Kommentar als erledigt markieren, verschwindet sich der Tab aus der Tableiste.

Tab "Mir zugewiesene Kommentare anzeigen" markiert

Falls Sie nicht mehr über die Änderungen im Kommentar informiert werden möchten, selektieren Sie die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen".

Die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen"

Wenn Sie wieder die Information über die Änderungen im Kommentar bekommen wollen, klicken Sie einfach "Abonnieren" an.

Die Option "Abonnieren" markiert

Zusätzlich wurde ein Tab "Fällig" hinzugefügt, der die Liste der überfälligen und für heute zugewiesenen Kommentare zeigt.

Der Tab "Fällig" markiert

Tabs "Export" und "Erledigt" sind unter drei Punkten rechts versteckt.

Tabs "Export und "Erledigt"

6Filter bei der Aufgabe-Verwaltung

Zusammen mit der Möglichkeit, Kommentare zuzuweisen, können Sie auch in der neuen Version nach den bestimmten Nutzern zugewiesenen Kommentaren, sowie nach den nicht zugewiesenen Kommentaren viel schneller suchen, mithilfe von entsprechenden Filtern "Benutzer" und "Nicht zugewiesen" im Tab "Kommunikation" links.

Filter "Benutzer" und "Nicht zugewiesen" hervorgehoben

Wenn Sie brauchen, die Liste der Kommentare zu sehen, die jemandem zugewiesen wurden, aktivieren Sie dann den Filter "Benutzer", wählen Sie den erforderlichen Nutzer aus, danach klicken Sie "Los" unten an und die Liste der diesem Nutzer zugewiesenen Kommentare wird angezeigt.

Die Liste der Zuständigen, nachdem der Filter "Benutzer" aktiviert wurde

Wenn Sie alle Nutzer im Filter "Benutzer" auswählen, dann werden alle Kommentare im Dokument angezeigt, zusammen mit nicht zugewiesenen Kommentaren.

Falls Sie brauchen, nur nicht zugewiesene Kommentare in der Liste sehen, aktivieren Sie einfach den Filter "Nicht zugewiesen".

Das Ergebnis, nachdem der Filter "Nicht zugewiesen" aktiviert wurde

7Nachricht über anstehende Systemaktualisierung

Noch eine wichtige Funktion wurde veröffentlicht - Nachrichten über anstehende Systemaktualisierung. Sie werden über entsprechende Datum und Zeit durch zwei Nachrichten in verschiedenen Zeitpunkten in Ihrer Umgebung oben informiert: gelbe Nachricht erscheint sich 3-5 Minuten vor der Aktualisierung und rote Nachricht kommt 1 Minute vor der Aktualisierung mit der Runterzählung. Während der Aktualisierung werden Sie automatisch ausgeloggt, da das System nicht verfügbar wird. Nachdem Ihre Umgebung aktualisiert wurde, könnten Sie neu einloggen und weiter Ihre Dokumente bearbeiten.

Meldung 3-5 Minuten vor der Aktualisierung

Meldung 1 Minute vor der Aktualisierung

8PDF-Dateien importieren und zu Abbildungen konvertieren

Ab sofort haben alle SMASHDOCs-Nutzer die Möglichkeit, PDF-Dateien im Dokument hochzuladen und alle Seiten zu Abbildungen (.pgn-Format) zu konvertieren. Sie können auch folgen, ob neu erstellte Abbildungen im Entwurfs- oder Überarbeitungsmodus sind.

Sie können PDF-Dateien bis zu 1000 Seiten bearbeiten. Die maximale Dateigröße kann bis zu 200 Mb hochgeladen werden.

Klicken Sie auf "+"-Taste und dann erscheint sich ein Dialog, wo Sie PDF-Dateien aus Ihrem Rechner auswählen oder die ins besondere Hochladen-Feld ziehen können.

