FAQ - AdminUI Nutzung

September 30, 2022|Nataliia Berdychevska

Gemeinsam

1Wofür ist die AdminUI Seite nutzbar?

Alle Funktionen, mit denen Benutzer im SMASHDOCs-System arbeiten, können in der AdminUI Seite eingestellt werden. Instrumente für Textbearbeitung, Absatzformate, Export-Vorlagen, Einstellungen für die Transformation des Word-Dokuments während des Imports zu SMASHDOCs können mithilfe der Admin-Seite gesetzt werden.

2Wie kann ich den Zugriff zur Admin-Seite bekommen?

Um die Admin-Seite erreichen zu können, sollen Sie einen besonderen Provisioning-Schlüssel bekommen. Diesen Schlüssel können Sie an der SMASHDOCs-Verwaltung erfordern. Danach fügen Sie den Schlüssel ins entsprechende Feld ein und klicken Sie "Submit" an.

Das Modalfenster nach der Einfügung des Links zur Admin-Seite hervorgehoben

3Welche Einstellungen sind in der AdminUI-Seite verfügbar?

Es gibt 20 Tabs in der Admin-Seite, wo alle wichtige Einstellungen gefunden werden können. Die sind folgende:

Schnellformat-Buttons

Abschnitts-Tags

Sonderzeichen

Inline-Formate

Absatzformate

Querverweis-Gruppen

Import-Einstellungen

Muster-Dokumente

SDOX-Vorlagen

SmartDocuments-Vorlagen

Export-Vorlagen

Word-Vorlagen

ParsX-Mapping

Features

Putzroutinen

Standard-Einstellungen

Identität

URLs

Dokumente

Benutzer

Tab "Schnellformat-Buttons"

1Wofür braucht man Schnellformat-Buttons Einstellungen?

In den Einstellungen "Schnellformat-Buttons" können Sie neues Format hinzufügen und dann es im Hauptsymbolleiste oben mit bestimmtem Icon finden.

Schnellformat-Buttons im Editor

2Wann soll ich die Option "For creation of a new document AND in all existing documents" in Einstellungen für Schnellformat-Buttons aktivieren?

Sie sollen diese Option unbedingt aktivieren, wenn Sie SDOX-Vorlagen hinzugefügt haben, in denen dieser Button eingestellt wurde. Falls es keine solche SDOX-Vorlagen gibt, lassen Sie diese Option deaktiviert.

Tab "Abschnitts-Tags"

1Wenn ich einen neuen Abschnitts-Tag erstelle und das Feld "Unique" markiere, was passiert?

Wenn Sie das Hakenfeld "Unique" aktivieren, kann der erstellte Abschnitts-Tag nur einmal pro Abschnittstyp eingestellt werden.

2Was passiert, wenn ich ein Format im Feld "Allowed PDs" in Einstellungen für Abschnitts-Tags auswähle?

Falls Sie ein Format wählen des Einstellens eines Abbschnitt-Tags im Feld "Allowed PDs" selektieren, wird dann dieser Abschnitts-Tag für die Abschnitte nur mit diesem Format verfügbar. Wenn dieses Feld leer verbleibt, wird der Abschnitts-Tag für alle Formate verfügbar.

3Kann ich einige Felder für einen Abschnitts-Tag einstellen?

Ja. Die Anzahl der Felder pro einen Abschnitts-Tag ist nicht limitiert.

4Wie werden die Buttons für den Abschnitts-Tag aussehen?

Sie können sich entscheiden, welche Ansicht Ihr Button haben soll. Es gibt sechs Haupttypen des Buttons:

Radio buttons (Optionsfeld)

Dropdown - single selection (Dropdownliste - einzelne Auswahl)

Search dropdown (Suchdropdown)

Checkbox (Hackenfeld)

Text field (Textfeld)

Weblink field (Weblinksfeld)

Wenn Sie einen der vorgeschlagenen Typen auswählen, wird der Button die entsprechende Ansicht haben.

5Was bedeutet "Value" in Abschnitts-Tags?

Value (der Wert) ist sogenannter Typ des Abschnitts-Tags. Zum Beispiel, kann der Abschnitts-Tag "Priorität" solche Typen (Werte), wie "1", "2", "3" haben.

