Modul "Kommentar"

September 28, 2021|Nataliia Berdychevska

1Einen Kommentar erstellen

Kommentare können sowohl für den ganzen Abschnitt, als auch für den markierten Text erstellt werden. Um einen Kommentar zu einem bestimmten Teil eines Textabschnitts zu erstellen, markieren Sie zunächst den gewünschten Text und klicken dann auf den Button "Kommentar".

Das Icon für das Kommentar-Erstellen

Im nun erscheinenden Dialog können Sie die Daten zu Ihrem Kommentar erfassen.

Felder "Betreff" und "Hauptkommentar" angezeigt

Texte in Feldern "Betreff" und "Hauptkommentar" können als Fett, Kursiv und Unterstrichen formatiert werden. Außerdem, ist es möglich, den Weblink einzufügen und Formatierung zu löschen.

Wenn Sie keinen Text in einem Abschnitt markieren, wird der Kommentar zum Abschnitt erstellt.

Sie können Ihr Kommentar auch anders erstellen - über die Option "Kommunikation" im Dropdown-Menü.

Kontextmenü mit hervorgehobenem Eintrag "Kommentare" (alternative Variante)

1.1Sichtbarkeit von Kommentaren

Dabei können Sie auch steuern, ob der Kommentar

für alle Mitwirkenden im Dokument,

nur für ausgewählte Mitwirkende oder

nur für Sie

sichtbar ist.

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar für alle" können von allen Benutzern mit Zugriff auf das Dokument gesehen werden. In diesem Fall wird das Häckchen neben den "Administratoren" automatisch gesetzt und ist nicht änderbar.

Einstellungen "Sichtbar für alle" und "Administratoren" hervorgehoben

Die Einstellung "Ausgewählte" erlaubt die individuelle Auswahl von Benutzern, für die der Kommentar sichtbar sein soll. Es können nur Benutzer hinzugefügt werden, die bereits Zugriff auf das Dokument haben. Allerdings ist es später immer noch möglich, individuelle Benutzer hinzuzufügen. Sobald Sie "Ausgewählte" anklicken, öffnet sich ein Modalfenster "Beteiligte", wo Sie die Nutzer wählen können, für die der Kommentar sichtbar wird. Mit dem Anklicken "Diesen Kommentar für alle sichtbar machen" können Sie einen Zugang zum Kommentar allen Nutzern im Dokument geben.

Das Modalfenster, Nutzer auszuwählen, für die der Kommentar sichtbar wird

Die Einstellung "Nur ich" erlaubt private Kommentare zu erstellen, die jeder Zeit freigegeben sein können.

Beim Erstellen eines Kommentars wird dieses zunächst als "Sichtbar für alle" festgelegt. Wird der Kommentar so gespeichert, können alle Benutzer in dem Dokument inkl. Administratoren den Kommentar einsehen oder darauf antworten.

Hinweis: nachdem Kommentar als "Sichtbar für alle" erstellt wurde, kann die Sichtbarkeit von solchem Kommentar nicht mehr bearbeitet werden.

1.2Private Kommentare freigeben

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar nur für mich" können jeder Zeit freigegeben werden. Man kann unter anderem:

(a)einzelner Kommentar freigeben

Privater Kommentar für alle sichtbar machen

(b)alle Kommentare im Abschnitt freigeben

Alle privaten Kommentare zum Abschnitt freigeben

(c)alle Kommentare im Dokument freigeben

Alle private Kommentare im Dokument freigeben

1.3Sichtbarkeit von Kommentaren im Export

Außerdem können Sie regeln, ob der Kommentar im WORD-Export ausgegeben werden soll.

Option "Sichtbar im Export" beim Erstellen des Kommentars hervorgehoben

Nur dann, wenn die Option "Sichtbar im Export" aktiviert ist, erscheint die zusätzliche Einstellung "Kommentare exportieren" beim Word und SDOX Export.

Einstellung "Kommentare exportieren" beim Export in Word hervorgehoben

2Neue Kommentare anderer Nutzer nachverfolgen

Haben andere Nutzer neue Kommentare bzw. Antworten auf Kommentare in das Dokument eingearbeitet, werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Auf Ihrer Startseite können Sie sofort erkennen, ob und wie viele Dokumente es gibt, die Neuigkeiten haben.

Dokumente mit neuen Kommentaren in der Liste

Im Dokument selbst erscheint ein roter Hinweis am Tab "Kommentare".

Um die Neuigkeiten nachzuverfolgen, klicken Sie auf das Tab. Es wird die Liste der Kommentare mit Änderungen angezeigt.

Tab "Kommunikation" angezeigt

Klicken Sie auf einen Kommentar, um dessen Details sehen zu können. Beiträge, die neu sind, sind gelb hervorgehoben.

Um den Kommentar als "gesehen" zu markieren, klicken Sie einfach auf das "Auge" oben. Wenn Sie auf einen Kommentar antworten, wir dieser automatisch als gesehen markiert.

Auge-Symbol und "Zurück"-Button markiert

Über den "Zurück"-Button neben dem Auge (siehe Image 13) gelangen Sie zurück zur Kommentarliste.

