SMASHDOCs 2.19 - Versionshinweise

September 28, 2021|Nataliia Berdychevska

Liebe SMASHDOCs-Freunde,

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass eine neue Version von SMASHDOCs erschienen ist. Wir haben intensiv daran gearbeitet, und das ganze Team hat sein Bestes gegeben, um das Arbeiten mit SMASHDOCs noch besser zu machen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile dieses Updates werfen …

1Roundtrip-Verbesserungen

Wir freuen uns, unseren Nutzern mitzuteilen, dass die Funktion "Roundtrip" jetzt mit verbessertem Design und neu hinzugefügter Funktionalität präsentiert werden kann. Ab sofort:

wird der ausgewählte Abschnitt im Teil "Abschnitte mit Änderungen" mit der blauen Grenze in beiden untergeordneten und "Master"-Dokumenten hervorgehoben, damit Sie Änderungen einfach finden können und nicht von anderen Abschnitten verwirrt werden;

Abschnitt mit einer Grenze im Vergleichsbericht hervorgehoben

können Sie entscheiden, welche Ansicht des Vergleichsberichts Sie bekommen möchten:

synoptische (2-Spalten-)Ansicht

"In 1 zusammengeführt"

"In 1 zusammengeführt" Aussicht

wurde das Dialogfeld mit der Auswahl von aktiven Dokumente verbessert;

Ausblick auf die Auswahl der Dokumente

ist die Schaltfläche "Zusammenführen" kleiner geworden und fügt sich nun besser in die Oberfläche ein;

Aktive Vergleichsseite mit den Dokumentänderungen und "Zusammenführen"-Schaltfläche hervorgehoben

können Sie entscheiden, ob Sie einen Schnappschuss erstellen wollen, damit Sie den Inhalt vom für das Vergleichen importierten Dokument vor der Zusammenführung behalten können;

Information über den Schnappschuss markiert

sehen Sie den Namen des Erstellers des untergeordneten Dokuments gleich unter dem Titel im Vergleichsbericht.

Änderungen von einem Ersteller markiert

2SmartDocuments in Microsoft Teams integriert

Ab sofort können Sie Ihre mittels eines SmartDocuments Interview erstellten Dokumente optional direkt in Ihrem MS Teams Konto erstellen. Wählen Sie eine passende Vorlage und bearbeiten Sie Ihr Dokument innerhalb der MS Teams Plattform genauso wie mit externen Bearbeitern in Ihrer SMASHDOCs Instanz.

Option für SmartDocuments hervorgehoben

SmartDocuments Vorlagen

3Tab für Zeichenzähler hinzugefügt

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, die Wörter- und Zeichenzahl Ihres Dokuments anzeigen zu lassen! Klicken Sie einfach "Wörter / Zeichen zählen" im Menü links an und Sie sehen eine Statistik über die Anzahl von Wörtern und Zeichen mit und ohne Leerzeichen im gesamten Dokument oder nur in ausgewählten Abschnitten.

Der Bericht der Wortzahl hervorgehoben

4Den Link zum Branding-Logo hinzufügen

Wir haben auch es leichter gemacht, wichtige Links aus dem Editor schnell zu erreichen. Das bedeutet, wenn es einen Link gibt, auf den Sie gleich aus dem Editor weiterleiten wollen, können Sie den Link einfach zum Branding-Logo auf der Admin-Seite von Ihrer SMASHDOCs-Umgebung hinzufügen und dann diesen Link im Editor mit dem Klicken auf Logo oben links öffnen.

Hinweis: funktioniert nur im Partnermodus.

URL zum Logo hinzufügen

Branding-Logo mit dem vermutlichen Link hervorgehoben

5eSign-Verbesserungen

Eine wichtige Verbesserung wurde in SMASHDOCs implementiert: ab sofort können Sie die Gesamtanzahl sowie die verbleibende Anzahl von Signaturprozessen im System verfolgen. Diese Information erhalten Sie im Avatar-Menü des SMASHDOCs Editors. Außerdem, wird dort das Fälligkeitsdatum von gestarteten Signaturprozessen angezeigt.

Die gesamte und restliche Anzahl der Unterschriften im System

6Limitierung der Nutzer im Unterschriftprozess

Mit diesem Release präsentieren wir eine weitere Verbesserung unserer Lösung zur elektronischen Signatur. Um bestimmt zu sein, ist das mit der Benutzer-Führung im Unterschriftprozess verbunden. Ab sofort haben nur interne Benutzer einen Zugang zur eSign-Funktion. Dabei kann der Administrator Ihrer SMASHDOCs-Umgebung definieren, wer Unterschriftprozesse starten darf. Außerdem, haben wir eine Wildcard-Option implementiert: wenn ein Administrator das Symbol "*" in die Zeile "Internal User Domains" einfügt, werden alle Benutzer als interne Benutzer markiert. Diese Option ist besonders hilfreich in öffentlichen Systemen – das sind Systeme, zu den jeder Benutzer den Zugang mit allen Berechtigungen haben kann.