6Kann ich selbst entscheiden, welche und wie viele Werte der erstellte Abschnitts-Tag haben wird?

Ja. Diese Einstellungen sind pro System konfigurierbar.

Tab "Absatzformate"

1Welche Elemente der Erstellung vom neuen Absatzformat gibt es in AdminUI-Einstellungen?

Sobald Sie ein neues Absatzformat erstellen starten, werden Sie die folgenden Untertabs sehen:

Decorator's name (Name des Formats)

Positioning (Position)

List (Liste)

Referencing (Referenz)

Typography (Typografie)

Distances (Distanz)

Frames (Rahmen)

Filling (Füllung)

ToC (Inhaltsverzeichnis)

Short cuts (Tastenkürzel)

2Was bedeuten die Begriffe "Indentation level" und "Fixed indentation" im Untertab "Position"?

Indentational level (Einrückungsstufe) - Ebene, auf der Ihr Text am Raster im Dokument beginnt. Fixed indentation - wenn aktiv, bewegt sich der Text nach Drücken von TAB / Shift + TAB nicht (in diesem Fall müssen die Versetzungen TAB und Shift+TAB nicht eingestellt).

3Wie unterscheiden sich geordnete und ungeordnete Listentypen?

Ungeordneter Listentyp bedeutet, dass die Liste mit den besonderen Symbolen anstatt der Nummern angezeigt wird (z.B. mit Aufzählungszeichen). Geordneter Listentyp bedeutet, dass die Liste mit den Nummern angezeigt wird.

4Was bedeuten die Begriffe "Prefix" und "Suffix" im Untertab "Liste"?

Prefix und Suffix sind Symbole, die vor und nach der Nummer in der Liste stattfinden. Zum Beispiel, wenn die Nummer als "(i)" angezeigt wird, ist die erste Klammer ein Prefix und die zweite Klammer - Suffix.

5Kann ich Präfixe selbst erstellen?

Ja. Dafür sollen Sie die Option "Advanced list pattern settings" aktivieren, Nummerirungsplatzhalter hinzufügen und die Schlüssel auf alle unterstützten Sprachen übersetzen.

Nummerierungsplatzhalter hinzufügen

6Welche Querverweis-Listenmuster kann ich im Untertab "Liste" einstellen?

Wenn Sie drei Unterabsätze haben und zum dritten Unterabsatz einen Querverweis erstellen möchten, dann können Sie in der Zeile "Xrefs list pattern" solche Ansicht Ihres Querverweises einstellen, mit der die Nummerierung von zwei vorherigen Absätze auch angezeigt wird. Dafür sollen Sie drei Ebenen mit Platzhaltern nach einem Punkt in die Zeile "Xrefs list pattern" einfügen.

Die Zeile "Xref list pattern" markiert

7Was bedeutet der Begriff "Referenzgruppe" im Untertab "Referenz"?

Die Referenzgruppe ist ein Textabschnitt mit bestimmten Formaten, zu denen man die Querverweise von einem Abschnitt mit dem einstellenden Absatzformat erstellen kann.

8Wann soll ich das Hakenfeld "Read only" im Tab "Typografie" markieren?

Falls Sie ein Absatzformat erstellen möchten, das man nicht bearbeiten könnte, sollen Sie dem Format den Status "Read only" ordnen.

9Was bedeutet "ToC indentation"?

ToC indentation legt die Ebene der Einrückung von Ihrem Format im Inhaltsverzeichnis.

10Welche Felder soll ich in Einstellungen "Paragraph styles" und "Inline styles" im Tab "SDOX Templates" markieren?

Sie sollen die Stile markieren, die in der bearbeitenden Vorlage aktiviert werden müssen. Die Stile, die nicht bezeichnet sind, werden in dieser Vorlage nicht verfügbar.

11Was passiert, wenn ich keine Felder in Einstellungen "Paragraph styles" und "Inline styles" bezeichne?

Falls keine Absatzformate bezeichnet werden, wird die neu erstellte Vorlage als unabgeschlossen identifiziert und es wird nicht möglich, diese Vorlage herunterzuladen und weiter im Editor zu verwenden. Die vorgeschlagenen Inline-Formate beeinflussen den Stand der Vorlage nicht.

