Modul "Benutzerverwaltung"

September 25, 2020|Yuliia Pnivchuk

1Allgemein

Die Benutzerverwaltungsseite ermöglicht dem Administrator das Anzeigen, Aktualisieren und Einfügen von Benutzern in einer Organisation und kann von Administratoren direkt über die SMASHDOCs-App aufgerufen werden. Der Button "Benutzerverwaltung" befindet sich im Menü unter dem Avatar.

Die Schaltfläche zur Benutzerverwaltung im Menü unter Benutzer-Avatar hervorgehoben

Sobald Sie in der Benutzerverwaltung gelandet sind, wird die je nach Ihrer Organisation ca. so aussehen. Alle Namen von echten Benutzern werden aus Gründen der Anonymität ausgegraut.

Benutzzrverwaltungseite hervorgehoben

Die wichtigsten Dinge, die Sie als Administrator auf Ihrer Benutzerverwaltungsseite sehen können, sind:

  • interne und externe Benutzer - differenziert nach der Domain in der E-Mail-Adresse des Benutzers;
  • aktive / deaktivierte Benutzer;
  • ausstehende Einladungen;
  • andere Systemadministratoren.

Administratoren können auch:

  • einen Benutzer erstellen;
  • einen Benutzer einladen;
  • einen Benutzer aktivieren;
  • einen Benutzer deaktivieren - Benutzerlizenz wird deaktiviert und der Benutzer kann sich nicht am System anmelden;
  • einen Benutzer löschen;
  • nach einem bestimmten Benutzer suchen;
  • Standardsprache für Benutzer festlegen.

Schauen wir uns mal die einzelnen Tabs auf der Benutzerverwaltungsseite genauer an:

1.1Ausstehende Einladungen

Unter diesem Tab werden zwei Benutzertypen angezeigt:

  • die eingeladen wurden, ihre Einladung aber noch nicht per E-Mail bestätigt haben (Status "Invited")
  • die sich in SMASHDOCs registriert, ihre Registrierung aber nicht per E-Mail bestätigt haben (Status "Pending")

Benutzer mit den Status "Eingeladen" und "Ausstehend" hervorgehoben

Während der Benutzer noch den Status "Eingeladen" hat, können Sie seine Metadaten bearbeiten, indem Sie unter "Andere" auf die Schaltfläche mit drei Punkten klicken und "Benutzer bearbeiten" auswählen.

Option "Benutzer bearbeiten" unter "Ausstehende Einladungen" hervorgehoben

Bitte beachten Sie, dass Sie nur den Vor- und / oder Nachnamen, die Firma und die Standardsprache des eingeladenen Benutzers und nicht dessen E-Mail-Adresse ändern können. Sie können ihn auch zum Systemadministrator befördern.

Bearbeiten von Benutzerdaten hervorgehoben

Es ist auch möglich:

  • Einladung erneut zu senden (z. B. wenn die Einladungs-E-Mail im Spam-Ordner gelandet oder verloren gegangen ist)
  • Einladung abbrechen (den eingeladenen Benutzer aus der Organisation zu löschen)

Optionen "Einladung erneut senden" und "Benutzer löschen" hervorgehoben

1.2Internals

Unter "Internals" werden Benutzer mit der E-Mail-Endungen aufgelistet, die von unserem Professional Services-Team für jedes System unter "Interne Benutzerdomänen" aufgezeichnet wurden. Zum Beispiel, alle Benutzer auf dem System my.smashdocs.net mit dem Domain "@smashdocs.net".

Interne Benutzerdomäne und Tab "Interne Benutzer" hervorgehoben

1.3Externals

Unter "Externals" werden Benutzer mit den E-Mail-Endungen aufgelistet, die sich von den festgelegten internen Benutzerdomänen abweichen. In unserem Beispiel, das sind alle Benutzer, außer den mit der E-Mail-Endung "@smashdocs.net".

Externe Benutzer hervorgehoben

1.4Aktiv

Unter dem Tab "Aktiv" werden Benutzer mit dem Status "Bestätigt" angezeigt.

Aktive Benutzer hervorgehoben

Für die Benutzer mit dem Status "Bestätigt" gibt es im Menü unter dem Tab "Sonstige" zwei Möglichkeiten:

  • Passwort zurückzusetzen (eine E-Mail mit dem Link zum Zurücksetzen eines Passworts in SMASHDOCs wird an die E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet)
  • Benutzer deaktivieren (Benutzer erhält Status "Inaktiv")
  • Benutzer löschen (Benutzer wird anonymisiert)

Menüoptionen für bestätigte Benutzer hervorgehoben

Bitte beachten Sie, dass beim Löschen der im System bestätigten Benutzer werden die anonymisiert und mit dem Status "Gelöscht" bezeichnet:

Nach dem Löschen anonymisierter Benutzer hervorgehoben

1.5Deaktiviert

Unter dem Tab "Deaktiviert" werden alle Benutzer angezeigt, die deaktiviert wurden und somit den Status "Inaktiv" haben.

Deaktivierte Benutzer hervorgehoben

Inaktive Benutzer können jederzeit im Menü unter "Andere" aktiviert werden.

Option "Benutzer aktivieren" hervorgehoben

1.6Systemadministratoren

Unter diesem Tab können Sie sehen, wer in Ihrem System der Administrator ist, und bei Bedarf den Status "Administrator" bei dem gewünschten Benutzer deaktivieren.

Benutzer mit deaktiviertem Administratorstatus hervorgehoben

1.7Suche

Wenn Sie viele Benutzer in Ihrer Organisation haben, können Sie das Suchfeld immer mit dem Namen des bestimmten Benutzers, dessen E-Mail-Adresse oder der Firma ausfüllen, und die Liste wird entsprechend sortiert.

Suchbegriff und Suchergebnisse hervorgehoben

1.8Grüne Plus-Taste zum Anlegen neuer Benutzer

Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol, um direkt auf der Benutzerverwaltungsseite einen neuen Benutzer zu erstellen. Während des Erstellungsprozesses ist es auch möglich, seine Standardsprache anzugeben, ihn als Systemadministrator festzulegen und eine sofortige Einladung des Benutzers auszuwählen.

Sie können auch die Option "Nach Fertigstellung einen weiteren Benutzer erstellen" jedes Mal aktivieren, wenn Sie einen weiteren neuen Benutzer in Ihrer Organisation erstellen müssen. Fahren Sie dann fort, bis alle Benutzer erstellt wurden.

"Neuen Benutzer erstellen" hervorgehoben

Wenn Sie die Option "Jetzt einladen" nicht aktivieren, wird der neu angelegte Benutzer mit dem Status "Noch nicht eingeladen" im System gespeichert. Ein solcher Benutzer kann dann in der allgemeinen Benutzerliste oder über das Suchfeld anhand seines Namens und / oder seiner Firma gefunden werden.

Benutzer mit Status "Noch nicht eingeladen" hervorgehoben

Sie können den erstellten Benutzer bearbeiten / einladen / löschen, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten auf der Registerkarte "Andere" klicken.