Internal User Domains markiert

7Hinzufügen neuer Symbole für nicht druckbare Steuerzeichen

Wir haben zwei neue Symbole für nicht druckbare Steuerzeichen hinzugefügt, damit Sie bequem in Fußnoten und Textabschnitten arbeiten können. Das Symbol "Soft hyphen" wird für die Silbentrennung in Text- und Fußnoten-Abschnitten gebraucht und "Line Feed" wird für den Zeilenumbruch nur in Fußnoten-Abschnitten verwendet. Sie finden diese Symbole im Menü "Symbole" unter "Alle Sonderzeichen" oder auf der Registerkarte "Leerräume und Zeilenumbruch".

Symbole für "Soft Hyphen" und "Line Feed" auf der Registerkarte "Alle Sonderzeichen"

Die Symbole "Soft hyphen" und "Line Feed" auf der Registerkarte "Leerräume und Zeilenumbruch"

8Gleichzeitige Arbeit auf der Admin-Seite

Für den Fall der gleichzeitigen Bearbeitung derselben Registerkarte auf der Admin-Seite durch mehrere Personen haben wir sichergestellt, dass jede Änderung gespeichert wird. Unabhängig davon, ob es sich bei dem zu bearbeitenden Objekt um Sonderzeichen, Quick Start Menus, Inline-Styles oder Paragraph Decorators handelt, können Sie sicher sein, dass alle Daten erfolgreich gespeichert werden.

Special Characters Tab in der AdminUI Seite

9Verbesserung der Darstellung von Querverweis-Zählern im Gesamtkontext

Dank der Verbesserung eines Querverweismusters können Sie auf das Objekt mit all seinen hierarchischen Eigenschaften verweisen. Das kann z. B. so aussehen wie 1.a) (i), was besonders bei der Verwendung komplexer Listen nützlich ist.

Querverweis hervorgehoben

10Einblenden der Schaltfläche "Fußnoten" in der Hauptmenüleiste

Jetzt sehen Sie die Fußnoten-Schaltfläche direkt in der Hauptsymbolleiste. Sie müssen nicht auf ein Büroklammer-Symbol klicken. Sie können sogar noch weiter gehen und eine beliebige Schaltfläche aus dem Büroklammer-Dropdown so konfigurieren, dass sie in die oberste Ebene der Symbolleiste verschoben wird.

Schaltfläche "Fußnoten" wird separat angezeigt

11Dracoon-Integration

Hier freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Dracoon nun erfolgreich mit SMASHDOCs integriert ist. Für Sie als Benutzer bedeutet das eine transparente und zuverlässige Datenfreigabe. Alle Dateien aus Räumen/Ordnern stehen nur denjenigen zur Verfügung, die einen Zugang haben. Außerdem ist eine Export-Option vorhanden, was bedeutet, dass Sie SMASHDOCs-Dokumente direkt nach Dracoon übertragen können, ohne unnötige Hektik beim separaten Öffnen.

Dracoon & SMASHDOCs

12Literaturvezeichnis-Export in Word

Endlich sind wir soweit, dass wir den Export von Literaturverzeichnissen nach Word einführen, damit der Exportvorgang noch benutzerfreundlicher wird. Unabhängig davon, welches Format Sie für das Zitieren von Quellen benötigen, werden diese mit dem gewählten Stil in Word angezeigt. Alle bibliografischen Referenzen und die Indizes der Zitate bleiben somit in der .docx-Datei erhalten.

Der Literaturverweis und Bibliographie in SMASHDOCs hervorgehoben

Das Zitat und das Literaturverzeichnis in Word nach dem Export hervorgehoben

13Schnappschüsse

Jetzt können Sie die erste Version eines Dokuments nach dem Zusammenführen der Dateien speichern. Sie können auch einen automatischen Schnappschuss (der eine saubere Version des letzten Zustands des Dokuments ist) über den Word/sdox-Export erstellen sowie diese vergleichen, um die Änderungen zu verfolgen. Außerdem wird neben dem Datum der Snapshot-Erstellung auch deren genaue Uhrzeit angegeben.

Genaue Zeit der Erstellung des Schnappschusses hervorgehoben

Änderungen im Vergleichsbericht hervorgehoben

14Berechtigung zum Ausführen von Putzroutinen erforderlich

Die Berechtigung, die Option "Putzroutinen" für Benutzer ermöglicht, wurde zu der Liste der Benutzerrechte hinzugefügt. Ab sofort, damit man Putzroutinen ausführen kann, muss die erforderliche Berechtigung für einen Benutzer aktiviert werden. Diese Berechtigung kann während der Benutzereinladung oder während der Arbeit mit dem Dokument durch die Benutzerverwaltung aktiviert/deaktiviert werden.

Neue Berechtigung, Putzroutinen zu führen

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