Also, um die Verwendung der Vorlage zu ermöglichen, sollen Sie mindestens ein Absatzformat in der Liste bezeichnen.

Tab "Import-Einstellungen"

1Wofür ist der Tab "Import-Einstellungen" nutzbar?

Mit der Einstellungen in diesem Tab können Sie entscheiden, wie die Stile des importierten Dokuments im SMASHDOCs Editor angezeigt werden, wenn Sie manuelles Mapping vermeiden und diese Stile automatisch vom System gemappt werden. Damit das System diese Stile richtig mappen könnte, sollen Sie umsetzbare Stile im Tab "Import Set Up" in der Admin-Seite einstellen.

Tab "Workflows"

1Kann ich ein Thema zu anderer Workflow verschieben?

Nein, diese Option ist zurzeit nicht erreichbar.

2Wie kann ich Stile von der Liste der Absatz- oder Inline-Formate entfernen?

Sie sollen das erforderliche Format auswählen und den Button "Delete" oben rechts anklicken.

Stile von der Liste entfernen

3Warum ist der Button zum Verbreiten in der Workflow inaktiv?

Falls es noch kein Thema in der Workflow gibt, ist der Button zum Verbreiten deaktiviert. Um diesen Button zu aktivieren, sollen Sie mindestens ein Thema in die Workflow hinzufügen.

Tab "SDOX-Vorlagen"

1Wofür braucht man die Taste "Fallback"?

Wenn Sie in einem Stil "Fallback" setzen, wird dieser Stil als Global Fallback Stil für diese Vorlage eingestellt.

2Gibt es Beschränkungen für den Namen der Vorlage?

Nein, Sie können jeden gewünschten Namen verwenden.

Tab "Export-Vorlagen"

1Für welche Formate können die Export-Vorlagen in der Admin-Seite erstellt werden?

Export-Vorlage können für Epub, PDF und InDesign hinzugefügt werden.

2Was passiert, wenn ich den Umschalter von einer der Export-Vorlagen ausschalte?

In diesem Fall bleiben die Vorlagen im System, trotzdem werden sie in der Liste der Vorlagen nicht angezeigt.

3Wenn ich Administrator einiger Systeme bin, kann ich die Export-Vorlagen aus einem System kopieren und ins andere System einfügen?

Ja. Dafür sollen Sie die Vorlagen als .json-Datei  aus einem System herunterladen und ins Zielsystem hochladen.

Tab "Word-Vorlagen"

1Gibt es bestimmte Regeln für das Word-Dokument, das als neue Word-Vorlage im Tab "Word-Vorlagen" hochgeladen wird?

In jeder Word-Vorlage müssen die Stile festgelegt werden, die bestimmten Stilen im SMASHDOCs System entsprechen werden. Außerdem, muss man zehn Platzhalter zu einer DOCX-Datei, die als Word-Vorlage hochgeladen wird, hinzufügen, damit SMASHDOCs-System die eingestellten Stile akzeptieren kann.

Zehn Platzhalter, die der Word-Vorlage hinzugefügt werden sollen

2Wie kann ich den Namen der Word-Vorlage verändern?

Sie sollten die entsprechende Vorlage auswählen und eröffnen. In erscheinenden Einstellungen oben findet man die Zeile "Displayed export name", dort könnten Sie den Namen der Vorlage bearbeiten.

Den Namen der Word-Vorlage bearbeiten

3Was enthält der Tab "Link styles"?

In diesem Tab gibt es Word-Stile, zu denen die referenzierenden Objekte aus SMASHDOCs (Querverweise, Weblinks usw.) beim Word-Export zugeordnet werden.

4Wo kann ich die hinzugefügten Word-Vorlagen im Editor finden?

Während des Exports zu Microsoft Word erscheint sich ein Dialog mit vorgeschlagenen Word-Vorlagen, die in die Admin-Seite hinzugefügt wurden.

Die hinzugefügte Vorlage wird hervorgehoben

Tab "Features"

1Welche Einstellungen sind im Tab "Features" erreichbar?

