Modul "Ein Dokument digital unterzeichnen"

September 28, 2021|Nataliia Berdychevska

1Unterschriftprozess vorbereiten

Um ein Dokument digital unterzeichnen zu können, müssen im ersten Schritt Platzhalter an den Stellen gesetzt werden, an denen unterzeichnet werden soll.

Klicken Sie hierzu an die Stelle, an welche ein Platzhalter gesetzt werden soll.

Danach klicken Sie auf den eSign-Button in der Tool Bar oben.

Wenn Sie selbst unterzeichnen, klicken Sie einfach auf Ihren Namen.

Um einen neuen Platzhalter einzufügen, wählen Sie die Option "Neuer Platzhalter".

Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie alle zur Unterschrift erforderlichen Daten eingeben können. Mindestens erforderlich sind:

Vorname

Name

E-Mail-Adresse

Felder "Unternehmen" und "Position" sind optional. Sie würden vorausgefüllt erscheinen, falls Sie diese Daten bereits bei der Registrierung angegeben oder später im Benutzerkonto bearbeitet haben.

Wenn Sie das Feld "Position" anders als im Benutzerkonto benötigen, bearbeiten Sie es einfach im Platzhalter für Unterzeichner und nur eine aus dem Platzhalter wird im signierten Dokument angezeigt.

Klicken Sie auf "Speichern", um den Platzhalter zu setzen.

Sie können die Informationen des Platzhalters jederzeit anpassen oder ihn löschen, indem Sie auf den Platzhalter klicken und dann auf den Button "Bearbeiten" bzw. "Löschen".

2Unterschriftprozess starten

Sind alle erforderlichen Platzhalter gesetzt, klicken Sie oben in der Tool Bar auf den eSign-Button und wählen dann die Option "Prozess starten".

Die Taste "eSign starten" findet man auch im eSign-Tab links.

Sie können nun (bei Bedarf) eine persönliche Nachricht an alle Unterzeichner erfassen und festlegen, ob alle gleichzeitig unterzeichnen können oder dies in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen soll.

Sofern in einer bestimmten Reihenfolge unterzeichnet werden soll, können Sie die Reihenfolge der Unterzeichner in der Liste nach Ihren Wünschen anpassen.

Klicken Sie zum Start des Unterschriftprozesses auf "eSign starten".

Hinweis

Der Unterschriftprozess kann nur gestartet werden, wenn alle Entwurfsabschnitte freigegeben wurden und es keine offenen Änderungsvorschläge mehr gibt. Ist dem so, erscheint ein Warnhinweis.

Sobald der eSign-Prozess erfolgreich gestartet wurde, erscheint eine kurze Bestätigung. Sofern Sie selbst unterzeichnen, können Sie dies sofort tun.

3eSign-Dashboard im Dokument

Sobald sich ein eSign-Platzhalter im Dokument befindet, wird links in der Tab-Leiste im Dokument das eSign-Tab angezeigt. Dahinter befindet sich das eSign-Dashboard, in welchem Sie jederzeit den jeweils aktuellen Status des eSign-Prozesses sehen können.

Sie können es jederzeit ausklappen durch Klick auf das eSign-Tab. Es gibt auch die Tasten "Unterzeichnen", "Erinnern" und "Abbrechen" im eSign-Tab, um den benötigten Prozess direkt aus dem Tab zu führen.

Solange noch Unterschriften fehlen, wird deren Anzahl in rot angezeigt.

4Einen Schnappschuss nach dem Anfang des eSign-Prozesses erstellen

Sobald der eSign-Prozess anfängt, wird ein Schnappschuss von dem zum eSign abgesendeten Dokument automatisch erstellt. Sie können diesen Schnappschuss in der Liste der Schnappschüsse im entsprechenden Tab links finden.

