SMASHDOCs 2.21 - Versionshinweise

September 28, 2021|Nataliia Berdychevska

Liebe SMASHDOCs Freunde,

wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass eine neue Version von SMASHDOCs erschienen ist. Wir haben intensiv daran gearbeitet und das ganze Team hat sein Bestes gegeben, um das Arbeiten mit SMASHDOCs noch besser zu machen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile dieses Updates werfen …

1Aufgabe-Verwaltung

Wir möchten Ihnen gerne eine neue Implementierung im Kommentar-Feature präsentieren. Es handelt um die Funktion, die Nutzern hilft, die Überarbeitung der Dokumente viel schneller zu organisieren - das ist die Möglichkeit, die Kommentare zu Nutzern im Dokument zuzuweisen. Während der Kommentar-Erstellung können Sie diesen Kommentar zu jedem Nutzer im Dokument zuweisen, sowie Fälligkeitsdatum für die Aufgabe-Erledigung einstellen.

Felder "Zugewiesen" und "Fälligkeitsdatum" markiert

Klicken Sie auf "Zugewiesen" und erscheint sich dann der folgende Dialog, wo Sie definieren könnten, welche Nutzer für den Kommentar verantwortlich werden. Hier können die Nutzer auch ausgewählt oder abgewählt werden, individuell oder alle zusammen mit einem Anklicken.

Der Dialog, den verantwortlichen Nutzer zu definieren

Außerdem, können Sie die Nutzer mit dem Symbol "@" im Feld "Hauptkommentar" bemerken. Das macht diese Nutzer automatisch verantwortlich für den Kommentar. Wenn es verantwortliche Nutzer gibt, gibt es auch die Option unter "Sichtbar für", mit der man die Sichtbarkeit vom Kommentar zum Ersteller und zu den verantwortlichen Nutzern schnell und einfach einschränken.

Dialog "Neuen Kommentar erstellen" - mit dem Symbol "@" bemerkte Nutzer im Feld "Hauptkommentar"

Sobald Sie den Kommentar erstellt und zugewiesen haben, bekommen alle Zuständigen eine Nachricht in der Forme von einem Tab "Mir zugewiesene Kommentare" in der linken Tableiste: rot - falls das Fälligkeitsdatum heutig oder überfällig ist, schwarz - falls das Datum zukünftig ist oder das Fälligkeitsdatum überhaupt nicht eingestellt wurde. Wenn Sie den Kommentar als erledigt markieren, verschwindet sich der Tab aus der Tableiste.

Tab "Mir zugewiesene Kommentare anzeigen" markiert

Falls Sie nicht mehr über die Änderungen im Kommentar informiert werden möchten, selektieren Sie die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen".

Die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen"

Wenn Sie wieder die Information über die Änderungen im Kommentar bekommen wollen, klicken Sie einfach "Abonnieren" an.

Die Option "Abonnieren" markiert

Zusätzlich wurde ein Tab "Fällig" hinzugefügt, der die Liste der überfälligen und für heute zugewiesenen Kommentare zeigt.

Der Tab "Fällig" markiert

Tabs "Export" und "Erledigt" sind unter drei Punkten rechts versteckt.

Tabs "Export und "Erledigt"

2Filter bei der Aufgabe-Verwaltung

Zusammen mit der Möglichkeit, Kommentare zuzuweisen, können Sie auch in der neuen Version nach den bestimmten Nutzern zugewiesenen Kommentaren, sowie nach den nicht zugewiesenen Kommentaren viel schneller suchen, mithilfe von entsprechenden Filtern "Benutzer" und "Nicht zugewiesen" im Tab "Kommunikation" links.

Filter "Benutzer" und "Nicht zugewiesen" hervorgehoben

Wenn Sie brauchen, die Liste der Kommentare zu sehen, die jemandem zugewiesen wurden, aktivieren Sie dann den Filter "Benutzer", wählen Sie den erforderlichen Nutzer aus, danach klicken Sie "Los" unten an und die Liste der diesem Nutzer zugewiesenen Kommentare wird angezeigt.

Die Liste der Zuständigen, nachdem der Filter "Benutzer" aktiviert wurde

Wenn Sie alle Nutzer im Filter "Benutzer" auswählen, dann werden alle Kommentare im Dokument angezeigt, zusammen mit nicht zugewiesenen Kommentaren.

Falls Sie brauchen, nur nicht zugewiesene Kommentare in der Liste sehen, aktivieren Sie einfach den Filter "Nicht zugewiesen".

