1Einen Kommentar erstellen

Kommentare können sowohl für den ganzen Abschnitt, als auch für den markierten Text erstellt werden. Um einen Kommentar zu einem bestimmten Teil eines Textabschnitts zu erstellen, markieren Sie zunächst den gewünschten Text und klicken dann auf den Button "Kommentar".

Das Icon für das Kommentar-Erstellen

Im nun erscheinenden Dialog können Sie die Daten zu Ihrem Kommentar erfassen.

Felder "Betreff" und "Hauptkommentar" angezeigt

Dieses Fenster enthält grundsätzlich die folgenden Elemente:

●Tabs:

●Kommentar

●Referenz

●Beteiligte

●Den Betreff des Kommentars

●Das Haupt-Kommentarfeld (Inhalt)

●Das Sichtbarkeitsmenü (Alle, Ausgewählte, Nur ich)

●Sichtbarkeit im Export

●"Erledigt"-Feld

●Mehr Optionen:

●Der Auswahl-Button, Zuständige während der Aufgabe-Verwaltung zu wählen

●Fälligkeitsdatum von der zugewiesenen Kommunikation

●Das Priorität-Feld (-, 1,2,3)

Wenn Sie keinen Text in einem Abschnitt markieren, wird der Kommentar zum Abschnitt erstellt.

Sie können Ihr Kommentar auch anders erstellen - über die Option "Kommunikation" im Dropdown-Menü.

Kontextmenü mit hervorgehobenem Eintrag "Kommentare" (alternative Variante)

Um einen Kommentar neu anlegen zu können, darf der Inhalt nicht leer sein. Erstellt ein Benutzer einen leeren Kommentar, wird er sofort darauf hingewiesen, sobald er den Kommentar speichern möchte. Es ist auch obligatorisch, den Text ins Feld "Hauptkommentar" einzufügen. Das Feld "Betreff" ist optional.

Sobald Ihr Kommentar fertig ist, vergessen Sie nicht, den Button "Erstellen" anzuklicken.

1.1Sichtbarkeit von Kommentaren

Dabei können Sie auch steuern, ob der Kommentar

●für alle Mitwirkenden im Dokument,

●nur für ausgewählte Mitwirkende oder

●nur für Sie

sichtbar ist.

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar für alle" können von allen Benutzern mit Zugriff auf das Dokument gesehen werden. In diesem Fall wird das Häckchen neben den "Administratoren" automatisch gesetzt und ist nicht änderbar.

Einstellungen "Sichtbar für alle" und "Administratoren" hervorgehoben

Die Einstellung "Ausgewählte" erlaubt die individuelle Auswahl von Benutzern, für die der Kommentar sichtbar sein soll. Es können nur Benutzer hinzugefügt werden, die bereits Zugriff auf das Dokument haben. Allerdings ist es später immer noch möglich, individuelle Benutzer hinzuzufügen. Sobald Sie "Ausgewählte" anklicken, öffnet sich ein Modalfenster "Beteiligte", wo Sie die Nutzer wählen können, für die der Kommentar sichtbar wird. Mit dem Anklicken "Diesen Kommentar für alle sichtbar machen" können Sie einen Zugang zum Kommentar allen Nutzern im Dokument geben.

Das Modalfenster, Nutzer auszuwählen, für die der Kommentar sichtbar wird

Die Einstellung "Nur ich" erlaubt private Kommentare zu erstellen, die jeder Zeit freigegeben sein können.

Beim Erstellen eines Kommentars wird dieses zunächst als "Sichtbar für alle" festgelegt. Wird der Kommentar so gespeichert, können alle Benutzer in dem Dokument inkl. Administratoren den Kommentar einsehen oder darauf antworten.

Hinweis: nachdem Kommentar als "Sichtbar für alle" erstellt wurde, kann die Sichtbarkeit von solchem Kommentar nicht mehr bearbeitet werden.