Genauso, wie jeden Schnappschuss, kann man diesen Schnappschuss auch bearbeiten, als .sdox und als .docx herunterladen. Sie können den Namen des Schnappschusses, Schnappschuss-Nummerierungsstufe und Notiz bearbeiten. Die Standard-Texte sind in den Feldern "Name" und "Notiz" eingefügt: der Name - "Sent for e-signature", die Notiz - "eSign provider: Signaturit".

5Unterzeichnen

Alle Unterzeichner haben nun eine E-Mail erhalten mit einem Link, den Sie direkt auf die Unterschriftseite bringt.

Hinweis: alle Meldungen über Anfang des eSign-Prozesses, Abbrechung und Erinnern werden per E-Mail auf Dokumentsprache gesendet.

Klicken Sie auf "Ausfüllen", um an die Stelle zu navigieren, an der unterzeichnet werden soll.

Klicken Sie auf das gelbe Feld, um zu unterzeichnen.

Jetzt können Sie unterzeichnen. Das geht übrigens auch ganz bequem über Ihr Mobiltelefon, wenn Sie den QR-Code links scannen.

Nach Unterschrift und Klick auf "Akzeptieren" sehen Sie alle Daten im Dokument.

Haken Sie abschließend beide Checkboxen links unten ab und klicken Sie auf "Dokument senden".

6Das von allen unterzeichnete Dokument erhalten

Sobald alle Unterschriften vorliegen, sehen Sie einen grünen Haken an eSign-Tab im Dokument.

Das unterzeichnete Dokument wurde bereits automatisch per E-Mail an alle Unterzeichner gesendet. Es kann zusätzlich jederzeit im eSign-Dashboard heruntergeladen werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Gesamtanzahl sowie die verbleibende Anzahl von Signaturprozessen im System zu verfolgen. Diese Information wird im Avatar-Menü unten, zusammen mit dem Fälligkeitsdatum von gestarteten Signaturprozessen angezeigt.

7Das eSign-Dashboard auf der Startseite

Parallel zum eSign-Dashboard im Dokument gibt es auch ein eSign-Dashboard auf der Startseite.

Dort finden Sie alle Dokumente, die

sich gerade im eSign-Prozess befinden,

vollständig unterschrieben wurden oder

deren eSign-Prozess abgebrochen wurde.

8Beschränkung auf interne Benutzer im Unterschriftprozess

Ein wichtiger Teil der Information über den Unterschriftvorgang ist folgendes: um einen Zugang zum eSign-Prozess zu haben und im System automatisch autorisiert zu werden, müssen Sie nur interner Benutzer sein.

Interne und externe Benutzer sind von Internal User Domains in der Admin UI Seite identifiziert.

Wenn der Feld "Internal User Domains" leer ist, sind alle Benutzer extern. Damit Sie ein interner Benutzer werden, muss die Adresse Ihres Domains zum Feld "Internal User Domains" hinzugefügt werden. Um das zu machen, fügen Sie die erforderte Adresse in die Zeile ein.

Außerdem, wenn der Feld "Internal User Domains" * Symbole enthält, sind alle Benutzer intern.

Unabhängig davon, dass die Unterschriftfunktion in Funktion-Einstellungen in der Admin Seite angeschaltet oder ausgeschaltet ist, haben externe Benutzer kein Recht, im Unterschriftprozess teilzunehmen. Außerdem, ist die Unterschriftfunktion im Editor unsichtbar. Externe Benutzer können nicht die Platzhalter mit Unterschriftdaten im Dokument bearbeiten oder löschen und es gibt kein eSign-Tab im Dashboard für sie.

Allerdings, wenn es einen Platzhalter mit den Daten des externen Benutzers im Dokument gibt und der eSign-Prozess schon gestartet ist, bekommen die externen Benutzer die Anfrage für Unterschrift per Email. Sie können dieses Dokument unterzeichnen, aber nur durch ihr Email.