Erstellte Kommentare bekommen individuelle Links, dass einkopiert und den beteiligten Personen gesendet werden können. Auf diese Weise öffnen die Benutzer sofort die relevanten Kommentare und können gleich kommunizieren beginnen.

Button zu dem Kommentarlink hervorgehoben

2.1Antworten zu bestehenden Kommentaren schreiben

Um auf einen bestehenden Kommentar antworten zu können, müssen zunächst die Details aufgerufen werden. Dies kann sowohl über die Tableiste links, als auch über das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt erfolgen.

Um auf einen Kommentar antworten zu können, wählt man diese nun aus und öffnet so den Detailbereich. Unterhalb des Beitragsverlaufs befindet sich ein Eingabefeld für die Antwort. Der Text der Antwort kann mit der folgenden Formatierung bearbeitet werden: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Weblink einfügen, Formatierung löschen (siehe Image 15). Um die Antwort zu senden, kann der Benutzer alternativ auch den Hotkey (Ctrl + Enter) für PC / (COMMAND + ENTER) für MAC benutzen.

Optionen für die Text-Formatierung im Antwort-Feld

Handelt es sich hierbei um eine ungelesene Konversation, wird diese automatisch als gelesen markiert.

Detailansicht eines Kommentars mit hinzugefügter Antwort

3Die Liste aller Kommentare im Dokument anzeigen

Klicken Sie auf das Tab "Kommentare" links im Dokument. Die Anzeige dort können Sie über die Filter oben nach Ihren Wünschen beeinflussen.

Die Liste "Alle" beispielsweise zeigt alle im Dokument vorhandenen Dokumente an, die

offen;

geschlossen oder

für den Export nach WORD markiert

sind.

Der Tab "Ungesehen" zeigt alle Kommentare, die noch nicht von einem Nutzer gelesen wurden; die Liste "Offen" enthält die Kommentare, die nicht als erledigt markiert wurden; in Tab "Export" gibt es Kommentare, die als sichtbar für den Export bezeichnet wurden; alle erledigten Kommentare finden im Tab "Erledigt" statt.

Der Tab "Fällig" zeigt Kommentare mit dem folgenden Fälligkeitsdatum:

heute;

überfällig.

Tabs in der Kommentar-Funktion angezeigt

Am Kommentar selbst können Sie sofort erkennen,

welchen Bearbeitungsstatus er hat (offen, geschlossen),

ob er im WORD-Export berücksichtigt wird ("Download"-Icon) und

ob er privat ist ("Schloss"-Icon).

4Aufgabe-Verwaltung

Während der Kommentar-Erstellung gibt es besondere Möglichkeit, die Kommentare zu verwalten, um die schnellere Überarbeitung des Dokuments, sowie die Bearbeitung des Textes zu organisieren. Sie können die Kommentare zuweisen und das Fälligkeitsdatum dafür einstellen.

Optionen für die Kommentar-Verwaltung

4.1Zuständige auswählen

Sie können den Kommentar für Sie, für andere Benutzer im Dokument zuweisen, oder den Kommentar nicht zugewiesen verlassen - also für niemand zuweisen.

Die Liste der Optionen, ein Kommentar zu zuweisen

Wenn Sie die Option "Ausgewählte" anklicken, erscheint sich ein zusätzliches Modalfenster, wo Sie die Nutzer für die Liste der Zuständige wählen können. Hier hinweist auch das besondere Icon darauf, welche Nutzer Administrator sind.

Die Liste der Nutzer, die als Zuständige eingestellt werden können

Bezeichnen Sie die Nutzer, die als Zuständige eingestellt werden müssen. Hier können Sie auch den Kommentar öffentlich machen, falls Sie vorher Ihren Kommentar privat eingestellt haben.

Falls Sie brauchen, die Benutzer in der Liste der Zuständige einzufügen oder zu entfernen, können Sie diese Option mit dem Anklicken "Benutzer anzeigen" finden. In der Liste der Zuständige werden auch die Benutzer angezeigt, die mit dem Symbol "@" im Betreff des Kommentars bemerkt wurden.

"Benutzer anzeigen" markiert

4.2Fälligkeitsdatum

Sie haben auch die Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum für den zugewiesenen Kommentar einzustellen und zu entfernen (siehe Image 21). Dazu klicken Sie auf die Zeile "Fälligkeitsdatum" und wählen Sie das erforderliche Datum.

Fälligkeitsdatum für die Aufgabe

Wenn das Datum ist aktuell oder überfällig, wird das in roter Farbe angezeigt, falls es zukünftig ist, ist das grau.

4.3Die zugewiesenen Kommentare verwalten

Sobald der Kommentar erstellt und zu jedem Benutzer im Dokument zugewiesen wurde, erscheint sich dann ein Tab in der linken Symbolleiste für diese Benutzer mit der Nachricht über die zugewiesenen Kommentare - "Mir zugewiesene Unterhaltungen anzeigen". Dieser Tab funktioniert auch als ein Zähler der zugewiesenen Kommentare für einen Nutzer. Wenn das Fälligkeitsdatum für einen Kommentar aktuell oder überfällig ist, wird die Nachricht, sowie der Text im Kommentar in roter Farbe angezeigt, wenn dieses Datum zukünftig ist, dann ist die Nachricht schwarz.