1.2Private Kommentare freigeben

Kommentare mit der Einstellung "Sichtbar nur für mich" können jeder Zeit freigegeben werden. Man kann unter anderem:

(a)einzelner Kommentar freigeben

Privater Kommentar für alle sichtbar machen

(b)alle Kommentare im Abschnitt freigeben

Alle privaten Kommentare zum Abschnitt freigeben

(c)alle Kommentare im Dokument freigeben

Alle private Kommentare im Dokument freigeben

1.3Sichtbarkeit von Kommentaren im Export

Außerdem können Sie regeln, ob der Kommentar im WORD-Export ausgegeben werden soll. Während des Kommentar-Erstellens, können Sie den Kommentar als sichtbar im Export markieren mit der Auswahl "Ja" im entsprechenden Feld unter dem Feld "Hauptkommentar".

Option "Sichtbar im Export" beim Erstellen des Kommentars hervorgehoben

Wenn Sie entschieden haben, Ihren Kommentar als sichtbar im Export markieren, nachdem der Kommentar erstellt wurde, sollen Sie dann diesen Kommentar eröffnen, dort den Tab "Metadaten" anklicken und ganz unten links die Option "Sichtbar im Export" bezeichnen.

Die Option "Sichtbar im Export" in Kommentar-Metadaten

Nur dann, wenn die Option "Sichtbar im Export" aktiviert ist, erscheint die zusätzliche Einstellung "Kommentare exportieren" beim Word und SDOX Export.

Hinweis: die Option "Sichtbar im Export" verschwindet sich, wenn der Kommentar als erledigt markiert wird.

Einstellung "Kommentare exportieren" beim Export in Word hervorgehoben

1.4Link zu einem Kommentar kopieren

Erstellte Kommentare bekommen individuelle Links, dass einkopiert und den beteiligten Personen gesendet werden können. Auf diese Weise öffnen die Benutzer sofort die relevanten Kommentare und können gleich kommunizieren beginnen.

Button, den Link vom Kommentar zu erhalten

1.5Kommentartyp "Alternativtexte"

Der Kommentartyp "Alternativtexte" dient zur Hinterlegung von beschreibenden Texten bei Abbildungen für die Erstellung von Inhalten nach den Richtlinien der Barrierefreiheit. Alternativtexte werden als Inhalte von Kommentaren hinterlegt.

Kommentartyp "Alternativtexte"

Nachdem Sie den Kommentar "Alternativtexte" ausgewählt haben, öffnet sich ein Modalfenster, mit den beiden Feldern "Alternativtexte" und "Bildtexte".

Felder "Alternativtexte" und "Bildtexte"

Das Feld "Alternativtexte" dient zur Beschreibung der Bildinhalte.

Das Feld "Bildtexte" dient zur Hinterlegung von Textentsprechungen, welche in Abbildungen dargestellt sind.

Sobald alle Texte gespeichert wurden, wird der Kommentar als ein gewöhnlicher Kommentar im Dokument angezeigt.

Der erstellte Kommentar "Alternativtexte"

Die Einstellungen zur Verfügbarkeit und Sichtbarkeit eines Kommentars im Export sind für beide Kommentartypen gleich.

2Kommentare bearbeiten

Nach dem Erstellen eines Kommentars können Sie Änderungen zu diesem Kommentar eingeben. Sie können sowohl den Text des Betreffs und des Hauptkommentars als auch dessen Priorität ändern. Dazu müssen Sie den entsprechenden Kommentar öffnen und den Tab "Metadaten" auswählen.

Tab "Metadaten" markiert

Im Tab "Metadaten" klicken Sie auf "Bearbeiten" ganz unten rechts.

Die Option "Bearbeiten"

Danach öffnet sich ein Modalfeld, wo Sie Betreff, Kommentar und Priorität bearbeiten können. Nachdem alle Änderungen erledigt wurden, klicken Sie unbedingt "Speichern" an.

Die Option "Speichern"

Die Information über die Änderungen im Kommentar werden in der Historie dieses Kommentars dokumentiert.

