1Definition und Anwendungsfälle

Die Definition einer Version ist ein Status Ihres gesamten Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt. Daher besteht der Hauptzweck der Erstellung ein Version darin, den Status des Dokuments für einen späteren Vergleich oder Export zu speichern.

Versionen-Funktionalität angezeigt

Ein perfektes Anwendungsbeispiel wäre ein Verhandlungsprozess. Es wird immer die "erste Version eines Vertrags" geben, mit der jede Partei einverstanden ist. Bei weiteren Änderungen ist es oft sinnvoll, den aktuellen Status der Vereinbarung mit dem zu vergleichen, auf den sich alle ursprünglich geeinigt hatten.

Daher ist das Erstellen von Versionen eines Dokuments in den gewünschten Verhandlungsphasen eine perfekte Lösung im Vergleich zum Erstellen und separaten Speichern mehrerer Dokumentversionen.

2Erstellungsprozess

Wenn die Versionen-Funktion auf Ihrem System aktiv ist, wird in der linken Registerkartenleiste eine neue Registerkarte "Versionen" angezeigt. Von dort aus können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Versionen eines Dokuments in SMASHDOCs erstellen, das heißt Version einer sauberen Version Ihres Dokuments, einschließlich Kommentaren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neu", damit ein Fenster zum Erstellen der Versionen sich öffnet.

Tab "Versionen" hervorgehoben

Geben Sie während des Erstellungsprozesses an

●Namen der Version

●Version-Nummerierungsstufe

●Notiz (optional)

Erstellen von Version hervorgehoben

Während des Imports des sdox-/Word-Dokumentes zum SMASHDOCs ist der Standardname "Original" in der ursprünglichen Version angezeigt.

Der Standardname der ursprünglichen Version

Später können Sie aufgenommene Versionen je nach Ebene filtern. Durch Hinzufügen von Notizen wie in den folgenden Beispielen können Sie den Zweck der jeweiligen Version unterscheiden oder andere Informationen hinzufügen, die Sie hinzufügen möchten.

Wenn die Option "Details anzeigen" aktiviert ist, werden Informationen darüber, was, wann und von wem erstellt wurde, in der Liste angezeigt.

Ebenen und aktivierte Details hervorgehoben

Außerdem wird neben dem Datum der Snapshot-Erstellung auch deren genaue Uhrzeit angegeben.

Genaue Zeit der Erstellung der Version hervorgehoben

Sobald Sie "Details anzeigen" deaktiviert haben, werden nur die Namen der Versionen angezeigt.

Liste der Versionen ohne Details hervorgehoben

3Versionen als separates Benutzerrecht

Die Option "Versionen" ist nur für Benutzer verfügbar, bei denen das jeweilige Benutzerrecht im jeweiligen Dokument aktiviert ist. Wenn Sie einen Benutzer zu Ihrem Dokument einladen möchten, damit er / sie Versionen machen kann, gewähren Sie ihm dieses Recht während der Einladung direkt oder aktivieren Sie die Option "Versionen" später in der Benutzerverwaltung.

Option "Versionen" hervorgehoben bei der Freigabe des Dokumentes zur Überarbeitung

4Vergleich von Versionen

Sie können Versionen miteinander vergleichen und dann die erforderlichen Änderungen zusammenführen.

Bitte beachten Sie, dass das Zusammenführen nur im Vergleich zum aktuellen Stand des Dokuments möglich ist.

Vergleich von Versionen hervorgehoben

Wie im üblichen Vergleichsprozess können Sie die Änderungen, die Sie zusammenführen möchten, oder alles auf einmal auswählen, indem Sie auf "Alles zusammenführen" klicken.

Vergleichsbericht mit den Buttons "Zusammenführen"

In anderen Fällen, nämlich wenn zwei oder mehr Versionen miteinander verglichen werden, ist das Ergebnis eine Vergleichsberichtansicht - ohne die Möglichkeit, Änderungen zusammenzuführen.

5Export von Versionen

Snapshots können auch als Original-SDox-Datei und / oder als WORD-Dokument exportiert werden. Exportierte Versionen im sdox- und docx-Format können später jederzeit mit unserer Vergleichsfunktion verglichen werden.

Export von der Version hervorgehoben