Das Ergebnis, nachdem der Filter "Nicht zugewiesen" aktiviert wurde

3Nachricht über anstehende Systemaktualisierung

Noch eine wichtige Funktion wurde veröffentlicht - Nachrichten über anstehende Systemaktualisierung. Sie werden über entsprechende Datum und Zeit durch zwei Nachrichten in verschiedenen Zeitpunkten in Ihrer Umgebung oben informiert: gelbe Nachricht erscheint sich 3-5 Minuten vor der Aktualisierung und rote Nachricht kommt 1 Minute vor der Aktualisierung mit der Runterzählung. Während der Aktualisierung werden Sie automatisch ausgeloggt, da das System nicht verfügbar wird. Nachdem Ihre Umgebung aktualisiert wurde, könnten Sie neu einloggen und weiter Ihre Dokumente bearbeiten.

Meldung 3-5 Minuten vor der Aktualisierung

Meldung 1 Minute vor der Aktualisierung

4PDF-Dateien importieren und zu Abbildungen konvertieren

Ab sofort haben alle SMASHDOCs-Nutzer die Möglichkeit, PDF-Dateien im Dokument hochzuladen und alle Seiten zu Abbildungen (.pgn-Format) zu konvertieren. Sie können auch folgen, ob neu erstellte Abbildungen im Entwurfs- oder Überarbeitungsmodus sind.

Sie können PDF-Dateien bis zu 1000 Seiten bearbeiten. Die maximale Dateigröße kann bis zu 200 Mb hochgeladen werden.

Klicken Sie auf "+"-Taste und dann erscheint sich ein Dialog, wo Sie PDF-Dateien aus Ihrem Rechner auswählen oder die ins besondere Hochladen-Feld ziehen können.

Tab "PDF" markiert

Sobald Sie PDF-Dateien ausgewählt haben, sehen Sie die Liste dieser Dateien im Dialog. Dort können Sie mehr Dateien hinzufügen, ausgewählte Dateien löschen, die Reihenfolge der ausgewählten Dateien ändern und die neu erstellten Abbildungen für Überarbeitung aktivieren.

Die Liste der PDF-Dateien, die hochgeladen werden sollen

Nachdem der Import-Prozess gestartet wurde, können Sie die Statusanzeige mit der folgenden Information sehen:

wie viele Seiten schon konvertiert wurden;

wie viele Seiten offen sind und noch nicht konvertiert wurden.

Sobald der Import-Prozess abgeschlossen wird, verschwindet der Dialog und das Ergebnis im Editor wird angezeigt.

Das Ergebnis nach dem Import

5HTML und All-In-One Bericht (HTML) Export

Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass ein neues Feature in SMASHDOCs implementiert wurde - Export des Dokuments und des All-In-One Berichts als HTML Seite.

HTML und All-In-One Bericht (HTML)

Sie können den HTML und All-In-One Bericht (HTML) Export unterschiedlich erledigen:

URL generieren;

Zip-Archiv generieren.

Wenn Sie die Option "Zip-Archiv generieren" auswählen, wird dann Ihre Datei, genauso wie andere exportierten Dateien, heruntergeladen. Falls Sie die Option "URL generieren" ausgewählt haben, wird der erstellte Link in der URLs Liste gespeichert, die Sie ganz oben rechts finden könnten.

Die URLs Liste

Sobald Sie diese URL anklicken, öffnet sich der Link als ein getrennter Tab im Browser.

Geöffnete URL der exportierten HTML Seite

Geöffnete URL des exportierten All-In-One Berichts (HTML)

Die URL der HTML Seite ist öffentlich, also können alle Nutzer, die die URL bekommen haben, den Link nachschauen. Außerdem, wird die erstellte URL auf der Seite Ihres Dokuments ewig gespeichert, deshalb können Sie den Link der HTML Seite irgendwann zugreifen!

6Dokumente in die SDOX-Vorlagen importieren

Ab sofort, während des Imports haben Sie die Möglichkeit, zu entscheiden, wie Sie Ihre Word- oder SDOX-Datei hochladen möchten: gewöhnlicherweise, wie immer, oder eine bestimmte SDOX-Vorlage für diese Datei vor dem Import auswählen. Falls Sie die zweite Variante wählen, dann können Sie eine der für das System früher konfigurierten Vorlagen selektieren und dann Ihr Dokument in diese Vorlage importieren.

Die Liste der SDOX-Vorlagen

Nach dem Import erhält Ihr Dokument dieselbe Ansicht, wie es in der entsprechenden Vorlage eingestellt wurde.

Falls Sie nicht brauchen, Ihr Dokument in die SDOX-Vorlage zu importieren, dann lassen Sie das Feld für die Auswahl der Vorlage leer.

Das Feld für die Auswahl der Vorlage

Hinweis: alle Vorlagen werden nach den Kundenanfragen angepasst, deswegen unterscheiden sie sich in jeder SMASHDOCs-Umgebung.

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