Historie des Kommentars

3Neue Kommentare anderer Nutzer nachverfolgen

Haben andere Nutzer neue Kommentare bzw. Antworten auf Kommentare in das Dokument eingearbeitet, werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Auf Ihrer Startseite können Sie sofort erkennen, ob und wie viele Dokumente es gibt, die Neuigkeiten haben.

Dokumente mit neuen Kommentaren in der Liste

Im Dokument selbst erscheint ein roter Hinweis am Tab "Kommentare".

Um die Neuigkeiten nachzuverfolgen, klicken Sie auf das Tab. Es wird die Liste der Kommentare mit Änderungen angezeigt.

Tab "Kommentare" angezeigt

Klicken Sie auf einen Kommentar, um dessen Details sehen zu können. Beiträge, die neu sind, sind gelb hervorgehoben.

Um den Kommentar als "gesehen" zu markieren, klicken Sie einfach auf das "Auge" oben. Wenn Sie auf einen Kommentar antworten, wir dieser automatisch als gesehen markiert.

Auge-Symbol und "Zurück"-Button markiert

Über den "Zurück"-Button neben dem Auge (siehe Image 22) gelangen Sie zurück zur Kommentarliste.

Falls Sie nicht mehr brauchen, über die Änderungen in einem Kommentar informiert zu werden, sollen Sie die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen" aktivieren. Man findet diese Option unter drei Punkten oben im geöffneten Kommentar.

Die Option "Nicht mehr über Neuigkeiten benachrichtigen"

Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, werden Sie keine Meldungen über Änderungen bezüglich dieses Kommentars per Email bekommen. Falls Sie später entschieden haben, die Information über Änderungen im Kommentar wieder zu erhalten, öffnen Sie diese Einstellungen noch einmal und wählen Sie die Option "Über Neuigkeiten benachrichtigen" aus.

Die Option "Über Neuigkeiten benachrichtigen"

Der Benutzer kann auch nach sämtlichen Konversationen suchen, wobei er die Suchergebnisse filtern kann bzw. wer, worüber und was kommentiert hat.

Tab "Konversation suchen" in der Unterhaltungsliste hervorgehoben

Filter für die Suche nach Konversationen in der Unterhaltungsliste hervorgehoben

3.1Antworten zu bestehenden Kommentaren schreiben

Um auf einen bestehenden Kommentar antworten zu können, müssen zunächst die Details aufgerufen werden. Dies kann sowohl über die Tableiste links, als auch über das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt erfolgen.

Um auf einen Kommentar antworten zu können, wählt man diese nun aus und öffnet so den Detailbereich. Unterhalb des Beitragsverlaufs befindet sich ein Eingabefeld für die Antwort. Der Text der Antwort kann mit der folgenden Formatierung bearbeitet werden: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Weblink einfügen, Formatierung löschen (siehe Image 27). Um die Antwort zu senden, kann der Benutzer alternativ auch den Hotkey (Ctrl + Enter) für PC / (COMMAND + ENTER) für MAC benutzen.

Optionen für die Text-Formatierung im Antwort-Feld

Handelt es sich hierbei um eine ungelesene Konversation, wird diese automatisch als gelesen markiert.

Detailansicht eines Kommentars mit hinzugefügter Antwort

4Kommentare erkennen und abarbeiten

4.1Ungesehene Konversationen anzeigen

Grundsätzlich kann der Tab "Kommentar" auf drei Arten angezeigt werden:

●Anzeige des Tabs ohne Zähler (Kommentare vorhanden)

●Anzeige des Tabs mit Zähler (ungelesene Kommentare vorhanden)

●Anzeige des Tabs mit grünem Haken (alle Konversationen haben den Status geschlossen)

Die Anzeige der Tabs links ohne Zähler, zeigt dem Benutzer an, dass es grundsätzlich Unterhaltungen innerhalb des Dokuments gibt, wobei für den Benutzer derzeit keine ungesehenen Beiträge existieren.