Der Tab für den zugewiesenen Kommentar in der linken Symbolleiste

Wenn Sie diesen Tab öffnen, sehen Sie den Betreff und die Nachricht, Feld für die Antwort, die Tabs "Beiträge", "Referenz" (mit dem referenzierten Abschnitt), "Beteiligte" (Zuständige zu ändern), "Metadaten" (Metadaten des Kommentars zu bearbeiten), sowie die Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum zu verändern und den Kommentar als erledigt zu markieren.

Fälligkeitsdatum und Zuständige verändern

Wenn Sie den Tab "Beteiligte" öffnen und dort die Änderungen bezüglich der Zuständigen machen, werden diese Änderungen in der Historie der Kommunikation dokumentiert.

Sobald die Zuständigen verändert wurden, wird dieses Update in der Historie der Kommunikation angezeigt.

Änderungen der Abtretungsempfänger angezeigt

Änderungen im Fälligkeitsdatum werden auch in der Historie der Kommunikation dokumentiert.

Änderungen im Fälligkeitsdatum in der Historie der Kommunikation dokumentiert

Oben gibt es auch drei Punkte mit drei zusätzlichen Optionen, den Link des Kommentars zu erhalten, den Kommentar zu löschen und nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen.

Drei zusätzliche Optionen markiert

Die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen" (siehe Image 27) soll angeklickt werden, falls Sie nicht über die Updates bezüglich des Kommentars informiert werden möchten, sowie die Nachrichten per Email bekommen. Falls Sie sich entschieden haben, wieder über die Neuigkeiten bezüglich des Kommentars informiert zu werden, klicken Sie die Taste "Abonnieren".

Die Option "Abonnieren" markiert

Nachdem der Kommentar als erledigt markiert wurde, verschwindet dann der Tab "Zu mir zugewiesene Unterhaltungen anzeigen".

4.4Filter bei der Aufgabe-Verwaltung

Nach dem Kommentar-Erstellen ist es möglich, nach den Nutzern zugewiesenen Kommentaren, sowie nach den nicht zugewiesenen Kommentaren über die Filter "Benutzer" und "Nicht zugewiesen" zu suchen. Sie können diese Filter finden, nachdem Sie den Tab "Kommunikation" geöffnet haben.

Filter "Benutzer" und "Nicht zugewiesen" hervorgehoben

Mit dem Anklicken "Nicht zugewiesen" werden nur nicht zugewiesene Kommentare in der Liste angezeigt.

Das Ergebnis, nachdem der Filter "Nicht zugewiesen" aktiviert wurde

Mit der Auswahl den Filter "Benutzer" werden nur die Nutzer, denen mindestens ein Kommentar zugewiesen wurde, angezeigt.

Die Liste der Zuständigen, nachdem der Filter "Benutzer" ausgewählt wurde

Hier bekommen Sie mehr Optionen zu erledigen:

einen Nutzer aus der Liste der Zuständigen mit dem Bezeichnen ein entsprechendes Hackenfeld selektieren (auch, falls es notwendig ist, mit dem Entfernen des Häckchens in Hackefeldern neben anderen Nutzern), um die nur diesem Nutzer zugewiesenen Kommentare zu folgen;

einen bestimmten Zuständigen über das Suchfeld suchen und auswählen;

die ganze Liste der Zuständigen im Filter mit der Option "Alle abwählen" entfernen.

Um die Liste der für den ausgewählten Nutzer zugewiesenen Kommentare zu bekommen, klicken Sie "Los" im Modalfenster unten, nachdem Sie den entsprechenden Nutzer ausgewählt haben. Wenn Sie alle Nutzer auswählen, werden alle Kommentare angezeigt, zusammen mit nicht zugewiesenen Kommentaren.

5Kommentare erledigen und löschen

Um einen Kommentar zu erledigen, öffnen Sie und oben rechts wird die ensprechende Option "Erledigt" angezeigt. Bezeichnen Sie diese Option - und dann wird Ihr Kommentar geschlossen.

Die Option, Kommentare als erledigt zu markieren

Sie können Kommentare während der Erstellung auch als erledigt markieren. Diese Option findet unter den Feldern "Betreff" und "Hauptkommentar" links statt.

Die Option, Kommentare als erledigt während der Erstellung zu markieren

Wenn Sie diese Option bezeichnen, erscheint sich Ihr Kommentar in der Liste der erledigten Kommentare.

Die Liste der erledigten Kommentare

Erstellte Kommentare können gelöscht werden, soweit eine der Bedingungen erfüllt ist:

es ein privater Kommentar

es ist ein Kommentar, der bisher von niemandem gesehen wurde.

Um einen Kommentar zu löschen, sollen Sie den zuerst öffnen, auf drei Punkten oben rechts klicken und die Option "Löschen" auswählen.

Die Option "Löschen" markiert

Hinweis: sobald ein Kommentar als erledigt markiert wurde, kann der nicht mehr gelöscht werden.