Nach der Öffnung dieses Tabs können Sie bestimmte Optionen für SMASHDOCs-Editor in Ihrer Umgebung aktivieren/deaktivieren. Diese Einstellungen wurden in separaten Gruppen getrennt. Diese sind folgende:

Authentifikation

Login-Seite

Dokument-Benutzerverwaltung

Dokument-Erstellung

Editor insgesamt

Editor Tabellen

Editor obere Symbolleiste

Export

Inline-Formate (Standard)

Moduln & Inline-Objekte

System Limitierungen

In jeder Gruppe gibt es die Umschalter, die eingeschaltet oder ausgeschaltet werden können. Mit diesen Schritten kann der Administrator bestimmte Funktionen im System aktivieren oder deaktivieren.

2Wenn ich Administrator bin und muss einigen Benutzern verbieten, Dokumente im System zu erstellen, was soll ich tun?

Zuerst muss man bemerken, dass alle Benutzer zu internen und externen Nutzern getrennt werden. Sie können nur externen Benutzern verbieten, Dokumente zu erstellen. Dafür sollen Sie sicher sein, dass Nutzer, die nicht Dokumente erstellen dürfen, extern sind. Danach sollen Sie den Umschalter "Allow document creation for external users" in der Gruppe "Dokument-Erstellung" deaktivieren. In diesem Fall dürfen die externen Benutzer Dokumente weder erstellen, noch duplizieren.

Der Umschalter "Allow document creation for external user" markiert

3Falls ich die Limitierung von der Anzahl der Nutzer im Dokument oder von der Anzahl der Dokumente im System einstellen muss, wo kann ich entsprechende Einstellungen finden?

Diese Limitierungen sind im Tab "Features" in der Gruppe "System Limitierungen". Hier sollen Sie die erforderliche Nummer von Dokumenten/Benutzern eingeben.

Limitierungen von Benutzern pro Dokument oder Dokumenten pro System einstellen

Tab "Putzroutinen"

1Kann ich eine neue Putzroutine in der Admin-Seite erstellen?

Nein. Sie können die neuen Putzroutinen zu Ihrer Umgebung mit dem Hochladen der .json-Datei mit Schlüsseln der erforderlichen Putzroutinen hinzufügen.

2Was passiert, wenn ich code edit mode aktiviere?

Wenn code edit mode (der Code-Bearbeitungsmodus) aktiviert wird, sehen Sie die Liste der Putzroutinen im Text-Format und können Sie dann diese Putzroutinen bearbeiten. Außerdem, wird Ihre hochgeladene Datei mit Putzroutinen auch im Text-Format angezeigt.

Aktivierter Code-Bearbeitungsmodus

3Wenn die Putzroutinen schon im System existieren und ich die neuen Putzroutinen mit denselben Schlüsseln hinzufüge, was wird passieren?

Die alten Putzroutinen werden verbleiben und die neuen Routinen werden nicht hinzugefügt.

4Was bedeutet die Taste "Reset" in Einstellungen für Putzroutinen?

Wenn Sie diese Taste anklicken, werden alle kundenspezifischen Putzroutinen gelöscht und nur vier Standard-Putzroutinen werden verfügbar.

5Welche Putzroutinen sind Standard-Routinen?

Die Standard-Routinen sind folgende:

Alle Leerzeilen entfernen

Überflüssige Leerzeichen löschen

Querformate entfernen

Porträt entfernen

6Kann ich Putzroutinen löschen?

Ja. Dafür sollen Sie Putzroutinen auswählen und "Delete" anklicken. Hinweis: code edit mode (der Code-Bearbeitungsmodus) muss in diesem Fall deaktiviert werden.

Tab "Default Einstellungen"

1Kann ich bestimmte Einstellungen für die Ansicht der Kommentare im importierten Word-Dokument anwenden?

Ja, Sie können diese Einstellungen im Tab "Default Einstellungen" finden. Dort können Sie den Kommunikationstyp auswählen, mit dem die Kommentare im Dokument importiert werden, und auch das Kommunikationsfeld, in dem die Hauptnachricht importiert wird.

2Kann ich entscheiden, wer die Kommentare in meinem Dokument nach dem Import sehen darf?