Symbol "Kommentare" in der Tableiste hervorgehoben

Gibt es ungelesene Unterhaltungen, erkennt der Benutzer das an dem roten Zähler neben dem Tab. Gezählt werden dabei nur die Unterhaltung als Ganzes, nicht einzelne Antworten. Enthält ein Kommentar also drei ungesehene Beiträge, wird die Unterhaltung trotzdem nur einmal gezählt.

Anzeige der noch nicht gesehenen Kommentare in der Tableiste

Die Anzeige des Tabs mit grünem Haken zeigt dem Benutzer an, dass alle bestehenden Unterhaltungen geschlossen wurden.

Abbildung 85: Anzeige erledigter "geschlossener" Kommentare

4.2Anzeige am Abschnitt

Liegen zu einem Abschnitt Konversationen vor, kann man diese auch mit einem Klick auf das Sprechblasen-Symbol am Abschnitt aufrufen. Im Gegensatz zur Tableiste, werden die Details hier nicht links, sondern rechts am Dokument eingeblendet.

Die Sprechblase kann drei unterschiedliche Ausprägungen haben:

●Rote Sprechblase (mindestens eine ungelesene Konversation im Abschnitt)

●Blaue Sprechblase (alle Konversationen wurden gelesen und mindestens eine hat den Status "nicht erledigt")

●Graue Sprechblase (alle Konversationen wurden gelesen und haben den Status "erledigt")

Status-Symbole für neue (rot), gesehene (blau) und geschlossene (grau) Unterhaltungen

4.3Die Liste aller Kommentare im Dokument anzeigen

Klicken Sie auf das Tab "Kommentare" links im Dokument. Die Anzeige dort können Sie über die Filter oben nach Ihren Wünschen beeinflussen.

Die Liste "Alle" beispielsweise zeigt alle im Dokument vorhandenen Dokumente an, die

●offen;

●geschlossen oder

●für den Export nach Word markiert

sind.

Der Tab "Noch nicht gesehen" zeigt alle Kommentare, die noch nicht von einem Nutzer gelesen wurden; die Liste "Offen" enthält die Kommentare, die nicht als erledigt markiert wurden; in Tab "Export" gibt es Kommentare, die als sichtbar für den Export bezeichnet wurden; alle erledigten Kommentare finden im Tab "Erledigt" statt.

Der Tab "Fällig" zeigt Kommentare mit dem folgenden Fälligkeitsdatum:

●heute;

●überfällig.

Tabs in der Kommentar-Funktion angezeigt

Am Kommentar selbst können Sie sofort erkennen,

●welchen Bearbeitungsstatus er hat (offen, geschlossen),

●ob er im WORD-Export berücksichtigt wird ("Download"-Icon) und

●ob er privat ist ("Schloss"-Icon).

5Kommentare erledigen und löschen

Um einen Kommentar zu erledigen, öffnen Sie und oben rechts wird die ensprechende Option "Erledigt" angezeigt. Bezeichnen Sie diese Option - und dann wird Ihr Kommentar geschlossen.

Die Option, Kommentare als erledigt zu markieren

Sie können Kommentare während der Erstellung auch als erledigt markieren. Diese Option findet unter den Feldern "Betreff" und "Hauptkommentar" links statt.

Die Option, Kommentare als erledigt während der Erstellung zu markieren

Wenn Sie diese Option bezeichnen, erscheint sich Ihr Kommentar in der Liste der erledigten Kommentare.

Die Liste der erledigten Kommentare

Erstellte Kommentare können gelöscht werden, soweit eine der Bedingungen erfüllt ist:

●es ein privater Kommentar

●es ist ein Kommentar, der bisher von niemandem gesehen wurde.

Um einen Kommentar zu löschen, sollen Sie den zuerst öffnen, auf drei Punkten oben rechts klicken und die Option "Löschen" auswählen.

Die Option "Löschen" markiert

Hinweis: sobald ein Kommentar als erledigt markiert wurde, kann der nicht mehr gelöscht werden.