9System-Einstellungen für Unterschriften

Um die notwendigen Einstellungen im System festzulegen, sollen Sie einige wichtige Schritte erledigen. Fügen Sie drei neuen Umgebungsvariablen im .yml-Format über das Programm "Docker Compose" ein:

SIGNATURIT_TOKEN=WDoMMuMeLGOFghrmxRyGkdeEXgdWdNFkMylfckhQHRddWrGAzjydGgKSKGjTegafwYijfVwbrxbBADUVYJnXxM

CLOUDCONVERT_TOKEN=eyJ0eXAiOiJKV1QiLCJhbGciOiJSUzI1NiJ9.eyJhdWQiOiIxIiwianRpIjoiNjYwNDQ1NzcyMjdhYjkyOWQwMDgzZWFmZmJjYThkZjViZjcyMDc2NDA0ZWQxMTMyMjk5Mzc0Mzg0Y2E2MjYxYzQ5ODY5NDAxYmU3MDI3ZWEiLCJpYXQiOiIxNjA3NTE1NDc5LjM4Nzk4OCIsIm5iZiI6IjE2MDc1MTU0NzkuMzg3OTkxIiwiZXhwIjoiNDc2MzE4OTA3OS4zNDI4NTAiLCJzdWIiOiI0NzQzMTAyMiIsInNjb3BlcyI6WyJ1c2VyLnJlYWQiLCJ1c2VyLndyaXRlIiwidGFzay5yZWFkIiwidGFzay53cml0ZSIsIndlYmhvb2sucmVhZCIsIndlYmhvb2sud3JpdGUiLCJwcmVzZXQucmVhZCIsInByZXNldC53cml0ZSJdfQ.oFtvIxscckLYkmv5GFn7_duaVroG_8Sa8TXrqv5yebVeGSRZ32N8nuyNH1yDYtKxEyWqg0KDpLEDRzlsicsSWDgdzelzlIMbf94F1R6-l9WrWUmtb7BH1XQVXXO1i77RCXsRbRJcLqyBNT3-xkLEhRk_xGbf9Jv6F3_w_yoV-3PsuZC46-yM88gwcAyaRqO0xfm_54iCHTmNqrqIQ4IKrDtck6VOzIIDbXmUlkLICjeUejBR9UTadkOBB-RTYKyhSy3Bh8Y_D5FET16c8FxYLBg531XJ514rIgX5q-lkrX-mb-GxKgKbbVIs52XNsW1oQiF2Z2CcFQQWb7ux-u85lB3QNmQ81moxVg6Br45460XIDrRgTE9qg6JAjjR6HEO6Vlliif8SBta8HFJPonQbfogB86mf9THw3gt7KqvBwGVA1k1GhK2PfLBQEH8VJnN6veZ1Dn8ZKmFl7ou8GzliVsl5U8HEqUrKZRbzniIhssPZyLwYmOrJ66--N-PRsWXt2UTUp3-IRIstMYVKZNJMjgBmIgbUDeZ5ITeq0CtKKDzDA9DUa5W5NWXXl_14ZaUYEBhxTM6raoQoMoIPUA9RY3xVAzrdng3BKO3Ccnxtd9k0oSAMlkCSf2ZuUD4HfvVYt5J1bhL-SR00OK8erkLnFb_CtJWocCPOpmNRdx0oFeY

SIGNATURIT_TEMPLATE_UUID=8f604b81-a667-40e8-90c4-f1e7c95d620e

Erste zwei Variablen sind ständig und unverändert. Die dritte Variable "SIGNATURIT_TEMPLATE_UUID" hat ID von der konfigurierten Word-Vorlage. Die entsprechende Word-Vorlage sollen Sie in der Admin UI Seite hochladen.

10Wie die Word-Vorlage für Unterschriften einzustellen

Um die Word-Vorlage für den eSign-Prozess zu konfigurieren, sollen Sie ein Inline-Format mit dem Namen "esignature_style" einfügen. Die Font-Farbe für dieses Inline-Format ist weiß.

Wenn alle Einstellungen fertig sind, müssen Sie Ihr System mit der Pipeline One-System-Restart in https://ci.smashdocs.net/ neu starten.