Ja, es gibt solche Möglichkeit. Sie sollen den Tab "Default Einstellungen" öffnen und dort "Conversation scope" auswählen. Dort können Sie wählen, ob die Kommentare in Ihrem importierten Dokument für alle Nutzer oder nur für Sie sichtbar sind.

3Sind alle Felder im Tab "Default Einstellungen" obligatorisch?

Nein. Die Felder "Default style" und "Empty line" sind optional.

4Was soll ich in die Zeile "Empty line" eingeben?

Wenn Sie brauchen, dass Leerzeilen in Ihrem Dokument unsichtbar sind, sollen Sie dieses Feld leer lassen. Falls Sie möchten, dass diese Zeilen farbig angezeigt werden, sollen Sie dorthin einen Code der entsprechenden Farbe einfügen.

5Ist es möglich, den Text für Fußnoten über die AdminUI Seite einzustellen?

Ja. Dazu öffnen Sie den Tab "Standardeinstellungen" und fügen Sie die erforderliche Information (Farbe, Schriftfamilie, Schriftformat) in die Zeile "Fußnoten-Einstellungen" ein.

Fußnoten-Einstellungen

Tab "Benutzer"

1Wie kann ich definieren, welche Nutzer extern und intern sind?

Sie können das im Tab "Benutzer" entscheiden. Um einen Nutzer intern zu machen, sollen Sie den Benutzerdomain in die Zeile "Internal User Domains" einfügen. Außerdem, können Sie alle Benutzer als interne Nutzer mit dem Eingeben des Symbols "*" in die Zeile "Internal User Domains" einstellen. Hinweis: wenn die Zeile "Internal User Domains" leer ist, sind alle Benutzer im System extern.

Die Zeile "Internal User Domains" markiert

2Wenn ich Administrator des Systems bin, kann ich entscheiden, wer am eSign-Prozess teilnehmen darf?

Ja, Sie können regeln, wer am eSign-Prozess teilnehmen darf. Nur die internen Benutzer haben Zugriff auf die Funktion, deshalb können Sie entscheiden, wer ein interner Benutzer sein kann. Sie können die detaillierte Information, wie ein Benutzer intern einzustellen, in der Frage 50 finden.

3Kann ich nur eine Gruppe von "Pending invitations", "Internals", "Externals", "Active", "De-activated" and "System admins" im Tab "Users" oder einige Gruppen gleich auswählen?

Sie können einige Filter gleich aktivieren. In diesem Fall, werden nur Benutzer mit den hingewiesenen Status in der Liste angezeigt (z. B. falls Filter "Internal" und "System admins" aktiviert werden, werden die Nutzer, die intern oder System-Administrator oder sowohl intern, als auch System-Administrator sind, angezeigt).

4Was passiert, wenn ich eine obere Pfeil-Taste in jeder Spalte anklicke?

Die Anzeige der Nutzer in der Liste wird geändert. Spalten erhalten die unterschiedliche Logik der Anzeige, nachdem die obere Pfeil-Taste aktiviert wurde:

in Spalten "First name", "Last name", "Email", "Company" and "Status" - werden Benutzer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt;

in der Spalte "Registration date" - in der Liste ist der erste Benutzer, der am frühesten im System angemeldet hat;

in der Spalte "External" - werden die externen Benutzer zuerst angezeigt;

in der Spalte "System admin" - werden die Benutzer mit dem aktivierten Umschalter "System admin" zuerst angezeigt.

5Wie wird die Liste der Nutzer geändert, wenn ich dann die Pfeil-Taste unten anklicke?

Die Liste der Benutzer erhält dann die gegensätzliche Ansicht, als nach dem Aktivieren die obere Pfeil-Taste.

6Wenn ich einen Benutzer als System-Administrator einstelle, wird die Ansicht der Admin-Seite für diesen Benutzer unterscheiden?

Wenn ein Benutzer System-Administrator ist, hat dieser Nutzer den Zugriff nur zu den Tabs "Benutzer" und "Dokumente". Der Benutzer kann auch diese Tabs aus dem Avatar-Menü im SMASHDOCs Editor erreichen.