Tab "PDF" markiert

Sobald Sie PDF-Dateien ausgewählt haben, sehen Sie die Liste dieser Dateien im Dialog. Dort können Sie mehr Dateien hinzufügen, ausgewählte Dateien löschen, die Reihenfolge der ausgewählten Dateien ändern und die neu erstellten Abbildungen für Überarbeitung aktivieren.

Die Liste der PDF-Dateien, die hochgeladen werden sollen

Nachdem der Import-Prozess gestartet wurde, können Sie die Statusanzeige mit der folgenden Information sehen:

wie viele Seiten schon konvertiert wurden;

wie viele Seiten offen sind und noch nicht konvertiert wurden.

Sobald der Import-Prozess abgeschlossen wird, verschwindet der Dialog und das Ergebnis im Editor wird angezeigt.

Das Ergebnis nach dem Import

9HTML und All-In-One Bericht (HTML) Export

Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass ein neues Feature in SMASHDOCs implementiert wurde - Export des Dokuments und des All-In-One Berichts als HTML Seite.

HTML und All-In-One Bericht (HTML)

Sie können den HTML und All-In-One Bericht (HTML) Export unterschiedlich erledigen:

URL generieren;

Zip-Archiv generieren.

Wenn Sie die Option "Zip-Archiv generieren" auswählen, wird dann Ihre Datei, genauso wie andere exportierten Dateien, heruntergeladen. Falls Sie die Option "URL generieren" ausgewählt haben, wird der erstellte Link in der URLs Liste gespeichert, die Sie ganz oben rechts finden könnten.

Die URLs Liste

Sobald Sie diese URL anklicken, öffnet sich der Link als ein getrennter Tab im Browser.

Geöffnete URL der exportierten HTML Seite

Geöffnete URL des exportierten All-In-One Berichts (HTML)

Die URL der HTML Seite ist öffentlich, also können alle Nutzer, die die URL bekommen haben, den Link nachschauen. Außerdem, wird die erstellte URL auf der Seite Ihres Dokuments ewig gespeichert, deshalb können Sie den Link der HTML Seite irgendwann zugreifen!

10Dokumente in die SDOX-Vorlagen importieren

Ab sofort, während des Imports haben Sie die Möglichkeit, zu entscheiden, wie Sie Ihre Word- oder SDOX-Datei hochladen möchten: gewöhnlicherweise, wie immer, oder eine bestimmte SDOX-Vorlage für diese Datei vor dem Import auswählen. Falls Sie die zweite Variante wählen, dann können Sie eine der für das System früher konfigurierten Vorlagen selektieren und dann Ihr Dokument in diese Vorlage importieren.

Die Liste der SDOX-Vorlagen

Nach dem Import erhält Ihr Dokument dieselbe Ansicht, wie es in der entsprechenden Vorlage eingestellt wurde.

Falls Sie nicht brauchen, Ihr Dokument in die SDOX-Vorlage zu importieren, dann lassen Sie das Feld für die Auswahl der Vorlage leer.

Das Feld für die Auswahl der Vorlage

Hinweis: alle Vorlagen werden nach den Kundenanfragen angepasst, deswegen unterscheiden sie sich in jeder SMASHDOCs-Umgebung.

11Bilder mit ursprünglicher Größe oder mit geringer Auflösung benutzen

Die neue Option im Export-Prozess wurde implementiert - ab sofort ist es möglich, die Größe der Abbildungen im Dokument auszuwählen: Bilder mit Originalgröße oder mit geringer Auflösung.

Die Option "Bilder mit geringer Auflösung benutzen" markiert

Da Export der Dokumente mit ursprünglicher Größe der Abbildungen länger dauern kann, wird das Benutzen von Bildern mit geringer Auflösung die gesamte Dateigröße verringert, deswegen wird die Geschwindigkeit des Export-Prozesses viel schneller.

Also, falls Sie brauchen, Ihre Datei schnell herunterzuladen, aktivieren Sie dann die Option "Bilder mit geringer Auflösung benutzen" im Export-Dialog. Wenn Sie diese Option deaktiviert lassen, verbleiben Ihre Abbildungen im Dokument mit der Originalgröße.

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