[A]Partner-App: Elektronische Unterschrift von Signaturit

Vorbemerkung

(A)Signaturit S. L. bietet den SMASHDOCs Kunden eine Erweiterung ("Signaturit App") an, wodurch man den digitalen Unterschriftprozess für Dokumente direkt aus SMASHDOCs ausführen kann.

(B)Haftungsausschluss. Toppan Merrill

(1)garantiert keine Erreichbarkeit der Signaturit App für die Dauer der vom SMAHSDOCs-Service beanpruchten Nutzung;

(2)ist nur für die Datenübertragung zur Signaturit App verantwortlich, sofern die Internetverbindung während des Unterschriftprozesses stabil ist;

(3)ist nicht für die korrekte Erfüllung des eSign-Prozesses auf der Seite der Signaturit App verantwortlich.

(C)Das Modul "Elektronische Unterschrift von Signaturit" ist nicht in der Standard-Ausführung von SMASHDOCs enthalten und kann optional hinzugebucht werden. Zusätzlich ist eine Erweiterung für die Entwicklung der PDF-Datei erforderlich, welche den Unterschriftprozess von Signaturit unterstützt.

1Grundlagen

1.1Erforderlicher Benutzerstatus: interner Benutzer

2Metadaten des Unterzeichners

2.1Vorname

2.2Nachname

2.3Unternehmen (optional)

2.4E-Mail-Adresse

2.5Position (optional)

3Metadaten des Unterschriftprozesses

3.1Dateiname

3.2Anfangsdatum

3.3Verarbeitungsstatus:

(a)Ausstehend

(b)Signiert

(c)Abgebrochen

4Das eSign-Menü in der Dokument-Symbolleiste

4.1Den neuen Platzhalter hinzufügen

4.2Den Benutzer-Platzhalter einstellen (vorgefüllte Daten)

4.3Schnelltour "eSign"

4.4Das eSign-Dashboard öffnen

4.5Den Unterschriftprozess starten

4.6Den eSign-Tab im Dokument hinzufügen (einmal, wenn mindestens ein Unterschriftplatzhalter im Dokument hinzugefügt wird)

5Den Unterschriftplatzhalter im Dokument verwalten

5.1Den Platzhalter für Unterzeichner an der Cursor-Position im Textabschnitt einfügen

(a)Erforderliche Berechtigungen: Vorschlagen, Entscheiden 

5.2Den Unterschriftplatzhalter bearbeiten

(a)Erforderliche Berechtigungen: Vorschlagen, Entscheiden 

5.3Den Unterschriftplatzhalter löschen

(a)Erforderliche Berechtigungen: Vorschlagen, Entscheiden 

6Den Unterschriftprozess führen

6.1Den Unterschriftprozess starten

(a)Erforderliche Rolle: alle Rollen

(b)Alle Unterzeichner über den Anfang des Unterschriftprozesses per E-Mail informieren

(i)Persönliche Nachricht für alle Unterzeichner (optional)

(c)Die Reihenfolge der Unterzeichner in der Liste ändern

(d)Sofort unterzeichnen oder den Unterschriftprozess verschieben

6.2Den Unterschriftprozess abbrechen

(a)Erforderliche Rolle: alle Rollen

(b)Alle Unterzeichner über die Absage des Unterschriftprozesses per E-Mail informieren

(i)Persönliche Nachricht für alle Unterzeichner (optional)

6.3Alle Unterzeichner an den Unterschriftprozess erinnern

(a)Erforderliche Rolle: alle Rollen

(b)Alle Unterzeichner über den Anfang des Unterschriftprozesses per E-Mail informieren

(i)Persönliche Nachricht für alle Unterzeichner (optional)

(c)Persönliche Nachricht: alle Unterzeichner werden per E-Mail informiert

7Eine Version automatisch nach dem Anfang des eSign-Prozesses erstellen

7.1Die Option ist verfügbar, wenn das Modul "Versionen" im System aktiviert wird.

7.2Version bearbeiten

(a)Namen bearbeiten

(i)Standard: "Sent for e-signature"

(b)Version-Numerierungsstufe bearbeiten

(c)Notiz bearbeiten

(i)Standard: "eSign provider: Signaturit"

7.3Als SDOX herunterladen

7.4Als WORD herunterladen

8Das eSign-Dashboard im Dokument

8.1Den eSign-Tab im Dokument hinzufügen (einmal, wenn mindestens ein Unterschriftplatzhalter im Dokument hinzugefügt wird)

8.2Das eSign-Dashboard links nach dem Klick auf den eSign-Tab anzeigen

8.3Unterschriftdetails sehen:

(a)Name des Dokuments

(b)Liste der Unterzeichner, inkl. den Unterschriftstatus

(c)Anfangsdatum

(d)Datum vom abgeschlossenen Unterschriftprozess

8.4Hinweise auf dem eSign-Tab:

(a)Wenn der Unterschriftprozess angefangen wurde

(b)Wenn der Unterschriftprozess abgeschlossen wurde

8.5Die folgenden Schritte erledigen:

(a)Eine PDF-Datei unterzeichnen, die automatisch von der CloudConvert-App aus der Word-Datei konvertiert wurde, die vom SMASHDOCs-Export entwickelt und zur Signaturit App gesendet wurde

(b)Alle erinnern

(c)Abbrechen

(d)Das unterzeichnete Dokument als PDF-Datei aus der Signaturit App herunterladen

9Das eSign-Dashboard auf dem Homebildschirm

9.1Den Tab "eSign-Dashboard" auf dem Homebildschirm hinzufügen

9.2Die Liste der aktuellen Dokumente anzeigen, inkl. die folgenden Details:

(a)Dateiname

(b)Unterschriften

(c)Status

(d)Datum

9.3Alle Spalten von oben nach unten oder umgekehrt sortieren

9.4Die folgenden Schritte mit einem Dokument erledigen:

(a)Öffnen

(b)Alle erinnern (falls die Unterzeichner noch fehlen)

(c)Den Unterschriftprozess abbrechen

9.5Dokumente filtern:

(a)Alle

(b)Ausstehend

(c)Signiert

(d)Abgebrochen

9.6Die Anzahl der Dokumente mit offenen Unterschriften anzeigen

10Andere

10.1Die Anzahl der freien Unterschriften im System folgen